ZAPYTANIE LICYTACJA O CENĘ ELEKTRONICZNA. procedura krok po kroku. Katarzyna Ronikier-Dolańska. Andrzela Gawrońska-Baran

Transkrypt

1 biblioteczka zamówień publicznych Katarzyna Ronikier-Dolańska ZAPYTANIE O CENĘ Andrzela Gawrońska-Baran LICYTACJA ELEKTRONICZNA procedura krok po kroku

2 Katarzyna Ronikier-Dolańska ZAPYTANIE O CENĘ Andrzela Gawrońska-Baran LICYTACJA ELEKTRONICZNA procedura krok po kroku

3 Autorzy: Katarzyna Ronikier-Dolańska radca prawny, do sierpnia 2012 roku członek KIO, wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu zamówień publicznych, autor licznych publikacji o zamówieniach publicznych Andrzela Gawrońska-Baran była wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, obecnie kieruje departamentem zamówień publicznych w dużej instytucji zamawiającej Redaktor naczelny grupy zamówienia publiczne: Urszula Wróblewska Redaktor prowadzący: Klaudyna Saja-Żwirkowska Wydawca: Katarzyna Czech Korekta: Zespół Projekt okładki: Piotr Fedorczyk ISBN: Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2013 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks zamowieniapubliczne@wip.pl Skład i łamanie: Dariusz Ziach Druk: Miller Publikacja chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

4 Spis treści Spis treści Wstęp...7 Zapytanie o cenę procedura krok po kroku...9 Przesłanki do udzielenia zamówienia w trybie zapytanie o cenę...9 Konsekwencje nieprawidłowego zastosowania trybu zapytania o cenę...14 Krok 1: Przygotowanie postępowania...15 Opisanie przedmiotu zamówienia...16 Oszacowanie wartości zamówienia...17 Krok 2: Wszczęcie postępowania...21 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia...22 Krok 3: Składanie ofert...24 Związanie ofertą...24 Publiczne otwarcie ofert...25 Krok 4: Badanie i ocena ofert...26 Spełnienie warunków udziału...26 Zawiadomienie o wyborze oferty...29 Krok 5: Zawarcie umowy...30 Termin zawarcia umowy...30 Krok 6: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia...32 Wzory dokumentów...33 Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia wzór dokumentu...33 Wezwanie do uzupełnienia dokumentów wzór dokumentu...38 Wiedza i Praktyka 3

5 Spis treści Licytacja elektroniczna procedura krok po kroku...41 Przesłanki zastosowania licytacji elektronicznej...41 Rodzaje licytacji...42 Protokół postępowania w trybie licytacji elektronicznej...43 Krok 1: Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia...44 Komisja przetargowa...44 Opis przedmiotu zamówienia i ustalenie wartości zamówienia...45 Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia...49 Określenie wymagań technicznych...50 Krok 2: Wszczęcie postępowania...51 Ogłoszenie o zamówieniu...51 Przygotowanie licytacji na platformie...52 Zmiana ogłoszenia...54 Krok 3: Składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej...55 Krok 4: Weryfikacja wykonawców...57 Warunki udziału w postępowaniu...57 Dokumenty składane na potwierdzenie warunków podmiotowych Wykluczenie wykonawcy...62 Zaproszenie wykonawców do składania ofert (udziału w licytacji) Wadium...65 Krok 5: Właściwa licytacja elektroniczna...66 Otwarcie licytacji elektronicznej...66 Składanie ofert (postąpień)...68 Forma składania postąpień...72 Obowiązki zamawiającego w toku licytacji...73 Krok 6: Zamknięcie licytacji elektronicznej Wiedza i Praktyka

