YSoft SafeQ. Nowa definicja zarządzania drukowaniem

Transkrypt

1 YSoft SafeQ Nowa definicja zarządzania drukowaniem

2 Przegląd rozwiązania YSoft SafeQ YSoft SafeQ to kompleksowe rozwiązanie programowe w zakresie zarządzania drukowaniem, które pozwala przedsiębiorstwom obniżać koszty usług drukowania, a także zwiększać produktywność i bezpieczeństwo dokumentów. Możliwość śledzenia i rozliczania każdego wydruku, kopii i skanu oznacza dostęp do danych potrzebnych do poznania bieżących kosztów i zachowań pracowników dotyczących drukowania. Te narzędzia pomagają opracować i wymusić zasady drukowania, które wpłyną na obniżenie tych kosztów. Bezpieczne uwierzytelnianie redukuje ryzyko związane z dokumentami pozostawionymi w zasobniku wyjściowym lub odebranymi przez niewłaściwe osoby. Bezpieczne skanowanie dokumentów do wstępnie określonych lokalizacji zwiększa produktywność pracowników. Możliwa jest także obsługa bezpiecznego drukowania z urządzeń mobilnych, co sprzyja wyższej wydajności pracowników niezależnie od tego, gdzie się znajdują. W systemie YSoft SafeQ monitorowanie środowiska drukowania jest wyjątkowo łatwe. Kompleksowe raporty i centralny, obsługiwany w przeglądarce pulpit nawigacyjny upraszczają zarządzanie systemem. Podsumowanie komponentów Uwierzytelnianie Drukowanie oparte na regułach Print Roaming Drukowanie mobilne Zarządzanie skanowaniem Środki i rozliczenia Raportowanie Bezpieczny dostęp do urządzeń wielofunkcyjnych i dokumentów Autoryzacja użytkowników za pomocą karty, kodu PIN, nazwy użytkownika i hasła bądź kombinacji tych metod Ochrona przed nieautoryzowanymi użytkownikami Przypisywanie praw do drukowania, kopiowania i skanowania Oszczędności dzięki wymuszaniu zasad rządzących drukowaniem (czerń i biel zamiast kolorów, druk dwustronny zamiast jednostronnego, korzystanie z najbardziej ekonomicznej drukarki itp.) Powiadomienia, jeśli użytkownik nie stosuje się do zestawu reguł Bezpieczne drukowanie na dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym w środowisku drukowania Skalowalność odpowiednio do potrzeb biznesowych od jednego biura do wielu kontynentów Drukowanie zadań, gdy użytkownik się uwierzytelni Obsługa drukowania bezpośrednio z urządzeń Mac i z systemem ios; obsługa wysyłania zadań do urządzeń wielofunkcyjnych przez Internet i pocztę elektroniczną Drukowanie przez anonimowych gości Automatyczna konwersja formatów (JPG, PDF, DOC, PPT, XLS, PNG) Bezpieczne skanowanie jednym kliknięciem Skanowanie za pomocą skryptów do wiadomości , folderu domowego lub wcześniej wskazanej lokalizacji Integracja z istniejącymi procesami biznesowymi Konta indywidualne lub grupowe Cenniki i centra kosztów Obsługa płatności za usługi Predefiniowane i niestandardowe raporty zarządzania Raporty dla zarządu i ekologiczne Raporty CRS wykorzystujące kostki OLAP i analizy trendów długoterminowych

3 Pokonywanie wyzwań związanych z usługami drukowania Ograniczenie kosztów Jaka jest liczba wykonywanych wydruków, kopii i skanów oraz jakie są ich koszty? Print Roaming Drukowanie oparte na regułach Zarządzanie skanowaniem Raportowanie Zwiększenie produktywności Czy pracownicy efektywnie i wydajnie korzystają z urządzeń wielofunkcyjnych oraz drukarek sieciowych? Uwierzytelnianie Print Roaming Zarządzanie skanowaniem Drukowanie mobilne Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów Kto drukuje lub skanuje, jakie dokumenty i czy jest to bezpieczne? Uwierzytelnianie Zarządzanie skanowaniem Raportowanie Schemat przepływu zadań w systemie YSoft SafeQ Środki i rozliczenia Drukowanie oparte na regułach Uwierzytelnianie Zarządzanie skanowaniem Raportowanie Raportowanie Print Roaming Drukowanie mobilne

