enova365 Handel Start podręcznik Użytkownika

Transkrypt

1 Soneta sp. z o.o. ul. Wadowicka 8A Kraków tel./fax info@enova.pl sprzedaz@enova.pl zespół wsparcia modułu Handel: tel handel365@enova.pl Handel Start podręcznik Użytkownika

2 2 Spis treści 1 Wprowadzenie Towary i usługi Kontrahenci i banki Sprzedaż Zakup Magazyn Relacje pomiędzy dokumentami Fiskalizacja Raporty i wydruki Ewidencja Środków Pieniężnych Zasady korzystania z systemu Operatorzy i uprawnienia Słownik używanych terminów Menu główne Menu boczne Górny pasek narzędziowy Zakładki Listy Formularze Wydruki Projektowanie list Funkcjonalność modułu Handel Start Menu główne modułu Kartoteki Ogólne zasady poruszania się po kartotekach Karta kontrahenta Kartoteka towarów i usług Dodatkowe funkcjonalności dostępne w menu czynności Dokumenty Metody tworzenia nowych dokumentów Przycisk dodawania na liście dokumentów Wprowadzanie nowego dokumentu Wybór rodzaju nowego dokumentu z menu Tworzenie dokumentu w relacji do innego dokumentu/dokumentów Stan dokumentu... 47

3 Przesunięcie dokumentu do bufora (zmiana stanu) Zmiana kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie Zakup Faktury zakupowe generujące PZ Wystawianie dokumentu PZ i generowanie faktur zakupowych Faktury zakupu z UE (transakcje WNT) Sprzedaż Faktury sprzedaży generujące WZ Wystawianie dokumentu WZ i generowanie faktur sprzedaży Faktura sprzedaży zakładka Płatności Sprzedaż fiskalizowana Sprzedaż zaliczkowa Sprzedaż zaliczkowa fiskalizowana Faktury sprzedaży do UE (transakcje WDT) Faktury sprzedaży poza UE (eksport) Zamówienia Rodzaje zamówień Informacja o końcowej realizacji zamówienia Korygowanie faktur, zwrot towaru Korekta faktury sprzedaży Korekta sprzedaży fiskalizowanej Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży lub zakupu Korekty faktur nabycia wewnątrzwspólnotowego Korekty faktur z płatnością w walucie obcej Automatyczne korekty kosztów (np. KWPZ) Ewidencja Środków Pieniężnych Opis ogólny Funkcjonalność EŚP Wystawianie dokumentu KP/KW Drukowanie dokumentu KP/KW i raportu kasowego Zamykanie raportu kasowego Ewidencjonowanie wyciągu bankowego Ewidencjonowanie wpłaty / wypłaty bankowej Wprowadzanie kursów walut Konfiguracja Handel Start Podstawowe zmiany w konfiguracji Dodanie operatora i przypisanie mu uprawnień Role uprawnień Uzupełnienie danych w ewidencji Firmowy rachunek bankowy Dodawanie magazynów i nadawanie uprawnień... 73

4 Ustalanie metody obrotu towarowego w magazynie... 74

5 5 1 Wprowadzenie to nowoczesna platforma stworzona przez firmę Soneta sp. z o.o. na potrzeby budowy systemu wspomagającego zarządzanie firmą, pracującego w oparciu o technologie internetowe. System powstał na bazie istniejącego od 2002 roku systemu ERP o nazwie enova i wykorzystuje jego wszystkie komponenty na poziomie bazy danych oraz algorytmów obliczeniowych. Równocześnie implementuje własny interfejs użytkownika w oparciu o HTML5, dzięki czemu użytkownik uzyskuje dostęp do funkcji systemu z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej. To unikatowe rozwiązanie pozwala nie tylko na wykorzystanie dziesięcioletniego doświadczenia zespołu projektowo-programistycznego, ale na włączenie do systemu sprawdzonych rozwiązań, wykorzystywanych przez kilka tysięcy użytkowników systemu enova. Równocześnie zapewnia pełną kompatybilność pomiędzy systemami i enova, co pozwala na elastyczny dobór rozwiązania do indywidualnych potrzeb Klienta..pl jest usługą polegającą na udostępnianiu możliwości korzystania z systemu. W odróżnieniu od tradycyjnego modelu, polegającego na zakupie licencji na oprogramowanie i instalacji programu na serwerach użytkownika,.pl oferuje możliwość korzystania z oprogramowania zainstalowanego w chmurze publicznej, przy czym użytkownik ponosi okresowe opłaty za dostęp do tej usługi, zależne od liczby osób korzystających z systemu oraz wykorzystywanych modułów. Moduł Handel Start zapewnia m.in. wystawianie dokumentów sprzedaży, zakupu, obsługi wielu magazynów. Podstawowe funkcje modułu to: tworzenie kart towarowych i usługowych, tworzenie cenników, przechowywanie informacji o kontrahentach, bankach i urzędach, wystawianie dokumentów handlowych i magazynowych wraz z prowadzeniem ewidencji stanów magazynowych i naliczaniem kosztów własnych zakupu. Moduł jest zintegrowany z Ewidencją Środków Pieniężnych, uzupełniającą funkcjonalność Faktur w zakresie rozliczeń z kontrahentami.

6 6 1.1 Towary i usługi Lista Towary i usługi jest zbiorem kart towarowych i usługowych. Karta towaru, oprócz podstawowych danych, zawiera również listę kodów kreskowych, listę alternatywnych jednostek miary z przelicznikami na jednostkę podstawową oraz listę stron www z opisem towaru. Z poziomu karty towaru można wyświetlić listę pozycji dokumentów sprzedaży dotyczących tego towaru. Standardowo zdefiniowane w systemie ceny są z sobą powiązane podstawowymi parametrami określanymi indywidualnie dla każdego towaru: marża detaliczna, narzut hurtowy. 1.2 Kontrahenci i banki Karta kontrahenta zawiera podstawowe dane teleadresowe, warunki handlowe (m.in. rabat ogólny i limit kredytowy). Z poziomu karty kontrahenta użytkownik może przeglądać listę dokumentów dla tego kontrahenta oraz ewidencję rozliczeń. 1.3 Sprzedaż Standardowo użytkownik może wystawiać następujące dokumenty: faktury VAT, paragony, faktury do paragonu, faktury korygujące (ilościowe i wartościowe), faktury proforma, faktury zaliczkowe oraz zamówienia. Dokumenty mogą być wystawiane w różnych walutach, przy wykorzystaniu definiowalnych tabel kursowych. System umożliwia pobieranie on-line tabeli kursów średnich NBP. Dostępny jest podział płatności dokumentu ze zróżnicowaniem form i terminów. System może kontrolować limit kredytowy kontrahenta i umożliwia blokowanie sprzedaży w przypadku jego przekroczenia. Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży można od razu rejestrować zapłatę. 1.4 Zakup Standardowo użytkownik może wystawiać następujące dokumenty: faktury zakupu, faktury korygujące (ilościowe i wartościowe), faktury zaliczkowe, zamówienia. 1.5 Magazyn System obsługuje wiele magazynów. Użytkownik standardowo może wystawiać następujące dokumenty: WZ, PZ, PW, RW, MM oraz korekty tych dokumentów. Dokumenty te mogą być wystawiane ręcznie, a następnie przekształcane do faktur, mogą też powstawać automatycznie podczas wystawiania dokumentów handlowych.

7 7 System prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową magazynu według wybranej metody rozliczania (standardowo: FIFO). 1.6 Relacje pomiędzy dokumentami Dokumenty mogą być wystawiane według standardowych, zdefiniowanych w systemie sekwencji. Standardowo dostępne jest generowanie faktur z zamówień, dokumentów magazynowych z handlowych. 1.7 Fiskalizacja System współpracuje z drukarkami fiskalnymi pracującymi na protokole zgodnym z Posnet Termal. 1.8 Raporty i wydruki Handel Start oferuje szereg raportów oraz zestawień analitycznych. Przykładowo: sprzedaż wg kontrahentów, sprzedaży wg towarów i usług, rozliczenie dokumentów sprzedaży, dokumenty wg terminów płatności, struktura wiekowa należności. 1.9 Ewidencja Środków Pieniężnych Handel Start funkcjonalność Ewidencji Środków Pieniężnych. Umożliwia ona prowadzenie kas, ewidencjonowanie wyciągów bankowych oraz rejestrowanie rozliczeń w różnych walutach.

8 8 2 Zasady korzystania z systemu Rys. 1 Okno logowania do systemu W celu zalogowania się do systemu należy w pasku adresowym przeglądarki internetowej wpisać nazwę serwera, na którym zainstalowany jest system. W przypadku instalacji na serwerach użytkownika, adres ten jest zależny od lokalnej konfiguracji. W przypadku.pl, należy wpisać adres w postaci: gdzie nazwa_firmy jest indywidualna dla każdego klienta. W przeglądarce otwierane jest okno logowania do systemu, w którym należy podać identyfikator operatora (użytkownika) oraz jego hasło. Operatorzy muszą zostać utworzeni na etapie konfigurowania systemu (domyślnie w systemie zakładany jest operator Administrator z prawami m.in. do tworzenia nowych użytkowników).

9 9 Zaznaczenie opcji Zapamiętaj mnie spowoduje, że przy następnym nie będzie konieczne wpisanie identyfikatora użytkownika. 2.1 Operatorzy i uprawnienia Po wpisaniu adresu domeny w przeglądarkę internetową, należy się zalogować podając w polu użytkownik: Administrator oraz hasło ustalone i nadane przez Partnera W systemie zawsze jest operator Administrator, a kody i uprawnienia innych użytkowników są nadawane przez osobę pełniącą rolę administratora. Rys. 2 Lista operatorów Program posiada rozbudowany mechanizm kontroli uprawnień użytkowników i rejestracji ich działań. Uprawnienia określane są poprzez przypisanie użytkownikowi odpowiednich ról. Każdy użytkownik może mieć przypisanych jednocześnie wiele ról, określających jego uprawnienia w różnych obszarach działania programu. System pozwala określić uprawnienia użytkownika zarówno do poszczególnych formularzy jak i do poszczególnych zbiorów danych (tabel). Oznacza to, że użytkownik np. który nie posiada uprawnień do danego magazynu, lub wzorca dokumentu nie będzie go widział, w żadnym z formularzy, gdzie taki obiekt może występować, nawet jeśli posiada dostęp do wszystkich formularzy w systemie. Wszelkie uprawnienia mogą być zastosowane indywidualnie dla danego użytkownika jako: pełny dostęp do danych wraz z możliwością modyfikacji, pełny dostęp do danych bez możliwości modyfikacji, brak dostępu do danych.

