Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego z dnia Wzór Umowy UMOWA NR.. zawarta w dniu roku w Falentach pomiędzy:

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego z dnia Wzór Umowy UMOWA NR.. zawarta w dniu roku w Falentach pomiędzy: Instytutem Technologiczno Przyrodniczym w Falentach Al. Hrabska Raszyn NIP: REGON: reprezentowanym przez: Dyrektora Instytutu Technologiczno-Przyrodniczego dr Romana Wacława Strobla zwanym dalej Zamawiającym a: NIP:.. REGON:.. reprezentowaną przez: zwanym dalej Wykonawcą W wyniku postępowania o udzielenie zamówienia, do którego nie stosuje się przepisów Ustawy o nazwie Świadczenie usług w zakresie rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych na trasach międzynarodowych oraz rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych poza granicami Polski dla pracowników Instytutu Technologiczno Przyrodniczego z Falent, Warszawy, Krakowa, Wrocławia, Poznania, Bydgoszczy i Elbląga, przeprowadzonego w trybie rozeznania rynku została zawarta umowa o następującej treści: Przedmiot umowy: Zamawiający powierza a Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi wyszukiwania dogodnych połączeń, dokonywania rezerwacji, wystawiania i sukcesywnej sprzedaży biletów lotniczych (linii rejsowych oraz tanich linii lotniczych) na trasach europejskich i pozaeuropejskich wraz z ich dostarczaniem bez dodatkowych opłat do siedziby Zamawiającego w Falentach oraz ośrodków zamiejscowych Zamawiającego w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Poznaniu, Bydgoszczy i Elblągu, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym oraz rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych poza granicami Polski, w standardzie 3 lub 4 gwiazdkowym albo wskazanych przez zamawiającego. 2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z Jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. 1

2 Istota umowy: Rezerwacja, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych oraz rezerwacja i zakup miejsc hotelowych na zasadach określonych w umowie następować będzie sukcesywnie, stosownie do potrzeb Zamawiającego, w okresie 1 roku od dnia podpisania umowy tj. od. do.., z zastrzeżeniem ust. 2 i Umowa wygasa w przypadku wyczerpania środków, o których mowa w 3 ust. 1 umowy. 3. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie niniejszej umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia niniejszej umowy, Zamawiający może odstąpić od niniejszej umowy w terminie 30 dni od powzięcia informacji o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia za wykonaną część umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się do organizacji trasy podróży z należytą starannością zapewniającą terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących Zamawiający przewiduje przeznaczyć maksymalną kwotę brutto.. zł (słownie brutto:., 00/100 groszy) na zakup biletów lotniczych na zagraniczne przeloty oraz rezerwacji i zakupów miejsc hotelowych. 2. Zamawiający zastrzega, że wartość rzeczywistych potrzeb może być mniejsza i w takim przypadku Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia, bowiem Wykonawcy przysługuje zapłata za faktycznie sprzedane Zamawiającemu bilety lotnicze i miejsca hotelowe. 3. Opłata transakcyjna za każdy wydany Zamawiającemu bilet lotniczy jest stałej wysokości i wynosi:.. zł (brutto), tj. netto: zł. 4. Opłata transakcyjna za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego jest stałej wysokości i wynosi:..zł (brutto), tj. netto:..zł. 5. Cena miejsca hotelowego ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (wg cennika) hotelu z uwzględnieniem..% upustu zgodnie z ofertą. Upust jest stały przez cały okres trwania umowy. 6. Ceny wymienione w ust. 3 obejmują wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, w szczególności rezerwacji i sprzedaży, dostawy, przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, pomocy wyboru wariantów połączenia, zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych /dot. wszelkiego rodzaju opłat/podatków lotniskowych/. 7. Łączna kwota zobowiązań z tytułu realizacji niniejszej umowy w okresie jej obowiązywania nie przekroczy kwoty określonej w ust Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Zamawiającego, gdy wartość wynagrodzenia Wykonawcy osiągnie kwotę 80% kwoty ustalonej. jako całkowite wynagrodzenie Wykonawcy przypadające z tytułu umowy. Dostawa przedmiotu umowy: Rezerwacja, sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych oraz rezerwacja i zakup miejsc hotelowych będzie realizowana zgodnie ze zgłaszanymi przez Zamawiającego dyspozycjami. Ustala się, że Zamawiający będzie składał zamówienie pisemnie (faksem lub pocztą elektroniczną), a w wyjątkowych sytuacjach telefonicznie, przekazując dane, o których mowa w ust Wykonawca zobowiązuje się do oferowania różnych wariantów połączenia z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie. 2

