Polityka Zakupowa. Alchemia S.A.

Transkrypt

1 Polityka Zakupowa Alchemia S.A. 1

2 Celem Polityki Zakupowej ustanowionej w Alchemia S.A. jest efektywne i planowe dokonywanie zakupów na najkorzystniejszych warunkach handlowych przy zachowaniu najwyższej jakości pozyskiwanych materiałów, towarów i usług. W celu usprawnienia działania firmy oraz uzyskania oczekiwanych efektów ekonomicznych przyjęto zdywersyfikowane strategie działania zależne od skali, możliwości konsolidacji oraz istotności kupowanych materiałów, towarów i usług. W celu zapewnienia właściwej implementacji Polityki Zakupowej oraz globalnych procesów zakupowych we wszystkich jednostkach organizacyjnych Spółki, uprawnione jednostki zakupowe muszą zdefiniować wytyczne zakupowe (np. instrukcje zakupowe Oddziałów) oparte na odpowiednich regulaminach korporacyjnych Alchemia S.A. Działy zakupowe w ramach Alchemia S.A. i jej wydzielonych Oddziałów muszą zapewnić zgodność z obowiązującymi wymogami prawnymi (dotyczącymi np. kontroli eksportu, kwestii celnych lub ochrony środowiska, zarządzania zdrowiem i BHP) w ramach procesów zakupowych poprzez podjęcie odpowiednich kroków oraz wdrożenie mechanizmów kontrolnych. I. DZIAŁ ZAKUPÓW CENTRALNYCH ALCHEMIA S.A. Kompetencje i zakres działania: 1. Koordynowanie, monitorowanie oraz nadzór nad zakupami energii elektrycznej, gazów, surowców produkcyjnych, oraz materiałów pomocniczych, remontów, usług i inwestycji znaczących kosztowo w Alchemia S.A. i jej wydzielonych Oddziałach. 2. Współpraca z Dyrektorami Oddziałów w zakresie przygotowywania i negocjowania umów ramowych dla powtarzalnych zamówień w Alchemia S.A. 3. Wyznaczanie standardów korporacyjnych w zakresie zakupów, kontrola przestrzegania niniejszej polityki oraz procedur zakupowych na poziomie Oddziałów Alchemia S.A. 4. Tworzenie i weryfikacja listy kwalifikowanych dostawców Alchemia S.A. i jej Oddziałów. 2

3 II. DZIAŁ ZAKUPÓW W ODDZIAŁACH ALCHEMIA S.A. Kompetencje i zakres działania.: 1. Efektywne i planowe dokonywanie zakupów - w zakresie ustalonym przez plan działalności - materiałów i usług, na podstawie szczegółowo określonych przez Oddział Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), przy zastosowaniu kryterium najkorzystniejszej ceny i parametrów jakościowych kupowanych materiałów i/lub standardu wykonania usług. 2. Przestrzeganie procedur zakupowych określonych w Zintegrowanym Systemie Zarządzania, a także Polityki Zakupowej i Instrukcji Zakupowej, w zakresie działań związanych z zakupami wszelkich materiałów, produktów i usług na potrzeby Oddziału z uwzględnieniem najkorzystniejszych warunków handlowych i jakościowych weryfikacji ilościowej biorąc pod uwagę zapasy, opóźnione dostawy, możliwości finansowe, 3. Nadzór nad utrzymywaniem przez kontrahentów najwyższych standardów jakości. III. KATEGORIE ZAKUPOWE W ALCHEMIA S.A. I JEJ WYDZIELONYCH ODDZIAŁÓW Zakupy Strategiczne: 1. Zakupy podstawowych surowców produkcyjnych (wsad, złom, żelazostopy). 2. Zakupy mediów koncesjonowanych (gaz ziemny, energia elektryczna). Zakupy Istotne : 1. Wszelkie zakupy inwestycyjne i remontowe na potrzeby remontów średnich i kapitalnych w Oddziałach Alchemia S.A. 2. Zakupy osprzętu, materiałów ceramicznych (ogniotrwałych) i elektrod niezbędne do bieżących procesów produkcyjnych prowadzonych w Oddziałach Alchemia S.A., zgodnie z planem wydatków przyjętym w planie działalności na dany rok. 3. Usługi transportowe. 4. Materiały (do remontów bieżących) i usługi (w tym transportowe i do remontów bieżących) w ramach kontraktów (umów) ramowych Alchemia S.A., a nie stanowiące zakupów strategicznych. 5. Materiały i usługi teleinformatyczne. 3

