Załącznik nr 6.2 UMOWA NR WOK/.../12 na organizację zakwaterowania w podróŝach słuŝbowych zagranicznych dla pracowników Urzędu Miejskiego Wrocławia.

Transkrypt

1 Załącznik nr 6.2 UMOWA NR WOK/.../12 na organizację zakwaterowania w podróŝach słuŝbowych zagranicznych dla pracowników Urzędu Miejskiego Wrocławia. zawarta w dniu roku we Wrocławiu pomiędzy: GMINĄ WROCŁAW z siedzibą we Wrocławiu, pl. Nowy Targ 1-8, Wrocław NIP , reprezentowaną przez Pana Włodzimierza Patalasa Sekretarza Miasta Wrocławia, przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta Wrocławia zwaną dalej Zamawiającym, a... z siedzibą w... NIP... reprezentowanym przez... zwanym dalej Wykonawcą zwanymi dalej łącznie Stronami. Niniejszą umowę zawarto w wyniku przeprowadzenia przetargu nieograniczonego (ZP/.../.../2012/WOK) zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn. zm.). 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest organizacja zakwaterowania w podróŝach słuŝbowych zagranicznych dla pracowników Urzędu Miejskiego Wrocławia. 2. Zakres usługi, o której mowa w pkt. 1 powyŝej w szczególności obejmuje rezerwację miejsca noclegowego w podróŝach słuŝbowych zagranicznych zgodnie z poleceniem Zamawiającego. 3. Do obowiązków Wykonawcy naleŝy takŝe: 1

2 a) zagwarantowanie moŝliwości całodobowej rezerwacji noclegów, jej zmiany lub odwołania. Zamawiający dopuszcza moŝliwość rezerwacji, jej zmiany i odwołania rezerwacji za pomocą systemu rezerwacji on-line; b) zagwarantowanie dostępności telefonicznej pracownika Wykonawcy w dniach i godzinach pracy Zamawiającego oraz wyznaczonego pracownika do obsługi rezerwacji Sekretariatu Prezydenta, sekretariatów Wiceprezydentów, Skarbnika Miasta oraz sekretariatu Sekretarza Miasta w godzinach od 7:30 do 20:00 od poniedziałku do piątku; c) zagwarantowanie moŝliwości anulowania bez ponoszenia kosztów (związanych z dokonaniem rezerwacji) przez Zamawiającego rezerwacji noclegu, zmiany terminu (data i/lub godzina) rezerwacji, danych osoby korzystającej z noclegu, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niŝ na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podroŝy. 4. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania rezerwacji miejsca noclegowego zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówienia przekazanego Wykonawcy na piśmie, faksem, pocztą elektroniczną lub telefonicznie określającego datę, godzinę oraz miejsce docelowe podróŝy, w którym ma nastąpić nocleg. 5. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu co najmniej dwa róŝne warianty zakwaterowania z uwzględnieniem najkorzystniejszych cen i promocji oraz w kwocie nie większej niŝ limit środków na nocleg określony dla kaŝdego Państwa docelowego podróŝy w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju (DzU Nr 236, poz. 1991). 6. W wyjątkowych przypadkach gdy zamówienie składane będzie przez Sekretariat Prezydenta, Wiceprezydentów, Skarbnika Miasta lub Sekretarza Miasta, limit środków na nocleg, o którym mowa w ust. powyŝej moŝe być zwiększony. 7. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do przedstawienia w postaci elektronicznej Zamawiającemu wariantów zakwaterowania w czasie nie dłuŝszym niŝ sześć godzin od momentu złoŝenia przez Zamawiającego zamówienia. 8. Do obowiązków Wykonawcy naleŝy takŝe telefoniczne potwierdzanie kaŝdego zamówienia w Wydziale Organizacyjnym i Kadr pod numerem telefonu wskazanym w umowie pod kątem zgody na wyjazd, a w przypadku zamówienia przekraczającego limit środków na nocleg, takŝe potwierdzenie uzyskania zgody na zwiększenie limitu. 9. Brak potwierdzenia, o którym mowa w ust. 8. powyŝej, moŝe skutkować niewypłaceniem przez Zamawiającego wynagrodzenia za realizację zamówienia. 10. Wykonawca zobowiązany jest ponadto dokonać rezerwacji z uwzględnieniem promocji obowiązujących w dniu dokonania rezerwacji. 2

3 11. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu potwierdzenie dokonania rezerwacji w terminie określanym przy kaŝdym zamówieniu do miejsca ustalonego kaŝdorazowo przez Strony. 12. Wykonawca w dniu poprzedzającym dostarczenie potwierdzenia rezerwacji, jest zobowiązany potwierdzić telefonicznie, faksem lub za pomocą poczty elektronicznej, Ŝe dostawa zostanie dokonana; chyba, Ŝe dostawa ma nastąpić tego sama dnia co zamówienie 13. W sytuacjach nie dających się przewidzieć, Zamawiający moŝe odwołać rezerwację, zmienić rezerwację lub termin podróŝy, najpóźniej 24 godziny przed planowanym wyjazdem. JeŜeli zmiana terminu podróŝy i rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością rekalkulacji wartości zamówienia, Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania udokumentowanej róŝnicy w cenie. 14. Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego o wszelkich zmianach dotyczących dokonanych rezerwacji. 15. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia moŝliwości całodobowego kontaktu pracownika Zamawiającego z pracownikiem Wykonawcy za pośrednictwem linii telefonicznej przez cały okres trwania podróŝy zagranicznej. 16. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do hoteli, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących noclegów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku anulacji rezerwacji ze względów losowych. 2 Termin realizacji przedmiotu umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy określonego w 1 w terminie do dwunastu miesięcy licząc od dnia podpisania umowy. 2. Umowa automatycznie wygasa w przypadku wyczerpania środków, o których mowa w 3 ust W przypadku naruszenia postanowień umowy przez Wykonawcę, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym oraz do kary umownej określonej w 5 w wysokości poniesionej szkody. 3 Wynagrodzenie 1. Na wynagrodzenie Wykonawcy składają się poniŝsze elementy cenotwórcze: - wysokość opłaty za rezerwację miejsca noclegowego za granicą netto...złotych (słownie:...) 3

