WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI NK-KE IJ Wrocław, dnia 14 lipca 2015 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI NK-KE IJ Wrocław, dnia 14 lipca 2015 r. Pan Grzegorz Kosowski Burmistrz Miasta i Gminy Niemcza WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 20 i 21 kwietnia 2015 r. na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz.U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 15 kwietnia 2015 r. nr: NK-KE IJ, NK-KE IJ oraz NK-KE IJ, zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Iga Jaworska inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki, Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki, przeprowadził w Urzędzie Miasta i Gminy Niemcza z siedzibą przy ul. Rynek 10, Niemcza, kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych na podstawie ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz.U. z 2010 r., Nr 167, poz z późn. zm.); prowadzeniu spraw dotyczących ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U. z 2015 r. poz. 388); wydawaniu decyzji o zmianie imienia i nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U. z 2008 r., Nr 220, poz z późn. zm.); realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2015 r. poz. 144 z późn. zm.). Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym w dniu 29 grudnia 2014 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego planem kontroli na I półrocze 2015 r. nr NK- KE MJ. 1

2 Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: 1. Ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, tj.: realizacji obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych, wydawania przez organ gminy zaświadczeń z Rejestru Dowodów Osobistych (do dnia 28 lutego 2015 r. z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych), terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z Rejestru Dowodów Osobistych (do dnia 28 lutego 2015 r. z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych), udostępniania danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz udostępniania dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. 2. Ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, a także wydanych aktów wykonawczych, tj. w zakresie: prowadzenia postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, terminowości prowadzenia postepowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych, wydawania przez organ gminy zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców (do dnia 28 lutego 2015 r. ze zbioru meldunkowego), terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców (do dnia 28 lutego 2015 r. ze zbioru meldunkowego), udostępniania danych z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców. 3. Ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie i imienia i nazwiska, tj.: prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia lub nazwiska, zawiadamiania o zmianie imienia lub nazwiska. 4. Ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, tj.: sporządzania i prowadzenia rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej, realizacji obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji, terminowości wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji, wzywania do kwalifikacji wojskowej, prowadzenia listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 3, art. 127 ust. 1 lub art. 127 ust. 1a ustawy, 2

3 realizacji obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej, terminowości wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej. Okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2015 r. do dnia kontroli w przedmiocie: dowody osobiste i ewidencja ludności; od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli w przedmiocie: zmiana imienia i nazwiska oraz rejestracja i kwalifikacja wojskowa. W okresie kontrolowanym funkcję kierownika Urzędu sprawował Pan Grzegorz Kosowski. Sprawy z kontrolowanego zakresu prowadzili: Pan Robert Woźnicki kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, Pani Kazimiera Grejnia inspektor ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, Pani Magdalena Szydłowska kierownik USC. Realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Niemcza zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. negatywnie w zakresie dowodów osobistych II. negatywnie w zakresie ewidencji ludności III. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie zmiany imienia i nazwiska IV. pozytywnie z uchybieniami w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej USTALENIA KONTROLI DOWODY OSOBISTE Realizacja obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych W okresie podlegającym kontroli przedmiotowe zagadnienie regulowane było przez dwa akty prawne: ustawę z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) zwanej dalej u.e.l.d.o., obowiązującą do dnia 28 lutego 2015 r. oraz ustawę z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych zwanej dalej u.d.o., obowiązującą od 1 marca 2015 roku. W jednostce kontrolowanej sprawy dotyczące dowodów osobistych prowadzi Pani Kazimiera Grejnia inspektor ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. Kontroli poddano 15 kopert dowodowych dotyczących dowodów osobistych wydanych od 1 marca 2015 r. dla następujących osób: Wandy Nowak, Agnieszki Mamczury, Emilii Kuźniar, Michała Kuźniar, Wioletty Rąpały, Jakuba Celedy, Zofii Kałdun, Iwony Zięby, Kamila Rutany, Józefa Pytla, Grzegorza Mackiewicza, Zbigniewa Garncarka, Patryka Dworzańskiego, Anny Begierskiej i Krzysztofa Begierskiego. Na tej podstawie ustalono, co następuje. Wnioski o wydanie dowodu osobistego składają uprawione osoby zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych w związku z 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego 3

