RAPORT POKONTROLNY KONTROLI NR 18/EQ/2006/F. Maria Anna Turowska Magdalena Moskal

Transkrypt

1 Załącznik nr 35B Raport pokontrolny RAPORT POKONTROLNY KONTROLI NR 18/EQ/2006/F 1 Numer kontroli 18/EQ/2006/F 2 Nazwa jednostki Starostwo Powiatowe- Powiat Wodzisławski kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej Ul. Pszowska 1 a, Wodzisław Śląski 4 Termin kontroli Osoby uczestniczące w kontroli Maria Anna Turowska Magdalena Moskal USTALENIA KONTROLI OPIS STANU ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI Podstawą prawną kontroli przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym- Powiat Wodzisławski przez Krajową Strukturę Wsparcia Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL (KSW) w dniach r. jest 18, ust. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz.U nr 216 poz. 2206) oraz Umowa o dofinansowania Działania 2 nr EQ/083/F/d2/2006, zawarta w Warszawie w dniu r. pomiędzy Powiatem Wodzisławskim Starostwem Powiatowym, a Fundacją Fundusz Współpracy". Krajowa Struktura Wsparcia Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL przeprowadziła kontrolę realizacji projektu Pomysł na sukces w Temacie F programu operacyjnego Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski , w tym weryfikację prawidłowości realizacji Umowy o dofinansowanie Działania 2 nr EQ/083/F/d2/2006 DOKUMENTACJA Zespół kontrolujący KSW dokonał weryfikacji: (uzupełnić zgodnie z programem kontroli) - Plan kont wraz z komentarzem - Procedury obiegu dokumentów

2 - Ewidencja księgowa - Dokumenty dotyczące przeprowadzonych kontroli w badanej jednostce przez upoważnione instytucje - Oryginały dokumentów finansowych potwierdzające poniesione wydatki, np. faktury, rachunki, listy płac, umowy oświadczenia, wyciągi bankowe lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty - Dokumenty dotyczące zatrudnienia personelu w ramach projektu (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, akta osobowe) - Materialne efekty realizacji projektu np: ulotki, plakaty, foldery, publikacje, CD i filmy. - Dokumentacja dotycząca spotkań Partnerstwa - Dokumentacja dotycząca spotkań z BO, warsztatów, szkoleń, konferencji itp. KWESTIE KSIĘGOWE Ewidencja księgowa początkowo prowadzona była w ramach ewidencji Starostwa, w systemie informatycznym Starostwa, następnie rozszerzono licencję finansowoksięgowego programu komputerowego firmy Rekord na Projekt Equal. Zasady dokumentacji rachunkowości i kontroli finansowej określa Zarządzenie Nr 58/2005 Starosty Powiatu Wodzisławskiego z dnia r. (załącznik nr 1); przykładowe zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych - Analityka (załącznik nr 2). Od początku Działania 1 i 2 prowadzony jest wyodrębniony rachunek na realizację projektu: GETIN BANK S.A.Nr r-ku Dostępność faktur i innych dowodów księgowych wskazanych we wnioskach o płatność. Działanie 1 Dostępność oryginalnych dokumentów sprawdzono na podstawie: -oryginału listy płac nr 2 Administratora za luty 2005 nr ewid.2/4/05 - oryginału rachunku z dnia do umowy zlecenia nr 2/2005 wystawionego przez A. Mareckiego za obsługę prawną nr ewid. 2/7/05 -faktury nr 13172/FV2005 z dnia , nr ew. 2/46/05 na zakup art., spożywczych na sumę 135 zł Działanie 2 Dostępność oryginalnych dokumentów sprawdzono na przykładzie: -wyciągu z listy płac za 07/05 z , nr ewid.11/1/2005 na kwotę kwalifikowaną do wypłaty 7698,00zł netto -wyciągu z listy płac za 12/2005 z , nr ewid.116/1/2005 na kwotę kwalifikowaną do wypłaty 7204,78 zł netto -rachunku do umowy o dzieło 13/2005-Equal wystawionego dnia nr. ewid.19/1/2005 na kwotę kwalifikowaną do wypłaty 207,80 za tłumaczenie - rachunku do umowy 11/2005/Equal wystawionego 29/07/o5 nr ewid. 22/2/2005 na kwotę kwalifikowaną do wypłaty 252,10 zł za tłumaczenie -rachunku nr 20 do umowy o dzieło wystawionego , nr ewid.68/1/05 na kwotę kwalifikowaną do wypłaty508,80 zł za projektowanie i wykonanie logo -rachunku do umowy 24/2005/Equal, wystawionego nr ewid. 88/1/2005 na kwotę kwalifikowaną do wypłaty 756,40 zł za tłumaczenie

