Prowadzenie małej firmy w XXI wieku

Transkrypt

1 S P I S T R E Ś C I Wprowadzenie CZĘŚĆ I. ZANIM ZACZNIESZ Rozdział 1. Czym jest samozatrudnienie? Rozdział 2. Czy masz odpowiednią osobowość? Rozdział 3. Ile to będzie kosztować? Rozdział 4. Podstawowe zasady tworzenia budżetu Rozdział 5. Jaki rodzaj firmy? Rozdział 6. Rodzaje działalności Rozdział 7. Zakup działającej firmy Rozdział 8. Wspólnicy Rozdział 9. Możliwości pracy w niepełnym wymiarze godzin Rozdział 10. Ustalanie celów a sukces CZĘŚĆ II. ROZPOCZĘCIE DZIAŁALNOŚCI Rozdział 11. Osiąganie celów Rozdział 12. Przygotowanie biznesplanu Rozdział 13. Wielkie otwarcie Rozdział 14. Pierwszy miesiąc Rozdział 15. Miesiące od drugiego do szóstego CZĘŚĆ III. PIERWSZE TRZY LATA Rozdział 16. Od czego zależy sukces w biznesie?

2 Rozdział 17. Dlaczego firma bankrutuje? Rozdział 18. Wszechmocna gotówka Rozdział 19. Personel Rozdział 20. Rozwój sprzedaży CZĘŚĆ IV. ZARZĄDZANIE SOBĄ I INNYMI Rozdział 21. Zarządzanie firmą Rozdział 22. Zarządzanie menedżerami Rozdział 23. Samomotywacja Rozdział 24. Co robić, gdy odkryjesz, że to nie to Rozdział 25. Określanie nowych celów CZĘŚĆ V. ZARZĄDZANIE AKTYWAMI Rozdział 26. Czy się rozwijać? Rozdział 27. Kupowanie rozwoju Rozdział 28. Sprzedaż firmy Rozdział 29. Sprzedaż części firmy Podsumowanie Indeks Nota o autorze

3 W P R O W A D Z E N I E Nikt, kto zna temat, nie zaprzeczy, gdyż fakty są bezsporne. Nawet rząd federalny zgadza się z opinią, że małe firmy stanowią o sile amerykańskiej gospodarki w XXI wieku. Przedsiębiorstwa znajdujące się na liście Fortune 500 zanotowały spadek zatrudnienia, do czego przyczyniły się małe rodzinne firmy z terenu całego kraju. W Stanach Zjednoczonych i na całym świecie miliony firm zatrudniają mniej niż dziesięciu pracowników. Większość z nich była mała w przeszłości i taka pozostanie. Uwagę zwracają dwa niezwykłe fakty. Po pierwsze, większość ich właścicieli nie chce, by były one duże. Po drugie, większość z nich nie osiągnęłaby lepszych wyników dzięki wzrostowi. Właściciele mieliby wówczas mniejsze dochody i większy ból głowy. Jeżeli czytasz tę książkę, to albo już prowadzisz własny biznes, albo zamierzasz podjąć to wyzwanie. Wiele osób mylnie sądzi, że większa firma to lepsza firma. Mają wizję wielopiętrowego biurowca i setek pracowników gotowych spełnić każdą zachciankę szefa. Nie ma absolutnie nic złego w pragnieniu zarządzania dużą organizacją. Ta książka jednak opiera się na założeniu, że także zatrudnianie dziesięciu osób nie jest niczym złym. Można zarabiać pieniądze, których kwota wyrażona jest za pomocą sześciu czy nawet siedmiu cyfr, zatrudniając kilku pracowników. Można sprzedać taki biznes za miliony dolarów. Jako przedsiębiorca, który założył 14 małych firm i nimi zarządzał, mogę zaświadczyć, że nie istnieje w zasadzie żadna literatura

