Warunki formalne uczestnictwa w pikniku popularnonaukowym organizowanym przez Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy w dniach maja 2016 roku

Transkrypt

1 Warunki formalne uczestnictwa w pikniku popularnonaukowym organizowanym przez Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy w dniach maja 2016 roku 1. W celu zgłoszenia uczestnictwa w pikniku popularnonaukowym, należy: a. wypełnić w sposób czytelny i wyczerpujący Deklarację uczestnictwa, dostępną na stronie internetowej: i dostarczyć ją do dnia 13 maja 2016 r. (decyduje data stempla pocztowego), do siedziby Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy z podpisem kierownika (dyrektora) instytucji albo innej osoby umocowanej do reprezentowania instytucji wraz z dokumentem, z którego to umocowanie wynika, na adres: Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy ul. Władysława Łokietka Toruń z dopiskiem Piknik UWAGA niedostarczenie deklaracji w formie papierowej skutkuje odrzuceniem zgłoszenia ze względów formalnych b. wypełnić w sposób wyczerpujący Formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej i przesłać bezpośrednio ze strony internetowej do dnia 13 maja 2016 roku do godz Udział w pikniku popularnonaukowym jest bezpłatny dla podmiotów takich jak: fundacje, stowarzyszenia, szkoły, uczelnie, instytucje kultury, instytucje popularyzujące wiedzę, które zaproponują interesujące pokazy (zajęcia) popularnonaukowe, edukacyjne czy artystyczne, po ich zaakceptowaniu i włączeniu do programu przez Organizatora. 3. Organizator zapewnia podmiotom określonym w punkcie 2 bezpłatne stanowisko edukacyjne w postaci namiotu z drewnianą podłogą o wymiarach 3m x 3m, dostęp do bieżącej wody, gniazd elektrycznych, a także innego wyposażenia. Szczegółowe informacje dotyczące stanowiska zawiera dokument Stanowisko edukacyjne na pikniku popularnonaukowym Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy. 1

2 4. Organizator dopuszcza możliwość udziału w pikniku popularnonaukowym podmiotów komercyjnych, które zaproponują interesujące pokazy (zajęcia) popularnonaukowe, edukacyjne, artystyczne. Organizator zapewni tym podmiotom odpłatne stanowisko edukacyjne w postaci namiotu z drewnianą podłogą o wymiarach 3m x 3m, dostęp do bieżącej wody, gniazd elektrycznych, a także innego wyposażenia. Szczegółowe informacje dotyczące stanowiska dla podmiotów komercyjnych zawiera dokument Stanowisko edukacyjne na pikniku popularnonaukowym Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy. 5. Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia zgłaszającemu uczestnictwa w pikniku popularnonaukowym, w szczególności, gdy Organizator uzna, iż: a. pokazy (zajęcia) nie będą miały charakteru interaktywnego; b. pokazy (zajęcia) nie będą miały charakteru popularnonaukowego, edukacyjnego, artystycznego; c. pokazy (zajęcia) stanowią zagrożenie bezpieczeństwa dla publiczności, Uczestnika lub Organizatora; d. pokazy (zajęcia) promują produkty lub rozwiązania konkretnego podmiotu. 6. Zgłaszający ma prawo do rezygnacji z uczestnictwa w wydarzeniu w ciągu 5 dni roboczych po otrzymaniu od Organizatora informacji o zakwalifikowaniu się do udziału w pikniku popularnonaukowym i przyznanym wyposażeniu namiotu. W przypadku zgłoszenia rezygnacji po tym terminie, a także w przypadku nieobecności podczas wydarzenia, zostanie obciążony kwotą zł netto tytułem części kosztów organizacji stanowiska na pikniku popularnonaukowym. 7. Na pikniku popularnonaukowym obowiązuje zakaz reklamy podmiotów komercyjnych innych niż Sponsorzy/Patroni pikniku popularnonaukowego. 8. W ramach organizacji pikniku popularnonaukowego Organizator zapewnia: a. promocję i reklamę pikniku popularnonaukowego jako wydarzenia; b. uzyskanie potrzebnych zgód i zezwoleń niezbędnych do zorganizowania pikniku popularnonaukowego; c. infrastrukturę techniczną w postaci: namiotu, stołów, stolików, krzeseł oraz podłączenia do prądu, w ilości i zakresie określonym przez Organizatora na podstawie informacji zawartych w Formularzu zgłoszeniowym i z uwzględnieniem 2

