Współpraca programu ZBYT z systemem zbierania zamówień AKWIZYTOR Obsługa zamówień klientów w programie ZBYT

Transkrypt

1 ALBECO Soft mgr inż. Piotr Berłowski ul. Wawrzyniaka Poznań tel , fax nr ewid. /14452/98 Urzędu Miasta Poznania REGON NIP BANK PKO III O/Poznań Współpraca programu ZBYT z systemem zbierania zamówień AKWIZYTOR Obsługa zamówień klientów w programie ZBYT wersja 1.3 Poznań, maj 2005 KASY I DRUKARKI FISKALNE KOMPUTERY I OPROGRAMOWANIE DLA HURTOWNI, MAGAZYNÓW I SKLEPÓW

2 Niniejsza dokumentacja opisuje współpracę programu ZBYT z systemem Akwizytor. Przedstawiciele handlowi wyposażeni w palmtopy pracujące pod kontolą systemu operacyjnego PocketPC 2003 i telefony komórkowe mogą przy pomocy systemu Akwizytor zbierać zamówienia od klientów i wysyłać je poprzez internet bezpośrednio na serwer hurtowni. Zamówienia są na żądanie operatora wprowadzane do rejestru zamówień w systemie ZBYT. Baza danych w jaką wyposażeni są w terenie akwizytorzy jest generowana przez program ZBYT. Akwizytorzy posiadają kompletną listę wszystkich towarów z centralnego magazynu hurtowni, listę obsługiwanych przez siebie klientów i ich zaległych płatności. Lista towarów obejmuje nazwę, stan magazynowy, standardową cenę sprzedaży. Akwizytorzy mogą pracować będąc nawet poza zasięgiem sieci komórkowej poprzez którą łączą się za swoją centralą. Istnieje również możliwość przekazywania zamówień z systemu Akwizytor do programu Zbyt poprzez bezpośrednie połączenie palmtopa z komputerem stacjonarnym w hurtowni kablem USB. 1. Akwizytorzy przedstawiciele handlowi. Mobilni pracownicy hurtowni muszą istnieć jako użytkownicy w programie Zbyt, umożliwia to ponadto wygodne naliczanie prowizji. Nie muszą jednak posiadać żadnych uprawnień do poszczególnych funkcji programu. Identyfikatory poszczególnych akwizytorów, ze względu na generowanie unikalnych plików tymczasowych muszą, mieć różne trzy pierwsze litery. Używając jako identyfikatorów np. imion pracowników trzeba o tym pamiętać. Ponieważ serwer odbierający zamówienia pracuje pod system operacyjnym Linux rozróżniającym duże i małe litery dla wygody konfiguracji warto przyjąć, że identyfikatory akwizytorów powinny zawierać tylko duże litery. Identyfikator nie może być dłuższy niż 8 znaków. W przypadku przekazywania danych przez USB konieczne jest aby identyfikatory akwizytorów miały dokładnie 8 znaków. W przypadku dużej liczby akwizytorów trudno uniknąć przypadku powtarzających się imion a i ze względów bezpieczeństwa lepiej byłoby stosować identyfikatory w postaci abstrakcyjnych ciągów liter i cyfr. (Identyfikatory są również używane do zdalnego logowania się na serwerze). Każdy z akwizytorów musi mieć przypisaną co najmniej jedną grupę klientów. Zamówienia zapisywane w programie Zbyt są automatycznie oznaczane wyróżnikiem sprzedaży faktury przypisanym do danego przedstawiciela handlowego. Wybierając z menu programu Serwis/konfiguracja/system Akwizytor lub Serwis/transmisja danych/system Akwizytor/konfiguracja a następnie polecenie akwizytorzy można sporządzić listę pracowników dla których program ma eksportować dane. Polecenie grupy towarów pozwala sporządzić listę eksportowanych grup towarowych. Do palmtopa nie musi być wysyłana cały asortyment towarów z hurtowni można wykluczyć poszczególne grupy. Obecnie możliwe jest przypisanie każdemu akwizytorowi innych grup towarów oraz wskazanie magazynu, z którego będą eksportowane kartoteki. Jeżeli w programie na palmtopie nie jest zaznaczona opcja własne towary to akwizytor pobiera wspólną listę towarów. W programie ZBYT klienci mogą być przypisanie do różnych grup. Jednym z kryteriów przypisania może być fakt obsługiwania przez jednego przedstawiciela handlowego.

