Uniwersytet Warszawski USOS MODUŁ STYPENDIA Wersja USOS 3.02 Podręcznik użytkownika

Transkrypt

1 Uniwersytet Warszawski USOS MODUŁ STYPENDIA Wersja USOS 3.02 Podręcznik użytkownika Opracowanie: Grażyna Kurzyna Maria Krysiak-Klejnberg Warszawa, październik 2005

2 Spis treści Spis treści Wstęp... 5 Słownik terminów używanych w podręczniku... 5 Rozdział I Krótka charakterystyka modułu... 7 Rozdział II Zasady związane z obsługą stypendiów studenckich... 8 II.1. Przepływ danych o stypendiach między jednostkami uczelni... 8 II.2. Przyznawanie stypendiów II.3. Przygotowanie list stypendialnych i stosownych dokumentów II.4. Realizacja wypłat II.5. Sprawozdawczość centralna II.6. Przechowywanie danych Rozdział III Założenia podstawowe do modułu STYPENDIA III.1. Dane istotne dla obsługi stypendiów III.1.1. Dane o studencie III.1.2. Dane wydziałowe III.1.3. Parametry ogólnouczelniane Rozdział IV Słowniki wykorzystywane przy obsłudze stypendiów IV.1. Jednostki organizacyjne Czynność 1: Definiowanie jednostek przyznających świadczenia IV.2. Słowniki socjalne IV.2.1. Definiowanie typów stypendiów Czynność 2: Definiowanie typów stypendiów IV.2.2. Definiowanie stypendiów Czynność 3: Definiowanie stypendiów IV.2.3. Przegląd listy jednostek przyznających stypendia studenckie Czynność 4: Przegląd listy jednostek przyznających stypendia IV.3. Banki Czynność 5: Przegląd listy banków IV.4. Obywatelstwa i kraje Czynność 6: Przegląd listy obywatelstw i krajów IV.5. Alerty stypendialne Czynność 7: Definiowanie alertów dla stypendiów Rozdział V Stypendia w dziekanacie V.1. Okres stypendialny V.1.1. Znaczenie poszczególnych flag V.1.2. Kolejność działań w ciągu miesiąca V.1.3. Tworzenie nowego okresu stypendialnego Czynność 8: Definiowanie nowego okresu stypendialnego Czynność 9: Przepisanie okresu Czynność 10: Przepisanie okresu tylko z zaległymi stypendiami Czynność 11: Zatwierdzanie okresu Czynność 12: Zamykanie okresu V.1.4. Definiowanie limitów w jednostce Czynność 13: Definiowanie limitów w jednostce V.2. Przyznawanie stypendiów V.2.1. Przyznawanie wybranego stypendium wielu studentom Czynność 14: Przypisywanie/przyznawanie wybranego stypendium wielu studentom Czynność 15: Wprowadzanie konta bankowego V.2.2. Przyznawanie wybranemu studentowi kilku stypendiów

3 Spis treści Czynność 16: Przypisanie/przyznawanie studentowi kilku stypendiów V.2.3. Określanie sposobu płatności stypendium Czynność 17: Określanie sposobu płatności stypendium V.2.4. Algorytmy wspomagające przyznawanie stypendiów Czynność 18: Wpisywanie średniego dochodu w rodzinie V Algorytm z wyliczaną podstawą naliczania Czynność 19: Zastosowanie algorytmu z wyliczaną podstawą naliczania V Algorytm z ustaloną podstawą naliczania Czynność 20: Zastosowanie algorytmu z ustaloną podstawą naliczania V Algorytm progowy dla stypendium socjalnego Czynność 21: Definiowanie progów dla stypendium socjalnego Czynność 22: Zastosowanie algorytmu progowego dla stypendium socjalnego V Algorytm liniowy do wyliczania stypendium za wyniki w nauce Czynność 23: Zastosowanie algorytmu liniowego do wyliczania stypendium za wyniki V Algorytm progowy do wyliczania stypendium za wyniki w nauce Czynność 24: Definiowanie progów Czynność 25: Wyliczanie stypendium za wyniki wg algorytmu progowego V Przepisanie obliczonych wartości do wartości rzeczywistych Czynność 26: Przepisanie obliczonych wartości do wartości rzeczywistych V.2.5. Operacje automatyczne V Indeksacja Czynność 27: Indeksacja stypendium V Przyznanie stałej kwoty V Czyszczenie wybranych stypendiów Czynność 28: Czyszczenie stypendium V Wpisanie wyrównań dla wszystkich studentów V Zaznaczenie niewypłaconych kwot wszystkim studentom V Zerowanie pola Średni dochód w rodzinie Czynność 29: Zerowanie pola Średni dochód w rodzinie V Kontrola przekroczenia dopuszczalnych kwot stypendiów Czynność 30: Sprawdzenie przekroczenia maksymalnej sumy stypendiów i korekta przyznanych kwot.48 V.3. Niewypłacone i zaległe stypendia...49 Czynność 31: Zaznaczanie niewypłaconych stypendiów Czynność 32: Zmiana kwoty zaległego stypendium Czynność 33: Uzupełnienie okresu tylko o zaległe stypendia V.4. Wydruk gotowych list, zestawień i dokumentów Czynność 34: Wydruk listy, zestawienia i wykazu V.5. Eksport danych do Kwestury Czynność 35: Generowanie pliku przelewów Rozdział VI : Stypendia w Kwesturze VI.1. Zestawienie wydatków jednostek na stypendia Czynność 36: Wypełnianie brakujących danych o przyznanych świadczeniach Czynność 37: Wydruk zestawienia zbiorczego wydatków na przyznane stypendia VI.2. Przelewy stypendiów Czynność 38: Generowanie pliku przelewów Czynność 39: Wydruk wykazu przelewów VI.3. Blokowanie okresów stypendialnych w jednostkach na potrzeby przelewów VI.4. Przegląd i kontrola stypendiów studentów Czynność 40: Przeglądanie stypendiów studentów z powtarzającymi się przyznaniami Rozdział VII : Stypendia w Biurze Spraw Studenckich VII.1. Stypendia dla studentów polskich VII.1.1. Rozdział FPM dla studentów polskich VII.1.2. Rozliczenie miesięczne jednostek VII.1.3. Rozliczenie roczne jednostek VII.1.4. Sprawozdanie S-11 dla GUS