10 10 Rys. 3 Lista ról i praw w systemie Domyślnym użytkownikiem każdej nowo tworzonej bazy danych jest Administrator, posiadający do niej pełne uprawnienia. W pierwszym okresie pracy z programem zamiast zakładać własnego operatora możemy korzystać z konta Administratora. 2.2 Słownik używanych terminów Menu główne Po zalogowaniu do programu pojawia się główny ekran programu: Rys. 4 Główne menu programu

11 11 Ekran główny podzielony jest na dwie części. Węższa, lewa część zawiera menu boczne programu. Natomiast prawa, znacznie szersza część, zawiera główny obszar roboczy, służący do wyświetlania folderów i list. Bezpośrednio po uruchomieniu programu w części roboczej wyświetlane jest menu główne, zawierające skróty do tych samych funkcji, które znajdują się w menu bocznym. Po wybraniu jakiejkolwiek funkcji z menu (głównego lub bocznego) w głównym obszarze roboczym pojawi się stosowna lista (np. lista towarów, lista faktur itp.) Menu boczne Menu boczne programu służy do szybkiego przełączanie się pomiędzy poszczególnymi modułami programu np. Handel, Kadry płace, Środki pieniężne. Po wyborze odpowiedniego modułu zostajemy przełączeniu do listy skrótów do poszczególnych list zawartych w tym module. Rys. 5a Menu boczne programu Zawartość tego menu zależna jest od: modułów dostępnych w ramach wykupionej licencji,

12 12 praw operatora w zależności od uprawnień nadanych użytkownikowi przez administratora, może on posiadać dostęp tylko do wybranych funkcji w każdym module. Po wyborze odpowiedniego modułu zostajemy przełączeniu do listy skrótów do poszczególnych list zawartych w tym module. Rys. 5b Menu boczne programu Zawartość tego menu zależna jest od: wybranego modułu praw operatora w zależności od uprawnień nadanych użytkownikowi przez administratora, może on posiadać dostęp tylko do wybranych funkcji w każdym module Użytkownik może przełączać zawartość pomiędzy następującymi listami: Lista kartotek, Ulubione i Ostatnio użyte. Lista kartotek odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu.

13 13 Ulubione zawiera listę opcji zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Przy każdej liście lub konkretnym obiekcie znajduje się gwiazdka po kliknięciu której lista lub obiekt zostają dodane do tego menu. Ostatnio użyte zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika Górny pasek narzędziowy Rys. 6 Górny pasek narzędziowy W prawym górnym rogu głównego okna znajduje się pasek narzędziowy. Zawiera on cztery przyciski: Ustawienia skrót do menu konfiguracji programu Wizytówka otwiera okno z informacjami o programie Operator otwiera okno z informacjami o zalogowanym operatorze. W tym miejscu można wykonać wylogowanie z programu, zmianę hasła dostępu operatora oraz włączyć tzw. tryb diagnostyczny - który umożliwia m.in. wyświetlenie logów komunikacyjnych. Wyloguj wyloguje operatora z systemu oraz przechodzi do strony logowania Zakładki Rys. 7 Lista otwartych zakładek Program umożliwia otwieranie wielu zakładek z oknami roboczymi. Dzięki temu użytkownik może równocześnie otworzyć w programie kilka list i łatwo się pomiędzy nimi przełączać. W celu otworzenia nowej zakładki, należy kliknąć plus z prawej strony obok tytułów otwartych zakładek. Natomiast w celu zamknięcia otwartej zakładki należy kliknąć krzyżyk obok tytułu tej zakładki. W programie musi być otwarta co najmniej jedna zakładka zamknięcie ostatniej zakładki powoduje wyświetlenie menu głównego programu.

14 Listy Rys. 8 Wygląd standardowej listy Dane w programie wyświetlane są w postaci list. Otwarcie wybranej listy następuje po kliknięciu wybranej funkcji w menu programu (w menu główny, bocznym, na liście ulubione itp.). Na liście można wyróżnić cztery części: Panel filtrowania służący do ograniczania listy zwracanych wierszy (np. zawężania listy dokumentów do dokumentów z określonego okresu) Górny pasek narzędziowy listy służy do wykonywania czynności na liście. Boczny pasek narzędziowy listy służy do dodawania, usuwania i edytowania zapisów listy Lista zestaw wierszy i kolumn zawierający zapisy listy Edycja poszczególnego dokumentu odbywa się poprzez kliknięcie w pole oznaczone po prawej stronie strzałką w prawo Filtrowanie listy Panel filtrowania listy służy do zawężania wyników na liście. Zawiera zestaw pól umożliwiających wprowadzenie warunków filtrowania. Ilość oraz rodzaj pól w panelu filtrowania zależny jest od rodzaju listy będzie inny dla listy dokumentów, a inny dla listy towarów. Po otwarciu listy panel filtrowania wyświetlany jest w postaci uproszczonej zawiera najważniejsze, najczęściej używane pola filtrujące:

15 15 Rys. 9 Panel filtrowania listy widok uproszczony Kliknięcie strzałki z lewej strony napisu Filtrowanie listy powoduje rozwinięcie panelu filtrującego do postaci pełnej. Pełny panel zawiera zwykle znacznie więcej pól filtrujących i umożliwia bardziej precyzyjne wyszukanie zapisów: Rys. 10 Panel filtrowania listy - widok pełny Wyszukiwanie (Lokator) Na listach istnieje możliwość szybkiego wyszukiwania po polach kluczowych za pomocą tzw. lokatora. Kluczowymi polami, umożliwiającymi szybkie wyszukiwanie, są np. kod lub nazwa towaru, kod, nazwa lub numer NIP kontrahenta, czy numer dokumentu. Rys. 11 Użycie lokatora do wyszukiwania towarów W celu uruchomienia wyszukiwania za pomocą lokatora wystarczy ustawić kursor na liście i rozpocząć wpisywanie poszukiwanego tekstu. Z prawej strony na górze listy pojawi się okienko lokatora i program będzie automatycznie zawężał listę wyświetlanych wierszy do tych, które rozpoczynają się od wpisanego tekstu. Jeżeli wyszukiwany tekst poprzedzony zostanie znakiem * (gwiazdka), wówczas wyszukiwane będą wiersze zawierające wpisany ciąg znaków (a nie tylko te, które się od niego zaczynają). W celu zakończenia działania lokatora, wystarczy wcisnąć klawisz Esc.

16 Górny pasek narzędziowy listy Górny pasek narzędziowy listy służy do wykonywania określonych czynności na liście. W odróżnieniu od górnego paska programu, pasek listy zawiera funkcje zależne od tego, na jakiej liście się znajduje. Rys. 12 Górny pasek narzędziowy listy Przycisk Czynności otwiera okno z listą czynności dostępnych dla danej listy. Przykładowo na liście towarów mogą to być czynności związane z przeceną towarów, a na liście dokumentów handlowych czynności związane z przekształcaniem dokumentów. Przycisk Raporty zawiera zestaw dostępnych raportów dotyczących listy, lub formularza na którym się aoktualnie znajdujemy. Przycisk Lista zawiera menu funkcji narzędziowych dla listy możliwość odświeżenia zawartości listy oraz funkcję służącą do projektowania wyglądu listy. Uwaga odświeżanie listy następuje automatycznie po każdej czynności takiej jak dodanie, skasowanie, czy zmiana zapisu na liście oraz po zmianie wartości w polach filtrujących. Przycisk Zamknij zamyka aktualną zakładkę Boczny pasek narzędziowy listy Boczny pasek narzędziowy służy do wywoływania czynności związanych z edycją zapisów. Rys. 13 Pasek boczny

17 17 Wyszukaj przycisk służący do wyszukiwania danych po ciągu znaków tzw. Lokator. Po naciśnięciu tego przycisku można również dodać na danej liście dodatkowy wiersz wyszukiwania, za pomocą którego możemy wyszukać dane w konkretnej kolumnie. Dodaj wraz z menu wyboru służy do kreowania nowego zapisu inicjując pożądany formularz. Otwórz otwiera formularz aktualnie podświetlonego zapisu. W zależności od stanu tego zapisu, formularz może być otwarty w trybie tylko do podglądu lub do edycji. Usuń służy do usunięcia aktualnie podświetlonego zapisu. Możliwość skasowania zapisu jest zależna od jego stanu. Nie można np. usuwać dokumentów zatwierdzonych Formularze Formularze służą do edycji oraz podglądu szczegółowych danych zapisu Zakładki Formularz składa się z zakładek, grupujących szczegóły zapisu. Najważniejsze dane zebrane są zawsze na pierwszej zakładce. Dodając nowy zapis, w większości przypadków zazwyczaj wystarczające jest uzupełnienie danych na pierwszej zakładce. Na pozostałych zakładkach można uzupełnić dane dodatkowe, niewymagane na większości dokumentów. Rys. 14 Zakładka formularza faktury Górny pasek narzędziowy formularza Podobnie jak w przypadku list, formularz posiada górny pasek narzędziowy, działający kontekstowo w odniesieniu do zapisu na otwartym formularzu. Rys. 15 Górny pasek narzędziowy formularza

18 18 Pasek zawiera przyciski: Zatwierdź przycisk dostępny jest tylko na zapisach, które podlegają zatwierdzaniu (np. faktura). W odróżnieniu od przycisku Zapisz, Zatwierdź oprócz zapisania bieżącego dokumentu dokonuje równocześnie ustawienia jego stanu na zatwierdzony, może również wykonać dodatkowe operacje np. przyjęcie gotówki do kasy oraz wydruk dokumentu. Zapisz dokonuje zapisu wprowadzonych na formularzu zmian. Czynności otwiera okno z listą możliwych opcji i funkcjonalności dostępnych dla danego zapisu.. Raporty wraz z przyciskiem rozwijanym, ukazuje listę dostępnych raportów dotyczących danego formularaz lub listy Formularz - zawiera menu funkcji narzędziowych dla formularza np. możliwość projektowania wyglądu formularza. Zamknij - zamyka aktualnie otwarty formularz bez zapisywania zmian Pola wyboru Podczas edycji danych często mamy do czynienia z wpisywaniem wartości w polach, dla których istnieje możliwość wyboru wartości z listy pomocniczej, bądź skorzystania z innego mechanizmu podpowiedzi (np. możliwość wyboru daty z kalendarza). W przypadku krótkich list podpowiedzi (gdy wartość pola musimy wybrać jako jedną z kilku dostępnych wartości), obok pola wyświetlana jest ikona strzałki, umożliwiająca rozwinięcie listy podpowiedzi i wybrania wartości z tej listy. Listę podpowiedzi można również otworzyć przez klawisz F4. Oczywiście w takich polach wartość może zostać również wpisana z klawiatury (a nie wybrana z listy) Rys. 16 Wybór wartości pola z listy podpowiedzi W przypadku długich list podpowiedzi (np. wybór towaru z cennika podczas dodawania faktury gdzie towarów w cenniku może być kilkadziesiąt tysięcy) mamy możliwość skorzystania z dwóch rodzajów podpowiedzi. Pierwszy sposób skorzystania z listy podpowiedzi polega na wpisaniu początku nazwy lub kodu towaru. W tym przypadku zostanie rozwinięta krótka lista podpowiedzi

19 19 spełniających wpisany warunek (towarów, których kod lub nazwa rozpoczyna się od wpisanego ciągu znaków). Rys. 17 Wybór towaru z listy wersja uproszczona Jeżeli na polu wyboru wciśniemy klawisz F4 lub klikniemy w ikonę listy obok wprowadzanego pola, wówczas wyświetlona zostaje pełna lista podpowiedzi. Rys. 18 Wybór towaru z listy wersja pełna

20 Pola daty okresu Rys. 19 Wstawienie daty z kalendarza W przypadku pól służących do wprowadzania dat bądź okresów, można skorzystać z kalendarza otwieranego przez kliknięcie ikony obok pola. W przypadku wprowadzania daty należy kliknąć wybrany dzień na kalendarzu, natomiast w przypadku wprowadzania okresu należy zaznaczyć początkową i końcową datę przytrzymując wciśnięty klawisz Shift Listy na formularzach Na niektórych formularzach położone są listy elementów podrzędnych. Przykładowo na dokumencie faktury znajduje się lista pozycji (na zakładce Ogólne) oraz lista płatności (na zakładce Płatności). W przypadku tego typu list zazwyczaj istnieje możliwość edycji bezpośrednio na liście (tzw. edit in place) i klikając myszką w polu na liście mamy możliwość zmiany jego wartości (analogicznie jak w arkuszu kalkulacyjnym). Dodanie nowej pozycji odbywa się poprzez kliknięcie w pustym wierszu poniżej listy. Rys. 20 Edycja danych na liście

21 21 Oprócz tego listy na formularzach posiadają boczny pasek narzędziowy analogicznie jak listy główne. Pasek ten zawiera przyciski Dodaj i Otwórz pozwalające na edycję pozycji poprzez otwarcie nowego formularza. Przycisk Usuń służący do kasowania pozycji z listy Wydruki Na wszystkich listach i formularzach, w górnym pasku narzędziowym, znajduje się przycisk drukowania wraz z listą rozwijaną zawierającą dostępne wydruki. Po wybraniu wydruku może pojawić się dodatkowe okno z pytaniem o parametry wydruku. Przykładowo przed wydrukowaniem faktury należy określić ilość kopii wydruku. Rys. 21 Okno parametrów uruchomienia wydruków Po potwierdzeniu okna parametrów a w przypadku wydruków nie posiadających parametrów, bezpośrednio po wybraniu drukowania rozpoczyna się proces przygotowania wydruku. Drukowanie w odbywa się poprzez utworzenie pliku PDF. Po wygenerowaniu takiego pliku jest on wyświetlany w programie, a następnie może zostać wysłany na drukarkę lub zapisany na dysku.