3 3. Wykonawca zapewni bilety najtańsze na rynku oferowane przez przewoźników na danej trasie dla danej klasy standardu przelotu, uwzględniając również ewentualne promocje i zniżki, w tym uzyskane przez Zamawiającego. 4. Zamawiający zgłasza Wykonawcy potrzebę rezerwacji i zakupu biletu podając: - liczbę biletów - termin podróży - klasę podróży - miejsce wylotu i przylotu Wymóg podania terminu, miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży nie dotyczy biletów lotniczych open. 5. Po złożeniu zapotrzebowania, o którym mowa w ust. 4, Wykonawca w ciągu 24 godzin przedstawi Zamawiającemu ofertę uwzględniającą wymagania ust. 2 i W przypadku zaistnienia pilnego wyjazdu, którego wcześniej nie można było przewidzieć, Wykonawca zobowiązuje się skrócić czas na złożenie oferty, o której mowa w ust. 5, jednak nie więcej niż do 12 godzin przed wymaganą przez Zamawiającego godziną wylotu. 7. W przypadkach uzasadnionych trasą podróży (połączenia wieloetapowe międzynarodowe) Wykonawca zobowiązuje się do wyszukania co najmniej 3 optymalnych dla Zamawiającego połączeń (najdogodniejszych i najtańszych) na danej trasie na jedno zlecenie Zamawiającego. 8. Zamawiający wybiera wariant przelotu i wydaje na piśmie (faksem lub drogą elektroniczną) dyspozycję obligującą Wykonawcę do rezerwacji wybranego połączenia. 9. Wykonawca dokonuje na tej podstawie natychmiast rezerwacji przelotu (przelotów) i potwierdza jej dokonanie na piśmie (drogą elektroniczna lub faksem) podając: - miejsce i termin wylotu i przylotu - klasę podróży - koszt przelotu 10. Zamawiający przesyłając pisemne zlecenie zobowiązuje Wykonawcę do wystawienia zarezerwowanego biletu (biletów) na rzecz Zamawiającego lub osoby przez niego wskazanej, chyba że co innego wynika z treści zlecenia. 11. Zgłoszenia wyszukania połączeń oraz rezerwacji biletu, o których mowa w ust. 4, może dokonać pracownik Zamawiającego nie wymieniony w Do udzielenia zlecenia wykupienia zarezerwowanego biletu upoważniony jest wyznaczony w 11 pełnomocnik Zamawiającego. 13. Wykonawca dostarczy bilet (bilety) nieodpłatnie, jednak nie później niż 36 godzin przed terminem planowanej podróży. Dostawa musi się odbyć w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w określonym terminie. 14. W razie zaistnienia konieczności pilnych wyjazdów Wykonawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań do zaaranżowania trasy podróży w sposób, który zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących. W takich sytuacjach Wykonawca, zgodnie z decyzją Zamawiającego, dostarczy bilet w wyznaczone miejsce, jednak nie później niż w ciągu 6 godzin licząc od złożenia zapotrzebowania, z zastrzeżeniem sytuacji, o której mowa w ust. 6 niniejszego paragrafu. 15. W sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć Zamawiający może: - odwołać rezerwację, ale nie później niż 24 godzin przed planowanym odlotem. - zmienić trasę lub/i termin podróży, ale nie później niż 24 godziny przed planowanym odlotem. 16. Jeżeli zmiana trasy i rezerwacji wiązać się będzie z rekalkulacją ceny biletu, Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania udokumentowanej różnicy w cenie. Poza różnicą w cenie biletu, Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie służy Mu dodatkowe wynagrodzenie. 17. Wraz z wynagrodzeniem, za każdą wykupioną na zlecenie Zamawiającego rezerwację i dostarczone potwierdzenie rezerwacji, Zamawiający zapłaci Wykonawcy cenę miejsca hotelowego i wszelkie inne koszty związane z wystawieniem i dostarczeniem do Zamawiającego potwierdzenia rezerwacji, powtarzaniem czynności rezerwacji, 3