4 Spis treści Czynność 41: Obliczenie danych do sprawozdania S VII.1.5. Przygotowanie listy płatniczej zapomóg z rezerwy rektorskiej Czynność 42: Przygotowanie listy płatniczej zapomóg z rezerwy rektorskiej VII.2. Stypendia cudzoziemców Rozdział VIII : Raporty Dodatek A: Zmiany w wersji 2.08 (względem wersji 2.05) Dodatek B: Co nowego w wersji

5 Wstęp Wstęp Moduł STYPENDIA jest tym modułem systemu USOS, który w sposób kompleksowy wspomaga proces przyznawania i realizacji płatności świadczeń materialnych dla studentów. W rozdziale I przedstawiono krótko cechy modułu STYPENDIA. Rozdział II zawiera opis aktualnego stanu spraw związanych z obsługą stypendiów studenckich w uczelni wyższej na przykładzie Uniwersytetu Warszawskiego w kontekście obsługi informatycznej. W szczególności pokazany został obieg dokumentów. Rozdział III zawiera podstawowe założenia dla modułu STYPENDIA. Rozdział IV zawiera opis słowników wykorzystywanych w module STYPENDIA. Słowniki powinny być definiowane dla całej uczelni przez jednostkę centralną. W rozdziale V przedstawiono możliwości modułu w zakresie obsługi prac jednostki przyznającej stypendia. Rozdział VI dedykowany jest użytkownikom z Kwestury. Rozdział VII zawiera opis wspomagania prac Biura Spraw Studenckich. Rozdział VIII zawiera zestawienie raportów dotyczących stypendiów. W podręczniku wyróżniono i opisano w kolejnych krokach poszczególne czynności użytkownika w celu osiągnięcia określonego celu. Każda czynność zaczyna się od stanu początkowego, czyli ekranu startowego systemu USOS. Niektóre czynności mogą być realizowane w kilku wariantach. Słownik terminów używanych w podręczniku Jednostka jednostka organizacyjna uczelni zdefiniowana w słowniku jednostek organizacyjnych, np. Wydział Chemii, Instytut Anglistyki itp. Osoba osoba ze świata rzeczywistego, o której przechowuje się informację w systemie i która odgrywa w nim jakąś rolę. Każda osoba musi mieć zdefiniowane dane osobowe. Student (osoba z indeksem) osoba, dla której zdefiniowano program studiów. Jedynie studentowi można przyznać stypendium lub wyliczyć dla niego średnią ocen z przedmiotów. Student polski student, który ma obywatelstwo polskie. Student zagraniczny student, który ma obywatelstwo inne niż polskie. Student aktywnie studiujący w jednostce student, który ma choć jeden otwarty program w jednostce, tzn. nie skreślony program z otwartym etapem w tej jednostce. (W listach 5

