Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Transkrypt

1 Program Leonardo da Vinci Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów Poradnik dla wnioskodawców

2 Tekst: Anna Kowalczyk, Ewa Machelska Anna Kowalczyk, główny specjalista w zespole projektów transferu innowacji programu Leonardo da Vinci. W ciągu kilkunastoletniej pracy dla programów zagranicznych funduszy dla Polski (Brytyjski Fundusz Know-How) oraz programów unijnych (IW EQUAL, program Uczenie się przez całe życie ) zajmowała się organizowaniem międzynarodowej współpracy ekspertów oraz działaniami upowszechniającymi. Ewa Machelska, socjolog, filolog germański, specjalista ds. rachunkowości. Ściśle związana z MSP, od lat promuje i zachęca pracowników przedsiębiorstw do korzystania z dofinansowywanych form edukacji pozaformalnej. Od 2007 r. współpracuje z Narodową Agencją programu LdV w roli eksperta. Redakcja: Anna Kowalczyk, Weronika Walasek Projekt, opracowanie graficzne, skład: Assi Kootstra (FIJN) Druk: Top Druk Ryszard Zelkowski Publikacja sfinansowana ze środków Komisji Europejskiej w ramach programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko autora. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za umieszczoną w niej zawartość merytoryczną oraz za sposób wykorzystania zawartych w niej informacji. Publikacja bezpłatna ISBN Wydawca: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci ul. Mokotowska Warszawa tel.: fax: Warszawa

3 SPIS TREŚCI Wprowadzenie 5 O upowszechnianiu i wykorzystaniu rezultatów 1. Znaczenie i cele 2. Kluczowe pojęcia Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie 1. Rezultaty projektów mobilności 2. Plan upowszechniania i wykorzystania rezultatów w projektach mobilności 3. Jak przedstawić plan upowszechniania we wniosku? Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach współpracy wielostronnej 1. Strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów 2. Jak przedstawić plan upowszechniania we wniosku? Rola Komisji Europejskiej w upowszechnianiu rezultatów projektów 40 3

4 Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów SLOWO WSTĘPNE Z ogromną przyjemnością przekazujemy na Państwa ręce poradnik pt. Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów programu Leonardo da Vinci. Mam głębokie przeświadczenie, że podobnie jak cała seria, także i ten poradnik okaże się niezwykle pomocny zarówno dla wnioskodawców, jak i osób już realizujących projekty. Do wydania tego przewodnika doprowadziło nas pragnienie stałego podnoszenia jakości realizowanych działań oraz ranga samego zagadnienia upowszechniania rezultatów przeprowadzanych projektów. Wprawdzie obecna formuła programu Leonardo da Vinci dobiega końca, jednak potrzeba upowszechniania i wykorzystywania rezultatów projektów edukacyjnych będzie zawsze aktualna. Jest to tym bardziej istotne, gdyż często waga tego aspektu działań projektowych jest pomniejszana, przez co podejmowane działania nie przynoszą tylu korzyści, do ilu są przeznaczone. Tworząc niniejszą publikację, postawiliśmy sobie za cel właściwe rozłożenie akcentów, gdzie upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów projektów programu LdV powinno być traktowane jako priorytet. Mam nadzieję, że zawarte w niej sugestie będą pomocne dla wszystkich, którzy zamierzają realizować projekty edukacyjne, zarówno mobilności, jak i współpracy wielostronnej i partnerskiej. Tego sobie i Państwu życzę. Izabela Laskowska zastępca dyrektora programu Uczenie się przez całe życie program Leonardo da Vinci 4

5 WPROWADZENIE Poradnik jest skierowany przede wszystkim do wnioskodawców programu Leonardo da Vinci, ale jego odbiorcami mogą być również osoby bądź instytucje już realizujące projekty tego programu, a także wnioskodawcy i beneficjenci innych programów edukacyjnych. Został opracowany, aby pomóc we właściwym zdefiniowaniu pojęcia rezultatów projektów oraz zrozumieniu sensu i celu ich upowszechniania i wykorzystania. Drugim, równie ważnym celem poradnika jest ułatwienie wnioskodawcom takiego przygotowania planów działań związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów, by były one najwyższej jakości i najbardziej efektywne. Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów działań projektowych często bywa słabym punktem projektów edukacyjnych. Zarówno wnioskodawcy, jak i beneficjenci wskazują na potrzebę wsparcia w postaci informacji i szkoleń w tym zakresie. Niniejszy poradnik wychodzi naprzeciw tej potrzebie. Elementem, który go wyróżnia spośród dotychczasowych publikacji na ten temat, jest szczególne potraktowanie specyfiki dotyczącej projektów mobilności, w których identyfikacja i definiowanie rezultatów często bywają problematyczne, zaś ich upowszechnianie i wykorzystanie zwykle sprawia wiele trudności wnioskodawcom i beneficjentom. Poradnik został podzielony na dwie zasadnicze części. Po wprowadzeniu, w którym przedstawiamy znaczenie oraz cel upowszechniania i wykorzystania rezultatów w europejskich projektach edukacyjnych oraz porządkujemy podstawowe pojęcia, proponujemy przejście do działu odpowiedniego dla rodzaju planowanego lub realizowanego projektu. Osobny fragment został przeznaczony dla wnioskodawców i beneficjentów projektów mobilności, a osobny dla projektów współpracy wielostronnej. W dziale dotyczącym projektów mobilności specjalnie wydzielona sekcja jest poświęcona definiowaniu ich rezultatów. Uwzględnia też specyfikę projektów partnerskich. W obu działach proponujemy, w jaki sposób planować upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów oraz jak prezentować działania upowszechniające we wniosku o dofinansowanie. Na zakończenie prezentujemy, w jaki sposób Komisja Europejska i podległe jej instytucje wspierają działania upowszechniające prowadzone w ramach projektów. 5

