INSTRUKCJAW SPRAWIE GOSPODARKI MAJĄTKIEM GMINY, INWENTARYZACJI MAJĄTKU I ZASAD ODPOWIEDZIALNOŚCIZA POWIERZONE MIENIE. Rozdziała 1.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 8 do Zrządzenia Nr 207/IV/04 Wójta Gminy Oleśnica z dnia 31 grudnia 2004r. INSTRUKCJAW SPRAWIE GOSPODARKI MAJĄTKIEM GMINY, INWENTARYZACJI MAJĄTKU I ZASAD ODPOWIEDZIALNOŚCIZA POWIERZONE MIENIE Rozdziała 1 Podstawy prawne 1.Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie gospodarki kasowej, a w szczególności na podstawie: 1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 121, poz.591 z późn. zm.); 2) rozporządzenia Rady Ministrów z 17 stycznia 1997 r. w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U.Nr 6, poz.35 z późn. zm); 3) rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. Nr 112, poz.137 z późn. zm. ) Rozdziała 2 Ogólne zasady 2. W skład majątku gminy wchodzą : 1) środki trwałe to stanowiące własność lub współwłasność jednostki nieruchomości, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty, których okres używania jest dłuższy niż rok, dla których wartość początkową określają odrębne rozporządzenia. Bez względu na wartość środka trwałego ewidencjonuje się grunty. Do środków trwałych zaliczamy również obce środki trwałe używane przez jednostkę na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia o ile z innych przepisów wynika prawo dokonywania od nich odpisów umorzeniowych. Wartość środka trwałego może być zwiększona lub zmniejszona w wyniku zarządzenia aktualizacji wyceny oraz zwiększona o równowartość kosztów modernizacji. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje pod datą protokolarnego przekazania do eksploatacji inwestycji, datą zakupu lub data decyzji. Środki trwałe umarza się poprzez spisanie w ciężar funduszu, zgodnie przyjętą metodą wyceny aktywów i pasywów; 2) pozostałe środki trwałe - to pozostałe mienie, które nie spełnia określonych wartości środka trwałego. Wycenia się je wg przyjętej metody wyceny aktywów i pasywów. Pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o okresie używania dłuższym niż rok o wartości przekraczająca 50zł do 3.500zł, podlegają ewidencji ilościowo - wartościowej. Zakupione wydawnictwa i książki podlegają ewidencji w odrębnej księdze inwentarzowej. Wyposażenie (podlegające ewidencji ilościowo - wartościowej ) pomieszczenia biurowego winno posiadać indywidualne, tabliczki wskazujące ich numer inwentarzowy.wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia biurowego lub innego mogą nastąpić za wiedzą Sekretarza Gminy. 3) wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania np. prawo użytkowania wieczystego gruntów, prawa autorskie, prawa do projektów, patentów, licencji, programy komputerowe.

2 3.1.Odpowiedzialność za powierzone mienie : 1) za należyte zabezpieczenie majątku gminy ponosi Sekretarz Gminy, na którym ciąży również obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją, zabezpieczeniem przed kradzieżą itp.; 2) za właściwa eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, którym te składniki powierzono; 3) za majątek gminy używany przez jednostki organizacyjne kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych 2.Pracownik, któremu powierzono sprzęt do użytku indywidualnego, podpisuje oświadczenie o odpowiedzialności materialnej i zobowiązuje się do jego zwrotu gdy ustanie potrzeba jego użytkowania. 3.Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia gminy powstałego wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków zgodnie z kodeksem pracy. 4.Przy rozwiązaniu stosunku pracy, wymagana jest adnotacja na karcie obiegowej pracownika o zwrocie powierzonego sprzętu. 5.Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej i zobowiązaniu się do zwrotu przechowuje w aktach Sekretarz Gminy. 1.Cele i metody inwentaryzacji Rozdziała 2 Inwentaryzacja majątku gminy Inwentaryzacja ma na celu : -ustalenie stanu rzeczywistego majątku i zobowiązań na określony dzień -skonfrontowanie ze stanem księgowym -wyjaśnienie powstałych różnic -doprowadzenie danych ewidencji księgowej do stanu zgodnego z faktycznym -rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za minie -dokonanie oceny gospodarczej przydatności majątku -przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej Metody inwentaryzacji : -inwentaryzacja pełna polega na ustaleniu stanu rzeczywistego na dzień inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych. -inwentaryzacja uproszczona polega na porównaniu stanu rzeczywistego z zapisami w ewidencji księgowej 2.rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki ustala się w drodze : -spisu z natury -uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia stanu na dzień inwentaryzacji -weryfikacji prawidłowości stanów ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami. 3.odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji ponosi Sekretarz Gminy. 4.Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji - na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację : a) środków pieniężnych w kasie, akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych, druków ścisłego zarachowania droga spisu z natury, wycenę tych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych b) środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, należności pożyczek i zobowiązań powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych drogą pozyskania pisemnych potwierdzeń prawidłowości w księgach rachunkowych c) gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. d) składników majątkowych będących własnością innych jednostek.