6 Wstęp wyboru, które pojawiają się w module Stypendia, znajdują się tylko studenci aktywnie studiujący.) Student uprawniony do stypendium student aktywnie studiujący w jednostce, który nie powtarza roku. (System pozwala przypisać stypendia również studentom nieuprawnionym. W takim przypadku dane studenta są wyróżnione czcionką przekreśloną) Świadczenie forma pomocy materialnej z określonego tytułu, np. stypendium socjalne, dopłata do DS. Stypendium formalnie świadczenie, które w nazwie zawiera słowo "stypendium"; w tym podręczniku, terminem stypendium określa się każde świadczenie pieniężne. Okres stypendialny okres, na jaki przyznawane jest stypendium w jednostce, skojarzony z miesiącem, rokiem i jednostką. Okres stypendialny zatwierdzony okres w którym zaznaczono wskaźnik Zatwierdzony co oznacza, że nie można już dokonywać zmian w stypendiach. Jedyną dostępną operacją jest zaznaczanie niewypłaconych stypendiów. Zatwierdzenie okresu powinno być wykonane po wydrukowaniu i podpisaniu list stypendialnych. Okres stypendialny zamknięty okres, w którym zaznaczono wskaźnik Zamknięty co oznacza, że nie można już dokonywać żadnych zmian w stypendiach. Tylko okres zamknięty można przepisać do nowego okresu. Zamknięcie okresu powinno być wykonane po zaznaczeniu niewypłaconych stypendiów. Jest ono sygnałem dla Kwestury i BSS, że można rozpocząć dalsze przetwarzanie danych stypendialnych. Stypendium przypisane świadczenie, które jest przypisane studentowi w danym okresie stypendialnym. Przypisania dokonuje się na podstawie podania studenta o przyznanie świadczenia. Tylko studenci, którzy mają przypisane stypendium, są brani pod uwagę przy przyznawaniu tego stypendium przez ręczne wpisywanie kwot lub przy wyliczaniu za pomocą algorytmów. Stypendium przyznane świadczenie przypisane z przydzieloną kwotą w polu Wartość rzeczywista lub w polu Wyrównanie. Stypendium zaległe świadczenie przyznane studentowi w poprzednim okresie stypendialnym i nie odebrane przez niego. Ranking klasyfikacja prowadzona wg określonych reguł, kryteriów, np. kolejność ustalana na podstawie wyników w nauce; uszeregowanie osób, rzeczy lub zagadnień pod pewnym względem. W niniejszej pracy mianem ranking jest określany zbiór parametrów użytych do wyliczenia średnich dla osoby lub grupy osób. Ranking jest bytem nadrzędnym dla związanych z nim osób i grup przedmiotów. Średnia ocen do stypendium za wyniki w nauce średnia ocen studenta wyliczona na podstawie rankingu zdefiniowanego specjalnie na potrzeby stypendium za wyniki w nauce; może to być np. średnia ocen za poprzedni rok akademicki. 6

7 Krótka charakterystyka modułu Rozdział I Krótka charakterystyka modułu Moduł STYPENDIA ma za zadanie całościowe wspomaganie obsługi stypendiów studenckich w uczelni wyższej. Można tu wyróżnić następujące zagadnienia z punktu widzenia jednostek uczelni biorących w tym udział: Wspomaganie prac Dziekanatów i Wydziałowych Komisji Stypendialnych w zakresie przydzielania stypendiów i przygotowania list stypendialnych studentów. Wspomaganie prac Biura Spraw Studenckich przy rozdzielaniu funduszu pomocy materialnej na wydziały i instytuty i pomoc w rozliczaniu wykorzystania przydzielonych wydziałom limitów. Wspomaganie procesu ewidencjonowania stypendiów studentów zagranicznych oraz generowanie kwartalnych sprawozdań dla MEN o stypendiach Rządu RP. Wspomaganie prac Kwestury w zakresie rozliczania stypendiów, realizacji przelewów bankowych i generowania zestawień zbiorczych. Moduł STYPENDIA posiada następujące cechy jakie powinna mieć aplikacja przyjazna użytkownikowi: Zabezpieczenie dostępu do danych (hasła, nadawanie uprawnień do poszczególnych funkcji aplikacji lub do zakresu i sposobu działania na danych), określenie ról użytkowników w zależności od wykonywanych zadań. Łatwość wprowadzania danych (system podpowiedzi, wybór z listy). Kontrola poprawności wprowadzanych danych. Przejrzystość formularzy (podział na strony tematyczne), z ograniczeniem konieczności przechodzenia między różnymi oknami i menu w celu dotarcia do potrzebnych danych. Szybki dostęp do zgromadzonych danych mechanizm wyszukiwania wg zadanych wartości pól wybranych przez użytkownika (system złożonych zapytań oraz zawężeń, tzw. filtrów). Kontrola kolejności wykonywanych akcji i sygnalizacja sytuacji nietypowych. Spis treści 7