3 -rachunku do umowy 25/2005/ Equal wystawionego nr ewid.89/1/2005 na kwotę kwalifikowaną do wypłaty 168,10 zł za tłumaczenie -faktury VAT 126/Fa/05,z dnia nr ewid 6/01/2005 za wynajem biura za 07/20045 na kwotę do zapłaty 457,50 zł. -faktury VAT nr 151/FA/05 z dnia nr ewid.114/03/2005 za energię elektryczną od 1.09 do kwotę 134,44 zł -faktury VAT nr FKA z dnia nr. ewidencyjny 115/04/2005 za ogrzewanie w okresie do na kwotę114,63 zł - faktura VAT F /KA, nr ewid,21/02/2005 za emisję ogłoszenia na kwotę 2211,09 zł Wszystkie oryginały dostępne. Dostępność dowodów płatności faktur w ramach projektu. Działanie 1 Dostępność oryginalnych dokumentów potwierdzających płatność sprawdzono na podstawie oryginałów wyciągów bankowych potwierdzających przelewy: -dot. listy płac nr 2 z lutego 2005 wynagrodzeń ( przelew z dnia nr.), ZUS( przelewy z dnia ) i PIT 4 ( przelew z dnia ) - dot. rachunku do umowy zlecenia 2/2005- przelew z dnia r, zapłaty ZUS przelew z dnia ,zapłaty PIT 4 przelew z dnia Działanie 2 Dostępność oryginalnych dokumentów potwierdzających płatność stwierdzono na podstawie oryginałów wyciągów bankowych potwierdzających przelewy dot.: - wyciągu z listy płac za 07/05, przelewy z dnia , zgodnie z wyciągiem z listy płac na kwotę 7698 zł dla osób pracujących w programie Equal., przelewy z dnia do ZUS na kwotę ,78 zł, w tym dot. listy płac Equal 5287,95 zł., przelewy z dnia 2,4,19 sierpnia 2005 za podatek dochodowy na kwotę ,10 w tym dot. pracujących dla Equal na kwotę 984,59zł - wyciągu z listy płac za 12/05, przelewy z dnia na kwotę ,25 zł dla pracowników wg wyciągu z listy w tym kwalifikowaną do wypłaty w Equal 7204,78 zł netto,przelewy z dnia i do ZUS na kwotę260056,28zł, w tym dot. listy płac Equal 4945,48 zł., przelewy z dnia 2, 21,22,29 grudnia 2005 na podatek dochodowy na kwotę 58686,90 w tym dot. pracujących dla Equal na kwotę 915,50zł -rachunku do umowy o dzieło 13/2005- na kwotę 207,80zł,przelew z dnia rachunku do umowy 11/2005/Equal przelew z dnia na kwotę 252,10 zł -rachunku do umowy o dzieło 20/2005 Equal przelew z dnia na kwotę 508,80 zł -rachunku do umowy 24/2005/Equal, przelew z dnia na kwotę 756,40 zł za tłumaczenie -rachunku do umowy 25/2005/ Equal przelew z dnia na kwotę 168,10 zł -faktury VAT 126/Fa/05,z dnia przelew z dnia na kwotę 457,50 zł -Faktury VAT nr 151/FA/05 z dnia przelew z dnia na kwotę 134,44 zł -faktury VAT nr FKA z dnia przelew z dnia na kwotę114,63 zł - faktura VAT F /KA, z dnia 8.,08.05 nr ewid.21/02/2005 przelew z dnia ( umowa numer /1 z przewidywała 100% przedpłaty) na kwotę 2211,09 zł

4 Wszystkie oryginały dostępne. W trakcie kontroli nie stwierdzono wydatków kwalifikowanych nie mieszczących się w okresie działania 1 bądź 2. Obieg dokumentów między Partnerami a Administratorem jest zgodny z zawartą umową. Obieg dokumentacji u Administratora regulują przepisy dot. obiegu dokumentów w Starostwie. Działanie 1 i 2 Dostępne są wszystkie umowy z podwykonawcami. Wykaz umów prowadzony dla projektu zawiera załącznik nr 3 Umowy z podwykonawcami są zawarte prawidłowo. Wg informacji głównej księgowej Starostwa współpracującej w Equal i biorącej udział w kontroli, we wniosku końcowym o płatność w działaniu 2 w załączniku 4 nie wykazano odsetek naliczonych przez bank w lipcu 2005 a dotyczących środków z działania 1. Korekty wymaga więc załącznik nr 4 Działanie 1 i 2 Partnerzy przesyłają zapotrzebowanie na środki finansowe kwartalnie (załącznik nr 4). Prowadzona jest też ewidencja zbiorcza w odniesieniu do poszczególnych kategorii wydatków tak Partnerów jak i Administratora Harmonogram kilkakrotnie zmieniany. Aktualnie obowiązuje harmonogram z dnia Harmonogram płatności uległ zmianom, ponieważ Starostwo nie mogło złożyć wniosku o płatność pośrednią w wyznaczonym terminie. Przyczyną takiej sytuacji był zbyt mały procent wydanych środków z zaliczki. Partnerstwo poprosiło o indywidualne konsultacje finansowe, po których złożyło dwa wnioski cząstkowe o płatność. Te opóźnienia spowodowały konieczność aneksowania harmonogramu. W chwili obecnej nie przewiduje się dalszych zmian w harmonogramie. ZALECENIA POKONTROLNE Zaleca się dokonanie korekty rozliczenia działania 1 załącznik nr 4 w kategorii przychody w Projekcie KWESTIE FINANSOWE i KADROWE (KATEGORIE BUDŻETU)

5 Działanie 1 i 2 Właściwość zatrudnienia sprawdzono na przykładzie stanowiska kierownik referatu ds. Equal. Umowa o pracę z dnia na czas określony do , wynagrodzenie zasadnicze wg XVIIII kat. zaszeregowania 1770 zł brutto Dodatek funkcyjny wg 6-tej stawki- 656 zł Dodatek za wysługę lat 194,70 zł Aneks do umowy z dnia zmiana zakresu etatu z 5/8 na 7/8 wg XVIII kat. zaszeregowania zł plus dodatek funkcyjny wg 6-tej stawki-900 zł, plus za wysługę lat 306 zł. Razem 3756 zł brutto. Prowadzona jest karta ewidencji czasu pracy na przykładzie stanowiska -podinspektor ds. projektu Equal w Wydziale Strategii i Rozwoju Powiatu: Umowa o pracę na pełny etat wynagrodzenie wg XIII kat. zaszeregowania 1650 zł brutto. Data rozpoczęcia pracy Do ustalania wynagrodzeń stosuje się zasady Rozporządzenia Rady Ministrów z w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 lutego 2006 zmieniające to rozporządzenie ( Załącznik nr 5). Wynagrodzenia ustalane prawidłowo. Akta dotyczące zatrudnionych na potrzeby projektu pracowników są prowadzone w sposób prawidłowy Akta prowadzone w ramach akt pracowniczych Starostwa Powiatowego w Wodzisławiu Śl. Zgodność rozliczenia podróży z rozporządzeniami dotyczącymi rozliczania delegacji służbowych. Działanie 1 Zgodność rozliczenia podróży z rozporządzeniami dotyczącymi rozliczania delegacji służbowych sprawdzono na przykładzie oryginalnej dokumentacji :podróże krajowe: do Warszawy na szkolenie w dniu polecenie wyjazdu służbowego nr 23/05 i 24/05 nr ewid. 2/48/02 -- rozliczenie nie budzi zastrzeżeń. Podróże ponadnarodowe. Sprawdzono oryginały dokumentów dot. rozliczenia podróży A. Olszar i M. Pilipiec do Niemiec- Tuebingen w dniach do opłata za pośrednictwo w sprzedaży biletów lotniczych nr ew. 2/23/05 zapłata gotówką - bilety lotnicze zapłata gotówką ( nr.ewid.2/24/05) - polisy ubezpieczeniowe zapłata gotówką ( nr ewid. 2/26/05 i 2/27/05) - rozliczenie delegacji zagranicznych- gotówka ( nr ewid.2/27/05 i 2/28/05) Rozliczenie zgodne z rozporządzeniami dot. rozliczania delegacji służbowych. Sprawozdanie z delegacji w części merytorycznej dokumentacji Kopia wykazu delegacji krajowych i zagranicznych - załącznik nr 6 Działanie 2 Podróże krajowe -Polecenie wyjazdu służbowego nr 41 z dnia do Warszawy szkolenie FFW, rozliczenie na kwotę 217,20 zł prawidłowe

