Kodeks Postępowania w Biznesie. (Eng. Code of Conduct)

Transkrypt

1 Kodeks Postępowania w Biznesie (Eng. Code of Conduct) 1

2 Kodeks Postępowania w Biznesie (Eng. Code of Conduct) Kodeks Postępowania w Biznesie składa się z następujących części: 1. Zasady Etyki Biznesowej (TNT Business Principles) 2. Raportowanie Naruszeń (Whistleblower Procedure) 3. Zapobieganie Oszustwom, Korupcji i Przekupstwu (Fraud, Corruption & Bribery Prevention) 4. Konflikt Interesów (Conflict of Interest) 5. Działania dyscyplinarne (Disciplinary Actions) 6. Prezenty i Reprezentacja (Gifts and Entertainment) Każdy z wyżej wymienionych dokumentów stanowi integralną część Kodeksu i powinien być interpretowany w kontekście pozostałych części. 2

3 Zasady Etyki Biznesowej (Eng. TNT Business Principles) 3

4 Zarządzamy naszą firmą zgodnie ze standardami korporacyjnymi i zasadami postępowania przyjętymi w TNT, ponieważ chcemy działać w sposób etyczny i przejrzysty. Popieramy inicjatywę Narodów Zjednoczonych Global Compact w zakresie praw człowieka, standardów zatrudniania, środowiska i przeciwdziałania korupcji. Zasady, którymi kieruje się nasza firma Przestrzeganie prawa Postępujemy zgodnie z prawem, zasadami i przepisami obowiązującymi w krajach, w których prowadzimy działalność. Wiarygodność sprawozdawczości i informacji publicznej Działamy zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa i zasadami rachunkowości, wymogami sprawozdawczości finansowej oraz giełd papierów wartościowych, na których notowana jest firma TNT. Nasze sprawozdania finansowe, publikowane raporty oraz inne ujawniane powszechnie informacje w sposób kompletny, rzetelny i zrozumiały prezentują aktualną sytuację TNT. W sposób otwarty i bezpośredni komunikujemy się z naszymi klientami, pracownikami, udziałowcami i akcjonariuszami oraz społeczeństwem, przy jednoczesnym należytym poszanowaniu zasad poufności. Działania o charakterze publicznym Nie angażujemy się w sprawy polityczne i nie przekazujemy na rzecz partii politycznych darowizn ani składek. Jako firma wyrażamy opinie w sprawach społecznych, środowiskowych, prawnych i innych, które mogą dotyczyć naszych udziałowców i akcjonariuszy, klientów, pracowników i otaczającego świata, o ile dotyczy to naszej działalności. 4

5 Bezpieczeństwo Zapewniamy wszystkim zatrudnionym bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Postępujemy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosujemy politykę bezpieczeństwa, mającą na celu identyfikację, zapobieganie powstawaniu i eliminowanie zagrożeń na terenie firmy i w wyniku prowadzonej przez nią działalności. W każdym kraju, w którym działamy, funkcjonują przedstawiciele służb BHP oraz zespoły doskonalące. Dzielimy się najlepszymi rozwiązaniami (Eng. best practice), aby nasze standardy wykraczały poza wymagania nałożone przez przepisy BHP. Na bieżąco monitorujemy nasze wyniki w tym zakresie. Zasady, którymi kierują się nasi pracownicy Staramy się pozyskiwać, szkolić, rozwijać i motywować pracowników, którzy rozumieją wartość pracy zespołowej. Stwarzamy równe szanse wszystkim naszym pracownikom bez względu na wiek, stan zdrowia, pochodzenie, płeć, stan cywilny, rasę, wyznanie religijne czy orientację seksualną. Nie dopuszczamy żadnych przejawów niesprawiedliwości w wyżej wymienionym zakresie i do wszystkich odnosimy się z uwagą i szacunkiem. Z zaangażowaniem realizujemy program Investor in People. Konflikt interesów Pracownicy nie mogą czerpać korzyści osobistych kosztem możliwości biznesowych przynależnych TNT. Nasi pracownicy mają obowiązek informować kierownictwo o wszelkich zawartych transakcjach lub zaistniałych związkach, wobec których istnieje uzasadnione podejrzenie, że mogą spowodować konflikt interesów. Majątek firmy Naszym pracownikom nie wolno w sposób nieuprawniony czerpać osobistych korzyści z majątku firmy. Nie tolerujemy oszustwa, złodziejstwa, niedbałości, marnowania zasobów firmy i strat spowodowanych lekkomyślnością. 5

6 Prezenty i zaproszenia Nasi pracownicy mają unikać niedozwolonych osobistych korzyści dla siebie lub członków swoich rodzin, wynikających z ich pozycji lub powiązań z TNT. Pracownikom nie wolno przyjmować prezentów ani uczestniczyć w spotkaniach towarzyskich, które mogłyby spowodować powstanie zobowiązania po stronie pracownika. Łapówki Nasi pracownicy i podwykonawcy nie mogą dawać lub przyjmować łapówek w celu pozyskiwania zleceń, ich wykonywania, świadczenia usług lub osiągania innych korzyści. Każdą próbę lub możliwość przekupstwa muszą natychmiast odrzucić i zgłosić kierownictwu firmy. Jeżeli jest to dozwolone na gruncie lokalnych przepisów i stanowi element kulturowy, w szczególnych okolicznościach dopuszcza się przekazywanie niewielkich sum pieniężnych lub drobnych prezentów, jeżeli jest to konieczne do przyspieszenia lub zabezpieczenia rutynowych działań administracyjnych. Przed dokonaniem takiej płatności, określanej mianem facilitating payments, należy skonsultować się z Komisją ds. Etyki, działającą w imieniu Zarządu TNT. Wszelkie facilitating payments należy rzetelnie ewidencjonować i rozliczać. Zasady, które kierują naszą działalnością Klienci Staramy się dostarczać najbardziej niezawodne i skuteczne rozwiązania w zakresie przewozu towarów i dokumentów naszych klientów. Chronimy mienie i informacje powierzone nam przez klientów. Konkurencja Wierzymy w otwartą i uczciwą konkurencję. Nie stosujemy nieetycznych praktyk w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej. Nie będziemy zdobywać i wykorzystywać informacji w nieuczciwy sposób na szkodę naszych konkurentów i innych podmiotów. 6