8 Zasady związane z obsługą stypendiów studenckich Rozdział II Zasady związane z obsługą stypendiów studenckich W tym rozdziale przedstawiony został przepływ danych o stypendiach między podmiotami, które biorą udział w procesie obsługi stypendiów. Podstawowe zasady i tryb przyznawania stypendiów w uczelni wyższej reguluje Zarządzenie Ministra Edukacji Narodowej, a szczegółowe rozwiązania są ustalane przez Rektora w Regulaminie dotyczącym przyznawania świadczeń studentom. II.1. Przepływ danych o stypendiach między jednostkami uczelni Podmiotami, które spełniają istotną rolę w procesie przyznawania świadczeń dla studentów i obsługi spraw stypendialnych są: Ministerstwo Edukacji Narodowej, Rektor uczelni, Samorząd Studencki, Biuro Spraw Studenckich (BSS) lub inaczej nazwana komórka wypełniająca opisane dalej funkcje, Kwestura, Jednostki dydaktyczne przyznające stypendia (wydziały, instytuty). Ministerstwo Edukacji Narodowej: Wydaje zarządzenia regulujące zasady i tryb przyznawania świadczeń dla studentów. Przydziela środki z budżetu państwa na Fundusz Pomocy Materialnej (FPM) dla uczelni. Informuje o przyznanych imiennie świadczeniach dla studentów zagranicznych. Przyznaje stypendium Ministra Edukacji Narodowej wyróżniającym się studentom (na wniosek Dziekanów wydziałów). Rektor: Wydaje regulamin przyznawania świadczeń w uczelni. Decyduje o tym, jakie środki z FPM przeznacza na stypendia. Wydziela część FPM na zapomogi rektorskie do dyspozycji własnej. Przyznaje zapomogi rektorskie studentom w przypadkach losowych. Samorząd Studencki: Spełnia funkcje doradcze i kontrolne przy ustalaniu zasad i realizacji procesu przydzielania stypendiów. Biuro Spraw Studenckich Sekcja Spraw Bytowych: Przydziela jednostkom limity na świadczenia z FPM. Kontroluje wykorzystanie limitów. Sprawdza poprawność dokumentów zbiorczych funduszy rozdysponowanych przez wydziały i akceptuje je. Przygotowuje sprawozdania dla GUS i MEN. Przygotowuje listę stypendialną zapomóg z rezerwy rektorskiej (poza limitami wydziałowymi). Biuro Spraw Studenckich Sekcja Spraw Zagranicznych: Prowadzi sprawy stypendialne cudzoziemców i jest w kontakcie z MEN i wydziałami. 8

9 Zasady związane z obsługą stypendiów studenckich Przygotowuje sprawozdania dla MEN dotyczące stypendiów cudzoziemców. Kwestura: Realizuje stronę finansową, czyli wypłaty i przelewy. Przygotowuje zestawienia zbiorcze i rozliczenia. Wydziały/instytuty: Przyjmują od studentów podania o przyznanie stypendiów, zaświadczenia, oświadczenia i stosowne dokumenty. Przyznają stypendia w ramach wyznaczonego limitu wg zasad zatwierdzonych przez Dziekana. Przygotowują odpowiednie dokumenty dla Kwestury i BSS zgodnie z Regulaminem przyznawania i wypłacania świadczeń pomocy materialnej... wydanego przez Rektora. Oto schemat przepływu danych dotyczących stypendiów: Fundusz Pomocy Materialnej Ministerstwo Edukacji Narodowej Rektor Zarząd Samorządu Studentów Pula FPM Inform. o zapomogach rektorskich Informacja o styp. Sprawozdania cudzoziemców Biuro Spraw Studenckich Sekcja Spraw Bytowych Sekcja Spraw Zagranicznych podania, zaświadczenia oświadczenia wypłaty w kasie Regulamin Limit FPM Zaakceptowane Informacja o styp.. listy stypendialne cudzoziemców Listy stypendialne Lista zapomóg Zestawienie zbiorcze rektorskich Wydział / instytut Komisja Stypendialna Dziekanat Wykaz przelewów Pliki: przelewy wydatki stypendia podatki Kwestura Sekcja Rozliczeń Funduszu Pomocy zaakceptowana lista kasowa wypłaty na konto Bank potwierdzenie wypłat odrzucone przelewy Pliki przelewów Wykaz przelewów 9

10 Zasady związane z obsługą stypendiów studenckich Dla Kwestury na wydziałach przygotowywane są następujące dokumenty: listy stypendialne dla studentów polskich z FPM i fundowane oraz dla cudzoziemców, lista kasowa, zestawienie zbiorcze, wykaz przelewów, lista podatków, pliki zawierające: - wydatki planowane, - przelewy bankowe, - podatki, - listę stypendiów. Dla BSS są przygotowywane następujące dokumenty: listy stypendialne dla studentów polskich z FPM oraz dla cudzoziemców, zestawienie zbiorcze. Spis treści II.2. Przyznawanie stypendiów Stypendia dla studentów polskich (z wyjątkiem stypendium MEN) przyznawane są na wydziałach lub w instytutach jednorazowo w każdym miesiącu roku akademickiego (od października do lipca). Wydział otrzymuje na miesiąc określony limit z funduszu pomocy materialnej na stypendia dla studentów polskich, który może rozdysponować. Tryb przyznawania stypendiów studenckich na wydziałach regulowany jest przez Dziekana w porozumieniu z Samorządem Studenckim (regulamin wydziałowy). Organizacyjnie jest to realizowane różnie. Różne też są stosowane algorytmy, według których wyliczane są wysokości poszczególnych świadczeń, np. stypendia MEN i dla niepełnosprawnych przyznawane są w stałych wysokościach. W systemie USOS zostało zrealizowanych kilka algorytmów, które dotychczas były używane na różnych wydziałach Uniwersytetu Warszawskiego. Stypendia dla niepełnosprawnych są refundowane przez Rektora i nie są uwzględniane w limitach wydziałowych. Stypendia MEN przyznawane są przez Ministra Edukacji Narodowej na wniosek Rady Wydziału za szczególne osiągnięcia studenta. Osoby, którym przyznano stypendium MEN nie mogą otrzymać stypendium za wyniki w nauce. Stypendia MEN również nie są uwzględniane w limitach wydziałowych. Stypendia dla cudzoziemców przyznawane są przez Ministerstwo Edukacji Narodowej. Biuro Spraw Studenckich otrzymuje informację o przyznanych stypendiach i przekazuje ją wydziałom, które sporządzają listę stypendialną cudzoziemców. Zgodnie z zarządzeniem MEN obowiązuje zasada, że suma stypendium socjalnego i stypendium za wyniki nie może przekraczać ustalonej kwoty. Świadczenia socjalne dla studentów polskich mogą być przyznane tylko w ramach jednej jednostki. Student na początku roku akademickiego składa oświadczenie, w której jednostce będzie się starał o przyznanie świadczeń socjalnych. 10

