KM/ZP/U /09. UMOWA Nr

Transkrypt

1 PROJEKT UMOWA Nr zawarta w dniu... pomiędzy Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, NIP , REGON , z siedzibą w Warszawie przy ul. Jagiellońskiej 26, zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez Waldemara Kulińskiego Sekretarza Województwa, Dyrektora Urzędu Marszałkowskiego a firmą..., NIP..., REGON... zarejestrowaną w...z kapitałem zakładowym w wysokości...pln, zwaną dalej Wykonawcą, reprezentowaną przez: Strony zawierają umowę w ramach zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późn. zm.) Przedmiotem umowy jest świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaŝy i dostarczania biletów lotniczych oraz biletów kolejowych na trasach zagranicznych wraz z ubezpieczeniem na czas trwania podróŝy, które będą wykonywane sukcesywnie w 2009 roku do momentu wyczerpania wartości umowy, o której mowa w 3 wraz z prowadzeniem wszystkich związanych z tym formalności. 2. Zamawiający zastrzega, iŝ niemal wszystkie podróŝe dotyczą połączeń międzynarodowych realizowanych na terenie Unii Europejskiej, natomiast podróŝe poza UE stanowią wartość marginalną. 3. Zamawiający zastrzega, iŝ podróŝ moŝe następować w kaŝdym dniu tygodnia, terminie podanym w zleceniu zamówienia (zamawiający przewiduje, iŝ ok. 90 % podróŝy odbywać się będzie w dni powszednie tygodnia tj. od poniedziałku do piątku). 4. Zamawiający zakłada, Ŝe podróŝ zaczyna się i kończy: w Porcie Lotniczym im. F. Chopina Warszawa-Okęcie / na Dworcu Centralnym w Warszawie. 5. Zamawiający zastrzega, iŝ miejscem docelowym podróŝy w krajach zleconych przez Zamawiającego są główne porty lotnicze/dworce główne 6. Zamawiający ustala Ŝe bilety lotnicze to bilety elektroniczne. JeŜeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca zaoferuje bilet papierowy. Analogicznie odnosi się to do biletów kolejowych i polis ubezpieczeniowych. 7. Zamawiający dokonywać będzie zlecenia zamówienia na podróŝ wraz z ubezpieczeniem podróŝy, w formie pisemnej ( em lub faksem), w terminie nie krótszym niŝ 48 godzin przed planowanym terminem podróŝy. 8. Zamawiający zastrzega sobie jednodniowy termin odstąpienia od złoŝonego zlecenia zamówienia bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. 9. W ramach przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany będzie do: a. rezerwacji i sprzedaŝy biletów lotniczych w klasach zleconych przez zamawiającego; b. rezerwacji, wystawiania i sprzedaŝy biletów kolejowych w klasach zleconych przez Zamawiającego; c. wystawiania biletów elektronicznych lub papierowych w zaleŝności od kierunku podróŝy oraz decyzji Zamawiającego; d. wystawiania i sprzedaŝy polis ubezpieczeniowych dla poszczególnych osób delegowanych za granicę w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego obejmujący cały okres trwania podróŝy (na min. kwot: leczenie szpitalne EUR, NNW PLN, OC PLN); e. przedstawiania Zamawiającemu minimum dwóch wariantów połączeń z uwzględnieniem najkorzystniejszej dostępnej taryfy przewoźnika i promocji, długości trasy oraz czasu podróŝy; Strona 1 z 5

