System wspomagania pracy Administratora Bezpieczeństwa Informacji Instrukcja Użytkownika wersja

Transkrypt

1 System wspomagania pracy Administratora Bezpieczeństwa Informacji Instrukcja Użytkownika wersja

2 Spis treści Wstęp... 5 Wymagania systemowe... 5 Wykaz zmian w programie... 5 Wersja Wersja Wersja Wersja Wersja Wersja Wersja Wersja Wersja Wersja Wersja Wersja Struktura programu Rozpoczęcie pracy Wczytanie licencji Ustalenie trybu pracy aplikacji Tryb uproszczony Tryb rozszerzony Proponowany scenariusz pracy Ustanowienie połączenia z bazą danych Główne okno programu Założenie kont użytkowników Ustawienie parametrów Wzorce wydruków Automatyczne numerowanie upoważnień do pobierania kluczy Definiowanie wydruków Procedury Słowniki systemu Zbiory danych osobowych Dodawanie zbioru danych osobowych

3 Rejestr zbiorów danych osobowych Dodanie zbioru do rejestru Aktualizacja zbioru danych wpisanego do rejestru Wykreślenie zbioru z rejestru Historia zmian w rejestrze Aktualizacja rejestru zbiorów danych osobowych z wersji Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych Dodanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych Wnioski Wnioski o utworzenie zbioru danych Wnioski o upoważnienie do przetwarzania danych osobowych Ewidencje Raporty i zestawienia Graficzne przedstawienie zestawień Wybory Parametry Komisje Wyborcze Wybory Funkcje Członkowie komisji Wnioski Upoważnienia Raporty Plan Sprawdzeń Rysunek 106 Wykaz sprawdzeń Słownik ZAKRES SPRAWDZENIA Słownik SPOSÓB I ZAKRES DOKUMENTOWANIA SPRAWDZEŃ Sprawdzenia Sprawozdania Raport Wykaz zbiorów Definiowanie Raportów Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami Opis struktury bazy danych eabi zawierające dane osobowe i powiązania między mini Wykaz Procedur

4 Wykaz kodów pól do wykorzystania w szablonach wydruków MS Word Wykaz dostępnych kodów na upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych Wykaz dostępnych kodów na oświadczeniu Wykaz dostępnych kodów na deklaracji zachowania poufności Wykaz dostępnych kodów na upoważnieniu do pobierania kluczy: Spis rysunków

5 Wstęp System eabi wspomaga pracę Administratora Bezpieczeństwa Informacji. System umożliwia prowadzenie dokumentacji wymaganej przez ustawę o ochronie danych osobowych. Wymagania systemowe System Operacyjny: Microsoft Windows XP, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows 7.NET Framework 3.5 Serwerbazydanych: Microsoft SQL Server 2005 SP2 lubwyższy Microsoft SQL 2005 SP2 Express lubwyższy Microsoft SQL Server Management Studio Uprawnienia zapisu do katalogu programu. Wykaz zmian w programie Wersja Dodano możliwość generowania haseł użytkowników programu oraz wydrukowanie formularza z hasłem startowym. 2. Dodano raport z wykazem zmian w kolejnych wersjach programu. 3. Rozszerzono zakres danych informacji o zbiorze danych osobowych w zakresie zgłoszenia zbioru do GIODO 4. Poprawiono sposób tworzenia numeru sprawy zgodny z nową instrukcją kancelaryjną (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18. stycznia 2011 r.) 5. Ewidencja upoważnień- Dodano checkbox potwierdzający odebranie upoważnienia.dodano raporty: Wykaz odebranych upoważnień, Wykaz nieodebranych upoważnień. 6. Dodano raporty: Wykaz brakujących deklaracji zachowania poufności, Wykaz deklaracji zachowania poufności, Wykaz brakujących oświadczeń o zapoznaniu się z przepisami, wykaz oświadczeń o zapoznaniu się z przepisami. 7. Dodano moduł składania wniosków o upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. 8. Poprawiono moduł składania wniosków o utworzenie zbioru danych osobowych. 9. Dodano wydruki i zestawienia dotyczące wniosków. 10. Obszar przetwarzania danych - dodano pole zabezpieczenia. 11. Zmieniono strukturę menu głównego programu. 5

6 12. Dodano na wydrukach będących załącznikami do polityki bezpieczeństwa imię, nazwisko oraz login osoby sporządzającej wydruk. Wersja Na formularzu "Dodaj zbiór do upoważnienia" dodano pole "Komórka Organizacyjna". 2. Dodano raport: "Wykaz upoważnień do przetwarzania danych osobowych wydanych bezterminowo". 3. Dodano raport: "Wykaz ważnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych z terminem ustania". 4. Dodano raport: "Wykaz unieważnionych upoważnień do przetwarzania danych osobowych". 5. Zbiory danych osobowych: na formularzu "Dodanie zbioru" oraz "Edycja zbioru" zakładka GIODO dodano opis art. 43 ustawy o ochronie danych osobowych. 6. Podczas zatwierdzania wniosku o nadanie upoważnienia nie przenosiły się na upoważnienie uwagi oraz identyfikator. Błąd naprawiono. 7. Zmieniono sposób filtrowania danych. Od wersji wystarczy wpisać część szukanych wyrazów lub liter. 8. Na formularzu "Wybierz pracownika" dodano funkcję filtrowania danych. 9. Dodano możliwość edycji danych podczas dwukrotnego kliknięcia myszką na rekordzie. 10. Na wydruku oświadczenia oraz deklaracji dodano pole "Komórka organizacyjna". 11. W module "Upoważnienia" dodano zakładkę "Wniosek" zawierającą informację czy upoważnienie zostało wystawione na podstawie wniosku. 12. W przypadku ręcznej zmiany numeru upoważnienia, które zostało wydane na podstawie wniosku zaktualizowany numer pojawia się również w uwagach do wniosku. 13. Wydruk wniosku o upoważnienie osoby do przetwarzania danych osobowych: pogrubiono elementy wpisywane przez użytkownika. 14. Dodano nowy wzór upoważnienia dla instytucji przetwarzających dane osobowe uczestników projektów w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z logotypami UE. 15. Dodano możliwość umieszczenia grafiki na upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych. 16. Dodano formularz zmiany hasła przez użytkownika. 17. Zmodyfikowano sposób wczytania licencji z pliku xml. Wersja Dodano moduł WYBORY umożliwiający wystawianie upoważnień dla członków komisji wyborczych. 2. Edycja upoważnienia - dodano możliwość generowania identyfikatora. 3. Edycja upoważnienia- dodano przycisk umożliwiający aktualizację nazwy komórki organizacyjnej. 4. Dodano formularz poprawki do wykonywania procedur na bazie danych: 6

7 a) procedura ProcUsunSpacje_1_3: usuwa zbędne spacje w identyfikatorze osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych (upoważnienia) b) procedura ProcPotwUpow_1_3: zaznacza potwierdzenie odebrania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w przypadku gdy pole POTWIERDZENIE ODEBRANIA ma wartość NULL 5. Zmieniono wydruk upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. W przypadku numerowania upoważnienia z wykorzystaniem JRWA numer upoważnienia drukuje się w lewym górnym rogu. 6. Zestawienia > Upoważnienia w podziale na zbiory: dodano możliwość filtrowania zbiorów danych osobowych. 7. Formularz główny aplikacji- dodano panel z szybkim dostępem do ważniejszych formularzy modułu "WYBORY". 8. Dodano raport: "Wykaz zbiorów danych osobowych w podziale na obszary przetwarzania danych osobowych". Raport można wydrukować dla pojedynczego obszaru (pokoju). 9. Opracowano moduł automatycznej modyfikacji struktury bazy danych.podczas pierwszego uruchomienia nowej wersji program sprawdzi czy konieczna jest aktualizacji struktury bazy danych. Jeżeli tak to aktualizacja dokona się automatycznie z poziomu programu. Wersja Moduł WYBORY: dodano wydruk "Wykaz upoważnień" z kolumną do podpisu upoważnienia. 2. Moduł WYBORY: "Nowy Wniosek": poprawiono błąd: niewłaściwie wyświetlających się list z Wyborami, Komisjami, Funkcjami. Wersja Dodano możliwość zdefiniowania druków oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami oraz deklaracji zachowania poufności. 2. Dodano możliwość drukowania oświadczenia, deklaracji oraz upoważnienia za pomocą szablonów MS Word. 3. Rozszerzono słownik PROGRAMY o kilka dodatkowych pól. Zwiększono długość pola "Nazwa programu" 4. Dodano Raporty: Wykaz programów, Wykaz programów rozszerzony. 5. Dodano możliwość wczytania wniosku zbioru danych z pliku xml generowanego na platformie egiodo. 6. Edycja zbioru danych > dodano brakujące pole "miejsce urodzenia". 7. Obszar przetwarzania danych osobowych: a. dodano możliwość przypisania osób do poszczególnych (pokojów) obszarów przetwarzania danych osobowych, b. dodano zakładkę ze zbiorami przypisanymi do danego obszaru, c. dodano możliwość wystawiania upoważnień do pobierania kluczy do pomieszczeń, 7