7 Partnerzy i podwykonawcy Podejmując decyzje o współpracy z innymi podmiotami w charakterze partnerów (Eng. associates) lub podwykonawców, kierujemy się Zasadami Etyki Biznesowej. Od naszych partnerów wymagamy przestrzegania tych Zasad w możliwie najszerszym zakresie. Oczekujemy, że nasi podwykonawcy osoby fizyczne lub prawne, które oficjalnie reprezentują TNT będą stosować się do niniejszych Zasad. Zasady kształtujące relacje z otoczeniem Odpowiedzialność społeczna Prowadząc naszą działalność korzystamy z zasobów, które mają istotne znaczenie dla społeczeństwa i środowiska. Promujemy zmiany w tym zakresie i dążymy do ich wdrożenia w celu osiągnięcia trwałych korzyści dla środowiska i społeczeństwa. Staramy się rozważnie korzystać z zasobów nieodnawialnych. Zarządzanie ryzykiem środowiskowym stanowi integralną część naszego procesu podejmowania decyzji. W zakresie odpowiedzialności społecznej analizujemy osiągnięte postępy i regularnie o nich informujemy. Wspieramy społeczeństwo i ochronę środowiska, udostępniając nasze zasoby w dziedzinach spokrewnionych z naszą działalnością. Nasza działalność społeczna ma na celu umożliwienie jak największych korzyści dla zaangażowanych stron. Stosowanie niniejszych Zasad Zasady Etyki Biznesowej obowiązują wszystkich pracowników TNT i mają zastosowanie we wszystkich spółkach i przedsięwzięciach typu joint venture kontrolowanych przez TNT. Firma oczekuje, że również jej podwykonawcy będą stosować się do Zasad. Zarząd TNT jest odpowiedzialny za ustanowienie Zasad Etyki Biznesowej, ich komunikowanie i egzekwowanie. Działy audytu wewnętrznego, ds. prawości (Eng. integrity), zarządzania ryzykiem oraz bezpieczeństwa wspierają Zarząd w zakresie monitorowania stopnia zastosowania Zasad w praktyce. Jakakolwiek modyfikacja lub zniesienie niniejszych Zasad mogą być dokonane wyłącznie przez Zarząd za zgodą Rady Nadzorczej TNT. Dokonane zmiany bezzwłocznie zostaną ogłoszone na stronie 7

8 Jeśli zgłoszenie (podejrzenia) naruszenia niniejszych Zasad lub podjęcie jakichkolwiek przewidzianych prawem kroków spowoduje stratę dla działalności TNT, pracownik nie zostanie ukarany. Naruszenie niniejszych zasad Naruszenie Zasad Etyki Biznesowej może spowodować podjęcie środków dyscyplinarnych, zwolnienie oraz - w przypadku złamania prawa - wytoczenie sprawy sądowej cywilnej lub karnej. W przypadku wątpliwości Wszelkie decyzje pracowników powinny być przez nich podejmowane z pełnym poszanowaniem niniejszych Zasad Etyki Biznesowej. W przypadku wątpliwości dotyczących dopuszczalności konkretnych zachowań, należy zasięgnąć opinii bezpośredniego przełożonego lub kierownictwa firmy. Jeśli wątpliwości nie mogą być rozstrzygnięte na szczeblu lokalnym lub potrzebna jest porada z zakresu wdrażania lub stosowania Zasad, należy skontaktować się z Departamentem ds. Prawości i Bezpieczeństwa Korporacyjnego TNT pod adresem integrity.gho@tnt.com, pod numerem +31 (0) (telefon) lub +31 (0) (faks). 8

9 Raportowanie Naruszeń (Eng. Whistleblower Procedure) 9

10 Polityka TNT dotycząca Raportowania Naruszeń SPIS TREŚCI 1. CELE POLITYKI 2. ZAKRES 3. DEFINICJE 4. PRZEPISY I ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4.1. Odpowiedzialność za wprowadzenie niniejszej polityki 4.2. Raportowanie Wszystkie Naruszenia Naruszenia w obszarze finansów lub związane z funkcjonowaniem Audytu Wewnętrznego TNT, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT Naruszenia dotyczące Członków Zarządu, Rady Nadzorczej lub ich komitetów Naruszenia dotyczące Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT, Głównego Radcy Prawnego lub Departamentu Etyki Biznesu 4.3. Zawartość raportu 4.4. Potwierdzenie otrzymania 4.5. Anonimowość 4.6. Poufność 4.7. Ochrona 4.8. Raportowanie niezgodne z prawdą 4.9. Proces dochodzenia Etyka Biznesowa TNT Autoryzacja Lokalnych Władz Ewidencja Obowiązkowa współpraca Informacja zwrotna Ewidencja Postępowanie dyscyplinarne Bezpośrednie raportowanie do Komisji Rewizyjnej, Prezesa Rady Nadzorczej lub Dyrektora Zarządzającego ds. Personalnych 5. POWIAZANIE Z INNYMI POLITYKAMI ORAZ PROCEDURAMI 6. KOMUNIKACJA 7. IMPLEMENTACJA 8. Załącznik: Informacje kontaktowe 10

11 1. CELE POLITYKI TNT jest zobowiązane do należytego prowadzenia biznesu zgodnie z Zasadami Etyki Biznesowej TNT, które wymagają etycznego i przejrzystego sposobu wykonywania działalności gospodarczej. TNT zachęca wszystkich pracowników oraz strony trzecie do bezzwłocznego zgłaszania w dobrej wierze wszelkich naruszeń lub podejrzeń naruszenia prawa, przepisów, Zasad Etyki Biznesowej TNT lub innych uregulowań korporacyjnych. Zgłaszane naruszenia będą rozpatrywane bezzwłocznie z zachowaniem zasad ścisłej poufności. TNT zobowiązuje się nie podejmować żadnych negatywnych działań przeciwko pracownikom oraz stronom trzecim, które w dobrej wierze złożyły taki raport lub pomagały innemu pracownikowi w jego złożeniu. Niniejsza polityka precyzuje prawa i obowiązki pracowników raportujących naruszenia, względem zarządzających oraz dedykowanym funkcjom, do których kierowany jest taki raport, oraz w odniesieniu do TNT jako firmy. 2. ZASIĘG Procedura ta ma zastosowanie do przedsiębiorstw TNT i jej pracowników, a także do wszystkich podmiotów i osób fizycznych działających w imieniu TNT. Strony trzecie mogą zdecydować się na zastosowanie tej polityki, chcąc zgłosić naruszenie Zasad Etyki Biznesowej TNT. Polityka Naruszeń TNT nie zastępuje, lecz jedynie uzupełnia procedury już istniejące lub te, które będą tworzone w związku z rozpatrywaniem skarg pracowników i klientów TNT oraz uzupełnia inne uregulowania korporacyjne. Obowiązkiem każdego pracownika TNT jest wybranie najwłaściwszego sposobu raportowania. 3. DEFINICJE Pojęcia zdefiniowane w tej polityce, które pojawiają się po raz pierwszy w tym dokumencie, zostały wyróżnione za pomocą pogrubionej czcionki. Firmę TNT lub przedsiębiorstwa TNT, definiujemy jako: Spółka/Spółki TNT TNT Express N.V oraz inne podmioty, w których TNT Express N.V pośrednio lub bezpośrednio posiada pakiet kontrolny. Pakiet kontrolny oznacza możliwość: kontroli większości praw głosów; zatrudnienia lub zwolnienia więcej niż połowy Dyrektorów Zarządzających. TNT definiujemy jako TNT Express N.V. Strona/Strony trzecie każdy podmiot, nie będący TNT oraz każda osoba, która nie jest zatrudniona przez TNT, w tym m.in. klienci, dostawcy, podwykonawcy, konsultanci, partnerzy biznesowi, przedstawiciele instytucji rządowych. Pracownik TNT każda osoba zatrudniona przez TNT w ramach umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony, jak również osoba pracująca na rzecz TNT na zasadach zastępstwa i/lub konsultanta (np. zatrudnionego przez agencję pośrednictwa pracy). 11

