Podczas edycji dokumentu remanentu zobaczysz dwie gżowne kolumny sł to Il. pocz. i Il. konc.:

Transkrypt

1 Inwentaryzacja Do sporzł dzania inwentaryzacji sżuzy opcja menu: Towary-> Sporzó dzanie dokumento w-> Remanent Inwentaryzacja (inaczej remanent) polega na policzeniu wszystkich lub niektorych towarow w sklepie. Nast pnie tak policzone stany magazynowe towarow sł wprowadzane do programu (podczas edycji dokumentu remanentu lub przy pomocy inwentaryzatora), a nast pnie automatycznie porownywane ze stanami towarow prowadzonymi przez program. Podczas edycji dokumentu remanentu zobaczysz dwie gżowne kolumny sł to Il. pocz. i Il. konc.: Ilosc poczó tkowa ś to stan magazynowy obliczony przez program. Jest to ilosc o znaczeniu ile powinno bycń. Ilosc koncowa ś to ilosc policzona przez Ciebie. Jest to ilosc o znaczeniu ile w rzeczywistosci jestń. W przypadku, gdy policzona przez Ciebie ilosc jest mniejsza od tej, ktorł obliczyż program ś naliczane jest manko (brakuje towaru na magazynie). Jesli jest wi ksza ś naliczana jest superata. W momencie, gdy zapiszesz tak sporzł dzony dokument remanentu ś stany magazynowe towarow w programie poprawił si na takie, jakie zostaży przez Ciebie wpisane w polu Ilosc koncowa. Kaz dy magazyn w programie powinien bycinwentaryzowany osobnym dokumentem Remanentu. Pamiótaj o istnieniu stano w ro wniez na innych magazynach! Czósto zdarza nam sió sytuacja, z e ilosc pokazywana na wykazie towaro w (sumaryczna ze wszystkich magazyno w) jest inna od tej, ktora zostaża wprowadzona w remanencie. Jesli jakiegos towaru nie ma na dokumencie remanentu, to jego stan magazynowy nie jest ruszany (nie jest zerowany). Pozwala to na spisywanie remanentow czł stkowych np. obejmujł cych tylko cz sc sklepu. Nie zapomnij oż Oto krotka lista o ktorej nie powinienes zapomniec podczas sporzł dzania remanentu: 1. Upewnij si, ze dane o sprzedazy z kas sł scił gni te, a kasy wyżł czone. 2. Zarchiwizuj baz danych. 3. Zapytaj ksi gowł, w jakiej cenie powinien byc sporzł dzony remanent i jesli FIFO, czy powinien byc rozbity na dostawy. Wybierz odpowiednił cen podczas edycji remanentu. 4. Regularnie zamrazaj edytowane fragmenty remanentu. 5. Jesli liczony jest sklep w cażosci ś automatycznie wyzeruj pozycje towarowe, ktore nie zostaży wpisane na dokument (nie ma ich w sklepie, ale sł w bazie). 6. Pami taj o innych magazynach w programie.