4 oraz sposobu i trybu postępowania w sprawie wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz.U. poz. 212) zwanej dalej r.d.o. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych, we wszystkich czterech przypadkach wniosek składał rodzic. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że w sprawie Patryka Dworzańskiego na wniosku o wydanie dowodu osobistego brakuje podpisu rodzica, tj. wnioskodawcy. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 5 u.d.o. wnioskodawcą jest albo osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego, albo osoba składająca wniosek na jej rzecz na zasadach określonych w ustawie. Ponadto zgodnie z art. 25 ust. 2 u.d.o. w imieniu osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych wniosek składa rodzic, opiekun prawny lub kurator. Wobec powyższego należy stwierdzić, że rzeczony wniosek był obarczony brakami formalnymi, w postaci braku podpisu wnioskodawcy (na wniosku brakowało również wskazania nazwiska rodowego dziecka). Należy podkreślić, że pracownik przyjmujący wniosek, powinien dokładać należytej staranności przy weryfikacji kompletności składanego wniosku w momencie jego przyjęcia, bowiem niedbałość w tym zakresie może doprowadzać do sytuacji, w której w obrocie prawnym znajdzie się dokument tożsamości, pomimo nieskutecznego złożenia wniosku o jego wydanie. Podkreślenia wymaga, że w sytuacji w której pracownik przyjmie wniosek obarczony brakami formalnymi, powinien wezwać wnioskodawcę na podstawie art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.) do jego uzupełnienia w terminie 7 dni od daty doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. W wyniku kontroli stwierdzono, że w 5 na 15 przyjętych wniosków występowały braki formalne. Powyższa sytuacja miała miejsce w sprawie m.in. Kamila Rutany, gdzie w adresie do korespondencji brakowało miejscowości oraz kodu pocztowego, we wniosku Józefa Pytla pozostała nieuzupełniona cała rubryka przeznaczona na adres do korespondencji, a we wniosku Anny Begierskiej brakowało nazwiska rodowego oraz miejscowości. W toku czynności kontrolnych ustalono, że do wszystkich wniosków została dołączona prawidłowa fotografia, odzwierciedlająca w sposób niebudzący uzasadnionych wątpliwości wizerunek twarzy osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z art. 29 ust. 1 u.d.o. oraz 7 r.d.o. Ponadto na wszystkich wnioskach znajdowała się adnotacja urzędowa o sposobie ustalenia tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego. Jednak w sprawie Emilii Kuźniar, na podstawie adnotacji ustalono, iż wniosek osobiście składał ojciec dziecka, natomiast jako wnioskodawca podpis złożyła matka dziecka. Należy podkreślić, że taka sytuacja jest niedopuszczalna. Na podstawie przepisów ustawy o dowodach osobistych, wnioskodawcą może być tylko jeden z rodziców. Wiąże się to ponadto z czynnością odbioru dokumentu, gdzie dowód osobisty może odebrać jedynie rodzic, który złożył wniosek (wnioskodawca), wynika to ze struktury formularza odbioru dokumentu, w którym przewidziano rubryki na dane wnioskodawcy oraz jego podpis. Naruszenie powyższej zasady miało miejsce w sprawie Jakuba Celedy, gdzie wnioskodawcą była matka dziecka, natomiast dowód osobisty odebrał jego ojciec. Mając na uwadze powyższe wskazaną praktykę należy uznać za niedopuszczalną. W wyniku kontroli stwierdzono, że w sprawie Józefa Pytla wniosek został złożony w trybie art. 26 ust. 1 u.d.o. Należy wskazać, że w sytuacji niemożliwości osobistego stawiennictwa w siedzibie organu gminy, spowodowanej np. ułomnością osoby, pracownik organu jest obowiązany udać się w miejsce faktycznego pobytu osoby i przyjąć od niej wniosek 4

5 po ustaleniu jej tożsamości. Z przyjęcia wniosku poza siedzibą organu powinien zostać sporządzony protokół, bowiem powyższe może stanowić czynność mającą znaczenie dla sprawy, w sytuacji, gdy zaistnieją przesłanki dla podjęcia rozstrzygnięcia o odmowie wydania dowodu osobistego. Co więcej zarówno protokół z powyższej czynności jak i wniosek o wydanie dowodu osobistego powinien zostać przez wnioskodawcę podpisany. W sytuacji, gdy złożenie własnoręcznego podpisu przez wnioskodawcę z jakichkolwiek przyczyn jest niemożliwe (np. choroba, niepełnosprawność), wówczas na wniosku o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z 5 ust. 3 r.d.o., pracownik dokonujący przyjęcia wniosku powinien uczynić na formularzu stosowną adnotację o przyczynie braku podpisu. Natomiast sytuację niemożności złożenia podpisu na protokole z przyjęcia wniosku będzie regulował art Kpa, który stanowi, że protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole. Należy wskazać, że adnotacja o braku podpisu powinna zawierać przynajmniej przyczynę braku podpisu oraz podpis pracownika ją sporządzającego (uczestniczącego w czynności urzędowej). Wobec powyższych ustaleń nie można uznać za prawidłowe, sporządzenie adnotacji o treści podpis niemożliwy, bowiem nie zawiera ona przyczyny braku podpisu. Ponadto w wyjaśnieniach pracownik organu wskazał, że czynności dokonania odbioru wniosku o wydanie dowodu osobistego poza siedzibą organu dokonał Pan Robert Woźnicki. Natomiast adnotacja sporządzona i podpisana została przez Panią Kazimierę Grejnię, która nie uczestniczyła w czynnościach. Należy wskazać, że powyższe postępowanie stanowi naruszenie 5 ust. 3 r.d.o. Ponadto w toku czynności kontrolnych ustalono, że pracownik nie sporządził protokołu z czynności odebrania wniosku o wydanie dowodu osobistego poza miejscem siedziby organu, co narusza art. 67 Kpa, który stanowi, że organ administracji publicznej sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. Ponadto 2 pkt 1 wskazuje, że w szczególności sporządza się protokół z przyjęcia wniesionego ustanie podania, czym niewątpliwie była powyższa sytuacja. Ustalono, że we wszystkich przypadkach w których nastąpił odbiór dowodu osobistego, dokonała go osoba upoważniona, tj. albo sam posiadacz dokumentu, albo w przypadku osób małoletnich rodzic. Ponadto we wszystkich przypadkach pracownik prawidłowo wprowadził do Rejestru Dowodów Osobistych informacje o nowym dokumencie. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Niemcza zadań z zakresu administracji rządowej w zakresie dowodów osobistych należy ocenić negatywnie. 5

