WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 20 listopada 2015 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 20 listopada 2015 r. NK-KE KL Pan Józef Kołcz Burmistrz Miasta i Gminy Świerzawa WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 8-9 października 2015 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 2, a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 28 września 2015 r. nr: NK-KE KL oraz NK-KE KL zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu kontrolnego), Iga Jaworska inspektor wojewódzki, przeprowadził w Urzędzie Miasta i Gminy Świerzawa z siedzibą przy Pl. Wolności 60, Świerzawa, kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych na podstawie ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych 3, zwanej dalej u.d.o. - prowadzeniu spraw dotyczących ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności 4, zwanej dalej u.e.l. - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska 5, zwanej dalej u.z.i.n. - realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej 6, zwanej dalej u.p.o.o. 1 Dz.U. Nr 185 poz Dz.U poz Dz.U. Nr 167 poz z późn. zm. 4 Dz.U. z 2015 r. poz Dz.U. Nr 220, poz z późn. zm. 6 Dz.U. z 2015 r., poz

2 Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym w dniu 23 czerwca 2015 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego planem kontroli na II półrocze 2015 r. nr NK-KE MJ. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: 1. Ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, tj.: - realizacja obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych, - wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z Rejestru Dowodów Osobistych, - terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z Rejestru Dowodów Osobistych, - udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. 2. Ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, tj.: - prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, - terminowość prowadzenia postepowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, - wykonywanie czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych, - wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców, - terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców, - udostępnianie danych z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców. 3. Ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, tj.: - prowadzenie postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, - terminowość wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia lub nazwiska, - zawiadamianie o zmianie imienia lub nazwiska. 4. Ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, tj.: - sporządzanie i prowadzenie rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej, - realizacja obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji, - terminowość wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji, - wzywanie do kwalifikacji wojskowej, - prowadzenie listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, - realizacja obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej, - terminowość wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej. Okres objęty kontrolą: - od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli w przedmiocie: dowody osobiste, ewidencja ludności oraz 2

3 zmiana imienia i nazwiska; - od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli w przedmiocie: rejestracja i kwalifikacja wojskowa. W okresie kontrolowanym funkcję kierownika Urzędu sprawował Pan Józef Kołcz Burmistrz Miasta i Gminy Świerzawa. Sprawy z kontrolowanego zakresu prowadzili nw. pracownicy: - Pani Grażyna Błuś inspektor ds. dowodów osobistych, wojskowych i obrony cywilnej, - Pani Danuta Buczyńska inspektor ds. obronnych i ewidencji ludności, - Pani Julita Kowalska Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Świerzawie. Realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Świerzawa zadań z zakresu administracji rządowej oceniono: I. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie dowodów osobistych II. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie ewidencji ludności III. pozytywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska IV. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej Pismem nr NK-KE KL z dnia 10 listopada 2015 r. przekazano projekt wystąpienia pokontrolnego. W odpowiedzi Burmistrz Miasta i Gminy Świerzawa poinformował, że nie wnosi zastrzeżeń do ww. dokumentu. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. USTALENIA KONTROLI DOWODY OSOBISTE Realizacja obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych Kontroli poddano 15 spraw związanych z wydaniem dowodu osobistego: CAW720674, CAH178674, CAS124805, CAM079408, CAE542045, CAG288071, CAZ167209, CAR825349, CAP828443, CBC536868, CAI867964, CAM081186, CAW620666, CAV oraz Małgorzaty Grelewskiej. Na tej podstawie ustalono, co następuje. Wnioski o wydanie dowodu osobistego składają uprawnione osoby, zgodnie z art. 25 ustawy o dowodach osobistych, w związku z 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawie wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu 7, zwanego dalej r.d.o. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla 7 Dz.U. poz