3 - raz w ciągu 2 lat a) zapasów materiałów towarów, produktów gotowych znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo wartościową - raz w ciągu 4 lat a) środków trwałych b) pozostałych środków trwałych ( wyposażenia ) c) wartości niematerialnych i prawnych - na dzień zakończenia działalności jednostek organizacyjnych oraz na dzień poprzedzający postawienie ich w stan likwidacji lub upadłości Termin i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury, jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych -stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Termin oraz metodę przeprowadzenia spisu określa Wójt ( kierownik jednostki ) odrębnym zarządzeniem. Rozdział 3 Czynności inwentaryzacyjne na podstawie spisu z natury Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych pod względem przydatności. Ewentualną likwidację dokonuje Stała Komisja Kasacyjna a) czynności inwentaryzacyjne na podstawie spisu z natury : - przygotowanie składników majątkowych do spisu ( pracownik materialnie odpowiedzialny) - powołanie i przeszkolenie zespołów, przygotowanie zarządzeń, formularzy itp.( przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej ) - przeprowadzenie spisów z natury ( zespół spisowy ) - kontrola prawidłowości spisów ( przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej) - wycena i ustalenie wartości spisowych składników majątku oraz różnic inwentaryzacyjnych ( pracownik referatu finansowego ) - wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych oraz postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia ( przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w uzgodnieniu z Sekretarzem Gminy ) - zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania niedoboru zawinionego ( kierownik jednostki ) - zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym ( główny księgowy ) - zatwierdzenie wniosków przez kierownika jednostki - ocena przydatności gospodarczej składników majątkowych objętych spisem postawienie wniosków w sprawie zagospodarowania zapasów zbędnych i nadmiernych oraz innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku ( przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej ) - ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie ( referat finansowy ). b) czynności inwentaryzacyjne na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami: - sporządzenie i wysłanie zawiadomień o wysokości sald, potwierdzenie sald w nadesłanych zawiadomieniach lub wyjaśnienie różnic

4 - ustalenie niezgodności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych ( referat finansowy ) c) czynności inwentaryzacyjne na podstawie weryfikacji stanów ewidencyjnych: - ustalenie stanu ewidencyjnego i porównanie z odpowiednimi dowodami ( referat finansowy ) - ustalenie nieprawidłowości, ich wyjaśnienie, naliczenie i i ujęcie w księgach rachunkowych ( referat finansowy przy współpracy osób materialnie odpowiedzialnych ) d) inwentaryzację zdawczo-odbiorczą wynikłą w przypadku zmian osób materialnie odpowiedzialnych traktuje się jako nową, na ogólnie obowiązujących zasadach. Pełna dokumentacja inwentaryzacyjna ( Kat. B 10 ) przechowywana jest zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Załącznik: - wzory części dokumentacji Nr 1-5

5 OŚWIADCZENIE OSOBY MATERIALNIE ODPOWIEDZIALNEJ PRZED INWENTARYZACJĄ Ja niżej podpisana jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone składniki majątkowe w... (nazwa i adres placówki, numer pokoju) należące do... (wymienić właściciela) oświadczam co następuje: 1.Wszystkie dowody rachunkowe przychodowe i rozchodowe dotyczące prowadzonej placówki zostały wystawione i przekazane do księgowości Urzędu Gminy oraz są ujęte w dokumentacji ewidencyjnej (księgach rachunkowych) według stanu na dzień... natomiast dowody bieżące do czasu rozpoczęcia spisu, tj. do dnia... przekazałem/ łam Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej. 2.Zadnych innych dowodów przychodowych i rozchodowych oraz innych mogących mieć wpływ na wyliczenie i wynik inwentaryzacji nie posiadam. 3.Wszystkie składniki majątkowe w tej placówce należą do firmy z wyjątkiem: które są własnością 4.Stan zabezpieczenia powierzonego majątku jest (dokonać oceny) ale mam zastrzeżenia do (wymienić zastrzeżenia ) 5.W okresie między inwentaryzacyjnym wystąpiły ( nie wystąpiły) zdarzenia i okoliczności mające wpływ na wynik obecnej inwentaryzacji i wyliczenia. Do nich w szczególności należą:... (miejscowość i data)... (Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej)

6 OŚWIADCZENIE OSOBY MATERIALNIE ODPOWIEDZIALNEJ PO INWENTARYZACJI 1.Oświadczam, że brałam czynny udział w inwentaryzacji powierzonych składników majątkowych w.... (nazwa i adres placówki) w dniu...(w dniach od... do...) i stwierdzam, że spisem z natury objęto wszystkie składniki majątkowe, zgodnie z zakresem przedmiotowym określonym w Zarządzeniu Wójta nr... z dnia... 2.Oświadczam, że w arkuszach spisu z natury objęto wszystkie znajdujące się w placówce składniki rzeczowe, będące na jej stanie. 3.Nie wnoszę żadnych uwag i zastrzeżeń do pracy Komisji inwetaryzacyjnej (Zespołu Spisowego). 4.Nie wnoszę zastrzeżeń do wyceny składników majątkowych i do wyniku wstępnej wyceny 5.Wnoszę uwagi do (wymienić)... (miejscowość i data)... (imię i nazwisko, podpis osoby mat. odpow.)