11 Zasady związane z obsługą stypendiów studenckich Cudzoziemcy mogą pobierać świadczenia tylko na jednym wydziale, określonym przez MEN. Uwaga: Jeśli student studiuje na kilku wydziałach, to może się znaleźć na listach stypendialnych na tych wydziałach niezależnie (nie dotyczy to świadczeń socjalnych). Każda lista jest bowiem przygotowywana w jednostce, gdzie widoczni są tylko studenci tej jednostki. Spis treści II.3. Przygotowanie list stypendialnych i stosownych dokumentów Listy stypendialne są przygotowywane przez jednostki dydaktyczne uczelni, wydziały lub instytuty. Zakłada się, że listy płatnicze powinny być przygotowywane w miesiącu poprzedzającym miesiąc wypłat. Jednak można też w jednym miesiącu przygotować kilka list na kolejne miesiące (z wyprzedzeniem lub wstecz). Np. w październiku przygotowywane mogą być listy za październik i listopad. Terminy przekazania list do realizacji są wcześniej wyznaczone przez Kwesturę. Osobno, ze względu na różne fundusze, przygotowywane są listy stypendialne: lista stypendiów płaconych z FPM dla studentów polskich, lista stypendiów fundowanych i z własnego funduszu stypendialnego dla studentów polskich, lista stypendiów cudzoziemców. Każda lista musi być podpisana przez osobę, która ją wykonała, osoby, które ją sprawdziły pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz osoby, które ją zatwierdziły, czyli Pełnomocnika Kwestora i Dziekana. Dla ułatwienia pracy kasjerkom może być również przygotowana tzw. lista kasowa obejmująca tylko stypendia studentów polskich z FPM płaconych gotówką w kasie. W dziekanatach wydawane są zaświadczenia o uzyskanych przez studenta świadczeniach w zadanym okresie czasu. Raz w roku opracowywane jest wydziałowe sprawozdanie S 11 dla GUS. Spis treści II.4. Realizacja wypłat Wypłaty stypendiów realizowane są na dwa sposoby: gotówką w kasie, przelewem. Przelewy mogą być realizowane w sposób tradycyjny z użyciem kwitów przelewów albo za pomocą nośników elektronicznych. Mogą się zdarzyć przypadki niezrealizowania przelewów przez bank (tzw. zwroty). Takie wypłaty przesuwa się do następnego miesiąca jako zaległe. Przy wypłatach w kasie mogą się zdarzyć sytuacje nieodebrania stypendium w danym miesiącu. Takie nieodebrane kwoty zostają doliczone do puli stypendium wydziału (lub instytutu) w następnym miesiącu. Na wydziale w zależności od decyzji władz wydziałowych, nie pobrane 11

12 Zasady związane z obsługą stypendiów studenckich stypendia są wypłacane studentom w następnym miesiącu jako zaległe, bądź nie są im wypłacane, lecz zwiększają pulę do podziału. Jeśli zaległe stypendia mają być wypłacane, to na liście płatniczej są one wyszczególnione jako osobne pozycje z rozbiciem na składniki z adnotacją zaległe. Spis treści II.5. Sprawozdawczość centralna Wykonywane są następujące sprawozdania związane ze stypendiami: Miesięczne zestawienie przyznanych stypendiów z funduszu pomocy materialnej (z podziałem na jednostki) Kwestura, Miesięczne zestawienie stypendiów fundowanych i z własnego funduszu styp. Kwestura, Miesięczne zestawienie stypendiów cudzoziemców Kwestura, Wydruk zleceń przelewów bankowych Kwestura, raz w miesiącu, Sprawozdanie S 11 dla GUS (raz w roku listopad) BSS na podstawie sprawozdań wydziałowych, Miesięczne sprawozdania dla MEN o stypendiach Rządu RP cudzoziemców BSS, Miesięczne zestawienie kosztów pobytu studentów cudzoziemców BSS. Spis treści II.6. Przechowywanie danych Pełne listy stypendialne oraz zestawienia zbiorcze są przechowywane przez 5 lat. 12