6 Spis treści Krok 7: Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty...75 Krok 8: Odwołanie wykonawcy do Prezesa KIO...76 Przedmiot odwołania...76 Termin na odwołanie...76 Krok 9: Umowa w sprawie zamówienia publicznego...77 Termin zawarcia umowy...77 Formalności przed zawarciem umowy...77 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy...80 Zwrot wadium...81 Krok 10: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia...82 Krok 11: Unieważnienie licytacji elektronicznej...83 Wzory dokumentów...85 Opis przedmiotu zamówienia i inne podstawowe informacje gotowy do wypełnienia wzór dokumentu...85 Formularz wniosku o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej wzór dokumentu...93 Protokół z posiedzenia komisji przetargowej dotyczący otwarcia wniosków gotowy do wypełnienia dokument...95 Zaproszenie do udziału w licytacji elektronicznej wzór dokumentu...97 Informacja o wyborze oferty zamieszczana na stronie internetowej gotowy do wypełnienia wzór dokumentu Wiedza i Praktyka 5

7

8 Wstęp Wstęp Na Państwa ręce przekazuję kolejną książkę z serii Biblioteczka zamówień publicznych. Procedury krok po kroku. Tym razem wydana przez nas pozycja jest poświęcona dwóm trybom zapytaniu o cenę i licytacji elektronicznej. Tryb zapytania o cenę jest jednym z najprostszych trybów udzielania zamówień publicznych. Jednak ustawa Prawo zamówień publicznych przewiduje w nim pewne ograniczenia konkurencji. W przeciwieństwie do przetargu nieograniczonego zastosowanie zapytania o cenę wiąże się z zawężeniem liczby wykonawców. W tym postępowaniu zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Z tego względu, że nie jest to procedura w pełni konkurencyjna, aby móc ją wybrać, trzeba spełnić przesłanki wskazane w ustawie Prawo zamówień publicznych. Kiedy można zastosować tryb zapytania o cenę, jak przygotować procedurę, na jakie elementy należy zwracać uwagę? Na te wszystkie pytania odpowiada ekspert specjalizujący się w zamówieniach publicznych. Kolejna książka z serii Biblioteczka zamówień publicznych pozwala swobodnie przejść przez każdy etap tej procedury. W książce, którą oddajemy na Państwa ręce, prezentujemy również specyfikę licytacji elektronicznej. Tryb ten znacząco różni się od pozostałych, dlatego warto dokładnie krok po kroku prześledzić przebieg tej procedury. Wiedza i Praktyka 7

9 Wstęp Dzięki całej serii Biblioteczka zamówień publicznych żaden z trybów udzielania zamówień publicznych nie będzie już zagadką. Każda z wydanych przez nas pozycji została wzbogacona orzecznictwem, wzorami dokumentów i licznymi przykładami. Z poważaniem Klaudyna Saja-Żwirkowska redaktor prowadząca 8 Wiedza i Praktyka

10 Zapytanie o cenę Zapytanie o cenę procedura krok po kroku Zamawiający jest uprawniony do samodzielnego podejmowania decyzji o wyborze trybu udzielenia zamówienia publicznego, w tym trybu zapytania o cenę. Jednak w przypadku trybów niekonkurencyjnych, aby móc skorzystać z konkretnej procedury, konieczne jest spełnienie ustawowych przesłanek. Zapytanie o cenę to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert (art. 69 ustawy Pzp). Przesłanki do udzielenia zamówienia w trybie zapytanie o cenę Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zapytania o cenę tylko w przypadkach określonych w art. 10 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp). Zatem zastosowanie omawianego trybu jest dopuszczalne wyłącznie, gdy zamawiający w okolicznościach danej sprawy wykaże, że wystąpiły przesłanki do jego zastosowania. Trzeba zaznaczyć, iż przesłanki zastosowania trybu innego niż podstawowy, w tym zapytania o cenę, nie mogą być interpretowane rozszerzająco (orzeczenie ETS z 28 marca 1996 r., C-318/94 Komisja Europejska przeciwko RFN). Tak więc zamawiający muszą się ściśle trzymać przepisów ustawy Pzp. Ustawodawca dopuścił w art. 70 ustawy Pzp możliwość udzielenia zamówienia w trybie zapytania o cenę, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Wiedza i Praktyka 9