12 Naruszenie lub naruszenia są zdefiniowane jako: a) akt lub podejrzenie łamania prawa lub przepisów b) akt lub podejrzenie łamania lub nieprzestrzegania Zasad Etyki Biznesowej, Polityk TNT w zakresie Etycznego Postępowania w Biznesie lub innych procedur obowiązujących w TNT c) (podejrzenie) oszustwa d) (podejrzenie) przekupstwa lub korupcji, zdefiniowanych w odpowiednich przepisach prawa (antykorupcyjnego) e) manipulacje w obszarze księgowości, obejście kontroli wewnętrznej lub celowe błędy w raportowaniu f) domniemanie wystąpienia nieprawidłowości w zarządzaniu lub domniemanie występowania nieprawidłowości w funkcjonowaniu Członków Zarządu TNT, Rady Nadzorczej (w tym jej komitetów), Głównego Radcy Prawnego, Kierownictwa, Pracowników Działu Etyki Biznesu TNT, Kierownictwa i Pracowników Działu Audytu Wewnętrznego TNT, Działu Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT. 4. PRZEPISY I ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4.1. Odpowiedzialność za wprowadzenie niniejszej polityki Zarząd TNT i Komitet Audytu Rady Nadzorczej TNT przekazali odpowiedzialność zarządzania niniejszą polityką, na dzień jej opublikowania, do kancelarii Głównego Radcy Prawnego Raportowanie Wszystkie Naruszenia Raportowanie przez pracowników TNT TNT zachęca pracowników do niezwłocznego raportowania swoim przełożonym lub członkom kierownictwa wszelkich naruszeń, które zgodnie z ich przekonaniem miały, mają lub będą miały miejsce. Jeżeli naruszenie dotyczy domniemanych nieprawidłowości w działaniu Członków Zarządu TNT, Rady Nadzorczej (w tym jej komitetów), Głównego Radcy Prawnego, kierownictwa lub pracowników Departamentu Etyki Biznesu TNT, Działu Audytu Wewnętrznego TNT, Działu Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT, stosuje się odpowiednio zasady opisane w podpunktach 4.1.2, oraz Jeżeli raportowanie do bezpośredniego przełożonego lub Zarządu nie jest możliwe lub jeżeli pracownik nie chce lub z innych powodów nie może, to taka osoba powinna zwrócić się bezpośrednio do Departamentu Zasad Etyki Biznesowej TNT za pośrednictwem poczty, wiadomości lub telefonicznie. Dane kontaktowe zostały umieszczone w załączniku do niniejszej polityki. 12

13 Raportowanie przez stronę trzecią Strony trzecie również mogą odnieść się do tej polityki i zgłosić naruszenia za pośrednictwem poczty, wiadomości lub telefonicznie do Departamentu Zasad Etyki Biznesowej TNT (dane kontaktowe zostały umieszczone w Załączniku) Naruszenia w obszarze finansów lub związane z funkcjonowaniem Audytu Wewnętrznego TNT, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT. Oprócz zgłaszania naruszeń do bezpośredniego przełożonego, kierownictwa lub Departamentu Etyki Biznesowej TNT, w przypadku naruszeń dotyczących obszaru księgowości (wewnętrznie i zewnętrznie), obejścia kontroli wewnętrznej, celowych błędów w raportowaniu lub związanych z funkcjonowaniem kierownictwa lub pracowników Audytu Wewnętrznego TNT lub Działu Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT, zgłoszenia można kierować bezpośrednio do Komisji Rewizyjnej za pośrednictwem poczty, wiadomości lub telefonicznie (dane kontaktowe znajdują się w załączniku) Naruszenia dotyczące Członków Zarządu, Rady Nadzorczej,(ich komitety) Jeżeli naruszenie dotyczy domniemania nieprawidłowości w funkcjonowaniu Członków Zarządu TNT lub Rady Nadzorczej i w tym jej komitetów, zgłoszenia powinny być kierowane bezpośrednio do Przewodniczącego Rady Nadzorczej za pośrednictwem poczty, wiadomości lub telefonicznie (dane kontaktowe znajdują się w załączniku) Naruszenia dotyczące Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT, Głównego Radcy Prawnego lub Departamentu Etyki Biznesowej Jeżeli naruszenie dotyczy domniemania nieprawidłowości w funkcjonowaniu Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT, Głównego Radcy Prawnego, kierownictwa lub pracowników Działu Etyki Biznesowej, zgłoszenie powinno zostać złożone wyłącznie i bezpośrednio do Generalnego Dyrektora Personalnego TNT (dane kontaktowe znajdują się w załączniku) Zawartość raportu W sytuacji, gdy raport nie będzie zawierał wystarczającej ilości szczegółów dotyczących naruszenia, jego rozpatrzenie przez TNT będzie utrudnione. Aby ułatwić TNT analizę raportu wskazującego na naruszenie, należy zadbać, aby zawierał on możliwie najwięcej informacji, faktów i liczb, ale nie tylko ważne będą informacje o zaangażowanych osobach, świadkach i miejscu naruszenia, jak również wszelkie inne informacje, które mogą pomóc TNT w badaniu naruszenia Potwierdzenie otrzymania Jeżeli do Departamentu Etyki Biznesowej TNT wpłynie zgłoszenie wystąpienia naruszenia, jest on zobowiązany do potwierdzenia otrzymania raportu w ciągu trzech (3) dni roboczych od momentu jego otrzymania, za wyjątkiem sytuacji, w których identyfikacja raportującego nie jest możliwa. 13

14 4.5. Anonimowość TNT zachęca pracowników do zgłaszania wszelkich naruszeń bezpośrednio i w sposób otwarty do swoich bezpośrednich przełożonych, kierownictwa lub Departamentu Etyki Biznesowej TNT. Z zastrzeżeniem ograniczeń, które mogą mieć zastosowanie w odniesieniu do lokalnie obowiązującego prawa, istnieje możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń, należy jednak uwzględnić fakt, że może to skomplikować lub uniemożliwić dochodzenie i podjęcie odpowiednich działań Poufność Wszelkie zawiadomienia o naruszeniach będą rozpatrywane w sposób poufny. Poufność zostanie zachowana w najpełniejszym możliwym zakresie, pozwalającym jednocześnie na przeprowadzenie właściwego dochodzenia, bieżącego raportowania postępów Zarządowi, Radzie Nadzorczej i jej komitetom oraz podjęcie dalszych kroków naprawczych. Jeżeli prawo wymaga podania do wiadomości publicznej danych raportującego, TNT zapewni ochronę pracownikowi lub osobie trzeciej, która zgłosiła wystąpienie naruszenia. Pracownicy muszą unikać, zarówno w firmie, jak i na zewnątrz (również poprzez wykorzystanie portali społecznościowych, takich jak LinkedIn, Twitter i/lub Facebook), ujawniania naruszenia, które zgłosili lub chcą zgłosić chyba, że wymaga tego prawo. W żadnym wypadku pracownicy nie powinni upubliczniać informacji związanych z wystąpieniem naruszenia, podejrzeniem jego wystąpienia lub wewnętrznymi działaniami na forum publicznym i/lub portalach społecznościowych Ochrona Każdemu pracownikowi składającemu raport o naruszeniu, które zgodnie z jego najlepszym przekonaniem zaistniało lub może zaistnieć, zostanie udzielona odpowiednia ochrona w zakresie takiego raportowania. Ochrona oznacza, że w związku z zatrudnieniem TNT nie zwolni pracownika, nie zdegraduje, nie zawiesi, nie udzieli ostrzeżenia i nie będzie go nękać ani dyskryminować w żaden inny sposób. TNT nie toleruje żadnej formy zastraszania, odwetu czy innego działania przeciwko pracownikowi, który zgłosił lub pomagał w zgłoszeniu Naruszenia. Każde takie zastraszenie, odwet czy inne działanie należy natychmiast zgłosić Dyrektorowi Departamentu Etyki Biznesowej Raportowanie niezgodne z prawdą TNT nie będzie tolerować nadużyć oraz sytuacji, w której pracownik celowo składa raport niezgodny z prawdą. Jeżeli pracownik zgłasza fałszywe naruszenie, o którym wie lub powinien wiedzieć, że nie miało miejsca, zostanie poddany postępowaniu dyscyplinarnemu, które może doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy. Dokonywanie fałszywych zgłoszeń może również doprowadzić do wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego. Pracownik może odpowiadać za szkody w stosunku do każdej osoby, która zostanie poszkodowana w związku ze złożeniem niezgodnego z prawdą raportu. TNT nie ponosi odpowiedzialności i nie zwraca poniesionych kosztów pracownikowi, który złożył raport niezgodny z prawdą. Zgłoszenia niezgodne z prawdą, dokonane przez stronę trzecią mogą również prowadzić do wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego. 14