6 -polecenie wyjazdu służbowego nr 50 i 51 z dnia do Warszawy na szkolenie Equal, każde rozliczenie na kwotę 217,20 zł Rozliczenie prawidłowe Podróże ponadnarodowe Sprawdzono oryginalną dokumentację dot. rozliczenia wyjazdu służbowego do Wielkiej Brytanii/Londyn w dniach tj. -faktura VAT P z dnia nr ewid. 1/02/2005 na kwotę 3498 zł za bilety lotnicze GSLCBV na trasie Katowice-Londyn Katowice dla 3 osób -faktura VAT Fa P z dnia nr ewid. 1/04/2005 na zakup biletów lotniczych YSULAV na trasie Katowice-Londyn-Katowice na kwotę 9951,00 zł, w koszty Administratora bilety dla 3 osób 3316,98zł Pozostała kwota rozliczona przez Partnera. -polisa Hestia-Podróże ubezpieczenie w związku z wyjazdem dla 3 osób koszt 30 zł -polisa Hestia Podróże ubezpieczenie w związku z wyjazdem do Londynu koszt polisy polisy 43,00, koszty kwalifikowane Administratora 12,90 -Rozszerzenie ww polis odpowiednio 31,20 zł i 13,20 zł koszt Administratora -rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego nr 26/Equal 2005 Koszty samochodu służbowego na trasie Wodzisław-Katowice-Wodzisław W kwocie 166,34 zł -rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego nr 27/Equal na kwotę 2412,75 zł - rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego nr 28/Equal/2005 na kwotę 2415,71zł -rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego nr 30/Equal/2005(Londyn ) na kwotę 881,30 zł - rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego nr 31/Equal/2005(Londyn na kwotę 881,30 zł. - rozliczenie kosztów delegacji służbowej do Londynu zgodnie z umową 11/2005/Equal( w Londynie ) na kwotę 919,74 zł - koszty rezerwacji i biletów autobusowych Luton-Victoria-Luton koszt 975 zł, z czego 450 zł koszt Administratora ( 6 osób) Dokumentacja dot. jw. wzorowa. Zgodność wykazanych kosztów w budżecie z dokumentami źródłowymi. Nie przeprowadzono kontroli dokumentów w tym zakresie w Działaniu1 Działanie 2 Sprawdzono na podstawie rachunków związanych z wizytą w dniach września ciu osób z Partnerstwa w Anglii ( North Devon College),ze strony polskiej w spotkaniach uczestniczyli członkowie Grupy Zarządzającej Partnerstwa i Partnerów krajowych m.in. zespół ds. e-learningu) Następujące rachunki za usługi gastronomiczne dotyczą kosztów w związku z tym spotkaniem ponadnarodowym: - faktura VAT 137/V/2005 z dnia nr ewid. 65/01/2005 na kwotę 814,76 zł -faktura VAT 85/09/2005 z dnia nr ewid.64/01/2005 na kwotę 589,75 zł -faktura VAT nr 256/2005, z dnia nr ewid. 62/02/2005 na kwotę 234,50 zł -faktura VAT 4/2005 z dnia nr ewid.61/04/2005 na kwotę 490,40 zł -faktura VAT nr 264/2005 z dnia ( data sprzedaży )

7 Nr ewid. 62/01/2005 na kwotę 344,20 zł - rachunek nr 37 z nr ewid.71/1/2005 na kwotę 546 zł za usługę gastronomiczną w związku z organizowaniem warsztatów szkoleniowych z przedstawicielami Partnerstw ponadnarodowych -faktura VAT 6/2005 z dnia nr ewid. 62/03/2005 na kwotę 260 zł -faktura VAT 25/05 z dnia nr ewid. 66/01/2005 na kwotę 325,60 zł Rachunki prawidłowo opisane z podaniem dokładnej ilości osób uczestniczących. Dołączone kopie list uczestników spotkań. Zgodność w rozliczeniu czynszu, pozostałych obciążeń, naliczeniu amortyzacji środków trwałych (wg. ust. o rachunkowości). Nie dotyczy działania 1 Działanie 2 Sprawdzono rozliczenie faktury VAT FKA z dnia nr. ewid.9/01/2005,rozliczenie abonamentu telefonicznego za lipiec/2005 na kwotę 409,71 zł, koszt kwalifikowany w programie 161,70 zł. Rozliczenie dotyczy faktury w która jest fakturą za rozmowy w czerwcu 2005 i abonament w lipcu 2005, stąd w działaniu 2 kwalifikowany jest tylko koszt abonamentu, Był to jak dotąd jedyny dokument w kategorii III inne koszty Administratora, gdzie jedynie część rachunku była kosztem kwalifikowanym Działanie 1 Zakupiono na potrzeby Referatu ds. Equal sprzęt komputerowy o łącznej wartości ,86 zł. Sprzęt zakupiono w ramach postępowania przetargowego w trybie zapytania o cenę, w ramach przetargu organizowanego na zakup sprzętu dla Starostwa.. Faktura VAT nr 946 /SZWO5/2005 z dnia , nr ew. 344/14,15/05, zapłacona przelewem z dnia , Zakupiono meble biurowe faktura VAT nr 0/097062/14/13 z dnia nr ew. 21/58/05 zapłacona przelewem z dnia oraz faktura VAT nr 50/2005 z dnia , nr ew. 2/56/05 zapłacona przelewem \ Sprzęt (zarówno komputery jak i meble) znajduje się w biurze i jest zgodny z fakturą. Sprzęt jest prawidłowo oznakowany.kontrolująca miała zastrzeżenia jedynie co do trwałości oznakowania sprzętu --druk na taśmie samoprzylepnej Mimo planowanego wprowadzenia specjalistycznego programu komputerowego do celów inwentaryzacji środków trwałych, w którym przewidywane jest oznakowanie sprzętu przy pomocy kodu kreskowego, Załącznik nr 7 do sprawozdania zawiera kopie faktur, kopie ewidencji oraz informatyczną kartę kontrolną z opisem parametrów technicznych sprzętu komputerowego oraz danymi dot. gwarancji. Działanie 2 W działaniu 2 do dnia przeprowadzenia kontroli Administrator nie dokonał zakupu sprzętu czy też wyposażenia biura Zakup sprzętu komputerowego na kwotę 7227 zł w dniu r został natomiast dokonany przez Partnera nr 6 na kwotę 7227 zł ( dwa komputery i oprogramowanie).