22 22 Rys. 22 Przykładowy wydruk faktury Projektowanie list Rys. 23 Okno definiowania wyglądu listy. Za pomocą funkcji w górnym pasku narzędziowym listy można uruchomić funkcję projektowania wyglądu list. Funkcja ta pozwala na dostosowanie zawartości okien do indywidulanych potrzeb użytkownika.

23 23 Funkcja projektowania wyglądu pozwala na modyfikację liczby kolumn wyświetlanych na liście, sposobu sortowania i grupowania zapisów, a także liczby pól wyświetlanych w górnym panelu filtrującym. Sposób wyświetlania list opisany jest za pomocą plików XML o odpowiedniej strukturze. Ewentualną modyfikację wyglądu okien należy zlecić Autoryzowanemu Partnerowi.

24 24 3 Funkcjonalność modułu Handel Start 3.1 Menu główne modułu Po wpisaniu domeny internetowej do przeglądarki i zalogowaniu się do systemu wybieramy pozycję Handel. Rys. 24 Główne menu modułu Handel Po wybraniu tej pozycji menu otworzy się główne menu handlu, w którym znajdują się następujące pozycje: Kartoteki lista towarów i usług, kontrahentów i banków, Sprzedaż dokumenty sprzedaży oraz zamówienia od odbiorców, Zakupy dokumenty zakupu oraz zamówienia do dostawców, Magazyn zawierający podstawowe dokumenty magazynowe takie jak przyjęcia magazynowe, wydania magazynowe oraz przesunięcia międzymagazynowe.

25 Kartoteki W Handel Start znajdują się dwie podstawowe kartoteki. Kartoteka Kontrahentów zawierająca wszelkich dostawców i odbiorców, jak i banki do prowadzenia rachunków, które stanowią odrębny słownik. Kartoteka Towarów i Usług zawiera listę wszelkich towarów jakimi handlujemy i usług, jakie świadczymy na potrzeby naszych klientów Ogólne zasady poruszania się po kartotekach Wprowadzenie nowej karty zarówno kontrahenta jak i towarowej odbywa się z poziomu menu głównego. Rys. 25 Kartoteki na menu głównym Rozpoczęcie wprowadzania nowej karty wykonujemy za pomocą klawisza <Insert> lub klikając na przycisk Dodaj znajdujący się w prawym bocznym menu. Otworzy się formularz z danymi ogólnymi. Po uzupełnieniu danych ogólnych można uzupełnić również dane dodatkowe znajdujące się na pozostałych zakładkach formularza Karta kontrahenta Karta kontrahenta zakładka Ogólne Po kliknięciu dodaj w menu bocznym na liście Towarów i Usług, ukazuje się nam poniższy formularz:

26 26 Rys. 26 Karta kontrahenta/ogólne Wprowadzanie danych rozpoczynamy od unikalnego pola Kod, w którym wprowadzamy skrócony kod identyfikujący kontrahenta. Możemy również skorzystać z funkcji automatycznej numeracji kodu. Wtedy pozostawiamy znak pytajnika, a kod zostanie nadany automatycznie podczas zapisywania formularza. Przechodząc do kolejnych pól klawiszem <Enter> uzupełniamy odpowiednie informacje wprowadzając odpowiednio numer NIP, nazwę, sposób rozliczenia VAT, czy dane dotyczą centrali firmy, oddziału, status podmiotu oraz adres. Dla kontrahentów z UE wpisujemy EU NIP bez spacji, a parametr Rodzaj(VAT) ustawiamy na unijny.

27 Karta kontrahenta zakładka Warunki płatności Rys. 27 Karta kontrahenta/warunki płatności Zakładka podzielona jest na kilka sekcji: Sekcja Warunki płatności: Sposób zapłaty domyślna forma płatności na dokumentach wystawianych dla kontrahenta Termin (dni) domyślny termin płatności na dokumentach dla kontrahenta Termin planowany planowany wpływ zapłaty Waluta domyślna waluta płatności w dokumentach ustawienie działa wspólnie z parametrami definicji dokumentów i relacji określającymi sposób ustalania waluty w dokumentach Domyślny płatnik kontrahent, który będzie podmiotem płatności w dokumentach, jeśli pole nie jest wypełnione płatnikiem będzie sam kontrahent. Sekcja Odsetki karne: Indywidualne parametr włączający indywidualne naliczanie odsetek dla danego kontrahenta. Rozpoczęcie wybór rodzaju naliczania odsetek Dopuszczalna zwłoka ilość dni zwłoki do momentu rozpoczęcia naliczania odsetek Stopa stopa odsetkowa i rodzaj stopy odsetkowej Sekcja Warunki handlowe: Rabat stały rabat dla kontrahenta, który pomniejsza także ceny indywidualne

28 28 Blokada sprzedaży blokada rejestracji dokumentów handlowych związanych ze sprzedażą lub wydaniami towarów, włącznie z zamówieniami. Kontrahent nadal występuje na listach kontrahentów. Limit kredytu określa limitu kredytu kupieckiego Dopuszczalna kwota zadłużenia przeterminowanego - Umożliwia blokowanie transakcji w przypadku przekroczenia dozwolonej kwoty. zwłoka (dni) ilość dni po terminie płatności, w czasie których nie następuje blokada sprzedaży VAT kontrahenta liczony od - parametr określający sposób naliczania podatku VAT Kontrola należności przeterminowanych Poniżej przedstawiamy zasadę działania mechanizmów kontroli należności przeterminowanych (w konfiguracji można określić kwotę, która nie podlega weryfikacji terminowej parametr: Zawsze dopuszczaj sprzedaż ). Podane na rysunku wartości są przykładowe. Rys. 28 Schemat działania mechanizmów kontroli należności przeterminowanych Włączenie kontroli należności (limitu i zadłużenia przeterminowanego) następuje po zaznaczeniu parametrów dostępnych pod przyciskiem Ustawienia w górnym menu -> grupa Handel ->Limit kredytowy:

29 29 Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych kontroluj przekroczenie limitu kredytowego Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych kontroluj wartość należności przeterminowanych Włączenie co najmniej jednego z tych parametrów powoduje zmiany ustawień odpowiednich parametrów w definicjach dokumentów rozchodowych, mających płatności. Pod przyciskiem Ustawienia w górnym menu -> grupa Handel ->Limit kredytowy dostępna jest również sekcja Obliczanie zadłużenia. W szczególności możliwe jest określenie, jakie elementy mają być uwzględniane w jego obliczaniu. Jeśli dostępne parametry są niewystarczające, w polu Własny algorytm obliczania zadłużenia można wpisać indywidualny, własny kod wykonujący te obliczenia. Wzorzec takiego kodu pojawi się po zaznaczeniu parametru. Ponadto w konfiguracji ogólnej można określić dopuszczalną kwotę przeterminowanych należności, która będzie mieć zastosowanie niezależnie od ustawień szczegółowych w kartach kontrahentów. Kontrola należności przeterminowanych będzie wtedy działać po przekroczeniu większej z tych kwot. Rys. 29 Zakładka Limit kredytowy okna konfiguracji

30 Karta Kontrahenta zakładka Rozrachunki Następną zakładką są Rozrachunki zawierające listę rozrachunków z danym kontrahentem oraz dokumentów rozliczeniowych. Rys. 30 Karta kontrahenta/rozrachunki Rys. 31 Karta kontrahenta/dokumenty rozliczeniowe

31 Karta kontrahenta - Ochrona danych W enovie365.pl, czyli opartej chmurze publicznej jest wymagana zgoda na przetwarzanie danych osobowych od osób fizycznych w celu przekazywania ich do państw trzecich w celu przechowywania na serwerach dzierżawionych. Zakładka ta nie dotyczy instalacji na serwerach klienta Pozostałe zakładki Pozostałymi zakładkami są: adres do korespondencji dla klientów, którzy posiadają różne adresy fakturowe i korespondencyjne, osoby kontaktowe, dane kontaktowe, uwagi - jako jedno duże pole tekstowe, kody kreskowe, CRM, Handel adresy www kontrahenta. Po zapisaniu danych na ekranie pojawi się ponownie lista kontrahentów, na której będzie znajdować się nowo dodany kontrahent. Można rozpocząć dodawanie kolejnego kontrahenta Kartoteka towarów i usług Karta towaru zakładka Ogólne Po kliknięciu dodaj w menu bocznym na liście Towarów i Usług, ukazuje się nam poniższy formularz:

32 32 Rys. 32 Karta towaru/zakładka Ogólne Wprowadzanie nowej karty towaru rozpoczynamy od wprowadzenia kodu towaru. W przypadku, gdy nie ma ustalonego systemu kodowania towarów można skorzystać z automatycznego kodowania programu, pozostawiając pytajnik w polu kod. Klawiszem <Enter> przechodzimy do następnego pola: Sekcja Ceny: Typ określa rodzaj karty (usługa, towar, produkt, receptura). Usługa nie podlega obrotowi magazynowemu. Nazwa pełna nazwa kontrahenta. Kod kreskowy kod kreskowy towaru np. w standardzie EAN. Numer katalogowy dodatkowe pole identyfikacyjne. Jednostka podstawowa jednostka karty, wg której rejestrowane są obroty w magazynie. Jednostka wybierana jest z listy zdefiniowanych w systemie jednostek. VAT sprzedaży stawka wg której liczony jest VAT na dokumentach sprzedaży. VAT zakupu stawka wg której liczony jest VAT na dokumentach zakupu (istnieją wyjątki np. faktura FIUE zakupu w kraju UE), PKWiU pole służące do uzupełniania kodów Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług, które jest wymagane do uzupełnienia przy identyfikacji towaru lub usługi posiadającej inną stawkę VAT niż podstawową 23%. Narzut w standardowej konfiguracji wartość procentowa o którą powiększana jest Cena hurtowa w stosunku do podstawowej (liczone od stu ) Marża w standardowej konfiguracji wartość procentowa o którą powiększana jest Cena detaliczna w stosunku do hurtowej (liczone w stu )