6 EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub u.e.l.d.o. i art. 35 u.e.l. oraz terminowość prowadzenia spraw z ww. zakresu W okresie podlegającym kontroli przedmiotowe zagadnienie regulowane było przez dwa akty prawne: ustawę o ewidencji ludności i dowodach osobistych, obowiązującą do dnia 28 lutego 2015 r. oraz ustawę o ewidencji ludności, zwaną dalej u.e.l. Postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Kazimierę Grejnia inspektora ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. Z informacji otrzymanej do analizy przedkontrolnej wynika, iż w kontrolowanym okresie wydano 1 decyzję administracyjną na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. Jednakże w trakcie kontroli ustalono, iż w kontrolowanym okresie wydano 4 decyzje z ww. zakresu. W związku z powyższym sprawdzeniu podlegały 4 postępowania administracyjne: nr OSO , nr OSO , nr OSO oraz nr OSO W wymienionych powyżej sprawach wydano 4 decyzje o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki do wymeldowania (1 decyzja wydana została na podstawie art. 15 ust. 2 cyt. u.e.l.d.o., a 3 decyzje na podstawie art. 35 u.e.l.). W każdym z opisanych przypadków organ weryfikował wpływające wnioski pod względem formalnym, w szczególności weryfikował uiszczenie opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej. W sprawie nr OSO wniosek o wymeldowanie Piotra Dobosza z miejsca pobytu stałego złożyli współwłaściciele nieruchomości Agnieszka Dobosz i Damian Dobosz. W zawiadomieniu o wszczęciu postępowania oraz w decyzji wskazano, iż przedmiotowe postępowanie zostało wszczęte tylko na wniosek Agnieszki Dobosz. Jednakże mając na uwadze fakt, iż w trakcie postępowania wszystkie zawiadomienia oraz decyzję organ prawidłowo kierował do wszystkich stron postępowania, powyższe nie wpływa na wydanie oceny w kontrolowanym obszarze. W sprawie nr OSO z wnioskiem o wymeldowanie wystąpił Jan Borodajko. Do wniosku dołączono akt notarialny Repertorium A nr 10557/2003, opłatę skarbową w wysokości 20,00 zł oraz upoważnienie dla Anny Szczupakowskiej do załatwienia wszelkich formalności w biurze meldunkowym w sprawie wymeldowania byłej synowej wraz z dzieckiem. W wyniku wszczętego postępowania organ ustalił, iż pod wskazanym adresem jest zameldowane jeszcze jedno dziecko urodzone w 2012 r. W treści zawiadomienia o wszczęciu postępowania wskazano, iż opisane postępowanie zostało wszczęte w przedmiocie wymeldowania Jolanty Borodajko wraz z dziećmi. W tym miejscu zauważyć należy, iż organ zmienił zakres żądania wskazanego we wniosku, do czego nie był uprawniony. Jest to praktyka sprzeczna z literą prawa. W opisanej sytuacji możliwe do zastosowania były dwa rozwiązania. Pierwsze to wystąpić do wnioskodawcy zapytaniem, czy rozszerza zakres żądania zawartego we wniosku o wymeldowanie kolejnego dziecka. Drugim rozwiązaniem było wszczęcie z urzędu postępowania o wymeldowanie małoletniej Mai Borodajko. W orzecznictwie przyjmuje się, iż w przypadku wszczęcia postępowania na wniosek strony, tylko i wyłącznie ta strona określa przedmiot swego żądania, przy czym w razie wątpliwości, co do zakresu, czy 6

7 przedmiotu żądania jego uszczegółowienie należy do strony, nie zaś do sfery ocennej organu administracji. (vide postanowienie NSA z dnia 4 marca 2014 r., sygn. akt II OW 157/13). Ponadto pismem z dnia 13 marca 2015 r. wezwano wnioskodawcę do usunięcia braków formalnych złożonego dnia 10 marca 2015 roku wniosku o wymeldowanie dziecka Maja Borodajko z pobytu stałego ( ). Zauważyć należy, iż wezwanie wnioskodawcy do zapłacenia kolejnej opłaty skarbowej za wydanie decyzji nie znajduje uzasadnienia prawnego, gdyż opłata została już uiszczona w chwili złożenia wniosku. Ponadto wniosek złożony w dniu 10 marca 2015r. dotyczył wymeldowania tylko Jolanty Borodajko i Dawida Borodajko, dlatego wezwanie do usunięcia braków zawiera treść niezgodną ze stanem faktycznym. W podstawie prawnej wezwania wskazano art Kpa, jako podstawę do uzupełnienia brakującej opłaty skarbowej. Stwierdzić należy, iż takie działanie jest właściwe tylko w kwestii uzupełnienia braków formalnych wniosku. Natomiast w kwestii uzupełnienia opłaty skarbowej nie może być uznane za zgodne z prawem. Właściwą podstawą wezwania strony do uiszczenie opłaty skarbowej jest art Kpa, zgodnie z którym, w sytuacji gdy strona nie wpłaciła należności tytułem opłat i kosztów postępowania, które zgodnie z przepisami powinny być uiszczone z góry, organ administracji publicznej prowadzący postępowanie wyznaczy jej termin do wniesienia tych należności. Termin ten nie może być krótszy niż siedem dni, a dłuższy niż czternaście dni. Wyjaśnić należy, iż brak uiszczenia opłaty skarbowej nie jest brakiem formalnym wniosku, o jakim mowa w art. 64 Kpa. Należy bowiem odróżnić brak formalny wniosku w sytuacji, gdy podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach (art Kpa), od braku fiskalnego w postaci nieuiszczenia opłaty (vide wyrok WSA w Kielcach z dnia 4 września 2008 r., sygn. akt II SA/Ke 205/08). Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2014 r., poz z późn. zm.) obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje m.in. od dokonania czynności urzędowej z chwilą dokonania zgłoszenia lub złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej. Natomiast zgodnie z I częścią załącznika do ustawy o opłacie skarbowej, poz. 53 opłacie skarbowej (10 zł) podlega decyzja inna, niż wymieniona w niniejszym załączniku, do której mają zastosowanie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Skoro organ zakończył postępowanie wydaniem jednej decyzji, to należało pobrać jedną opłatę skarbową w wysokość 10 zł, a nie 30 zł jak uczyniono (10 zł od każdej osoby). W kontrolowanym postępowaniu wnioskodawca ustanowił pełnomocnika do działania w jego imieniu przed organem meldunkowym. Przedmiotowe pełnomocnictwo zostało dołączone do akt sprawy. Jednakże w aktach brak jest uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. za udzielone pełnomocnictwo. W tej sytuacji należało wezwać pełnomocnika do uiszczenia brakującej opłaty, czego organ nie uczynił. Ponadto skoro w sprawie był ustanowiony pełnomocnik, niezasadnie kierowano całą korespondencje do wnioskodawcy. W przypadku ustanowienia przez stronę pełnomocnika organ administracji publicznej ma prawny obowiązek prowadzenia postępowania z udziałem tego pełnomocnika. Konsekwencją tego obowiązku jest art Kpa, który wskazuje pełnomocnika jako adresata doręczeń. Zgodnie z przywołanym przepisem, jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Doręczenie jest zatem prawnie skuteczne w sytuacji, gdy pismo otrzymał pełnomocnik strony (vide wyrok WSA w Warszawie z dnia 17 września 2010 r., sygn. akt IV SA/Wa 959/10). Natomiast doręczenie decyzji tylko stronie z pominięciem pełnomocnika jest 7