8 ZALECENIA POKONTROLNE Zaleca się dokonanie oznakowania w sposób trwały i wiążący numer ze znakowanym przedmiotem. POMOC PUBLICZNA NIE DOTYCZY ZALECENIA POKONTROLNE CELE PROJEKTU Cele projektu są realizowane zgodnie z założeniami i deklaracją w Umowie. Realizacja harmonogramu działań przesunęła się o trzy miesiące z powodu rezygnacji Partnera, który odpowiedzialny był za przygotowanie programu szkoleń e- learningowych, kursów językowych branżowych, ekspertów szkoleniowych, szkolenia nauczycieli. W związku z powyższym w terminie zostaną przesunięte szkolenia dla beneficjentów. Kolejnym powodem przesunięcia realizacji zadań zaplanowanych w harmonogramie było dość późne podpisanie Umowy o dofinansowanie Działania 2. W najbliższym czasie Partnerstwo wykona zadania, za które odpowiedzialny był Partner nr 1 oraz wyda podręcznik dla autorów kursów i nauczycieli. W obecnym czasie trwają przygotowania do uruchomienie studia e-learningowego. Do końca sierpnia zostaną podpisane umowy z beneficjentami ostatecznymi (kontrakty na szkolenia wewnątrz zakładu pracy), a także odbędzie się rekrutacja psychologów i doradców zawodowych i bilansowanie zakładów pracy przed przeprowadzeniem szkolenia. W Działaniu 1 pod uwagę brana była większa liczba branż rynkowych, jednak na wniosek Fundacji Fundusz Współpracy liczba ta została ograniczona do 2 branż: transportowo-motoryzacyjnej i spożywczo-przetwórczej. Partnerstwo planuje kontynuacje projektu po jego zakończeniu jednak jest to zależne od tego czy prawa autorskie będą mogły być wykorzystane przez któregoś z Partnerów. W chwili obecnej Partnerstwo nie jest w stanie podać, kto w Partnerstwie i w jakim zakresie wykorzysta wypracowane rezultaty. Zgodnie z założeniami Działania 3 Partnerstwo będzie się starało, aby ta metoda została wprowadzona do programu Ministerstwa Edukacji Narodowej, wtedy byłaby dostępna i wykorzystywana przez Centrum Kształcenia Ustawicznego.

9 ZALECENIA POKONTROLNE - Brak BENEFICJENCI OSTATECZNI PROJEKTU Projekt kieruje swoje działania do dwóch grup beneficjentów: pracodawcy i pracownicy z branży transportowo-motoryzacyjnej oraz przetwórstwa spożywczego, a także nauczyciele i eksperci szkoleniowi, którzy będą odpowiedzialni za przeszkolenie pracodawców i pracowników metodą e-learningu. W Działaniu 1 zakładano znacznie wyższą liczbę beneficjentów ze względu na skierowanie działań projektu do większej ilości branż rynkowych. Jednakże zgodnie z sugestią Fundacji Fundusz Współpracy liczbę branż zmniejszono do dwóch, co tym samym poskutkowało zmniejszeniem liczby beneficjentów do 70 osób. Nauczyciele i eksperci zostaną przeszkoleni i przygotowani do prowadzenia szkoleń i kursów językowych metodą e-learningu. Dzięki zdobytym umiejętnościom w znaczny sposób wzrosną ich kwalifikacje zawodowe. Szkolenia zawodowe oraz nauka języka obcego, niezbędnego do prowadzenia negocjacji i zawierania kontaktów międzynarodowych, skierowane są do pracowników +50, zagrożonych utratą pracy. Pracodawcy biorący udział w projekcie będą mieli możliwość spotykania się ze specjalistami tj. psychologiem, doradcą zawodowym i ekspertem, podczas których omawiana będzie kondycja firmy oraz zaangażowanie pracowników, a także doradztwo dot. właściwego zarządzania zasobami ludzkimi i właściwego wykorzystania potencjału doświadczonych stażem pracowników. W ramach projektu Partnerstwo dwukrotnie przeprowadziło badania ankietowe z pracodawcami, którzy mieli możliwość zgłoszenia potrzeb szkoleniowych. Na bazie tych badań tworzone są programy szkoleniowe, które mają wpłynąć na wzrost kwalifikacji zawodowych pracowników i tym samym zwiększyć konkurencyjność przedsiębiorstwa. W kolejnych miesiącach psychologowie i doradcy zawodowi przeprowadzą rozmowy i ankiety z potencjalnymi uczestnikami szkoleń pracownikami +50. Celem spotkań indywidualnych jest zbadanie poziomu wiedzy i określenie potrzeb szkoleniowych pracowników, a także zachęcenie ich do wzięcia czynnego udziału w szkoleniach. Szczegółowa analiza potrzeb beneficjentów ostatecznych będzie miała wpływ na ostateczny zakres i treść szkoleń. W trakcie realizacji w/w zadań wielu pracodawców nie chciało podjąć się uczestnictwa w projekcie, z obawy przed koniecznością ponoszenia kosztów i współudziału finansowego w organizacji szkoleń (chodzi tu o zasady udzielania pomocy publicznej). W branży transportowo-motoryzacyjnej problem ten występuje w mniejszym stopniu, gdyż ta branża nie uzyskuje tak dużej pomocy publicznej, jak pozostałe. Z powyższych powodów wiele firm przetwórstwa spożywczego wycofało się z uczestnictwa w projekcie, istnieje więc ryzyko zmniejszenia procentowego udziału kobiet w projekcie. Partnerstwo będzie szukało kolejnych rozwiązań i w tym celu przeprowadzi kolejne spotkania indywidualne z pracodawcami, w których będzie przekonywało do wzięcia udziału kobiet w projekcie.