13 Założenia podstawowe do modułu STYPENDIA Rozdział III Założenia podstawowe do modułu STYPENDIA Podstawowym założeniem przyjętym przy realizacji modułu jest uwzględnienie opisanych w rozdziale II zasad aktualnie obowiązujących w uczelni, związanych z obsługą spraw stypendialnych. Zadbano również o to, aby w sposób elastyczny umożliwić definiowanie parametrów i szczegółowych rozwiązań wg przyszłych potrzeb. Dzięki założeniu kompleksowego wspomagania wszystkich podmiotów biorących udział w obsłudze świadczeń dla studentów, możliwe będzie wyeliminowanie lub ograniczenie przesyłania danych na nośnikach elektronicznych lub papierowych. Dane raz wprowadzone mogą być oglądane lub przetwarzane w różnych jednostkach (przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami). III.1. Dane istotne dla obsługi stypendiów III.1.1. Dane o studencie Z punktu widzenia obsługi stypendiów istotne są następujące dane o studencie: - Nazwisko, - Imię, - PESEL/Paszport, - Numer albumu, - Data urodzenia (tylko do celów podatkowych, ZUS), - Miejsce urodzenia (tylko do celów podatkowych, ZUS), - Płeć (tylko do celów podatkowych, ZUS), - Rok studiów, - Jednostka (kod i nazwa), w której studiuje w założeniu zgodne ze słownikiem struktury organizacyjnej uczelni, - Kierunek, - Adresy: zameldowania, zamieszkania, do korespondencji, - Kraj stałego pobytu związany z obywatelstwem i kontynent, - Obywatelstwo (czy cudzoziemiec), - Czy Polonia, - Czy niepełnosprawny, - Czy zamiejscowy, - Średnia ocen z poprzedniego roku, - Średnia dochodów w rodzinie, - Nazwa banku i oddziału, w którym student ma konto, na które mają być, przekazywane należne kwoty (w celu dokonania przelewu), - Numer konta osobistego w banku (format zgodny z aktualną specyfikacją podaną przez bank realizujący, - NIP (tylko do celów podatkowych), - Imię ojca (tylko do celów podatkowych), - Imię matki (tylko do celów podatkowych), - Urząd skarbowy (tylko do celów podatkowych). 13

14 Założenia podstawowe do modułu STYPENDIA Dane dotyczące świadczeń studenta (które są związane z miesiącem wypłat): - Czy przelew na konto, - Miesiąc, - Numer listy stypendialnej, - Przyznane świadczenia, - Podatek dochodowy (jeśli obowiązuje), - Wyrównania dotyczące przyznanych świadczeń, - Zaległe kwoty w rozbiciu na poszczególne świadczenia, - Komentarz dotyczący każdego z ew. świadczeń, - Fundator stypendium fundowanego, - Forma finansowania studiów cudzoziemca (stypendysta RP, stypendysta strony wysyłającej, stypendysta UW lub innych instytucji, odpłatność dewizowa, bez odpłatności i świadczeń stypendialnych). Spis treści III.1.2. Dane wydziałowe Jednostką przyznającą stypendia może być wydział lub instytut ew. katedra. Lista jednostek, które samodzielnie rozliczają stypendia, jest w uczelni ściśle określona. Istotne są następujące dane związane z jednostką przyznającą stypendia: - Kod jednostki kosztowej zgodny z obowiązującą strukturą organizacyjną w uczelni, - Jednostka nadrzędna, - Nazwa jednostki, - Przydzielony fundusz FPM na dany miesiąc, - Wysokość poszczególnych stypendiów przydzielonych w miesiącu (ogółem), - Wysokość poszczególnych stypendiów wypłaconych w miesiącu (ogółem), - Daty operacji związanych z wygenerowaniem dokumentów na dany miesiąc (wydruku list, eksportu danych itp.), - Aktualne progi średniej ocen z poprzedniego roku z przypisaną kwotą stypendium za wyniki, - Aktualna podstawa wyliczania styp. socjalnego (ew. pamiętana na każdy miesiąc), - Minimalna wysokość każdego stypendium, - Pozycja dziesiętna zaokrąglenia przy wyliczaniu każdego stypendium, Spis treści III.1.3. Parametry ogólnouczelniane - Nazwa uczelni, - Numer rachunku bankowego uczelni, z którego realizowane są przelewy stypendiów, - Aktualna maksymalna wysokość stypendium socjalnego i za wyniki łącznie, - Aktualny miesiąc i rok wypłat w uczelni, - Wyznaczone terminy przekazania przez jednostki list stypendialnych do Kwestury. Spis treści 14