8 bezskuteczne. Ma ono jedynie charakter informacyjny (vide wyrok NSA z dnia 10 lutego 1987 r., sygn. akt SA/Wr 875/86). Pamiętać należy, iż pominięcie pełnomocnika strony ma poważne konsekwencje procesowe. Stanowi bowiem naruszenie sformułowanej w art Kpa zasady czynnego udziału strony w postępowaniu, a także może stanowić przesłankę wznowienia postępowania administracyjnego (vide wyrok WSA w Olsztynie z dnia 4 sierpnia 2011 r., sygn. akt I SA/Ol 391/11). W toku czynności kontrolnych ustalono, że w zawiadomieniach o wszczęciu postępowania oraz w wydanych decyzjach organ identyfikował stronę przez podanie zbyt dużej ilości danych osobowych, tj. wpisywano imię, nazwisko, datę urodzenia, a także w niektórych przypadkach miejsce urodzenia strony. Wobec powyższego wyjaśnić należy, iż art. 107 Kpa wskazuje elementy konieczne, które powinna zawierać decyzja. Jednym z nich jest oznaczenie strony (stron). Z praktyki wynika, iż oznaczenie strony będącej osobą fizyczną polega na podaniu jej imienia (imion), nazwiska oraz miejsca zamieszkania (Z. Janowicz, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, 1995, s. 260). Tym samym nie jest konieczne wskazywanie tak dużej ilości danych w oznaczeniu strony (daty i miejsca urodzenia czy imion i nazwisk rodziców). Przy oznaczeniu stron w decyzji administracyjnej dobrą praktyką będzie ograniczenie wskazywania danych osobowych, przy jednoczesnym zachowaniu jednoznacznej identyfikacji podmiotu. W trakcie kontroli ustalono, że co do zasady organ prawidłowo ustalał strony i zawiadamiał je o wszczęciu postępowania. Przy prowadzeniu postępowań właściwie stosowano przepisy prawa procesowego, a strony na każdym etapie miały zapewniony czynny udział w postępowaniu (wyjątek stanowi sprawa nr OSO ). W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje poddane kontroli w podstawie prawnej zawierały właściwy przepis prawa materialnego. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu i datę wydania, były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. W trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. (wyjątek sprawa nr OSO ). Zauważyć jednak należy, iż organ nie prowadzi metryk spraw czym narusza art. 66a Kpa. Obowiązek prowadzenia metryki sprawy został wprowadzony od dnia 7 marca 2012 r., kiedy to weszła w życie nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) nakładająca na urzędników obowiązek prowadzenia w formie pisemnej lub elektronicznej metryki sprawy oraz jej aktualizowania. Dzięki metryce wiadomo, kto brał udział w postępowaniu administracyjnym, co zapewnia przejrzystość prowadzonych spraw. Metryka sprawy wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy. Brak realizacji obowiązku wynikającego z art. 66a Kpa uznano za uchybienie. Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż co do zasady sprawy załatwiane były terminowo. W jednej sprawie (nr OSO ) organ 8

9 naruszył art i 2 Kpa, gdyż nie poinformował stron o niezałatwieniu sprawy w terminie określonym w art. 35 Kpa. [Dowód: akta kontroli str.: ] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania: wydawanie przez Burmistrza Miasta i Gminy Niemcza decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. i art. 35 u.e.l. oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. terminowość prowadzenia przez Burmistrza Miasta i Gminy Niemcza postępowań administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. i art. 35 u.e.l. oceniono pozytywnie. Wykonywanie czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 19 formularzy meldunkowych przyjętych w kontrolowanym okresie: 5 zgłoszeń pobytu stałego przyjętych do dnia 28 lutego 2015 r., 4 zgłoszenia pobytu czasowego przyjętych do dnia 28 lutego 2015 r., 4 zgłoszenia pobytu stałego przyjętych po dniu 1 marca 2015 r., 6 zgłoszeń pobytu czasowego przyjęte po dniu 1 marca 2015 r. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż wszystkie zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach oraz były kompletne. Formularze meldunkowe złożone do dnia 28 lutego 2015 r. zawierały dane, o których mowa w art. 11 ust. 1 i w art. 12 ust. 1 u.e.l.d.o. Natomiast formularze przyjęte po dniu 1 marca 2015 r. były zgodne z obowiązującymi wzorami i zawierały wszystkie dane przewidziane przepisami prawa (art. 28 ust. 1 i art. 30 ust. 1 i 2 u.e.l.). Wszystkie formularze, zgodnie z art. 11 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz z art. 28 ust. 2 u.e.l. i 4 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego, zawierały potwierdzenie pobytu w lokalu oraz adnotację o tytule prawnym do lokalu. Zgodnie z art. 28 ust. 2 u.e.l., obywatel polski dokonujący zameldowania na pobyt stały lub czasowy przedstawia potwierdzenie pobytu w lokalu, dokonane przez właściciela lub inny podmiot dysponujący tytułem prawnym do lokalu na formularzu zgłoszenia pobytu stałego lub formularzu zgłoszenia pobytu czasowego, oraz do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu. Dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być w szczególności umowa cywilno-prawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna lub orzeczenie sądu. Ponadto przy zameldowaniu na pobyt czasowy wnioskodawca wskazywał deklarowany okres pobytu w tym miejscu (art. 28 ust. 3 u.e.l.). Ustalono, iż w przypadku osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych lub posiadających ograniczoną zdolność do czynności prawnych obowiązek meldunkowy wykonywał ich przedstawiciel ustawowy, tj. rodzic. Powyższe jest zgodne z art. 24 ust. 3 u.e.l. Zgodnie z art. 32 ust. 1 i 2 u.e.l. osobie dopełniającej obowiązku zameldowania na pobyt stały, organ dokonujący zameldowania wydaje z urzędu zaświadczenie o zameldowaniu na 9