10 ZALECENIA POKONTROLNE Kontrola projektu wykazała duże zaangażowanie Partnerstwa w realizację projektu oraz umiejętność szybkiego rozwiązywania pojawiających się problemów, w związku z tym zalecane było powtórne przeanalizowanie branży transportowo-motoryzacyjnej i znalezienia zakładów, w których liczba kobiet byłaby większa niż w tradycyjnych firmach motoryzacyjnych, tak aby uniknąć ryzyka związanego z procentowo mniejszym udziałem kobiet. PARTNERSTWO Partnerstwo liczy 8 Partnerów, w tym Administrator. W dniach 1 i pomiędzy Partnerami zostały podpisane wszystkie umowy bilateralne. System rozliczeń w Partnerstwie polega na tym, że Administrator przekazuje środki które otrzymał z Instytucji Zarządzającej Partnerom zgodnie z przedstawionymi przez nich wydatkami. Jeżeli zadania są realizowane przez Partnera w sposób niewłaściwy, Administrator może ograniczyć kwotę środków finansowych stosownie do stopnia faktycznej realizacji lub wzywa Partnera do zwrotu gotówki, albo zmniejsza wysokość wypłaconych transz. Informacja o nieprawidłowościach finansowych w rozliczeniu Partnera wysyłana jest w formie pisemnej. Administrator dokonuje akceptacji dokumentacji złożonej przez Partnera w ciągu 21 dni, a w przypadku wniosku o płatność w ciągu 30 dni. Umowa została zabezpieczona przez Partnerów w formie weksli i deklaracji wekslowych złożonych u Administratora. Koszty ewentualnych procesów i koszty egzekucyjne ponosi Partner. W trakcie realizacji projektu Partner nr 1 złożył pisemną rezygnację z dalszego uczestnictwa ). Głównym powodem rezygnacji Partnera były według niego niejasności wynikające z rozliczeń finansowych i merytorycznych. Koordynator Partnera nr 1 żądał wyższego wynagrodzenia, niż przewidziane było w budżecie. Konflikt ten powodował, że Partner opóźniał realizację zadań, za które był odpowiedzialny. Kolejnym powodem rezygnacji Partnera nr 1 były niejasności związane ze stosowaniem ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło zagrożenie, iż poniesione przez niego wydatki mogłyby być uznane za niekwalifikowane. W związku z wynikłą sytuacją Partnerstwo podpisało aneks do umowy DPA w dniu , w którym zadania Partnera nr 1 zostały podzielone na pozostałych Partnerów. ZALECENIA POKONTROLNE Kontrola projektu oraz dokumentacja w postaci protokołów ze spotkań grupy zarządzającej dowodzi, że zachowania i konflikty prowokowane przez Partnera nr 1

11 wpływały bezpośrednio na opóźnienia realizacji poszczególnych zadań i złą atmosferę współpracy. Rezygnacja Partnera nr 1 była przyjęta przez Partnerstwo bez zastrzeżeń. Zadania, które podzielone były na pozostałych Partnerów są możliwe do wykonania przez nich. Jedynym zaleceniem pokontrolnym jest zwrócenie szczególnej uwagi na to, aby żadne z zadań nie uległo już opóźnieniu i nie przesunęło istotnych zadań zawartych w harmonogramie działania. WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA Ostatnie aktualizacja TCA przeprowadzona była w styczniu 2006 ze względu na zmniejszenie budżetu o 10%. Zmiany te zostały zaakceptowane przez Instytucję Zarządzającą. Uwaga Instytucji Zarząddzającej dotyczyła rozbicia kwoty całościowej budżetu na poszczególne kwoty dla Partnerstw ponadnarodowych. Zmiana ta została wprowadzona. Zgodnie z harmonogramem działań regularnie odbywają się spotkania steering group, working groups (w grupie ds. marketingu i upowszechniania przewodniczy Administrator projektu). Do chwili obecnej odbyły się 3 wizyty Partnera z Anglii. Efektem wizyt było przygotowanie 2 konferencji ponadnarodowych w Wodzisławiu i warsztaty dla Partnerstwa oraz potencjalnych firm z zakresu e-learningu. Druga wizyta polegała na przeprowadzeniu specjalistycznych warsztatów z zakresu e- learningu dla nauczycieli i autorów kursów e-learningowych. Wszyscy Partnerzy korzystają wzajemnie z własnych doświadczeń i tym samym profesjonalizują swoje działania. Wymiana doświadczeń pozwala na wyeliminowanie ryzyka i słabych punktów projektu, które mogą pojawić się w trakcie realizacji. Dzięki współpracy ponadnarodowej Partnerzy mają dostęp do szerszej informacji i ekspertyz dot. podejmowanych działań z obszaru wybranej tematyki. ZALECENIA POKONTROLNE -Brak REZULTATY DZIAŁAŃ PARTNERSTWA Na tym etapie realizacji projektu nie osiągnięto ostatecznych rezultatów, którymi będą szkolenia beneficjentów ostatecznych, dlatego nie mogą być one poddane ocenie. Do chwili obecnej powstała platforma e-learningowa. Partnerstwo przeprowadziło również szereg spotkań i konferencji dla potencjalnych beneficjentów nt. podnoszenia kwalifikacji metodą e-learningową, co w znaczny sposób wpłynęło na wzrost świadomości na temat tego rodzaju kursów i ich zastosowań. W ramach współpracy ponadnarodowej jednym z rezultatów jest wymiana wiedzy i doświadczeń pomiędzy Partnerami i są one systematycznie osiągane (3 wizyty Partnerskie), pozostałe rezultaty będą osiągane wraz z kolejnymi zadaniami realizowanymi w ramach TCA. Beneficjenci ostateczni będą mieli bezpośredni wpływ na rezultaty jeszcze podczas procesu ich osiągania. Pracodawcy wypełniali ankiety, których celem było określenie obecnej sytuacji firmy oraz ich oczekiwań względem szkoleń. Od sierpnia zostaną