4 dokonywaniem zmian w rezerwacji, rezygnacją z rezerwacji, reklamacją oraz wszelkimi innymi działaniami interwencyjnymi związanymi z obsługą noclegów. Warunki płatności Należność za każdy wydany bilet lub miejsca hotelowe uregulowana będzie przelewem na konto Wykonawcy w nr... w ciągu 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. Faktura musi zawierać m. in.: 1) trasę przelotu, 2) cenę biletu wg taryfy przewoźnika, 3) zastosowany upust, 4) opłatę transakcyjną, 5) nazwisko pasażera. 2. Za datę dokonania płatności strony uznają datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 3. Każda ze stron umowy ponosi koszty obsługi banku, w którym posiada rachunek. Należyte wykonanie umowy: Wykonawca oraz Zamawiający, każdy w swoim zakresie, dołożą niezbędnej staranności przy realizacji niniejszej umowy, wzajemnie informując się o wynikłych problemach. 1. Zamawiający deklaruje się do składania zleceń w terminie możliwie najdłuższym przed mającą się odbyć podróżą, pozwalającym na stosowanie najbardziej korzystnych stawek. 2. Wykonawca nie będzie pobierał opłat w przypadku zmian w rezerwacjach do momentu wystawienia biletu oraz anulowania biletu/biletów w dniu ich wystawienia. 3. Wykonawca przyjmie zwrot biletu w przypadku odwołania wyjazdu oraz zwróci część kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej. 4. Wykonawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za zmianę lub odwołanie lotu zarezerwowanego u przewoźnika low cost airlines. 5. Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nienależytego jej wykonywania przez Wykonawcę, a także gdy Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności i wszczęte zostało wobec niego postępowanie likwidacyjne, postępowanie upadłościowe bądź postępowanie naprawcze. 6. Przez nienależyte wykonanie, o którym mowa w ust. 6, należy rozumieć: a) dwukrotne nie wystawienie i nie dostarczenie biletu w terminie, o którym mowa w 4 ust. 13 lub nie przedstawienie oferty w terminie, o którym mowa w 4 ust. 5, w okresie objętym umową, b) czterokrotne wystąpienie sytuacji, o której mowa w 7 ust. 1, w okresie objętym umową, c) dwukrotne dostarczenie biletu z nieaktualną rezerwacją miejsca (np. brak miejsca samolocie) uniemożliwiającą odbycie podróży w planowanym terminie w okresie trwania umowy. 4

5 Kary umowne: W razie udowodnienia przez Zamawiającego istnienia wariantu podróży za cenę niższą niż oferowana przez Wykonawcę, Wykonawca pokryje różnicę w cenie biletu lub biletów, gdy jednorazowe zamówienie dotyczyło więcej niż jednego biletu. 2. W przypadku trzykrotnego wystąpienia w okresie obowiązywania umowy sytuacji, o której mowa w ust. 1, Wykonawca zapłaci dodatkowo karę umowną w wysokości 20% wartości wszystkich biletów, których sytuacja taka dotyczy. 3. W przypadku wystąpienia zwłoki w terminie dostarczenia biletu uzgodnionym przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 5% wartości żądanego biletu lotniczego za każdy dzień zwłoki. 4. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego z przyczyn wskazanych w 6 ust. 6 i 7 umowy, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości ,00 zł (słownie złotych: dziesięć tysięcy zero groszy). 5. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego zastrzeżone kary umowne. 6. Wykonawca wyraża zgodę na pomniejszenie przez Zamawiającego kwoty należnej z faktur na poczet uregulowania kar umownych, o których mowa w ust. 2, 4 i W razie braku środków na pokrycie należnej Zamawiającemu kary umownej, Wykonawca zobowiązuje się do dobrowolnego jej zapłacenia w terminie 14 dni od daty wezwania do zapłaty przez Zamawiającego. Odsetki umowne 8. Odsetki za opóźnienie w wykonaniu płatności za przedmiot umowy i kary umownej ustala się w wysokości odsetek ustawowych. Rozstrzyganie sporów: 9. Wszelkie ewentualne spory powstałe w wyniku wykonywania niniejszej umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie Sądu miejscowo właściwego dla siedziby Instytutu Technologiczno-Przyrodniczego z siedzibą w Falentach. Dopuszczalne zmiany umowy Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian w umowie po jej zawarciu, pod warunkiem podpisania aneksu zaakceptowanego przez obie Strony. 2. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, innych niż te które zostały przez Zamawiającego przewidziane w zapytaniu ofertowym. 3. Zmiany, o których mowa w ust. 1 i 2 nie mogą wykraczać poza określenie przedmiotu zamówienia zawartego w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego z dnia Zamawiający dopuszcza: 1) aktualizację danych Wykonawcy i Zamawiającego, wynikających w szczególności z zmiany nazwy, siedziby, zmiany formy prawnej itp.; 5

6 2) zmianę terminów realizacji zamówienia z przyczyn niezależnych od Wykonawcy lub Zamawiającego, które to przyczyny każda ze Stron musi udokumentować. Postanowienia końcowe: 11. W celu sprawnego wykonania niniejszej umowy, dla bieżących kontaktów stron niniejszej umowy ustanawia się pełnomocników: Dla Zamawiającego: Pełnomocnik:.. Dla Wykonawcy: Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody Zamawiającego powstałe w wyniku nie zrealizowania usługi z powodu okoliczności niezależnych od Wykonawcy, takich jak działanie siły wyższej, przyczyna leżąca po stronie przewoźnika, wojna, strajk itp. 13. Strony umowy zobowiązują się, że wszelkie dane i informacje uzyskane w związku z wykonaniem niniejszej umowy na temat stanu, organizacji i interesów drugiej strony nie zostaną ujawnione, udostępnione lub upublicznione ani w części, ani w całości, o ile nie wynika to z niniejszej umowy lub nie służy jej realizacji Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo lotnicze. 3. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy, dwa egz. dla Zamawiającego. 4. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie strony. 5. Załącznik do umowy: - załącznik nr 1 (kopia oferty), stanowiący integralną część umowy. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY 6