7 ROZLICZENIE KOŃCOWE (ILOŚCIOWO WARTOŚCIOWE) Jednostki... ( nazwa i adres) Rozliczenie obejmuje okres od dnia...do dnia... Podstawę rozliczenia stanowią dokumenty inwetaryzacyjne, sporządzone przez Komisję (Zespół) w dniach... w składzie osobowym: 1...przewodniczący 2...członek 3...członek przy udziale osób materialnie odpowiedzialnych w oparciu o Zarządzenie Wójta Gminy Nr... z dnia... a także: - dokumenty z poprzedniej inwentaryzacji... z dnia... - dokumenty przychodowe i rozchodowe placówki, sprawdzone i zaksięgowane za okres od...do... - księgę inwentarzową - zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. - doręczone dodatkowo dowody... przed sporządzeniem niniejszego rozliczenia. Wyceny dokonał(a)... I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji 1/ Ustalony stan ewidencyjny: - środków trwałych ( 011) - wartość ogółem....zł - środków trwałych w używaniu ( 013 ) - wartość ogółem...zł 2/ Ustalony stan wg spisu z natury: - środków trwałych ( 011) - wartość ogółem...zł - środków trwałe w używaniu ( 013 ) - wartość ogółem...zł RAZEM...zł Dołączone Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych sporządził(a).... zatrudniony (a) na stanowisku pracy... Potwierdzam rozliczenie: Rozliczenie sporządziła: dnia... dnia... (pieczątka i podpis ) (pieczęć i podpis ) Skarbnik Gminy)

8 PROTOKÓŁ Z ROZLICZENIA WYNIKÓW INWENTARYZACJI Komisja inwentaryzacyjna w składzie: 1...przewodniczący 2...członek 3...członek na posiedzeniu w dniu...dotyczącym inwentaryzacji w... w dniach...arkusze spisu z natury nr...dokonała następującego rozliczenia: a/ nazwa obiektu... b/ rodzaj składników majątkowych: c/ rozliczenie obejmuje okres od...do... I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji 1/ Ustalony stan ewidencyjny: - środków trwałych ( 011) - wartość ogółem....zł - środków trwałych w używaniu ( 013 ) - wartość ogółem...zł 2/ Ustalony stan wg spisu z natury: - środków trwałych ( 011) - wartość ogółem...zł - środków trwałe w używaniu ( 013 ) - wartość ogółem...zł RAZEM...zł II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych składników majątkowych niż w pkt. I wg. Zestawienia różnic inwetaryzacyjnych wartość: 1/ niedobory ogółem...zł 2/ nadwyżki ogółem...zł III. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustala co następuje: 1)... 2) Przyczyny powstania w w /w niedoborów (nadwyżek) ocenia następująco:... 3) Zdaniem komisji inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory (nadwyżki) należy zakwalifikować jako: a/ niezawinione i spisać w ciężar strat nadzwyczajnych. b/ zawinione, obciążyć ich wartością osoby materialnie odpowiedzialne jak niżej: (podpis przewodniczącego komisji) Opinia radcy prawnego:...

9 DECYZJA WÓJTA GMINY W SPRAWIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH Zatwierdzam rozliczenie końcowe (ostateczne) sporządzone w dniu... przez... (nazwisko i imię oraz stanowisko pracy) dotyczące... (nazwa i adres placówki) za okres od...do... i stanowiące wyliczenie powierzonego majątku u osoby (osób) materialnie odpowiedzialnej/nych (nazwiska, imiona i stanowiska pracy) Zamykające się wynikiem: - nadwyżka w kwocie...złotych - niedobór w kwocie...złotych Po rozpatrzeniu całej dokumentacji inwentaryzacyjnej i księgowej oraz opinii i wniosków: 1.Komisji inwentaryzacyjnej. 2,Skarbnika Gminy 3.Radcy Prawnego POSTANAWIAM 1.Uzanać niedobór w kwocie...zł jako: a/ niezawiniony i spisać w straty nadzwyczajne b/ zawiniony i obciążyć: 1... kwotą niedoboru w wysokości...zł 2... kwotą niedoboru w wysokości...zł 2.Uznać nadwyżkę w kwocie...zł jako niezawinioną (zawinioną) i zaliczyć na zyskinadzwyczajne. 3.Uznać szkodę w mieniu w kwocie...zł w składnikach majątkowych spisanych jako... (niepełnowartościowe, uszkodzone, zepsute, zbędne itp.) za niezawinione (zawinione) i postąpić z nimi w sposób jak niżej:. ( np. obniżając cenę, wyprzedać, zniszczyć komisyjnie: spisując w straty nadzwyczajne, jeżeli szkoda miała przyczynę losową)