12 również przeprowadzone indywidualne spotkania pracowników zagrożonych utratą pracy z psychologiem i doradcą zawodowym. Zebrane informacje będą miały bezpośredni wpływ na ostateczny program szkoleń oraz ich przebieg.. Weryfikacja rezultatów de facto będzie się odbywała w trakcie testowania metody. Miernikiem osiąganych rezultatów będzie ocena tego, czy wszyscy uczestnicy szkoleń skończą je w terminie i czy osiągną zadowalający poziom wiedzy. Dobrą praktyką w projekcie jest wypracowanie metody zachęcania pracodawców do udziału w projekcie, co często stanowi problem. Pomimo wielu starań Partnerstwa ogłoszenia w prasie o naborze do projektu, konferencje, informacje podawane w mediach- zgłosiło się niewielu pracodawców, którzy chcieli uczestniczyć w projekcie. Partnerstwo postanowiło zaaranżować bezpośrednie spotkania z pracodawcami, podczas których ponownie zostały omówione korzystne warunki uczestnictwa w projekcie. Dzięki spotkaniom indywidualnym Partnerstwo podniosło świadomość wśród pracodawców nt. metody podnoszenia kwalifikacji e-learning oraz osiągnęło zamierzone cele. Pomimo, że nie osiągnięto jeszcze ostatecznych rezultatów projektu, Partnerstwo przeprowadziło szereg spotkań, konferencji oraz warsztaty szkoleniowe z zakresu podnoszenia kwalifikacji metodą e-learningu, co miało przełożenie na bezpośrednie zgłoszenia uczestnictwa firm w projekcie. Rezultaty zostały zwalidowane podczas Krajowych Sieci Tematycznych Tematu F w dniu 18 maja 2006 r. ZALECENIA POKONTROLNE ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Zarządzanie projektem przebiega właściwie. Partnerstwo na Rzecz Rozwoju Pomysł na sukces działa w oparciu o model liniowy. Spośród przedstawicieli Partnerów została powołana Grupa Zarządzająca, która składa się z 9 osób po 1 przedstawicielu każdego z Partnerów oraz 2 przedstawicieli Administratora. Grupa Zarządzająca wypracowuje strategię oraz taktykę działań, pełni nadzór nad sprawnym przebiegiem realizacji projektu, w tym zatwierdza dokumenty i opracowania przygotowywane przez Zespół Roboczy, Zespół ds. Współpracy Ponadnarodowej, Zespół ds. Promocji i Upowszechniania, Zespoły Doraźne. Spotkania Grupy Zarządzającej odbywają się w miarę potrzeb jednak nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu. Wszelkie istotne decyzje dotyczące Partnerstwa na Rzecz Rozwoju podejmowane są większością głosów, także w przypadku wystąpienia jakichkolwiek konfliktów bądź sprzecznych decyzji Partnerów. W przypadku wystąpienia konfliktu wpływającego na jakość funkcjonowania Partnerstwa za formę jego rozwiązania przyjmuje się dyskusję (omówienie problemu, złożenie wyjaśnień przez zainteresowane strony) oraz głosowanie przez członków Grupy Zarządzającej Partnerzy mają regularny kontakt poprzez spotkania Grupy Zarządzającej przynajmniej raz w miesiącu, jeśli wymaga tego sytuacja spotkania są organizowane częściej. Taki kontakt umożliwia monitorowanie przebiegu projektu zgodnie z

13 obowiązującym harmonogramem. Na każdym spotkaniu Grupy Zarządzającej, każdy Partner sprawozdaje przebieg zrealizowanych zadań oraz zgłasza ewentualne problemy do wspólnej konsultacji. Ponadto omawiane są bieżące sprawy, referowane szkolenia i odbyte konferencje a także uwagi bądź zalecenia dot. przygotowywania dokumentacji księgowej i merytorycznej. Widoczna jest poprawa w systemie zarządzania, poprzednio Partnerzy przysyłali kogoś w zastępstwie do udziału w posiedzeniach Grupy, obecnie takie sytuacje się nie zdarzają. ZALECENIA POKONTROLNE -Brak HARMONOGRAM DZIAŁAŃ PARTNERSTWA Realizacja harmonogramu przesunęła się o trzy miesiące z powodu rezygnacji Partnera nr 1, który odpowiedzialny był za przygotowanie programu szkoleń e- learningowych, branżowych kursów językowych, ekspertów szkoleniowych, szkolenia nauczycieli. W związku z powyższym w terminie zostaną przesunięte szkolenia dla beneficjentów. Kolejnym powodem przesunięcia realizacji zadań zaplanowanych w harmonogramie było dość późne podpisanie Umowy o dofinansowanie Działania 2. Powodem opóźnienia w podpisaniu Umowy (styczeń) były zmiany wytycznych oraz nanoszenie poprawek i uzupełnień przez Partnerstwo. Harmonogram jest realistyczny, jedyne opóźnienia wynikały z przyczyn niezależnych do Administratora. Podczas każdego posiedzenia Grupy Zarządzającej zostaje przygotowany dokument, w którym ujęte są informacje jakie zadania zostały wykonane przez każdego z Partnerów oraz w jakim punkcie realizacji projektu obecnie Partner się znajduje. Postępy prac w projekcie oceniane są przez Partnerstwo jako dobre. Sytuacje problematyczne (np. odejście jednego z Partnerów) zostały natychmiast poddane dyskusji, której efektem był podział zadań na poszczególnych Partnerów i tym samym uniknięcie ryzyka niezrealizowania zamierzonych celów. ZALECENIA POKONTROLNE Pomimo, iż Partnerstwo podjęło wszelkie działania i odnalazło realne rozwiązania tej trudnej sytuacji, jaką była zmiana Partnerstwa, zaleca się, aby dołożyć wszelkich starań do nadrobienia opóźnień w harmonogramie, ponieważ mogą one niekorzystnie wpłynąć na realizację kluczowych zadań w projekcie.

