Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. Aktualizacja i świadczenie usług asysty technicznej oraz modyfikacja systemu OTAGO

Transkrypt

1 Wykonawcy WZP.DZ Wrocław, r. ZP/PN/34/WIN/ 1284 / 12 /2013 Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. Aktualizacja i świadczenie usług asysty technicznej oraz modyfikacja systemu OTAGO Działając na podstawie art. 38 ust 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 25 czerwca 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) informuję, że w dniu r. wpłynęły pytania dotyczące treści SIWZ. Poniżej zaprezentowana jest treść pytań wraz z odpowiedziami. Pytanie 4 W nawiązaniu do odpowiedzi udzielonych przez Zamawiającego w dn. 11 kwietnia 2013 r. informujemy, że w ramach realizacji umów: ZP/PN/117-B/2004/WI, 18/2007/WIN, 32/2008/WIN, ZP/PN/42/2009/WIN, ZP/ZWR/216/2009/WIN i ZP/PN/159/2011/WIN Zamawiający wykupił licencje na moduły: ELUD, KOALA i EDG. Aby móc realizować funkcjonalności opisane w umowie nr ZP/PN/117- B/2004/WI (np. obsługa słowników systemu: słownik nazw ulic zgodny z uchwałami Rady Miejskiej, słownik pocztowych numerów adresowych, słownik kodów terytorialnych miast i gmin polskich, słownik kodów państw i obywatelstw, słownik kodów koloru oczu, słownik stopni wojskowych) oraz umowie nr ZP/PN/42/2009/WIN (np. przetwarzanie informacji przy rejestracji wniosków, w tym: możliwość wpisania numerów NIP wszystkich wnioskodawców oraz numeru NIP spółki cywilnej, możliwość szybkiego uzyskania danych dotyczących wniosków złożonych przez przedsiębiorcę o danym adresie lub adresie rozpoczynającym się na podaną literę (litery) początkową, możliwość wprowadzenia kilku numerów telefonów z podziałem na stacjonarne i komórkowe, dane dotyczące ulic i placów wprowadzane z listy pobieranej z gminnej bazy danych, dane dotyczące wrocławskich ulic i placów wprowadzane z listy pobieranej z gminnej bazy danych), Wykonawca udostępnił Zamawiającemu moduł KOS i ADMIN. Jednakże uaktualnienie i dostarczanie aktualizacji udostępnionych modułów (KOS, ADMIN) nie stanowi przedmiotu umowy w niniejszym postępowaniu, bowiem zmiany w tych modułach są jedynie konsekwencją aktualizacji modułów ELUD i KOALA. Moduł WYBORY zawiera się w module ELUD. W związku z powyższym wnosimy o zmianę zapisów w 1 pkt. 1.1 i 1.2 na: 1.1 Uaktualnienie modułów ELUD i KOALA wraz z funkcjonalnościami: obsługa słowników systemu: słownik nazw ulic zgodny z uchwałami Rady Miejskiej, słownik pocztowych numerów adresowych, słownik kodów terytorialnych miast i gmin polskich, słownik kodów państw i obywatelstw, słownik kodów koloru oczu, słownik stopni wojskowych, przetwarzanie informacji przy rejestracji wniosków, w tym: możliwość wpisania numerów NIP wszystkich wnioskodawców oraz numeru NIP spółki cywilnej, możliwość szybkiego uzyskania danych dotyczących wniosków złożonych przez przedsiębiorcę o danym adresie lub adresie rozpoczynającym się na podaną literę (litery) początkową, możliwość wprowadzenia kilku numerów telefonów z podziałem na stacjonarne i komórkowe,

2 dane dotyczące ulic i placów wprowadzane z listy pobieranej z gminnej bazy danych, dane dotyczące wrocławskich ulic i placów wprowadzane z listy pobieranej z gminnej bazy danych, wchodzących w skład Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem OTAGO, zwanego dalej Programem, do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami na dzień podpisania umowy; 1.2 Dostarczanie aktualizacji oprogramowania Programu w modułach ELUD, KOALA wraz z funkcjonalnościami: obsługa słowników systemu: słownik nazw ulic zgodny z uchwałami Rady Miejskiej, słownik pocztowych numerów adresowych, słownik kodów terytorialnych miast i gmin polskich, słownik kodów państw i obywatelstw, słownik kodów koloru oczu, słownik stopni