33 33 Ostatnia zakupu/n parametr przedstawia ostatnią cenę zakupu netto. Pole jest edytowalne tylko przed pierwszym zakupem, natomiast później nie podlega już edycji. Tabela cen Tabela przedstawia standardowo zdefiniowane w systemie ceny, powiązane z kartą towaru. Kolumny tabeli cen: Podstawowa wartość ceny nadawana z ręki. W standardowej konfiguracji systemu stanowi podstawę wyliczenia ceny Hurtowej w oparciu o wartość narzutu i Detalicznej w oparciu o wartość marży, Hurtowa wyliczana automatycznie w oparciu o wartość narzutu po wprowadzeniu wartości ceny Podstawowej, liczona od stu, czyli jako narzut. Wykorzystywana na dokumentach sprzedaży typu FV, Detaliczna wyliczana automatycznie w oparciu o wartość marży na bazie wartości ceny Hurtowej, liczona w stu, czyli jako marża. Wykorzystywana na dokumentach sprzedaży typu PAR. Definicja nazwa ceny pobrana z definicji ceny, Priorytet parametr pobrany z definicji ceny, Korygowana włączony (zaznaczony) parametr pozwala wprowadzić na kartę cenę z ręki lub ustawić inną niż podstawowa jednostkę. Włączenie parametru spowoduje brak automatycznego wyliczenia ceny w przypadku zmiany ceny Podstawowej, Netto wartość ceny netto, Brutto wartość ceny brutto, Jednostka parametr związany z ceną, podpowiada jednostkę na dokumencie. Jeśli włączymy parametr Korygowana i zmienimy jednostkę (przy zastosowaniu odpowiedniego przelicznika) przy cenie Hurtowej np. z szt. na para, to na dokumencie FV domyślną jednostką sprzedaży będzie para. Standardowa ilość ilość podpowiadana na dokumencie. Pole w standardzie wypełnione wartością 1. Narzut % - wartość wyliczona w oparciu o procent narzutu dodawany do ostatniej ceny zakupu. Tylko do odczytu. Marża kwotowa wartość wyliczona w stosunku do ostatniej ceny zakupu. Tylko do odczytu. Podstawowe miejsca dostępu do karty towarowej to lista Towary i usługi.

34 Karta towaru zakładka Dodatkowe Sekcja UE Intrastat: Rys. 33 Karta towaru/zakładka dodatkowe Kod CN niezbędny kod na towarach wykorzystywanych w obrocie z krajami UE, wykorzystywany na deklaracji Intrastat. Jednostka uzupełniająca dla niektórych rodzajów towarów (objętych pewnymi kodami CN) w deklaracji Intrastat wymagane jest podanie ilości w określonej jednostce uzupełniającej. Dla takich towarów należy wypełnić to pole. Jeśli jest inna niż podstawowa należy wprowadzić przelicznik między jednostkami. Definicja jednostki musi mieć włączony odpowiedni parametr by mogła być wykorzystywana na deklaracji Intrastat. Nazwa przenoszona na deklarację Intrastat - nazwa wymagana na deklaracji Intrastat. Jeśli jest zgodna z nazwą ogólną, to pole nie musi być wypełniane. Usługa podnosi koszt towaru parametr wyłącznie do celów księgowych, stosowany na kartach typu: usługa. W księgowości, w transakcjach z krajami UE, podnosi wartość towarów. Wymagana masa netto masa netto towaru wymagana w deklaracji Intrastat

35 35 Sekcja Dodatkowe: Blokada towar z włączonym parametrem nie podlega wyświetlaniu na listach w standardowych ustawieniach, Precyzja ceny zaokrąglane do wskazanej liczby cyfr po przecinku VAT liczony od marży parametr dla biur turystycznych. Stawka NP ustawiana jest automatycznie dla pozycji na dokumencie, natomiast kartoteka tej pozycji powinna posiadać właściwą stawkę VAT sprzedaży. Do wyprzedaży parametr oznaczający dostępność danej karty towarowej do momentu rozchodu, następnie blokadę tej karty. Definicja powstania obowiązku VAT parametr określający w jakim momencie powstaje obowiązek VAT. Dostępne opcje: standardowo, data terminu płatności, wg dowolnej daty. Nabywca podatnik oznaczenie towarów, dla których podatnikiem podatku VAT jest nabywca (a nie standardowo sprzedawca), np. w przypadku handlu złomem. Sekcja Opis na dokumencie: Dopuszczalna edycja - włączony parametr umożliwia edycję nazwy i opisu na pozycji dokumentu Pole opis pole do wprowadzenia dowolnej treści opisującej towar Karta towaru zakładka jednostki i opakowania

36 36 Sekcja Jednostki: Rys 34. Karta towaru/jednoski i opakowania. Podstawowa jednostka towaru parametr tożsamy z parametrem z zakładki Ogólne. Masa netto jednostki towarowej parametr standardowo wykorzystywany dla celów Intrastat. W takich przypadkach w pole należy wpisać masę netto przypadającą na jednostkę uzupełniającą Masa brutto jednostki towarowej parametr stosowany j.w. Alternatywna jednostka towarowa druga jednostka, która może być wykorzystywana do określania ilości na dokumentach magazynowych. Jednostka alternatywna musi mieć przeliczenie do jednostki. Jednostka reszty towaru parametr pomocniczy, który wraz z jednostką alternatywną może być wykorzystany na wydrukach dokumentów handlowo-magazynowych. Wydruki takie realizowane są na zamówienie przez Partnerów. Sekcja Indywidualne przeliczniki jednostek towaru: Sekcja zawiera tabelę, w której rejestrujemy indywidualny (tylko dla danego towaru) przelicznik. Zapis aktywujemy poprzez kliknięcie myszą w pierwsze pole w pierwszej kolumnie tabeli (Nagłówek Bazowa). Z rozwiniętej listy wybieramy jednostkę, która będzie przeliczana na jednostkę wybraną analogicznie w drugiej kolumnie (Nagłówek Wyliczana). Współczynnik rejestrujemy w postaci ułamka zwykłego z wykorzystaniem znaku / (ukośnik). Kolumna Wzór obrazuje przeliczenie. Na kartotece towarowej przelicznik rejestrujemy w jedną stronę, a system dokonuje obustronnych przeliczeń między dwiema jednostkami. Sekcja Schematy opakowań. Zawiera informacje w jakich schematach opakowań użyty jest dany towar jeżeli jest on oznaczony jako opakowanie. Dla każdego kodu można wybrać jeden z trzech jego rodzajów: EAN13 Prefiks EAN 13 (prefiks kodu wagowego) Inny Jeśli wybrano rodzaj kodu EAN13, system będzie kontrolował jego poprawność i wyświetli ostrzeżenie w przypadku, gdy wpisany kod jest niepoprawny. Kody obce stosowane przez kontrahenta można również edytować z poziomu cennika indywidualnego. Pozostałe zakładki przedstawiają powiązania karty towarowej z zasobami, marżą i obrotami magazynowymi oraz z pozycjami dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych.

37 Kody Dla każdego kodu można wybrać jeden z trzech jego rodzajów: EAN13 Prefiks EAN 13 (prefiks kodu wagowego) Inny Rys 35 Karta towaru/kody Jeśli wybrano rodzaj kodu EAN13, system będzie kontrolował jego poprawność i wyświetli ostrzeżenie w przypadku, gdy wpisany kod jest niepoprawny. Kody obce stosowane przez kontrahenta można również edytować z poziomu cennika indywidualnego. Pozostałe zakładki przedstawiają powiązania karty towarowej z zasobami, marżą i obrotami magazynowymi oraz z pozycjami dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych Przeceny System oferuje szereg możliwości przeceniania towarów.

38 38 Rys. 36 Przeceny i ich funkcjonalności Każdą zdefiniowaną cenę karty towarowej można przecenić zarówno w górę jak i w dół. Każdą z tych operacji można wykonać na jednej bądź dowolnej ilości kart towarowych uprzednio zaznaczonych. Rys. 37 Przykład przeceny procentowej towaru System umożliwia skopiowanie dowolnej ceny X na cenę Y w ramach danej karty towarowej.

39 39 Rys. 38 Kopiowanie ceny towaru Opcja Przywróć obliczenia ceny służy do wycofania zmian dla cen wyliczanych na podstawie innych cen, czyli cofa zmiany dokonane na cenach Hurtowa i Detaliczna, jak i zmian ręcznych w powyższych cenach spowodowaną przeceną procentową i kwotową Generator zamówień Na liście Towary i usługi dostępny jest mechanizm umożliwiający utworzenie zamówienia do dostawcy na brakujący towar, z uwzględnieniem różnych parametrów takich jak obroty danego towaru, stan maksymalny lub minimalny, czy zamówienia od odbiorców. W menu Czynności dostępna jest opcja Generuj zamówienia, uruchomienie generatora wywołuje okno z parametrami decydującymi o sposobie wygenerowania zamówienia do dostawcy na brakujące towary.

40 40 Parametry generatora: Rys. 39 Okno generatora zamówień Uzupełnij ilość: o Do stanu minimalnego - powoduje wyliczenie ilości do zamówienia w taki sposób, żeby uzupełnić stan magazynu do stanu minimalnego określonego w kartotece towaru w zakładce Zamówienia i zamienniki o Do stanu maksymalnego - powoduje wyliczenie ilości do zamówienia w taki sposób, żeby uzupełnić stan magazynu do stanu maksymalnego określonego w kartotece towaru w zakładce Zamówienia i zamienniki o Wg obrotów w okresie sprawdzany jest obrót w danym okresie. Okres, który jest sprawdzany należy podać w polu W okresie. Jeśli w definicji dokumentu jest włączony parametr Uwzględniaj w generatorze zamówień (zakładka Wprowadzanie), to takie dokumenty są wówczas

41 41 analizowane, ilość do zamówienia jest wyliczana na podstawie obrotu z uwzględnieniem Mnożnika o Dla surowców do produkcji opcja związana z modułem Produkcja - ilość do zamówienia zostaje wyliczona na podstawie ilości surowców potrzebnych do zrealizowania zleceń produkcyjnych o Dla zamówień generuje zamówienia do dostawcy na podstawie zarejestrowanych zamówień od odbiorców o Do zera ilość do zamówienia jest wyliczana w taki sposób, aby pokryć ewentualny stan ujemny magazynu z uwzględnieniem rezerwacji. Przykładowo, jeśli w magazynie dostępny jest towar w ilości 100 szt., zamówienia od odbiorców (ZO) są na ilość 150 sztuk, zostanie wygenerowane zamówienie do dostawcy (ZD) na 50 sztuk. Jeśli wystąpią stany ujemne towarów, to zostaną wygenerowane zamówienia wyrównujące ilość towaru do zera W okresie: Okres, który jest analizowany przy generowaniu zamówień, jeżeli parametr Uzupełnij ilość został ustawiony na wartość Wg obrotów w okresie Mnożnik: Parametr określający w procentach jaka część obrotu towaru w danym okresie ma zostać zamówiona, działa łącznie z opcją Wg obrotów w okresie Odrzuconych skrajnych: Ilość skrajnych wielkości obrotu z dołu i z góry, które nie będą brane pod uwagę przy wyliczaniu wielkości zamówienia. Eliminuje odchylenia statystyczne wynikające z pojedynczych nietypowo dużych, bądź nietypowo małych transakcji, dotyczy opcji Wg obrotów w okresie Uwzględnij obroty: informacja dla generatora zamówień jaki rodzaj obrotów ma być brany pod uwagę. Czy tylko obroty zewnętrzne, czy tylko wewnętrzne, czy wszystkie - Stan magazynu: zaznaczenie tego parametru powoduje odjęcie od wyliczonych ilości aktualnego stanu magazynu + Zamówienia odbiorcy: zaznaczenie tego parametru powoduje uwzględnienie przy generowaniu zamówienia do dostawcy ilości towaru zamówionego przez odbiorców na dokumentach ZO, czyli zwiększenie zamawianej ilości - Zamówienia dostawcy: zaznaczenie parametru powoduje pomniejszenie generowanego zamówienia do dostawcy o zamówienia do dostawcy wygenerowane wcześniej Produkty Składniki zamówienie będzie wygenerowane nie na zaznaczone towary, lecz na ich składniki według listy z karty towaru, opcja ma zastosowanie dla produktów, dla których zdefiniowano listę składników Dostawca według: Karty towaru - jeżeli w kartotece towaru w zakładce: Zamówienia i zamienniki zostanie określony Dostawca, to wygenerowane zamówienie będzie wystawione na tego dostawcę Ostatnie zamówienie - zamówienie zostanie wygenerowane na tego samego kontrahenta, na którego zostało wystawione ostanie zamówienie