8 8. Dodano raporty: a. wykaz programów, spis programów, b. wykaz osób w obszarze, c. wykaz upoważnień do pobierania kluczy. Wersja Zmodyfikowano formularz ustawienia parametrów połączenia z bazą danych. Formularz wyświetla aktualne parametry konfiguracyjne. Dodatkowo nazwa serwera i bazy danych wyświetla się na głównym formularzy aplikacji. 2. Słownik PRACOWNICY - dodano pole 'Aktywny' 3. Zmodyfikowano raport Pracownicy. Na wydruku widnieją tylko pracownicy o statusie "Aktywny" 4. Dodano słownik ZAKRES UPOWAŻNIENIA 5. Upoważnienia: a. przy wyborze osoby widoczni są tylko pracownicy o statusie aktywny. b. umożliwiono wybór zakresu upoważnienia z wcześniej zdefiniowanego słownika. c. dodano pole Data Wystawienia/Wydania Upoważnienia. Podczas aktualizacji program przepisał Data Wystawienia=Data Nadania d. dodano 6. Parametry Upoważnienie: a. dodano pole domyślny tekst drukowany w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w polu data ustania upoważnienia w przypadku upoważnienia wydanego bezterminowo (dotychczas drukowało się słowo: bezterminowo). b. dodano pole domyślny tekst drukowany na upoważnieniu w przypadku upoważnienia wydanego bezterminowo (dotychczas drukowało się zdanie: Upoważnienie wygasa z chwilą zakończenia stosunku pracy, o ile nie zostanie odwołane wcześniej). c. Identyfikator. Zmieniono procedurę generującą identyfikatory oraz loginy. Program umożliwia wybór: z polskimi znakami lub bez polskich znaków. d. Hasło. Wprowadzono możliwość zdefiniowania długości hasła oraz stopnia jego złożoności. 7. Obszar przetwarzania danych osobowych: a. Przy dodaniu osoby widoczni są tylko pracownicy o statusie aktywny. b. Poprawiono wydruk "Wykaz osób przebywających w obszarze" zmieniono teksty dotyczące upoważnienia do pobierania kluczy, "Wydano" lub "Brak" w wykazie nie uwzględniane są osoby, którym zaznaczono opcję: "Tylko upoważnienie do pobierania kluczy" c. Dodano raport "Wykaz osób upoważnionych do pobierania kluczy w danym obszarze." d. Upoważnienia do pobierania kluczy: dodano komunikaty w przypadku próby wydrukowania lub edycji upoważnienia, które nie zostało wystawione. 8. Dodano upoważnienie do dostępu do systemów informatycznych. 8

9 9. Menu główne aplikacji. W menu Zestawienia dodano grupę "ZBIORY" 10. Dodano Raporty: a. Wykaz zbiorów danych osobowych powierzonych do przetwarzania innemu podmiotowi. b. Wykaz zbiorów danych osobowych powierzonych do przetwarzania przez inny podmiot. 11. Zbiory: a. Dodano pole opis kategorii osób, których dane dotyczą (zakładka zakres danych). b. Dodano zakładkę Art 31. umożliwiającą rejestrację umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. c. Dodano zakładkę "środki techniczne" d. Dodano zakładkę "dane wrażliwe" e. Poprawiono wydruk "Metryka zbioru" uwzględniający zwiększony zakres informacji o zbiorze danych. f. Dodano pole uwagi. g. Zbiory>GIODO> Podstawa niezgłoszenia zbioru > Dodano >Przetwarzany na podstawie art 31 Ustawy 12. Poprawki. Dodano procedurę ProcUpowBezterminowo_1_5. Procedura zmienia domyślny tekst "Bezterminowo" drukowany w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w przypadku upoważnienia wydanego bezterminowo. Tekst do zmiany wpisujemy w polu parametr 1. Wersja Dodano możliwość sporządzania zestawień w formie wykresów: a. ilość zbiorów w komórkach organizacyjnych - wykres kołowy, b. poziomy bezpieczeństwa zbiorów danych osobowych, c. zbiory - GIODO Ilości zgłoszonych oraz nie zgłoszonych zbiorów, d. ilość zbiorów w komórkach organizacyjnych, e. e) ilość upoważnień w komórkach organizacyjnych. 2. Zbiory danych osobowych: a. umożliwiono dodanie więcej niż jednego programu do zbioru, w którym przetwarzane są dane osobowe, b. dodano gestora zbioru danych osobowych, c. dodano wykaz zbiorów danych osobowych z polem gestor zbioru. 3. Upoważnienia: a. poprawiono błąd występujący podczas drukowania upoważnienia do dostępu do systemów informatycznych. 4. Użytkownicy: a. rozbudowano sposób nadawania uprawnień do pracy w aplikacji eabi. 9

10 Wersja Użytkownicy a. dodano możliwość automatycznego założenia konta użytkownika również na SQL Serwer. 2. Parametry a. dodano ustawienie domyślnych wartości podczas zakładania kont na SQL Serwer, b. parametry Wzory, zmodyfikowano treść domyślnego oświadczenia i deklaracji (podstawa prawna), c. dodano moduł do wysyłania powiadomień na o wystawionych wnioskach. 3. Zbiory a. Obszar > Dodaj Obszar : poprawiono sposób filtrowania obszarów, b. dodano możliwość usunięcia gestora zbioru, c. zmodyfikowano procedurę usuwania zbiorów, d. sposób zbierania danych (Część D) umożliwiono zaznaczenie 2 opcji jednocześnie, e. uzupełniono metrykę zbioru o środki techniczne i organizacyjne, f. f) dodano możliwość przepisania środków technicznych i organizacyjnych z innego zbioru. 4. Wnioski Upoważnienia a. dodano możliwość wysłania powiadomień na wcześniej zdefiniowane adresy e- mail, b. rozbudowano moduł poprzez możliwość składania wniosków o unieważnienie upoważnienia oraz o zmianę upoważnienia. 5. Raporty a. dodano raport "Wykaz zbiorów danych osobowych, w których przetwarzane są dane osobowe, o których mowa w art 27 ustawy", b. dodano raport "Wykaz upoważnień ważnych". 6. Poprawiono zestawienia dotyczące upoważnień, zastąpiono domyślny tekst "bezterminowo", właściwym tekstem wpisywanym podczas dodawania upoważnienia. Wersja Wprowadzono możliwość pracy systemu w 2 trybach: Uproszczonym i Rozszerzonym. 2. Zestawienia w podziale na komórki organizacyjne - Dodano możliwość wydrukowania tylko ważnych upoważnień z komórki organizacyjnej. 3. Zestawienia - Upoważnienia w podziale na zbiory - Dodano możliwość wydrukowania tylko ważnych upoważnień w zbiorze danych. 4. Upoważnienia do pobierania kluczy do pomieszczeń - dodano mechanizm automatycznego numerowania upoważnień. 5. Dodano możliwość wydrukowania obszaru w podziale na komórki organizacyjne. 6. Wydruki. Poprawiono podstawę prawną. 7. Wnioski Zbiory - Dodano możliwość wybrania obszaru ze słownika. 8. Dodano Słownik Uprawnienia w systemach informatycznych. 10

11 9. Zbiory - Dodano pole do rejestru ABI. Program automatycznie wpisał do rejestru ABI zbiory, które zostały zarejestrowane przez GIODO na podstawie starej ustawy. 10. Dodano moduł -ABI do zarządzania zgłoszeniami administratora bezpieczeństwa informacji. 11. Dodano moduł - Sprawozdania. 12. Dodano możliwość wybrania wzorca wydruków upoważnienia. 0 - domyślny wzorzec dla dowolnego trybu alternatywny wzorzec dla 2 trybu. 13. Utworzenie rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonych przez administratora danych. Wersja Rozbudowano tworzenie rejestru zbiorów danych osobowych. 2. Utworzono historię zmian w rejestrze. 3. Wprowadzono możliwość zmiany rozmiaru czcionki zbiorów danych na upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych. 4. Zbiory. Wprowadzono możliwość utworzenia zbioru na podstawie innego już zapisanego w bazie. Wersja Dodano kilka wersji wydruku Rejestru zbiorów. 2. Poprawiono wydruk wniosku o wydanie upoważnienia. 3. Dodano możliwość wydrukowania wzorów dokumentów. 4. Dodano podgląd aktów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych. 5. Dodano raporty: wykaz zbiorów przetwarzanych tylko elektronicznie lub tylko papierowo. 6. Dodano słownik: Sposób i zakres dokumentowania czynności w toku sprawdzenia. 7. Dodano słownik: Zakres sprawdzenia. 8. Dodano formularz do tworzenia planu sprawdzeń. 9. Dodano formularz do tworzenia sprawdzeń. 10. Zmieniono numer dziennika ustaw. 11. Zbiory - Umożliwiono zmianę nazwy "gestor zbioru" na dowolną. 12. Zbiory - dodano raport wykaz zbiorów z datą ostatniego sprawdzenia. 13. Poprawiono tworzenie sprawozdań. 14. Poprawiono błędy występujące przy edycji zbioru danych Art. 31, Historia zmian w rejestrze zbiorów Wersja Akty prawne - dodano treść Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony danych osobowych. 2. Zestawienia - upoważnienia w podziale na zbiory. Ustawiono sortowanie wg wydania upoważnienia. 3. Wykaz zbiorów z datą sprawdzenia. Ustawiono sortowanie wg daty sprawdzenia. 4. Dodano wydruk odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. 5. Dodano nowe wydruki upoważnień w nowej perspektywie EFS. Nowe logotypy. 6. Dodano wydruk upoważnienia dla ADO lub Procesora przetwarzającego dane na podstawie art 31 ustawy, dla nowej perspektywy EFS. 11

12 7. Dodano wydruk oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych dla umów zleceń w trybie uproszczonym. 8. Zaktualizowano nr dziennika ustaw na wydrukach (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 tekst jednolity). 9. Rozszerzono funkcjonalność formularza pracownicy o możliwość ewidencjonowania informacji o odbiorcach danych, sposobie ich pozyskania oraz wniesienia sprzeciwu o którym mowa w art 32 ust 1 pkt 8 ustawy. 10. Dodano raport umożliwiający wydrukowanie w powszechnie zrozumiałej formie danych przetwarzanych w systemie. Wymogi określone w par 7 rozporządzenia MSWIA w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych Zbiory GIODO zmieniono opisy pól zgodnie z rejestrem prowadzonym przez GIODO. Nr księgi, nr zgłoszenia, data zatwierdzenia/aktualizacji zbioru. 12. Plan sprawdzeń. Ograniczono możliwość wyboru terminu sprawdzenia wykraczający poza zakres dat określony w planie sprawdzeń. 13. Plan sprawdzeń - Dodano raport - Wykonanie planu sprawdzeń. Dodano nowy wydruk planu sprawdzeń. 14. Sprawdzenia - Dodano raport zestawienie sprawdzeń. 15. Dodano dokument: Opis struktury bazy danych eabi zawierający dane osobowe. Menu Administrator>Opis struktury 16. Programy - Dodano możliwość dodania dowolnego pliku do programu. 17. Zbiory - Dodano możliwość dodania dowolnego pliku do zbioru danych. 18. Dodano procedurę wymuszenia zmiany hasła na żądanie lub automatycznie co 30 dni. 19. Opracowano formularze do ewidencjonowania sposobu przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami. 20. Sprawozdania. Poprawiono wydruk sprawozdania. 21. Sprawozdania. Zmodyfikowano wydruk zestawienia sprawozdań. Dodano filtrowanie wg. daty podpisania sprawozdania. 22. Optymalizacja aplikacji. Po wpisaniu pierwszej litery w zielone pole filtrowania automatycznie uaktywnia się przycisk filtruj. Naciśnięcie klawisza <Enter> spowoduje uruchomienie filtra. Skasowanie liter i naciśnięcie klawisza <Enter> spowoduje wyłączenie filtra. 23. Optymalizacja aplikacji. Upoważnienia - zmieniono typ filtrowania z dokładnego na przybliżony. 24. Poprawiono procedurę generowania identyfikatorów oraz loginów. Struktura programu Administrator Zmiana hasła Użytkownicy ABI Sposób numerowania upoważnień Parametry Parametry wzory wydruków Dane Podmiotu Tryb pracy systemu Poprawki Parametry połączenia Opis struktury bazy eabi Słowniki Pracownicy Komórki organizacyjne Programy 12