wojskowych, przetwarzanie informacji przy rejestracji wniosków, w tym: możliwość wpisania numerów NIP wszystkich wnioskodawców oraz numeru NIP spółki cywilnej, możliwość szybkiego uzyskania danych dotyczących wniosków złożonych przez przedsiębiorcę o danym adresie lub adresie rozpoczynającym się na podaną literę (litery) początkową, możliwość wprowadzenia kilku numerów telefonów z podziałem na stacjonarne i komórkowe, dane dotyczące ulic i placów wprowadzane z listy pobieranej z gminnej bazy danych, dane dotyczące wrocławskich ulic i placów wprowadzane z listy pobieranej z gminnej bazy danych, w okresie od dnia popisania umowy do dnia roku wraz ze świadczeniem usług asysty technicznej;. Zamawiający nie zgadza się na zaproponowaną modyfikację umowy, ponieważ obawia się pominięcia aktualizowania któregoś z elementów aplikacji niezbędnych do prawidłowego działania modułów: ELUD, KOALA i WYBORY. Aktualizacje innych modułów niż ELUD, KOALA i WYBORY mają być przeprowadzane tylko w zakresie niezbędnym do zapewnienia pracy wyżej wymienionych modułów. Pytanie 5 W 1 ust. 2 pkt 2.1 projektu umowy wskazano, że Aktualizacja i asysta techniczna obejmuje: (...) 2.1. aktualizację Programu wynikającą ze zmiany przepisów prawnych; w tym umożliwienie wykonywania Zamawiającemu wszelkich raportów w wersji papierowej i elektronicznej wynikających z obowiązujących przepisów prawnych, a także umożliwiającą generowanie danych statystycznych dotyczących wydanych zezwoleń, licencji i koncesji a wynikających z obowiązków ustawowych i tworzonych w oparciu o dane gromadzone w bazach Programu. Czy w celu doprecyzowania ww. świadczenia Zamawiający skłonny jest zmienić ten zapis na następujący (biorąc pod uwagę, że zapis ten został zmodyfikowany w stosunku do umowy z roku poprzedniego): 2.1. aktualizację tj. zmianę wyszczególnionych w załączniku nr 1 do Umowy (Załącznik nr 7 do SIWZ) funkcji modułów ELUD i KOALA wchodzących w skład Programu a także funkcji wykonanych w ramach wykonania modyfikacji, o których mowa w 1 ust. 1.3 Umowy oraz raportów, zestawień, wydruków statystycznych zaimplementowanych w modułach ELUD i KOALA w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązujących ogłoszonych w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej i Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski skutkujących koniecznością dokonania zmian w przedmiotowych funkcjach modułów ELUD i KOALA oraz raportach, zestawieniach i wydrukach statystycznych.? Zamawiający nie zgadza się na zaproponowane zmiany w projekcie umowy, ponieważ w ten sposób zostaną pominięte przepisy prawa miejscowego, które są publikowane w Dziennikach Wojewódzkich. Pytanie 6 W 2 ust. 2 pkt 2.3 projektu umowy Zamawiający wskazuje, że w przypadku zwłoki Zamawiającego w realizacji płatności dłuższej niż 4 tygodnie, od ustalonego na fakturze terminu płatności, umowa wygasa. Jak w przypadku wygaśnięcia umowy w ww. przypadku wyglądać będą rozliczenia finansowe? W jakim terminie Strona 2/6

3 od wygaśnięcia umowy Zamawiający ureguluje zaległe płatności i zapłaci za prace i usługi wykonywane w okresie do wygaśnięcia umowy? W takim przypadku Wykonawca przedłoży Zamawiającemu stosowne faktury za wykonane prace, określając w nich termin zapłaty, który będzie obowiązywał Zamawiającego. Termin ten powinien być zgodny ze standardami przyjętymi w obrocie gospodarczym. Pytanie 7 Zapis 3 ust. 3 i 4 projektu umowy (Załącznik nr 6 do SIWZ) stanowi: 3. Wykonawca przeprowadzi aktualizację Programu wynikającą ze zmiany przepisów prawnych co najmniej na 30 dni przed dniem wejścia ich w życie. 