4 Przewodnik podejmowania decyzji w zakresie zarządzania drukowaniem Uwagi dotyczące ekonomii Jakie są przyjęte w organizacji zasady dotyczące korzystania z drukarek, kopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych? Jaki jest bieżący budżet na produkcję dokumentów? Czy to faktyczny budżet, czy po prostu bieżące koszty? Które usługi i którzy użytkownicy są odpowiedzialni za te koszty? Skąd wiadomo, czy wydruki i kopie tworzone przez pracowników są związane z ich zadaniami służbowymi, a nie ze sprawami prywatnymi? Jak zapobiegacie gromadzeniu zmarnowanego papieru w koszach obok drukarek i kopiarek? Jakie stosujecie zasady, aby zapobiec marnotrawieniu papieru podczas drukowania i kopiowania? Uwagi dotyczące wydajności Jak wygląda proces skanowania dokumentów? Jak użytkownicy odbierają swoje skany? Jak obsługujecie własny sprzęt użytkowników (BYOD), urządzenia mobilne, drukowanie zdalne i drukowanie przez gości? Uwagi dotyczące bezpieczeństwa Jakie są zasady korzystania z urządzeń wielofunkcyjnych? Co się dzieje z wydrukami, które nie są odbierane z drukarki? W jaki sposób zapewniane jest bezpieczeństwo dostarczania skanów i możliwość ich śledzenia? Jakie byłyby konsekwencje dla firmy, gdyby poufny dokument wpadł w niepowołane ręce? Uwagi dotyczące pionu IT Czy gdyby zdobycie niezbędnych kwalifikacji do pracy w systemie YSoft SafeQ wymagało tylko 10 minut na użytkownika, byłoby to akceptowalne? Czy wiecie, że możemy przeprowadzić dla Was instalację systemu YSoft SafeQ? Czy byłoby to wygodniejsze niż samodzielne instalowanie przez Was? W jaki sposób zarządzacie różnymi markami drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz sterownikami? Czy używacie kart identyfikacyjnych umożliwiających dostęp do budynków, korzystanie ze stołówki i do uwierzytelniania w innych celach? Jak planujecie obsługiwać przyszłe potrzeby organizacji w zakresie drukowania z uwzględnieniem rozwoju firmy, zwiększenia liczby pracowników i powiększenia powierzchni biurowych?

5 Współczesne wyzwania biznesowe Obniżenie kosztów o około 30% Dzięki optymalizacji środowiska drukowania związanej z wdrożeniem systemu YSoft SafeQ udało nam się obniżyć koszty drukowania, kopiowania i skanowania o około 30%. A ponieważ wymieniliśmy także nieefektywny, stary sprzęt na nowe urządzenia wielofunkcyjne, uzyskamy dodatkowe oszczędności w ciągu najbliższych pięciu lat. Tak znaczne obniżenie kosztów pozwala nam oczekiwać zwrotu nakładów inwestycyjnych w ciągu dwóch lat. Pavol Bonotka Česká pojištovna, a.s. (Czeska firma ubezpieczeniowa) Współczesne wyzwania biznesowe obejmują redukcję kosztów, zwiększenie produktywności i poprawienie bezpieczeństwa dokumentów. Stawienie im czoła jest szczególnie trudne w obszarze zarządzania usługami drukowania w przedsiębiorstwie. Czy wiesz: ile wydruków, kopii i skanów jest wykonywanych i jakie są ich koszty? kto drukuje, gdzie i czy są zachowane zasady bezpieczeństwa? czy pracownicy efektywnie i wydajnie korzystają z urządzeń wielofunkcyjnych? System YSoft SafeQ może pomóc odpowiedzieć na te pytania.

6 Skontaktuj się z nami Jako autoryzowany partner firmy Y Soft posiadamy certyfikację na projektowanie i wdrażanie rozwiązań, usług i pomocy technicznej dla systemu YSoft SafeQ Pierwsze kroki w celu wdrożenia systemu YSoft SafeQ są proste. 1. Kompleksowy przegląd wymagań klienta: Automatyczne sporządzenie dokumentu z wymaganiami klienta. 2. Demonstracja i przegląd rozwiązania opartego na systemie YSoft SafeQ: Wniosek o pokaz na żywo. 3. Weryfikacja koncepcji (zgodnie z wymaganiami): Testowe wdrożenie systemu YSoft SafeQ na 3 5 urządzeniach wielofunkcyjnych przez dwa tygodnie. 4. Przegląd proponowanego zakresu i ceny ofertowej: Przegląd wyceny, wskaźnika ROI i wymagań klienta. 5. Przegląd specyfikacji prac lub akceptacji klienta: Przegląd planu implementacji i kryteriów akceptacji. Y Soft Corporation, a.s. Technology Park, Technická 2948/ Brno Czechy info@ysoft.com Y Soft North America, Inc. Grapevine, TX info.na@ysoft.com Y Soft Latin America Coral Gables, FL info.la@ysoft.com Y Soft France SARL La Garenne-Colombes info.france@ysoft.com Y Soft Israel Ltd Tel Awiw info-israel@ysoft.com Y Soft Australia Pty Ltd. Killarney Heights, NSW info.ap@ysoft.com Y Soft Japan Ltd. Hyogo info.jp@ysoft.com Y Soft Magyarország Kft. Budapeszt info@ysoft.hu Y Soft Asia Pacific Pte. Ltd. Singapur info.sg@ysoft.com Y Soft Middle East Dubaj info@ysoft.com