14 SYSTEM KONTROLI W PARTNERSTWIE Wstępnie Administrator planował powstanie komórki ds. kontroli w Starostwie. Jednak komórka ta może powstać dopiero kiedy zostanie przekroczona wysoka kwota budżetu całego Starostwa, do chwili obecnej takiego przekroczenia nie było. W związku z tym nie ma wymogu zatrudniania osób do tej komórki. Administrator przeprowadza kontrole realizacji działań u Partnerów na miejscu. Kontrola obejmuje sprawdzanie i weryfikowanie dokumentów finansowych przez osoby zatrudnione w dziale finansowym Administratora. Nad realizacją projektu czuwa cała Grupa Zarządzająca poprzez zatwierdzanie protokołów, monitoring postępu realizowanych zadań, sprawozdawczość. W najbliższym czasie planowane jest ogłoszenie przetargu na audyt zewnętrzny. Na przełomie lipca i sierpnia zostanie zatrudniona przez Administratora osoba do kontroli i weryfikacji dokumentów finansowych u Partnerów, ze względu na dużą ilość błędów. Przewiduje się również zatrudnienie osoby do kontroli dokumentacji i zgodności wykonywania procedur dot. zamówień publicznych. ZALECENIA POKONTROLNE Brak EWALUACJA PROJEKTU W chwili obecnej trwa przetarg na firmę do ewaluacji zewnętrznej projektu. Ewaluacja przeprowadzona zostanie za pomocą ankiet i spotkań indywidualnych z Partnerami projektów. Przedmiotem badania ewaluacyjnego będzie: skuteczność (osiągnięcia zakładanych celów), efektywność (ocena, czy realizowane działania są prowadzone w optymalny sposób, tzn. czy ich koszty finansowe i czasowe równoważą korzyści z nich płynące), trafność ( zgodności celów programu z potrzebami), którego efektem będzie raport końcowy oraz jego upowszechnianie. Zarówno pracownicy jak i pracodawcy są ankietowani przed i po udziale w projekcie. Sposobem ewaluacji poszczególnych działań na rzecz beneficjentów będzie przeprowadzenie ankiet, spotkań indywidualnych i grupowych. Po ewaluacji powstanie raport opisujący efektywność zrealizowanych działań na rzecz beneficjentów, który będzie stworzony na podstawie oceny samych uczestników projektu (BO). Dodatkowo Partner nr 3 (Pracownik Powiatowego Urzędu Pracy) przygotowuje ankietę ewaluacyjną, którą przeprowadzi 2 ekspertów z każdym Partnerem. Ponadto jeden z Partnerów międzynarodowych (Belgia) przygotował program ewaluacyjny dla Partnerstwa Ponadnarodowego. W trakcie trwania projektu Partnerstwo zostanie poddane trzy razy ewaluacji, następnie powstanie raport ewaluacyjny, który będzie wysłany do wszystkich Partnerów. ZALECENIA POKONTROLNE - Brak

15 ZAANGAŻOWANIE GRUP DYSKRYMINOWANYCH (EMPOWERMENT) Beneficjenci ostateczni od początku trwania projektu byli włączani do dyskusji dot. harmonogramu realizacji działań. Partnerzy konsultowali ostateczną wersję podejmowanych działań. Po podpisaniu umów z beneficjentami (umowy o uczestnictwie w projekcie) staną się oni członkami Grupy Zarządzającej. Na podstawie badań i analizy ekonomicznej firm biorących udział w projekcie oraz ankiet pracowników powstanie program szkoleń i platforma e-learningowa. Nauczyciele i autorzy kursów, którzy także w projekcie są beneficjentami będą odpowiedzialni i zaangażowani w tworzenie kursów i programów szkoleniowych. W związku z powyższym wszyscy beneficjenci będą wpływali na ostateczne rezultaty. Wszyscy Partnerzy są włączeni w osiąganie rezultatów projektu i są odpowiedzialni zgodni z ich kompetencjami za wykonanie poszczególnych zadań, które składają się na osiągnięcie ostatecznych celów projektu. Wszyscy Partnerzy w równym stopniu podejmują decyzję w projekcie i wpływają na jego ostateczny kształt. ZALECENIA POKONTROLNE - Brak RÓWNOŚĆ SZANS Udział beneficjentów ostatecznych w projekcie ujęto procentowo - 50% kobiet i 50% mężczyzn, którzy biorą udział w szkoleniach. Działania szkoleniowe są dostosowane do potrzeb i sytuacji życiowej zarówno kobiet i mężczyzn. W przypadku kobiet bierze się pod uwagę czas, i miejsce szkolenia, tak aby nie kolidowało to z ich życiem rodzinnymi i prowadzonym stylem życia. Przy przydzielaniu zadań oraz przy zatrudnianiu osób w projekcie decydującą rolę odgrywa doświadczenie, kompetencje i umiejętności a nie płeć i status społeczny. Jednocześnie wszyscy Partnerzy zobowiązali się do przestrzegania zasad polityki równych szans we wszystkich podejmowanych działaniach. ZALECENIA POKONTROLNE: Brak