2 f. zapewnienia rezerwacji, wystawienia i sprzedaŝy biletów najtańszych z dostępnych na rynku taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych na danej trasie, zachowując jednocześnie wymagany standard podróŝy w klasach zlecanych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie, dokonanie optymalnego wyboru przewoźnika oraz trasy pod względem ceny i czasu trwania podróŝy; g. potwierdzenia ( em lub faksem w ciągu maksymalnie 2 godzin od momentu otrzymania zgłoszenia) Zamawiającemu informacji o otrzymaniu zgłoszenia rezerwacji biletów oraz rezerwacji biletów; h. przypominania w formie elektronicznej lub owej o zbliŝających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach; i. zapewnienia kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami krajów docelowych (dot. wszelkiego rodzaju opłat np. opłat lotniskowych czy podatków); j. bezpłatnej dostawy zamówionych biletów wraz z ubezpieczeniem podróŝy do siedziby Zamawiającego w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, ale nie później niŝ 24 godziny przed terminem planowanej podróŝy, której dotyczy rezerwacja i zakup biletów oraz polis ubezpieczeniowych; k. bezpłatnego dostarczenia w nagłych sytuacjach biletu/biletów wraz z ubezpieczeniem do siedziby Zamawiającego nie później niŝ w ciągu 2 godzin; l. w wyjątkowych sytuacjach, gdy podróŝ rozpoczynać się będzie w innym miejscu niŝ Warszawa, bądź poza granicami kraju bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie linii lotniczej na lotnisku w miejscu wylotu lub dostarczony odbiorcy w inny sposób, umoŝliwiający rozpoczęcie podróŝy, uzgodniony z Zamawiającym; m. zapewnienia upowaŝnionemu pracownikowi Zamawiającego moŝliwości całodobowego dokonywania zmian dyspozycji związanych z wykupem biletów; n. umoŝliwienia Zamawiającemu, w sytuacjach nie dających się przewidzieć, zmiany rezerwacji, klasy, czasu, terminu podróŝy oraz danych pasaŝera. JeŜeli powyŝsze zmiany będą się wiązać z koniecznością dokonania rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązany będzie do pokrycia udokumentowanej powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. Poza tym Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie; o. dostarczenia Zamawiającemu do 10 dnia kaŝdego miesiąca lub kaŝdorazowo na Ŝyczenie Zamawiającego sprawozdania z tytułu wykonania niniejszej umowy, obejmującego zestawienia ze sprzedanych biletów lotniczych i kolejowych oraz polis ubezpieczeniowych za okres jednego poprzedniego miesiąca kalendarzowego; p. sprawozdanie powinno zawierać następujące informacje: imię i nazwisko pasaŝera, trasę podróŝy, daty i godziny wylotu/wyjazdu i powrotu, cenę jednostkową biletu uwzględniającą wszelkie opłaty oraz wartość polis ubezpieczeniowych q. przyjęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu przez Zleceniodawcę dane osobowe wyłącznie w celu wystawiania polis ubezpieczeniowych i wyłącznie w zakresie danych osoby ubezpieczanej tj; imię i nazwisko, data urodzenia, pesel, adres zameldowania. 2. Wykonawca zobowiązany jest spełnić wymagania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, a w szczególności spełnić wymagania zawarte w art i art. 39a ww. ustawy. Strona 2 z 5

3 3. Wykonawca zobowiązuje się do bezterminowego zachowania w poufności wszelkich informacji, z którymi zapoznał się w trakcie wykonywania usługi. 4. Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystywania informacji, z którymi zapoznał się w trakcie wykonywania usługi do celów innych niŝ realizacja niniejszej umowy. 5. W przypadku wykrycia przez Zamawiającego, Ŝe Wykonawca postępuje niezgodnie z treścią niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego przywrócenia stanu zgodności. 6. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o kaŝdym incydencie dotyczącym przekazanych przez Zamawiającego danych osobowych. 7. Wykonawca przejmuje na siebie pełną odpowiedzialność z tytułu wszelkich szkód poniesionych przez Zamawiającego oraz z tytułu szkód poniesionych przez osoby, których dane zostały powierzone Wykonawcy, wynikłe na skutek celowych lub przypadkowych działań pracowników Wykonawcy, a w szczególności za szkody powstałe na skutek: a. nieuprawnionego dostępu do danych przez pracowników Wykonawcy, b. nieuprawnionego udostępnienia danych osobom trzecim, c. przetwarzania danych w celach i zakresie innych niŝ określone w umowie. 8. Zamawiający nie odpowiada za szkody spowodowane działalnością pracowników Wykonawca. 3 Wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 wyniesie łącznie na kwotę brutto (z VAT)... PLN (słownie:... złote 00/100) Wykonanie przedmiotu umowy będzie realizowane sukcesywnie, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami i wskazaniami Zamawiającego co do terminu podróŝy, od dnia podpisania umowy do momentu wyczerpania wartości umowy o której mowa w W przypadku nie wykorzystania do końca 2009 roku środków przeznaczonych na realizację przedmiotu umowy, Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość podpisania z Wykonawcą aneksu do umowy dotyczącej wykorzystania pozostałych środków Zamawiający dokona zapłaty naleŝności przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury wystawionej przez Wykonawcę, za kaŝde zrealizowane dostarczenie zamówionego biletu/biletów lotniczych lub kolejowych wraz z ubezpieczeniem podróŝy. 2. Na fakturze będzie wyszczególniona cena biletu oraz cena ubezpieczenia podróŝy. Faktura będzie wystawiana za kaŝdy bilet/polisę oddzielnie - imiennie na kaŝdą osobę wyjeŝdŝającą. 3. Za datę dokonania płatności strony będą uwaŝały datę przekazania przez Zamawiającego polecenia do banku prowadzącego jego rachunek. 4. Zamawiający oświadcza, Ŝe jest płatnikiem podatku VAT i upowaŝnia Wykonawcę do wystawienia faktury bez podpisu odbiorcy. 5. Fakturę VAT naleŝy wystawić na Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie ul. Jagiellońska 26, Warszawa, NIP , REGON Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % wartości brutto przedmiotu umowy określonej w 3 za kaŝdy dzień zwłoki w wykonaniu lub naleŝytym wykonania świadczenia przez Wykonawcę. 2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowego wykonania umowy Zamawiający moŝe pomniejszyć kwotę wynagrodzenia do 25% ceny brutto uwidocznionej na fakturze skierowanej do zapłaty. Fakt nieprawidłowego wykonania umowy stwierdza i opisuje powołana komisja, w skład której wchodzi przedstawiciel Wykonawcy i Zamawiającego. 3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wartości brutto przedmiotu umowy określonej w 3, jeŝeli odstąpienie od umowy nastąpi z winy leŝącej po stronie Wykonawcy. Strona 3 z 5