15 Słowniki wykorzystywane przy obsłudze stypendiów Rozdział IV Słowniki wykorzystywane przy obsłudze stypendiów IV.1. Jednostki organizacyjne Stypendia są przyznawane studentom tylko przez jednostki do tego wyznaczone. Mogą to być np. wydziały lub zamiast wydziału jego jednostki podrzędne instytuty lub katedry na prawach instytutu. Przyjęto zasadę, że jeśli istnieje jednostka podległa, która przyznaje stypendia, to jednostka nadrzędna w stosunku do niej nie może przydzielać świadczeń. Czynność 1: Definiowanie jednostek przyznających świadczenia 1. Wybrać polecenie menu głównego Słowniki. 2. Wybrać punkt Jednostki organizacyjne. 3. Wybierać z listy kolejne jednostki, które są wyznaczone do przyznawania świadczeń studentom i zaznaczać pole wyboru Przyznaje świadczenia. Jednostki przyznające świadczenia można także definiować w słowniku socjalnym w zakładce Jednostki przyznające świadczenia (por. p. IV.2.3). Spis treści IV.2. Słowniki socjalne W formularzu Słowniki socjalne definiuje się następujące parametry dotyczące stypendiów: - Typy stypendiów; - Stypendia w ramach typu; - Kolejność występowania stypendiów na liście; - Wskaźnik określający czy stypendium można przyznać studentowi tylko w jednostce, na której studiuje; - Które stypendia są brane pod uwagę przy sprawdzaniu czy suma nie przekroczyła maksymalnej kwoty stypendium; - Procent podatku dochodowego od stypendium; - Jakich algorytmów automatycznego wyliczania spośród listy dostępnych można będzie używać do wyliczania określonych stypendiów; - Przegląd listy jednostek przyznających stypendia studenckie. 15

16 Słowniki wykorzystywane przy obsłudze stypendiów IV.2.1. Definiowanie typów stypendiów Typy stypendiów określają jakie będą generowane listy stypendiów i jak będą rozliczane grupy stypendiów, np. obecnie są możliwe trzy typy stypendiów, jak na załączonym ekranie. Czynność 2:Definiowanie typów stypendiów 1. Wybrać polecenie menu głównego Słowniki. 2. Wybrać pozycję Słowniki socjalne. 3. Wybrać zakładkę Typy stypendiów. 4. Wpisać kolejne typy stypendiów (ikona Wstaw +). 5. W polu Konto syntetyczne wpisać numer konta syntetycznego uczelnianego planu kont, z którego płacone są stypendia definiowanego typu. 6. Zaznaczyć pole Czy cudzoziemcom, jeśli typ stypendiów dotyczy studentów zagranicznych. 7. Zaznaczyć pole Czy z zapomogi rektorskiej, jeśli typ stypendiów dotyczy zapomogi rektorskiej. 8. Zapisać wpisane typy ikona Zapisz. Spis treści IV.2.2. Definiowanie stypendiów W ramach uczelni powinny być odgórnie określone nazwy możliwych świadczeń dla studentów, w celu zapewnienia jednolitości. Definiowanie stypendiów, które obowiązują w uczelni, powinno być wykonywane przez jednostkę, która jest do tego upoważniona, np. BSS. 16

17 Słowniki wykorzystywane przy obsłudze stypendiów Czynność 3: Definiowanie stypendiów 1. Wybrać polecenie menu głównego Słowniki. 2. Wybrać pozycję Słowniki socjalne. 3. Wybrać zakładkę Stypendia. 4. Dodać pozycję. 5. Wpisać nazwę stypendium. 6. Wybrać Typ stypendium, do którego definiowane stypendium ma być przypisane. 7. Zaznaczyć pole wyboru Czy do max, jeśli stypendium ma być brane pod uwagę przy sprawdzaniu czy nie została przekroczona maksymalna kwota stypendium. 8. Zaznaczyć pole Czy raz, jeśli stypendium może być przyznane studentowi tylko w jednej jednostce (np. stypendium socjalne). 9. Zaznaczyć pole Czy do limitu, jeśli stypendium jest uwzględniane w limitach wydziałowym (aktualnie na UW nie są uwzględniane w limitach wydziałowych stypendia dla niepełnosprawnych, refundowane przez Rektora i stypendia MEN) 10. Wpisać jaki procent podatku ma być potrącany. 11. Wpisać liczbę, wg której będzie ustalona kolejność występowania stypendium na liście stypendialnej. 12. Wybierając z listy przypisać algorytmy, które są dopuszczone w uczelni do automatycznego wyliczania wysokości tego stypendium. 13. W polu Opis stypendium można wpisać komentarz. 14. Zapisać ikona Zapisz. Spis treści IV.2.3. Przegląd listy jednostek przyznających stypendia studenckie W zakładce Jednostki przyznające świadczenia pokazane są jednostki, które bezpośrednio przyznają stypendia. Czynność 4:Przegląd listy jednostek przyznających stypendia 1. Wybrać polecenie menu głównego Słowniki. 2. Wybrać pozycję Słowniki socjalne. 3. Wybrać zakładkę Jednostki przyznające świadczenia. Widoczna jest lista tych jednostek dydaktycznych, które zostały oznaczone jako przyznające świadczenia, w kolejności rosnącej wg pola Kod jednostki. Po prawej stronie jest widoczny kod jednostki nadrzędnej. W tej zakładce można również dopisywać nowe jednostki przyznające stypendia. 17