15 4.9. Proces dochodzenia Poniższe zasady wprowadza się w celu zapewnienia właściwych kroków w procesie dochodzenia, odpowiedniego zabezpieczenia dowodów naruszenia i zabezpieczenia możliwości odzyskania przez TNT odpowiednich odszkodowań Etyka Biznesowa TNT Za zarzadzanie Procedurą Raportowania Naruszeń jest odpowiedzialny Departament Etyki Biznesu, pod nadzorem Głównego Radcy Prawnego, z wyjątkiem przypadków kiedy obowiązek ten należy do Komitetu Audytu, Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT lub Generalnego Dyrektora Personalnego. Jeżeli raport ma znamiona naruszenia, jest to przesłanka do rozpoczęcia wstępnego dochodzenia. Na podstawie wyniku takiego postępowania, zgodnie z Procedurą Sprawozdawczą TNT i Kryteriami Dochodzeniowymi, zostanie podjęta decyzja, o: a) rozpoczęciu przez Audyt Wewnętrzny postępowania dotyczącego zgłoszonego naruszenia; b) wystąpienie do lokalnego Działu Bezpieczeństwa z prośbą o rozpoczęcie lokalnego dochodzenia; c) przekazanie raportu do odpowiedniego departamentu (na przykład jeżeli Procedura Raportowania Naruszeń nie jest tą najodpowiedniejszą dla tego typu zgłoszenia); lub d) odrzuceniu zgłoszenia (np. ze względu na niewystarczająca ilość informacji zawartych w raporcie, lub też gdy sytuacja nie nosi znamion naruszenia w rozumieniu tej procedury). Odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie dochodzenia oraz prawidłowość przebiegu całego procesu, zgodnie ze wszystkimi, odpowiednimi wymaganiami (również prawnymi) spoczywa na Dyrektorze Audytu Wewnętrznego (dla Centralnych dochodzeń); i/lub Globalnym Dyrektorze ds. Cła i Bezpieczeństwa (dla lokalnych dochodzeń). Mogą oni włączyć do postępowania innych pracowników lub specjalistów (również zewnętrznych), przy zachowaniu ścisłej poufności, którzy uzyskają możliwość lokalnego uczestnictwa w dochodzeniu w sprawie naruszenia Autoryzacja Lokalnego Zarządu Żaden kierownik, jak również żaden pracownik, nie mają prawa do rozpoczynania dochodzenia (niezależnego lub innego) lub podejmowania jakichkolwiek działań w związku z naruszeniem lub przeciwko podejrzanym osobom bez wcześniejszej, pisemnej zgody Głównego Radcy Prawnego i/lub Dyrektora ds. Etyki Biznesu Ewidencja W trakcie i po zakończeniu dochodzenia, powinny zostać zabezpieczone dowody i zarchiwizowana dokumentacja, zgodnie z instrukcjami Dyrektora Audytu Wewnętrznego i/lub Globalnego Dyrektora ds. Cła i Bezpieczeństwa. Będą one przechowywane zgodnie z wymogami raportowania, procedurami dyscyplinarnymi oraz lokalnymi przepisami prawa. 15

16 Obowiązkowa współpraca Kierownictwo Firmy i pracownicy są zobowiązani do pełnej współpracy i udzielenia niezwłocznej pomocy osobom prowadzącym dochodzenie, jak też innym osobom zaangażowanym w proces wyjaśniania naruszenia. Kierownictwo Firmy jest zobowiązane do poważnego, poufnego i priorytetowego traktowania zagadnienia raportowania naruszeń Informacja zwrotna Po wystąpieniu z wnioskiem, każdy pracownik składający zawiadomienie o naruszeniu lub gdy jest podmiotem prowadzonego postępowania może uzyskać ogólne informacje na temat przebiegu, zakończenia i wyniku dochodzenia, o ile przekazanie tej informacji nie będzie szkodzić dochodzeniu lub naruszać prawa innych osób zaangażowanych w proces wyjaśniania naruszenia Ewidencja Dyrektor Departamentu Etyki Biznesu będzie utrzymywał rejestr wszystkich raportów otrzymanych przez Departament Etyki Biznesowej, archiwizował potwierdzenia doręczeń, sprawozdania dotyczące, przygotowywał okresowe raporty podsumowujące dla Zarządu TNT, Komisji Rewizyjnej i Komisji Etyki. Specjaliści i śledczy zaangażowani przez Dyrektora Audytu Wewnętrznego i/lub Globalnego Dyrektora ds. Cła i Bezpieczeństwa będą zachowywać odpowiednie zapisy dotyczące wszystkich dochodzeń oraz ich wyniki, łącznie z wszystkimi dokumentami uzupełniającymi Postępowanie dyscyplinarne Pracownicy podejrzani o dokonanie naruszenia nie będą uznawani za winnych, dopóki zarzuty lub podejrzenia nie zostaną im udowodnione. Pracownikom tym umożliwione zostanie skorzystanie z prawa do obrony. Odpowiedzialność za wdrożenie wszelkich środków (dyscyplinarnych oraz innych) pozostaje w kompetencji Zarządu, na podstawie rekomendacji Komisji ds. Etyki. Jeżeli działania takie miałyby się różnić od rekomendowanych przez Komisję ds. Etyki, ich podjęcie wymaga uprzedniej zgody Członków Zarządu TNT Bezpośrednie raportowanie do Komisji Rewizyjnej lub Prezesa Rady Nadzorczej lub Dyrektora Zarządzającego ds. Personalnych W przypadku zgłoszenia naruszenia bezpośrednio do Komisji Rewizyjnej, Przewodniczącego Rady Nadzorczej lub Dyrektora Zarządzającego ds. Personalnych, osoby lub komisje zajmujące się raportem, będą stosować się do niniejszej Procedury, w największym możliwym stopniu. Raportującemu pracownikowi przysługiwać będą wszelkie środki ochronne przewidziane niniejszą Procedurą. 16