42 42 Ostatni zakup - zamówienie zostanie wygenerowane dla tego samego kontrahenta, u którego ostatnio towar został zakupiony Najtańsza oferta zaakceptowana - zamówienie zostanie wygenerowane dla tego kontrahenta, którego ostania najniższa oferta została zaakceptowana Wybiorę później - wybór dostawcy następuje przy zatwierdzaniu zamówienia Uwzględnione definicje zamówień od odbiorcy: po ustawieniu parametru Uzupełnij ilość na wartość Dla zamówień można wybrać definicje zamówień od odbiorców, które będą uwzględniane w obliczeniu ilości do zamówienia Dokument zamówienia: jeśli zdefiniowanych zostało więcej dokumentów zamówień do dostawcy można wybrać jedną z definicji, według której zostanie wygenerowane zamówienie Data zamówienia: określa z jaką datą ma zostać wygenerowane zamówienie do dostawcy Dodatkowe funkcjonalności dostępne w menu czynności Ustaw jednostkę narzędzie administracyjne służące do zmiany jednostki na karcie towarowej dla towarów, które mają już obroty. Na karcie towarowej taką zmianę można dokonać tylko i wyłącznie na towarze, który nie posiada żadnych obrotów. Dodattkowy parametr Przelicz ilości określa czy po zmianie jednostki ilości mają być przeliczone wg zdefiniowanego przelicznika. Określ marżę minimalną towaru funkcja określającą globalną marżę minimalną dla wszystkich towarów w podanym magazynie. Kopiuj towar funkcja umożliwiająca skopiowanie karty towarowej ze wszystkimi zapisami w celu utworzenia nowej karty ze zbliżonymi ustawieniami Utwórz dokument funkcja służąca do tworzenia wszelkich dokumentów związanych z zaznaczoną karta towarową. 3.3 Dokumenty Metody tworzenia nowych dokumentów Podstawową funkcją systemu jest rejestracja dokumentów. W zależności od okoliczności i potrzeb można je tworzyć różnymi metodami. Zasadniczo operator może utworzyć dokument ręcznie i kolejno wypełnić jego pola oraz dodać pozycje, albo wybrać metodę, która inicjuje dokument wraz z pozycjami i zazwyczaj tworzy relacje do innego dokumentu.

43 Przycisk dodawania na liście dokumentów Po prawej stronie listy dokumentów znajduje się przycisk dodawania nowego dokumentu, domyślnego dla danej listy (powinien być to najczęściej generowany dokument na liście). Jego kliknięcie otwiera pusty formularz do wypełnienia. Operator kolejno wypełnia pola i dodaje pozycje dokumentu, kończąc operację jego zatwierdzeniem. Przykładem takiego ręcznego dodania dokumentu jest utworzenie dokumentu zamówienia odbiorcy (ZO). Dokument ZO, dodany tą metodą, powstaje bez relacji do innych dokumentów. Podobnie można utworzyć fakturę FV, jednakże ona automatycznie utworzy dokument WZ pozostający z nią w relacji Wprowadzanie nowego dokumentu Za pomocą klawisza <Insert> lub myszką klikając przycisk pod ikonką Dodaj w bocznym prawym menu otwieramy formularz nowego dokumentu. Przechodząc klawiszem <Enter> przez kolejne pola wypełniamy je danymi. Rys. 40 Przykładowy formularz dokumantu Edycję dokumentu rozpoczyna się w polu Kontrahent, gdzie wprowadzamy kod, nazwę lub NIP kontrahenta, od którego towar kupujemy. Możliwy jest również za pomocą <F4> wybór z listy podpowiedzi kontrahentów zarejestrowanych w systemie. Do kolejnych pól na formularzu zakupu przechodzimy przy użyciu klawisza <Enter>, gdzie możemy wprowadzać kolejno datę otrzymania oraz numer obcego dokumentu będący np. oryginalnym numerem faktury od dostawcy. Następnie przy pomocy klawisza <Enter> przechodzimy do pozycji dokumentu. W polu kolumny Towar wprowadzamy nazwę, kod, numer katalogowy lub kod kreskowy towaru. Można się również posłużyć listą podpowiedzi, którą otwieramy

44 44 przy pomocy klawisza <F4>. Lista zawiera wszystkie karty towarowe wprowadzone do programu. Rys. 41 Wybór towaru z listy podpowiedzi Na liście tej funkcjonuje tzw. lokator, którego działanie polega na szybkim wyszukiwaniu towaru w trakcie wpisywania nazwy, kodu, numeru katalogowego lub kodu kreskowego. Wybrany towar akceptujemy klawiszem <Enter> lub klikając za pomocą myszy przycisk OK. Towar można wyszukiwać również korzystając z krótkiej listy podpowiedzi wpisując kolejno pierwsze znaki w miejscu nazwy towaru na pozycji. Każdy kolejny znak zwraca listę ograniczoną do towarów, których nazwy rozpoczynają się tym samym ciągiem znaków. Jeżeli do towaru nie została jeszcze utworzona karta towarowa, to klawiszem <Insert> na liście towarów można otworzyć pusty formularz karty towaru. Wprowadzamy dane do formularza i po zapisaniu towar zostanie umieszczony jako na pozycji dokumentu. Po wybraniu towaru będąc na liście pozycji naciskamy klawisz <Enter> przenoszący nas do kolumny Ilość. Przy dokumentach rozchodowych sprawdza, czy wprowadzona ilość znajduje się na magazynie. W przypadku przekroczenia tej ilości system poinformuje stosownym komunikatem. Podczas wprowadzania ilości nie jest konieczne wprowadzanie nazwy jednostki, gdyż w takim przypadku inicjowana jest ona z karty towaru. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przenosi kursor do kolumny Cena. Nie jest konieczne wpisywanie waluty ceny, ponieważ program użyje w takim przypadku standardowej waluty. W przypadku dokumentów rozchodowych jeżeli podamy cenę niższą niż cenę przychodu, system poinformuje stosownym komunikatem. Po cenie w przypadku dokumentów rozchodowych pojawia się jeszcze pole rabat, gdzie wpisujemy procent udzielonego rabatu. Po uzupełnieniu powyższych danych przy pomocy klawisza <Insert> możemy przejść do dodawania kolejnych pozycji dokumentu. Wprowadzamy je analogicznie jak w przypadku pierwszej pozycji.

45 45 Po wprowadzeniu wszystkich pozycji na dokumencie formularz zatwierdzamy za pomocą klawiszy <Ctrl+Enter> lub klikając myszą na górnym menu przycisk <Zatwierdź>. Jeżeli tworzymy dokument handlowy, wówczas wyświetlone zostanie okno zatwierdzania dokumentu handlowego. Rys. 42 Przykładowe okno zatwierdzania dokumentu handlowego Klawiszami <Ctrl+Enter> potwierdzamy również to okno. Powoduje to zakończenie wprowadzania dokumentu zakupu oraz wprowadzenie towarów do magazynu Wybór rodzaju nowego dokumentu z menu Pod przyciskiem dodawania nowego dokumentu na listach, na których można dodać więcej typów dokumentów niż jeden, znajduje się mniejszy przycisk z rozwijanym menu dokumentów możliwych do utworzenia z danej listy.

46 46 Rys. 43 Menu dodawanych dokumentów na liście faktur sprzedaży Tworzenie dokumentu w relacji do innego dokumentu/dokumentów Automatyczne tworzenie dokumentów Z automatycznym powstawaniem dokumentów mamy do czynienia, gdy relacja między dokumentami zdefiniowana jest w taki sposób, że dokument podrzędny powstaje automatycznie wraz z nadrzędnym. Przykładem takiego działania jest powiązanie dokumentu handlowego faktury FV z dokumentem magazynowym WZ. WZ powstaje automatycznie wraz z FV (gdy dodawane są pozycje towarowe do dokumentu), wraz z nim jest zatwierdzany i synchronicznie przesuwany do bufora. Relacje dokumentów Większość dokumentów posiada relacje z innymi dokumentami, czyli standardowe połączenia wynikające z obiegu dokumentów. Relacje są z każdej listy dokumentów w górnym menu -> Czynności -> Relacje.

47 47 Rys. 44 Menu Relacje z przykładowymi dokumentami możliwymi do utworzenia Stan dokumentu Stan dokumentu widoczny jest po otwarciu formularza dokumentu w jego lewym górnym rogu, oraz na liście jako kolumna Zatwierdzone. co zaprezentuje stan dokumentu bez otwierania formularza. Pole Stan może przyjmować dwie wartości: Bufor dokument podlega edycji, ograniczenia w poszczególnych polach mogą wynikać z dodatkowych ustawień i zakazów, czy sposobu funkcjonowania systemu. Edycja przede wszystkim dotyczy kontrahenta, płatności i pozycji dokumentu, w tym ilości i cen. Przesunięcie dokumentu do bufora możliwe jest ze stanu Zatwierdzony. Zatwierdzony dokument nie podlega edycji w szczególności w zakresie danych kontrahenta, edycji pozycji dokumentu i płatności. Mogą być edytowane niektóre pola np. cechy zgodnie z ich definicją lub zmian można dokonywać funkcjami specjalnymi udostępnionymi prawami (menu Czynności np. zmiana kontrahenta) Przesunięcie dokumentu do bufora (zmiana stanu) Dokument przy odpowiednich uprawnieniach może być przesunięty do stanu bufor, o ile nie koliduje to z wyliczeniami obrotów i zasobów (np. mając uprawnienia nie można cofnąć do bufora dokumentu, który był korygowany. Opcja jest dostępna z poziomu Czynności w górnym pasku menu Zmiana kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie Na liście dokumentów oraz na samym formularzu dokumentu w górnym menu Czynności dostępne jest polecenie Zmień kontrahenta, dzięki której istnieje możliwość zmiany lub aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie. Czynność jest dostępna pod warunkiem, że dokument będzie zatwierdzony, nie będzie rozliczonej żadnej płatności do dokumentu, nie będzie to dokument z płatnością

48 48 gotówkową, dokument w Ewidencji dokumentów będzie w buforze. Zmiana kontrahenta nie uruchamia żadnych mechanizmów przeliczających, które wywoływane są w przypadku zmiany kontrahenta na dokumencie znajdującym się w buforze. Użycie tej czynności spowoduje zmiany także na dokumencie w ewidencji dokumentów oraz płatnościach związanych z danym dokumentem pod warunkiem, że podmiotem płatności będzie ten sam kontrahent. Zmiana kontrahenta na tego samego, ale po modyfikacji danych na karcie kontrahenta spowoduje aktualizację danych na dokumencie. W oknie pośrednim wyświetlanym po wybraniu tej opcji z menu czynności dostępne są 2 pola wyboru: osobne dla kontrahenta głównego i odbiorcy/dostawcy. Pozostawienie danego pola bez wyboru spowoduje, że odpowiadający mu kontrahent nie zostanie zmieniony. Rys. 45 Okno parametrów czynności Zmień kontrahenta 3.4 Zakup System posiada standardowo włączone dwa obiegi dokumentów handlowych umożliwia wystawienie w relacji Faktura Zakupu ZK -> Dokument magazynowy PZ, jak i odwrotnej Dokument magazynowy PZ -> Faktura Zakupu ZK. W relacji ZK -> PZ w tle automatycznie generuje dokument magazynowy (PZ) przyjmujący towar do magazynu. W relacji PZ -> ZK w tle automatycznie generuje się Fakturę Zakupu możemy wygenerować w relacji do PZ. Na dokument magazynowy z dokumentu handlowego nie są przenoszone usługi. Korekty dokumentów magazynowych generowane są automatycznie poprzez korekty dokumentów handlowych Faktury zakupowe generujące PZ Wystawianie dokumentów przychodowych za pomocą faktur zakupowych polega na wprowadzaniu do programu faktur, podczas którego automatycznie generowane są dokumenty PZ przyjmujące towar do magazynu.