4 Zakupy Pozostałe: Pozostałe zakupy wyżej nie sklasyfikowane. IV. 1. ZAKUPY STRATEGICZNE Dyrektor Oddziału przygotowuje i składa zapotrzebowanie do Działu Zakupów Centralnych. Dział Zakupów Centralnych emituje zamówienie do dostawcy, które parafowane jest przez Dyrektora Zakupów Centralnych oraz zatwierdzone przez Dyrektora Oddziału i Członka Zarządu Spółki. IV Wsad Dyrektorzy Oddziałów i Dyrektor Zakupów Centralnych Alchemia S.A. zobowiązani są do poszukiwania źródeł zaopatrzenia wsadowego optymalnego z punktu widzenia ekonomicznego oraz wymogów technicznych poszczególnych jednostek produkcyjnych (Oddziały i podmioty zależne Alchemia S.A.). 1. Za bieżącą współpracę z dostawcami wsadu odpowiadają Dyrektorzy Oddziałów. 2. Odpowiedzialnym za generowanie zapotrzebowania na podstawowy materiał produkcyjny (wsad) jest Oddział. Zapotrzebowanie powinno określać specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ) tj. gatunek stali, wymiar, ilość oraz termin i warunki dostawy. Zapotrzebowania generowane jest na bazie zakładanego planu produkcji posiadanych bieżących zapasów wsadu oraz zamówień wsadowych w toku realizacji. 3. Dyrektor Działu Zakupów Centralnych na bazie złożonych zapotrzebowań jednostek produkcyjnych Oddziałów i podmiotów zależnych od Alchemia S.A. - przygotowuje zbiorcze zestawienie zapotrzebowania wsadowego a następnie przedkłada je do zatwierdzenia do Wiceprezesa Zarządu ds. Operacyjnych oraz Wiceprezesa Zarządu Dyrektora ds. Finansowych. 4. Na bazie zatwierdzonego zapotrzebowania wsadowego dokonywane są zamówienia na wsad u wskazanych dostawców na warunkach handlowych określonych w umowach ramowych z dostawcami lub w przypadku braku umowy ramowej z dostawcą na warunkach każdorazowo zatwierdzanych przez Wiceprezesa Zarządu ds. Operacyjnych. Wygenerowane zamówienie do dostawcy dla Oddziału parafowane jest przez Dyrektora Zakupów Centralnych oraz podpisywane przez Dyrektora Oddziału i Członka Zarządu 4

5 Spółki. Wygenerowane zamówienie do dostawcy dla spółek zależnych Alchemia S.A. parafowane jest przez Dyrektora Zakupów Centralnych i podpisywane przez dwóch Członków Zarządu Spółki. IV Złom Zakupy złomu dla Oddziału Alchemia S.A. Stalownia Batory w Chorzowie (STA) prowadzone są przez Dyrektora Oddziału we współpracy i pod nadzorem Dyrektora Zakupów Centralnych. Złom w pierwszej kolejności kupowany jest ze wszystkich Oddziałów Alchemia S.A. oraz jej spółek zależnych. Cena zakupu złomu na potrzeby produkcyjne Oddziału STA ustalana jest raz w miesiącu pomiędzy Dyrektorem Oddziału STA oraz Dyrektorami pozostałych Oddziałów oraz spółek zależnych przy udziale Dyrektora zakupów Centralnych. Brakujące ilości złomu potrzebne na dany okres do wykonania planów produkcyjnych Oddziału STA kupowane są pod nadzorem Dyrektora Działu Zakupów Centralnych od dostawców zewnętrznych. Dyrektor Działu Zakupów Centralnych odpowiedzialny jest za prowadzenie polityki zakupowej złomu pozwalającej na pełną dywersyfikację dostawców złomu oraz prowadzenie tego procesu w sposób jak najbardziej efektywny z punktu widzenia ekonomicznego oraz warunków handlowych i technicznych zawieranych transakcji. Zamówienia na złom przygotowywane przez Oddział podpisywane są przez Dyrektora Oddziału STA, Członka Zarządu Spółki oraz parafowane przez Dyrektora Zakupów Centralnych. Nadwyżki złomu w Oddziałach oraz spółkach zależnych ponad uzgodnione wyżej kwoty dostaw dla STA mogą być zbyte do odbiorców zewnętrznych przez Dyrektora Oddziału pod nadzorem Dyrektora Działu Zakupów Centralnych. Złom stopowy jest kupowany przez Dyrektora Oddziału STA pod nadzorem Dyrektora Działu Zakupów Centralnych od kwalifikowanych dostawców. IV Żelazostopy Zakupy żelazostopów dla Oddziału STA nadzorowane są i prowadzone przez Dyrektora Działu Zakupów Centralnych przy współpracy z Dyrektorem Oddziału STA. Dyrektor Działu Zakupów Centralnych odpowiedzialny jest za weryfikację dostawców żelazostopów pod względem jakości dostarczanych produktów, ich oferty handlowej oraz proponowanych cen. Zapytania ofertowe przygotowywane są na podstawie zapotrzebowania przygotowanego przez Oddział STA i wysyłane są wyłącznie do kwalifikowanych dostawców. 5

