PCFE Załącznik nr 1 PRZYGOTOWANIE I REALIZACJA PLENEROWEJ IMPREZY ARTYSTYCZNO-ROZRYWKOWEJ PN. DZIEWIĄTY SĄDECKI JARMARK REGIONALNY

Transkrypt

1 PCFE Załącznik nr 1 PRZYGOTOWANIE I REALIZACJA PLENEROWEJ IMPREZY ARTYSTYCZNO-ROZRYWKOWEJ PN. DZIEWIĄTY SĄDECKI JARMARK REGIONALNY PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest organizacja plenerowej imprezy artystyczno rozrywkowej pn. IX Sądecki Jarmark Regionalny, który odbędzie się w Rzeszowie w ramach projektu pn. Lokalne inicjatywy na rzecz rozwoju regionalnego powiatu gorlickiego i nowosądeckiego, współfinansowanego przez Szwajcarię z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej, Umowa w sprawie Realizacji Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/06. I. Miejsce i termin imprezy: Miejsce: płyta Starego Rynku w Rzeszowie Termin realizacji: 30 sierpnia 2015 roku od godz do godz Planowana ilość uczestników: 800 osób Wstęp: wolny II. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 1) Transportu, rozłożenia i złożenia straganów wystawienniczych, namiotów oraz ław i stołów, będących własnością Zamawiającego załadunek, rozładunek oraz rozłożenie 15 sztuk straganów wystawienniczych, 3 sztuk namiotów, 8 sztuk ław i 4 sztuk stołów, w miejscu odbywania się imprezy (Zamawiający wskaże dokładne miejsce usytuowania ww. sprzętu) wraz z ich przewozem z Nowego Sącza (możliwych jest kilka różnych miejsc składowania na terenie Nowego Sącza) do Rzeszowa przed rozpoczęciem Jarmarku. Załadunek straganów odbywać się może w dni robocze w godzinach od 7.00 do Wykonawca poinformuje Zamawiającego o dokładnym terminie odbioru straganów i namiotów minimum 2 dni przed planowanym terminem załadunku złożenie i załadunek straganów wystawienniczych, namiotów, ław i stołów po zakończeniu Jarmarku wraz z ich przewozem z Rzeszowa do Nowego Sącza i rozładunkiem w Nowym Sączu (możliwych jest kilka różnych miejsc składowania na terenie Nowego Sącza). Rozładunek straganów i namiotów możliwy będzie w dniu r. w godzinach od 7.00 do

2 1.3. Opis straganów: liczba sztuk: 15 każdy ze straganów składa się z poniższych elementów: a) stelaż składany (konstrukcja aluminiowa): wymiary złożonego stelaża: 120 cm x 40 cm x 40 cm; waga stelaża: około 38kg b) pokrycie dachu i przedniej ściany wykonane z poliestrowej tkaniny waga: dach około 5kg, osłona lady około 1,5kg c) blat wystawienniczy: rozwijany, wykonany z drewnianych szczebli, wymiary zwiniętego blatu: 80cm x 25cm waga blatu: około 14kg Opis namiotów, ław i stołów: a) trzy namioty o wymiarach 170cm x 40cm x 40cm waga: około 50 kg każdy, b) cztery stoły drewniane o wymiarach 200cm x 50cm x 15cm waga: około 30 kg każdy, c) osiem ław drewnianych do siedzenia o wymiarach 200cm x 30cm x 15cm waga: około 20 kg każda Stragany, namioty, stoły i ławy mogą być rozkładane przed Jarmarkiem w niedzielę 30 sierpnia 2015r. od godziny Wymieniony wyżej sprzęt musi być gotowy do użytku najpóźniej do godz w dniu 30 sierpnia 2015r. Składanie straganów, namiotów, ław i stołów może się rozpocząć po zakończeniu imprezy w dniu 30 sierpnia 2015r., jednak nie wcześniej niż o godzinie Zapewnienie krzeseł przy straganach Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił we własnym zakresie maksymalnie 35 sztuk rozkładanych krzeseł. Krzesła muszą zostać rozłożone przy straganach wystawienniczych najpóźniej do godziny w dniu 30 sierpnia 2015r Zapewnienie dostępu do energii elektrycznej (na zasadach opisanych w pkt. 5) do maksymalnie 10 straganów wskazanych przez przedstawiciela Zamawiającego podczas imprezy należy do obowiązków Wykonawcy. Na straganach wykorzystywane będą urządzenia do podgrzewania potraw m.in.: kuchenki mikrofalowe, frytkownice, piekarniki, kuchenki elektryczne, warnik do wody, czajniki elektryczne, kasa fiskalna, waga itp. Do każdego ze wskazanych straganów podpięte mogą zostać maksymalnie 4 urządzenia Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za stragany, namioty, ławy i stoły (w przypadku kradzieży, dewastacji, uszkodzenia w wyniku nieprawidłowego rozkładania i składania itp.) od momentu załadunku w celu ich przewiezienia z Nowego Sącza do miejsca odbywania się Jarmarku do momentu ich odwiezienia i rozładunku w Nowym Sączu. W przypadku kradzieży, uszkodzenia lub zniszczenia straganów Wykonawca zobowiązany jest do odkupienia identycznego sprzętu.