16 INNOWACYJNOŚĆ Innowacją projektu jest metoda kształcenia e-learning, która jest słabo znana w regionie, na terenie którego realizowany jest projekt, a także metoda kompleksowego podnoszenia kwalifikacji zarówno pracodawców jak i pracowników. Na tym etapie nie rozpoczęły się jeszcze działania, w których widoczna będzie zdefiniowana wartość dodana projektu tj. wzrost kwalifikacji wśród nauczycieli oraz zakończone egzaminem szkolenia podnoszące kwalifikacje pracowników i pracodawców. Zdefiniowanym problemem we wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań jest przekonanie pracodawców do skrócenia efektywnego czasu pracy pracownika, który zostanie oddelegowany na szkolenie. Aby zapobiec temu rodzajowi problemów, Partnerzy projektu organizują indywidualne spotkania z pracodawcami, podczas których pracodawca jest informowany o korzyściach, jakie odniesie firma - podniesienie kwalifikacji, mobilności i zaangażowania pracowników oraz kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy. ZALECENIA POKONTROLNE- Brak WPROWADZANIE REZULTATÓW DZIAŁAŃ DO GŁÓWNEGO NURTU POLITYKI (MAINSTREAMING) Partnerstwo rozpoczęło już wstępne działania zakładające upowszechnianie rezultatów i pozyskało patronów projektu w parlamencie- poseł i senator. Pozostałe zadania będą realizowane podczas trwania Działania 3 Na tym etapie realizacji projektu Partnerzy podjęli pierwsze kroki w nawiązywaniu kontaktów z osobami odpowiedzialnymi za tworzenie polityki na poziomie lokalnym i krajowym. Działania te zostaną zintensyfikowane w trakcie Działania 3. ZALECENIA POKONTROLNE- Brak KWESTIE HORYZONTALNE W działaniach zostały uwzględnione poszczególne kwestie horyzontalne: Rozwój lokalny - projekt skierowany jest do firm i Partnerów z subregionu, Równość szans w projekcie uwzględniony jest równy udział kobiet i mężczyzn, Społeczeństwo informacyjne- w projekcie metoda szkoleniowa oparta jest głównie na nowoczesnej technice informacyjnej, projekt zakłada również przeszkolenie pracowników +50 z zakresu posługiwania się oprogramowaniem Windows i Office, Internet oraz Outlook

17 Zrównoważony rozwój projekt zgodny jest z celami strategicznymi Narodowego Planu Rozwoju oraz strategią rozwoju regionalnego ZALECENIA POKONTROLNE- Brak ASPEKTY TECHNICZNE Starostwo Powiatowe w Wodzisławiu Śląskim realizuje kilka projektów finansowanych z funduszy strukturalnych, jednakże do momentu kontroli informacje te nie zostały przesłane do KSW. Na wszystkich sprzętach, meblach, pomieszczeniach oraz innych materiałach zakupionych w ramach projektu, a także dokumentach, materiałach promocyjnych, szkoleniowych umieszczone jest logo EFS, Programu EQUAL i symbol Unii Europejskiej. Przy oznakowaniu brakuje zapisu o finansowaniu ze środków unijnych. We wszystkich materiałach kierowanych do beneficjentów umieszczone są informacje o finansowaniu z programu EQUAL (ankiety, zaproszenia, materiały promocyjne i informacyjne, ulotki). Dokumentacja prowadzona jest starannie i archiwizowana w przeznaczonym do tego celu pomieszczeniu. Na tym etapie projektu Partnerstwo posiada ankiety, które przeprowadzone były wśród pracodawców. Dokumenty przechowywane są w oznaczonych segregatorach i wydzielonym miejscu, tak, aby osoby z zewnątrz nie miały do nich dostępu. W Partnerstwie osobą przygotowującą sprawozdania jest Kierownik referatu ds. Equal. Osoba ta zatrudniona jest w Starostwie Powiatowym, w którym odpowiedzialna była wcześniej za przygotowanie sprawozdań ze współpracy międzynarodowej Starostwa, realizacji strategii rozwoju powiatu, planu rozwoju lokalnego, pozyskiwania funduszy unijnych ze wszystkich wydziałów oraz sprawozdań tematycznych. ZALECENIA POKONTROLNE Pomimo oznaczenia sprzętu i materiałów finansowanych z programu EQUAL niezbędne jest uzupełnienie materiałów promocyjnych o zapis informujący o finansowaniu ze środków unijnych i należy go niezwłocznie uzupełnić. Dodatkowo Starostwo jest zobowiązane do jak najszybszego powiadomienia Krajowej Struktury Wsparcia o dodatkowych projektach finansowanych z funduszy strukturalnych. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Partnerstwo działa zgodnie z wymogami Ustawy o Zamówieniach Publicznych i przestrzega wymaganych procedur. Postępowania dot. Zamówień publicznych

18 dotyczyły do tej pory zakupu materiałów biurowych, materiałów promocyjnych, sprzętu komputerowego, wyboru radcy prawnego i specjalisty ds. prawnych oraz wyboru firmy ewaluacyjnej i audytorskiej. Nad przygotowaniem dokumentacji czuwa zatrudniony w tym celu specjalista ds. zamówień publicznych. Dodatkowo zostanie zatrudniona osoba arbitra w urzędzie zamówień publicznych. Partnerstwo regularnie informuje KSW o wszczętych i zakończonych przetargach. ZALECENIA POKONTROLNE Brak PROBLEMY PODCZAS REALIZACJI PROJEKTU Głównymi problemami podczas realizacji projektu były rezygnacja i konflikty z Partnerem nr 1 i opóźnienie w procesie podpisywania umowy, co skutkowało brakiem płynności finansowej. Partnerstwo musiało opóźnić niektóre z działań ze względu na brak jasnej interpretacji ustawy o pomocy publicznej. Pomimo w/w problemów nie wpłynęło to w istotny sposób na ograniczenia realizacji projektu ZALECENIA POKONTROLNE - Brak PODSUMOWANIE WYNIKÓW KONTROLI Kontrola finansowa: Przeprowadzona kontrola nie wykazała uchybień w zakresie objętym przepisami dot. kwalifikowalności oraz dokumentowania rozliczeń wydatków poniesionych w okresie objętym kontrolą realizacji działania 2. Dokumentacja prowadzona jest w sposób wzorowy, zarówno dokumentacja finansowa jak i dokumentacja dot. umów cywilno-prawnych a także spraw kadrowych.. Dokumenty w trakcie kontroli były przedstawiane bardzo sprawnie a wyjaśnienia wskazywały na wysoką kompetencję osób biorących udział w kontroli ze strony Administratora. Jedyne zalecenia pokontrolne dotyczą : -korekty rozliczenia działania 1 załącznik nr 4 w kategorii przychody w Projekcieo odsetki bankowe w kwocie 21,21 zł wykazane przez Bank w lipcu 2005, ale odnoszące się do środków z działania 2 - oznakowania sprzętu. Mimo planowanego wprowadzenia specjalistycznego programu komputerowego do celów inwentaryzacji środków trwałych, w którym przewidywane jest oznakowanie sprzętu przy pomocy kodu kreskowego, zaleca się- zamiast oznakowania na taśmie

19

20