17 5. POWIAZANIE Z INNYMI POLITYKAMI ORAZ PROCEDURAMI Niniejsza Procedura jest powiązana z: - Polityką TNT dotyczącą Zasad Etyki Biznesowej - Polityką TNT dotyczącą Przeciwdziałania Defraudacji i Korupcji - Polityką TNT dotyczącą Prezentów i Reprezentacji - Polityką TNT dotyczącą Konfliktu Interesów - Polityką TNT dotyczącą Wykorzystywania Poufnych Informacji - Polityką TNT dotyczącą Bezpieczeństwa W celu wsparcia wdrożenia niniejszej polityki, spółki TNT mogą uzupełniać ją o dalsze zapisy. Nie powinny one jednak stać w sprzeczności, ograniczać, lub zmieniać sens niniejszej polityki. Niedopuszczalna jest również zmiana nazwy niniejszej polityki ani łączenie jej z innymi dokumentami TNT. 6. KOMUNIKACJA Niniejsza polityka została sporządzona przez CFO w imieniu Zarządu TNT Express N.V. Polityka została opublikowana w ExpressNecie na stronie Polityki TNT, zarządzanej przez funkcję Audytu Wewnętrznego, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej. 7. IMPLEMENTACJA Niniejsza polityka musi zostać wdrożona z dniem 23 października 2015 roku. Pełna implementacja niniejszej polityki oraz zapewnienie zgodności z jej zapisami jest obowiązkiem wszystkich pracowników TNT. Właściciel polityki jest odpowiedzialny za komunikację niniejszej polityki, udzielanie niezbędnego wsparcia/szkoleń w trakcie wdrażania niniejszej polityki, a następnie monitorowania zgodności z nią. 17

18 ZAŁĄCZNIK Dane kontaktowe: Departament Etyki Biznesowej TNT Attn. Dyrektor Departamentu Etyki Biznesowej Taurusavenue LS HOOFDDORP The Netherlands Telephone +31 (0) Przewodniczący Rady Nadzorczej TNT Express N.V. c/o Radca Prawny Taurusavenue LS HOOFDDORP The Netherlands Telephone +31 (0) Komisja Rewizyjna TNT Express N.V. c/o Radca Prawny Taurusavenue LS HOOFDDORP The Netherlands Telephone +31 (0) TNT Human Resources Attn. Dyrektor Generalny ds. Personalnych P.O. Box KG Amsterdam The Netherlands Telephone +31 (0)

19 Zapobieganie Oszustwom, Korupcji i Przekupstwu w TNT (Eng. Fraud, Corruption & Bribery Prevention Policy) 19

20 Spis Treści 1 Cele polityki 2 Zakres 3 Definicje 4 Przepisy i odpowiedzialności w ramach polityki 4.1 Stanowisko TNT wobec nadużyć, korupcji, przekupstwa oraz płatności ułatwiających 4.2 Działania prewencyjne i kierunek działań wyższego kierownictwa 4.3 Wymagania dot. kontroli 4.4 Wymagania dot. Raportowania naruszeń 4.5 Postępowanie w przypadku (podejrzenia) naruszenia 4.6 Postępowanie dyscyplinarne w przypadku naruszenia 4.7 Koszty dochodzenia 5 Powiązania z innymi politykami 6 Komunikacja 7 Implementacja 20

21 1 Cele polityki TNT zobowiązane jest do należytego prowadzenia swojego biznesu, w związku z czym zarządza swoją działalnością w zgodzie z Zasadami Etyki Biznesowej, który wymaga działania w sposób etyczny i przejrzysty. Zasady te podkreślają dalej, że TNT nie toleruje oszustw, korupcji, kradzieży ani żadnego nieuprawnionego wykorzystywania majątku spółki. TNT koncentruje się na tym, aby: wpajana kultura organizacyjna nie tolerowała i proaktywnie zniechęcała do oszustw, korupcji i tzw. płatności ułatwiających ryzyko oszustw, korupcji i przekupstwa oraz płatności ułatwiających było zminimalizowane domniemane oszustwa, korupcja, przekupstwo czy płatności ułatwiające były niezwłocznie zgłaszane i poddane efektywnemu dochodzeniu wszystkie spółki TNT były wspierane przez efektywny wewnętrzny system kontroli zaprojektowany w celu zapobiegania i wykrywania oszustw, korupcji, przekupstwa oraz płatności ułatwiających straty spowodowane oszustwami, korupcją, przekupstwem bądź płatnościami ułatwiającymi były unikane lub rekompensowane podejmowane były efektywne i jednolite działania wobec osób, którym udowodniono oszustwo, korupcję, przekupstwo lub dokonywanie płatności ułatwiających, żaden pracownik ani osoba trzecia nie były oskarżane o oszustwo, korupcję, przekupstwo, ani dokonywanie płatności ułatwiających bez jednoznacznego dowodu takiego nadużycia uzyskanego podczas odpowiedniego dochodzenia. Polityka ta zawiera instrukcje utworzenia skutecznych ram zarządzania dla wszystkich spółek TNT, mając na celu ograniczenie ryzyka oszustw, korupcji, przekupstwa oraz dokonywania płatności ułatwiających, przydzielając jasny zakres odpowiedzialności oraz opisując strategie efektywnej prewencji, wykrywania i reagowania w powyższych sytuacjach. Przedstawiono w niej również odpowiednie obowiązki pracowników TNT oraz osób trzecich. 2 Zakres Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek TNT. Wszystkie spółki muszą zaadoptować, wdrożyć i przestrzegać niniejszej polityki. 3 Definicje Oszustwo a) celowe oszustwo lub zatajenie prawdy przed spółką TNT lub osobą trzecią, np. przed klientem lub innym interesariuszem lub wprowadzenie w błąd inwestorów lub inne osoby w celu osiągnięcia osobistych korzyści i/lub korzyści nieuczciwych lub nielegalnych, i/lub b) fałszowanie księgowości, celowe niewłaściwe zastosowanie zasad księgowości oraz pominięcie, fałszowanie lub zmiany w zapisach księgowych, księgach, sprawozdaniach, rejestrach podatkowych, wynikach KPI lub innych dokumentach oraz zezwoleniach, i/lub c) kradzież, umyślne nadużycie lub niewłaściwe wykorzystanie zasobów spółki TNT, czasu pracy i / lub aktywów; lub zasobów i / lub aktywów będących pod opieką spółki. 21