4 osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych we wszystkich przypadkach wniosek składał rodzic. W toku czynności kontrolnych ustalono, że do wszystkich wniosków została dołączona prawidłowa fotografia, odzwierciedlająca w sposób niebudzący uzasadnionych wątpliwości wizerunek twarzy osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z art. 29 ust. 1 u.d.o. oraz 7 r.d.o. Ponadto na wszystkich wymagających tego wnioskach znajdowała się adnotacja urzędowa dotycząca danych osoby składającej wniosek w imieniu dziecka lub podopiecznego. Co więcej, na wszystkich wnioskach znajdowała się adnotacja o sposobie ustalenia tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego. Jednak w sprawie CAW została zamieszczona adnotacja wskazująca, że tożsamość ustalono na podstawie koperty dowodowej. Zgodnie z 9 ust. 2 r.d.o. jeżeli osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego nie posiada dowodu osobistego bądź paszportu organ gminy ustala jej tożsamość na podstawie danych zawartych w dostępnych rejestrach publicznych. Wobec powyższego stwierdzić należy, że w adnotacji powinna znajdować się informacja zawierająca wskazanie rejestru publicznego. Zasadnym również byłoby doprecyzowanie źródła na podstawie którego ustalono tożsamość osoby. Natomiast wskazanie koperty dowodowej jako sposobu ustalenia tożsamości, stanowi naruszenie powyższego przepisu. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że w jednym przypadku powodem ubiegania się o wydanie nowego dowodu osobistego było uszkodzenie posiadanego dokumentu. Należy wskazać, iż zgodnie z art. 46 ust. 1 pkt 4 u.d.o. wydanie nowego dowodu osobistego następuje w przypadku uszkodzenia dowodu osobistego w stopniu utrudniającym lub uniemożliwiającym identyfikację jego posiadacza. Ponadto posiadacz dowodu osobistego, którego dowód osobisty został utracony lub uszkodzony, zgłasza niezwłocznie, osobiście ten fakt organowi dowolnej gminy, który unieważnia dokument w dniu zgłoszenia (art. 47 ust. 1 oraz art. 50 ust. 3 pkt 1 u.d.o.). Zgodnie z 16 ust. 3 r.d.o. do zgłoszenia uszkodzenia dowodu osobistego załącza się uszkodzony dowód osobisty, a w sytuacji zgłoszenia uszkodzenia drogą elektroniczną lub w placówce konsularnej RP za pomocą poczty lub telefaksu, wówczas dokument można przekazać również pocztą. W toku kontroli ustalono, iż przy zgłoszeniu uszkodzenia dowodu osobistego Bartosza Komarnickiego (CAV133460) posiadacz nie przekazał przedmiotowego dokumentu, a organ nie egzekwował powyższego obowiązku i przyjął wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego, co stanowi naruszenie 16 ust. 3 r.d.o. Należy wyjaśnić, że organ przyjmując zgłoszenie uszkodzenia dowodu osobistego powinien żądać przekazania uszkodzonego dokumentu, a w przypadku gdy dowód został zniszczony w całości (np. w przypadku spalenia), wówczas wskazać na konieczność zgłoszenia utraty dowodu osobistego a nie jego uszkodzenia. Zgodnie z art. 26 ust. 1 u.d.o. w sytuacji niemożliwości osobistego stawiennictwa w siedzibie organu gminy pracownik organu jest obowiązany udać się w miejsce faktycznego pobytu tej osoby i przyjąć od niej wniosek po uprzednim ustaleniu jej tożsamości. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że w sprawie Małgorzaty Grelewskiej organ przyjął wniosek poza siedzibą urzędu. Z czynności przyjęcia wniosku został sporządzony protokół, co należy uznać za poprawną praktykę. Na marginesie należy wskazać, że z protokołu powinna wynikać także przyczyna przyjęcia wniosku poza siedzibą organu, bowiem czynność ta stanowi wyjątek od zasady, który powinien zostać umotywowany. 4

5 Ustalono, że we wszystkich przypadkach odbioru dowodu osobistego, dokonała go osoba upoważniona, tj. albo sam posiadacz dokumentu, albo w przypadku osób małoletnich rodzic. Ponadto we wszystkich przypadkach pracownik prawidłowo wprowadził do Rejestru Dowodów Osobistych informacje o nowym dokumencie. [dowód: akta kontroli str.:44-77] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wydawania dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi Kontroli poddano 8 spraw z zakresu udostępnienia danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz 2 sprawy z zakresu udostępnienia danych z dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż prowadzona jest podwójna numeracja spraw, np. sprawa nr DO dotycząca udostępnienia danych z dokumentacji dowodowej została oznaczona tym samym numerem, co sprawa dotycząca udostepnienia danych z Rejestru Dowodów Osobistych. Taki sposób postępowania jest niezrozumiały i narusza przepis 5 ust. 2 załącznika nr 1 Instrukcja Kancelaryjna do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. 8 Zgodnie z przywołanym przepisem znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. W zaistniałej sytuacji nie sposób odróżnić dwóch spraw oznaczonych jednym numerem DO Stwierdzono, że co do zasady wnioski były składane na właściwych formularzach, zgodnie z 1 pkt 1 i 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi 9. Natomiast w sprawie nr DO organ udostępnił dane, pomimo iż wniosek został złożony na niewłaściwym formularzu. W powyższej sprawie wnioskodawca żądał wydania kopii koperty dowodowej, jednak złożył wniosek o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W powyższej sprawie organ powinien wezwać wnioskodawcę na podstawie art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 10, zwanej dalej k.p.a. do uzupełnienia braków formalnych podania w postaci złożenia wniosku o udostępnienie dokumentacji związanej z dowodem osobistym w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania, pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania. W sprawie nr DO wnioskodawca wniósł o wysłanie odpisu dowodu osobistego ojca i matki. W odpowiedzi organ wskazał, że dowody osobiste osób zmarłych 8 Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm. 9 Dz.U. z 2011 r. Nr 243, poz z późn. zm. 10 Dz.U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm. 5