3 Opcja klienci akwizytora umożliwia przypisanie do danego przedstawiciela handlowego kilku grup klientów. Dla każdego z akwizytorów eksportowane są dane klientów i listy niezapłaconych faktur tylko z przypisanych do niego grup. Do podziału wartości sprzedaży wg. dowolnego kryterium służą w programie Zbyt wyróżniki sprzedaży. Aby faktury wystawione na podstawie zamówienia pozyskanego przez danego akwizytora miały od razu odpowiedni wyróżnik można po wybraniu z menu polecenia wyróżniki akwizytora przypisać poszczególnym akwizytorom ich wyróżniki. Polecenie grupy towarów akwizytora umożliwia wyeksportowanie dla określonego akwizytora np. tylko dwóch wybranych grup. Po wybraniu z menu konfiguracyjnego polecenia magazyn akwizytora można wskazać z jakiego magazynu będą pobierane informacje o towarach dla określonego akwizytora. Korzystanie z dwóch ostatnich opcji jest sensowne tylko przy ustawieniu na palmtopie opcji towary własne.

4 2. Eksport danych Aby udostępnić akwizytorom aktualne dane towarów i klientów z menu Serwis/transmisja danych/system Akwizytor należy wybrać polecenie eksport bazy danych. Czynność tą należy wykonywać z częstotliwością zależną od uzgodnień w firmie. (np. raz dziennie przed zakończeniem pracy hurtowni). Po wybraniu tego polecenia program jednocześnie eksportuje dane dla wszystkich akwizytorów (przeznaczone do eksportu grupy towarów, informacje o klientach właściwe dla poszczególnych tras). W przypadku pobierania danych przez poszczególnych przedstawicieli handlowych w hurtowni przez połączenie kablem USB należy przełącznik serwer internetowy ustawić na NIE 3. Import zamówień W menu umożliwiającym eksport bazy danych jednocześnie znajdują się polecenia służące do importowania napływających zamówień do rejestru Zbytu. Po wybraniu polecenia import zamówień i wykonaniu go na ekranie pojawi się komunikat informujący o liczbie importowanych zamówień. Analogicznie jak w przypadku zamówień zapisywanych w hurtowni, zamówienia importowane z systemu Akwizytor można obejrzeć wybierając z menu programu polecenie Analizy/zamówień klientów.

5 W menu tym są umieszczone również polecenia umożliwiające rozliczenie pracy poszczególnych akwizytorów.

6 4. Realizacja zamówień. Aby wystawić fakturę na podstawie uprzednio przygotowanego zamówienia należy wybrać z menu polecenia Handel/realizacja zamówienia. Program Zbyt umożliwia odnalezienie i realizację zamówienia wg wybranego klienta, wg zapisanego w zamówieniu terminu realizacji i wg terminu realizacji zamówień z określonym wyróżnikiem sprzedaży. Po wybraniu z listy konkretnego zamówienia mamy gotową fakturę, którą możemy jednak dowolnie zmienić. Program Zbyt zaproponuje uwzględnienie na wszystkich pozycjach opustu przypisanego danemu klientowi. Po wystawieniu faktury program zadaje pytanie czy uznać zamówienie za zrealizowane?. Odpowiedź NIE umożliwia częściową realizację zamówienia za pomocą kilku faktur. Program przy kolejnych fakturach wystawianych z tego samego zamówienia będzie każdorazowo proponował zafakturowanie pozostałej części towaru. W sytuacji, gdy wyróżnik sprzedaży nie jest związany z akwizytorem tylko np. z trasą kierowcy dowożącego towar, który otrzymuje z tego tytułu prowizję, można skorzystać z polecenia przydział. Po jego wydaniu zostanie zaprezentowana lista zamówień z przewidywanym terminem realizacji na wybrany dzień. Po zaznaczeniu spacją grupy kilku zamówień i naciśnięciu [Enter] program umożliwi ustawienie na nich jednego wspólnego wyróżnika sprzedaży. Jeżeli wyróżnik sprzedaży jest związany z kierowcą to przed wystawieniem faktur można korzystając z opcji: Analizy/towarów/zamówienia wydrukować zbiorówkę umożliwiającą magazynowi szybkie przygotowanie towaru do wydania dla danego kierowcy i ewentualne stwierdzenie braków.