3 dostępności zasobów Organizatora; d. opiekę medyczną podczas pikniku popularnonaukowego w postaci osób posiadających przeszkolenie z zakresu ratownictwa medycznego wraz ze sprzętem: 1 lub 2 (dwóch) karetek z pełnym wyposażeniem w czasie pikniku popularnonaukowego; e. ochronę dla zabezpieczenia porządku i bezpieczeństwa podczas wydarzenia od momentu rozpoczęcia ustawiania infrastruktury pikniku popularnonaukowego do czasu jej demontażu. Za bezpieczeństwo realizacji pokazów (zajęć) odpowiada Wystawca. f. zaplecze sanitarne składające się z toalet i koszy na śmieci. 9. Organizator nie zapewnia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej dla Uczestników. Ponadto Uczestnicy przez zgłoszenie swojego udziału w pikniku popularnonaukowym i podpisanie Deklaracji uczestnictwa oświadczają, iż sami ponoszą odpowiedzialność wobec Organizatorów jak i osób trzecich, uczestniczących w pikniku popularnonaukowym za wszelkie szkody i zdarzenia powstałe podczas pikniku popularnonaukowego wywołane działaniami lub zaniechaniami Uczestnika lub osób trzecich, którymi Uczestnik się posługiwał przy przeprowadzaniu pokazów (zajęć) na stanowiskach lub terenie, gdzie piknik popularnonaukowy będzie organizowany. Minimalna kwota ubezpieczenia OC to: a zł dla uczestników, którzy wykorzystują w pokazach materiały niebezpieczne w rozumieniu ustawy z 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (Dz. U. 2015, poz. 1203) b zł - dla pozostałych uczestników Numer posiadanej polisy ubezpieczeniowej należy podać w Formularzu zgłoszeniowym. 10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie Uczestników znajdujące się na terenie pikniku popularnonaukowego Uczestnik ma obowiązek prezentować pokaz/przeprowadzać zajęcia zgodnie z opisem zawartym w Formularzu zgłoszeniowym. Wszelkie zmiany w powyższym zakresie wymagają zgody Organizatora w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 3

4 12. Uczestnik ma obowiązek wykonywania pokazów/przeprowadzania zajęć w wystawionych stanowiskach w dniach 28 i 29 maja 2016 roku w godzinach od do godz i zabezpieczenia ich zgodnie z wymogami bezpieczeństwa na swój koszt. 13. Uczestnik samodzielnie przygotowuje stanowisko do pokazów (zajęć), a po ich zakończeniu doprowadzi do stanu poprzedniego miejsce, na którym znajdowało się stanowisko. 14. Wjazd pojazdami na teren pikniku popularnonaukowego będzie możliwy w dniach 28 i 29 maja 2016 roku, w celu przygotowania stanowiska do pokazów (zajęć) może nastąpić od godz do Pojazdy, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, powinny opuścić teren pikniku popularnonaukowego najpóźniej do godz w dniu 28 i 29 maja 2016 roku i będą mogły wjechać na teren pikniku popularnonaukowego w celu spakowania stanowisk w dniu 28 i 29 maja 2016 roku od godziny 18: Po uprzednim uzgodnieniu Uczestnika z przedstawicielem Organizatora, wyposażenie stanowisk można ustawić w piątek w dniu 27 maja 2016 roku, w godzinach popołudniowych, dokładne godziny ustalone zostaną najpóźniej dwa tygodnie przed dniem pikniku popularnonaukowego. 16. Uczestnik zobowiązuje montować aranżacje stanowiska w sposób niepowodujący uszkodzenia lub zniszczenia nawierzchni terenu, na którym odbywać się będzie Impreza, roślinności, która się tam znajduje oraz znajdujących się tam ławek, koszy i innego wyposażenia terenu. 17. Organizator zastrzega sobie prawo do natychmiastowej interwencji, nieudzielenia zgody na rozpoczęcie wydarzenia, przerwania wydarzenia lub jego zmodyfikowania jeśli stwierdzi, że zostały naruszone przepisy przeciwpożarowe lub inne przepisy bezpieczeństwa. 18. Wszelkie przewody elektryczne użyte do montażu dodatkowego oświetlenia muszą być zabezpieczone, tak aby nie stwarzały zagrożenia. 19. Lokalizacja służb medycznych znajdujących się na terenie pikniku popularnonaukowego będzie zaznaczona na mapach, wszelkie przypadki 4

