Monitorowanie i raportowanie. Zarządzanie drukowaniem. Zarządzanie skanowaniem YSOFT SAFEQ 5. Chmura prywatna. Zabezpieczenia i zarządzanie dostępem

Transkrypt

1 Monitorowanie i raportowanie Zarządzanie drukowaniem Zarządzanie skanowaniem YSOFT SAFEQ 5 Chmura prywatna Zabezpieczenia i zarządzanie dostępem

2 Kluczowe korzyści

3 Oszczędność Bezpieczeństwo Wydajność Ekologia

4 Oszczędność Dzięki systemowi YSoft SafeQ oszczędzasz średnio 30% na kosztach drukowania

5 Optymalizacja środowiska drukowania Kompleksowe raporty pomagają zoptymalizować użycie i zmniejszyć koszty w całej organizacji. Eliminacja niepotrzebnych wydruków Automatyczne i przyjazne dla użytkownika kontrolki zmniejszają całkowitą liczbę wydruków. Wymuszanie ekonomicznego drukowania Drukowanie oparte na regułach pozwala kontrolować, czy wydruki są kolorowe, czy czarno-białe, jednostronne, czy dwustronne.

6 Bezpieczeństwo Wysoki stopień zabezpieczenia dokumentów to istotna część rozwiązania YSoft SafeQ

7 Kontrolowanie Monitorowanie Ochrona praw dostępu każdego wydruku, bezpieczeństwa i skanu kopii dokumentów Bez uwierzytelnienia użytkownika nie można wykonywać żadnych wydruków, kopii ani skanów. Możesz zdefiniować prawa drukowania/kopio wania/skanowania dla użytkowników, działów lub ról na podstawie indywidualnych obowiązków służbowych. Każda operacja jest monitorowana i zapisywana na potrzeby późniejszego raportowania i analizy.

8 Wydajność System YSoft SafeQ zwiększa produktywność pracowników i wydajność procesów korporacyjnych

9 Print Roaming Użytkownicy mogą odbierać swoje wydruki na dowolnej drukarce w organizacji bez ograniczeń geograficznych. Drukowanie mobilne Użytkownicy mogą wysyłać do wydruku pliki w popularnych formatach (Word, Excel, PDF, JPEG itd.) ze swoich smartfonów lub innych urządzeń przenośnych i odbierać je później na dowolnej drukarce w organizacji. Zarządzanie skanowaniem Skanuj do poczty jednym kliknięciem. Możesz także tworzyć przepływy pracy skanowania, które upraszczają codzienne zadania skanowania (np. przetwarzanie faktur).

10 Ekologia System YSoft SafeQ pomaga zmniejszyć zużycie zasobów naturalnych i chroni środowisko

11 Zmniejszenie zużycia papieru i energii System YSoft SafeQ pomaga zmniejszyć zużycie papieru, tonera i energii. Śledzenie oszczędności ekologicznych Raporty ekologiczne pokazują osiągnięte przez firmę oszczędności dotyczące środowiska naturalnego w przeliczeniu m.in. na liczbę uratowanych drzew oraz ilość zaoszczędzonej energii. Statystyka Statystyki oszczędności poczynionych w ciągu roku pozwalające płacić niższe podatki.

12 Podstawowa architektura

13 Serwer centralny Rozszerza standardowe funkcje każdej drukarki Analizuje każdy wydruk, skan oraz kopię i stosuje skonfigurowane reguły Zapisuje każda operację drukowania, kopiowania i skanowania Zasadnicza koncepcja tego oprogramowania polega na tym, że jest ono wirtualne. Oprogramowanie nie jest częścią poszczególnych drukarek jest to aplikacja serwerowa.

14 Funkcje systemu YSoft SafeQ Zabezpieczenia i zarządzanie dostępem

15 Zabezpieczenia Ochrona dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem. Autoryzacja użytkowników na drukarce za pomocą karty, kodu PIN, nazwy użytkownika i hasła bądź kombinacji tych metod. Monitorowanie informacji kto, co i kiedy każdego wydruku, kopii i skanu. Zarządzanie dostępem Przypisywanie praw do drukowania, kopiowania i skanowania każdemu użytkownikowi zgodnie z potrzebami. Zezwalanie na drukowanie w kolorze tylko tym pracownikom, którzy tego potrzebują. Przydzielanie praw dostępu do interfejsu internetowego zgodnie z obowiązkami służbowymi użytkownika. Pełne prawa dostępu dla administratora.