2 Zamroz enia Dokumenty remanentow sł najwi kszymi dokumentami w programie PC-Market. Mogł skżadac si nawet z wielu tysi cy pozycji. Na ich wprowadzenie poswi ca si wiele pracy i cennego czasu. Podczas sporzł dzania remanentu zawsze moze zdarzyc si jakis nieprzewidziany wypadek na przykżad wyżł czenie prł du, zawieszenie komputera. Podczas edycji remanentu, przed jego zapisaniem wszystkie towary znajdujł ce si na tym dokumencie sł przechowywane w pami ci RAM komputera. Zawartosc takiej pami ci w przypadku awarii ulegżaby wtedy bezpowrotnemu skasowaniu, a co za tym idzie sam straciżbys wiele godzin pracy. Zamrazanie, to zapisywanie fragmento w remanentu na dysku, co zabezpiecza juz wpisany pakiet towaro w przed utrató w wypadku nieprzewidzianego zdarzenia. Mozesz wi c spisywac remanent w paczkach np. po pozycji, tak przygotowane paczki zapisywac na dysku. Na samym koncu wszystkie pakiety mozna zbicń w jeden dokument remanentu. Innym ciekawym sposobem zastosowania zamrozen jest mozliwosc rownoczesnego spisywania inwentaryzacji na kilku komputerach rownoczesnie (nawet w wersji jednostanowiskowej programu). Sposob ten opisalismy w rozdziale Jak wprowadzacremanent na kilku komputerach?. Jak dokonac zamrozenia? Jezeli masz wprowadzonł pewnł ilosc towarow (zwykle zalecamy pozycji) na dokumencie Remanent, nacisnij klawisz Ctrl-Z Zamrozenie. Pojawi si wowczas okienko, w ktorym zobaczysz wszystkie wczesniej wykonane przez Ciebie zamrozenia. Na dole okienka, w polu Nazwa znajduje si pole, w ktore powinienes wpisac nazw nowego pliku zamrozenia, pod jakł chcesz zapisac aktualnie edytowany arkusz remanentu: Zamrozenie zostanie wykonane po nacisni ciu klawisza F2. Zostanie ono umieszczone w pliku o rozszerzeniu PC7 (w powyzszym przykżadzie b dzie to plik ZAMR02.PC7). Plik ten jest umieszczony w katalogu Zrzuty, w miejscu, gdzie zostaż zainstalowany program PC- Market. Kazda baza ma swoj wżasny podkatalog w katalogu Zrzuty, w ktorym dopiero sł umieszczane pliki zamrozen. Domyslnie b dzie to wi c katalog: C:\Program Files\Insoft\PCMWin\Zrzuty\Baza_podstawowa

3 Jak odczytac zamrozenia? Sporzł dzone zamrozenia mozesz odczytac po nacisni ciu F8 Zamrozenia. Pojawi si wowczas takie okienko: W okienku wyswietlone sł wszystkie pliki wykonanych zamrozen. Zaznacz te, ktore chcesz wcił gnłc na edytowany dokument i nacisnij klawisz F2 Odczytaj. Po wybraniu plikow zagrozen pojawi si okienko, w ktorym b dziesz musiaż zadecydowac : ę natomiast cena zostanie przepisana z zamrozenia ś cena towaru zostanie pobrana z zamrozenia, czyli z momentu, gdy remanent byż sporzł dzany i zamrozony. odczytana aktualna z bazy ś cena towaru zostanie pobrana z biezł cej karty towaru w bazie danych ę a stan poczó tkowy zostanie przepisany z zamrozenia ś ilosc poczł tkowa na remanencie zostanie pobrana z zamrozenia to znaczy z momentu, gdy zamrozenie byżo dokonane. Opcja przydaje si, gdy zapisujesz dokument remanentu po kilku dniach i w mi dzyczasie normalnie pracowano w programie.

4 Sumowanie remanentu Sumowanie remanentu to operacja, podczas ktorej program oblicza wartosc manka/superaty, przelicza ceny FIFO i przy okazji moze zbic powtarzajł ce si pozycje towarow lub rozbic towar na dostawy jesli remanent jest liczony w cenach FIFO: Po zakonczeniu sporzł dzania remanentu moze wystł pic sytuacja, ze jeden towar b dzie wyst poważ na nim kilka razy. Zdarzy si tak na przykżad, jesli towar znajduje si w sklepie w kilku miejscach i zostaż policzony w dwoch roz nych arkuszach. Wowczas podczas sumowania mozesz zazyczyc sobie, aby wszystkie powtarzajó ce sił pozycje jednego towaru zosta y zbite w jednó. Moze byc rowniez przydatna odwrotna sytuacja ś chcesz, aby jedna pozycja by a rozbita na kilka: Jezeli sporzł dzasz remanent w cenach FIFO, to mozesz zazyczyc sobie, aby jedna pozycja remanentu zostaża rozbita na poszczegolne dostawy. Na przykżad oryginalnie wprowadzona przez Ciebie linia wyglł da tak: Natomiast po zsumowaniu i rozbiciu na dostawy w cenach FIFO b dzie wyglł daża tak: Jesli zsumujesz w cenach FIFO bez rozbicia na dostawy, to towar pojawi si w jednej linii z odpowiednio obliczonł (i usrednionł ) cenł FIFO: Uz yj inwentaryzatora! Do wprowadzania pozycji remanentu bardzo wygodne jest uzywanie przenosnego inwentaryzatora. W znacznym stopniu moze on skrocic czas sporzł dzania remanentu. Aby uzyc inwentaryzatora nacisnij kombinacj klawiszy Ctrl-I. Uzycie inwentaryzatora szczegożowo opisalismy w rozdziale Przenosny Inwentaryzator.