4 4. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, Ŝe wykonanie umowy nie leŝy w interesie publicznym, czego nie moŝna było przewidzieć w chwili zawarcia niniejszej umowy, Zamawiający moŝe odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia decyzji o powyŝszych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca moŝe zaŝądać naleŝności za wykonaną część umowy. 5. W przypadku nie dostarczenia biletu w ustalonym przez strony terminie lub w przypadku dostarczenia go w miejsce inne niŝ wskazane w zamówieniu Zamawiający będzie miał prawo do zrealizowania zamówienia u innego wykonawcy, a kosztami obciąŝyć Wykonawcę będącego stroną niniejszej umowy 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji otrzymanych propozycji cenowych. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi i udowodni, Ŝe cena biletu dostarczonego przez Wykonawcę (wraz z opłatą transakcyjną, lotniskową, itp.) jest wyŝsza, niŝ cena biletów dostępnych w momencie wystawienia biletu na rynku (np. oferowanych przez innych przewoźników), Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu róŝnicy, jaka powstanie pomiędzy ceną biletu sprzedanego, a ceną przedstawioną przez Zamawiającego. 7. Zamawiający moŝe rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym, bez wypowiedzenia w następujących przypadkach: 1) gdy Wykonawca pomimo dwukrotnego pisemnego wezwania przez Zamawiającego do poprawienia jakości świadczenia umowy, nadal wykonuje umowę w sposób nienaleŝyty; 2) w przypadku, gdy sytuacja opisana w ust. 5 powtórzy się co najmniej dwa razy w ciągu kolejnych trzech miesięcy; 3) dwukrotnego wystąpienia sytuacji, o której mowa w ust. 1; 4) dwukrotnego wystąpienia sytuacji, o której mowa w ust Umowa moŝe być rozwiązana przez Zamawiającego w kaŝdym czasie, ze skutkiem na koniec miesiąca w przypadku nienaleŝytego wywiązania się z umowy przez Wykonawcę lub utraty zaufania przez Zamawiającego w stosunku do Wykonawcy, ust. 3 stosuje się odpowiednio. 9. Umowa moŝe być przez kaŝdą ze stron rozwiązana z dwu miesięcznym wypowiedzeniem. 10. W nie przewidzianych sytuacjach Zamawiający moŝe odwołać rezerwację, zmienić trasę lub termin podróŝy, klasę lub dane osobowe pasaŝera, o ile Wykonawca zostanie o tym fakcie powiadomiony nie później niŝ 24 godziny przed rozpoczęciem podróŝy. JeŜeli powyŝsze zmiany wiązać się będą z koniecznością dokonania rekalkulacji ceny biletu Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania udokumentowanej ewentualnej róŝnicy cenie. Poza tym Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie. 11. Strony zastrzegają prawo Ŝądania odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeŝonych w niniejszej umowie. 12. Przez nieprawidłowe wykonanie umowy rozumie się umieszczenie na bilecie z winy Wykonawcy nieprawidłowych danych dotyczących przelotu, w szczególności; danych osobowych pasaŝera, niewłaściwej klasy/terminu/i trasy przelotu lub niedostarczenie bilety we wskazanym przez Zamawiającego terminie i miejscu z konsekwencjami, o których mowa w ust. 1 i 2. 7 Zmiana niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem niewaŝności. 8 Strony umowy zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących procesu wykonywania postanowień Umowy. Wszelkie dane i informacje uzyskane w związku z wykonywaniem niniejszej umowy na temat stanu, organizacji i interesów drugiej strony nie zostaną ujawnione, udostępnione lub upublicznione ani w części, ani w całości, o ile nie wynika to z niniejszej umowy lub nie słuŝy jej realizacji. 9 W celu wykonania niniejszej umowy, dla bieŝących kontaktów stron niniejszej umowy, wyznacza się następujące osoby ze strony Wykonawcy:.. Strona 4 z 5

5 10 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Prawa zamówień publicznych, Kodeksu cywilnego i innych aktów prawnych. 11 W przypadku zaistnienia sporu właściwym miejscowo sądem będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 12 Załącznikiem stanowiącym integralną część umowy jest formularz ofertowy Wykonawcy. 13 Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach - dwóch dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy Umowa wchodzi w Ŝycie z dniem zawarcia. 14 Zamawiający Wykonawca Strona 5 z 5