3 2) Organizacji placu zabaw dla dzieci: 2.1 Wymagane wyposażenie: a) dmuchana zjeżdżalnia o wymiarach minimalnych: 5 m szerokości, 5 m długości, 5 m wysokości i wymiarach maksymalnych: 5 m szerokości, 7 m długości, 9 m wysokości; 2.2 Usługa będzie realizowana w dniu r. w godzinach od do Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnego udostępnienia dzieciom wszystkich atrakcji wymienionych w pkt. 2.1 w trakcie trwania imprezy zgodnie z pkt Zamawiający zakłada, że przeciętny czas udostępnienia atrakcji (wskazanych w pkt 3.1.) dla 1 grupy dzieci wyniesie 5 minut. 2.5 Wykonawca do dnia 18 sierpnia 2015r. złoży pisemne oświadczenie, że wszystkie urządzenia posiadają odpowiednie certyfikaty i atesty. 2.6 Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przy zjeżdżalni min. 1 osoby czuwającej nad bezpieczeństwem bawiących się dzieci. 2.7 Wszystkie osoby czuwające nad bezpieczeństwem dzieci powinny posiadać doświadczenie w obsłudze placu zabaw. 2.8 Plac zabaw musi być rozłożony przed Jarmarkiem i gotowy do użytku najpóźniej 0,5 godziny przed rozpoczęciem imprezy tj. od godz w dniu 30 sierpnia 2015r. 2.9 Składanie placu zabaw może się rozpocząć po zakończeniu imprezy, nie wcześniej jednak niż o godz w dniu 30 sierpnia 2015r Dostęp do energii elektrycznej podczas eksploatacji, montażu i demontażu placu zabaw odbywa się na zasadach opisanych w pkt Zamawiający wskaże miejsce usytuowania placu zabaw. 3) Zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i wszystkich obiektów wykorzystywanych do organizacji Jarmarku (tj. m.in. sceny, straganów, namiotów, nagłośnienia, placu zabaw) przez licencjonowaną Agencję Ochrony ochronę uczestników Jarmarku (ilość uczestników: 800 osób) w trakcie trwania Jarmarku, tj. w dnia 30 sierpnia 2015r. w godzinach od do ochronę przed kradzieżą i dewastacją wszystkich obiektów wykorzystywanych do organizacji Jarmarku (w tym m.in. sceny, nagłośnienia, straganów wystawienniczych, namiotów, placu zabaw dla dzieci) w trakcie trwania Jarmarku, tj. w dniu 30 sierpnia 2015r. w godzinach od do Liczba pracowników ochrony wymagana przez Zamawiającego: minimum 10 osób Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia w siedzibie Zamawiającego do dnia 18 sierpnia 2015r. potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii umowy z Agencją Ochrony na usługę ochrony w wyżej wymienionym zakresie. 4) Ubezpieczenia imprezy Wykonawca musi być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej na kwotę minimalną zł. 4.1 Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia w siedzibie Zamawiającego do dnia 18 sierpnia 2015r. potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii polisy ubezpieczeniowej.