4 poświęcona tematyce ich otwierania i prowadzenia. Prawie każda książka na temat biznesu dotyczy organizacji zatrudniających setki, jeśli nie tysiące pracowników. Kilka czasopism próbuje poruszać to zagadnienie przynajmniej w części swoich artykułów. Niestety teksty zawierające podstawowe informacje, które mogłyby być pomocne dla szefów małych firm, są publikowane rzadko i trudno je znaleźć. Co mogą więc zrobić przedsiębiorcy planujący założyć biznes, który z definicji będzie niewielki? Mogą szukać pomocy w lokalnym punkcie doradczym lub kongregacji kościelnej. Cenną pomoc otrzymają z izby handlowej lub sieciowych klubów, takich jak LeTip * i im podobne. Niestety, żadne z tych źródeł nie zapewni pełnej informacji niezbędnej do zaplanowania, otwarcia i rozwinięcia działalności gospodarczej, a także gdy przyjdzie czas do jej zakończenia. Myślałem o napisaniu tej książki przez prawie pięć lat, zanim zabrałem się do pracy. W tym okresie opublikowałem dwie inne pozycje dotyczące branży, w której pracuję. Przedstawiam w nich, podobnie jak w artykułach, które ukazały się w czasopismach handlowych, przykłady z firmy zatrudniającej poniżej dziesięciu pracowników sklepu rowerowego. Jedna z firm, z którą jestem związany, przekroczyła poziom zatrudnienia dziesięciu osób i zwiększyła go do prawie czterdziestu. Planowany poziom zatrudnienia w okresie następnych 18 miesięcy ma sięgnąć 70 lub 80 osób. Zdałem sobie sprawę, że w czasie, gdy następował ten rozwój, nigdy nie oczekiwałem, że stanie się ona tak duża. Często mówiłem, że bardziej odpowiada mi środowisko małej organizacji. Był to moment, w którym naprawdę poczułem potrzebę opublikowania tej książki. Książka Prowadzenie małego biznesu w XXI wieku podzielona jest na pięć części odpowiadających etapom rozwoju małej firmy. W części 1 zatytułowanej Zanim zaczniesz zastanawiam się, co to znaczy być niezależnym biznesmenem, jak również co jest mitem, a co rzeczywistością w odniesieniu do finansów, godzin pracy i poświęcenia. Celem tej części jest dostarczenie informacji, które pomogą w podjęciu decyzji, czy rozpoczynać samodzielną * LeTip International,Inc.,założona w 1978 r. prywatna organizacja umożliwiająca właścicielom firm wymianę informacji przyp. tłum.

5 działalność, czy nie. Przedstawiam tu także różne rodzaje działalności i typy osobowości, które najlepiej do nich pasują. Część 2 zatytułowana Rozpoczęcie działalności dotyczy okresu po podjęciu decyzji o samodzielnym prowadzeniu biznesu. Na początku przedstawiona jest procedura pokazująca kolejne etapy opracowania podstawowego biznesplanu. W dalszej części omawiam kwestię wyboru usługodawców banku, firmy księgowej, prawnika lub agenta ubezpieczeniowego. Decyzjawtym zakresiemoże przyprawiać o ból głowy.w jakisposób pracować z usługodawcami, by osiągnąć jak największe korzyści? Jedną z głównych przyczyn upadku małych firm jest niewłaściwie prowadzona księgowość. W części 2 znajdują się wyjaśnienia podstawowych jej zasad oraz propozycje, jak sobie radzić z najtrudniejszymi zagadnieniami. Dla wielu osób rozpoczynających działalność gospodarczą kluczową kwestią jest lokalizacja firmy. Jak duża ma być siedziba? Gdzie powinna się mieścić? To tylko dwa elementy ważnego procesu decyzyjnego. Przedstawiam więc szczegółową strategię wyboru, zawierającą także zasady negocjacji z właścicielami lokali. Następnie zajmiemy się szczegółami. Jaki rodzaj działalności zamierzasz prowadzić? W jaki sposób upewnisz się, że istnieje wystarczający popyt na twoje towary lub usługi? Jakich dostawców masz do dyspozycji? Czy jacyś dostawcy mają wyłączność na preferowanym przez ciebie terenie? Jak uzyskać kredyt na towary, materiały, wyposażenie i usługi? Odbyło się wielkie otwarcie i wszystko idzie świetnie. No, prawie wszystko: wpływy nie wystarczają na pokrycie wydatków. Jeden z dostawców nie ma towaru, by można było uzupełnić zapasy. Ponadto widzisz coraz wyraźniej, że zabraknie ci kapitału na kontynuację działalności, jeżeli wpływy szybko się nie zwiększą. Nie obawiaj się! Część 3 zatytułowana Pierwsze trzy lata dotyczy takich właśnie sytuacji. Porusza każdy aspekt codziennego prowadzenia biznesu. Na początku omówione zostały zagadnienia związane ze sprzedażą, promocją, reklamą i public relations. Pokazuję, w jaki sposób wzbudzić zainteresowanie klientów produktami lub usługami, a następnie je sprzedać. W okresie pierwszych trzech lat testowana jest zdolność firmy do takiego działania.