22 Aktywa obejmują, ale nie ograniczają się do budynków, wyposażenia, pojazdów, komputerów, środków pieniężnych, należności, dokumentów, informacji, towarów, akcji, udziałów w spółkach, oprogramowania i własności intelektualnej. Wszystkie działania wskazujące na nadużycie lub podejrzenia nadużycia, a także jego próby są dalej zwane Oszustwem. Korupcja rodzaj Oszustwa, będący aktem zamierzonego lub dokonanego z zamiarem lub skutkiem dania i/lub uzyskania korzyści sprzecznej z obowiązkami służbowymi oraz praw innych. Obejmuje działanie, lub próbę nielegalnego lub bezprawnego wykorzystania, przez urzędnika lub inną osobę godną zaufania, swojej, lub innych osób, pozycji lub możliwości, w celu nabycia przewagi gospodarczej lub osobistych korzyści dla siebie bądź innej osoby. Wszystkie działania korupcyjne lub podejrzenia korupcji są dalej zwane Korupcją Przekupstwo rodzaj Korupcji, będący aktem oferowania, obiecywania, dawania, upoważniania, zabiegania o, otrzymywania lub przyjmowania nienależnej korzyści lub przysługi, bezpośrednio lub pośrednio, przez lub dla kogoś w celu uzyskania lub utrzymania biznesu lub zapewnienia jakiejkolwiek innej korzyści bądź przewagi biznesowej. Wszystkie działania przekupstwa lub jego podejrzenia są dalej zwane Przekupstwo. Płatności ułatwiające - Płatność dokonywana w formie pieniędzy, towarów i / lub usług na rzecz funkcjonariusza publicznego lub rządowego jako zachęta do wykonania jakiegoś (rutynowego) działania lub do przyspieszenia pewnych działań, które stanowią część ich normalnych obowiązków na rzecz strony wnoszącej płatność lub zlecającej płatność. Płatności ułatwiające lub podejrzenie dokonywania płatności ułatwiających są zwane dalej Płatnościami Ułatwiającymi. Pracownicy każda osoba zatrudniona przez TNT w ramach umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony, jak również osoba pracująca na rzecz TNT zasadach zastępstwa i/lub konsultanta (np. zatrudnionego przez agencję pośrednictwa pracy) Kierownictwo wyższego szczebla a) dla Head Office i Global Network & Operations Functions: wszyscy zarządzający funkcjami raportujący na poziomie CEO -3; b) dla lokalnych jednostek raportujących (Domestic Reporting Units): wszyscy zarządzający funkcjami raportujący na poziomie Dyrektor Generalny -2; c) dla jednostek International Europe & AMEA Reporting: wszyscy zarządzający funkcjami raportujący na poziomie Dyrektor Zarządzający International Europe i Dyrektor Zarządzający International AMEA; oraz d) wszyscy Dyrektorzy Generalni i ich bezpośrednio raportujący podwładni. Stanowisko Finansowe wszyscy raportujący do CFO lub Dyrektora Finansowego w danym kraju oraz wszyscy pracownicy dokonujący wpisów w księgach finansowych (księgach ustawowych i zarządczych, rejestrach wyników KPI) Strona/Strony trzecie każdy podmiot, nie będący TNT oraz każda osoba, która nie jest zatrudniona przez TNT, w tym m.in. (potencjalni) klienci, dostawcy, podwykonawcy, konsultanci, partnerzy, przedstawiciele instytucji rządowych. 22

23 Urzędnik każda osoba pracująca w charakterze urzędowym na rzecz lub w imieniu podmiotów rządowych lub przez nie kontrolowanych lub agencji, partii politycznych, urzędników partyjnych i kandydatów politycznych, lub międzynarodowej organizacji publicznej. Obejmuje konsultantów, którzy obejmują stanowiska rządowe, personel medyczny szpitali publicznych, pracowników instytucji lub firm będących własnością lub kontrolowanych przez rządy, urzędników partii politycznych i innych, lub pracowników i urzędników utrzymywanych przez agencje rządowe. Termin ten obejmuje również urzędników lokalnych, gminnych, wojewódzkich oraz zagranicznych urzędników rządowych, sił zbrojnych i organów ścigania. Koszty dochodzenia koszty poniesione na poczet korzystania z zewnętrznych zasobów badawczych (takich jak prawnicy, zewnętrznych firm księgowych śledczych, sądowych, itp). To nie obejmuje kosztów związanych z korzystaniem z zasobów wewnętrznych (np. godzin TNT badacza pracownika / lotów i kosztów hotelowych), chyba że zostało to wcześnie wyraźnie uzgodnione z zaangażowaną spółką TNT. Spółka/Spółki TNT TNT Express N.V oraz inne podmioty, w których TNT Express N.V pośrednio lub bezpośrednio posiada pakiet kontrolny. Pakiet kontrolny oznacza możliwość: (i) kontroli większości praw głosów; (ii) zatrudnienia lub zwolnienia więcej niż połowy Dyrektorów Generalnych. Przepisy i odpowiedzialności w ramach polityki 4.1 Stanowisko TNT wobec oszustw, korupcji, przekupstwa i płatności ułatwiających Oszustwa, korupcja, przekupstwo oraz dokonywanie płatności ułatwiających może poważnie zaszkodzić reputacji TNT i/lub jej interesariuszy. Powyższe może negatywnie wpłynąć na rentowność i morale pracowników. Wobec powyższego TNT nie akceptuje Oszustwa, Korupcji, Przekupstwa ani Płatności Ułatwiających. TNT wymaga od wszystkich pracowników i osób trzecich, aby ściśle przestrzegać wszystkich przepisów krajowych i międzynarodowych dotyczących oszustw, korupcji, przekupstwa i / lub płatności ułatwiających. Należą do nich, ale nie są ograniczone do Konwencji Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) o zwalczaniu przekupstwa, amerykańskiej ustawy o przeciwdziałaniu zagranicznym praktykom korupcyjnym (FCPA), brytyjskiej ustawy antykorupcyjnej i wszystkich mających zastosowanie przepisów krajowych. 4.2 Prewencja i kierunek działania kierownictwa wyższego szczebla Pracownicy TNT są zobowiązani unikać działań, które mogłyby prowadzić do (lub sugerować) naruszenia Zasad Etyki Biznesu TNT, niniejszej polityki i wszelkich powiązanych polityk (patrz rozdział 5). Zarząd spółek TNT wdroży temat Zasad Etyki Biznesu TNT i powiązanych polityk w coroczny plan szkoleń jak i w plan podnoszenia świadomości, w celu zapewnienia, że każdy jest świadomy ich istnienia i obowiązujących przepisów, jak również wszelkich dokonywanych w nich zmian. Jeśli to możliwe należy wykorzystać centralnie przygotowane materiały szkoleniowe jako wkład merytoryczny do szkoleń i działań informacyjnych. Listy obecności uczestników szkolenia powinny być przechowywane lokalnie dla celów kontroli / celów dochodzeniowych. Kierownictwo powinno również włączyć temat świadomości w tym zakresie w regularną komunikacje z osobami trzecimi zaangażowanymi przez odpowiednie spółki TNT. 23

24 Oczekuje się, że dyrektorzy, menedżerowie i kierownicy zespołów będą stanowić wzór do naśladowania, jako że ich działania i zachowania nadadzą kierunek naśladowania przez resztę organizacji. Są oni również zobowiązani do podejmowania proaktywnych działań mających na celu zapobieganie i identyfikację potencjalnych oszustw, korupcji, przekupstwa czy płatności ułatwiających. Kierownictwo powinno regularnie identyfikować i minimalizować ryzyko oszustw, korupcji, przekupstwa oraz dokonywania płatności ułatwiających. Ponadto kierownictwo zobowiązane jest zapewnić, że w ramach podległych im struktur, istnieje jasny podział obowiązków i odpowiedzialności za komunikację Zasad Etyki Biznesu i powiązanych polityk, a także za ich wdrożenie i przestrzeganie na poziomie lokalnym. 4.3 Wymagania dot. kontroli W oparciu o zidentyfikowane ryzyko oszustwa, korupcji, przekupstwa bądź płatności ułatwiających, menedżerowie powinni wdrożyć procesy mające na celu określenie jednolitych czerwonych flag (redflags) powiązanych z powyższymi nadużyciami potencjalnie wpływających na ich obszar odpowiedzialności. Kontrola powinna odbywać się w trakcie codziennych operacji i stanowić część normalnej aktywności operacyjnej spółki TNT Wymagania dot. raportowania naruszeń Wszyscy pracownicy oraz osoby trzecie mają obowiązek wykonywać swoją pracę w sposób etyczny i zgodnie z prawem, dbając o majątek i reputację TNT. Wszyscy pracownicy i osoby trzecie są zobowiązani do niezwłocznego zgłoszenia na piśmie wszelkich aktów lub domniemanych aktów oszustwa, korupcji, przekupstwa lub dokonywania płatności ułatwiających, a wszystkie zgłoszenia otrzymane przez kierownictwo należy traktować poważnie. Obowiązek zgłoszenia dotyczy wszystkich aktów oszustwa, korupcji, przekupstwa lub płatności ułatwiających, które pracownik otrzymuje lub jest ich świadomy, w tym również podczas wszelkich kontroli (np. audyt lub kontrola wewnętrzna, kontrola bezpieczeństwa). Przy zgłaszaniu aktu oszustwa, korupcji, przekupstwa lub dokonywania płatności ułatwiających, należy przekazać jak najwięcej szczegółów, w celu zapewnienia właściwego dochodzenie w tej sprawie. Obejmuje to informacje na temat tego, co się działo, kto jest (wydaje się być) zaangażowany lub świadomy sytuacji, kiedy i gdzie doszło do korupcji, oszustwa, przekupstwa i płatności ułatwiających, itd. Dotyczy to również wszelkich dodatkowych dowodów, które mogą być dostępne w momencie zgłoszenia. 24