11 Zapytanie o cenę A zatem zapytanie o cenę można zastosować, gdy kumulatywnie spełnione są następujące przesłanki: l przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi (roboty budowlane nie mogą być realizowane przez wykonawcę wybranego w tym trybie); l wartość zamówienia jest niższa niż tzw. progi unijne (zapytanie o cenę nie jest trybem przewidzianym w dyrektywach zamówieniowych); l dostawy lub usługi muszą mieć charakter powszechnie dostępnych o ustalonych standardach jakościowych. O r z e c z n i c t w o Krajowa Izba Odwoławcza w uchwale z 7 czerwca 2013 r. (sygn. akt KIO/KD 51/13) stwierdziła brak podstaw do zastosowania zapytania o cenę w postępowaniu na wykonanie modernizacji serwisu internetowego i serwisu intranetowego. KIO zauważyła, że omawiany tryb jest zasadny w odniesieniu do zamówień typowych, najprostszych, gdzie zamawiane dostawy lub usługi są w pełni porównywalne, ich cechy zostały znormalizowane (ustalone zostały wobec nich powszechnie akceptowalne standardy jakościowe), a jedynie różnicującym je czynnikiem jest cena. Dlatego też w zakresie regulacji art. 70 ustawy Pzp nie mieszczą się takie usługi, których zrealizowanie wymaga indywidulanego ich dostosowania do specyficznych potrzeb zamawiającego. Przykładowo nie jest wystarczające wskazanie jedynie na fakt, że utrzymywanie stron internetowych przez podmioty administracji publicznej czy też przedsiębiorców jest obecnie powszechnie obowiązującą zasadą. Nie ma też podstaw do twierdzenia, iż każda usługa ze swej natury powinna być dostosowana do potrzeb konkretnego świadczeniobiorcy. 10 Wiedza i Praktyka

12 Licytacja elektroniczna Licytacja elektroniczna procedura krok po kroku Podstawowymi trybami udzielania zamówienia publicznego są przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. Natomiast inne tryby, w tym licytacja elektroniczna, mogą być zastosowane przez zamawiającego tylko w przypadkach określonych w ustawie z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), dalej: ustawa Pzp. Decyzję co do wyboru trybu licytacji elektronicznej podejmuje zamawiający, biorąc pod uwagę dokonany przez siebie opis przedmiotu zamówienia i oszacowanie jego wartości, czyli wystąpienie przesłanek warunkujących możliwość udzielenia zamówienia w tym trybie. Licytacja elektroniczna jest wykorzystywana w szczególności do udzielania zamówień na artykuły biurowe, sprzęt komputerowy, materiały eksploatacyjne do urządzeń drukujących, środki czystości, usługi badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, dostawę prasy oraz artykułów spożywczych, drobne remonty. Przesłanki zastosowania licytacji elektronicznej Zamówienie publiczne może być udzielone w trybie licytacji elektronicznej, jeżeli spełnione są łącznie następujące okoliczności: l przedmiotem zamówienia są dostawy, usługi lub roboty budowlane, Wiedza i Praktyka 41

13 Licytacja elektroniczna l wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp (tzw. progi unijne), l jedynym kryterium oceny ofert jest cena. W a ż n e Progi unijne aktualnie wynoszą: l dla dostaw lub usług: euro jeżeli zamówienia udziela zamawiający z sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych (z wyłączeniem uczelni publicznych, państwowych instytucji kultury, państwowych instytucji filmowych, jednostek samorządu terytorialnego oraz ich związków, jednostek sektora finansów publicznych, dla których organem założycielskim lub nadzorującym jest jednostka samorządu terytorialnego), a także zamawiający będący państwową jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, euro jeżeli zamówienia udziela zamawiający inny niż określony powyżej, l dla robót budowlanych euro. Rodzaje licytacji Przepisy ustawy Pzp zezwalają na zorganizowanie licytacji elektronicznej jednoetapowej albo wieloetapowej. Decyzja w tym zakresie należy do zamawiającego. Licytacja wieloetapowa Licytacja wieloetapowa znajduje zastosowanie głównie w postępowaniach, w których przedmiot zamówienia jest bardziej skomplikowany i konieczne jest zapewnienie wykonawcom niezbędnego czasu na dokonanie szczegółowej 42 Wiedza i Praktyka