10 pobyt stały. Natomiast, organ dokonujący zameldowania na pobyt czasowy wydaje osobie, na jej wniosek, zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy. Podczas kontroli ustalono, iż zaświadczenia potwierdzające dokonanie czynności zameldowania nie są przechowywane w urzędzie. Wydawane są wyłącznie osobie dokonującej zameldowania. W związku z powyższym poproszono pracownika o wyjaśnienia. Pani Kazimiera Grejnia wyjaśniła, że: osobie dokonującej zameldowania na pobyt stały wydaje się z urzędu zaświadczenie (tylko raz). Osobie zgłaszającej pobyt czasowy zaświadczenie o zameldowaniu wydaje się tylko na jej wniosek. Podczas kontroli stwierdzono, iż do kilku formularzy zgłoszenia zameldowania na pobyt stały lub pobyt czasowy dołączone były zaświadczenia potwierdzające dokonanie czynności meldunkowej. Na tej podstawie zweryfikowano, że wydawane zaświadczenia zawierały elementy, o których mowa w art. 32 ust. 3 u.e.l. Jednakże zwrócono się z pytaniem do pracownika, dlaczego do niektórych formularzy są dołączone zaświadczenia a do innych nie. W odpowiedzi uzyskano informację, iż z uwagi na początkowy okres obowiązywania nowych przepisów, zaświadczenia te były wydrukowane tylko w celach testowych. Powyższe wyjaśnienie jest nielogiczne, ponieważ treść zaświadczenie przed wydrukowaniem jest widoczna w systemie i na tej podstawie można ocenić co zawiera zaświadczenie. Powyższe uchybienie nie rzutuje na ocenę realizowanego zadania. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż po przyjęciu zgłoszenia meldunkowego do rejestru PESEL wprowadzane są prawidłowe dane przewidziane przepisami prawa. Fakt ten ustalono na podstawie porównania danych zawartych na formularzu z danymi wprowadzonymi do rejestru. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należy ocenić pozytywnie. [Dowód: akta kontroli str.: ] Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców (do dnia 28 lutego 2015 r. ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych), a także terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie Kontroli poddano 7 spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz 6 spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z rejestru mieszkańców. Zadania z zakresu wydawania zaświadczeń realizuje Pani Kazimiera Grejnia inspektor ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że zaświadczenia zostały wydane w odpowiedzi na kompletne wnioski, złożone w formie pisemnej, a organ sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej, bowiem do wniosków dołączone były potwierdzenia dokonania wpłaty. Ustalono, że na wydanych zaświadczeniach znajdują się adnotacje zarówno o uiszczonej opłacie skarbowej, jak również o jej niepodleganiu. Jednak w tym drugim 10

11 przypadku, zgodnie z 4 ust. 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz.U. Nr 187, poz. 1330) w adnotacji powinna znajdować się dokładna podstawa prawna niepodlegania opłacie. Stwierdzono, że na wszystkich wydanych zaświadczeniach znajduje adnotacja z podstawą prawną (art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. f), która dotyczy zatrudnienia oraz wynagrodzeń za pracę, pomimo iż jako uzasadnienie potrzeby uzyskania zaświadczenia, wnioskodawcy wskazywali także sprawy emerytalne i rentowe (sprawy: nr OSO , nr OSO , nr OSO oraz nr OSO ). W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że we wszystkich sprawach zaświadczenia zostały wydane niezgodnie z zakresem żądania wnioskodawców. W sprawie nr OSO organ w zaświadczeniu zawarł drugie imię wnioskodawcy, imię ojca, miejsce urodzenia i dane wystawcy dowodu, pomimo iż wnioskodawca danych tych nie żądał. Podobna praktyka miała miejsce w sprawach m.in. nr OSO , OSO czy OSO Należy wskazać, że organ jest związany żądaniem wnioskodawcy, a wydane zaświadczenie powinno być pełnym odzwierciedleniem tego żądania. Stwierdzono, że na zaświadczeniach wydawanych przed 1 marca 2015 r. jako źródło danych zawartych w zaświadczeniu organ wskazywał rejestr mieszkańców. Wobec powyższego należy wskazać, że do końca lutego 2015 r. organ prowadził gminny zbiór meldunkowy na podstawie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, natomiast z dniem 1 marca 2013 r. na podstawie ustawy o ewidencji ludności gminne zbiory meldunkowe przekształciły się w rejestry mieszkańców i dopiero od tego dnia należy podawać rejestr mieszkańców jako źródło pochodzenia danych. W toku czynności kontrolnych ustalono, że zarówno na zaświadczeniach wydanych przed jak i po 1 marca 2015 r. widnieje jako nazwa wystawionego dokumentu poświadczenie zamieszkania bądź potwierdzenie zameldowania. Na zaświadczeniach wydanych przed 1 marca 2015 r. ponadto znajduje się informacja, że dokument jest ważny w ciągu 2 miesięcy od daty wystawienia (wyjątek stanowi sprawa nr OSO o nazwie zaświadczenie ). Należy wskazać, że pracując na podstawie przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, pracownik prawdopodobnie mylił tryb wydawania potwierdzenia zameldowania na podstawie 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz.U. poz. 1475) z trybem wydawania zaświadczenia na podstawie art. 44g u.e.l.d.o. W wyniku kontroli stwierdzono, że w nagłówkach wydawanych zaświadczeń stosowano oznaczenie aparatu pomocniczego (Urzędu Miasta i Gminy w Niemczy), zamiast organu (Burmistrza Miasta i Gminy Niemcza). Zgodnie z art. 45 ust. 2 u.d.o. zaświadczenia wydają organy prowadzące rejestr PESEL, rejestry mieszkańców oraz rejestry zamieszkania cudzoziemców, w konsekwencji oznaczenie właściwego organu powinno widnieć w nagłówku zaświadczenia. Zgodnie z art Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Na kontrolowanych wnioskach o wydanie zaświadczenia brak jest pieczęci z datą wpływu do Urzędu Miasta i Gminy Niemcza, co należy uznać za 11