25 4.4.1 Ogólne wymagania Wszyscy pracownicy oraz osoby trzecie są zobowiązani do niezwłocznego zgłoszenia wszelkich (podejrzewanych) aktów oszustwa, korupcji, przekupstwa lub płatności ułatwiających do Dyrektora Zarządzającego lub Finansowego odpowiedniej spółki TNT. Ponadto, jeśli (domniemany) akt dotyczy: aktu lub podejrzenia aktu korupcji (włączając płatności ułatwiające) i / lub aktu lub podejrzenia aktu przekupstwa (włączając przekupstwo/korupcję komercyjne) aktu lub podejrzenia aktu oszustwa, gdzie: o jedna z osób podejrzanych pełni funkcję menedżera wyższego szczebla i / lub o jedna z osób obejmuje stanowisko finansowe, które wiąże się z tworzeniem, zatwierdzaniem lub decydowaniem o wpisach do ksiąg finansowych jakiejkolwiek spółki TNT i / lub o szacuje się, że wartość nadużycia może przekroczyć Euro należy go pisemnie zgłosić do Działu Etyki w Biznesie TNT w ciągu 48 godzin od odkrycia. Po otrzymaniu takiego zgłoszenia Dział Etyki w Biznesie zadecyduje o dalszym dochodzeniu zgodnie z odpowiednimi procedurami Komisji ds. Etyki. W przypadku gdy naruszenie nie jest objęte powyższymi definicjami, Dyrektor Zarządzający niezwłocznie zaangażuje lokalny Dział Bezpieczeństwa w celu zbadania naruszenia. W przypadku, gdy nie ma takiego działu lub w przypadku, gdy Dyrektor Zarządzający i Dyrektor Finansowy są zdania, że lokalny dział bezpieczeństwa ma potencjalny konflikt interesów i nie może przeprowadzić postępowania wyjaśniającego w sposób obiektywny i / lub w sposób niezależny, on / ona niezwłocznie przekażą sprawę do Globalnego Dyrektora ds. Cła I Bezpieczeństwa Dane kontaktowe: TNT Business Ethics Attn. Head of Business Ethics Taurusavenue LS HOOFDDORP The Netherlands integrity.gho@tnt.com Zgłaszanie przypadków naruszenia Jeśli zgłoszenie do Dyrektora Zarządzającego i / lub Dyrektora Finansowego odpowiedniej spółki TNT nie jest możliwe lub jeśli pracownik lub osoba trzecia nie chce lub z innych powodów nie może tego zrobić, to taka osoba powinna zwrócić się bezpośrednio do Działu Etyki w Biznesie TNT zgodnie z polityką TNT Raportowania Naruszeń. Polityka TNT Raportowanie Naruszeń dostępna jest w ExpressNecie oraz na stronie korporacyjnej TNT ( 25

26 Fałszywe zgłoszenia TNT nie będzie tolerować celowych fałszywych zgłoszeń aktów oszustwa, korupcji, przekupstwa czy dokonywania płatności ułatwiających. W przypadku zgłoszenia naruszenia przez pracownika, który wie że jest ono fałszywe, pracownik podlegać będzie postępowaniu dyscyplinarnemu, które może się wiązać z rozwiązaniem stosunku pracy. Fałszywe zgłoszenia przez pracowników lub osoby trzecie, mogą również prowadzić do wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego. Pracownik lub osoba trzecia mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za szkody w stosunku do każdego, kto cierpi z powodu fałszywego zgłoszenia. 4.5 Postępowanie w przypadku (podejrzenia) naruszenia W zależności od rodzaju naruszenia (patrz punkt 4.4.1), dokładne dochodzenie ma realizować Dział Bezpieczeństwa (w przypadku naruszeń, które nie wymagają centralnego zgłaszania i koordynacji) lub przez Globalny Dział Dochodzeń (w przypadku naruszeń, które wymagają centralnego raportowania i koordynacji). Ani kierownictwo ani pracownicy nie mają prawa do prowadzenia lub wszczęcia dochodzenia w sprawie (domniemanych) aktów oszustwa, korupcji, przekupstwa lub płatności ułatwiających bez uprzedniej pisemnej zgody Radcy Prawnego i / lub Menedżera Etyki w Biznesie. Odpowiedzialność za prowadzenie dochodzenia oraz za zapewnienie, że prowadzone jest zgodnie z odpowiednimi wymaganiami prawnymi i uregulowaniami wewnętrznymi należy odpowiednio do Globalnego Dyrektora ds. Cła i Bezpieczeństwa i Dyrektora Audytu Wewnętrznego i Dochodzeń. Mogą oni angażować do prowadzonych przez siebie dochodzeń pracowników TNT oraz zewnętrznych specjalistów. Osoby powołane do prowadzenia dochodzenia w sprawie domniemanego naruszenia będą miały swobodny i nieograniczony dostęp do wszystkich rejestrów i pomieszczeń spółek TNT. Uwzględniając (lokalne) ustawodawstwa i wewnętrznie wytyczne, będą mieli prawo do zbadania, kopiowania i / lub usuwania zawartości posiadanych plików TNT, biurek, szaf, dysków twardych, telefonów komórkowych, serwerów i innych urządzeń pamięci masowej bez uprzedniej wiedzy i zgody osób, które wykorzystują lub mają opiekę nad takimi przedmiotami lub obiektami, gdy te źródła informacji mogą zawierać dowody istotne dla postępowania. Kierownictwo i pracownicy zobowiązani są do pełnej współpracy i pomagania śledczym i innym stronom zaangażowanym w zbadanie naruszenia. TNT oczekuje dalej, aby kierownictwo i pracownicy na wszystkich szczeblach, aby traktowali wszystkie sprawy dotyczące naruszenia poważnie, z zachowaniem poufności i priorytetowo. 26