4 5) Zapewnienia energii elektrycznej oraz pokrycia kosztów energii zużytej podczas imprezy. 5.1 Ustalenie spraw związanych z dostawą energii elektrycznej z Zakładem Instalatorstwa Energetycznego (Józef Olejarka tel ), który jest odpowiedzialny za dostawę i rozliczanie energii elektrycznej na płycie Rynku. 5.2 Podłączenie do skrzynek energetycznych usytuowanych na płycie Rynku. 5.3 Obiekty wymagające dostępu do prądu: a) scena wraz z nagłośnieniem Scena znajduje się na płycie Rynku. Scenę wraz z nagłośnieniem i obsługą nieodpłatnie zapewnia Zamawiający. Na scenie odbywać się będą występy zespołów regionalnych. Utwory wykonywane przez zespoły to taniec, śpiew, gra na instrumentach nie podłączanych do syntezatora. b) Stragany wystawiennicze, na których obsługiwane będą urządzenia opisane w punkcie 1.7. Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia prądu do wskazanych straganów wystawienniczych oraz prawidłowego podpięcia wszystkich urządzeń elektrycznych wykorzystywanych na straganach. Doprowadzanie okablowania do straganów odbywać się może w niedzielę 30 sierpnia 2015 roku w godzinach od 9:00 do 11:00. Wykonawca zapewnia ciągły dostęp do energii przy każdym z ww. straganów tj. w dniu r. w godzinach od do c) plac zabaw o którym mowa w punkcie 2 niniejszego dokumentu. Zamawiający wymaga, aby plac zabaw funkcjonował nieprzerwanie w godzinach opisanych w pkt. 2.2 niniejszego dokumentu. 5.4 Wykonawca zobowiązany jest obliczyć zapotrzebowanie na moc energii elektrycznej aby uniemożliwić występowanie ewentualnych różnic prądowych. 5.5 Wykonawca zobowiązany jest pokryć koszty zużycia energii elektrycznej zużytej podczas trwania imprezy, która jest niezbędna do funkcjonowania wszystkich urządzeń, wymienionych w pkt. 5.3 niniejszego dokumentu. Wykonawca przedstawi dokument potwierdzający dokonanie zapłaty za zużycie energii elektrycznej. 5.6 Okablowanie: Zamawiający wymaga aby przewody energetyczne były prowadzone zgodnie z zasadami bezpieczeństwa, zabezpieczone przed dostępem osób postronnych, ruchem pojazdów (przy pomocy najazdów kablowych) i wpływem czynników atmosferycznych. 6) Zapewnienia toalet przenośnych. 6.1 Wypożyczenie, przywóz, montaż, opróżnianie oraz wywóz minimum 2 szt. toalet na terenie objętym organizacją imprezy. 6.2 Miejsce montażu toalet wskazane będzie przez Zamawiającego. 6.3 Wykonawca zapewni toalety w dniu r. w godzinach od do Wymagania dotyczące toalet: toalety zamykane na klucz, stały dostęp do bieżącej wody ciepłej i zimnej ze zbiornika, którego dostarczenie i uzupełnianie należy do

5 obowiązków Wykonawcy. Wykonawca zapewnia w toaletach papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło i będzie na bieżąco uzupełniał brakujące środki czystości. 6.5 Toalety będą wykorzystywane wyłącznie przez wystawców, organizatorów i obsługę imprezy. 7) Zabezpieczenia medycznego zgodne z zaleceniami Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia w siedzibie Zamawiającego do dnia 18 sierpnia 2015r. poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentu potwierdzającego przez Służby Medyczne obecność na imprezie. 8) Sprzątania i wywozu nieczystości w trakcie i po zakończeniu imprezy. 8.1 Zapewnienie koszy na śmieci Zamawiający wymaga ustawienia 10 koszy o pojemności min. 100l przy straganach z produktami kulinarnymi (dokładne rozmieszczenie koszy nastąpi po ustaleniu z przedstawicielem Zamawiającego) oraz opróżnianie ich na bieżąco w trakcie trwania imprezy, tj. od godziny do godziny w dniu 30 sierpnia 2015 r. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia worków na śmieci w ilości minimum 5 worków do każdego kosza (łącznie 50 sztuk worków). 8.2 Systematyczne zbieranie wszelkich odpadów w pobliżu straganów wystawienniczych. 8.3 Gromadzenie w workach wszelkich odpadów powstałych podczas oraz bezpośrednio po zakończeniu Jarmarku oraz wywóz zgromadzonych odpadów na wysypisko śmieci. 8.4 Wykonawca zobowiązany jest dokonać wywozu powstałych odpadów zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. 9) Realizacji działań promocyjnych i informacyjnych Jarmarku. 9.1 Reklamę radiową Usługa obejmuje w szczególności nagranie oraz emisję spotu radiowego promującego imprezę, według poniższych wymagań: a) długość spotu powinna wynosić 35 sekund (+/- 5 sekund) b) spot musi zawierać informację dotyczącą współfinansowania projektu przez Szwajcarię z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej c) Wykonawca powinien dostarczyć Zamawiającemu nagranie do akceptacji najpóźniej na 2 dni przed planowaną emisją d) Zamawiający zastrzega prawo do dokonania drobnych poprawek, korekty treści zawartych w spocie, jak również wniesienia uwag o charakterze merytorycznym e) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu spot na nośniku danych, jakim jest płyta CD lub DVD f) emisja spotu planowana jest w stacjach radiowych, obejmujących swym zasięgiem teren Miasta Rzeszów i/lub województwa podkarpackiego. Preferowana rozgłośnia: Radio Rzeszów.