13 Programy- rodzaj uprawnień Przepływ danych Zakres upoważnienia Obszar przetwarzania Obszar funkcja/opis Zbiory Upoważnienia Wnioski Zbiory Zestawienia wniosków zbiory Upoważnienia Zestawienia wniosków o upoważnienia Ewidencje Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń z podziałem na zbiory Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń z podziałem na komórki organizacyjne Rejestr zbiorów danych osobowych Rejestr zbiorów lista Rejestr zbiorów tabela Rejestr zbiorów danych osobowych Historia zmian w rejestrze Wykaz zbiorów danych osobowych Wykaz zbiorów danych osobowych z gestorem Wykaz zbiorów danych osobowych wersja rozszerzona Opis struktury zbiorów danych osobowych Sposób przepływu danych pomiędzy systemami Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z podziałem na zbiory Wykaz osób przeszkolonych z zakresu danych osobowych Wykaz osób bez przeszkolenia z zakresu danych osobowych Wzory Oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami Deklaracja zachowania poufności Informacja o zbiorze danych osobowych Wniosek o upoważnienie do przetwarzania danych osobowych Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń Wykaz zbiorów danych osobowych Opis struktury zbiorów danych osobowych Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych Zestawienia W podziale na komórki organizacyjne Upoważnienia w podziale na zbiory Wykaz zbiorów w podziale na obszary Wykaz ważnych upoważnień w z terminem ustania Wykaz upoważnień wydanych bezterminowo Wykaz upoważnień ważnych Wykaz upoważnień unieważnionych Zbiory Wykaz zbiorów zgłoszonych do GIODO Wykaz zbiorów niezgłoszonych do GIODO Wykaz zbiorów aktywnych 13

14 Wykaz zbiorów nieaktywnych Wykaz zbiorów technicznych Wykaz zbiorów powierzonych przez inny podmiot Wykaz zbiorów powierzonych innemu podmiotowi Wykaz zbiorów z danymi wrażliwymi Wykaz pracowników Wykaz odebranych upoważnień Wykaz nieodebranych upoważnień Wykaz deklaracji zachowania poufności Wykaz brakujących deklaracji zachowania poufności Wykaz oświadczeń Wykaz brakujących oświadczeń Wykaz programów Wykaz programów rozszerzony Wykresy Ilość zbiorów w komórkach organizacyjnych - wykres kołowy Poziomy bezpieczeństwa zbiorów danych osobowych Zbiory - GIODO Ilości zgłoszonych oraz nie zgłoszonych zbiorów Ilość zbiorów w komórkach organizacyjnych Ilość upoważnień w komórkach organizacyjnych Sprawdzenia Kontrole Plan Sprawdzeń Sprawdzenia Sprawozdania Zakres sprawdzenia Dokumentowanie czynności Zbiory - data ostatniego sprawdzenia Wybory Wnioski Ewidencja wniosków Upoważnienia Ewidencja upoważnień Zestawienia Członkowie komisji Funkcje Wybory Komisje wyborcze Parametry Pomoc O programie Strona w Internecie Instrukcja użytkownika Wykaz zmian w programie Wykaz kodów do szablonów MS Word Akty prawne Ustawa o ochronie danych osobowych Rejestr zbiorów Zadania ABI Wzory powołanie, odwołanie ABI Dokumentacja przetwarzania danych Wzory zgłoszenia zbioru do rejestracji 14

15 Wyjście Rozpoczęcie pracy Wczytanie licencji Rysunek 1 Wczytanie licencji Po instalacji program działa w trybie demo. W wersji demo możliwe jest wpisanie do bazy danych tylko 5 rekordów. Licencję można wczytać w opcji Administrator > dane podmiotu lub na ekranie logowania należy nacisnąć przycisk <Połączenie> a następnie przycisk <Licencja>. Ustalenie trybu pracy aplikacji Aplikacja od wersji 2 może pracować w dwóch różnych trybach. Różnica w pracy polega na innym sposobie wydawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Tryb pracy aplikacji można ustalić w opcji Administrator > Tryb Pracy Systemu. (Rys 2) Tryb uproszczony W trybie uproszczonym upoważnienie zawiera jeden zakres dla wielu zbiorów danych, oraz jeden identyfikator użytkownika w systemie informatycznym. Tryb rozszerzony W trybie rozszerzonym możliwe jest ustalenie odrębnego zakresu oraz identyfikatora dla każdego zbioru danych. Możliwe jest również ustalenie uprawnień w systemie informatycznym. Wygląd i zawartość upoważnienia można wybrać z dostępnych wzorców. 15

16 Proponowany scenariusz pracy. Rysunek 2 Tryb pracy systemu 1. Ustawienie parametrów. a) Ustalenie trybu pracy systemu. Menu Administrator > Tryb pracy systemu, b) Ustalenie wzorców wydruków, c) Ustalenie sposobu numerowania upoważnień do przetwarzania danych osobowych, d) Ustalenie innych parametrów pracy. Menu Administrator > Parametry. 2. Dodanie użytkowników systemu. 3. Uzupełnienie słowników systemu. a) obszar funkcja/opis, b) obszar przetwarzania, c) programy, d) programy uprawnienia, e) komórki organizacyjne, f) zakres upoważnienia, g) pracownicy. 4. Utworzenie zbiorów danych osobowych. 5. Przypisanie obszarów przetwarzania danych osobowych do zbiorów danych. 6. Wystawienie upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Ustanowienie połączenia z bazą danych. System eabi współpracuje z bazą danych Microsoft SQL 2005 lub nowszą. Przed rozpoczęciem pracy należy skonfigurować połączenie z bazą danych. Aby przejść do opcji konfiguracji połączenia z bazą danych, na ekranie logowania należy kliknąć na napis Połączenie. Następnie należy wpisać lub wybrać z listy nazwę serwera bazy danych wraz 16

17 z instancją. Wybrać tryb autoryzacji użytkownika oraz nazwę bazy danych. Opcja Serwery wyszukuje w sieci zainstalowane serwery MS SQL. Ustawienia aplikacji związane z połączeniem z bazą danych zawarte są w piku eabi.exe.config. Domyślne ustawienia aplikacji: Serwer: localhost\sqlexpress Tryb: Windows Authentication Bazadanych: eabi Rysunek 3Ustawienie parametrów dostępu do bazy danych. Po wpisaniu właściwych parametrów połączenia należy zatwierdzić zmiany przyciskiem Zapisz Aby rozpocząć pracę w systemie należy się zalogować. Podając login użytkownika i hasło. System posiada predefiniowanego użytkownika o nazwie: admin, hasło admin. Podczas pierwszego logowania należy zmienić hasło administratora systemu. Rysunek 4 Logowanie do systemu 17

18 Główne okno programu. Po poprawnym zalogowaniu uruchamia się główne okno programu. Po lewej stronie aplikacji znajduje się zakładka z najważniejszymi funkcjami. W górnej części okna znajduje się menu oraz pasek ikon z najważniejszymi funkcjami programu. Dostęp do niektórych funkcji systemu uzależniony jest od posiadania praw administratora systemu. Rysunek 5 Główne okno programu Każdy formularz składa się z paska przycisków umożliwiających operacje na danych. W górnej części formularza znajduje się pasek nawigacyjny z funkcjami filtrowania i wyszukiwania danych.aby wyłączyć funkcję filtrowania danych należy wyczyścić zielone pole tekstowe i ponownie nacisnąć Filtruj. Przycisk Odśwież powoduje ponowne załadowanie danych do formularza. Kliknięcie na nagłówek kolumny w tabeli wyświetlanych danych spowoduje posortowanie danych. Np. aby wyświetlić dane w kolejności alfabetycznej wg. Nazwiska należy kliknąć nagłówek Nazwisko. 18

19 Rysunek 6 Główne okno programu. Przykład formularza Założenie kont użytkowników. Jednym z pierwszych czynności jakie należy wykonać powinno być zdefiniowanie kont użytkowników systemu. Aby dodać użytkownika należy kliknąćmenu Administrator >Użytkownicy. Na formularzu Użytkownicy należy przycisnąć przycisk Dodaj. Rysunek 7Użytkownicy 19

20 Rysunek 8 Dodawanie nowego użytkownika systemu Dodając nowego użytkownika możemy przypisać prawa administratora (rys. 8). Opcja ta jest nadrzędna w stosunku do uprawnień nadanych na formularzu głównym. To oznacza, że program w pierwszej kolejności sprawdza czy ta opcja jest zaznaczona. Jeżeli tak dalsze uprawnienia nie są analizowane. Aby więc uwzględnić szczegółowe uprawnienia do różnych funkcji programu opcja Administrator musi być odznaczona. Aby przypisać szczegółowe uprawnienia do systemu należy wybrać opcję Edytuj uprawnienia (rys. 6). System sam generuje login użytkownika według zasad ustawionych w parametrach aplikacji Administrator> Parametry>Login.Od wersji 1.1 możliwe jest wygenerowanie hasła startowego i wydrukowanie. Aplikacja przechowuje dane w bazie danych SQL Serwer. Istnieją dwa sposoby łączenia się z bazą danych. Ustala to administrator instalując aplikację. Podczas zakładania użytkowników aplikacji eabi można automatycznie utworzyć konta użytkowników na serwerze SQL. W przypadku logowania przy pomocy konta Windows można ustawić domyślnie w jaki sposób ma być tworzony login w zależności o konfiguracji systemów informatycznych użytkownika. Dodana funkcjonalność aplikacji ma szczególne znaczenie w sytuacji gdy oprogramowanie eabi użytkowane jest w sieci przez wielu użytkowników, a sposób połączenia z bazą danych realizowany jest za pomocą <Windows Authentication>. W przypadku połączenia za pomocą <SQL Server Authentication> zakładanie kont nie jest konieczne ponieważ można pracować na jednym koncie SQL Serwera. Przy zakładaniu kont system sprawdza w jakim trybie łączy się z serwerem bazy danych. 20