12 naruszenie 42 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.), który stanowi, iż po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Jednak w wyniku weryfikacji daty widniejącej na wniosku oraz daty wydania i odbioru zaświadczenia, należy uznać że zaświadczenia były wydawane terminowo, co do zasady w dniu złożenia wniosku. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców (do dnia 28 lutego 2015 r. ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych) oceniono negatywnie, a terminowość realizacji spraw w tym zakresie należało ocenić pozytywnie z uchybieniami. Udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 20 spraw (10 spraw dotyczących udostępniania danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców oraz 10 spraw dotyczących udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych). W toku czynności kontrolnych ustalono, iż w 6 sprawach organ udostępnił dane, pomimo braków formalnych polegających na niezłożeniu wniosku na właściwym formularzu, którego wzór został określony albo na podstawie 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz.U. Nr 214, poz z późn. zm.) w zakresie wniosków, które wpłynęły do końca lutego 2015 r. albo na podstawie 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (Dz.U. Nr 243, poz z późn. zm.) w zakresie wniosków złożonych od 1 marca 2015 r. Braki polegały albo na złożeniu wniosku w postaci zwykłego pisma (sprawy nr OSO , nr OSO oraz nr OSO ) albo na wniosku jeszcze nieobowiązującym (sprawy nr OSO , nr OSO oraz nr OSO ). Należy wskazać, iż w przypadku stwierdzenia braków formalnych wniosku, organ powinien wezwać do ich uzupełnienia na podstawie art Kpa, w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. Należy wskazać, że niekompletne podanie nie inicjuje postępowania 12

13 administracyjnego, tym samym organ nie może zrealizować wniosku obarczonego brakami formalnymi. Wyjątek stanowi sprawa nr OSO w której organ wezwał do złożenia wniosku na odpowiednim wzorze, jednak nie wskazał wnoszącemu podstawy prawnej obowiązywania nowego formularza. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że 19 na 20 poddanych kontroli wniosków było zwolnionych z opłaty. W sprawie nr OSO wniosek pochodził od podmiotu podlegającego opłacie za udostępnienie danych i w związku z niezałączeniem potwierdzenia uiszczenia opłaty, organ na podstawie art Kpa wezwał wnioskodawcę do uiszczenia należności, co należy uznać za poprawną praktykę. Jednakże tym samym pismem, również pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania, wezwano do uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa w wysokości 17 zł. Powyższe należy uznać za niedopuszczalne. Należy wskazać, że o ile brak opłaty za udostępnienie danych stanowi brak formalny wniosku, bowiem 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL (Dz.U. Nr 195, poz z późn. zm.) wskazuje, że dowód uiszczenia rzeczonej opłaty załącza się do złożonego wniosku jest to więc element obligatoryjny podania, którego niedołączenie stanowi braki formalne. Natomiast opłatę od pełnomocnictwa reguluje ustawa z dnia 16 listopada 2008 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2014 r. poz z późn. zm.), która w art. 6 ust. 1 pkt 4 wskazuje, że obowiązek zapłaty opłaty skarbowej od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz od jego odpisu, wypisu lub kopii powstaje z chwilą złożenia dokumentu w organie administracji publicznej. W sytuacji nieuiszczenia opłaty skarbowej w dniu złożenia dokumentu pełnomocnictwa, organ powinien wezwać wnioskodawcę do jej wniesienia na podstawie art Kpa. Powyższy przepis stanowi, że jeżeli strona nie wpłaciła należności tytułem opłat i kosztów postępowania, które zgodnie z przepisami powinny być uiszczone z góry, organ administracji publicznej prowadzący postępowanie wyznaczy jej termin do wniesienia tych należności. Termin ten nie może być krótszy niż siedem dni, a dłuższy niż czternaście dni. Rygorem nieuiszczenia opłaty skarbowej będzie zwrot podania. Należy pamiętać, że nie jest to sytuacja bezwzględna, bowiem 4 wprowadza wyjątki od zasady zwrotu podania. Jak widać, pomimo pewnego podobieństwa obu instytucji, należy rozróżnić brak formalny wniosku od braku fiskalnego. Niewątpliwie instytucja wezwania do uzupełnienia braków formalnych jest bardziej restrykcyjna. Należy wskazać, że istnieje możliwość zawierania obu wezwań w jednym piśmie. Ponadto należy wskazać, że w tym zakresie również zachowują zastosowanie rozważania poczynione przy ocenie postępowań meldunkowych. W toku czynności kontrolnych ustalono, że w 5 na 20 skontrolowanych wniosków organ udostępniał dane niezgodnie z zakresem żądania wnioskodawcy. Postępowanie takie miało miejsce w sprawie nr OSO , gdzie organ udostępnił PESEL, pomimo iż wnioskodawca takich danych nie żądał. W sprawie nr OSO udostępniono dane dotyczące unieważnionego dowodu osobistego, mimo że z wniosku wynika żądanie o aktualny dokument. W sprawie nr OSO organ udostępnił dane dotyczące dowodu osobistego, mimo braku takiego żądania, natomiast nie odniósł się do żądania o dane dotyczące emigracji osoby oraz nie udostępnił wizerunku twarzy. Danych o emigracji nie udostępniono także w sprawie nr OSO , natomiast w sprawie 13