6 Na pewno byłoby lepiej, gdyby w nowej firmie wszystko było wspaniale zorganizowane. Jednak tym, co zabija organizację najszybciej, jest niewystarczająca sprzedaż. Dlatego duży fragment tej części jest poświęcony pozyskiwaniu klientów i sprzedaży. Nawet gdy wpływy pokryją podstawowe rachunki, złe zarządzanie może szybko sprawić, że znajdziesz się na minusie. W jaki sposób zatem ściągać należności? Jak wydłużać terminy płatności dostawcom, bez pogarszania z nimi stosunków? Jak współpracować z bankami? Zatrudnianie i zwalnianie to trudny temat dla większości właścicieli firm, chyba że mają już tego typu doświadczenie. Jak poszukiwać pracowników? W jaki sposób sprawdzać kwalifikacje kandydatów przez telefon? Jakie są uwarunkowania prawne? Jakie są dobre i złe praktyki szkolenia nowo zatrudnionych? Wszystkie te tematy zostaną omówione. We wcześniejszych częściach poruszone zostały już sprawy związane z księgowością. Jeżeli jednak nawet ktoś chodził na zajęcia z rachunkowości, to nie jest przygotowany do czytania sprawozdań finansowych. Narzędzia te są rzadko wykorzystywane przez osoby rozpoczynające działalność. Mają one dla przedsiębiorcy potencjalnie taką samą wartość, jaką dla lekarza ma termometr lub stetoskop. Jeżeli wiemy, jak czytać zawarte w nich informacje, jesteśmy w stanie zdiagnozować słabe strony firmy i podjąć środki zaradcze. Z kolei pozytywne informacje zawarte w raportach wskazują, na jakie działania powinniśmy kłaść nacisk. W części 3 podane zostały informacje, na co należy zwracać uwagę. Inne tematy, które są w niej poruszane, to zewnętrzna sieć sprzedaży, targi, sprzedaż międzynarodowa i obecność w internecie. Tylko około 50% nowych firm dożywa trzecich urodzin. Jeżeli firma przetrwa etapy opisane w częściach 1 i 2, to znaczy, że przekroczyła statystyczną średnią. Jest zdolna do wzmocnienia fundamentów i podniesienia poziomu sprzedaży, a zwiększone dochody może wykorzystać do rozbudowy organizacji. Część 4 dotyczy zarządzania sobą i innymi. Wyzwania związane z motywowaniem, szkoleniem, wynagradzaniem i innymi obszarami relacji z pracownikami wymagają nieustannej nauki. Tak naprawdę większość tych działań staje się rutyną. Nadal jednak wiele wydarzeń może cię zaskoczyć. Umowa na wynajem nie zostanie przedłużona.

7 Jeden z czołowych pracowników zaczyna z tobą konkurować. Bank zaostrza warunki współpracy i blokuje linię kredytową. Przegląd technik zarządzania zamieszczony w tej części pomaga radzić sobie w takich sytuacjach. Nauka zarządzania innymi ludźmi wymaga zarówno doświadczenia życiowego, jak i wiedzy książkowej. Omówiony zostanie każdy typ pracownika. Jakie cechy są ważne w danym rodzaju pracy? Jaki jest poziom wynagrodzenia dla danego stanowiska? Jak postępować w przypadku różnych problemów, z którymi będziesz mieć do czynienia? Jednym z najważniejszych zagadnień poruszanych w tej książce jest tworzenie przyjaznego środowiska pracy. Jak być szefem, dla którego ludzie będą chcieli pracować? W jaki sposób stworzyć zespół, który jest lepszy od konkurencji i czerpie satysfakcję z pracy? Poruszam także zagadnienie zarządzania sobą. Na dalszym etapie prowadzenia biznesu pojawią się zupełnie nowe okoliczności. Nie będziesz już potrzebny, by wzbudzać entuzjazm. Przekonasz się, że codzienne zarządzanie nie jest konieczne, gdy ludzie są profesjonalistami, a systemy działają efektywnie. W jaki sposób to na ciebie wpłynie? Przyzwyczaiłeś się już do uczestniczenia w podejmowaniu każdej decyzji. Zawsze miałeś niekończącą się listę spraw do załatwienia. Czy taka zmiana wpłynie negatywnie na twoje zdrowie? Przeczytaj o sposobach radzenia sobie z taką sytuacją, opisanych w części 4, i żyj w sposób, który będzie owocem ciężkiej pracy. Jest to możliwe. Pewnego dnia wstaniesz i zdasz sobie sprawę, że stworzyłeś coś, co ma wartość. Zachwyci to ciebie, ale jeszcze bardziej zachwyci rodziców lub współmałżonka. Jest to jednak prawda. Część 5 Zarządzanie aktywami dotyczy strategii utrzymania i rozwoju tego niezwykle cennego dobytku. Firma, która ma wartość, powinna być traktowana jak wszystkie inne aktywa. Powinna być chroniona co najmniej tak samo starannie, jak dom, gotówka lub kolekcja monet. Część 5 zawiera informacje, jak to zrobić. Mam nadzieję, że sposoby prowadzenia biznesu przedstawione w tej książce pomogą ci w stworzeniu solidnej firmy takiej, która pozwoli na wysoki zwrot z inwestycji w przypadku, gdy zdecydujesz się przejść na emeryturę.