4 stawka podatku VAT...%, o wartości... zł.; wysokość opłaty za rezerwację miejsca noclegowego za granicą brutto...złotych (słownie:...) 2. Wysokość pozostałych opłat takich jak opłata za zmianę czy odwołanie rezerwacji określa Cennik stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 3. Wartość dokonanej rezerwacji ustalana będzie kaŝdorazowo na podstawie ofert hoteli. 4. Wynagrodzenie za kaŝdą dokonaną rezerwację obejmuje wartość noclegu i wszelkie opłaty związane z jego wystawieniem, rezerwacją, zmianą rezerwacji, anulowaniem rezerwacji, reklamacją oraz wszelkimi innymi działaniami interwencyjnymi dotyczącymi obsługi zakwaterowania. 5. Całkowitym wynagrodzeniem Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy będzie suma wszystkich wypłaconych Wykonawcy środków pienięŝnych za realizację poszczególnych zamówień. 6. Maksymalne wynagrodzenie naleŝne Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy nie przekroczy kwoty...zł brutto (słownie:... zł brutto). 7. Zamawiający zastrzega, Ŝe wartość jego rzeczywistych potrzeb wynikających z realizacji przedmiotu umowy moŝe być mniejsza niŝ kwota określona w ust. 6 i w takim wypadku Wykonawcy nie będą przysługiwać Ŝadne roszczenia. 8. Elementy cenotwórcze określone w ust. 1 będą niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy. 9. Wynagrodzenie wypłacone zgodnie z elementami cenotwórczymi określonymi w ust. 1 będzie płatne przelewem na konto bankowe Wykonawcy wskazane na fakturze, po wykonaniu przedmiotu zamówienia i wystawieniu przez Wykonawcę faktury. 10. Faktura, o której mowa w ust. 9 powyŝej, zostanie wystawiona przez Wykonawcę zgodnie z poniŝszymi danymi: GMINA WROCŁAW pl. Nowy Targ Wrocław NIP: Faktura, poza wymogami księgowymi, powinna zawierać: - cenę noclegu, - ilość noclegów, - nazwisko osoby zakwaterowanej. 12. Termin płatności powinien wynosić: - dla kwoty nie przekraczającej 1000,00 zł 14 dni; - dla kwoty powyŝej 1000,00 zł 30 dni; od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. 13. Strony ustalają, Ŝe faktura zostanie dostarczona do siedziby Zamawiającego na poniŝszy adres: Wydział Organizacyjny i Kadr 4

5 pl. Nowy Targ Wrocław lub w inne miejsce ustalone indywidualnie. 14. Za termin dokonania płatności uwaŝa się datę obciąŝenia rachunku bankowego Zamawiającego. 4 Nadzór 1. Ze strony Zamawiającego osobą odpowiedzialną za kontakty i podejmowane uzgodnienia będzie... pracownik Wydziału Organizacyjnego i Kadr dostępny w godzinach pracy Zamawiającego pod nr tel Ze strony Wykonawcy osobą odpowiedzialną za kontakty i nadzór nad prawidłowym wykonaniem przedmiotu umowy będzie Kary Umowne 1. W razie niewykonania zamówienia przez Wykonawcę, w terminie ustalonym kaŝdorazowo między stronami, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wartości poszczególnego zamówienia. 2. Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich dodatkowych kosztów związanych z zakwaterowaniem poniesionych przez Zamawiającego z winy Wykonawcy. 3. Za odstąpienie od wykonania przedmiotu umowy z przyczyn leŝących po stronie Wykonawcy, Zamawiający otrzyma odstępne w wysokości 5 % kwoty wynagrodzenia brutto, o której mowa w 3 ust Zamawiający moŝe dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyŝszającego karę umowną. 5. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy w wypadku, gdy Zamawiający odmawia bez uzasadnionej przyczyny odbioru przedmiotu umowy. 6 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej zatwierdzonej podpisami obu stron, pod rygorem niewaŝności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223 poz z dnia z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.). 5

6 3. Spory mogące wyniknąć przy wykonywaniu umowy, Strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze wzajemnych uzgodnień, a w przypadku braku moŝliwości rozstrzygnięcia sporu w tym trybie w terminie 30 dni, spór poddany zostanie rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4. Wykonawca nie moŝe powierzyć wykonania umowy innej osobie bez zgody Zamawiającego. 5. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego raŝących uchybień w trakcie wykonywania przedmiotu umowy przez Wykonawcę, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym, bez prawa Wykonawcy do odszkodowania Umowę zawarto w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz otrzymuje Wykonawca, a trzy egzemplarze Zamawiający Integralną część niniejszej umowy stanowią następujące załączniki: - Formularz ofertowy Załącznik nr 1 - Szczegółowy cennik usług Załącznik nr 2 Niniejszą umowę sprawdzono pod względem legalności, celowości i gospodarności. Wykonawca Zamawiający 6