4. Wykonawca dołoży wszelkich starań do dokonania modyfikacji w jak najkrótszym czasie, o ile niemożliwe będzie spełnienie warunków z 3 pkt 3, jednak nie później niż 30 dni po wejściu w życie zmiany przepisów prawnych. Czy Zamawiający dokona zmiany ww. zapisów na następujące(biorąc pod uwagę, że zapis ten został zmodyfikowany w stosunku do umowy z roku poprzedniego): 3. Aktualizacje, o których mowa w 1 ust.1 pkt 1.2 i ust. 2 pkt 2.1 Umowy zostaną przesyłane Zamawiającemu w ciągu 7 dni roboczych licząc od dnia wejścia w życie przepisów powszechnie obowiązujących ogłoszonych w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej i Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski a w przypadku gdy zakres zmian jest istotny (tj. powstanie konieczność przebudowania struktur lub logiki danego modułu Programu) w ciągu 21 dni roboczych licząc od dnia wejścia w życie ww. przepisów powszechnie obowiązujących powodujących konieczność dokonania aktualizacji. 4. Aktualizacje, o których mowa w 1 ust. 1.2 i 2.1 przesłane będą na następujący adres Zamawiającego:.? W związku z negatywną odpowiedzią na pytanie 5, Zamawiający nie zgadza się na zaproponowaną modyfikację umowy. Pytanie 8 7 projektu umowy (Załączniku nr 6 do SIWZ) dotyczy kar umownych i odpowiedzialności odszkodowawczej. Czy z uwagi na fakt, że wskazane kary umowne (przewidziane w 7 ust. 1 pkt ) są odniesione do kwoty wynagrodzenia określonego w 6 pkt. 1 przez co ich wysokość jest znacząca (w porównaniu z projektem umowy z roku ubiegłego stanowiąca wzrost rzędu 200 lub 300%, rozszerzono też katalog sytuacji rodzących obowiązek ich zapłaty proszę wziąć pod uwagę fakt, iż przy oszacowywaniu wynagrodzenia ofertowego bierze się pod uwagę wysokość ryzyka kontraktowego, które ma bezpośrednie przełożenie na cenę oferty) Zamawiający zmodyfikuje zapisy dotyczące kar umownych poprzez obniżenie ich wysokości, rezygnację z części z nich i nada ust. 1 następujące brzmienie: 1. W przypadku opóźnienia w realizacji Umowy z winy Wykonawcy, Wykonawca zostanie przez Zamawiającego zobowiązany do zapłaty kar umownych: 1.1. za pierwsze 5 dni roboczych zwłoki w usuwaniu wykrytych i zgłoszonych na piśmie błędów lub modyfikacji w wysokości 100 zł za każdy dzień roboczy zwłoki, zaś za każdy następny (po pierwszych 5) dzień roboczy zwłoki w wysokości 200 złotych w wysokości 50 zł za każdy dzień roboczy zwłoki w przypadku nieuzasadnionej odmowy wykonania modyfikacji, o której mowa w 1 ust. 1 pkt 1.3 liczonej od dnia doręczenia Wykonawcy przez Zamawiającego informacji o braku akceptacji tej odmowy (po uprzednim otrzymaniu przez Zamawiającego informacji od Wykonawcy, o której mowa w 3 ust. 12)? Kary umowne mają charakter restrykcyjny. Przy współpracy obu Stron, właściwej realizacji umowy przez Wykonawcę oraz staraniach, by polubownie rozwiązywać wszelkie problemy, zapisy te w ogóle nie powinny mieć zastosowania. Strona 3/6

4 Pytanie 9 W projekcie umowy (Załączniku nr 6 do SIWZ) Zamawiający nie zakreślił granic odpowiedzialności kontraktowej a biorąc pod uwagę fakt, iż przy oszacowywaniu wynagrodzenia ofertowego bierze się pod uwagę wysokość ryzyka kontraktowego (które ma bezpośrednie przełożenie na cenę oferty) wprowadzanie limitu odpowiedzialności Wykonawcy jest pożądane. Pytanie: Czy w związku z tym Zamawiający dopuszcza modyfikację Załącznika nr 6 do SIWZ poprzez dodanie do 7 projektu umowy następujących ustępów: 9. Łączna odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu kar umownych jest ograniczona do kwoty wynoszącej 20 % wartości umowy netto (tj. wynagrodzenia netto określonego w 6 ust. 1 Umowy). 