16 Terminale systemu YSoft SafeQ umożliwiają identyfikację użytkowników i łatwy dostęp do ich zadań drukowania, a także zapewniają wysoki poziom zabezpieczeń dokumentów Użytkownicy mogą uwierzytelniać się za pomocą kodu PIN, karty identyfikacyjnej, nazwy użytkownika i hasła lub kombinacji tych metod. Użytkownicy mogą z łatwością przypisać nową kartę, wprowadzając kod PUK lub nazwę użytkownika i hasło na drukarce.

17 Terminal UltraLight Terminal Professional Wbudowany terminal Ekonomiczny terminal dla urządzeń wielofunkcyjnych i małych drukarek sieciowych na potrzeby codziennego drukowania, kopiowania i skanowania w biurze. Ulepszone funkcje zwiększają produktywność i wygodę. Umożliwia użytkownikom zarządzanie zadaniami drukowania na drukarce drukowanie, ponowne drukowanie, anulowanie, oznaczanie jako ulubione, kopiowanie, skanowanie. Rozwiązanie z wieloma funkcjami zintegrowane bezpośrednio z panelem interfejsu użytkownika urządzenia wielofunkcyjnego. Obsługuje możliwość urządzenia wielofunkcyjnego do jednoczesnego wykonywania wielu operacji oraz zaawansowane funkcje zarządzania skanowaniem systemu YSoft SafeQ.

18 Dostęp kontrolowany za pomocą praw dostępu na podstawie użytkownika, roli lub działu. Można ustawić prawa dostępu do interfejsu internetowego, drukarek lub określonych funkcji drukarek (kopiowanie, skanowanie, drukowanie).

19 Funkcje systemu YSoft SafeQ Zarządzanie drukowaniem

20 Kolejki wydruku Zwiększenie bezpieczeństwa poufnych dokumentów. Umożliwienie członkom działów lub grup roboczych udostępniania zadań drukowania przy użyciu kolejek udostępnionych. Kierowanie zadań drukowania na dowolną drukarkę gdziekolwiek w firmie. Zarządzanie zadaniami Przechowywanie często używanych dokumentów jako ulubionych zadań, które można wydrukować jednym kliknięciem. Wybieranie zadań do ponownego wydrukowania bezpośrednio na panelu urządzenia wielofunkcyjnego. Łatwe usuwanie niepotrzebnych dokumentów z kolejek wydruku.

21 Drukowanie oparte na regułach Wymuszanie drukowania dużych dokumentów tylko na drukarkach ekonomicznych. Wymuszanie drukowania wiadomości tylko w formacie czarno-białym. Drukowanie mobilne Wysyłanie zadania drukowania z urządzenia przenośnego za pośrednictwem interfejsu internetowego systemu YSoft SafeQ lub poczty . Obsługa wielu formatów. Lepsze zabezpieczanie dokumentów poufnych dzięki automatycznym znakom wodnym z nazwiskami użytkowników.

22 System YSoft SafeQ zarządza wszystkimi zadaniami drukowania za pośrednictwem własnej kolejki drukowania, z kilkoma typami kolejek obsługujących konkretne funkcje Bezpośrednia kolejka drukowania Zabezpieczona kolejka drukowania (Print Roaming) Udostępniona kolejka drukowania Asystent

23 Funkcja Print Roaming systemu YSoft SafeQ umożliwia użytkownikom drukowanie dokumentów na dowolnej drukarce w sieci po uwierzytelnieniu

24 Użytkownicy mogą zarządzać swoimi zadaniami drukowania bezpośrednio na terminalu systemu YSoft SafeQ Informacje o dokumencie i podgląd Usuwanie, drukowanie, ponowne drukowanie, ulubione, skanowanie, kody rozliczeniowe

25 Drukowanie oparte na regułach umożliwia zdefiniowanie zestawu reguł do zarządzania zadaniami na podstawie warunków i akcji oraz powiadamianie użytkownika