6 I O upowszechnianiu i wykorzystaniu rezultatów 1. ZNACZENIE I CELE Sukces wart jest tego, by się nim dzielić z innymi. Szczególnie sukces odniesiony przy wsparciu środków publicznych. Szansa na dofinansowanie działań nie jest dana każdemu, trzeba więc zadbać o to, by krąg osób czy instytucji, które odniosą korzyść ze zrealizowanego projektu, był jak najszerszy. Co więcej, raz wypracowane rozwiązania mogą się okazać przydatne także w innych krajach. Podmioty z różnych krajów członkowskich Unii Europejskiej powinny zatem dzielić się między sobą efektami swoich działań, korzystać z rozwiązań już wcześniej wypracowanych, zamiast odkrywać Amerykę po raz kolejny. Swobodny przepływ wiedzy i kompetencji między krajami członkowskimi jest jednym z powodów inicjowania przez Komisję Europejską przedsięwzięć ponadnarodowych. Ze względu na swoje ogromne znaczenie działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów są przedmiotem wnikliwej oceny zarówno na etapie wnioskowania, jak i raportowania. Nawet doskonałej jakości rezultaty, odpowiadające na pilne potrzeby w zakresie kształcenia, bez odpowiedniego ich nagłośnienia i zaprezentowania potencjalnym odbiorcom, mogą okazać się bezużyteczne, zaś nakłady poniesione na ich stworzenie mało efektywne. Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów powinno być przedmiotem troski wszystkich stron zaangażowanych w projekt oraz realizowane na wszystkich jego etapach, a także wykraczać poza ramy czasowe projektu. Działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem mają też niebagatelne znaczenie dla samych beneficjentów, pozwalają bowiem na wypromowanie osiągniętych rezultatów we własnej instytucji, a także stwarzają szanse do nawiązywania kolejnych partnerstw z podmiotami zainteresowanymi ich wdrażaniem. Mogą być istotnym przyczynkiem do rozwoju własnej instytucji. 2. KLUCZOWE POJĘCIA Dla właściwego rozumienia zagadnień związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów projektów europejskich sprawą zasadniczą wydaje się zdefiniowanie najważniejszych pojęć. Rezultaty W świecie projektów europejskich słowo rezultaty nabrało szczególnego znaczenia. Oznacza efekty działań realizowanych w ramach projektów finansowanych ze środków unijnych, począwszy od autostrad, a skończywszy na poprawie znajomości języka przez ucznia, który wziął udział w wymianie zagranicznej. Nieco inaczej rezultaty są definiowane przez poradniki dotyczące projektów finansowanych przez Europejski Fundusz Społeczny, a inaczej przez program Uczenie się przez całe życie. Rezultaty projektów edukacyjnych mają swoją specyfikę, toteż na potrzeby tego poradnika przyjmujemy typologię najbardziej odpowiadającą tego rodzaju inicjatywom i w chwili obecnej najczęściej stosowaną, jednak dopasowaną do realiów programu Uczenie się przez całe życie. y Rezultaty miękkie to zmiany, jakie następują w wyniku realizacji działań projektu u osób lub instytucji, na które wpływa projekt (np. podniesienie umiejętności zawodowych, wzrost pewności siebie, przełamanie bariery językowej ). Są zasadniczymi rezultatami projektów mobilności. 6

7 O upowszechnianiu i wykorzystaniu rezultatów y Rezultaty twarde to bezpośrednie efekty realizacji działań, dające się zmierzyć w konkretnych ilościach (np. zdobycie certyfikatu potwierdzającego kwalifikacje, wdrożenie nowego rozwiązania etc.). Pojawiają się w różnego rodzaju projektach edukacyjnych, zarówno mobilności, jak i współpracy wielostronnej. y Produkty materialne i trwałe efekty uzyskane w wyniku działań prowadzonych w ramach projektu (programy szkoleniowe, raporty z badań etc.). W projektach współpracy wielostronnej są traktowane jako zasadnicze rezultaty projektów. Upowszechnianie Polski termin upowszechnianie odpowiada angielskiemu dissemination, co z kolei, sięgając po łaciński źródłosłów oznacza rozsiewanie (łac. seminare siać, rozsiewać). Upowszechnianie oznacza zatem uczynienie jakiejś rzeczy, sprawy czy idei powszechną, szeroko rozprzestrzenioną i dostępną. Wszelako nie bez znaczenia jest tu także cel tego rozprzestrzenienia, tj. zamiar trafienia na odpowiedni grunt, na którym ziarno będzie mogło zakorzenić się i wyrosnąć jako nowy byt wydający kolejne owoce. W potocznym rozumieniu upowszechnianie dotyczy zarówno rezultatów projektów, jak i idei, wartości, informacji. Jednak z punktu widzenia celów Komisji Europejskiej zasadnicze znaczenie ma upowszechnianie rezultatów, jako działanie służące zapewnieniu ich trwałości i na tym aspekcie upowszechniania skupiamy się w niniejszym poradniku. Upowszechnianie rezultatów projektów to wszelkie działania zmierzające do zainteresowania odpowiednich osób, grup lub instytucji rezultatami projektu, możliwościami ich wykorzystania oraz korzyściami, jakie one niosą. Upowszechnianie nie ogranicza się tylko do informowania o istnieniu określonych rezultatów. Wymaga określenia odpowiednich grup docelowych, sformułowania właściwego przekazu dla każdej z nich, wybrania najbardziej skutecznych sposobów dotarcia do określonych grup i wreszcie efektywnego zrealizowania zamierzonych działań. Ich celem ma być to, by jak najwięcej osób czy instytucji odniosło możliwie trwałą korzyść z faktu, że dany projekt został zrealizowany. Działania promocyjne i informacyjne są jednym z elementów upowszechniania. W ich przypadku jednak przedmiotem upowszechniania nie są rezultaty, a informacje, idee, wartości itp. Celem tych działań jest promowanie, informowanie oraz podnoszenie świadomości na temat celów programów, wartości związanych z mobilnością, jak również możliwości finansowania podobnych działań ze środków unijnych. W ramach konkretnego projektu działania promocyjne to takie, które mają na celu informowanie określonych grup czy środowisk o fakcie realizacji danego projektu, spodziewanych rezultatach i korzyściach, instytucjach oraz osobach zaangażowanych w projekt. Typowe działania promocyjne to dystrybucja ulotek, udział w targach, relacje prasowe bądź spoty telewizyjne czy radiowe. UPOWSZECHNIANIE Informacji, idei, wartości REZULTATÓW Działania promocyjne towarzyszą upowszechnianiu rezultatów. Mogą wzmacniać jego efekty, jednakże nie wypełniają wszystkich związanych z nim celów. Plany działań upowszechniających zazwyczaj uwzględniają zarówno upowszechnianie rezultatów, jak i działania promocyjne oraz informacyjne. Jednak koniecznie trzeba mieć świadomość różnicy między celami tych dwóch rodzajów działań. Jest to istotne szczególnie w przypadku projektów mobilności, w których często planowane działania upowszechniające w praktyce ograni- 7

8 Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów czają się do promocji projektu i instytucji wysyłającej. Faktycznego upowszechniania rezultatów i ich wykorzystania niestety w nich brakuje. Rozdział drugi poradnika poświęcony jest m.in. temu, w jaki sposób upowszechniać i wykorzystywać rezultaty charakterystyczne dla projektów mobilności. W ramach upowszechniania należy wyraźnie odróżnić działania promocyjne, informacyjne czy uświadamiające od upowszechniania REZULTATÓW projektów. Mylenie tych pojęć jest przyczyną wielu nieporozumień i w efekcie niskiej oceny działań bądź ich planów we wnioskach. Wykorzystanie rezultatów W pojęciu wykorzystanie zawiera się główny cel upowszechniania rezultatów. Rozumiemy przez nie zrobienie użytku czy też zastosowanie (ang. exploitation) powstałych w ramach projektów rezultatów przez zainteresowane osoby, grupy, instytucje dla odniesienia przez nie korzyści. Pierwszymi użytkownikami rezultatów projektów europejskich są zazwyczaj osoby i instytucje biorące w nich udział. Celem finansowania projektów unijnych jest jednak, by rezultaty działań projektowych znajdowały jak najszersze zastosowanie w praktyce, w możliwie długiej perspektywie czasowej. Zatem miarą efektywności środków zainwestowanych w dofinansowanie projektów może być liczba osób bądź instytucji spoza projektu, które odniosły lub odniosą korzyść z realizacji wspomnianych działań. Natomiast sytuacja, w której rezultaty projektu lądują na półkach jest niczym innym jak marnotrawstwem środków publicznych. Czynnikiem wspomagającym trwałe i szerokie wykorzystanie rezultatów są właśnie działania upowszechniające, zarówno poziome, tj. szerokie informowanie i włączanie osób, grup czy instytucji w przygotowanie rezultatów, jak i pionowe, tj. mające na celu przełożenie rezultatów projektu na rozwiązania systemowe (np. lobbing czy też starania o akredytację). Waloryzacja Waloryzacja to nic innego jak upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów. Pochodzący z języka francuskiego termin przyjął się w kontekście programu Uczenie się przez całe życie i jest używany zamiennie z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów. Ze względu na nieco mylącą konotację tego terminu w języku polskim w niniejszym poradniku pozostaniemy przy pojęciu upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów (ang. dissemination and exploitation of results). Współzależność pojęć związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów Upowszechnianie Waloryzacja Upowszechnanie i wykorzystanie rezultatów Promocja, informacja Upowszechnanie rezultatów Wykorzystanie rezultatów Idee, wartości, informacje REZULTATY W niniejszym poradniku kładziemy nacisk przede wszystkim na upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów, a więc na to, co zawiera się w niebieskiej ramce. 8