6 Dyrektor Działu Zakupów Centralnych jest zobowiązanych do wyboru najkorzystniejszej oferty zakupu. Wygenerowane zamówienie do dostawcy na zakup żelazostopów parafowane jest przez Dyrektora Zakupów Centralnych oraz zatwierdzone przez Dyrektora Oddziału i Członka Zarządu Spółki. IV Media - gaz ziemny wysokometanowy/energia elektryczna Celem osiągnięcia jak najlepszych efektów ekonomicznych media w postaci gazu ziemnego i energii elektrycznej są negocjowane i kupowane łącznie u jednego wybranego dostawcy dla wszystkich Oddziałów Alchemia S.A. i jej spółek zależnych. Dyrektor Zakupów Centralnych jest odpowiedzialny za negocjacje i wybór najkorzystniejszej oferty zakupu mediów, celem przedstawienia jej do ostatecznej akceptacji Zarządowi Alchemia S.A. Zarząd Alchemia S.A podejmuje decyzję o wyborze finalnego oferenta. IV. IV. 2. ZAKUPY ISTOTNE 2.1. Zakupy inwestycyjne i remontowe na potrzeby remontów średnich i kapitalnych. Dyrektor Oddziału składa wnioski inwestycyjne i/lub wnioski remontowe na wykonanie remontów średnich i kapitalnych, które zostały ujęte w planie działalności na rok obrotowy Oddziału, zawierających istotne warunki zamówienia usługi i/lub materiałów i/lub części do remontu, a w szczególności harmonogram, zakres, koszt. do Działu Zakupów Centralnych. Dyrektor Działu Zakupów Centralnych na bazie złożonych wniosków inwestycyjnych i remontowych Oddziałów przygotowuje zbiorcze zestawienie i przedkłada do zatwierdzenia do Zarządu Spółki. Dyrektor Zakupów Centralnych składa zapytanie ofertowe do kwalifikowanych dostawców i/lub poszukuje nowych dostawców mogących wykonać zamówienie. Otrzymane oferty konsultowane są z Dyrektorem Oddziału odpowiedzialnym za złożone wnioski lub z osobami wskazanymi przez Dyrektora Oddziału celem wyboru najkorzystniejszej oferty. Dyrektor Zakupów Centralnych odpowiada za przygotowanie Umów i przeprowadzenie ostatecznych negocjacji dla wypracowania najlepszych warunków handlowych. 6

7 IV Osprzęt, materiały ceramiczne (ogniotrwałe) i elektrody Odpowiedzialnym za określenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) na zakup osprzętu, materiałów ceramicznych (ogniotrwałych) i elektrod jest Oddział. Odpowiedzialnym za przeprowadzenie procesu zakupowego jest Dyrektor Zakupów Centralnych, który odpowiada za wynegocjowanie najkorzystniejszej ceny w umowie z dostawcą materiałów i usług. Celem poszerzania grupy potencjalnych dostawców osprzętu, materiałów ceramicznych i elektrod Dyrektor Zakupów Centralnych będzie używał w jak najszerszym zakresie w procesie ofertowania dostępnej internetowej platformy zakupowej. Wygenerowane zamówienie na zakup w/w materiałów do dostawcy parafowane jest przez Dyrektora Zakupów Centralnych oraz zatwierdzone przez Dyrektora Oddziału i Członka Zarządu Spółki. IV Usługi transportowe Celem osiągnięcia najlepszych efektów logistycznych dla Alchemia S.A. firmy transportowe będą wybrane przez Dyrektora Zakupów Centralnych przy wsparciu Dyrektorów Oddziału poprzez dokonanie wyboru kwalifikowanych firm transportowych m.in. z wykorzystaniem platformy zakupowej, na podstawie warunków zamówienia, określonych w Oddziałach Spółki (zawierających kierunki i częstotliwość dostaw). Zamówienie usługi transportowej dokonywane będzie przez Dyrektora Oddziału na warunkach określonych w umowach zawartych przez Alchemia S.A. z kwalifikowanymi firmami transportowymi. IV Kontrakty ramowe Celem osiągnięcia najlepszych efektów ekonomicznych Dyrektor Zakupów Centralnych dokona wyboru dostawców kwalifikowanych dla wszystkich Oddziałów i spółek zależnych dla zakupów materiałów, towarów i usług powtarzających się cyklicznie takich jak materiały eksploatacyjne, biurowe, elektryczne, BHP i inne. Odpowiedzialność za przeprowadzenie negocjacji i doprowadzenie do podpisania kontraktu/kontraktów ma Dyrektor Zakupów Centralnych. Kontrakty ramowe podpisywane są przez Zarząd Spółki. 7