26 Kreator pozwala na szybkie i łatwe zdefiniowanie każdej reguły za pomocą ustawień warunków, akcji i powiadomień

27 Warunek Akcja Powiadomienie Jeśli użytkownik jest <użytkownik, rola> Jeśli drukarka jest <urządzenie, w grupie, model drukarki> Jeśli tytuł zadania <zawiera tekst> Jeśli zadanie zostało wysłane do <bezpośredniej, zabezpieczonej, udostępnionej, automatycznej, [nazwanej]> kolejki Jeśli zadanie jest <włączone, wyłączone> <PCL, PostScript, PDF, Prescribe, RPCS, CPCA, inny/nierozpoznany tag> Jeśli rozmiar zadania jest <większy niż, równy, mniejszy niż, pomiędzy> <x> <kb, Mb, Gb> Bieżący stan zadania to <odebrane/zbuforowane/w toku/wydrukowane/błąd/usunięte itd.> Jeśli zadanie zawiera <więcej niż, równo, mniej niż, pomiędzy> <x> [<wszystkie,czarno-białe, kolorowe>] stron [o rozmiarze papieru <duży, mały>] Jeśli całkowita liczba [wydrukowanych, skopiowanych] [czarnobiałych, kolorowych, A3, A4, wszystkich] stron <użytkownika, właściciela zadania> w ciągu <bieżącego dnia, tygodnia, miesiąca, roku> jest <większa niż, mniejsza niż, równa, pomiędzy> <x> Jeśli bieżący <dzień tygodnia/dzień miesiąca> jest <przed/dokładnie/po/między/w nazwanym okresie> <x> Jeśli całkowita liczba stron <urządzenia> jest <większa niż, równa, mniejsza niż, pomiędzy> <x> przekonwertuj zadanie na [skalę szarości, wydruk dwustronny] zmień liczbę kopii dodaj znak wodny zawierający <tekst ze zmiennymi> przy użyciu <ustawienia czcionki> w położeniu <po lewej, po prawej,u góry, na dole, pośrodku> dodaj/zmodyfikuj <zdefiniowany> nagłówek PJL umieść zadanie ponownie w kolejce <nazwa> odrzuć wydruk/sesję kopiowania (uwierzytelnienie) wymuś czarno-białą sesję kopiowania (odmów kopiowania w kolorze) wyślij <dostosowaną> wiadomość do [użytkowników z rolą, użytkowników w centrach kosztów, użytkowników z listy, właściciela zadania/sesji} przy użyciu <adres >

28 Za pomocą serwera drukowania mobilnego można wysyłać zadania do systemu YSoft SafeQ za pośrednictwem smartfona lub przesyłać je przy użyciu interfejsu internetowego system YSoft SafeQ automatycznie konwertuje te zadania do formatów, które można drukować Pocztą do wydruku Przez Internet do wydruku Obsługuje wiele formatów:.doc,.docx,.xls,.xlsx,.ppt,.pptx,.odp,.ods,.odt,.html,.htm,.mhtml,.jpg,.jpeg,.png,.txt,.pdf Nie jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie do konwersji na format przeznaczony do wydruku

29 Funkcje systemu YSoft SafeQ Monitorowanie i raportowanie

30 Monitorowanie Monitorowanie wszystkich operacji drukowania, kopiowania i skanowania na wszystkich urządzeniach wielofunkcyjnych i małych drukarkach sieciowych. Szczegółowe i dokładne księgowanie zgodnie z określonym typem urządzenia wielofunkcyjnego/drukarki. Wielopoziomowe kody rozliczeniowe Raportowanie Kompleksowe raporty zawierają informacje o wszystkich operacjach wykonanych w całym środowisku drukowania. Raporty standardowe, niestandardowe i ekologiczne dostarczają dokładnie tych informacji, które są potrzebne. Raporty automatyczne mogą być generowane w zdefiniowanych przedziałach czasu i eksportowane do formatu.xml,.xls lub.pdf. Kody rozliczeniowe umożliwiają księgowanie i raportowanie kosztów według projektu Obsługa wielu poziomów projektu Kody rozliczeniowe można przypisać do użytkownika lub centrum kosztów

31 Internetowy pulpit nawigacyjny systemu YSoft SafeQ prezentuje istotne informacje dotyczące zarządzania systemem i monitorowania Konfiguracja za pomocą widgetów Tryb kompaktowy Wybór układów

32 Monitorowanie dostępu Monitorowanie uwierzytelniania użytkowników na drukarkach i w interfejsie internetowym systemu YSoft SafeQ. Monitorowanie operacji Śledzenie informacji kto/kiedy/co dla każdej wydruku, włącznie z podglądem zadań i tworzeniem kopii zapasowych dokumentów. Monitorowanie systemu Monitorowanie całego systemu drukarek, terminali i usług.