9 II Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie 1. REZULTATY PROJEKTÓW MOBILNOŚCI Każdy wnioskodawca chcący zrealizować projekt finansowany ze środków unijnych staje przed problemem, jak napisać dobry wniosek, który zostanie wysoko oceniony przez ekspertów. Opanowanie wytycznych do tworzenia wniosków i przełożenie ich na własny pomysł stanowi nie lada wyzwanie. Tak jak odpowiedź na pytanie Co mam zrobić, aby mój wniosek był konkurencyjny w stosunku do pozostałych?. Planowanie projektu oprócz wyboru grupy uczestników i analizy ich potrzeb oraz sformułowania celów do realizacji będących odpowiedzią na nie wymaga również zaplanowania oczekiwanych rezultatów. Nie ma możliwości skutecznego zrealizowania projektu, jeżeli nie wiemy, jakie efekty ma on przynieść. Trudno też wysoko ocenić wniosek, który ich nie definiuje. We wniosku o dofinansowanie dla projektów mobilności Leonardo da Vinci sekcja poświęcona rezultatom oraz ich upowszechnianiu wydaje się jedną z prostszych do wypełnienia. Niestety wielu wnioskodawców, mimo całkiem zręcznie napisanych wniosków, traci sporo punktów właśnie w tym miejscu. Bardzo często wnioskodawcy skupiają swoją uwagę na działaniach upowszechniających projekt, całkowicie pomijając przy tym rezultaty, które te działania miałyby przynieść i które powinny zostać upowszechnione. Wynika to z tego, że wnioski mobilności nie zawierają odrębnej sekcji wymagającej wskazania rezultatów. Nieuważni wnioskodawcy czytają tylko sam nagłówek sekcji (Upowszechnianie wyników), pomijając już dalsze polecenie, tj.: Prosimy określić przewidywane rezultaty oraz plany dotyczące ich upowszechniania ( ). Skutkiem tego jest szczegółowe opisywanie działań upowszechniających odnoszących się do czegoś, co nie zostało zdefiniowane. Wnioskodawcy nie powinni zapominać o tym, że zaplanowane w projekcie działania zawsze muszą przynieść jakieś efekty. Do zadań wnioskodawcy należy zatem zdefiniowanie oczekiwanych rezultatów oraz sposobów ich oceny tak, aby na końcu realizacji projektu móc wykazać ich osiągnięcie. Co zatem zrobić, aby właściwie wypełnić tę sekcję? Przede wszystkim należy bardzo dokładnie zastanowić się, co chcemy osiągnąć dzięki realizacji projektu i dlaczego. Najlepiej zastosować się do następującego schematu: Potrzeby Działania Rezultaty uczestników do zrealizowania do osiągnięcia Potrzeby uczestników warunkują cały projekt. Skupiamy się oczywiście na potrzebach zawierających się w celach programu. W przypadku projektów mobilności najczęściej dotyczą one zdobywania nowych umiejętności zawodowych, językowych, osobistych. Działania są wszelkimi czynnościami wykonywanymi w projekcie, które mają służyć jego prawidłowej realizacji. Działania muszą być ukierunkowane na osiąganie zamierzonych rezultatów. Rezultaty to najogólniej ujmując efekty zrealizowanego projektu. Dostarczają informacji o zmianach, jakie nastąpiły u uczestników w wyniku jego wdrożenia. Najczęściej rezultaty osiągane są 9

10 w trakcie trwania projektu, po realizacji kolejnych działań. Istnieją też rezultaty, które są widoczne dopiero po pewnym czasie od zakończenia projektu (np. znalezienie pracy przez uczestnika). Rezultaty powinny prowadzić do osiągnięcia celów projektu, a poprzez nie celów programu. Do zadań wnioskodawcy należy samodzielne określenie rezultatów oraz metod i technik ich monitorowania w taki sposób, aby w końcowym sprawozdaniu precyzyjnie móc wskazać ich osiągnięcie. W tym celu konieczna jest wiedza na temat tego, co można zaliczyć do rezultatów, a co jest po prostu działaniem w projekcie. Specyfika projektów edukacyjnych, a zwłaszcza projektów mobilności, sprawia, że zdefinowanie rezultatów nie jest sprawą prostą. Aby pomóc wnioskodawcom w tym zadaniu, postaramy się uporządkować pojęcia i zobrazować je przykładami. Wśród rezultatów projektów edukacyjnych, a zwłaszcza projektów mobilności, najczęściej wyróżniamy rezultaty twarde, miękkie oraz produkty. y Rezultaty twarde to rezultaty będące obiektem fizycznym, które są łatwo rozpoznawalne, mierzalne, łatwo podlegają weryfikacji. W projektach programu LdV najpopularniejszymi rezultatami twardymi są: podniesienie kompetencji językowych, np. z poziomu A2 na B1; zrealizowanie określonej liczby godzin szkolenia; uzyskanie nowych/dodatkowych uprawnień w określonym zakresie; nawiązanie współpracy (międzybranżowej, ponadnarodowej) z określonymi podmiotami; wdrożenie rozwiązań opracowanych w badaniach. Oczywiście wymieniono tutaj jedynie przykłady twardych rezultatów, są one zależne od założeń projektu. W przypadku projektów mobilności rezultaty twarde nie są jedynymi efektami realizacji projektu. Co więcej, nie oddają one w pełni efektów realizacji danego przedsięwzięcia, bowiem nie pokazują wpływu projektu na zmianę postawy lub osobowości uczestnika, jego szans na rynku pracy etc. Dlatego też w tego typu inicjatywach równie baczną uwagę należy zwrócić na tzw. rezultaty miękkie. y Rezultaty miękkie są to rezultaty niebędące obiektami fizycznymi, niematerialne i najczęściej niemierzalne w sposób bezpośredni, ani też nie podlegają jednoznacznej weryfikacji. Jednak w projektach edukacyjnych (zwłaszcza w projektach mobilności LdV), które koncentrują się głównie na korzyściach uzyskiwanych przez uczestników w sferze edukacji formalnej bądź pozaformalnej, bardzo często rezultaty miękkie są głównymi rezultatami. Aby właściwie zaplanować w projekcie rezultaty miękkie, należy je uporządkować i przedstawić w logicznych grupach. Pomoże to uniknąć chaosu i wielokrotnych powtórzeń, a przede wszystkim ułatwi ekspertom ocenę jakościową wniosku. Poniżej przedstawiono przykładową próbę uporządkowania podziału rezultatów miękkich. Typ rezultatu miękkiego Umiejętności zawodowe Przykład rezultatu miękkiego Nabycie umiejętności pracy w zespole lub pracy indywidualnej Nabycie umiejętności korzystania z technologii informatycznych Nabycie umiejętności zawodowych i doświadczenia w obsłudze maszyn i urządzeń Nabycie/podniesienie kwalifikacji zawodowych, umożliwiających dalszą naukę lub zwiększających szansę na znalezienie pracy zgodnej z oczekiwaniami uczestników Podniesienie poziomu wiedzy i kompetencji w trakcie wymiany doświadczeń 10