5 Automatyczne wypećnianie remanentu Do automatycznego wypeżniania remanentu towarami sżuzy automat, ktory mozesz uruchomic klawiszem F6 Automat: Przy jego pomocy mozesz wykonac nast pujł ce czynnosci: Wype nic remanent wszystkimi towarami z bazy programu. Stany magazynowe mogł byc pobierane z bazy programu za wyjł tkiem stanow ujemnych, ktore zostanł wyzerowane. Z opcji cz sto korzystajł sklepy, ktore nie chcł wykonywac remanentu na ostatnił chwil (np. 31 grudnia). Towar jest liczony partiami przez caży miesił c (np. 7, 12, 15, 21 grudnia), a ostateczny remanent sporzł dzony w ostatnim dniu miesił ca na podstawie stanow z bazy jest drukowany tylko dla Urz du Skarbowego. Wyzerowac wszystkie stany towaro w w bazie lub tylko wskazanych asortymentow. Uzupe nic niepoliczone remanentem towary. Operacja powinna byc wykonywana praktycznie zawsze, gdy sporzł dzany jest remanent cażego sklepu. W ten sposob zerowane sł pozycje towarow, ktorych nie ma w sklepie, a mogł znajdowac si w bazie programu z niezerowym stanem. Wype nic lub uzupe nic remanent towarami z jednego lub kilku asortymento w. Operacja przydatna, gdy liczysz tylko jeden asortyment i chcesz uzupeżnic zerowymi pozycjami towary niespisane, ale nalezł ce tylko do tego asortymentu. Automat dopisuje tylko pozycje towarowe, ktorych nie ma jeszcze na remanencie. W zaleznosci od ustawien w okienku dopisywane sł towary ze wskazanego asortymentu lub z cażej bazy danych, oraz decydujesz o tym, czy ich ilosci majł byc pobierane z bazy, czy wszystkie majł byc zerowe. Czy moz na poprawiclub anulowacdokument remanentu? Raz sporzł dzonego dokumentu remanentu nie mozna juz poprawiac. W opcji Przeglł dnie dokumentow program pozwoli Ci wejsc w tryb edycji (F10), jednak tylko w takim celu, abys mogż remanent przesortowac, wysżac do EDI lub np. zamrozic. Anulowac dokument remanentu mozesz w taki sam sposob, w jaki robi si to na kazdym innym dokumencie ś przy pomocy klawisza Ctrl-A podczas przeglł dania dokumentu. W wyjł tkowej sytuacji mozesz rowniez poprawic dokument remanentu. W tym celu: 1. ZamroŚ dokument remanentu (Ctrl-Z) 2. Anuluj go (Ctrl-A) 3. Sporzł dś nowy dokument remanentu z tł samł datł co oryginalny i odmroś (F8) do niego wczesniej przygotowane zamrozenie (mozesz juz edytowac i zapisac dokument). 4. Wykonaj napraw stanow z wżł czonł opcjł Automatycznie korygowac remanenty.