6 z chwilą sporządzenia aktu zgonu zostały zniszczone poprzez spalenie. Odnosząc się do powyższego należy wskazać, że przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych 11 wyłączają spod swojej ochrony dane osób zmarłych, jednak jej art. 5 wprowadza zasadę, że jeżeli inne ustawy zapewniają dalej idącą ochronę, stosuje się przepisy tych ustaw. Za regulację zapewniającą szerszą ochronę należy uznać ustawę o dowodach osobistych. W związku z powyższym należy przyjąć, że wnioskodawca w celu uzyskania danych osób zmarłych musi wykazać interes prawny albo być podmiotem wskazanym w art. 66 ust. 3 u.d.o. bądź sądem. W kontrolowanej sprawie wnioskodawcą była osoba fizyczna, w konsekwencji organ powinien wezwać ją do uzupełnienia braków formalnych, tj. złożenia wniosku o udostępnienie dokumentacji związanej z dowodem osobistym oraz do uiszczenia dwóch opłat za udostępnienie dokumentacji w wysokości 31 zł za każdy z dokumentów, zgodnie z 3 rozporządzenia z dnia 21 listopada 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi 12. W powyższej sprawie organ nie wezwał do uzupełnienia braków formalnych i zrealizował wniosek. Należy podkreślić, że nie ma znaczenia czy organ jest w posiadaniu żądanych informacji, bowiem wniosek obarczony brakami formalnymi nie wywołuje skutków prawnych i nie wszczyna postępowania, więc nie może zostać zrealizowany. W toku czynności kontrolnych ustalono, że organ udzielał odpowiedzi na wnioski niezgodnie z zakresem żądania wnioskodawcy. W sprawach nr DO (wniosek Komornika Sądowego przy Sądzie Rejonowym w Złotoryi), nr DO i nr DO organ nie odniósł się do żądania danych dotyczących zgonu. Wobec powyższego należy wskazać, że w sytuacji, gdy organ nie jest w posiadaniu żądanych informacji, powinien odnieść się do żądania wnioskodawcy, np. poprzez zawarcie informacji nie dotyczy czy brak danych. Należy podkreślić, że organ administracji publicznej powinien udzielać odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych w konkretnej sprawie, w zakresie zgodnym z żądaniem podmiotu wnioskującego i tylko w takim zakresie, w jakim wnioskodawca wykaże uprawnienia do ich otrzymania. Ustalono, iż w odpowiedziach na wnioski, w nagłówkach prawidłowo stosowano oznaczenie organu (Burmistrza Miasta i Gminy Świerzawa) oraz że zostały podpisane przez upoważnioną do tego osobę. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi należało ocenić pozytywna z nieprawidłowościami. W piśmie nr Se z dnia 22 września 2015 r. Burmistrz Miasta i Gminy Świerzawa wskazał, że w kontrolowanym okresie wydał 37 zaświadczeń z Rejestru Dowodów Osobistych. W toku kontroli ustalono jednak, iż były to zaświadczenia wydawane zgłaszającym utratę dowodów osobistych, a nie zaświadczenia, o których mowa w art. 63 ust. 1 u.d.o. Odstąpiono zatem od oceny zagadnienia dotyczącego wydawania przez organ gminy 11 Dz.U. z 2014 r. poz z późn. zm. 12 Dz.U. z 2012 r. poz. 75 z późn. zm. 6

7 zaświadczeń z Rejestru Dowodów Osobistych oraz terminowości realizacji spraw w tym zakresie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Świerzawa zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j. Dz.U. Nr 167, poz z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. EWIDENCJA LUDNOŚCI Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych oraz terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie Kontroli poddano 9 postępowań meldunkowych w sprawach: nr SO , nr SO , nr SO , nr SO , nr SO , nr SO , nr SO , nr SO oraz nr SO W wymienionych powyżej postępowaniach wydano 5 decyzji o wymeldowaniu na podstawie art. 35 u.e.l. oraz 4 decyzje o umorzeniu postępowania na podstawie art. 105 k.p.a. W wyniku kontroli stwierdzono, że co do zasady organ weryfikował kompletność wniosków. W sytuacji gdy wniosek zawierał braki formalne, organ wzywał do ich uzupełnienia na podstawie art k.p.a., w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania. W sprawie nr SO organ wszczął postępowanie na wniosek SP ZOZ Przychodni Rejonowej w Świerzawie, pomimo że wniosek zawierał braki formalne i fiskalne. Do wniosku nie został załączony tytuł prawny do lokalu, a także potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie decyzji. Wobec powyższego należy wskazać, że wniosek obarczony brakami formalnych nie wywołuje skutków prawnych, w konsekwencji nie wszczyna postępowania administracyjnego. W powyższej sprawie organ zobowiązany był wezwać wnioskodawcę na podstawie art k.p.a. do przedłożenia tytułu prawnego do lokalu oraz na podstawie art k.p.a. do uiszczenia opłaty skarbowej. W sprawie nr SO organ w pouczeniu zawarł oprócz rygoru z art k.p.a. również pouczenie dotyczące braków fiskalnych wniosku, wskazując że jeżeli w wyznaczonym terminie wniosek nie zostanie uzupełniony to czynność zostanie zaniechana zgodnie z art. 261 k.p.a.. Powyższe postępowanie było nieprawidłowe, bowiem wniosek zawierał jedynie brak formalny polegający na niedołączeniu tytułu prawnego do lokalu. Postępowania nr: SO , SO , SO i SO zostały wszczęte na jeden wniosek złożony w imieniu strony postępowania przez pełnomocnika, o wymeldowanie 4 osób zameldowanych pod tym samym adresem. Do wniosku załączone zostało odpowiednie pełnomocnictwo. Organ nie zważając na wniosek strony rozdzielił go na 4 odrębne postępowania. Wobec powyższego należy wskazać, że organ jest związany wnioskiem strony, a w sytuacji gdy istnieją przesłanki do prowadzenia wspólnego 7