11 Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie Umiejętności praktyczne Poziom motywacji Kompetencje kulturowe Kompetencje osobiste Umiejętność wypełniania formularzy, sporządzania dokumentów Wzrost umiejętności sprawnego posługiwania się mapami, przewodnikami, rozkładami jazdy, a także zarządzania środkami finansowymi i czasem wolnym Zwiększenie motywacji do nauki, w tym również języków obcych, zachęta do samodoskonalenia Zwiększenie motywacji do poszukiwania pracy Wzrost wiary we własne możliwości Wyższe zawodowe i osobiste aspiracje Zwiększenie zaangażowania w wykonywane zadania Wykształcenie kompetencji międzykulturowych: otwartości, akceptacji, tolerancji Zmiana postawy/opinii wobec odmienności kulturowej, przełamanie stereotypów Poznanie historii i kultury kraju goszczącego Podniesienie poziomu samooceny Poprawa wizerunku, autoprezentacji Wzrost samodzielności Większa obowiązkowość, zdyscyplinowanie Nabycie umiejętności radzenia sobie ze stresem Wzrost poczucia odpowiedzialności za wykonywane zadania Nabycie umiejętności komunikacyjnych (kontakty interpersonalne) Opracowano na podstawie Poradnika dla beneficjentów Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich, MRR, luty 2007 r. Rezultaty a produkty projektu Oprócz rezultatów twardych i miękkich w projektach wyróżnia się także produkty. Są to materialne (namacalne) efekty realizacji działań w projekcie. W terminologii programu Uczenie się przez całe życie produkty także zaliczają się do rezultatów projektu, są ich szczególnym rodzajem. Produkty pojawiają się w trakcie realizacji projektu w bezpośrednim następstwie działań, są mierzalne w jednostkach fizycznych. Przykładem produktu mogą być: r kursy i szkolenia; r materiały instrukcyjne dotyczące nowych podejść i metodologii; r materiały edukacyjne i szkoleniowe online (e-learning); r prezentacje, materiały wideo; r dokumentacja technik i metod kształcenia; r zbiory przepisów kulinarnych, technik budowlanych etc.; r rekomendacje dla przełożonych, władz lokalnych i oświatowych etc. r materiały do wydarzeń takich jak konferencje, kampanie społeczne i debaty. Przykład powiązania rezultatów miękkich i twardych z produktem można przedstawić następująco: Jednym z oczekiwanych rezultatów twardych projektu jest wzrost znajomości języka angielskiego z poziomu A1 na A2. Po przygotowaniu językowo-kulturowym (np. 40-godzinny kurs) uczestnik udaje się na czterotygodniowe praktyki zawodowe do Anglii i mieszka tam dodatkowo u rodziny angielskiej. Jego zadaniem jest m.in. przygotowanie prezentacji multimedialnej o kulturze kraju goszczącego. Po powrocie z praktyk nauczyciel języka angielskiego przeprowadza test językowy, aby sprawdzić, czy wzrósł poziom kompetencji językowych uczestnika. Co uzyskaliśmy? Rezultaty twarde w postaci: podniesienia kompetencji językowych; rezultaty miękkie: przełamanie bariery językowej w komunikowaniu się, wzrost pewności siebie oraz samooceny uczestnika itp.; produkty: zajęcia przygotowania językowego, prezentacja multimedialna. 11

12 Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów Jak widać, w przypadku projektów mobilności produkt nie musi być głównym elementem do osiągnięcia, lecz często stanowi środek do uzyskania określonych rezultatów twardych lub miękkich. To one mają zasadnicze znaczenie w projekcie. Kurs przygotowujący służy zapewnieniu jak najwyższej efektywności stażu zagranicznego, zaś prezentacja jest środkiem do sprawdzenia uzyskanych postępów oraz materiałem, który można wykorzystać przy upowszechnianiu rezultatów. W niektórych projektach powstają też produkty będące efektem współpracy instytucji z kilku krajów. Ma to miejsce szczególnie w przypadku projektów partnerskich oraz projektów wymiany doświadczeń. Materialny zapis efektów współpracy jest formą utrwalenia rezultatów projektu i służy przekazywaniu ich innym osobom niezaangażowanym w jego realizację. Takie produkty są przedmiotem dalszego upowszechniania (np. prezentacje, materiały szkoleniowe powstałe w wyniku wyjazdu zagranicznego, raporty, rekomendacje). Przykład osiągania produktów w projekcie partnerskim: Partnerstwo sześciu szkół (Polska, Finlandia, Niemcy, Włochy, Czechy i Turcja) postanawia zrealizować projekt dotyczący kształcenia w zakresie marketingu produktów regionalnych. Cele do osiągnięcia to m.in.: zwiększenie atrakcyjności kształcenia zawodowego, nawiązanie współpracy pomiędzy jednostkami edukacyjnymi, wzrost kompetencji zawodowych oraz językowych uczestników, poznanie dziedzictwa kulturowego krajów partnerskich (...). Projekt zakłada opracowanie planów marketingowych, by wypromować lokalne produkty na rynkach innych krajów (...). Produkty projektu: r prezentacje multimedialne o szkołach, regionach i krajach; r broszury reklamujące produkty regionalne; r raport z badań rynków zagranicznych; r materiały dydaktyczne; r plany marketingowe. Widać wyraźnie, że w tym projekcie produkty mają zasadnicze znaczenie i będą determinowały jakość całego przedsięwzięcia. Oczywiście w projekcie zostaną osiągnięte także rezultaty twarde (np. nawiązanie współpracy międzynarodowej, przeprowadzenie szkolenia z zastosowaniem opracowanych materiałów, wzrost kompetencji językowych osób pracujących w projekcie) oraz miękkie (np. wzrost poziomu motywacji czy umiejętności osobistych), jednakże w tym przypadku to produkty będą zasadniczymi i trwałymi rezultatami i to one będą przedmiotem upowszechniania. Ważne jest, aby oczekiwane rezultaty ściśle współgrały ze zdefiniowanymi potrzebami uczestników i założonymi celami projektu. Jeżeli zastanowimy się, co chcemy osiągnąć, realizując poszczególne cele, to rezultaty same się nasuną jako konsekwencja zaplanowanych działań. Należy zwracać baczną uwagę na to, aby oczekiwane rezultaty były realne i rzeczywiście możliwe do osiągnięcia. Nie należy zakładać, że po zrealizowaniu miesięcznej praktyki zagranicznej wszyscy uczestnicy uzyskają zatrudnienie w swoim zawodzie, a po opracowaniu planu marketingowego regionalne produkty podbiją zagraniczne rynki, ponieważ na to ma wpływ szereg innych czynników, jak np. sytuacja ekonomiczna w regionie. Dlatego też rezultaty powinny odnosić się ściśle do projektu i założonych celów. Nie warto zakładać ich oddziaływania na skalę ogólnokrajową, wystarczą rezultaty na poziomie lokalnym, ale odnoszące się do uczestników i celów projektu. Europejska wartość dodana Projekty współpracy międzynarodowej mają szczególny charakter. Powinny przynosić rezultaty, które nie są możliwe do uzyskania w wyniku działań jednostronnych. Wniosek powinien jednoznacznie wskazywać na korzyści wynikające z faktu, że uczestnicy odbędą staż czy wymianę doświadczeń za granicą, a nie we własnym kraju. Innymi słowy, działania podejmowane na szczeblu 12