14 OSO pominięto dane dotyczące ewentualnego zgonu osoby. Należy wskazać, że w sytuacji, gdy organ nie posiada żądanych informacji należy wprost w piśmie stanowiącego odpowiedź na wniosek o udostępnienie danych osobowych ustosunkować się do tego faktu, np. poprzez stwierdzenie brak danych. Odnosząc się do powyższego należy wskazać, że organ administracji publicznej powinien udzielać odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych w konkretnej sprawie, w zakresie zgodnym z żądaniem podmiotu wnioskującego i tylko w takim zakresie, w jakim wnioskodawca wykaże uprawnienia do ich otrzymywania. Podkreślenia wymaga, że podobnie jak w przypadku zaświadczeń, w pismach stanowiących odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych w zakresie złożonych wniosków do końca lutego 2015 r., znajduje się informacją, iż powyższe zaświadczenie wystawiono na podstawie rejestru mieszkańców. Po pierwsze należy zwrócić uwagę, że postępowanie w sprawie udostępnienia danych osobowych nie jest postępowaniem uproszczonym w sprawie wydania zaświadczenia, w konsekwencji nazywanie przedmiotowego dokumentu zaświadczeniem jest niepoprawne, ponadto dopiero od 1 marca 2015 r. organ udostępnia dane z rejestru mieszkańców, przed tą datą udostępniano dane z ewidencji ludności. Powyższe postępowanie uznano jedynie za uchybienie, niewpływające na poprawność realizacji przedmiotowego zadania. W sprawie nr OSO organ uznał się za niewłaściwy, w konsekwencji na podstawie art Kpa przekazał wniosek według właściwości. Zawiadomienie zawierało uzasadnienie oraz zostało skierowanie również do wnoszącego podanie, co należy uznać za poprawną praktykę. W wyniku kontroli ustalono, że w nagłówkach pism stanowiących odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych stosowano oznaczenie aparatu pomocniczego (Urzędu Miasta i Gminy w Niemczy), zamiast organu (Burmistrza Miasta i Gminy Niemcza). Zgodnie z art. 50 ust. 2 u.e.l. dane z rejestrów mieszkańców oraz rejestrów zamieszkania cudzoziemców udostępniają organy gmin prowadzące te rejestry, w konsekwencji oznaczenie właściwego organu powinno widnieć w nagłówku pisma. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono negatywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Niemcza zadań z zakresu administracji rządowej w zakresie ewidencji ludności należy ocenić negatywnie. 14

15 ZMIANA IMIENIA I NAZWISKA Postępowania administracyjne prowadzone na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie W okresie podlegającym kontroli funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Niemczy zajmowała Pani Magdalena Szydłowska. W jednostce kontrolowanej brak zastępcy Kierownika USC, toteż w przypadku nieobecności Kierownika, zastępstwo obejmuje podinspektor ds. obsługi USC Pani Monika Kunysz. Dokumenty podpisuje wówczas Burmistrz Miasta i Gminy Niemcza Pan Grzegorz Kosowski. Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska zwanej dalej ziin, została znowelizowana na mocy art. 120 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r., poz z późn. zm.). Zmiany weszły w życie z dniem 1 marca 2015 r. Pismem nr OSO z dnia 2 kwietnia 2015 r. Burmistrz Miasta i Gminy Niemcza poinformował, że w kontrolowanym okresie, do dnia sporządzenia informacji, wydał 7 decyzji administracyjnych w sprawie zmiany imienia i nazwiska. Natomiast w okresie pomiędzy sporządzeniem ww. informacji, a realizacją czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Niemczy wydał jedną decyzję o zmianie nazwiska. Wobec powyższego kontroli poddano 8 postępowań prowadzonych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych, tj. sprawy: nr USC , nr USC , nr USC , nr USC , nr USC nr USC , nr USC oraz nr USC Sprawa nr USC w dniu realizacji czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej pozostawała w toku. Na tej podstawie stwierdzono, co następuje. Pięć postępowań wszczętych i zakończonych zostało do dnia 28 lutego 2015 r., jedno postępowanie (nr USC ) wszczęte zostało w stanie prawnym obowiązującym do dnia 28 lutego 2015 r., a zakończone po 1 marca 2015 r. Natomiast dwa postępowania (nr USC i nr USC ) wszczęte i zakończone zostały po wejściu w życie nowych regulacji prawnych. W sprawie nr USC wniosek został złożony za pośrednictwem Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Tel Awiwie. Sprawa nr USC oraz nr USC wpłynęły za pośrednictwem poczty. W obu przypadkach wnioski przesłał adwokat, który jednocześnie do akt sprawy załączył dokumenty stwierdzające udzielenie pełnomocnictwa. W pozostałych sprawach wnioski składane były osobiście przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Niemczy. W sprawach wszczętych i zakończonych do dnia 28 lutego 2015 r. we wnioskach podmioty wnoszące wskazywały dane, o których mowa w art. 11 ust. 1 pkt 1-3 ziin (w brzmieniu obowiązującym do dnia 28 lutego 2015 r.). W sprawach wszczętych po 1 marca 2015 r., tj. nr USC oraz nr USC wnioskodawcy składali oświadczenia, iż w tej samej sprawie nie złożył wcześniej wniosku do innego kierownika urzędu stanu cywilnego lub nie została wydana już decyzja odmowna (zgodnie z art. 11 ust. 1 pkt 6 ziin w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 marca 2015 r). 15