21 Ustawienie parametrów. Rysunek 9 Zakładanie kont - sposób zakładania konta na serwerze SQL Aby ustawić parametry programu należy kliknąć menu Administrator> Parametry. Aplikacja generuje na upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych, identyfikator użytkownika w systemie informatycznym, na podstawie liter z imienia i nazwiska. Należy ustawić z ilu liter imienia i nazwiska będzie generowany identyfikator. Możliwe jest także zdefiniowanie czy generowanie ma uwzględniać polskie znaki. Rysunek 10 Parametry, Identyfikator Podobnie jak w przypadku identyfikatora, na zakładce login ustalamy z ilu liter imienia i nazwiska zostanie utworzona nazwa użytkownika, za pomocą, której użytkownik programu będzielogował się do systemu eabi. 21

22 Rysunek 11 Parametry Login Na zakładce Obszar ustalamy domyślne wartości przy wpisywaniu obszaru przetwarzania danych osobowych. Ma to szczególne znaczenie w przypadku kiedy obszar przetwarzania znajduje się w jednej lokalizacji (miejscowość, ulica). Rysunek 12 Parametry, Obszar Na zakładce Upoważnienie ustalamy domyślną datę wystawienia upoważnienia, oraz czy na upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych drukować stanowisko oraz komórkę organizacyjną. Aplikacja umożliwia zdefiniowanie tekstu drukowanego w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w przypadku upoważnienia wydanego bez terminu ustania tego upoważnienia. Domyślnie drukowane jest słowo bezterminowo. Inne stosowane możliwe określenia to: na czas zatrudnienia, na czas trwania umowy zlecenia itp. Od wersji umożliwiono także edycję tekstu na upoważnieniu i możliwość własnego zdefiniowania zdania. Domyślnie: Upoważnienie wygasa z chwilą zakończenia stosunku pracy, o ile nie zostanie odwołane wcześniej. Daje to pewną elastyczność w przypadku gdy upoważnienie wydane jest osobom, które nie wiąże stosunek pracy z administratorem danych osobowych. 22

23 Rysunek 13 Upoważnienie Zakładka grafika służy do zdefiniowania obrazów graficznych na upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych. Na upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych można umieścić 3 obrazy graficzne w nagłówku dokumentu. Opcja wczytaj powoduje wczytanie obrazu do bazy danych. Aby grafika drukowała się na upoważnieniu należy zaznaczyć odpowiedni checkbox. Rysunek 14 Parametry, Grafika 23

24 Menu Administrator> Sposób numerowania upoważnień. Umożliwia zdefiniowanie w jaki sposób mają być numerowane upoważnienia. System automatycznie nadaje kolejne numery upoważnień. W tej opcji można ręcznie zmienić kolejność lub zmienić rok. Parametry>Hasło. Umożliwia zdefiniowanie długości hasła oraz stopnia jego złożoności. Rysunek 15 Parametry Hasło Zakładka SQL Serwer umożliwia ustalenie domyślnych wartości podczas zakładania kont na serwerze SQL. 24

25 Rysunek 16 Parametry - domyślne ustawienia przy zakładaniu kont na SQL Serwer Aplikacja umożliwia wysłanie wiadomości o utworzeniu nowego wniosku o upoważnienie osoby do przetwarzania danych osobowych, do Administratora Bezpieczeństwa Informacji oraz dodatkowo 2 wcześniej zdefiniowanych adresów. Niezbędne dane konfiguracyjne modułu pocztowego należy ustalić w opcji Parametry > Poczta. Program wysyła wiadomości poprzez serwery pocztowe użytkownika. 1. Włączenie modułu. 2. Ustawienie czy e mają być wysłane automatycznie bez wiedzy użytkownika. 3. Domyślnie ustawienie co ma pojawiać się na formularzu nowego wniosku. Użytkownik wtedy sam decyduje czy wysłać wiadomość czy nie. Jeżeli moduł nie zostanie włączony lub zostanie zaznaczone Czy wysłać automatycznie bez wiedzy użytkownika wtedy na formularzu Nowy wniosek nie będzie widoczne pole Wysłać powiadomienie do ABI 4. Ustawienie danych ABI, adresu , oraz serwerów które będą wykorzystane do wysyłania powiadomień. Wiadomość zostanie wysłana do ABI oraz na adresy zdefiniowane w punkcie 6 jeżeli zostaną ustawione jako aktywne. 5. Dane dotyczące logowania do serwera pocztowego. Wszystkie niezbędne dane można spisać z programu pocztowego. 6. Dodatkowe adresy na które mają być wysyłane powiadomienia. 25

26 Rysunek 17 Parametry - poczta Rysunek 18 Sposób numerowania upoważnień Definiujemy w jaki sposób mają być numerowane upoważnienia. Jeżeli z wykorzystaniem symbolów sprawy JRWA numer na upoważnieniu drukowany jest w lewym górnym rogu. Jeżeli chcemy do numeru sprawy dodać inicjały pracownika należy przed literami postawić kropkę. 26

27 Wzorce wydruków. Od wersji 2 program umożliwia wybranie różnych wzorów upoważnień. Wzory mogą zostać przygotowane na indywidualne zapotrzebowania użytkownika. Dla trybu rozszerzonego zostały przygotowane dwa wzorce upoważnień. 0 - zawiera zakres, identyfikator, nazwę programu, uprawnienia w programie zawiera zakres, identyfikator Aby ustalić wzorzec należy uruchomić menu Administrator > Parametry, zakładka Wzorce Rysunek 19 Parametry Wzorce 27

28 Rysunek 20 Upoważnienie - tryb rozszerzony wzorzec

29 29

30 Rysunek 21 Upoważnienie - tryb rozszerzony wzorzec

31 Rysunek 22 Upoważnienie - tryb uproszczony 31

32 Automatyczne numerowanie upoważnień do pobierania kluczy. W wersji 2 dodano mechanizm automatycznego numerowania upoważnień do pobierania kluczy do pomieszczeń. Program umożliwia ustawienie sposobu numerowania. Aby ustawić parametry numerowania należy uruchomić Administrator > Parametry zakładka Klucze (Rys. 10). Rysunek 23 Parametry Upoważnienia - klucze Definiowanie wydruków. Od wersji wprowadzono możliwość definiowania wydruków przez użytkowników aplikacji. System umożliwia wykorzystanie Microsoft Word do wydrukowania oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami, deklaracji zachowania poufności upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz upoważnień do pobierania kluczy. Dodatkowo oświadczenie i deklarację można zdefiniować także z poziomu programu. Aby ustawić w jaki sposób mają być drukowane upoważnienia, oświadczenia lub deklaracje należy uruchomić menu Administrator/Parametry Wzory 32

33 Rysunek 24 Parametry wydruków - sposób drukowania Na zakładce Wydruki zaznaczamy czy wydruki mają być generowane przez system (pole wybory musi być zaznaczone) czy ma zostać wykorzystany program MS Word. W przypadku drukowania do Word a należy wskazać ścieżkę dostępu do szablonu dokumentu. Uwaga: Ścieżka wskazuje lokalizację pliku na komputerze lokalnym. Drukowanie oświadczenia. Od wersji druk oświadczenia systemowego można zdefiniować również z poziomu programu. Do tego celu służy zakładka oświadczenie. System umożliwia powrót do domyślnych wartości zdefiniowanych przez autora programu. 33

34 Rysunek 25 Parametry wydruków - definicja oświadczenia Analogicznie jak w przypadku oświadczenia system umożliwia zdefiniowanie deklaracji. Rysunek 26 Parametry wydruków - definicja deklaracji 34

35 Procedury Od wersji program umożliwia uruchamianie procedur. Procedury umożliwiają wykonywanie zbiorczych operacji na danych. Aby uruchomić procedurę należy w Menu Administrator wybrać opcję Poprawki. Wpisać nazwę procedury i kliknąć na przycisk Uruchom. W wersji udostępnione zostały 2 procedury: a) ProcUsunSpacje_1_3: procedura usuwa zbędne spacje w identyfikatorze osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych (upoważnienia). Jest to związane ze zmianą typu danych. Od wersji długość pola identyfikator jest dynamiczna. Do wersji program uzupełniał identyfikator osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych spacjami. W związku z powyższym aby usunąć zbędne spacje należy uruchomić powyższą procedurę. b) ProcPotwUpow_1_3: procedura ustawia checkbox potwierdzenie odebrania upoważnienia na odebrany w przypadku gdy pole to ma nieokreśloną wartość Niebieski wypełniony kwadrat c) ProcUpowBezterminowo_1_5: Procedura zmienia domyślny tekst "Bezterminowo" drukowany w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w przypadku upoważnienia wydanego bezterminowo. Nowy tekst wpisujemy w polu parametr 1. d) ProcUstawienia_1_6: Procedura usuwa błąd mogący pojawić się podczas logowania do systemu, w przypadku aktualizacji aplikacji z niższych wersji aplikacji do wyższych z pominięciem wersji e) ProcTrybRozszerzony_2_0: Procedura przepisuje zakres upoważnienia z trybu uproszczonego do każdego zbioru w trybie rozszerzonym. 35

36 Słowniki systemu. Obszar/funkcja Słownik funkcja opisuje przeznaczenie obszaru przetwarzania danych osobowych. Należy podać symbol literowy oraz opis. Dane będą umieszczone w opisie obszaru przetwarzania danych osobowych. Na rysunku widać przykłady predefiniowanych funkcji obszaru. Rysunek 27 Funkcje i opis obszaru przetwarzania danych osobowych Obszar przetwarzania danych osobowych Na podstawie danych wpisanych w tym module tworzony jest wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe. Moduł ten został rozszerzony o możliwość wydawania upoważnień do pobierania kluczy do pomieszczeń. Obszar możemy przypisać do zbiorów danych osobowych w module zbiory. Możliwe jest sporządzanie zestawień w układzie zbiory danych > obszar. Wykaz dostępnych raportów: - wykaz zbiorów w obszarze, - wykaz osób w obszarze, - wykaz upoważnień do pobierania kluczy, - wykaz osób przebywających w obszarze, - wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe, - wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe z podziałem na zbiory. 36