13 Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie międzynarodowym powinny przynosić lepsze efekty niż działania, jakie każdy partner mógłby prowadzić w swoim kraju samodzielnie. Pobyt uczestników za granicą powinien generować co najmniej kilka rezultatów (wartości dodanych), takich jak np.: r zdobycie umiejętności niemożliwych do uzyskania w kraju; r doświadczenia międzykulturowe; r kontakt z żywym językiem obcym oraz przełamanie bariery językowej, co prowadzi do szybkiego podniesienia umiejętności językowych w porównaniu z efektami nauczania w szkole; r korzyści wynikające ze współpracy instytucji partnerskich na poziomie międzynarodowym. Do częstych błędów wnioskodawców należy niestety pomijanie wagi europejskiej wartości dodanej, a tym samym bagatelizowanie znaczenia pobytu zagranicznego oraz przygotowania do niego. W wielu wnioskach, które zostały odrzucone przez ekspertów, można spotkać się z takimi oto stwierdzeniami: r uczestnicy nie odbędą specjalnego przygotowania językowo-kulturowego, ponieważ uczą się w szkole języka kraju goszczącego; r uczestnicy nie mają żadnych szczególnych potrzeb, muszą zgodnie z programem odbyć praktyki zawodowe. Przy czytaniu podobnych stwierdzeń jako pierwsze pojawia się pytanie o zasadność wyjazdu uczniów na staż. Jeżeli taki wniosek otrzymałby dofinansowanie, to projekt zrealizowałby dokładnie takie same działania i osiagnął identyczne rezultaty jak dotychczasowe krajowe przedsięwzięcia wnioskodawcy. Oznaczałoby to, że osiągnięte zostaną pewne rezultaty, ale bez żadnej wartości dodanej na poziomie europejskim. Tymczasem pobyt za granicą ma za zadanie przyczynić się do uzyskania nowych rezultatów, a tym samym do wzbogacenia dotychczasowych działań partnerów projektu o elementy ponadnarodowe. Cele operacyjne w projektach programu Leonardo da Vinci jasno nakazują współpracę instytucji z różnych krajów. Europejska wartość dodana jest więc rodzajem rezultatu, który uzasadnia wsparcie finansowe dla danego projektu. Ewaluacja rezultatów projektu Ewaluacja jest istotnym elementem planowania i zarządzania projektem. Stanowi również integralną część procesu oceny wdrażania projektu oraz jego rezultatów. Ma na celu zbadanie i lepsze zrozumienie konsekwencji działań w projekcie. Ewaluacja jest użyteczna przy określaniu stopnia zgodności realizacji celów, a co za tym idzie osiągania rezultatów projektu z przyjętymi we wniosku założeniami. Właściwie przeprowadzana ewaluacja dostarcza danych do refleksji nad postępami realizowanych działań i wyciągania wniosków co do ich skuteczności. We wniosku programu LdV znajduje się sekcja poświęcona ewaluacji. Niestety bardzo często zdarza się, że wnioskodawcy przepisują z dostępnych opracowań rozmaite definicje dotyczące ewaluacji oraz jej narzędzi, nie odnosząc tego do zawartości merytorycznej wniosku lub też deklarują, że ewaluacja zostanie przeprowadzona, nie podając przy tym żadnego pomysłu odnośnie tego, co oraz w jaki sposób zostanie zmierzone. Tymczasem właśnie dzięki ewaluacji możemy jasno stwierdzić, że oczekiwane produkty i rezultaty zostały osiągnięte. Sposoby weryfikacji rezultatów W jaki sposób zatem zorganizować dobrej jakości ewaluację rezultatów projektu LdV? Żeby stwierdzić istnienie jakiegoś faktu, należy potwierdzić, że coś (jakieś zdarzenie, działanie) miało miejsce. Rzeczywistość projektu jest na tyle złożona, że czasami w celu jej uporządkowania i zrozumienia musimy operować uproszczeniami. Taką rolę spełniają wskaźniki. Są one wyrażeniem celów projektu w języku liczb, dat, faktów lub relacji. 13

14 Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów W przypadku rezultatów twardych bardzo łatwo jest wskazać sposób weryfikacji, np. liczba certyfikatów potwierdzających ukończenie przygotowania uczestników, referencji pracodawców czy dokumentów Europass. Jeżeli chodzi o rezultaty miękkie, to niezwykle trudno jest zmierzyć osiągnięte cele, ponieważ dotyczą umiejętności, postaw oraz samooceny uczestników i najczęściej są oceniane w sposób subiektywny. Dlatego też bardzo często wnioskodawcy nie wiedzą, jakich metod i narzędzi można użyć, aby prawidłowo ocenić skuteczność powziętych działań. W przypadku rezultatów miękkich konieczny jest ich stały monitoring oraz ewaluacja. Najczęstszą techniką badawczą osiągniętych rezultatów miękkich jest subiektywna ocena uczestnika. Można także zastosować testy i sprawdziany końcowe, ważną rolę pełnią również obserwacje opiekunów. Poniżej przedstawiono przykładowe sposoby pomiaru rezultatów miękkich oraz propozycje zastosowania wskaźników mierzalnych do ich diagnozy. Rezultat Metoda badawcza Wskaźnik rezultatu Nabycie (wzrost) umiejętności Ankieta, wywiad, eksperyment Liczba osób, które uważają, że po realizacji projektu: nabyły nowe umiejętności nie nabyły nowych umiejętności Ocena prawidłowego wykonywania czynności przez opiekuna/nauczyciela/ eksperta Rozwinięcie zdolności Ankieta, wywiad, obserwacja Liczba osób, które uważają, interpersonalnych że po realizacji projektu ich zdolności: rozwinęły się nie rozwinęły się Opinia uczestników, ocena zachowań i postaw uczestników przez nauczyciela Rozwinięcie kompetencji Ankieta, wywiad, obserwacja Liczba osób, które uważają, międzykulturowych że po realizacji projektu ich kompetencje międzykulturowe: rozwinęły się pozostały bez zmian Wyniki obserwacji zachowań i postaw uczestników w kraju goszczącym Zmiana postawy/opinii Ankieta, wywiad, Liczba osób, które uważają, test psychologiczny, rozmowy że po realizacji projektu: w grupie rówieśników zmieniły opinię/postawę wobec innych nie zmieniły swojej postawy/opinii Wyniki testu obrazujące postrzeganie stereotypów kulturowych i subiektywne odczucia uczestników Szczegółowe informacje na temat planowania, etapów i narzędzi ewaluacji w projektach można znaleźć w poradniku Ewaluacja projektów. Poradnik dla wnioskodawców PLAN UPOWSZECHNIANIA I WYKORZYSTANIA REZULTATÓW W PROJEKTACH MOBILNOŚCI Projekty mobilności, podobnie jak niewielkie projekty partnerskie, mają dość ograniczone środki na upowszechnianie. Niemniej jednak działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem 1 Ewaluacja projektów. Poradnik dla wnioskodawców, Elżbieta Bednarek, FRSE,