8 postępowania (art. 62 k.p.a.), organ powinien zadośćuczynić wnioskowi. W konsekwencji wezwano wnioskodawcę o wniesienie opłaty skarbowej w wysokości 40 zł (za 4 decyzje administracyjne). Powyższe postępowanie należy uznać za poprawne, należy bowiem odróżnić sytuację współuczestnictwa formalnego od obowiązku organu rozstrzygnięcia każdej ze spraw w drodze odrębnej decyzji administracyjnej. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono ponadto, że organ nie wezwał do wniesienia opłaty skarbowej za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa. Zgodnie z art k.p.a. jeżeli strona nie wpłaciła należności tytułem opłat i kosztów postępowania, które zgodnie z przepisami powinny być uiszczone z góry, organ administracji publicznej prowadzący postępowanie wyznaczy jej termin do wniesienia tych należności. Termin ten nie może być krótszy niż siedem dni, a dłuższy niż czternaście dni. Ponadto art. 1 ust. 1 pkt ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej 13 stanowi, że opłacie skarbowej podlega złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym. Należy wskazać, że organ w konsekwencji rozdzielenia wniosku na odrębne postępowania powinien mieć świadomość, że w aktach każdej ze spraw powinny znajdować się stosowne pełnomocnictwa (oryginały bądź uwierzytelnione odpisy), za których dołączenie powinna zostać wniesiona opłata skarbowa. Natomiast w powyższych sprawach brakuje podstaw prawnych do wzywania do uzupełnienia tych dokumentów oraz wniesienia opłat, bowiem organ mógł zadośćuczynić wnioskowi w takim kształcie w jakim został złożony. Organ w powyższym stanie faktycznym nie powinien rozdzielać spraw na odrębne postępowania, a przy okazji wezwania do wniesienia opłaty za wydanie decyzji, zobowiązany był wezwać do uiszczenia opłaty w wysokości 17 zł za złożenie pełnomocnictwa. Ustalono, że organ niezwłocznie kierował do stron zawiadomienia o wszczęciu postępowania, zgodnie z art k.p.a., a wskazana w zawiadomieniu data wszczęcia postępowania była poprawna. Wyjątek stanowi sprawa nr So , gdzie organ nie skierował zawiadomienia do wnioskodawcy. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że strony postępowania były wyznaczane prawidłowo. W sprawie nr SO organ wszczął postępowanie na wniosek, a następnie skierował do strony zawiadomienie o wszczęciu postępowania zawierające m.in. informację, że w załączeniu przesłano formularz zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego, celem dokonania obowiązku meldunkowego. W konsekwencji w odpowiedzi na powyższe pismo wpłynął do urzędu wypełniony wniosek meldunkowy, przesłany pocztą przez stronę. Organ tego samego dnia w drodze czynności materialno-technicznej wymeldował stronę z adresu pobytu stałego oraz wydał decyzję o umorzeniu postępowania. Zgodnie z art. 33 ust. 2 u.e.l. obywatel polski dokonuje wymeldowania z miejsca pobytu stałego albo z miejsca pobytu czasowego w formie pisemnej na formularzu w organie gminy właściwym dla dotychczasowego miejsca pobytu, przedstawiając do wglądu dowód osobisty lub paszport. Z powyższego jednoznacznie wynika, iż dokonanie wymeldowania w drodze czynności materialno-technicznej następuje poprzez osobiste stawiennictwo w urzędzie oraz złożenie kompletnego formularza wymeldowania. Osobiste stawiennictwo jest wymogiem nałożonym na osobę, na której ciąży obowiązek meldunkowy, bowiem jedynie poprzez zastosowanie takiej 13 Dz.U. z 2015 r. poz. 783 z późn. zm. 8

9 uciążliwości przez prawodawcę, organ może mieć pewność co do tożsamości zgłaszającej się osoby oraz zgodności treści oświadczenia z jej wolą. Obowiązek meldunkowy może nastąpić także za pośrednictwem pełnomocnika lub w formie dokumentu elektronicznego, co nie pozbawia tej czynności osobistego charakteru. W związku z powyższym organ w trakcie trwania postępowania administracyjnego, dokonując wymeldowania w drodze czynności materialno-technicznej na podstawie otrzymanego pocztą formularza meldunkowego oraz umarzając postępowanie w sprawie, naruszył szereg przepisów zarówno materialnych jak i procesowych. Należy wskazać, że organ po otrzymaniu przesłanego pocztą wniosku strony o wymeldowanie, powinien zawiadomić ją o konieczności osobistego stawienia się w celu skutecznego wykonania obowiązku meldunkowego, a przesłany pocztą formularz dołączyć do zebranego materiału dowodowego i kontynuować postępowanie, zmierzając do wydania decyzji administracyjnej rozstrzygającej sprawę co do istoty. W toku czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowości dotyczące ustanawiania przedstawiciela osoby nieobecnej na podstawie przepisów k.p.a. Zgodnie z art k.p.a. organ administracji publicznej wystąpi do sądu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej lub niezdolnej do czynności prawnych, o ile przedstawiciel nie został już wyznaczony. Natomiast w przypadku konieczności podjęcia czynności niecierpiącej zwłoki organ administracji publicznej wyznacza dla osoby nieobecnej przedstawiciela uprawnionego do działania w postępowaniu do czasu wyznaczenia dla niej przedstawiciela przez sąd. W sprawie nr SO oraz nr SO organ wyznaczył z urzędu (w postaci zwykłego pisma) przedstawiciela dla osoby nieobecnej na podstawie art k.p.a., a następnie wystąpił do sądu z wnioskiem o wyznaczenie tego przedstawiciela (w sprawie nr SO dopiero po 26 dniach). Wobec powyższego poproszono pracownika o wyjaśnienia. Pani Danuta Buczyńska wskazała, że: ( ) wyznaczenie przedstawiciela z urzędu umożliwia prowadzenie sprawy podczas oczekiwania na postanowienie wydane przez sąd. ( ) Należy wskazać, że wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie, a powyższe postępowanie stanowi naruszenie istoty omawianej instytucji, bowiem bezwzględnym obowiązkiem organu po ustaleniu, że strona jest nieobecna, jest wystąpienie do sądu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela. Natomiast jedynie w przypadku konieczności podjęcia czynności niecierpiącej zwłoki organ może wyznaczyć dla osoby nieobecnej przedstawiciela uprawnionego do działania w postępowaniu do czasu wyznaczenia dla niej przedstawiciela przez sąd. Regulacja ta ma charakter wyjątkowy i aby ją zastosować musi zostać spełniona przesłanka wcześniejszego albo jednoczesnego podjęcia czynności zmierzającej do zapewnienia stronie przedstawiciela przez sąd (wniosek z art k.p.a. został wcześniej wniesiony albo równocześnie z wyznaczeniem przedstawiciela w trybie administracyjnym). Ponadto zachodzi konieczność dokonania tylko jednej, określonej czynności. Dodatkowo musi zostać spełniona przesłanka istnienia sprawy niecierpiącej zwłoki, czyli szczególnego wypadku konieczności pilnego działania 14. Wyznaczenie przedstawiciela w trybie art k.p.a. powinno przybrać formę procesową postanowienia. W powyższych postępowaniach pisma wyznaczające przedstawiciela dla osoby nieobecnej nie zawierały 14 B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. C.H. Beck, wyd. 13, str