8 CZE ŚĆ I ZANIM ZACZNIESZ

9 ROZDZIAŁ 1 Czym jest samozatrudnienie? Podjąłeś decyzję, że chcesz mieć własną firmę. Nie jesteś sam. Idea, by być własnym szefem, jest tak amerykańska, jak jabłecznik lub baseball. Rzadko można spotkać Amerykanina, który przynajmniej od czasu do czasu jej nie rozważał. Nie oznacza to, że taki cel jest nieznany w innych narodach lub kulturach. U mieszkańców Australii i Tajwanu występuje nawet wyższy poziom zainteresowania samozatrudnieniem niż u obywateli Stanów Zjednoczonych. Wiele osób podejmuje wyzwanie. Zostają sprzedawcami produktów firm Avon lub Amway, kupują franszyzę od McDonalda, promują nowe pomysły, zakładają gabinety dentystyczne, wykupują firmy swoich szefów, otwierają sklepy z artykułami metalowymi. Miliony inteligentnych ludzi porzucają dobrze płatną pracę i ryzykują oszczędności całego życia, by zostać własnymi szefami. Co ich motywuje, że ryzykują źródła dochodu, małżeństwo i zdrowie emocjonalne? Dlaczego ktoś chciałby pracować 60 lub 80 godzin tygodniowo, zarabiając mało lub wcale? Kim są przedsiębiorcy, którzy porzucają bezpieczne życie i podejmują ryzyko? O co w tym wszystkim chodzi? O pieniądze? Czy chodzi o pogoń za wszechmocnym dolarem i tym, co można za niego dostać? Czy jesteśmy społeczeństwem mającym ambicje Donalda Trumpa? I tak, i nie. Wielu, jeżeli nie większość z tych, którzy wybrali drogę samozatrudnienia, ma nadzieję, że zarobią więcej pieniędzy, niż pracując na etacie. Godzą się na niedogodności i okresowo niskie dochody, by w przyszłości zarabiać lepiej. Ci, których motywuje przede wszystkim aspekt

10 finansowy, oczekują, że staną się bogaci. Jednak perspektywa doskonałych zarobków wielu osobom nie wystarcza, by zgodzili się choćby na tymczasowe poświęcenie. Gdyby tak było, widzielibyśmy, jak wybierają zawsze bezpieczną drogę, na przykład uzupełniają wykształcenie, zmieniają pracę na lepszą, pracują jako sprzedawcy z wynagrodzeniem prowizyjnym, ale nie zakładają firmy. Niezależność znajduje się na drugim miejscu po motywacji finansowej wśród przyczyn otwierania własnego biznesu przez pracowników etatowych. Są osoby, które nie potrafią pracować dla innych lub po prostu chcą wszystko robić po swojemu. Ludzie, którzy pracy etatowej pragną tak samo jak pływania wśród stada rekinów, nie dbają o to, czy osiągną sukces, prowadząc własny biznes. Będą kontynuowali działalność, nie bacząc na konieczność poświęceń ani na koszty ponoszone przez rodzinę. Wolą prowadzić jednoosobowo warsztat naprawy obuwia, niż być prezesem wartej 10 milionów dolarów filii koncernu. Zadziwiające, jak wielu właścicieli małych sklepów należy do tej kategorii. Jeszcze bardziej zadziwia liczba lekarzy, prawników, biegłych rewidentów i innych specjalistów, którzy zarabiają mniej, niż wynosi średnia dla zawodu, tylko dlatego, że chcą być na swoim. Wśród osób decydujących się na samozatrudnienie są kobiety zajmujące stanowiska menedżerskie, które wiedzą, na czym polega prowadzenie biznesu, ale które uderzyły w szklany sufit. Dzieje się tak w sytuacji, gdy pracodawca dużo mówi o równouprawnieniu, a nawet czyni pewne kroki w tym kierunku, lecz jednocześnie w pewnym momencie wywiesza czerwony napis: Paniom dziękujemy. W takiej sytuacji wiele utalentowanych i umotywowanych kobiet jedyną nadzieję na pełne wykorzystanie swojego potencjału widzi w otwarciu firmy. Inna duża grupa właścicieli małych firm pragnie uczynić coś dobrego dla świata. Wierzą, że jest to niemożliwe, gdy pracuje się dla przedsiębiorstwa nastawionego na zysk. W takich firmach możemy znaleźć hobbystów, którzy chcą mieć pewność, że kolekcjonerzy modeli pociągów z Dubuque będą mieli gdzie sprzedawać, kupować i zamieniać przedmioty ze swoich kolekcji. W tej grupie znajdują się także prawnicy, którzy pragną świadczyć niedrogie usługi tym grupom społecznym, które w innym przypadku nie mogłyby pozwolić sobie na pomoc prawną; lekarze, dentyści