15 Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów są obowiązkiem wszystkich beneficjentów realizujących przedsięwzięcia finansowane ze środków unijnych. Planowanie upowszechniania rezultatów projektów mobilności, podobnie jak samo zdefiniowanie tychże rezultatów, zwykle nastręcza wnioskodawcom sporych trudności. Najczęstszym błędem jest utożsamianie upowszechniania rezultatów z promocją projektu lub instytucji beneficjenta. Skupienie się wyłącznie na działaniach promocyjno-informacyjnych nie wystarczy jednak, by osiągnąć oczekiwane efekty. W efekcie trudno o wysoką ocenę wniosku, w którym dominuje promocja, zaś faktyczne upowszechnianie rezultatów pozostaje zaniedbane. Niniejszy rozdział powinien rozwiać wszelkie wątpliwości na temat tego, jak należy rozumieć upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach mobilności. Podobnie jak w przypadku projektów wielostronnych planując działania upowszechniające w projektach mobilności, powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka zasadniczych pytań: r Jaki jest cel upowszechniania? r Co będziemy upowszechniać i wykorzystywać? r Do kogo należy skierować przekaz (adresaci upowszechniania)? r Jakie sposoby upowszechniania i przekazu zastosować (działania)? r Kto ma być odpowiedzialny za upowszechnianie? r Kiedy (na którym etapie projektu) je zastosować (harmonogram)? CEL upowszechniania Planując jakiekolwiek działania, trzeba zawsze mieć na względzie ich cel. Cele upowszechniania nie są tożsame z celami projektu, choć pozostają z nimi w bliskim związku. Są one dwojakiej natury. Po pierwsze, cel wyznacza fundator, któremu zależy na jak najszerszym rozpoznawaniu i oddziaływaniu rezultatów projektów finansowanych ze środków Komisji Europejskiej. Krąg osób bądź instytucji, które skorzystają na tym, że projekt został zrealizowany powinien być jak najszerszy. Jest to cel, który jako beneficjenci powinniśmy przyjąć wraz z dobrodziejstwem dofinansowania. Z drugiej jednak strony należy pamiętać, że działania upowszechniające pozwalają zrealizować także cele instytucji beneficjenta, umożliwiają dotarcie do nowych osób lub grup oraz wypromowanie jej w środowisku lokalnym lub w regionie. Cele wyznaczone przez Komisję Europejską są zazwyczaj w znacznej mierze zbieżne z celami beneficjenta, pozwalają bowiem na rozszerzenie oddziaływania dofinansowania na osoby, które nie mogły wziąć w nim bezpośredniego udziału. Dotyczy to w szczególności szkół i placówek edukacyjnych, które same są zainteresowane tym, by realizowane przez nie projekty objęły jak najszerszy krąg uczniów/słuchaczy. Wykorzystując działania upowszechniające, beneficjent może też próbować wpływać na lokalną społeczność, władze lokalne bądź otoczenie branżowe, przekazywać określone idee, próbować zmieniać świadomość lub podejście do określonych problemów. Należy jednak zachować daleko idący rozsądek i trzeźwość oceny własnych możliwości i nie stawiać sobie zbyt wygórowanych celów. Z pewnością naszym jednym projektem nie zmienimy świata ani nie doprowadzimy do kluczowych zmian w systemie edukacji. Traktujmy go raczej jak kroplę drążącą skałę. CO upowszechniać i DO KOGO skierować przekaz? Zanim zaczniemy planować upowszechnianie, musimy zadać sobie pytanie, co będziemy upowszechniać i kto będzie odbiorcą naszego przekazu. Zakładając, że zdefiniowaliśmy już rezul- 15

16 V V V V Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów taty naszego projektu (por. rozdz. II.1), musimy ustalić, kto może być zainteresowany, kto może odnieść korzyści z ich wykorzystania oraz kto powinien dowiedzieć się o nich i wykorzystać je w swych działaniach. Trzeba zatem określić grupy docelowe (adresatów) upowszechniania (nie zawsze są tożsame z grupami docelowymi samego projektu). Może ich być kilka, w zależności od rodzaju rezultatu. W projektach mobilności są nimi zazwyczaj uczniowie, bądź współpracownicy (zarówno z własnej jak i innych placówek), którzy nie mieli okazji uczestniczyć w projekcie, a także nauczyciele, dyrektorzy innych szkół, rodzice, inne organizacje działające w tej samej branży, inne placówki oświatowe, pracodawcy, ich stowarzyszenia i inne podmioty działające na terenie danej gminy, powiatu lub regionu, stowarzyszenia i fundacje działające na rzecz współpracy międzynarodowej, edukacji, młodzieży, przeciwdziałania bezrobociu itp., władze lokalne lub regionalne, władze oświatowe, jak również inne osoby i podmioty specyficzne dla charakteru projektu. Pamiętajmy, że adresatami upowszechniania są podmioty nie tylko w Polsce, ale i w krajach goszczących. Partnerzy zagraniczni także powinni upowszechniać rezultaty projektu dotyczące ich organizacji, np. korzyści wynikające ze współpracy międzynarodowej. Brak informacji na temat upowszechniania po drugiej stronie jest na ogół słabym punktem projektów. Określenie grup docelowych upowszechniania poszczególnych rezultatów będzie miało zasadniczy wpływ na dobór sposobów upowszechniania oraz na sformułowanie komunikatu przeznaczonego dla danej grupy. Poniższy schemat obrazuje wzajemną współzależność zasadniczych elementów strategii działań upowszechniających. Cele Rezultaty Adresaci Cele V V Cele Sposoby upowszechniania Cele JAK upowszechniać? Zaraz po zdefiniowaniu rezultatów projektów mobilności nasuwa się pytanie, jak je upowszechniać i jakie działania podejmować, by osiągnąć możliwie najszerszy efekt. I najtrudniejsze ze wszystkich pytań: W jaki sposób podzielić się z innymi rezultatem, który z założenia może być dostępny tylko dzięki wyjazdowi za granicę? Jak podzielić się korzyścią, którą można odnieść jedynie biorąc udział w projekcie? Jest to zadanie trudne, ale nie jesteśmy w tym względzie całkowicie bezradni. Oczywiście najważniejsze doświadczenia i umiejętności nabyte dzięki wyjazdom za granicę pozostaną dostępne tylko dla tych, którzy mieli możliwość wziąć udział w projekcie. To oni musieli poradzić sobie w nowym obcojęzycznym środowisku, sprostać oczekiwaniom zagranicznych pracodawców lub 16