33 System YSoft SafeQ zapewnia różne typy księgowania w zależności od możliwości konkretnej drukarki Księgowanie lokalne/offline Księgowanie online Księgowanie natywne Pokrycie tonerem

34 Księgowanie lokalne/offline Stosowane, jeśli drukarka nie obsługuje monitorowania natywnego ani online. Zadania drukowania są księgowane natychmiast po wysłaniu na drukarkę, niezależnie od tego, czy wydruki zostały wykonane. Księgowanie natywne Gdy użytkownik się zaloguje, wszystkie operacje są monitorowane, a informacje o nich są zapisywane na drukarce. Gdy użytkownik się wyloguje, drukarka przesyła te informacje na serwer YSoft SafeQ. Księgowanie online System YSoft SafeQ komunikuje się bezpośrednio z drukarką za pomocą protokołu SNMP i księguje dokładną liczbę wydrukowanych stron. Pokrycie tonerem Wykonywana jest analiza pokrycia tonerem na każdej stronie zadania drukowania.

35 System YSoft SafeQ oferuje wstępnie zdefiniowane raporty, które dostarczają informacji według użytkownika, drukarki, centrum kosztów lub kodu rozliczeniowego

36 System YSoft SafeQ pozwala na stosowanie ustawień filtra w celu utworzenia raportów niestandardowych

37 Raporty zarządzania dostarczają pełnych informacji za pomocą jednego kliknięcia i są specjalnie dostosowane do potrzeb kierownictwa wyższego szczebla

38 Raporty ekologiczne dostarczają informacji o tym, w jaki sposób użytkowanie systemu YSoft SafeQ pozytywnie wpływa na środowisko Oszczędności w przeliczeniu na CO2, wodę, drzewa i energię

39 Śledzenie kosztów drukowania projektów i podprojektów za pomocą wielopoziomowych kodów rozliczeniowych systemu YSoft SafeQ Śledzenie wielu poziomów projektów Importowanie projektów z plików CSV Przypisywanie projektów do konkretnych użytkowników lub centrów kosztów

40 Funkcje systemu YSoft SafeQ Zarządzanie skanowaniem

41 Rozwiązanie YSoft SafeQ oprogramowanie + terminale umożliwia bezpieczne i łatwe skanowanie oraz dostarcza szczegółowych informacji na potrzeby raportów Skanowanie do poczty Skanowanie i wysyłanie na adres użytkownika jednym kliknięciem Skanowanie do folderu Skanowanie do folderu domowego użytkownika lub do innego wstępnie zdefiniowanego folderu Skanowanie do skryptu Tworzenie przepływów zadań skanowania zawierających operacje, które mają być automatycznie wykonywane przez aplikacje zewnętrzne

42 Dzięki wbudowanemu terminalowi systemu YSoft SafeQ skany mogą zawierać metadane Na przykład wszystkie skanowane faktury mogą zawierać numer VAT i kwotę całkowitą, a następnie te informacje mogą być przetwarzane w innych celach.

43 Funkcje systemu YSoft SafeQ Chmura prywatna

44 Technologia rozproszona Centralne zarządzanie całym środowiskiem drukowania Automatyczna dystrybucja ustawień konfiguracji i aktualizacji do wszystkich lokalizacji Równoważenie obciążenia i tryb pracy awaryjnej Wydajne i niezawodne usługi drukowania dzięki automatycznej dystrybucji obciążenia i klastrowania serwerów Umożliwia systemowi YSoft SafeQ zarządzanie milionami stron miesięcznie. Podczas drukowania system YSoft SafeQ automatycznie ustala, który serwer powinien przyjąć dane zadanie, aby optymalnie podzielić obciążenie pracą. Centralne raportowanie Automatyczne zbieranie informacji ze wszystkich oddziałów i biur organizacji Między centralą i oddziałami jest przesyłana tylko minimalna ilość wymaganych informacji, co pozwala zoptymalizować przepustowość/szybkość transmisji danych.