10. Z zastrzeżeniem postanowień umowy przewidujących dalej idące ograniczenia lub wyłączenia odpowiedzialności odszkodowawczej Wykonawcy i w zakresie, w jakim jest to dopuszczalne w świetle bezwzględnie obowiązujących przepisów prawnych, wyłącza się w całości odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu utraconych korzyści Zamawiającego oraz ogranicza się całkowitą odpowiedzialność odszkodowawczą Wykonawcy względem Zamawiającego za wszelkie szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę do kwoty wynoszącej 100% wynagrodzenia z Umowy netto (określonego w 6 ust. 1 Umowy). oraz jednocześnie zmieni brzmienie 7 ust. 8 projektu umowy na następujące: 8. Zastrzeżenie kar umownych, określonych ust. 1 nie wyłącza prawa dochodzenia przez Zamawiającego na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych, ale wyłącznie do wysokości limitu odpowiedzialności odszkodowawczej Wykonawcy określonego w ust. 10 tj. do kwoty wynoszącej 100% umownego wynagrodzenia netto (określonego w 6. ust. 1 Umowy). Zamawiający nie dopuszcza modyfikacji Załącznika nr 6 do SIWZ (patrz odpowiedź 8). Pytanie 10 W 1 ust. 1 pkt 1.1 projektu umowy (Załącznik nr 6 do SIWZ) wskazano, że Wykonawca ma wykonać uaktualnienie Programu do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami na dzień podpisania umowy. W jakim terminie ma nastąpić uaktualnienie Programu do stanu zgodnego z przepisami na dzień podpisania umowy? W opisanej sytuacji zastosowane zostaną zapisy 3 ust. 4 umowy i program zostanie zmodyfikowany w ciągu 30 dni od podpisania umowy. Pytanie 11 W 1 ust. 1 pkt 1.1 projektu umowy (Załącznik nr 6 do SIWZ) posłużono się pojęciem obowiązujących przepisów zaś w ust. 2 pkt 2.1. przepisów prawnych lub obowiązujących przepisów prawnych nie precyzując, co należy rozumieć pod tymi pojęciami (pojęcia te są szerokie i dla prawidłowego oszacowania oferty niezbędne jest ich doprecyzowanie). Czy Zamawiający posługując się ww. pojęciami ma na myśli przepisy powszechnie obowiązujące ogłoszone w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej i Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski? Prosimy o dokonanie doprecyzowania w tym zakresie poprzez dokonanie zmiany w Załączniku nr 6 do SIWZ. Zamawiający nie zgadza się na zaproponowane zmiany w projekcie umowy, ponieważ w ten sposób zostaną pominięte przepisy prawa miejscowego, które są publikowane w Dziennikach Wojewódzkich. Strona 4/6

5 Pytanie 12 W 1 ust. 1 pkt 1.2 i ust. 1.3 projektu umowy (Załącznik nr 6 do SIWZ) Zamawiający posłużył się pojęciem modyfikacja, roboczogodzina oraz świadczenie innych usług informatycznych. Czy Zamawiający może podać definicję użytych pojęć lub je doprecyzować? Następujące pojęcia Zamawiający rozumie następująco: modyfikacje programu: wszelkie zmiany w kodzie źródłowym programu o charakterze klienckim, tzn. dostosowane do specyficznych potrzeb Zamawiającego, które nie wynikają z obowiązujących przepisów, np. w zakresie poprawy ergonomii programu. świadczenia innych usług informatycznych: prace związane ze wsparciem i utrzymaniem baz danych, z prawidłową konfiguracją programu, strojeniem bazy danych, itp. roboczogodzina: praca wykonana przez jednego pracownika w ciągu jednej godziny Pytanie 13 W 1 ust. 2 pkt 2.4 projektu umowy (Załącznik nr 6 do SIWZ) posłużono się pojęciem błędu, którego umowa nie definiuje. Podobnie w 3 ust. 2 pkt 2.4 i 2.5 posłużono się pojęciem błędu niekrytycznego, którego nie zdefiniowano, natomiast definicja błędu krytycznego jest bardzo ogólna. Czy Zamawiający rozumie pod pojęciem Błędu - działanie lub zachowanie danego modułu Programu niezgodne z jego dokumentacją? Czy Zamawiający rozumie pod pojęciem Błędu krytycznego Błąd, który uniemożliwia pracę w danym module Programu, zatrzymuje jego działanie? Czy Zamawiający rozumie pod pojęciem Błędu niekrytycznego Błąd, który nie uniemożliwia pracy w danym module Programu, nie zatrzymuje jego działania ale którego wystąpienie powoduje niemożność wykonania operacji (określonych dla danego modułu w dokumentacji) lub ogranicza lub utrudnia możliwość korzystania z danego modułu zgodnie z jego