49 49 Rys. 46 Lista faktur zakupu Wystawianie dokumentu PZ i generowanie faktur zakupowych Możliwe jest skorzystanie ze standardowych definicji w tzw. odwróconym obiegu dokumentów, czyli tworzenia najpierw dokumentu magazynowego, a dopiero później z tego dokumentu generowania w relacji dokumentu handlowego. Rys. 47 Formularz przyjęcia zewnętrznego PZ2 Z wprowadzonego dokumentu przyjęcia magazynowego możemy wygenerować fakturę zakupu. Na liście dokumentów magazynowych zaznaczamy interesujący nas PZ2 i naciskamy w menu górnym przycisk Czynności -> Relacje -> Handlowy -> nowy (ZK2 Zakup 2).

50 50 Rys. 48 Menu tworzenia faktury zakupu z PZ2 Spowoduje to wyświetlenie formularza faktury zakupu, który będzie automatycznie wypełniony danymi pochodzącymi z zaznaczonego wcześniej dokumentu PZ2. W polu numer obcy wystarczy umieścić tylko numer faktury dostawcy i zatwierdzić cały dokument klawiszami Zatwierdź w górnym menu Faktury zakupu z UE (transakcje WNT) Wprowadzenie dokumentu przebiega jak wprowadzenie krajowej faktury zakupu. W rozdziale zostaną omówione funkcje typowe dla dokumentu unijnego. Cena w walucie obcej Pierwszą różnicą może być konieczność wprowadzenia ceny w walucie obcej. Możliwości wprowadzenia takiej ceny są następujące: Wprowadzamy cenę z ręki dopisując po kwocie symbol waluty zarejestrowany w systemie, Jeśli podpowiadana jest właściwa cena w PLN, zaznaczamy cały zapis w kolumnie ceny i nadpisujemy go jednostką pożądanej waluty. Efektem, po naciśnięciu <Enter>, będzie przeliczenie ceny w PLN na tę walutę. Płatność w walucie obcej Po wprowadzeniu pozycji dokumentu klawiszem <Tab> możemy przejść do pola Wartość dokumentu. Pole to wyraża kwotę płatności w zdefiniowanej dla dokumentu walucie. Jeżeli chcemy zmienić walutę płatności i dokonać przeliczenia, należy w tym polu nadpisać wartość oraz domyślną walutę symbolem nowej pożądanej waluty. Po naciśnięciu <Enter> nastąpi przeliczenie na nową walutę, która stanie się walutą płatności. Powyższe dane zapisane na FIUE są przenoszone do dokumentu FN powstałego w wyniku przekształcenia (przekształcenia można dokonać z menu Relacje).

51 Sprzedaż Rejestracja dokumentów sprzedaży odbywa się na listach Handel -> Sprzedaż -> Faktury sprzedaży. Rys. 49 Lista faktur sprzedaży Faktury sprzedaży generujące WZ Standardowo wystawianie dokumentów sprzedaży zawierających towary powoduje automatyczne generowanie dokumentów WZ. Wystawianie faktur sprzedaży odbywa się w sposób analogiczny do wystawiania wszystkich dokumentów. W momencie zatwierdzania faktury sprzedaży pojawia się okno zatwierdzania. W tym oknie (gdy faktura nie ma formy płatności odroczonej) możemy wybrać formę wpłaty oraz wpisujemy kwotę wpłacaną do kasy. Dozwolona jest wpłata do kasy za pomocą: Gotówki Karty płatniczej Przechodząc klawiszem <Enter> do kolejnych pól możemy również wprowadzić osobę odbierającą fakturę.

52 52 Rys. 50 Formularz zatwierdzania faktury sprzedaży Przycisk Zatwierdź w górnym menu zatwierdza dokument sprzedaży i otwiera okno wydruku faktury. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> wydrukuje dokument. Dokument można również zapisać w formacie PDF Wystawiona w ten sposób faktura pojawi się na liście faktur. Jednocześnie z wystawieniem faktury zostaje wygenerowany dokument WZ ściągający towary z magazynu do którego możemy przejść za pomocą ścieżki relacji Lista faktur -> Czynności ->Relacje.

53 53 Rys. 51 Wydruk faktury Wystawianie dokumentu WZ i generowanie faktur sprzedaży Podobnie jak w przypadku dokumentów przyjęć (zakupów) również przy sprzedaży możliwe jest skorzystanie ze standardowych definicji w tzw. odwróconym obiegu dokumentów, czyli tworzenia najpierw dokumentu magazynowego, a dopiero później z tego dokumentu generowania w relacji dokumentu handlowego. Wprowadzanie dokumentów rozchodowych za pomocą dokumentów magazynowych WZ2 (w odwróconym obiegu dokumentów, dla rozróżnienia symbol dokumentu wydania magazynowego to WZ2) rozpoczynamy od wejścia na listę dokumentów magazynowych. Z menu wybieramy kolejno pozycje Handel -> Magazyn -> Wydania magazynowe i postępujemy analogicznie jak w przypadku pozostałych dokumentów. Po wystawieniu dokumentu wydania magazynowego możemy wygenerować fakturę sprzedaży. Na liście dokumentów magazynowych zaznaczamy interesujący nas WZ2; z menu górnego wybieramy kolejno Czynności -> Relacje -> Handlowy/nowy (FV2 Faktura sprzedaży 2). Spowoduje to wyświetlenie formularza faktury sprzedaży, który będzie automatycznie wypełniony danymi pochodzącymi z zaznaczonego wcześniej dokumentu WZ2. Wystarczy zatwierdzić cały dokument przyciskiem Zatwierdź w górnym pasku menu.

54 Faktura sprzedaży zakładka Płatności Zakładka Płatności informuje nas o sposobie, terminie i kwocie zapłaty. System pozwala na podział płatności wg sposobu płatności oraz terminu. Rys. 52 Zakładka Płatności W celu podziału płatności do dokumentu na wpłatę gotówkową i zapłatę kartą należy, po dodaniu wszystkich pozycji i określeniu ich wartości, przejść na zakładkę Płatności i określić Sposób zapłaty poprzez wpisanie Karta. Następnie do dokumentu dodać dodatkową wpłatę kasową. Wypełniamy formularz wpłaty kasowej ustawiając formę płatności na Gotówkę Sprzedaż fiskalizowana Fiskalizacja odbywa się za pomocą dodatkowego programu dołączanego do systemu, który komunikuje się z przeglądarką, instaluje się na komputerze do którego podłączona jest drukarka fiskalna. W standardowej konfiguracji dokumentami rejestrującymi sprzedaż podlegającymi fiskalizacji są: paragon PAR faktura fiskalizowana FF faktura zaliczkowa fiskalizowana FFZAL Wystawianie tych dokumentów jest podobne do wystawiania faktur. W przypadku faktur fiskalizowanych można wybrać jeden z następujących sposobów drukowania dokumentów: Na drukarce fiskalnej drukowany jest paragon, na zwykłej drukarce faktura. Na drukarce fiskalnej drukowana jest faktura (dotyczy drukarek, które umożliwiają wykonywanie wydruku faktur).

55 55 System obsługuje drukarki fiskalne zgodnie z protokołami POSNET Termal Sprzedaż zaliczkowa Sprzedaż zaliczkowa jest obsługiwana przez dokumenty: faktura zaliczkowa FZAL i faktura zaliczkowa fiskalizowana FFZAL. Cechą charakterystyczną tych dokumentów jest edytowalne pole wartości i standardowo podpowiadana forma płatności Gotówka. Po naniesieniu na formularz wszystkich pozycji przechodzimy do pola Wartość brutto i wpisujemy zaliczkowaną przez klienta kwotę. Faktura zaliczkowa nie generuje dokumentu magazynowego. W celu zakończenia transakcji należy fakturę zaliczkową przekształcić (górne menu Relacje) do faktury końcowej np. FV, która stworzy dokument magazynowy. W transakcji można zastosować kilka dokumentów zaliczkowych. Kolejny dokument zaliczkowy dodajemy w relacji do ostatniego dokumentu zaliczkowego w danej transakcji (menu górne Relacje). W tej sytuacji przekształcenie do dokumentu końcowego np. FV następuję z ostatniej faktury zaliczkowej tej transakcji. Faktury zaliczkowe (FZAL) mogą być wystawiane ręcznie, a także w relacji z innego dokumentu, np. z zamówień od odbiorcy (ZO). Na formularzu faktury zaliczkowej należy dodać odpowiednią pozycję, a następnie w polu Wartość, w prawym dolnym rogu dokumentu, podać kwotę, jaką wpłacił kontrahent. Rys. 53 Formularz faktury zaliczkowej z wprowadzoną kwotą zaliczki

56 56 Transakcję zaliczkową można zakończyć dokumentem faktury (FV) lub przekształcić FZAL do wielu faktur (FV), FZAL może być również przekształcona do kolejnych faktur zaliczkowych. Na dokumentach wygenerowanych z FZAL (FV lub kolejna FZAL) można edytować pozycje - zmienić ilość, cenę, rabat, towar (także na towar w innej stawce VAT); można także dodawać lub usuwać pozycje dokumentu Sprzedaż zaliczkowa fiskalizowana Do obsługi tego typu sprzedaży przeznaczony jest dokument Faktura zaliczkowa fiskalizowana FFZAL. Zatwierdzenie tego dokumentu powoduje wydruk faktury i paragonu fiskalnego. Paragon nie zawiera sprzedawanych pozycji, lecz kwoty zaliczki w poszczególnych stawkach VAT. Po utworzeniu dokumentu końcowego np. FF z faktury zaliczkowej możliwe jest edytowanie w nim pozycji, a więc zmiana ilości, rabatu, ceny Faktury sprzedaży do UE (transakcje WDT) Dokumentem dedykowanym do rejestrowania transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktura dostawy FD. Wystawianie dokumentu przebiega analogicznie jak wystawianie krajowej faktury sprzedaży. W rozdziale zostaną omówione funkcje typowe dla dokumentu unijnego Cena w walucie obcej Pierwszą różnicą jest możliwość wprowadzenia ceny w walucie obcej. Możliwości wprowadzenia takiej ceny są następujące: Wprowadzamy cenę z ręki dopisując po kwocie symbol waluty zarejestrowany w systemie Jeśli podpowiadana jest właściwa cena w PLN, zaznaczamy cały zapis w kolumnie ceny i nadpisujemy go skrótem pożądanej waluty. Efektem będzie przeliczenie ceny w PLN na walutę docelową Stawki VAT Jeśli w dokumencie wybrano kontrahenta unijnego (parametr karty kontrahenta przenoszony na dokument: Rodzaj VAT: Unijny), stawki VAT w pozycjach dokumentu zostaną ustalone według następujących reguł: 0% dla towarów 0% dla usług, które podnoszą koszt towarów, np. transport (parametr karty towaru przenoszony na pozycje dokumentu: Usługa podnosi koszt towarów: TAK) NP dla pozostałych usług