6 g) spot emitowany będzie przez okres minimum 1 tygodnia poprzedzającego imprezę, tj. od do h) minimalna ilość emisji spotu: 40 i) emisja spotu powinna być realizowana w godzinach: 07:00-20:00; preferowana jest emisja spotów radiowych w niżej wymienionych przedziałach czasowych: 07:00-09:00 11:00-13:00 15:00-17:00 j) nie dopuszcza się emisji spotu w godzinach nocnych. k) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia dokumentu potwierdzającego emisję spotu zgodną z opisanymi wymogami. 9.2 Reklamę prasowa Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia ogłoszenia w wydawnictwie o zasięgu Miasta Rzeszów i/lub województwa podkarpackiego, które jest popularne wśród mieszkańców Rzeszowa Szczegółowe wymagania w stosunku do ogłoszenia: a) pełny kolor b) wymiary minimalne: 1/4 strony c) realizacja zamówienia: ogłoszenie opublikowane będzie w następujące dni: 17 lub r., , , , d) ilość wszystkich publikacji: 5 e) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu bezpłatnie egzemplarze tytułu prasowego, w którym ukazały się publikacje (z każdego dnia ukazania się ogłoszenia) f) projekt ogłoszenia dostarczy Zamawiający najpóźniej na 2 dni przed planowaną datą publikacji. III. Pozostałe obowiązki Wykonawcy: a) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia identyfikatorów dla wszystkich osób zatrudnionych przez Wykonawcę (w tym także dla pracowników ochrony) do organizacji imprezy oraz do dopilnowania, aby wszystkie w/w osoby w czasie trwania imprezy nosiły identyfikatory w widocznym miejscu. b) Współpraca z Estradą Rzeszowską przy ustalaniu szczegółów technicznych i organizacyjnych związanych z montażem i eksploatacją sceny oraz nagłośnienia. c) Przedmiot zamówienia realizować należy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. UWAGA: Wjazd na płytę Rynku możliwy jest tylko pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony na czas wyładunku i załadunku. Zamawiający nie zapewnia parkingu. IV. Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotowego zamówienia przy posłużeniu się podwykonawcami. Zamawiający nie zastrzega, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom. Zamawiający zastrzega, że: a) podwykonawstwo nie zmienia zobowiązań Wykonawcy,

7 b) Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, uchybienia i zaniedbania pracy podwykonawcy, jego przedstawicieli lub pracowników w takim zakresie, jak gdyby były one działaniami, uchybieniami lub zaniedbaniami jego lub jego przedstawicieli lub jego pracowników, c) Wykonawca pozostaje w pełni odpowiedzialny w stosunku do Zamawiającego za zlecone do podwykonania części zamówienia. d) Zamawiający nie jest związany stosunkami zobowiązaniowymi z podwykonawcami, ale może skorzystać z wszelkich praw nabytych przez wykonawcę w stosunku do nich. V. Wykonanie przedmiotu zamówienia przebiegać będzie zgodnie z postanowieniami zawartymi we wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. VI. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że integralną częścią imprezy jest program artystyczny, którego realizację Zamawiający powierzył innym podmiotom na podstawie odrębnych umów. Wykonawca jest zobowiązany do współpracy z ww. podmiotami, niezbędnej dla prawidłowej realizacji przedmiotu umowy. VII. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za teren i osoby zgromadzone w trakcie trwania imprezy. VIII. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. IX. Powierzone obowiązki Wykonawca zobowiązany jest wypełnić z należytą starannością, w sposób zgodny z warunkami ustalonymi w ramach przeprowadzonej procedury wyboru wykonawcy. X. W przypadku wystąpienia zdarzeń losowych (siła wyższa, w tym m.in.: kataklizmy, klęska żywiołowa, nagłe wypadki lokalne lub międzynarodowe paraliżujące życie kraju lub regionu, w którym ma się odbywać impreza, decyzje władz administracji państwowej uniemożliwiające odbycie planowanej imprezy), którym nie można było przy zachowaniu należytej staranności zapobiec, Zamawiający i Wykonawca wspólnie ustalą inny, dogodny termin realizacji Imprezy.