16 W sprawie nr USC wniosek został przesłany za pośrednictwem poczty przez pełnomocnika adwokata. Wniosek został podpisany przez osobę, której zmiana dotyczy, a także zawiera pieczęć i podpis zagranicznego notariusza. Artykuł 10 ust. 3 ziin (w brzmieniu obowiązującym do dnia 28 lutego 2015 r.) dopuszczał możliwość złożenia wniosku o zmianę imienia i nazwiska w inny sposób, niż osobiście bądź za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem dokonania tej czynności w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Podnieść należy, że notariusze z państw trzecich nie posiadają statusu notariusza w świetle obowiązujących w Polsce przepisów, a tym samym dokonywane przez nich czynności nie są czynnościami notarialnymi w rozumieniu polskiego prawa ( zagraniczny akt notarialny nie spełnia wymogu formy aktu notarialnego w rozumieniu przepisów polskiego prawa cywilnego o formie czynności prawnych). Podpis zgodnie z prawem polskim może wyłącznie poświadczyć notariusz polski, w konsekwencji czego posłużenie się formą pisemną przez osoby zamieszkałe za granicą nie jest możliwe. Wprawdzie brzmienie art. 10 ust. 3 w porównaniu z art. 2 może sugerować uprawnienie notariusza zagranicznego do poświadczenia podpisu wnioskodawcy określonego w art. 10 ust. 2, wydaje się to jednak niemożliwe co do zasady. Zagraniczni urzędnicy noszący miano notariuszy nie są notariuszami w rozumieniu polskiego prawa, a zatem poświadczenie przez nich podpisów nie stanowi «formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym» w myśl polskiego prawa (vide A. Czajkowska, Zmiana imienia i nazwiska. Geneza. Komentarz. Orzecznictwo, Warszawa 2012, s. 74). Należy wskazać, iż brak prawidłowego potwierdzenia podpisu stanowi usuwalny brak formalny. Wobec powyższego należało podjąć czynności na podstawie art Kpa. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Niemczy zaniechał jednak tej czynności i błędnie przyjął, że podanie zostało skutecznie wniesione. W tym miejscu należy wyjaśnić, iż postępowanie administracyjne w sprawie zmiany imienia jest postępowaniem wszczynanym wyłącznie na wniosek strony. Nie może ono być wszczęte z urzędu, bowiem przepis art. 9 ust. 1 ziin stanowi, iż zmiana imienia lub nazwiska następuje na pisemny wniosek osoby ubiegającej się o zmianę. Zatem elementem koniecznym do wszczęcia postępowania jest kompletny (prawidłowo złożony) wniosek. Mając na uwadze, iż w przedmiotowej sprawie wniosek nie zawiera prawidłowego potwierdzenia podpisu, należy przyjąć, iż żądanie nie zostało wniesione skutecznie. W doktrynie ugruntował się pogląd, iż wpływ niekompletnego wniosku nie może prowadzić do wszczęcia postępowania administracyjnego (B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2014, str. 312, 326). W konsekwencji błędnego przyjęcia, iż w przedmiotowej sprawie wniosek wywarł skutek prawny w postaci wszczęcia postępowania administracyjnego, istnieją podstawy do podjęcia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji nr USC z dnia 12 stycznia 2015 r. z uwagi na domniemanie, iż jest ona obarczona wadą kwalifikowaną wskazaną w art. 156 ust. 1 pkt 2 Kpa, tj. rażącym naruszaniem prawa. Analogiczna sytuacja miała miejsce w sprawie nr USC W aktach spraw znajdują się potwierdzenia dokonania przez wnioskodawców zapłaty opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej w sprawie zmiany nazwiska lub imienia w wysokości 37 zł. Wyjątek stanowi sprawa, w której wniosek złożony zostały w Ambasadzie Rzeczypospolitej Polskiej w Tel Awiwie, do której zastosowanie miał przepis art. 3a ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2014 r. poz. 1628). 16

17 W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego badał przesłanki do wydania decyzji pozytywnej, o których mowa w art. 2, 3, 4 i 5 ustawy ziin. W żadnej z analizowanych spraw do wnioskodawcy nie zostało skierowane zawiadomienie o uprawnieniu przysługującym stronie, wynikającym z treści art Kpa, co stanowi naruszenie wskazanego przepisu. Wszystkie sprawy zakończone zostały wydaniem decyzji, które zgodnie z art. 107 Kpa, zawierały: datę wydania, oznaczenie organu i strony, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, podpis oraz pieczęć uprawnionej osoby. W decyzjach odstępowano od uzasadnień, jednocześnie prawidłowo powołując się na przepis art Kpa. Decyzje zostały doręczone stronom, a w aktach znajdują się potwierdzenia skutecznego doręczenia rozstrzygnięć. Na marginesie zauważyć należy, iż zgodnie z art. 12 ust. 2 ziin (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 marca 2015 r.) decyzja o zmianie imienia lub nazwiska podlega natychmiastowemu wykonaniu, wobec powyższego w sprawach nr USC , nr USC oraz nr USC należało zawrzeć informację o przedmiotowym rygorze. Powyższe naruszenie stanowi uchybienie formalne. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż co do zasady Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Niemczy prowadził sprawy dotyczące zmiany imion i nazwisk terminowo, wyjątek stanowi sprawa nr USC W sprawie tej wniosek został złożony za pośrednictwem Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Tel Awiwie. Z metryki sprawy wynika, iż wniosek wpłynął do Urzędu w dniu 25 lutego 2014 r., natomiast pierwsza czynność w sprawie podjęta została dopiero w dniu 27 maja 2014 r. Postępowanie zakończone zostało dnia 2 kwietnia 2015 r. Wobec powyższego należy wyjaśnić, iż przepis art Kpa stanowi, iż organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania (art Kpa). Natomiast o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminach określonych w art. 35, należy zawiadomić strony, podając jednocześnie przyczyny zwłoki. Wobec braku zawiadomienia na podstawie art. 36 Kpa należy uznać, iż sprawa nie została załatwiona terminowo. Ponadto w wyniku kontroli stwierdzono, że w sprawie nr USC pismo kierowane do Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Tel Awiwie zostało oznaczone numerem RWA 537 (sprawy konsularne). W tym miejscu wyjaśnić należy, iż zgodnie z 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy będący stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Niezasadnym zatem jest tworzenie pism wychodzących w sprawie dotyczącej zmiany imienia i nazwiska pod symbolem klasyfikacyjnym z wykazu akt innym niż Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania prowadzenie postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska należało ocenić pozytywnie 17