37 Rysunek 28 Obszar przetwarzania danych osobowych Aby dodać nowy obszar należy użyć przycisku Dodaj na samym dole Formularza. Wypełnić pola zawarte na formularzu (rys. 20) Rysunek 29 Obszar przetwarzania danych osobowych - Dodaj obszar Do obszaru można przypisać pracowników, pracujących w danym obszarze, oraz wydrukować wykaz osób w nim przebywających(rys 30). 37

38 Rysunek 30 Wykaz osób przebywających w obszarze Program umożliwia wydanie upoważnień do pobierania kluczy. Aby wydać upoważnienie do pobierania kluczy należy użyć szarego przycisku Dodaj wcześniej osoba musi być dodana do obszaru. W przypadku gdy dana osoba ma posiadać tylko upoważnienie do pobierania kluczy do danego pomieszczenia a nie pracuje w nim należy zaznaczyć opcję Tylko upoważnienie do pobierania kluczy na formularzu dodaj upoważnienie do pobierania kluczy (rys 31). 38

39 Rysunek 31 Dodanie upoważnienia do pobierania kluczy Programy Rysunek 32 Słownik programy Z formularza możliwe jest wydrukowanie wykazu programów. Od wersji umożliwiono wskazanie więcej niż jednego programu, w którym przetwarzany jest dany zbiór danych osobowych. Słownik programy został ściśle powiązany ze zbiorami danych osobowych. 39

40 Rysunek 33 Spis programów Rysunek 34 Wykaz programów 40

41 Komórki organizacyjne Rysunek 35 Słownik Komórki organizacyjne Słownik Pracownicy Rysunek 36 Słownik pracownicy 41

42 Słownik Zakres Upoważnienia Umożliwia zdefiniowanie zakresów upoważnienia. Rysunek 37 Słownik zakres upoważnienia Zbiory danych osobowych. Jednym z głównych funkcji programu obok upoważnień do przetwarzania danych osobowych jest ewidencja zbiorów danych osobowych. Formatka zbiory umożliwia zarządzanie zbiorami danych osobowych administratora danych. Zgodnie z rozporządzeniem administrator danych osobowych prowadzi wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych. Główny formularz wykazu zbiorów danych przedstawia rysunek 29. Górna część okna umożliwia poruszanie się między zbiorami. Zawiera także opcje filtrowania i wyszukiwania zbiorów danych osobowych. W dolnej części formatki zawarte są szczegółowe informacje dotyczące zaznaczonego zbioru w górnej części. 42

43 Rysunek 38 Zbiory danych osobowych Dodawanie zbioru danych osobowych. Aby dodać zbiór danych osobowych należy nacisnąć przycisk dodaj. Rysunek 39 Dodawanie zbioru danych osobowych Od wersji umożliwiono wskazanie więcej niż jednego programu, w którym przetwarzany jest dany zbiór danych osobowych. 43

44 UWAGA! Przed zmianą do wersji zaleca się wydrukowanie wykazu zbiorów wraz z programami i ponowne przypisanie ich po aktualizacji do nowej wersji. Na formularzu Zbiory została utworzona zakładka Programy. Dodając zbiór zaznaczamy tylko czy ma być przetwarzany elektronicznie i określamy poziom bezpieczeństwa. Programy dodajemy na zakładce Programy wybierając z wcześniej zdefiniowanego słownika programów. Od wersji wprowadzono również możliwość wyznaczenia gestora zbioru danych osobowych. Aby dodać gestora na formularzu nowego zbioru lub edycji zbioru dodano przycisk umożliwiający wybór osoby ze słownika pracowników Program umożliwia wczytanie danych o zbiorze z pliku xml wygenerowanego z platformy egido( Jeżeli administrator danych osobowych zgłasza zbiór danych do rejestracji w ogólnokrajowym rejestrze zbiorów danych osobowych prowadzonych GIODO nie ma potrzeby ręcznego wpisywania danych do systemu eabi. Jedynym wymaganym polem aby zapisać zbiór do bazy danych jest podanie jego nazwy. Jeżeli użytkownik nie zamierza wykorzystać pełnej funkcjonalności programu nie jest zmuszany do wprowadzenia wszystkich danych. Jednak zalecane jest wypełnienie wszystkich dostępnych opcji. Jeżeli użytkownik nie zamierza prowadzić ewidencji w podziale na swoje komórki organizacyjne zaleca się aby dopisać w słowniku komórki organizacyjne- nazwę swojej firmy. Przy wyborze formy elektronicznej należy wybrać program, w którym będą przetwarzane dane osobowe. Kliknięcie formy elektronicznej spowoduje ustawienie poziomu bezpieczeństwa zbioru. Zgodnie z 6. 1.Rozporządzenia, uwzględniając kategorie przetwarzanych danych oraz zagrożenia wprowadza się poziomy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym: 1) podstawowy; 2)podwyższony; 3)wysoki. 2. Poziom co najmniej podstawowy stosuje się, gdy: oraz 1) w systemie informatycznym nie są przetwarzane dane, o których mowa w art. 27 ustawy, 2) żadne z urządzeń systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych nie jest połączone z siecią publiczną. 3. Poziom co najmniej podwyższony stosuje się, gdy: ustawy, oraz 1) w systemie informatycznym przetwarzane są dane osobowe, o których mowa w art. 27 2) żadne z urządzeń systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych nie jest połączone z siecią publiczną. 44

45 4. Poziom wysoki stosuje się, gdy przynajmniej jedno urządzenie systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych, połączone jest z siecią publiczną. 5. Opis środków bezpieczeństwa stosowany na poziomach, o których mowa w ust. 1, określa załącznik do rozporządzenia. Zbiór danych osobowych może mieć status: 1. Aktywny, 2. Nieaktywny, 3. Techniczny. Domyślnie zbiór posiada status Aktywny. Status Nieaktywny ustawiamy, gdy z różnych powodów przestajemy przetwarzać dane w takim zbiorze. Należy edytować zbiór danych zmienić jego status na Nieaktywny. W polu nazwa zbioru można dopisać powód zmiany statusu. Nie usuwamy takiego zbioru. Ponadto program nie pozwoli na usunięcie zbioru jeżeli, zbiór został wykorzystany na upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych. Zbiory o statusie Aktywny i Nieaktywny uwzględniane są w Ewidencji zbiorów danych osobowych Zbiór o statusie Techniczny nie jest uwzględniany w Ewidencji zbiorów danych osobowych natomiast można taki zbiór wykorzystać do wystawiania upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Celem wprowadzenia zbiorów o statusie techniczny jest uproszczenie wystawiania upoważnień. Można zdefiniować np. zbiór o nazwie Wszystkie zbiory danych osobowych przetwarzane elektronicznie lub Wszystkie zbiory danych przetwarzane w departamencie/komórce organizacyjnej... Takie podejście znacznie skróci czas na wystawienia upoważnienia, oraz nie będzie zaśmiecać upoważnienia. Przycisk drukuj spowoduje wydrukowanie wszystkich informacji o zbiorze danych osobowych (metryka zbioru). 45

46 Rysunek 40 Raport, Metryka zbioru danych osobowych str

47 Rysunek 41 Metryka zbioru danych osobowych str 2 Po zapisaniu zbioru należy przejść do zakładki Obszar aby przypisać miejsca przetwarzania danych do zbioru (Rysunek 42). 47

48 Rysunek 42Zbiory danych osobowych, przypisanie obszaru Uwaga: Odłączenie obszaru od zbioru danych nie spowoduje usunięcia obszaru z Wykazu budynków i pomieszczeń Aby usunąć obszar z bazy danych należy to zrobić w opcji Słowniki>Obszar przetwarzania Przycisk Drukuj na zakładce Obszar umożliwia wydrukowanie miejsc przetwarzania danych osobowych dla wybranego zbioru. Rysunek 43 Raport, Miejsce przetwarzania danych dla zbioru 48

49 Rejestr zbiorów danych osobowych. Dodanie zbioru do rejestru. Podczas dopisywania nowego zbioru danych osobowych system umożliwia dopisanie zbioru do rejestru. Aby uwzględnić nowy zbiór w rejestrze prowadzonym przez ABI zgodnie z nowelizacją ustawy o ochronie danych osobowych należy na zakładce Rejestr ABI zaznaczyć odpowiednią opcję i ustalić datę wpisania zbioru. (Rys 44) Rysunek 44 Dodawanie zbioru do rejestru System automatycznie doda wpis do historii zmian w rejestrze. Aktualizacja zbioru danych wpisanego do rejestru. W przypadku edycji zbioru danych osobowych uwzględnionego w Rejestrze należy na zakładce Rejestr ABI wprowadzić datę aktualizacji zbioru. (Rys. 45) 49

50 Rysunek 45 Edycja zbioru danych W przypadku, gdy zbiór danych jest uwzględniony w rejestrze podczas edytowania zbioru i ponownego zapisania system zapyta się czy dokonać wpisu w historii zmian w rejestrze. (Rys 46.) Rysunek 46 Aktualizacja zbioru dopisanie do historii zmian W przypadku odpowiedzi twierdzącej ukarze się formularz umożliwiający wpisanie informacji o zakresie zmian. System automatycznie doda informację o rodzaju operacji i nazwie zbioru danych (Rys 47) 50

51 Rysunek 47 Aktualizacja zbioru informacja o zakresie zmiany Wykreślenie zbioru z rejestru. Aby wykreślić zbiór z rejestru należy edytując go na zakładce Rejestr ABI zaznaczyć opcję Wykreślić z rejestru. Można również wpisać powód wykreślenia. (Rys. 48) Rysunek 48 Edycja zbioru wykreślenie z rejestru 51

52 System zapyta czy dokonać wpisu w historii zmian rejestru. (Rys. 49) Rysunek 49 Wykreślenie z rejestru Historia zmian w rejestrze. System umożliwia ewidencjonowanie zmian w zbiorach wpisanych do rejestru zbiorów. Podczas dopisywania lub edycji zbioru system pyta użytkownika czy dokonać stosownych wpisów w historii zmian w rejestrze. Dodatkowo na formularzu Zbiory została utworzona zakładka pokazująca co znajduje się w historii zmian dla poszczególnego zbioru. Rysunek 50 Historia zmian w rejestrze dla pojedynczego zbioru 52