45 Centrum danych systemu YSoft SafeQ Administratorzy zarządzają całym środowiskiem drukowania przy użyciu interfejsu internetowego Administratorzy wykonują całą konfigurację tutaj ORS systemu YSoft SafeQ Instalowany w każdej lokalizacji Konfigurowany za pośrednictwem centrum danych

46 Gdy użytkownik uwierzytelnia się na terminalu, ORS wysyła zadanie na drukarkę Gdy użytkownik drukuje, zadanie jest wysyłane do ORS ORS zapisuje dane drukowania na serwerze i tworzy bilet zadania Bilet zadania zawiera login użytkownika, tytuł zadania drukowania, rozmiar, szczegółową liczbę stron Do centrum danych jest przesyłany tylko bilet zadania Centrum danych dodaje informacje uwierzytelnienia i odsyła go z powrotem

47 Gdy użytkownik drukuje, zadanie jest wysyłane do ORS Centrum danych obsługuje klaster aplikacji W przypadku awarii serwera pozostałe serwery w centrum danych przejmują wszystkie funkcje ORS ładuje dane uwierzytelnienia ze swojej pamięci podręcznej i drukuje zadanie Dane dotyczące drukowanego zadania są przechowywane w pamięci podręcznej Co się dzieje w przypadku awarii centrum danych? Co się dzieje w przypadku awarii sieci? Centrum danych przejmuje funkcje ORS do momentu naprawienia ORS

48 Jak działa funkcja Print Roaming w przedsiębiorstwie z wieloma lokalizacjami? Dalekie lokalizacje Bilet zadania jest pobierany, kiedy użytkownik loguje się na terminalu. Bliskie lokalizacje Bilet zadania jest natychmiast synchronizowany z pobliskimi serwerami i użytkownik może od razu odebrać wydruki. Gdy użytkownik uwierzytelni się na terminalu, aby wydrukować zadanie, zadanie to jest przesyłane z oryginalnego miejsca docelowego do bieżącego. Centralne raportowanie Informacje z biletu zadania są zapisywane w centralnej bazie danych. Centralna baza danych udostępnia informacje na potrzeby raportowania.

49 Funkcje systemu YSoft SafeQ Payment System

50 Aplikacja YSoft Payment System + system YSoft SafeQ to pełne rozwiązanie do płacenia za wydruki dla instytucji edukacyjnych, bibliotek publicznych i innych organizacji pobierających opłaty za usługi drukowania, kopiowania i skanowania. YSoft Payment System Autonomiczna aplikacja, która umożliwia użytkownikom doładowywanie ich kont Łatwa instalacja Łatwa integracja z systemem YSoft SafeQ, bramami płatności innych firm (np. usługą PayPal) lub istniejącymi systemami obsługi środków

51 Miejsce doładowywania z personelem Miejsce, w którym znajduje się obsługiwany przez pracownika komputer podłączony do sieci z dostępem do aplikacji Cash Desk i opcjonalnym czytnikiem kart USB Trzy metody doładowywania kont i możliwość łatwego dodania kolejnych YSoft Payment Machine Samoobsługowe urządzenie Payment Machine, zwykle ustawiane na korytarzu, które akceptuje monety i banknoty w wybranej walucie Brama usługi PayPal Korzystając z usługi PayPal, użytkownicy mogą doładować swoje konta za pomocą kont usługi PayPal lub kart kredytowych

52 Interfejs administracji aplikacji YSoft Payment System

53 Interfejs internetowy aplikacji YSoft Cash Desk

54 Zalety rozwiązania do płacenia za wydruki YSoft SafeQ: Studenci i pracownicy mogą deponować pieniądze na swoich kontach Studenci i pracownicy mogą używać tego samego konta ze środkami do drukowania, kopiowania i korzystania z innych usług w organizacji Monitorowanie kosztów drukowania, kopiowania i skanowania Konfigurowanie cen dla każdego typu zadań Konfigurowanie różnych cen wydruków dla pojedynczych użytkowników lub grup użytkowników Automatyczne regularne doładowywanie wybranych kont lub grup kont POWRÓT