dokumentacją tj. wymaga podjęcia przez użytkownika działań, które nie zostały określone w dokumentacji, a których wykonanie jest niezbędne do umożliwienia korzystania z danego modułu Programu? Następujące pojęcia Zamawiający rozumie następująco: błąd: program przestał działać lub jego działanie jest niezgodne z OPZ lub dostarczoną dokumentacją błąd krytyczny: błąd w wyniku, którego: 1. następuje zatrzymanie pracy programu, 2. niedostępne są istotne funkcje programu, które są niezbędne do realizacji procesów biznesowych i nie ma możliwości obejścia błędu, 3. program utracił dane lub wystąpiły zaburzenia ich integralności. błąd niekrytyczny: błąd inny niż krytyczny. Pytanie 14 W 1 ust. 4 projektu umowy (Załącznik nr 6 do SIWZ) Zamawiający wskazuje, że usługa będzie świadczona w dni robocze obowiązujące u Zamawiającego. Czy Zamawiający może zdefiniować pojęcie dni roboczych obowiązujących u Zamawiającego Czy są to dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, o których mowa w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 roku o dniach wolnych od pracy /Dz. U. 1951, Nr 4, poz. 28 z późn. zm./? Zamawiający potwierdza, że dni robocze to dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, o których mowa w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 roku o dniach wolnych od pracy (Dz. U. 1951, Nr 4, poz. 28 z późniejszymi zmianami). Strona 5/6

6 Pytanie 15 W 2 ust. 2.1 i 2.2 projektu umowy (Załącznik nr 6 do SIWZ) Zamawiający posługuje się niedookreślonymi pojęciami rażące zaniedbanie obowiązków przez Wykonawcę, z ważnych powodów, jako przesłanki rozwiązania umowy. Co Zamawiający rozumie pod pojęciem rażące zaniedbanie obowiązków przez Wykonawcę oraz z ważnych powodów? Prosimy o doprecyzowanie z uwagi na fakt, iż są to pojęcia nieostre. Zamawiający pod pojęciem rażącego zaniedbania obowiązków przez Wykonawcę rozumie zaprzestanie świadczenia usług przez Wykonawcę, do których ten był zobligowany w ramach podpisanej umowy, np. zaprzestał dostarczania aktualizacji programu. Zamawiający dopuszcza wypowiedzenie umowy przez każdą ze Stron z ważnych powodów, którymi mogą być w szczególności: naruszenie przez Zamawiającego autorskich praw majątkowych do programu, rażące zaniedbanie obowiązków przez Wykonawcę, brak współdziałania. Pytanie 16 W 3 ust. 7 projektu umowy posłużono się pojęciem nowe wersje Programu. Co Zamawiający rozumie pod tym terminem? Czy Zamawiający rozumie pod tym pojęciem przesyłki zawierające zmiany wykonane w wyniku aktualizacji i poprawy Błędów? Tak, pisząc o nowych wersjach programu Zamawiający miał na myśli przesyłki aktualizacyjne, o których pisze Wykonawca. Pytanie 17 7 projektu umowy (Załączniku nr 6 do SIWZ) dotyczy kar umownych, które zastrzeżono na wypadek opóźnienia w realizacji Umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy. Czy Zamawiający może zastąpić termin z przyczyn zależnych od Wykonawcy na z winy Wykonawcy? Zamawiający nie zgadza się na zastąpienie terminu z przyczyn zależnych od Wykonawcy na termin z winy Wykonawcy. Ponadto Zamawiający dokonuje modyfikacji treść działu XII pkt 5 i 6 SIWZ które uzyskują następujące nowe brzmienie 5.Gwarancje i poręczenia należy wystawiać na: Gminę Wrocław, pl. Nowy Targ 1-8, Wrocław i zdeponować w Dziale Centralnej Obsługi Finansowej Wydziału Finasowego przy ul. Sukiennice 10, w pok. nr W przypadku przesyłania poręczenia lub gwarancji pocztą, oryginał gwarancji należy przesłać na adres: Dział Centralnej Obsługi Finansowej, Wydział Finansowy, Urząd Miejski Wrocławia, ul. Sukiennice 10, Wrocław, pok. nr 108. Z up. Prezydenta Ewa Kulik Zastępca Dyrektora Wydziału Zamówień Publicznych Sprawę prowadzi: Anna Grzegorzek, Starszy specjalista Sporządził: Piotr Kurgan, Główny specjalista Do wiadomości: aa Strona 6/6