27 4.6 Postępowanie dyscyplinarne Pracownicy podejrzani o naruszenie nie będą uznawani za winnych dopóki zarzuty czy podejrzenia nie zostaną udowodnione, a sami pracownicy nie otrzymają możliwości obrony. Aby uniknąć zaszkodzenia reputacji osób podejrzanych o naruszenie, a które okazały się niewinne, okresowe i końcowe wyniki badań nie będą ujawniane ani omawiane z nikim poza członkami Komisji ds. Etyki TNT i kierownikami, na zasadzie wiedzy koniecznej. W wyniku zakończenia dochodzenia w sprawie zgłoszonego naruszenia, ostateczne wyniki zostaną sformalizowane w postaci pisemnego sprawozdania z dochodzenia i złożone do Dyrektora Generalnego odpowiedniej spółki TNT oraz Globalnego Dyrektor ds. Cła i Bezpieczeństwa (dla dochodzeń, które nie wymagają centralnego dochodzenia lub koordynacji) lub radcy prawnego i / lub Menedżera ds Etyki w Biznesie (dla dochodzeń prowadzonych lub koordynowanych centralnie). Gdzie istotne i wymagane, Komisja ds. Etyki zweryfikuje sprawozdanie z dochodzenia wraz dostarczonymi przez badaczy dowodami. Po przedstawieniu sprawy oraz, w stosownych przypadkach po uzyskaniu porady prawnej, Komisja ds. Etyki wyda formalną decyzję dot. szczegółowych sankcji, cywilnych lub karnych czynności prawnych, wobec sprawców, które należy wyegzekwować i skieruje sprawę do organów ścigania, jeżeli będzie to wymagane. Menedżerowie liniowi są odpowiedzialni za podjęcie wszelkich niezbędnych środków w celu wykonania decyzji Komisji ds. Etyki, a także do podjęcia odpowiednich działań wobec pracowników, którzy zostali uznani winnymi w wyniku dochodzenia przez Dział Bezpieczeństwa, a których sprawa nie została przekazana do Komisji ds. Etyki. Odpowiednie postanowienia powinny być dodane do umów o pracę i lokalnej polityki HR w celu umożliwienia Komisji ds. Etyk podejmowanie decyzji i wyciągania sankcji dyscyplinarnych w jakiejkolwiek jurysdykcji. 4.7 Koszty dochodzenia Każda spółka TNT musi ponieść koszty dochodzenia, jak zdefiniowano powyżej, niezależnie od wyniku. Korzystanie z zasobów zewnętrznych w dochodzeniu wymaga uprzedniego zezwolenia zgodnie z wewnętrznym Matrycami Autoryzacji. 5. Powiązania z innymi politykami Niniejsza polityka jest powiązana z następującymi politykami i procedurami TNT: Zasady Etyki Biznesowej Raportowanie Naruszeń Polityka Bezpieczeństwa Prezenty i Reprezentacja Konflikt Interesów Weryfikacja Kandydatów do Pracy Polityka Zakupów TNT Policy on Associates TNT Policy on Expense Claims TNT Policy on Prevention of Insider Trading TNT Policy on Enterprise Risk Management 27

28 W celu wsparcia wdrożenia niniejszej polityki, spółki TNT mogą uzupełniać ją o dalsze zapisy. Nie powinny one jednak stać w sprzeczności, ograniczać, lub zmieniać sens niniejszej polityki. Niedopuszczalna jest również zmiana nazwy niniejszej polityki ani łączenie jej z innymi dokumentami TNT. 6. Komunikacja Niniejsza polityka została sporządzona przez CFO w imieniu Zarządu TNT Express N.V. Polityka została opublikowana w ExpressNecie na stronie Polityki TNT, zarządzanej przez funkcję Audytu Wewnętrznego, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej. Dyrektorzy Generalni spółek TNT są odpowiedzialni za zapewnienie precyzyjnego i jednoznacznego tłumaczenia niniejszego dokumentu. W przypadku rozbieżności pomiędzy wersją angielską, a tłumaczeniem, wersja angielska będzie rozstrzygająca. 7. Implementacja Niniejsza polityka musi zostać wdrożona z dniem 25 listopada 2015 roku. Pełna implementacja niniejszej polityki oraz zapewnienie zgodności z jej zapisami jest obowiązkiem wszystkich pracowników TNT. Właściciel polityki jest odpowiedzialny za komunikację niniejszej polityki, udzielanie niezbędnego wsparcia/szkoleń w trakcie wdrażania niniejszej polityki, a następnie monitorowania zgodności z nią. 28

29 Konflikt Interesów (Eng. Conflict of Interest) 29

30 SPIS TREŚCI 1. Cele polityki 2. Zakres 3. Definicje 4. Przepisy i odpowiedzialności w ramach polityki a. Wymagania ogólne b. Wymagania dot. ujawniania konfliktów interesów c. Wymagania dot. postępowania w sprawie konfliktu interesu d. Strony trzecie 1. Powiązania z innymi politykami 2. Komunikacja 3. Implementacja 30

31 1. Cele polityki Zasady Etyki Biznesowej (TNT Business Principles) określają sposób w jaki TNT prowadzi swoją działalność oraz współpracuje ze stronami trzecimi. TNT oczekuje od swoich pracowników, aby zawsze działali w najlepszym interesie Firmy i jej akcjonariuszy. Zasady Etyki Biznesowej stanowią, iż pracownicy muszą unikać działań o charakterze osobistym, finansowym i biznesowym, które powodują lub mogą spowodować konflikt interesów w stosunku do ich obowiązków w TNT lub które mogą mieć negatywny wpływ na reputację TNT. Pracownicy nie mogą czerpać korzyści biznesowych przynależnych TNT i mają obowiązek informować kierownictwo o wszelkich zawartych transakcjach lub zaistniałych związkach, wobec których istnieje uzasadnione podejrzenie, że mogą spowodować konflikt interesów. 2. Zakres Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek TNT. Wszystkie spółki muszą zaadoptować, wdrożyć i przestrzegać niniejszą politykę. 3. Definicje Spółka/Spółki TNT TNT Express N.V oraz inne podmioty, w których TNT Express N.V pośrednio lub bezpośrednio posiada pakiet kontrolny. Pakiet kontrolny oznacza możliwość: (i) kontroli większości praw głosów; (ii) zatrudnienia lub zwolnienia więcej niż połowy Dyrektorów Zarządzających. Pracownik TNT każda osoba zatrudniona przez TNT w ramach umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony, jak również osoba pracująca na rzecz TNT zasadach zastępstwa i/lub konsultanta (np. zatrudnionego przez agencję pośrednictwa pracy) Konflikt Interesów sytuacja, która powstaje kiedy pracownik TNT wykorzystuje swój autorytet lub swoją pozycję w celu: (a) wpływania na decyzje podejmowane w imieniu TNT w sposób pozwalający na czerpanie nienależnych korzyści osobistych jemu samemu, członkom najbliższej rodziny, przyjaciołom i bliskim znajomym lub (b) uzyskania nienależnych korzyści osobistych dla siebie (poza wynagrodzeniem otrzymywanym od TNT) lub członków najbliższej rodziny, przyjaciół oraz bliskich znajomych. Strona/Strony trzecie każdy podmiot, nie będący TNT oraz każda osoba, która nie jest zatrudniona przez TNT, w tym m.in. (potencjalni) klienci, dostawcy, podwykonawcy, konsultanci, partnerzy, przedstawiciele instytucji rządowych. Członek rodziny małżonek/małżonka lub partner/partnerka pracownika oraz krewni 1 i 2 stopnia, w tym m.in.: rodzice, rodzeństwo, dzieci, dziadkowie, wnukowie, ciotki, wujkowie, bratankowie/siostrzenice oraz krewni małżonka/małżonki/partnera/partnerki pracownika 1 stopnia (np. rodzice, rodzeństwo, dzieci) Przyjaciel osoba, dla której pracownik TNT mógłby, w pewnych okolicznościach, przedłożyć jej interesy nad interesy TNT. 31