53 Rysunek 51 Historia zmian w rejestrze dla zbioru Zbiór danych osobowych można dodać do rejestru poprzez edytowanie go i zaznaczenie odpowiedniej opcji na zakładce Rejestr ABI (Rys. 1). Dodatkowo można dokonać wpisu zbioru do rejestru poprzez przycisk Dodaj na formularzu Zbiory w zakładce Rejestr historia. Mamy do wyboru 3 możliwości: Nowy wpis Aktualizacja Wykreślenie Rysunek 52 Rejestr zbiorów dopisanie zbioru do rejestru 53

54 Rysunek 53 Nowy wpis do rejestru dopisanie zbioru 54

55 Rysunek 54 Nowy wpis do rejestru - aktualizacja Rysunek 55 Nowy wpis do rejestru - wykreślenie 55

56 Rysunek 56 Edytowanie wpisu Rysunek 57 Rejestr zbiorów - lista 56

57 Rysunek 58 Rejestr zbiór 57

58 Aktualizacja rejestru zbiorów danych osobowych z wersji W poprzedniej wersji wprowadzona została opcja czy dany zbiór ma być uwzględniony w Rejestrze. Aktualizator automatycznie zakwalifikował do rejestru wszystkie zbiory danych dotychczas zgłoszone do rejestracji GIODO. Aby uzupełnić dane w rejestrze należy po aktualizacji do wersji uruchomić procedurę (Rys 16). ProcRejestrZbiorow_2_1 Procedura uzupełnia rejestr zbiorów danych osobowych o następujące dane: Data wpisania zbioru do rejestru. Data ostatniej aktualizacji. Dodaje nowy wpis do historii zmian w rejestrze. Parametr 2 służy do określania daty wpisania zbioru do rejestru oraz daty ostatniej aktualizacji. Rysunek 59 Aktualizacja do wersji

59 Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Rysunek 60 przedstawia główną formatkę służącą do zarządzania upoważnieniami do przetwarzania danych osobowych. Rysunek 60 Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych W górnej części okna znajduje się pasek nawigacyjny z możliwością wyszukiwania i filtrowania upoważnień w bazie danych. Zielone pole służy do wpisania danych do wyszukiwania lub filtrowania. Z listy rozwijanej należy wybrać kryterium wyszukiwania. Do wyboru są następujące kryteria wyszukiwania: 1) Numer upoważnienia, 2) nazwisko, 3) identyfikator, 4) stanowisko. Uwaga. W przypadku włączonych opcji filtrowania. Wyczyszczenie zielonego pola i naciśnięcie przycisku Filtruj spowoduje wyświetlenie wszystkich upoważnień zapisanych w bazie danych programu. Pod przyciskiem drukarki dostępne są następujące opcje: 1) Oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami, 2) deklaracja zachowania poufności, 3) upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. 59

60 W zależności od tego jak ustawione są parametry wydruków, system będzie tworzył wydruki systemowe lub uruchamiał program MS Word. Formatka z wykazem upoważnień podzielona jest na dwie części. W górnej znajduje się lista wydanych upoważnień, w dolnej szczegółowe informacje dotyczące upoważnienia. Dodanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Aby wystawić nowe upoważnienie należy nacisnąć przycisk Dodaj. Program automatycznie numeruje upoważnienia według zasad określonych w parametrach systemu. W pierwszej kolejności należy wybrać osobę, która ma być upoważniona do przetwarzania danych osobowych. Następnie można wygenerować identyfikator użytkownika w systemie informatycznym jeżeli użytkownik ma być upoważniony do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym. System nie sprawdza unikalności identyfikatora ponieważ takim samym identyfikatorem osoba może się posługiwać w wielu systemach informatycznych oraz może posiadać wiele upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Jeżeli dana osoba ma być upoważniona do przetwarzania danych osobowych w sposób tradycyjny nie wypełniamy pola identyfikator użytkownika w systemie informatycznym. W parametrach można zdefiniować domyślną datę wystawienia upoważnienia. Upoważnienie może być wystawione bezterminowo lub z określoną datą ustania upoważnienia. Rysunek 61 Dodanie Upoważnienia Uwaga Modyfikacja stanowiska oraz komórki organizacyjnej osoby upoważnionej nie powoduje automatycznej aktualizacji danych na upoważnieniu. 60

61 Oznacza to, że w ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych będą drukowane dane wprowadzone w momencie wystawiania upoważnienia. Jeżeli dana osoba zmienia stanowisko lub komórkę organizacyjną modyfikacja w/w danych nie spowoduje zmiany upoważnienia. Wymagane jest aby upoważnienie zawierało zakres. Aby określić zakres upoważnienia należy przejść na kolejną zakładkę Zakres Program umożliwia wybór spośród 7 opcji oraz dodatkowe pole tekstowe na wpisanie własnego zakresu. Możliwe jest również zdefiniowanie wcześniej słownika z zakresem upoważnienia i wybór z listy. Aby upoważnienie zapisało się w bazie danych niezbędne jest określenie zakresu poprzez wybór przynajmniej jednej opcji lub wypełnienie pola tekstowego. Rysunek 62 Dodanie Upoważnienia zakres Kolejna zakładka Zbiory służy do określenia zbiorów do jakich upoważniamy daną osobę. Rysunek 63 Dodanie Upoważnienia zbiory danych 61

62 Aby dodać zbiór należy kliknąć na przycisk Dodaj Zbiór. Wyświetli się okno z listą dostępnych zbiorów. (Rys 64). Należy odszukać właściwy zbiór i nacisnąć przycisk Upoważnij. Formularz umożliwia sortowanie zbiorów po nazwie zbioru lub komórki organizacyjnej. Aby posortować zbiory należy kliknąć nagłówek kolumny po której chcemy sortować. Rysunek 64 Wybór zbiorów do upoważnienia Po dopisaniu zbiorów do upoważnienia należy zamknąć formularz i zapisać upoważnienie. Dopisanie zbiorów do upoważnienia możliwe jest również z głównego formularza Upoważnienia (rys 65) Rysunek 65 Dodanie zbioru do upoważnienia 62

63 Wnioski Często w dużych przedsiębiorstwach lub urzędach wystawienie upoważnienia poprzedzone jest sporządzeniem wniosku do Administratora Bezpieczeństwa Informacji przez bezpośredniego przełożonego pracownika zatrudnionego przy przetwarzaniu danych osobowych. Aplikacja od wersji wyposażona jest w moduł służący do generowania wniosków o upoważnienie osób do przetwarzania danych osobowych oraz o utworzenie zbioru danych osobowych. Zaakceptowanie wniosku spowoduje automatyczne wystawienie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych lub utworzenie zbioru. Wnioski o utworzenie zbioru danych. Rysunek 66 Zestawienie wniosków - zbiory Wnioskom można nadawać różne statusy w zależności od przebiegu procesu weryfikacji danych. 63

64 Rysunek 67 Nowy wniosek o utworzenie zbioru Nadanie statusu Zaakceptowany spowoduje dopisanie zbioru do wykazu zbiorów danych osobowych. Rysunek 68 Wydruk wniosku o utworzenie zbioru 64

65 Wnioski o upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Rysunek 69 Zestawienie wniosków - upoważnienia Rysunek 70 Nowy wniosek o upoważnienie 65

66 Nowy wniosek o unieważnienie upoważnienia. Na formularzu należy wybrać upoważnienie, które chcemy unieważnić, podać datę ustania oraz powód ustania upoważnienia. Wniosek o zmianę upoważnienia. Rysunek 71 Wniosek o unieważnienie upoważnienia 66

67 Rysunek 72 Wniosek o zmianę upoważnienia Utworzenie nowego wniosku o zmianę upoważnienia polega na: 1. Wybraniu upoważnienia do zmiany. Wybrane upoważnienie zostanie automatycznie unieważnione podczas zaakceptowania wniosku przez ABI. 2. Wystawieniu nowego upoważnienia. UWAGA : Dane dotyczące osoby zostaną przepisane ze starego upoważnienia. Możliwa jest również zmiana osoby. Opcję tę stosujemy w przypadku zmiany stanowiska, komórki organizacyjnej lub zmiany nazwiska. 67

68 Rysunek 73 Rozpatrzenie wniosku Ustawienie statusu wniosku na Zaakceptowany spowoduje dopisanie upoważnienia do bazy danych. W polu uwagi Wniosku pojawi się numer upoważnienia jaki został nadany. 68

69 Ewidencje. Ustawa nakłada na administratora danych osobowych obowiązek prowadzenia dokumentacji przetwarzania danych osobowych. Na dokumentację składa się min. polityka bezpieczeństwa. 4ROZPORZĄDZENIA MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych określa co powinna zawierać polityka bezpieczeństwa. Polityka bezpieczeństwa, o której mowa w 3 ust. 1, zawiera w szczególności: 1) wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe; 2) wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych; 3) opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi; 4) sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami; 5) określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych. Aplikacja eabi umożliwia sporządzenie: Wykazu budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe, wykazu zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych, opisu struktury zbiorów danych osobowych, ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. 69

70 Rysunek 74 Wykaz budynków, pomieszczeń lub... Rysunek 75 Wykaz zbiorów danych osobowych 70

71 Rysunek 76 Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych Raporty i zestawienia. Aplikacja w łatwy i przejrzysty sposób umożliwia zarządzanie i sporządzanie licznych raportów i zestawień dotyczących przetwarzanych danych osobowych. Przykłady raportów: wykaz zbiorów zgłoszonych (lub nie) do GIODO wykaz upoważnień do przetwarzania danych osobowych w podziale na zbiory danych, wykaz upoważnień do przetwarzania danych osobowych w podziale na komórki organizacyjne, wykaz zbiorów danych osobowych w podziale na komórki organizacyjne, wykaz odebranych upoważnień, wykaz nieodebranych upoważnień, wykaz brakujących deklaracji zachowania poufności, wykaz deklaracjizachowania poufności, wykaz brakujących oświadczeń o zapoznaniu się z przepisami, wykaz oświadczeń o zapoznaniu się z przepisami Ponadto aplikacja umożliwia: prowadzenie ewidencji przeprowadzonych kontroli, sporządzenie oświadczeń o zapoznaniu się z przepisami o ochronie danych osobowych oraz deklaracji zachowania poufności, 71