10 pouczenia o nieprzysługiwaniu zażalenia 15. Należy wskazać, że z uzasadnienia przedmiotowego postanowienia powinno wynikać m.in. jakie przesłanki przemawiają za koniecznością wyznaczenia z urzędu przedstawiciela dla osoby nieobecnej i do jakiej konkretnej czynności jest on ustanawiany. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że instytucja zeznań strony była stosowana nieprawidłowo. Zgodnie z art. 86 k.p.a. jeżeli po wyczerpaniu środków dowodowych lub z powodu ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy, organ administracji publicznej dla ich wyjaśnienia może przesłuchać stronę. Do przesłuchania stron stosuje się przepisy dotyczące świadków, z wyłączeniem przepisów o środkach przymusu. Z charakteru tej instytucji wynika, że jest to posiłkowy środek dowodowy, dopuszczalny w postępowaniu administracyjnym w ostateczności 16. Natomiast w poddanych kontroli postępowaniach środek ten był traktowany jako podstawowy, bowiem łącznie z zawiadomieniem o wszczęciu postępowania strony były wzywane do złożenia zeznań. Stwierdzić zatem należy, iż pracownik prowadzący postępowania myli instytucję zeznań strony od możliwości wezwania strony do złożenia wyjaśnień w sprawie na podstawie art. 50 k.p.a. Wyjaśnienia strony nie są środkiem dowodowym, a dotyczą przedstawienia stanu faktycznego wymagającego udowodnienia (vide wyrok NSA z 13 grudnia 2013 r., sygn. akt II GSK 1459/12). W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje rozstrzygające sprawę co do istoty zawierały w podstawie prawnej art. 104 k.p.a. Należy wskazać, w że omawianych decyzjach zbędnym jest przywoływanie w podstawie prawnej powyższego przepisu, bowiem art. 104 k.p.a. stosuję się jedynie pomocniczo w sytuacjach, gdy przepis prawa materialnego nie wskazuje jednoznacznie, że rozstrzygnięcie w danej sprawie następuje w drodze decyzji administracyjnej. W sprawie nr SO , która została wszczęta na wniosek dwóch właścicieli nieruchomości, organ umorzył postępowanie administracyjne po przyjęciu oświadczenia o wycofaniu wniosku przez jednego z nich. Oświadczenie strony wskazywało jedynie, że jest to decyzja wspólna moja i mojego męża. Ponadto w aktach sprawy nie znajdują się dokumenty potwierdzające umocowanie do działania strony w imieniu męża. Wobec powyższego należy wskazać, że organ w powyższej sprawie powinien wezwać osobę, która składa żądanie w imieniu innej osoby bez okazania stosownego pełnomocnictwa, o uzupełnienie braków formalnych podania na podstawie art k.p.a. 17. Ustalono, że merytoryczna treść rozstrzygnięć była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, oznaczenie organu oraz datę wydania, ponadto były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. Natomiast w sprawach zakończonych umorzeniem postępowania, decyzje praktycznie nie zawierały uzasadnienia faktycznego i prawnego. Należy wskazać, że zgodnie z art k.p.a. uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które 15 Należy podkreślić, że postanowienia na które nie przysługuje zażalenie, mogą być zaskarżane razem z odwołaniem od decyzji. 16 Vide B. Adamiak, J. Borkowski Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. wyd. C.H. Beck, wyd. 10, str Vide E. Klat-Górska, L. Klat-Wertelecka, Uwierzytelnienie pełnomocnictwa w ogólnym postępowaniu administracyjnym, NZS nr 4/2015, s

11 organ uznał za udowodnione, dowodów na których się oparł oraz przyczyn z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Odnosząc się do powyższego należy podkreślić, że nie ma znaczenia czy decyzja orzeka co do istoty sprawy czy jedynie kończy postępowanie w danej instancji, w każdym z przypadków uzasadnienie faktyczne i prawne powinno się w niej znaleźć. Odnosząc się do terminowości załatwianych spraw należy wskazać, że co do zasady sprawy były załatwiane terminowo. We wszystkich sprawach tego wymagających organ realizował obowiązek wynikający z art. 36 k.p.a. Zgodnie z powyższym przepisem o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Odnosząc się do powyższego należy wskazać, że sygnalizacje stosowane w poddanych kontroli postępowaniach nie zawierały terminu załatwienia sprawy, a wskazywały jedynie, że sprawa zostanie zakończona po skompletowaniu materiału dowodowego lub ustanowieniu przez sąd przedstawiciela strony nieobecnej. Powyższe postępowanie stanowi naruszenie art. 36 k.p.a., bowiem nakłada on na organ wyraźny obowiązek poinformowania o nowym terminie załatwienia sprawy, natomiast wskazanie zdarzenia przyszłego nie będzie stanowić wykonania tego obowiązku. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące prowadzenia przez Burmistrza Miasta i Gminy Świerzawa postępowań w sprawach meldunkowych oraz terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Wykonywanie czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 20 losowo wybranych formularzy meldunkowych, przyjętych w kontrolowanym okresie, tj. 10 zgłoszeń pobytu stałego oraz 10 zgłoszeń pobytu czasowego. Stwierdzono, iż wszystkie analizowane zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach, zgodnie z obowiązującymi wzorami i zawierały wszystkie dane przewidziane przepisami prawa (art. 28 ust. 1 i art. 30 ust. 1 i 2 u.e.l.). Wszystkie formularze stosowane przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego zawierały potwierdzenie pobytu w lokalu oraz adnotację o tytule prawnym do lokalu, zgodnie z art. 28 ust. 2 u.e.l. oraz 4 ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego. 18 Pośród analizowanych spraw nie stwierdzono przypadku dokonania obowiązku meldunkowego przez pełnomocnika. Natomiast w przypadku osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych lub posiadających ograniczoną zdolność do czynności prawnych obowiązek meldunkowy wykonywał ich przedstawiciel ustawowy, tj. rodzic. 18 Dz.U. Nr 220, poz z późn. zm. 11