5 wymagające pomocy medycznej należy zgłaszać przede wszystkim do Organizatora. 5

6 20. Piknik popularnonaukowy będzie miał jedno centralne nagłośnienie, w związku z powyższym używanie nagłośnienia na stanowiskach jest zabronione. 21. Uczestnicy pikniku popularnonaukowego, bez pisemnej zgody Organizatora, nie mogą na terenie pikniku popularnonaukowego promować innych instytucji poza swoją oraz prowadzić sprzedaży jakichkolwiek produktów czy usług. W przypadku prowadzenia takiej działalności Uczestnik zobowiązany będzie do zapłaty Organizatorom na podstawie wystawionej faktury kwoty 3000,00 PLN netto jako zwrot kosztów organizacji stanowiska. 22. Organizator dopuszcza możliwość ekspozycji materiałów promocyjnych podmiotu komercyjnego. Wszystkie materiały i ich wymiary wymagają akceptacji ze strony Organizatora. 23. Podczas całego pikniku popularnonaukowego na stanowisku musi być obecny koordynator lub inna osoba zgłoszona organizatorowi odpowiedzialna za stanowisko uprawniona do reprezentowania instytucji lub jej pracownik. 24. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad przebiegu pikniku popularnonaukowego określonych w niniejszym dokumencie oraz w Regulaminie Pikniku popularnonaukowego Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy i stosowania się do wskazówek Organizatora, jak również przestrzegania przepisów bezpieczeństwa związanych z wydarzeniem, w tym bhp oraz ppoż. i innych przepisów obowiązujących na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, związanych z obsługą tego typu imprez. 25. W przypadku nieprzestrzegania zasad określonych w punktach. powyżej, Organizator uprawniony jest do zamknięcia stanowiska i dochodzenia od Uczestnika odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. 26. Organizator będzie zbierał i przetwarzał dane osobowe Uczestnika oraz Koordynatora Uczestnika. 27. Organizator nie będzie zbierał i przetwarzał danych osobowych Koordynatora Uczestnika, ani Uczestnika wymienionych w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U ) tzw. Dane 6

7 szczególnie wrażliwe. 28. Dane osobowe Koordynatora Uczestnika oraz Uczestnika będą wykorzystywane zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z ). Dane osobowe są zbierane na zasadzie dobrowolności, jednakże podanie danych w zakresie określonym w Deklaracji uczestnictwa jest warunkiem wzięcia udziału w pikniku popularnonaukowym. Każdy Koordynator Uczestnika i Uczestnik ma prawo do wglądu do swoich danych i do ich poprawiania. 29. Dane osobowe Uczestnika oraz Koordynatora Uczestnika odpowiedzialnych za zorganizowanie Pokazów i współpracę z Organizatorem zgodnie z postanowieniami Warunków formalnych będą przechowywane w bazie danych. Administratorem danych jest Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy, ul. Władysława Łokietka 5, Toruń. 30. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie dla celów związanych z przygotowaniem pikniku popularnonaukowego, do informowania o wydarzeniach naukowych i popularnonaukowych organizowanych przez Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy oraz jako bazę kontaktów dla dziennikarzy oraz dla celów marketingowych Organizatorów np. do przesyłania materiałów promocyjnych pod wskazany adres. 31. Dane osobowe Uczestnika oraz Koordynatora Uczestnika odpowiedzialnych za zorganizowanie pokazów (zajęć) i współpracę z Organizatorem mogą zostać udostępnione podmiotom przygotowującym materiały informacyjne dotyczące pikniku popularnonaukowego Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania błędnych danych osobowych przez Koordynatora Uczestnika i Uczestnika. 7