72 wydrukowanie wzorów dokumentów. Rysunek 77 Zestawienie przykład Rysunek 78 Zestawienia wg zbiorów 72

73 Rysunek 79 Zestawienie Wykaz osób upoważnionych w kom. org. Rysunek 80 Wykaz unieważnionych upoważnień 73

74 Rysunek 81 Wykaz upoważnień wydanych bezterminowo Graficzne przedstawienie zestawień Od wersji system umożliwia sporządzanie zestawień w formie wykresów. Dostępne są następujące zestawienia: a) ilość zbiorów w komórkach organizacyjnych - wykres kołowy, b) poziomy bezpieczeństwa zbiorów danych osobowych, c) zbiory - GIODO Ilości zgłoszonych oraz nie zgłoszonych zbiorów, d) ilość zbiorów w komórkach organizacyjnych, e) ilość upoważnień w komórkach organizacyjnych. 74

75 Rysunek 82 Wykres Ilość zbiorów danych osobowych w komórkach organizacyjnych 75

76 Rysunek 83 Poziom bezpieczeństwa zbiorów 76

77 Rysunek 84 Zbiory GIODO 77

78 Rysunek 85 Ilość zbiorów w komórkach organizacyjnych 78

79 Rysunek 86 Ilość upoważnień w komórkach organizacyjnych 79

80 Wybory Moduł WYBORY tozintegrowane narzędzie do zarządzania upoważnieniami wydawanymi członkom komisji wyborczych. Moduł może być wykorzystany zarówno przy przeprowadzaniu wyborów oraz różnego rodzaju referendum. Moduł umożliwia rejestrowanie wniosków a na ich podstawie wystawianie upoważnień. Dzięki odpowiedniemu sparametryzowaniu programu wystawienie upoważnienia jest bardzo proste i zautomatyzowane. Program posiada również wiele możliwości wydrukowania raportów i zestawień. Parametry Wcześniejsze ustawienie parametrów usprawnia wystawianie upoważnień lub wniosków. Na zakładce Numerowanie określamy sposób numerowania upoważnień oraz wniosków. Program umożliwia niezależne numerowanie wniosków i upoważnień. W tym miejscu można również skorygować numerację. Rysunek 87 Wybory Parametry-Numerowanie 80

81 Rysunek 88Wybory Parametry-Wybory Na zakładce Wybory ustalamy domyślne wartości podczas wystawiania wniosków oraz upoważnień. Program umożliwia ustawienie domyślnych wyborów, komisji oraz pełnionej funkcji przez członka komisji. Rysunek 89 Wybory Parametry- Daty Na zakładce daty ustalamy domyślne daty wydania upoważnienia/wniosku oraz okres obowiązywania upoważnienia. 81

82 Rysunek 90Wybory Parametry- Grafika Zakładka Grafika umożliwia zdefiniowanie czy na upoważnieniu i/lub wniosku mają być umieszczone znaki graficzne. Komisje Wyborcze Rysunek 91Wybory - Komisje wyborcze Na formularzu komisje wyborcze definiujemy nazwy komisji wyborczych. 82

83 Wybory Rysunek 92 Wybory -Definicja wyborów Funkcje Rysunek 93 Wybory- Funkcje Na formularzy Funkcje określamy jakie funkcje mogą pełnić osoby pracujące w komisji wyborczej. 83

84 Członkowie komisji Rysunek 94 Wybory -Członkowie komisji Wnioski Rysunek 95 Wybory - Wnioski o upoważnienie 84

85 Rysunek 96 Wybory - Nowy wniosek Rysunek 97 Wybory- Wydruk wniosku 85

86 Upoważnienia Formularz upoważnienia służy do wystawiania upoważnień członkom komisji wyborczych. Upoważnienie może być automatycznie wystawione na podstawie wniosku. Jeżeli ustawimy status wniosku na Zaakceptowany to program zapyta się czy wystawić upoważnienie. Rysunek 98Wybory- Upoważnienia Rysunek 99Wybory - Dodaj upoważnienie 86

87 Rysunek 100Wybory - Wydruk upoważnienia 87

88 Raporty Moduł Wybory posiada także możliwość sporządzania różnych zestawień. Umożliwia wydrukowanie ewidencji upoważnień/wniosków oraz zestawień w rozbiciu na Wybory. Dla danych wyborów umożliwia sporządzenie wykazu wszystkich upoważnień oraz dla poszczególnej komisji wyborczej. Rysunek 101 Wybory - Wykaz wniosków Rysunek 102Wybory - Wykaz upoważnień 88

89 Rysunek 103Wybory -Zestawienia formularz Rysunek 76 przedstawia formularz Zestawienia. Umożliwia sporządzenie zestawień dla wniosków oraz upoważnień w rozbiciu na Wybory. Dodatkowo jeżeli ustawimy filtr program umożliwia wydruk tyko dla jednej (wybranej) komisji. 89

90 Plan Sprawdzeń. W celu łatwiejszego sporządzenia planu sprawdzeń zostały utworzone 2 nowe słowniki. W dniu 29 maja 2015 r. weszło w życie Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 11 maja 2015 r. w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przez administratora bezpieczeństwa informacji. Rozporządzenie określa tryb i sposób: 1) sprawdzania zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowania sprawozdania w tym zakresie; 2) nadzorowania: a) opracowania i aktualizowania dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, b) przestrzegania zasad określonych w dokumentacji, o której mowa w lit. a. Sprawdzenie jest dokonywane dla: administratora danych; oraz GIODO. Sprawdzenie jest przeprowadzane w trybie : sprawdzenia planowego według planu sprawdzeń, sprawdzenia doraźnego, art. 19b ust 1 ustawy dla GIODO. Plan sprawdzeń określa przedmiot, zakres oraz termin przeprowadzania poszczególnych sprawdzeń oraz sposób i zakres ich dokumentowania. W planie sprawdzeń uwzględnia się w szczególności zbiory danych osobowych i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych oraz konieczność weryfikacji zgodności przetwarzania danych osobowych: 1. z zasadami, o których mowa w art i art ustawy; 2. z zasadami dotyczącymi zabezpieczenia danych osobowych, o których mowa w art. 36, art ustawy oraz przepisach wydanych na podstawie art. 39a ustawy; 3. z zasadami przekazywania danych osobowych, o których mowa w art ustawy; 4. z obowiązkiem zgłoszenia zbioru danych do rejestracji i jego aktualizacji, jeżeli zbiór zawiera dane, o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy. Dokumentowanie czynności w toku sprawdzenia może polegać, w szczególności, na utrwaleniu danych z systemu informatycznego służącego do przetwarzania lub zabezpieczania danych osobowych na informatycznym nośniku danych lub dokonaniu wydruku tych danych oraz na: 90

91 1. sporządzeniu notatki z czynności, w szczególności z zebranych wyjaśnień, przeprowadzonych oględzin oraz z czynności związanych z dostępem do urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych; 2. odebraniu wyjaśnień osoby, której czynności objęto sprawdzeniem; 3. sporządzeniu kopii otrzymanego dokumentu; 4. sporządzeniu kopii obrazu wyświetlonego na ekranie urządzenia stanowiącego część systemu informatycznego służącego do przetwarzania lub zabezpieczania danych osobowych; sporządzeniu kopii zapisów rejestrów systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych lub zapisów konfiguracji technicznych środków zabezpieczeń tego 1. Plan sprawdzeń - Dodano raport - Wykonanie planu sprawdzeń. Rysunek 104 Wykonanie planu sprawdzeń 91

92 Rysunek 105 Plan sprawdzeń wersja 2 2. Sprawdzenia - Dodano raport zestawienie sprawdzeń. 92

93 Słownik ZAKRES SPRAWDZENIA Rysunek 106 Wykaz sprawdzeń Słownik został zainicjowany danymi z 3 rozporządzenia. Oczywiście istnie możliwość dodania innych pozycji do słownika. Rysunek 107 Słownik Zakres sprawdzenia Słownik SPOSÓB I ZAKRES DOKUMENTOWANIA SPRAWDZEŃ Słownik został zainicjowany danymi z 4 rozporządzenia. Oczywiście istnie możliwość dodania innych pozycji do słownika. 93

94 Rysunek 108 Sposób i zakres dokumentowania Aby utworzyć plan sprawdzeń należy uruchomić w menu głównym Sprawdzenia >Plan Sprawdzeń Rysunek 109 Plan sprawdzeń W górnej części formularza dodajemy kolejne plany. W dolnej dodajemy sprawdzenia do planu. 94

95 Rysunek 110 Nowy plan sprawdzeń Po zapisaniu planu sprawdzeń przystępujemy do dopisania sprawdzeń do planu. Rysunek 111 Dopisanie sprawdzenia do planu Po wpisaniu wszystkich sprawdzeń możemy wydrukować plan. 95

96 Rysunek 112 Plan sprawdzeń - wydruk Sprawdzenia Aby dodać sprawdzenie należy uruchomić menu Sprawdzenia>Sprawdzenia Rysunek 113 Sprawdzenia 96

97 Możemy dodać sprawdzenie planowe lub doraźne. Przy wyborze sprawdzenia planowego mamy możliwość wyboru sprawdzenia z planu sprawdzeń. Rysunek 114 Wybór sprawdzenia z planu Aplikacja przepisze dane z planu do tworzonego sprawdzenia. Istnieje możliwość edytowania i zmiany poszczególnych opcji. Rysunek 115 Nowe Sprawdzenie planowe Wybierając sprawdzenie doraźne mamy do wyboru czy sprawdzenie jest dla ADO czy dla GIODO 97

98 Rysunek 116 Nowe Sprawdzenie doraźne Sprawozdania Po zapisaniu sprawdzenia możemy utworzyć dla niego sprawozdanie. Sprawozdanie można utworzyć na 2 sposoby. 1. Na formularzu Sprawdzenia przycisk <Sprawozdanie> 2. W menu Sprawdzenia > sprawozdania. Aby dodać sprawozdanie należy nacisnąć przycisk <Dodaj> Pojawi się okno ze sprawdzeniami, które nie mają jeszcze sporządzonego sprawozdania. 98