17 Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie klientów, znaleźć się w otoczeniu odmiennym kulturowo. To dzięki wyjazdowi mieli możliwość nabyć nowe umiejętności, podszlifować język, nawiązać ciekawe kontakty, zdobyć pewność siebie i motywację do dalszej nauki, wreszcie to ich pozycja na rynku pracy poprawiła się. Tych wartości nie da się w całości przekazać innym osobom. Jest to zresztą potwierdzenie założenia, że mobilności zagraniczne są niezwykle wartościowym doświadczeniem. Możemy jednak próbować dzielić się tym doświadczeniem, a przynajmniej pewnymi jego aspektami. Wciąż jeszcze jest bardzo wiele do przekazania. Osobna grupa rezultatów to efekty związane z organizacją beneficjenta, szczególnie istotne w przypadku projektów wymian. Przekazanie nabytej za granicą wiedzy i doświadczeń innym pracownikom (nauczycielom) jest jednym z założeń projektów wymiany doświadczeń, ale ma też znaczenie w projektach stażowych. Rezultaty działań projektowych powinny być upowszechniane przede wszystkim w ramach własnej organizacji. Powinna ona w trwały sposób korzystać z rezultatów zrealizowanego projektu. Oczywiście cenne jest również przekazywanie ich innym instytucjom tej samej branży. Poniżej prezentujemy przykładowe działania mające na celu upowszechnianie i trwałe wykorzystanie rezultatów projektów mobilności. Są one podzielone w zależności od typu rezultatu oraz grupy docelowej. Przykłady: rezultat adresaci sposoby upowszechniania (działania) Projekty stażowe Produkty: materiały szkoleniowe, poradniki, dokumentacja doświadczeń i zgromadzonej wiedzy (np. zbiory przepisów kulinarnych, dokumentacja technik budowlanych, filmy i fotografie, wspomnienia uczestników itp.) Adresaci upowszechniania: osoby, które nie miały możliwości bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe zagranicznym: uczniowie, pracownicy, nauczyciele, dyrektorzy, również z innych instytucji, także w kraju goszczącym. Działania upowszechniające: Materiały mogą być udostępniane i prezentowane np. na stronie internetowej, poprzez prasę branżową lub w trakcie spotkań i bezpośrednich kontaktów z innymi nauczycielami i instytucjami. Powinny też być wykorzystywane w pracy z kolejnymi grupami uczniów (osób szkolonych) oraz włączone do scenariuszy zajęć. Produkty: rezultaty miękkie o charakterze zawodowym: przyrost wiedzy i doświadczeń praktycznych uczestników oraz osób towarzyszących, nabycie konkretnych umiejętności Adresaci upowszechniania: osoby, które nie miały możliwości bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe zagranicznym: inni uczniowie, współpracownicy, dyrektorzy, nauczyciele i uczniowie innych szkół, władze lokalne, oświatowe, pracodawcy etc. Działania upowszechniające: r pokazy umiejętności/prezentacje Często stosowaną praktyką są pokazy umiejętności nabytych na stażu w trakcie festynów czy uroczystości szkolnych lub lokalnych. Przykładem może być przygotowanie poczęstunku przez uczestników staży o profilu gastronomicznym (warto, aby do przygotowania pokazu włączyć także osoby, które nie uczestniczyły w wyjeździe, by mogły nabywać nowe umiejętności a nie tylko obserwować ich efekty). 17

18 Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów Jeśli pokaz ze względu na specyfikę zawodu jest trudny do zorganizowania, uczestnicy mogą zaprezentować filmy i zdjęcia ze staży wraz z bezpośrednim osobistym przekazem wrażeń i doświadczeń z wyjazdu. Warto zorganizować wspólne zajęcia praktyczne dla uczestników stażu i pozostałych uczniów, by ci ostatni też mieli okazję zdobyć nowe umiejętności. Projekty stażowe, wymiany doświadczeń, projekty partnerskie Inne niezawodowe rezultaty miękkie: przełamanie bariery językowej, wzrost wrażliwości kulturowej, wzrost samooceny, pewności siebie, pozycji na rynku pracy Adresaci upowszechniania: osoby, które nie miały możliwości bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe zagranicznym: inni uczniowie, współpracownicy, rodzice, także z innych szkół, również w krajach partnerów Działania upowszechniające: r przekaz osobisty Nieoceniony w tym względzie jest osobisty przekaz uczestników staży bądź wymian, ich własna opowieść w bezpośrednim kontakcie z osobami, które nie miały okazji wyjechać. Warto zadbać o umożliwienie takiego spotkania, prezentacji zdjęć i filmów, zrelacjonowania wrażeń i doświadczeń, pokazania różnic i podobieństw między ludźmi i kulturami, nazwania emocji i sformułowania najważniejszych lekcji wyciągniętych z doświadczenia pobytu za granicą. r internet Podobne relacje mogłyby się również znaleźć na szkolnej stronie internetowej, na blogach, forach bądź w mediach społecznościowych. W ten sposób znacznie rozszerza się krąg potencjalnych odbiorców przekazu. Bardzo pożądana byłaby kontynuacja kontaktów z młodzieżą poznaną za granicą, dalsze podtrzymywanie tych kontaktów np. za pośrednictwem wyżej wspomnianych mediów społecznościowych i rozszerzanie kręgu znajomych na tych, którzy nie brali udziału w wyjeździe. Internet warto też wykorzystywać do upowszechniania wszelkich pozostałych wymienionych wcześniej rezultatów projektu, jak również do samej promocji projektu. Rezultaty miękkie istotne dla organizacji biorących udział w projekcie: przyrost wiedzy i doświadczeń pracowników, wzrost prestiżu organizacji i poprawa jej pozycji na rynku i w lokalnym środowisku, podniesienie atrakcyjności kształcenia w placówce itp. Adresaci upowszechniania: współpracownicy, organizacja beneficjenta, inne podobne organizacje, związki, stowarzyszenia branżowe, władze lokalne, oświatowe etc., także w krajach partnerów Działania upowszechniające: r prezentacje, referaty, artykuły Przekazanie doświadczeń zdobytych w trakcie stażu lub wymiany może nastąpić w formie prezentacji przedstawionej kolegom po fachu z własnej bądź współpracujących instytucji wraz ze zgromadzoną dokumentacją, materiałami dydaktycznymi i szkoleniowymi. Zdobyte doświadczenia można też przekazać w formie referatu bądź artykułu dystrybuowanego wśród pracowników. r spotkania, kontakty bezpośrednie Spotkania to jedno z bardziej efektywnych narzędzi komunikacji. W trakcie bezpośredniego kontaktu przekaz jest dużo bardziej skuteczny i przekonujący, a szansa na zainteresowanie rozmówcy rezultatem dużo większa niż w drodze wszelkich innych form komunikacji. 18