8 IV Materiały i usługi teleinformatyczne Celem zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego w Spółce i jej Oddziałach, zintegrowania systemów teleinformatycznych w ramach Spółki i jej Oddziałów oraz standaryzacji zakupów materiałów i usług teleinformatycznych wszystkie zapotrzebowania dotyczące tego zakresu winny być zatwierdzane przez Dyrektora Zakupów Centralnych po akceptacji Głównego Informatyka Spółki. IV. 3. ZAKUPY POZOSTAŁE - POZOSTAŁE ZAKUPY USŁUG I MATERIAŁÓW Odpowiedzialnym za proces zakupu materiałów i usług pozostałych jest Oddział. Zakupy te w jak największym stopniu powinny być realizowane na podstawie ofert zabieranych z rynku za pośrednictwem dostępnego internetowego portalu zakupowego. Oddział może dokonywać w/w zakupów w wysokości miesięcznych pozycji budżetowej zatwierdzonych w planie rocznym. Każdorazowo przed przystąpieniem do zakupu Oddział określa SIWZ dostawy materiału i/lub usługi i dokonuje wyboru dostawcy z zastosowaniem kryterium najkorzystniejszej ceny. Zamówienie jest generowane w Oddziale i zatwierdzane przez Dyrektora Oddziału. V. PROCES USTALANIA I AKCEPTACJI TERMINÓW PŁATNOŚCI ZAKUPÓW MATERIAŁÓW I USŁUG Ustala się minimalny termin płatności za zakupy materiałów i usług nie krótszy niż 45 dni, jednocześnie zobowiązując Działy Zakupów w Spółce i Działy Zakupów w Oddziałach do negocjacji jak najdłuższych okresów rozliczeń z dostawcami. Dopuszcza się akceptowanie krótszych niż 45 dni terminów płatności lub przedpłat w uzasadnionych przypadkach (w tym zakupy interwencyjne). Zakupy poniżej 45-cio dniowego terminu płatności wymagają zgody Dyrektora Oddziału a dla zapotrzebowań o kategorii strategicznych i istotnych wymaga kontrasygnaty Wiceprezesa Zarządu Dyrektora ds. Finansowych. Wszystkie pozostałe szczególne rozliczenia z kontrahentami tj. kary, odszkodowania, odsetki itp. ustalane są indywidualnie w celu opracowania optymalnego rozwiązania dla obu stron. 8

9 VI. ZABEZPIECZENIA REALIZACJI ZAMÓWIEŃ, UMÓW I KONTRAKTÓW, GWARANCJE I PORĘCZENIA W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się stosowanie zabezpieczeń zgodnie z wymogami dostawców. Każdorazowe zatwierdzenie warunków handlowych wymagających dodatkowych zabezpieczeń w formie poręczeń, gwarancji itp. wymaga zgody Wiceprezesa Zarządu Dyrektora ds. Finansowych. VII. PRZELEW (CESJA) WIERZYTELNOŚCI, FAKTORING W każdym przypadku zgodę na przelew (cesję) wierzytelności oraz faktoring wydaje Wiceprezes Zarządu Dyrektor ds. Finansowych. Możliwość swobodnego przenoszenia wierzytelności musi być ograniczona poprzez zastrzeżenie w umowie lub na zamówieniu, że na przelew wierzytelności potrzebna jest zgoda dłużnika (art. 509 Kodeksu cywilnego). 9