99 Rysunek 117 Sprawozdania Rysunek 118 Sprawozdania Edycja 99

100 Raport Wykaz zbiorów. Rysunek 119 Raport Wykaz zbiorów z datą ostatniego sprawdzenia 100

101 Definiowanie Raportów W wersji został utworzony katalog RAPORTY, który zawiera definicje raportów. W tabeli poniżej warte są nazwy plików z opisem raportów. Raporty zdefiniowane są w języku RDL zgodnym z gramatyką języka xml nazywaną językiem definicji raportu (Report Definition Language) i zapisane są w plikach.rdlc. Program od wersji wczytuje definicje raportów ze wskazanego wyżej katalogu w systemie plików. Oznacza to, że użytkownik ma możliwość sam zmodyfikować definicję raportu. Raporty można edytować za pomocą pełnej wersji Microsoft SQL Serwer lub używając np. programu Microsoft SQL Serwer Report Builder do pobrania ze strony Microsoft. Rysunek 120 Modyfikacja raportu Tabela 1 Wykaz raportów z możliwością edycji. lp Nazwa pliku Opis Uwagi 101

102 1 RepUpowaznienie Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych 2 RepUpowaznienieEFS Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych EFS 3 RepUpowaznienieEFS2020 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych EFS perspektywa RepUpowaznienieEFS2020_P Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych EFS perspektywa RepUpowaznienieOdw Odwołanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych 6 XRepUpowaznienie_2 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych 7 XRepUpowaznienie_2_2101 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych 8 XRepUpowaznienie_2EFS Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych EFS POKL XRepUpowaznienie_2EFS_2101 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych EFS POKL XRepUpowaznienie_2EFS_2020 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych EFS perspektywa XRepUpowaznienie_2EFS_2101_2020 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych EFS perspektywa XRepUpowaznienie_2EFS_2020_P Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych EFS perspektywa XRepUpowaznienie_2EFS_2101_2020_P Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych EFS perspektywa RepDeklaracja Deklaracja zachowania poufności 15 RepOswiadczenie Oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami 16 RepOswiadczenieUZ Oświadczenie o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych Tryb uproszczony Tryb uproszczony Tryb uproszczony ADO Tryb uproszczony Procesor tryb rozszerzony wzorzec domyślny Tryb rozszerzony wzorzec 2101 tryb rozszerzony wzorzec domyślny Tryb rozszerzony wzorzec 2101 tryb rozszerzony wzorzec domyślny ADO Tryb rozszerzony wzorzec 2101 ADO tryb rozszerzony wzorzec domyślny Procesor Tryb rozszerzony wzorzec 2101 Procesor 102

103 dla umów zleceń 17 ObszarAll Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe 18 XRepWniosekUpow_Wyda Wniosek o wydanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych 19 XRepWniosekUpow_Cofn Wniosek o cofnięcie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych 20 XRepWniosekUpow_Zmian Wniosek o zmianę upoważnienia do przetwarzania danych osobowych 21 RepWniosekUpow Wniosek o wydanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych 22 RepWniosekUpowCofn Wniosek o cofnięcie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych 23 RepWniosekUpowZmiana Wniosek o zmianę upoważnienia do przetwarzania danych osobowych Tryb rozszerzony Tryb rozszerzony Tryb rozszerzony Tryb uproszczony Tryb uproszczony Tryb uproszczony Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami. Jednym z elementów jakie powinna zawierać polityka bezpieczeństwa jest opis sposobu przepływu danych pomiędzy różnymi systemami. Bieżąca wersja umożliwia opracowanie sposobu przepływu pomiędzy różnymi systemami. Zostały przyjęte następujące założenia: Kierunek przepływu: - jednokierunkowy (tylko odczyt) - dwukierunkowy (odczyt, zapis) Sposób przepływu: - manualny - półautomatyczny - automatyczny Aplikacja umożliwia opisanie szczegółowo kierunku i sposobu przepływu danych. Formularz dostępny jest w menu Słowniki > Przepływ danych 103

104 Rysunek 121 Przepływ danych - formularz główny Rysunek 122 Przepływ danych - dodaj nowy 104

105 Rysunek 123 Raport - Opis przepływu 105

106 Opis struktury bazy danych eabi zawierające dane osobowe i powiązania między mini. I MODUŁ ABI Wykaz Tabel a) Tabela TOsoby zawiera dane pracowników administratora danych sobowych TABLE [dbo].[tosoby]( [IDOsoby] [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL, [Imie] [nvarchar](50) NOT NULL, [Nazwisko] [nvarchar](50) NOT NULL, [Stanowisko] [nvarchar](200) NULL, [KomorkaOrg] [int] NULL, [IDUsers] [int] NULL, [DataWprow] [datetime] NULL, [CzyAktywny] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TOsoby_CzyAktywny] DEFAULT ((1)), CONSTRAINT [PK_TOsoby] PRIMARY KEY CLUSTERED ( [IDOsoby] ASC )WITH (PAD_INDEX = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF) ON [PRIMARY] ) ON [PRIMARY] b) Tabela TUpoważnienie zawiera upoważnienia wydane przez ADO TABLE [dbo].[tupowaznienie]( [IDUpowaznienia] [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL, [NumerUpow] [nvarchar](50) NOT NULL, [IDOsoby] [int] NOT NULL, [ZakresUpow] [nvarchar](max) NULL, [DataNadaniaU] [datetime] NOT NULL, [DataUstaniaU] [datetime] NULL, [identyfikator] [nvarchar](50) NULL, [IDWnioski] [int] NULL, [oswiadczenie] [bit] NULL, [deklaracja] [bit] NULL, [szkolenie] [bit] NULL, [IDUsers] [int] NOT NULL, [PowodUstania] [nvarchar](max) NULL, [Bezterminowo] [bit] NULL, [Uwaga] [nvarchar](255) NULL, [ZZbieranie] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TUpowaznienie_ZZbieranie] DEFAULT ((0)), [ZUtrwalanie] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TUpowaznienie_ZUtrwalanie] DEFAULT ((0)), [ZPrzechowywanie] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TUpowaznienie_ZPrzechowywanie] DEFAULT ((0)), [ZOpracowywanie] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TUpowaznienie_ZOpracowywanie] DEFAULT ((0)), 106

107 [ZZmienianie] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TUpowaznienie_ZZmienianie] DEFAULT ((0)), [ZUdostepnianie] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TUpowaznienie_ZUdostepnianie] DEFAULT ((0)), [ZUsuwanie] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TUpowaznienie_ZUsuwanie] DEFAULT ((0)), [DataWprow] [datetime] NULL, [OsobaStanowisko] [nvarchar](200) NULL, [OsobaKomorkaOrgNazwa] [nvarchar](255) NULL, [OsobaIDkomorkiOrg] [int] NULL, [UpowPotwOdeb] [bit] NULL, [DataWystawienia] [datetime] NULL, [BezterminowoTekst] [nvarchar](255) NULL, [BezterminowoTekstUp] [nvarchar](max) NULL, [PodstawaZatr] [nvarchar](255) NULL, CONSTRAINT [PK_TUpowaznienie] PRIMARY KEY CLUSTERED ( [IDUpowaznienia] ASC )WITH (PAD_INDEX = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF) ON [PRIMARY] ) ON [PRIMARY] c) Tabela TWniosekU zawiera wnioski o wydanie upoważnienia TABLE [dbo].[twnioseku]( [IDWnioskuU] [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL, [IDOsoby] [int] NULL, [IDZbioru] [int] NULL, [Zakres] [nchar](255) NULL, [DataWniosku] [datetime] NULL, [StatusWnioskuU] [nvarchar](20) NULL, [RodzajOpeacji] [nvarchar](20) NULL, [UwagiWniosekU] [nvarchar](max) NULL, [ZakresUpow] [nvarchar](max) NULL, [DataNadaniaU] [datetime] NULL, [DataUstaniaU] [datetime] NULL, [identyfikator] [nchar](50) NULL, [oswiadczenie] [bit] NULL, [deklaracja] [bit] NULL, [szkolenie] [bit] NULL, [PowodUstania] [nvarchar](max) NULL, [Bezterminowo] [bit] NULL, [Uwaga] [nvarchar](255) NULL, [ZZbieranie] [bit] NULL, [ZUtrwalanie] [bit] NULL, [ZPrzechowywanie] [bit] NULL, [ZOpracowywanie] [bit] NULL, [ZZmienianie] [bit] NULL, 107

108 [ZUdostepnianie] [bit] NULL, [ZUsuwanie] [bit] NULL, [DataWprowadzenia] [datetime] NULL, [OsobaStanowisko] [nvarchar](200) NULL, [OsobaKomorkaOrgNazwa] [nvarchar](255) NULL, [OsobaIDkomorkiOrg] [int] NULL, [UpowPotwOdeb] [bit] NULL, [Imie] [nvarchar](50) NULL, [Nazwisko] [nvarchar](50) NULL, [CzyWsystInf] [bit] NULL, [BezterminowoTekst] [nvarchar](255) NULL, [BezterminowoTekstUp] [nvarchar](max) NULL, [IDUsers] [int] NULL, CONSTRAINT [PK_TWniosekU] PRIMARY KEY CLUSTERED ( [IDWnioskuU] ASC )WITH (PAD_INDEX = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF) ON [PRIMARY] ) ON [PRIMARY] d) Tabela TObszarOsoby zawiera informację o dostępie danej osoby do obszaru przetwarzania danych osobowych oraz czy zostało wydane upoważnienie do popierania kluczy do obszaru. TABLE [dbo].[tobszarosoby]( [IDTabeli] [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL, [IDosoby] [int] NOT NULL, [IDObszaru] [int] NULL, [CzyUpowazniona] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TObszarOsoby_CzyUpowazniona] DEFAULT ((0)), [DataWyst] [smalldatetime] NULL, [DataOd] [smalldatetime] NULL, [DataDo] [smalldatetime] NULL, [bezterminowo] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TObszarOsoby_bezterminowo] DEFAULT ((1)), [NrUpowazKlucz] [nvarchar](50) NULL, [TylkoUpowazn] [bit] NULL CONSTRAINT [DF_TObszarOsoby_TylkoUpowazn] DEFAULT ((0)), CONSTRAINT [PK_TObszarOsoby] PRIMARY KEY CLUSTERED ( [IDTabeli] ASC )WITH (PAD_INDEX = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF) ON [PRIMARY] ) ON [PRIMARY] 108

109 Powiązania między tabelami. Rysunek 124 Powiązania między tabelami - moduł ABI 109