57 Zakładka UE okna dokumentu Przed zatwierdzeniem dokumentu niezbędne jest wypełnienie danych na zakładce UE. Mają one zastosowanie podczas generowania deklaracji Intrastat Faktury sprzedaży poza UE (eksport) W celu zarejestrowania takiej transakcji można użyć jednej ze standardowych faktur sprzedaży (FV). W przypadku kontrahenta eksportowego w pozycjach zostaną ustalone stawki wat wg reguł opisanych dla faktury dostawy. 3.6 Zamówienia Rodzaje zamówień Rozróżniamy dwa rodzaje podstawowych zamówień: Zamówienia do dostawców Zamówienia od odbiorców Zamówienia do dostawców Rejestracja zamówień do dostawcy odbywa się z poziomu Handel -> Zakupy -> Zamówienia do dostawców. Tworzenie dokumentu odbywa się analogicznie jak w przypadku faktury zakupu. Utworzony dokument można używając relacji w górnym menu przekształcić w fakturę zakupu Zamówienia od odbiorców Rejestracja zamówień od odbiorców odbywa się z poziomu Handel -> Sprzedaż -> Zamówienia od odbiorców. Tworzenie dokumentu odbywa się analogicznie jak w przypadku tworzenia faktury sprzedaży. Utworzony dokument można używając relacji w górnym menu przekształcić w fakturę sprzedaży Informacja o końcowej realizacji zamówienia Jeśli realizacja zamówienia polega na wystawieniu z niego dokumentu sprzedaży, to wystarczającą informacją o jego realizacji jest zawartość kolumny Podrzędne. W przypadku, gdy dokumentem sprzedaży jest faktura, a ściślej, dokument utworzony w relacji o nazwie Faktura, w kolumnie będziemy mieć jedną z następujących informacji: Puste pole nie wystawiono dokumentu sprzedaży Faktura: Część wystawiono fakturę na część ilości lub wartości

58 58 Faktura: Całość wystawiono fakturę na wszystkie pozycje w pełnej ilości (wartości) 3.7 Korygowanie faktur, zwrot towaru Korekta faktury sprzedaży Na liście wyszukujemy fakturę, która będzie korygowana. Następnie w menu Relacje wybieramy funkcję Korekta nowy dokument. Rys. 54 Relacje korekty do dokumentu z widoczną już wystawioną jedną korektą Bezpośrednio po wykonaniu tych czynności na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej zainicjowany odpowiednimi danymi z faktury korygowanej. Korekta może być wystawiona do ilości, ceny, wartości lub stawki VAT. Kolumny Org.Ilość, Org.Cena oraz Org.Rabat wyświetlają dane z faktury przed korektą.

59 59 Rys. 55 Formularz faktury korygującej po dokonaniu korekty Na powyższym rysunku widzimy przykład korekty faktury sprzedaży, polegającej na zmianie ceny towaru BIKINI. W kolumnie Cena wprowadzamy cenę pozycji po korekcie, w której ostatecznie klient zakupił towar. W kolumnie rabat mamy w tym przypadku również naliczony rabat po korekcie 5%. W podsumowaniu faktury korygującej podane są wartości przed korektą, wartość korekty oraz po korekcie. Po zatwierdzeniu program automatycznie proponuje wydruk faktury korygowanej Korekta sprzedaży fiskalizowanej Korektę faktury FF wystawia się identycznie jak korektę faktury FV. Natomiast do dokonania korekty paragonu niezbędne jest wystawienie faktury do paragonu FVP. Po wystawieniu takiego dokumentu, przystępujemy do jego korekty zgodnie z zasadami korygowania faktur Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży lub zakupu Korektę faktury zaliczkowej sprzedaży i zakupu należy przeprowadzić poprzez edycję wartości dokumentu. Ponieważ faktura zaliczkowa może mieć wartość niezgodną z wartością pozycji, jej korekta dokonywana jest poprzez bezpośrednią edycję i zmianę wartości dokumentu w polu Brutto w podsumowaniu, co odpowiada korekcie kwoty zaliczkowane

60 Korekty faktur nabycia wewnątrzwspólnotowego Korygując transakcję nabycia wewnątrzwspólnotowego należy osobno skorygować fakturę FIUE oraz osobno dokumenty VAT naliczony i VAT należny. Wystawiając korektę KFIUE należy ustawić datę kursu waluty zgodną z datą na dokumencie FIUE. Sposób korygowania wynika z niezależności wartości dokumentów FIUE i PZN. Dokument FIUE nie musi odzwierciedlać wartości, wg których towary są wprowadzane do magazynu, gdyż mogą być one powiększone o koszty dodatkowe. Stąd konieczność niezależnej korekty Korekty faktur z płatnością w walucie obcej Wystawiając korektę do faktury płatnej w walucie obcej należy ustawić datę kursu zgodną z datą na dokumencie korygowanym (pierwszym dokumencie dla danej transakcji przy wielu korektach) Automatyczne korekty kosztów (np. KWPZ) Dokument korekty kosztów KWPZ jest tworzony i zatwierdzany przez system automatycznie. Dokumenty KWPZ powstają w skutek korekty dokumentu zakupu. KWPZ wpływa na zmianę marży, a co za tym idzie na koszt własny sprzedaży. Celem dokumentu jest korekta kosztów zakupu wynikających ze zmiany cen zakupu. Podlega on księgowaniu i tworzony jest dla każdego dokumentu rozchodowego osobno. Jego odmianami są dokumenty KMMW i KMMP (związane z przesunięciami międzymagazynowymi) oraz KKPLW i KKPLP (dla dokumentów kompletacji).

61 61 4 Ewidencja Środków Pieniężnych 4.1 Opis ogólny Ewidencja Środków Pieniężnych jest integralnym elementem systemu. Służy do ewidencjonowania i obsługi wszelkich operacji związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie oznacza to, że gromadzi się tu wszystkie informacje w postaci dokumentów, czy zapisów związane z ewidencją kasowo-bankową. Informacje do Ewidencji mogą trafiać w dwojaki sposób: mogą być ewidencjonowane bezpośrednio, mogą pochodzić z modułów obcych (np. Kadry Płace, Księgowość). EŚP umożliwia: wystawianie dokumentów typu Kasa Wyda i Kasa Przyjmie (KW i KP) w dowolnej walucie sporządzanie dziennych lub okresowych raportów kasowych prowadzenie raportów kasowych ze stanem gotówki w kasie tworzenie dowolnej ilości tabel kursowych tworzenie rozrachunków z kontrahentami (w tym rozrachunków walutowych) Na funkcjonalność Ewidencji Środków Pieniężnych składają się: wystawianie dokumentów typu Kasa Wyda i Kasa Przyjmie (KW i KP) w dowolnej walucie sporządzanie dziennych lub okresowych raportów kasowych obsługę nieograniczonej liczby rachunków bankowych rejestrację wpłat i wypłat bankowych nie związanych bezpośrednio z zakupem lub sprzedażą takich jak: opłaty bankowe czy dopisane odsetki wprowadzania przelewów w dowolnej walucie, generowanie wydruków przelewów do Urzędu Skarbowego, ZUS-u, dla kontrahentów, dla pracowników

62 62 tworzenie plików z poleceniami przelewów zgodnych z formatami wymaganymi przez systemy typu home-banking prowadzenie raportów bankowych, import wyciągów bankowych z plików prowadzenie raportów kasowych ze stanem gotówki w kasie tworzenie dowolnej ilości tabel kursowych tworzenie rozrachunków z kontrahentami (w tym rozrachunków walutowych) tworzenie dokumentów rozliczeniowych (noty odsetkowe, potwierdzenie salda, ponaglenia zapłaty, różnice kursowe, kompensaty), przy czym tworzenie dokumentów różnic kursowych wymaga licencji na moduł Księgowość tworzenie raportów o należnościach i zobowiązaniach (np. struktura wiekowa należności), 4.2 Funkcjonalność EŚP Na funkcjonalność Modułu Ewidencja Środków Pieniężnych składają się: raporty tutaj definiowane są nagłówki raportów kasowych i nagłówki wyciągów bankowych oraz ewidencjonowane są wypłaty i wypłaty bankowe, dokumenty kasowe - tutaj tworzone są na podstawie dokumentów KP i KW raporty kasowe, rozrachunki wg dokumentów lista dokumentów (zobowiązania, należności, wpłaty, wypłaty) rozliczonych i nierozliczonych w różnych przekrojach, można tutaj parować rozrachunki, kompensować, rozliczać, kompensaty przelewy tutaj na podstawie listy zobowiązań ewidencjonowane są przelewy dla kontrahentów, pracowników oraz przelewy do urzędu skarbowego i ZUSu. Z tej opcji prowadzona jest również komunikacja z systemami homebanking u w zakresie przesyłania przelewów w formie elektronicznej, Wystawianie dokumentu KP/KW W zależności od konfiguracji kasy gotówkowej wystawanie dokumentów KP/KW może odbywać się przy pomocy: Dokumentów, Ewidencji, Raportów. Wydawanie pieniędzy z kasy dotyczy przeważnie płatności gotówką, zwrotów sprzedaży detalicznej i fakturowej, oraz podczas odnotowywania wypłat gotówkowych

63 63 związanych z płatnościami dla dostawców lub podczas odnotowywania zaliczek wpłacanych dostawcom w poczet przyszłych zakupów. Dodatkowo program umożliwia odnotowanie dokonania operacji KP (wpłat) i KW (wypłat) niezwiązanych bezpośrednio z transakcjami np. wypłaty zaliczek dla pracowników, wypłaty gotówki do banku, wpłata drobnej gotówki do wydawania reszty itp. Rys. 56 Wystawianie kwitu KP/KW Definicja oznaczenie dla dokumentu wpłaty/wypłaty kasowej. Kontrahent należy podać kontrahenta lub pracownika lub wypełnia się pola. Zwrot zaznaczenie tego pola oznacza, że dana wpłata dotyczy płatności związanej z korektą faktury lub innego dokumentu, który wymaga zwrotu pieniędzy (znaczenie tego ma istotny wpływ przy księgowaniu dokumentów kasowych na konta księgowe kontrahentów) Jeżeli nie wypełni się pola Kontrahent, należy ustawić parametr Podlega rozliczaniu na Nie. Jeżeli wypełni się pole Kontrahent to parametr Podlega rozliczaniu ustawiamy na Tak. Kwota należy wpisać kwotę. Zapłata za należy wpisać numer dokumentu, za który regulujemy płatność. Jeżeli dokument kasowy nie dotyczy zapłaty do dokumentu, to pole pozostać puste.