19 Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie r rekomendacje zmian w organizacji Zdobyte w trakcie zagranicznego wyjazdu doświadczenia, zaobserwowane metody działania czy podejścia do problemów powinny przyczynić się do poprawy funkcjonowania i podniesienia jakości usług świadczonych przez instytucję beneficjenta. Wskazane jest więc, by uczestnicy wyjazdów podsumowywali swoje spostrzeżenia i rekomendowali odpowiednim władzom wprowadzenie dobrych praktyk we własnej organizacji. r kontakty branżowe, prasa branżowa Wspomniane wcześniej referaty, artykuły czy rekomendacje mogą być też udostępniane szerszemu gronu odbiorców za pośrednictwem kontaktów z innymi organizacjami tej samej branży (np. poprzez stowarzyszenia, izby itp.). Warto spróbować zainteresować też efektami własnej pracy czasopisma branżowe, których zasięg jest zwykle znacznie szerszy niż nasze kontakty. Jest to też doskonały sposób na promocję własnej organizacji w środowisku branżowym. r wystąpienia na seminariach, spotkaniach tematycznych Budżet projektu mobilności zazwyczaj nie pozwala na samodzielną organizację konferencji na temat jego rezultatów, zresztą w większości przypadków byłoby to działanie niecelowe. Warto jednak wykorzystywać obecność na wszelkich spotkaniach, seminariach i konferencjach skupiających naszych adresatów upowszechniania, by prezentować im rezultaty projektu oraz dzielić się zdobytymi doświadczeniami i wiedzą. Rezultaty miękkie związane z zarządzaniem projektem: doświadczenia instytucji beneficjentów związane z realizacją projektów mobilności; wszelkie dobre praktyki oraz wynikające z wcześniejszych doświadczeń informacje, jak uniknąć błędów i jak osiągnąć efekty najwyższej jakości Adresaci upowszechniania: inni beneficjenci oraz potencjalni wnioskodawcy, także w krajach partnerów Działania upowszechniające: Doświadczenia takie mogą być przekazywane przy okazji spotkań, udziału w konferencjach, poprzez bezpośrednie kontakty. Promocja i informacja Promocja i informacja wspiera upowszechnianie rezultatów, różni się jednak od niego przede wszystkim celem oraz treścią działania. Jest nim informowanie o projekcie, jego celach, ideach, wartościach, zaangażowanych instytucjach i osobach oraz promowanie powyższych. Działania promocyjne często przenikają się z działaniami upowszechniającymi, są ich ważnym uzupełnieniem, jednak same w sobie nie wystarczą, by spełnić wszystkie cele upowszechniania i wykorzystania rezultatów. Nie powinny więc pochłaniać zbyt dużej części zasobów przeznaczonych na upowszechnianie. Typowe działania promocyjne to: r dystrybucja ulotek; r założenie strony internetowej; r informacje prasowe; r audycje w lokalnym radiu i telewizji; r stoiska na targach i festynach; r prezentacje projektu na seminariach, konferencjach, spotkaniach. 19

20 Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów Niektóre z powyższych sposobów działania mogą też upowszechniać rezultaty, nie tylko promować projekt. Zależy to w dużej mierze od rodzaju przekazywanych treści. Działania z wykorzystaniem mediów publicznych (prasa, radio, TV) są zazwyczaj bardzo kosztowne, a zatem niedostępne w ramach budżetu projektu. Niemniej jednak, jeśli wynikają z faktycznego zainteresowania samych mediów bądź jeśli uda się takie zainteresowanie spowodować, wówczas nie pociągają za sobą zbyt wysokich kosztów i są jak najbardziej wskazane i pożądane. Sponsorowane artykuły prasowe czy audycje radiowe z pewnością nie są wartą polecenia formą promocji, szczególnie w przypadku niskobudżetowych projektów mobilności czy partnerskich. Uzupełnieniem przedstawionych wyżej przykładów działań upowszechniających i zmierzających do trwałego wykorzystania rezultatów może być zestawienie zaprezentowane w rozdziale III na str KIEDY upowszechniać i KTO będzie to robił? Upowszechnianie często niestety bywa traktowane jako jednorazowe wydarzenie na zakończenie projektu. To jednak trochę za mało, biorąc pod uwagę złożoność tego procesu w przypadku projektów mobilności. Działania upowszechniające rezultaty najczęściej planowane są wraz z towarzyszącymi im działaniami promocyjnymi i informacyjnymi. W pierwszej fazie projektu przeważają te drugie. Działania informacyjne i promocyjne można zacząć jeszcze zanim projekt się rozpocznie już sama decyzja o otrzymaniu dofinansowania jest informacją, którą można się pochwalić w lokalnym środowisku. Nasilenie działań informacyjnych następuje zwykle na etapie rekrutacji uczestników. Jednak zasadnicze działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów rozpoczną się w momencie, gdy one się pojawią, tzn. po zakończeniu staży bądź wymian. Działania te mogą i powinny trwać nawet po zakończeniu projektu. Idealnie, jeśli nie ograniczają się do jednego wydarzenia, lecz stanową zaplanowany i przemyślany proces zmierzający do faktycznego osiągnięcia celów upowszechniania. Już na etapie planowania projektu należy przygotować wstępny harmonogram działań upowszechniających wraz z podziałem zadań między partnerów projektu. Przedstawienie go we wniosku bardzo podniesie jego wartość. W harmonogramie warto uwzględnić wydarzenia lokalne (festyny, targi) bądź branżowe (spotkania, konferencje itp.), które można wykorzystać zarówno dla promowania projektu i jego celów, jak i upowszechniania rezultatów. Warto też już na tym etapie zaplanować, kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie kolejnych działań szczególnie istotny jest tu podział między partnerów projektu. Bardzo przydatny może być tutaj wykres Gantta, patrz str. 35. Trzeba koniecznie pamiętać, że na działania upowszechniające rezultaty powinna być przewidziana wystarczająca ilość czasu w ramach projektu, tak by uniknąć pośpiechu i jak najskuteczniej dotrzeć do określonych grup. Nie oznacza to jednak, że muszą się one ograniczać jedynie do czasu trwania projektu. Przeciwnie, wskazane jest, by były one kontynuowane także po zakończeniu projektu i ustaniu finansowania. Zwiększy to znacznie trwałość osiągniętych rezultatów. Zasoby Każde działanie w projekcie wymaga przeznaczenia nań określonych zasobów, zarówno jeśli chodzi o włożoną pracę i poświęcony czas, jak i fundusze konieczne do ich zrealizowania. Już na etapie planowania projektu należy je odpowiednio przewidzieć. Ograniczony budżet projektów mobilności, jak też nie zawsze wystarczające umiejętności pracowników instytucji beneficjenta 20