7 Analogicznie można wydrukować zbiorówkę towarów zamówionych przez określoną grupę klientów. Zestawienia te pokazują listy towarów tylko z zamówień niezrealizowanych (Uwaga: w przypadku częściowej realizacji zamówienia pozostawionego do dalszej realizacji program tego faktu nie może uwzględnić i wykaże wszystkie towary). Dostępne w tym samym menu polecenie ogółem pozwala na zbilansowanie zapasu posiadanych w magazynie towarów z zamówieniami klientów. Program wykazuje w tym zestawieniu stan towarów w magazynie w stosunku do poczynionych zamówień. Dodatnia wartość w kolumnie DO NABYCIA wskazuje na brak wystarczającej ilości towaru do zrealizowania wszystkich dotychczas złożonych zamówień klientów. 5. Rozliczanie pracy akwizytorów Zapisywane przez przedstawicieli handlowych uwagi na zamówieniach sporządzanych na palmtopie figurują jednocześnie jako notatki dotyczące poszczególnych klientów. Zestawienie Analizy/zamówień klientów/notatki pozwala odtworzyć historię wizyt akwizytora u wszystkich klientów. Jednocześnie chcąc poznać historię odwiedzin u konkretnego klienta można obejrzeć listę notatek dotyczących tego klienta w okienku umożliwiającym zmianę jego danych. Niezależnie od tego czy dany przedstawiciel handlowy obsługuje jedną czy kilka grup klientów zestawienia prezentowane po wybraniu z menu polecenia Analizy/zamówień klientów polecenia realizacja akwizytora pozwalają stwierdzić wielkość sprzedaży uzyskaną z zamówień pozyskanych przez konkretnego akwizytora.

8 Analogicznie można zestawić sprzedaż wykonaną w drodze realizacji zamówień oznaczonych określonym wyróżnikiem. W przypadku ścisłego powiązania akwizytora z jedną grupą klientów lub jednym wyróżnikiem sprzedaży można korzystać ze wszystkich zestawień prezentujących sprzedaż wg grup klientów lub wyróżników zarówno w układzie faktur jak i sprzedanych towarów. Zestawienie Analizy/zapłaty i wypłaty/wg wyróżnika pozwala wybrać wpłaty za faktury oznaczone określonym wyróżnikiem. Pozwala to np. uzależnić prowizję przedstawiciela handlowego od rzeczywistego wpływu gotówki za faktury wystawione z pozyskanych przez niego zamówień. 6. Konfiguracja programu. Dane eksportowane do systemu Akwizytor są umieszczane w katalogu określonym w pliku ZBYT.INI jako AkwPth np. AkwPth=E:\Akwizyt lub AKWPTH=C:\DOCUME~1\PIOTRBER\MOJEDO~1 W katalogu tym program Zbyt założy przy eksporcie bazy danych podkatalogi dla poszczególnych akwizytorów, a w tych podkatalogach umieści pliki z listami klientów i faktur (KLIENCI.TXT, FAKTURY.TXT). Pliki z bazą towarów (GRUPY.TXT i HURTOWNI.TXT) umieszczane są bezpośrednio w katalogu głównym systemu. Spływające zamówienia są lokowane w katalogu [Akwpth]\AllUsers\Upload katalog ten musi być założony w momencie instalacji systemu.