6 Czy moz na zapisacremanent po kilku dniach? Najkrotsza odpowiedś brzmi: TAK W programie PC-Market mozesz rowniez zapisywac dokumenty PZ z datł sprzed remanentu oraz scił gac zapomniane importy z kas fiskalnych. Jednak musisz byc swiadomy efektow ubocznych i uruchomic odpowiednił operacj serwisowł, aby zlikwidowac te efekty. Nalezy wykonac operacj serwisowł Naprawa Stano w/ cen magazynowych z wżł czonł opcjł Automatycznie korygowac remanenty. Szczegożowy opis dziażania naprawy znajdziesz w rozdziale Operacje serwisowe -> Naprawa stano w/ cen magazynowych. Efekt uboczny, jaki uzyskasz po operacji naprawy, to zmiana wartosci manko/superata na remanencie. Przypadek 1.: Wystawiasz jakikolwiek dokument modyfikujó cy stan (np. PZ) z dató sprzed ostatniego remanentu. Na przykżad: Masz prawidżowy dokument remanentu z dnia , na ktorym: ILOSC1 = 10 szt, ILOSC2 = 10 szt. Nast pnie w dniu wystawiasz dokument PZ na 30 szt tego towaru. Dokument ten zapisujesz jednak z datł sprzed remanentu tj Co si wowczas dzieje? Dzisiejszy stan towaru jest nieprawidżowy. Powinien byc 10 szt, a jest 40 szt. Wykrywa go Naprawa Stanow. ILOSC1 na remanencie jest nieprawidżowa. Powinna byc 40 szt, a jest 10 szt. Przypadek 2.: Wystawiasz dokument remanentu z dató wczesniejszó, niz inny dokument ostatnio wystawiony. Na przykżad: Masz dokument PZ z datł wczorajszł na 10 szt. Nast pnie sporzł dzasz dokument remanentu z datł przedwczorajszł na 12 szt. Co si wowczas dzieje? Stan biezł cy towaru jest nieprawidżowy. Powinien byc 22 szt., a jest 12 szt. ILOSC1 na remanencie jest nieprawidżowa. Powinno byc 0 szt. a jest 10 szt. Przypadek 3.: Remanent jest prawidżowo sporzł dzony przez obsżug. Jednak w momencie jego sporzó dzania stan wg Indeksu Stanu nie zgadza sił z ilosció obliczonó z dokumento w. Co si wowczas dzieje? Wowczas jako ILOSC1 na dokumencie remanentu zostanie wpisana cażkowicie przypadkowa liczba. Jak wprowadzacremanent ro wnoczes nie na kilku komputerach? 1. Na kazdym komputerze zainstaluj program z aktualnł bazł danych. Komputery nie muszł byc pożł czone w siec. 2. Edytuj remanenty i dokonuj zamrozen na tych komputerach. 3. Po zakonczeniu pracy przekopiuj wszystkie tak przygotowane pliki zamrozen na komputer gżowny (na ktorym znajduje si gżowna baza danych). 4. Tak przygotowane zamrozenia wcił gnij na jeden wielki dokument remanentu.

7 W jaki sposo b wydrukowacjeden remanent w ro znych cenach? 1. WejdŚ do przeglł dania zapisanego dokumentu remanentu w opcji Przeglł danie dokumentow. 2. Przeżł cz si na edycj (F10) 3. ZamroŚ go (Ctrl-Z) 4. WejdŚ w edycj nowego dokumentu remanentu i ustaw odpowiednił cen, w jakiej chcesz go remanent. 5. OdmroŚ go (F8) 6. Podsumuj (F3) 7. Wydrukuj (F4) Sprzedaz caćego sklepu na fakture Czasem zachodzi koniecznosc sprzedazy cażego sklepu na faktur VAT. W pierwszej kolejnosci liczone sł wszystkie towary w sklepie, sporzł dzany jest dokument remanentu. Taki dokument mozesz wyeksportowac do pliku przy pomocy mechanizmu EDI (Ctrl-E), aby nast pnie przy pomocy tego samego mechanizmu wcił gnłc go na faktur. Po zapisaniu faktury stany wszystkich towarow powinny byc zerowe. Sklep zostaż sprzedany!