64 64 Opis należy wpisać dodatkowy opis dokumentu KP/KW np. zapłata częściowa, zapłata faktur. Rozliczenia ta sekcja na dokumencie wskazuje, czy dokument jest rozliczany (sparowany). Stan stan dokumentu może być rozliczony, nierozliczony, częściowo rozliczony. Data wskazuje datę rozliczenia dokumentu. Rozliczono określa kwotę rozliczoną. Do rozliczenia określa kwotę, jaka pozostaje do rozliczenia Drukowanie dokumentu KP/KW i raportu kasowego Będąc na formularzu kwitka naciskamy ikonę drukarki. Zaś będąc na raporcie kasowym z danego dnia naciskamy ikonę drukarki i drukujemy raport Zamykanie raportu kasowego W programie operacje kasowe numerowane i wyświetlane na listach są zawsze w obrębie danego raportu kasowego. Tego typu rozwiązanie jest najczęściej stosowane w większości firm, gdyż umożliwia codzienną kontrolę stanu gotówki w poszczególnych szufladach kasowych. Aby zamknąć dany raport kasowy, należy: Rys. 57 Raport kasowy sprawdzić, czy wszystkie dokumenty w ramach danego raportu kasowego są Zatwierdzone.

65 65 Aby zamknąć dany raport, można na liście Raporty - wejść na dany raport kasowy lub na listę i wybrać z menu Czynności -> Zamknij raport.

66 Ewidencjonowanie wyciągu bankowego W celu dodania nowego wyciągu bankowego w ramach, którego będą ewidencjonowane dokumenty wpłat lub wypłat bankowych, należy w menu głównym programu w opcji Ewidencja ŚP / Raporty dodać nowy raport dla Rachunku bankowego. Wyciąg bankowy będzie ewidencjonowany w kontekście Ewidencji odpowiadającej danemu rachunkowi bankowemu. Na formularzu edycji podlega wyłącznie okres raportu domyślnie proponowany przez program) Ewidencjonowanie wpłaty / wypłaty bankowej Z poziomu menu głównego programu w opcji Ewidencja ŚP / Raporty wybieramy raport przygotowany dla danego rachunku bankowego i na zakładce Wpłaty i wypłaty wprowadzamy operacje bankowe. W ramach danego wyciągu bankowego dodajemy nowy dokument wpłaty (skrót Ctrl+Shift+T) lub wypłaty (skrót Ctrl+Shift+W). Rys. 58 Formularz ewidencjonowania wpłaty / wypłaty wyciągu bankowego.

67 67 Wydawanie pieniędzy z banku dotyczy głównie operacji związanych z płatnościami dla dostawców lub podczas odnotowywania zaliczek wpłacanych dostawcom w poczet przyszłych zakupów. Dodatkowo program umożliwia odnotowanie dokonania operacji wpłat i wypłat niezwiązanych bezpośrednio z transakcjami np. wypłaty dla pracowników, wypłaty gotówki do banku, opłat bankowych, odsetek bankowych, podatków do urzędów. Kontrahent należy podać kontrahenta lub pracownika lub nie podajemy nie wypełnia się pola. Jeżeli nie wypełni się pola Kontrahent, należy ustawić parametr. Zwrot zaznaczenie tego pola oznacza, że dana wpłata dotyczy płatności związanej z korektą faktury lub innego dokumentu, który wymaga zwrotu pieniędzy (znaczenie tego ma istotny wpływ przy księgowaniu dokumentów kasowych na konta księgowe kontrahentów). Podlega rozliczaniu na Nie. Jeżeli wypełni się pole kontrahent parametr Podlega rozliczaniu ustawiamy na Tak. Kwota należy wpisać kwotę. Zapłata za należy wpisać numer dokumentu, za który regulujemy płatność. Jeżeli dokument wpłaty/wypłaty bankowej nie dotyczy zapłaty/wypłaty do dokumentu, lub nie ma wskazanego na wyciągu bankowym numeru dokumentu, za który regulowana jest płatność to pole to powinno pozostać puste Wprowadzanie kursów walut Kursy walut w systemie enova mogą być wprowadzane ręcznie lub przy pomocy mechanizmu importującego. Wybierając w górnym menu Ustawienia -> Środki Pieniężne -> Waluty, wprowadza się kurs ręczne. W tym celu należy na formatce kursy walut wybrać odpowiednio daty obowiązywania i ogłoszenia, po wybraniu dat należy w polu kurs wpisać kurs na dany dzień, dla konkretnej waluty. Rys. 58 Kursy walut Aby skorzystać z funkcji importu kursów z NBP należy wybrać Ustawienia -> Import kursów średnich NBP kursy pobierane są ze strony Narodowego Banku Polskiego.

68 68 Jeśli ma być zaimportowany kurs bieżący należy na formatce ustawić pole importuj na Ostatni ogłoszony i wybrać Zapisz i zamknij. Rys. 59 Import kursów średnich NBP Aby importować kursy historyczne z jednego dnia należy w polu Importuj wybrać: Z dnia, wskazać odpowiednie daty i wybrać Zapisz i zamknij. Można też importować kursy historyczne za dłuższy okres czasu, w tym celu należy w polu importuj wybrać Za okres oraz ustawić odpowiedni zakres dat w polu Tabele kursowe ogłoszone w okresie. Wszystkie kursy historyczne prezentowane są w Ustawienia -> Zadania -> Kursy walut na zakładce Historia kursu.

69 69 5 Konfiguracja Handel Start Standardowa konfiguracja modułu Handel Start pozwala na rozpoczęcie pracy natychmiast po zalogowaniu się do domeny. Zakładana baza jest wstępnie skonfigurowana przez producenta systemu enova. Standardowa konfiguracja i możliwości jej redefiniowania opisane są poniżej. 5.1 Podstawowe zmiany w konfiguracji Opisane w tym rozdziale zmiany pozwalają rozpocząć pracę z systemem enova zgodnie z podstawowymi potrzebami firmy. Należy zapoznać się z opisem standardowej konfiguracji systemu. Zaprezentowane w tym rozdziale zmiany dokonywane są na formularzu Opcje. Należą do nich: Dodanie operatora i przypisanie mu uprawnień Dodawanie i edycja kas i rachunków firmowych oraz nadawanie uprawnień do nich Definiowanie jednostek Dodanie magazynów i nadawanie uprawnień do nich Ustalanie metody pracy magazynu Sprzedaż/zakup w walutach

70 Dodanie operatora i przypisanie mu uprawnień Operatora dodajemy z menu górnego Ustawienia -> grupa System -> Operatorzy. Rys. 60 Lista operatorów Formularz nowego operatora otwieramy poprzez wciśnięcie klawisza Insert lub naciśnięcie przycisku Dodaj w bocznym prawym menu. Rys. 61 Formularz operatora Do zdefiniowania nowego operatora potrzebne jest wypełnienie dwóch pól z zakładki Ogólne: kod i nazwa. Oba pola są alfanumeryczne. Pole kod jest polem obowiązkowym. Zaleca się używanie krótkich kodów, gdyż mogą one być wykorzystywane w ciągach numerycznych dokumentów. Przykład: Kod: PaIks Nazwa: Paweł Iksiński

71 71 Samo nadanie nazwy i kodu nie wystarczy, by operator mógł się zalogować do systemu. Musi mieć jeszcze przydzielone uprawnienia do modułów oraz w zakresie modułów nadane prawa do określonych danych. W celu przyporządkowania modułu i zestawu funkcji, które może operator wykonywać, musimy przypisać mu Rolę. Role określamy na w oknie Uprawnienie na zakładce Role poprzez zaznaczenie odpowiednich pozycji Role uprawnień Rola uprawnień służy do grupowania odpowiednich uprawnień stosownych do danego stanowiska pracy w firmie. Poniżej przedstawiamy przykładowe role uprawnień: Sprzedaż ADM: funkcja administratora enova 365, przydziela nadawanie uprawnienień do oraz posiada możliwość wykonywania wszystkich funkcji włącznie z konfiguracją systemu. Sprzedaż Dyrektor: rola zalecana osobom zarządzającym działami handlowymi, przydziela Handel Start oraz możliwość wykonywania wszystkich funkcji (bez konfiguracji). Rola uprawnia do przesuwania dokumentów do bufora z poziomu listy dokumentów oraz używania zestawu funkcji specjalnych (np. kasowanie bazy danych). Sprzedaż fakturzysta: rola j.w. z wykluczeniem przesunięcia dokumentów do bufora, zestawu funkcji specjalnych (np. kasowanie bazy danych) i konfiguracji systemu. Rys. 62 Przykład przypisania ról Na liście Operatorów jak i we właściwościach Operatora w górnym menu Czynności - > Ustawienie Hasła Dostępu jest możliwość nadawania i zmiany hasła do systemu

72 Uzupełnienie danych w ewidencji Firmowy rachunek bankowy Przed uzupełnieniem danych w ewidencji Firmowy rachunek bankowy należy założyć kartę banku, w którym posiadamy rachunek. W tym celu otwieramy formularz w menu głównym Handel -> Kartoteki -> Banki i wypełniamy pola danymi o banku, gdzie prowadzimy rachunek. Dalszym etapem uzupełniania danych jest wypełnienie formularza ewidencji Firmowy rachunek bankowy w menu głównym -> Ustawienia -> Środki pieniężne -> Kasa i rachunki, gdzie po kliknięciu na edycję rachunku bankowego uzupełniamy dane. Rys. 63 Formularz definicji ewidencji bankowej Prawidłowe wypełnienie formularza umożliwia rejestrowanie wyciągów bankowych, a na nich wpłat i wypłat oraz wydruk numeru konta na dokumentach np. fakturach.

73 Dodawanie magazynów i nadawanie uprawnień Nowy magazyn definiujemy w górnym menu Ustawienia -> Handel -> Magazyny. Otwieramy nowy formularz magazynu. Pole Symbol może wchodzić w skład numerów dokumentów, więc wskazane jest, by nie był to długi ciąg znaków. Rys. 66 Formularz definicji magazynu Oprócz wypełnienia pól symbol i nazwa dla danego magazynu, niezbędne jest nadanie praw operatorom. W tym celu przechodzimy na zakładkę Prawa danych formularza i nadajemy uprawnienia operatorowi do magazynu.

74 74 Rys. 67 Przykład nadania uprawnień operatorowi Administrator do magazynu Firma Ustalanie metody obrotu towarowego w magazynie Ustalenie metody obrotu towarowego w magazynie wymaga dokonania właściwego wyboru w polu Algorytm obrotów na formularzu definicji magazynu w konfiguracji Opcje/Handel/Magazyny. Parametr może przybrać wartość: FIFO - kolejka: metoda pierwsze przyszło, pierwsze wyszło. LIFO - stos: metoda ostatnie przyszło, pierwsze wyszło. Od najdroższych - w pierwszej kolejności wydawany będzie towar najdroższy. Od najtańszych - w pierwszej kolejności wydawany będzie towar najtańszy. Wg dostawy - to ustawienie wymusza wybór partii dla dokumentów rozchodowych podczas zatwierdzania dokumentu. Nie liczyć stanów - wyłącza liczenie stanów magazynowych. Wybranie tego algorytmu powinno się odbyć przed zarejestrowaniem pierwszych operacji magazynowych. Po wystąpieniu obrotów ustawienie Nie liczyć stanów nie będzie dostępne w konfiguracji.