12 Zgodnie z art. 32 ust. 1 i 2 u.e.l. osobie dopełniającej obowiązku zameldowania na pobyt stały, organ dokonujący zameldowania wydaje z urzędu zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały. Natomiast organ dokonujący zameldowania na pobyt czasowy wydaje osobie, na jej wniosek, zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy. Podczas kontroli ustalono, iż w aktach spraw nie są przechowywane egzemplarze zaświadczeń przeznaczone do włączenia do akt sprawy. Wobec powyższego poproszono pracownika o wydrukowanie przykładowego zaświadczenia potwierdzającego dokonanie czynności meldunkowej. Na tej podstawie ustalono, iż wydawane potwierdzenia są zgodnie z obowiązującymi wzorami i zawierały wszystkie dane przewidziane przepisami prawa - art. 32 ust. 3 u.e.l. w związku z 2 ust. 11 i ust. 12 rozporządzenia w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż po przyjęciu zgłoszenia meldunkowego do rejestru wprowadzane są prawidłowe dane przewidziane przepisami prawa. Fakt ten ustalono na podstawie porównania danych zawartych na formularzach z danymi wprowadzonymi do rejestru. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należy ocenić pozytywnie. Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców oraz terminowość realizacji spraw w tym zakresie Kontroli poddano 10 spraw z zakresu wydawania zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców. Stwierdzono, że zaświadczenia zostały wydane w odpowiedzi na kompletne wnioski, złożone w formie pisemnej przez uprawnione podmioty wyjątek stanowi sprawa nr SO , w której wnioskodawczyni wniosła o wydanie zaświadczenia o danych m. in. swojego męża. W aktach sprawy brak stosownego pełnomocnictwa. Zgodnie z art. 45 ust. 2 u.e.l. organy prowadzące rejestr PESEL, rejestry mieszkańców oraz rejestry zamieszkania cudzoziemców, na wniosek zainteresowanej osoby są obowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetwarzanych danych dotyczących tej osoby. Natomiast każde inne żądanie dotyczące udostępnienia danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców powinno być rozpatrywane w oparciu o przepisy art. 46 u.e.l. Zatem w sytuacji, gdy podmiot wnioskuje o wydanie zaświadczenia dotyczącego danych innej osoby i nie posiada stosownego pełnomocnictwa należy odmówić wydania zaświadczenia (na podstawie art. 219 k.p.a.). Ustalono, iż organ gminy sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej. W sprawach tego wymagających do wniosków dołączone były potwierdzenia dokonania należnej opłaty. Na wydanych zaświadczeniach znajdują się adnotacje zarówno o uiszczonej opłacie skarbowej, jak również o jej niepodleganiu, co jest zgodne z 4 ust. 1 pkt 1 oraz pkt 3 12

13 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej 19. Wszystkie znajdujące się w aktach spraw zaświadczenia zostały wydane zgodnie z zakresem żądania wnioskodawcy. W sprawie nr SO wnioskodawczyni wniosła o wydanie zaświadczenia m. in. o dokumencie tożsamości swojego małoletniego dziecka. Informacja ta nie została jednak zawarta w wydanym zaświadczeniu. Z uwagi na fakt, iż w przedmiotowej sprawie dziecko nie posiadało dowodu osobistego, powyższe naruszenie uznano za uchybienie formalne niepowodujące następstw dla kontrolowanej działalności. Niemniej jednak zauważyć należy, iż w celu pełnego rozpatrzenia wniosku, zasadnym byłoby zawarcie informacji również o nieposiadaniu dokumentu przez małoletniego. Wszystkie zaświadczenia wydane zostały w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi. Na zaświadczeniach widnieje oznaczenie organu oraz pieczęć i podpis upoważnionej osoby (pracownik posiada upoważnienie Burmistrza Miasta i Gminy Świerzawa do wydawania zaświadczeń ( ) w zakresie ewidencji ludności ( ) ). Stwierdzono, iż w żadnym pośród analizowanych zaświadczeń nie wskazano podstawy prawnej. Artykuł 6 k.p.a. stanowi, iż organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa. Z zasady praworządności wynika, że organ stosujący prawo musi ustalić prawidłową podstawę prawną swojego działania. Wobec powyższego, a także w myśl art. 9 k.p.a. zasadnym jest wskazanie przepisów prawnych na wydanym zaświadczeniu. Zgodnie z art k.p.a. zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Na wnioskach brak pieczęci wpływu podań do organu. Porównując datę wypełnienia wniosku przez wnoszącego z datą odbioru zaświadczenia stwierdzono, iż potwierdzenia wydane zostały tego samego dnia ( od ręki ), a tym samym sprawy załatwiane są terminowo. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wydawania zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców oraz terminowość realizacji spraw w tym zakresie oceniono pozytywnie. Udostępnianie danych z rejestru mieszkańców lub rejestru zamieszkania cudzoziemców Kontroli poddano 10 spraw z kontrolowanego okresu. Na tej podstawie ustalono, iż wnioskodawcy składali wnioski o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców na odpowiednim formularzu 20. Wnioski były kompletne, nie zawierały braków formalnych. W sprawie nr SO wnioskodawca (Komornik Sądowy) wniósł o wskazanie osób zameldowanych pod wskazanym adresem wraz z ich danymi identyfikacyjnymi (data urodzenia, Pesel, adres), przy czym w rubryce II wniosku (dane osoby, której wniosek dotyczy) podał jedynie adres. Pismem z dnia 21 września 2015 r. organ 19 Dz. U. Nr 187 poz pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (Dz. U. Nr 243. Poz z późn. zm.). 13