11 i inni fachowcy, którzy mają podobną motywację; pastorzy niezależnych kongregacji; założyciele specjalistycznych szkół, spółdzielni i spółdzielczych kas pożyczkowych. Lista osób, które uważają małą firmę za sposób służenia społeczności, nie ma końca. Co ciekawe, bezinteresowne podejście często daje rezultat w postaci sukcesu finansowego. Bywa, że taki biznes przynosi większe dochody niż firma stworzona do zarabiania pieniędzy. Ma to prawdopodobnie związek z zaangażowaniem, jakie wyzwala tego typu przedsięwzięcie. Gdy podstawowym celem właściciela jest zarabianie pieniędzy, często widać duże zmiany w stopniu zaangażowania. Gdy interes idzie kiepsko lub kręci się znakomicie, wiele osób, którym zależy tylko na pieniądzach, traci zainteresowanie. Ci, którzy pracują dla wyższego dobra, mają silniejszą motywację do kontynuowania działań. Bezrobocie także często jest powodem założenia własnej firmy. Wydaje się, że jest to prawda szczególnie wtedy, gdy ktoś traci pracę z powodu fuzji dwóch firm, przejęcia jednej firmy przez drugą, plajty lub zmiany sytuacji ekonomicznej (np. zmniejszenia produkcji przez przemysł zbrojeniowy). Silnym bodźcem motywacyjnym może być chęć udowodnienia czegoś. Rodzice, rodzeństwo, współmałżonek lub inne osoby, które się dla ciebie liczą, osiągają sukces, prowadząc własny biznes, lub wspominają o ludziach, którzy go osiągnęli. Może to stwarzać presję, by także spróbować. Rywal zarabia więcej pieniędzy, a zatem kandydat na biznesmena postrzega małą firmę jako jedyny sposób na dotrzymanie mu kroku. Syn czuje, że musi utrzymać rodzinny interes lub prowadzić go lepiej niż ojciec. Jeżeli działanie osób z tej grupy ma podłoże neurotyczne, może to spowodować, że będą się one źle czuły, prowadząc firmę. Niektórzy najbardziej znani ludzie biznesu, którzy osiągnęli sukces, są bardzo nieszczęśliwi, ponieważ ich motywacja miała niezdrowe korzenie. Rzadko osoba, która decyduje się na samozatrudnienie, pasuje dokładnie do jednej z tych kategorii. Częściej jest to mieszanka różnych powodów, na przykład pragnienia niezależności finansowej i potrzeby wpływania na bieg wydarzeń. Bez względu na przyczyny faktem jest, że wiele osób w naszej populacji podejmie próbę prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej. Jest coś

12 bardzo romantycznego i bardzo amerykańskiego w zakładaniu własnego biznesu. W tej części książki spróbujemy bez emocji przyjrzeć się sytuacji właściciela firmy. Celem jest podanie praktycznych wskazówek, które pozwolą na wyciągniecie wniosków, czy powinieneś myśleć o usamodzielnieniu się. Postaram się zrobić wszystko, by omówić każdy aspekt procesu decyzyjnego.