18 Słowniki wykorzystywane przy obsłudze stypendiów Spis treści IV.3.Banki Słownik Banki zawiera aktualną listę oddziałów banków. Słownik jest uaktualniany okresowo według danych pozyskiwanych z NBP. Jest wykorzystywany przy wprowadzaniu Numeru konta bankowego studenta na formularzu Osoby zakładka Konto bank. Na to konto kierowane są przelewy. Czynność 5: Przegląd listy banków 1. Wybrać polecenie menu głównego Słowniki. 2. Wybrać pozycję Słowniki ogólnopolskie, następnie Banki. Widoczna jest lista banków w kolejności rosnącej wg pola Numer. IV.4. Obywatelstwa i kraje Ten słownik jest wykorzystywany przy wprowadzaniu obywatelstwa studenta. Razem z obywatelstwem przypisany zostaje kraj i kontynent, z którego student pochodzi. Te dane są potrzebne do sprawozdań dla MEN dotyczących stypendiów Rządu RP. Czynność 6: Przegląd listy obywatelstw i krajów 1. Wybrać polecenie menu głównego Słowniki. 18

19 Słowniki wykorzystywane przy obsłudze stypendiów 2. Wybrać pozycję Słowniki ogólnopolskie, następnie Obywatelstwa. Widoczna jest lista obywatelstw i krajów w kolejności rosnącej wg pola Kod. Spis treści IV.5. Alerty stypendialne Ten słownik służy do przechowywania komunikatów związanych z procesem obsługi stypendiów, które powinny być sygnalizowane użytkownikowi w przypadku przekroczenia terminu obowiązującego na wykonanie operacji zatwierdzenia okresu stypendialnego. Terminy te są ustalone przez Kwesturę z wyprzedzeniem na cały rok akademicki. Jeśli okres stypendialny, związany z miesiącem kalendarzowym, nie zostanie w jednostce zatwierdzony w terminie do daty, która jest wpisana w polu Data, to na formularzu Stypendia w dziekanacie w polu Uwagi pojawi się komunikat w kolorze czerwonym, zdefiniowany w formularzu Alerty stypendialne w polu Opis alertu. Czynność 7: Definiowanie alertów dla stypendiów 1. Wybrać polecenie menu głównego Słowniki. 2. Wybrać pozycję Słowniki socjalne, a w niej zakładkę Alerty stypendialne. 3. Dodać pozycję. 4. Wpisać rok i miesiąc związany z okresem stypendialnym, którego alert ma dotyczyć 5. Wpisać tekst komunikatu w polu Opis alertu i datę, od której komunikat ma być sygnalizowany. 6. Zapisać wprowadzony alert. Spis treści 19

20 Stypendia w dziekanacie Rozdział V Stypendia w dziekanacie W tym rozdziale opisano czynności związane z obsługa stypendiów, jakie wykonuje się w jednostce przyznającej stypendia swoim studentom. V.1. Okres stypendialny Oto podstawowy formularz służący do obsługi stypendiów w dziekanacie: Przyjęto zasadę, że w jednym miesiącu kalendarzowym, w jednej jednostce przyznającej stypendia, może być zdefiniowany tylko jeden okres stypendialny. Dane dotyczące okresu i stypendiów przypisanych studentom podlegają modyfikacji do momentu zatwierdzenia okresu. Powinien to być moment np. przekazania podpisanych list stypendialnych do Kwestury i BSS. Po zakończeniu wypłat w kasie, należy zaznaczyć osoby, które nie odebrały należnych kwot, a następnie zamknąć okres. Po tej czynności można przepisać bieżący okres stypendialny na nowy. UWAGA! Po zatwierdzeniu i zamknięciu okresu nie wolno dokonywać żadnych zmian w bieżącym okresie stypendialnym! System USOS, a w szczególności moduł Stypendia działa, jak system naczyń połączonych. Wszelkie zmiany dokonane w jednostkach znajdują odbicie w częściach dla Kwestury i dla BSS. Zatem informacja o nadanym przez jednostkę stanie okresu widoczna jest w obu tych komórkach. Dla Kwestury stan zatwierdzony oznacza, że może przystąpić do generowania pliku przelewów stypendiów. Stan zamknięty jest sygnałem dla obydwu komórek, że mogą przygotowywać wszelkiego rodzaju sprawozdawczość centralną za dany okres. V.1.1. Znaczenie poszczególnych flag Flaga Zatwierdzony oznacza, że listy stypendialne zostały już w danej jednostce wydrukowane, podpisane i przekazane do BSS. Bieżący okres stypendialny zatwierdza osoba z uprawnieniami stypendialnymi w tej jednostce (pracownik dziekanatu lub student z Komisji Stypendialnej). Zatwierdzenie okresu uniemożliwia zmianę kwoty stypendium, sposób realizacji wypłaty i dopisanie nowej osoby do listy w tym miesiącu. Zatwierdzenie okresu powoduje, że dane stypendialne tej jednostki z bieżącego miesiąca stają się widoczne w Kwesturze. Jest to sygnał dla Kwestury, że można sprawdzać dane i zrobić przelew. Zatem jeśli okres nie zostanie 20