14 gminy wezwał wnoszącego podanie do usunięcia braków formalnych wniosku poprzez sprecyzowanie w rubryce II i III wniosku zakresu żądanych danych. Jednocześnie organ nadmienił, że pod ( ) wskazanym adresem jest budynek wielorodzinny, bez podziału na lokale ( ), gdzie ( ) jest zameldowanych 16 osób. Wprawdzie organ gminy nie wskazał podstawy prawnej swego działania, jednak mając na uwadze, iż wnioskodawca został wezwany do usunięcia braków formalnych z pouczeniem, że Nie usunięcie braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania, należy przyjąć, że podstawą działania organu gminy był art k.p.a.. Stwierdzić należy, iż w omawianym przypadku wniosek nie zawierał braków formalnych, jednak z uwagi na stan faktyczny sprawy organ zasadnie powziął wątpliwość co do zakresu żądania wnioskodawcy. Tym samym należało wezwać wnoszącego podanie do złożenia wyjaśnień na podstawie art k.p.a. W dniu kontroli sprawa pozostawała w toku. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że co do zasady organ udzielał odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych zgodnie z żądaniem wnioskodawców oraz w zakresie w jakim wykazali oni uprawnienia do uzyskania informacji. Zauważyć jednak należy, że w sytuacji, gdy wnioskodawca żądał m. in. informacji o zgonie osoby, która nie zmarła, dobrą praktyką byłoby wskazanie, że osoba żyje (zamiast pomijanie tego faktu milczeniem). Takie postepowanie jednoznacznie świadczyć będzie, że organ w pełni zrealizował wniosek zainteresowanego podmiotu, nie pomijając żadnego elementu. W żadnej pośród kontrolowanych spraw odpowiedzi na wnioski o udostepnienie danych nie zawierały podstawy prawnej działania organu. Zauważyć należy, iż zgodnie z art. 6 k.p.a. organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa. Z zawartej w ww. przepisie zasady praworządności wynika, że organ stosujący prawo musi ustalić prawidłową podstawę prawną i z należytą starannością podać aktualną publikację aktu. Powyższe stanowi jedynie uchybienie formalne, nie wpływa bowiem na realizację zadania przez organ gminy. Wszystkie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych zostały podpisane z up. Burmistrza Danuta Buczyńska inspektor ds. ewidencji ludności. Poproszono zatem pracownika o okazanie stosownego pełnomocnictwa. W zarządzeniu nr 1200/28/2012 Burmistrza Miasta i Gminy Świerzawa z dnia 12 listopada 2012 r. w sprawie upoważnienia do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wskazano: Upoważniam Panią Danutę Buczyńską, zatrudnioną na stanowisku Inspektora ds. obronnych i ewidencji ludności w Urzędzie Miasta i Gminy w Świerzawie do wydawania w moim imieniu decyzji, postanowień i zaświadczeń w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie ewidencji ludności i wydawania dowodów osobistych ( ). Z powyższego wynika, iż pracownik nie posiada upoważnienia do udostępniania danych z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców. Powyższe stanowi naruszenie art. 50 ust. 2 u.e.l. 14

15 We wszystkich skontrolowanych sprawach wnioskodawcami były podmioty, o których mowa w art. 46 ust. 1 u.e.l. (zdecydowana większość wniosków pochodziła od Komorników Sądowych). Prawidłowo zatem dane udostępniono nieodpłatnie 21. W sytuacji gdy organ uznał się za niewłaściwy w sprawie na podstawie art k.p.a. przekazywał wniosek według właściwości, równocześnie zawiadamiając o tym fakcie wnioskodawcę (dot. sprawy nr SO ). [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców oceniono pozytywnie z uchybieniami. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 388) w zakresie ewidencji ludności oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. ZMIANA IMIENIA I NAZWISKA Prowadzenie postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz terminowość realizacji spraw w tym zakresie Kontroli poddano wszystkie postępowania administracyjne dotyczące zmiany nazwiska, prowadzone w kontrolowanym okresie (od dnia 1 marca 2015 r. do dnia kontroli), tj. dwa postępowania: USC oraz USC Na tej podstawie ustalono, iż Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego weryfikował kompletność złożonych wniosków. Podania zawierały wszystkie dane określone w art. 11 ust. 1 pkt 1-6 u.z.i.n. Do wniosków dołączone zostały potwierdzenia dokonania opłaty skarbowej w wysokości 37 zł za wydanie decyzji administracyjnej w sprawie zmiany nazwiska. W obu sprawach wnioskodawczyni (działająca w imieniu swoich małoletnich dzieci) została prawidłowo zawiadomiona o wszczęciu postepowania (zgodnie z art k.p.a.). Natomiast w żadnej z analizowanych spraw do wnioskodawcy nie zostało skierowane zawiadomienie o uprawnieniu przysługującym stronie na podstawie art k.p.a., co stanowi naruszenie ww. przepisu. Stwierdzono, iż Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Świerzawie badał przesłanki do wydania decyzji w sprawie zmiany nazwiska. Rozstrzygnięcia nastąpiły we właściwej formie decyzji administracyjnej (zgodnie z art. 12 ust. 1 u.z.i.n), które zgodnie z art. 107 k.p.a., zawierały: datę wydania, oznaczenie organu i strony, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, podpis oraz pieczęć uprawnionej osoby. W decyzjach odstępowano od uzasadnień, jednocześnie prawidłowo powołując się na przepis art k.p.a. W rozstrzygnięciach wskazano art k.p.a. W tym miejscu zauważyć 21 Artykuł 53 pkt 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. (Dz. U. Nr 217 poz z późn. zm.) stanowi: Udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL następuje dla podmiotów, o których mowa w art. 46 ust. 1 nieodpłatnie. 15

16 należy, że art. 12 ust. 2 u.z.i.n stanowi, iż decyzja o zmianie imienia lub nazwiska podlega natychmiastowemu wykonaniu. Przepis ten stanowi realizację natychmiastowej wykonalności decyzji, o której mowa w art pkt 2 k.p.a. Zatem jako podstawę prawną natychmiastowej wykonalności decyzji o zmianie nazwiska należało przywołać art. 12 ust. 2 u.z.i.n. Decyzje zostały prawidłowo doręczone stronie na aktach administracyjnych znajdują się potwierdzenia doręczenia. Ponadto stwierdzono, że kontrolowane sprawy zostały załatwione w ustawowym terminie. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz terminowości realizacji spraw w tym zakresie oceniono pozytywnie. Zawiadamianie o zmianie imienia lub nazwiska W wyniku nowelizacji ustawy o zmianie imienia i nazwiska od dnia 1 marca 2015 r. decyzje o zmianie imienia i nazwiska podlegają natychmiastowemu wykonaniu (art. 12 ust. 2 u.z.i.n.). Wskutek informatyzacji rejestrów państwowych kierownik urzędu stanu cywilnego albo jego zastępca, który wydał decyzję o zmianie imienia i nazwiska przesyła ją, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony rejestr stanu cywilnego, do kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa wnioskodawcy, a jeżeli zmiana rozciąga się na małoletnie dzieci - również do kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akty urodzenia dzieci (art. 13 ust. 1 u.z.i.n.). W przypadku zmiany imienia lub nazwiska małoletniego dziecka następującej na wniosek przedstawiciela ustawowego dziecka decyzję o zmianie imienia lub nazwiska przekazuje się kierownikowi urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia dziecka (art. 13 ust. 2 u.z.i.n.). Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 u.e.l. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego dokonał rejestracji danych w rejestrze PESEL w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1 i 2 u.e.l. W wyniku porównania dokumentów z danymi zawartymi w module BUSC aplikacji Źródło stwierdzono, iż decyzje przekazane zostały do właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego. W aktach urodzenia osób, których dotyczy zmiana naniesione zostały wzmianki dodatkowe. [dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące zawiadamiania o zmianie imienia lub nazwiska oceniono pozytywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Świerzawa zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r., Nr 220, poz z późn. zm.) w zakresie zmiany imienia i nazwiska oceniono pozytywnie. 16

17 REJESTRACJA I KWALIFIKACJA WOJSKOWA Sporządzanie i prowadzenie rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej W wyniku kontroli ustalono, iż zgodnie z art. 31 ust. 2 u.p.o.o. Burmistrz Miasta i Gminy Świerzawa corocznie prowadzi rejestrację zgodnie z właściwością, tj. sporządza rejestr na podstawie rejestru mieszkańców, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (do dnia 28 lutego 2015 r. na podstawie gminnego zbioru meldunkowego). Rejestr mężczyzn i rejestr kobiet urodzonych w 1996 r. został sporządzony w dniu 31 grudnia 2014 r., rejestr mężczyzn i rejestr kobiet urodzonych w 1995 r. został sporządzony w dniu 4 stycznia 2014 r. Wszystkie rejestry zostały prawidłowo podpisane przez Burmistrza Miasta i Gminy Świerzawa Józefa Kołcz. Rejestry sporządzone zostały wg wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 listopada 2009 r. w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej 22, zwanego dalej r.r., w formie wydruku na nośniku papierowym, osobno dla każdego rocznika mężczyzn i każdego rocznika kobiet ( 3 ust. 3 ww. rozporządzenia). W rejestrze mężczyzn urodzonych w 1996 r. ujętych było 57 osób. W rejestrze kobiet urodzonych w 1996 r. ujętych było 36 osób. W rejestrze mężczyzn urodzonych w 1995 r. ujętych było 30 osób, natomiast w rejestrze kobiet urodzonych w 1995 r. ujętych było 48 osób. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie kontroli zasady oceniania, sporządzanie i prowadzenie rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej oceniono pozytywnie. Realizacja obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji Zgodnie z wymogiem art. 31 ust. 6 u.p.o.o. Burmistrz Miasta i Gminy Świerzawa po sporządzeniu rejestru przekazywał jego jeden egzemplarz wojskowemu komendantowi uzupełnień (w kwalifikacji prowadzonej w 2014 r.: pismem nr Do z dnia 5 stycznia 2014 r., w kwalifikacji prowadzonej w 2015 r.: pismem nr Do z dnia 5 stycznia 2015 r.). W rejestrach sporządzonych na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej w 2014 i 2015 r. nie stwierdzono osób zameldowanych na pobyt stały na terenie innej gminy, a na pobyt czasowy na terenie gminy Świerzawa, toteż nie było konieczności przekazywania zawiadomień, o których mowa w 4 ust. 2 r.r. Po sporządzeniu rejestru organ kontrolowany przesyłał Wojewodzie Dolnośląskiemu informacje o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestru, zgodnie z 5 ust. 1 r.r. (w 2015 roku pismem nr DO z dnia 2 stycznia 2015 r., w 2014 r. pismem nr DO z dnia 22 stycznia 2014 r., ). 22 Dz.U. z 2015 r. poz