Do kogo skierowane jest Cyfrowe Biuro?

Transkrypt

1 Cyfrowe biuro 7

2

3 Do kogo skierowane jest Cyfrowe Biuro? Cyfrowe Biuro to oferta kompleksowych rozwiązań dedykowanych produkcji (drukowaniu), powielaniu, dystrybucji (skanowanie i faksowanie), archiwizacji (elektroniczny dokument), edycji (formatowanie oraz OCR*) oraz kontroli kosztów wytwarzania. Dla kogo? Sprawdzi się w: korporacjach przedsiębiorstwach z sektora MŚP jednostkach administracji publicznej sektorze edukacyjnym instytucjach medycznych instytucjach finansowych i prawnych budownictwie *OCR Automatyczne rozpoznawanie tekstu

4 Dla kogo? Cyfrowe biuro to zestaw usług, które są niezbędne dla organizacji wykorzystujących określone metody pracy z dokumentem w specyficznym środowisku. ŚRODOWISKO ERP, CRM, SRM, elektroniczne obiegi i archiwa dokumentowe DZIAŁANIA generowanie, powielanie i dystrybucja dokumentu METODY OCR, konwersja, metadane Nasze rozwiązania mogą być elastycznie rozbudowywane i dostosowywane do nowych potrzeb organizacji.

5 Czy się z tym spotkałeś? Zagrożenie bezpieczeństwa Dotyczy Ciebie? poufne dokumenty pozostawione na urządzeniu drukującym mogą trafić w ręce osób niepowołanych dokumenty mogą zostać przechwycone podczas skanowania do poczty oraz usług chmurowych brak narzędzi pozwalających kontrolować powielanie i przesyłanie dokumentów

6 Dotyczy Ciebie? Zagrożenia wynikające z kosztów związanych z eksploatacją: pracownicy generują zbyt wiele niepotrzebnych wydruków brak automatycznego powiadamiania dostawcy o braku tonerów brak możliwości zastosowania limitów i uprawnień do określonych funkcji Zagrożenia związane z przepływem dokumentów: brak możliwości skanowania dokumentu do wielu zróżnicowanych lokalizacji jednocześnie brak kompatybilności z systemami typu ERP¹, CRM², SRM³ oraz archiwami elektronicznymi w procesie drukowania oraz skanowania brak możliwości generowania przeszukiwalnych plików (OCR) brak możliwości drukowania oraz skanowania dla pracowników mobilnych 1. ERP Enterprise Resource Planning planowanie zasobów przedsiębiorstwa 2. CRM Customer Relationship Management zarządzanie relacjami z Klientami 3. SRM Supplier Relationship Management zarządzanie relacjami z Dostawcami

7 Jak to rozwiązać? Rozwiązania dostępne w ramach usługi Cyfrowe Biuro pozwalają wyeliminować nie tylko zagrożenia związane z bezpieczeństwem dokumentów, ale również usprawnić codzienną pracę z dokumentem. RICOH Solution Każde z dostępnych rozwiązań zostało opracowane w formie pakietów. Ułatwia to wybór zakresu potrzebnych usług. Dostępne pakiety: System dokumentowy (MFP*) Kontrola kosztów i bezpieczeństwo Dystrybucja dokumentów i OCR Drukowanie oraz skanowanie w chmurze Zdalna diagnostyka Opieka serwisowa * MFP Multifunction Printer wielofunkcyjne urządzenie drukujące

8 RICOH Solution Pakiet: System dokumentowy MFP Oferuje wybór ponad 60 modeli zaawansowanych systemów: wytwarzających nawet dokumentów na godzinę przesyłających nawet dokumentów na godzinę obsługujących zróżnicowane formaty (A3, A4, A5, koperty) obsługujących gramaturę do 300 g/m 2 przez kasety na papier obsługiwanych za pomocą intuicyjnych paneli dotykowych (smart) Gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa poprzez: szyfrowanie i nadpisywanie danych dyskowych szyfrowanie dokumentów skanowanych (AES 256 bitów) szyfrowanie połączeń sieciowych Systemy dokumentowe Ricoh pozwalają na bezprzewodowe skanowanie i drukowanie z poziomu urządzeń mobilnych (IOS, Android) oraz kont chmurowych (m.in. Google Drive, Dropbox).

9 Pakiet: Kontrola kosztów i bezpieczeństwo Umożliwia automatyczne generowanie raportów okresowych przedstawiających koszty druku ponoszone przez firmę, w rozbiciu na: RICOH Solution użytkowników, grupy użytkowników, obszary robocze urządzenia drukujące dzięki raportom firma może obniżyć koszty druku nawet o 50% Dostęp do określonych funkcji urządzeń dostępny jest po autoryzacji kodem PIN, hasłem lub kartą zbliżeniową. Każda z prac oczekujących na wydruk jest widoczna tylko dla jednego, zalogowanego użytkownika. Jeśli w firmie działa kilka urządzeń, wydruk może zostać zrealizowany na dowolnym z nich, a nawet na MFP, które nie znajduje się fizycznie w danym biurze. Stanowi to duże ułatwienie dla pracowników zdalnych oraz pozwala wyeliminować przestoje wydruków podczas awarii jednego z urządzeń.

10 RICOH Solution Pakiet: Dystrybucja dokumentów i OCR Umożliwia zaprojektowanie ścieżki skanowania i podążania dokumentu według indywidualnych potrzeb każdej grupy roboczej. Rozesłanie dokumentu do wielu różnych lokalizacji odbywa się podczas jednego przebiegu skanowania. Sposób rozesłania dokumentu wybierany jest za pomocą jednego przycisku na panelu urządzenia. Do niego przypisany jest typ dokumentu lub grupa adresatów. Kategoryzacja wysyłki możliwa jest również za pomocą naniesionego na dokument kodu kreskowego. Pakiet ten pozwala: skanować do systemów: ERP, CRM, SRM, księgowych, elektronicznych archiwów i innych zasobów dokumentowych przechwytywać dokumenty z poczty i przekazywać automatycznie do innych, wybranych lokalizacji Ponadto pakiet zapewnia dostęp do funkcji rozpoznawania tekstu (OCR) oraz pozwala na importowanie dokumentów do zasobów przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych.

11 Pakiet: Drukowanie oraz skanowanie w chmurze Umożliwia drukowanie oraz skanowanie z wykorzystaniem usług chmurowych. Pakiet drukowania w chmurze pozwala na drukowanie z dowolnego miejsca i źródła (konieczny dostęp do internetu), na urządzeniach MFP: RICOH Solution przez witrynę www przez aplikację na urządzenia mobilne przez wirtualny sterownik na stacji roboczej przez załącznik wiadomości W ramach pakietu Ricoh udostępnia miejsce na własnym serwerze chmurowym. Eliminuje to konieczność posiadania dodatkowego serwera. Pakiet umożliwia skanowanie za pośrednictwem urządzeń MFP bezpośrednio do posiadanych kont chmurowych, np. GoogleDrive czy Office 365. Dodatkowo zapewnia możliwość utworzenia ścieżki skanowania do zasobów sieciowych i poczty .

12 RICOH Solution Pakiet: Zdalna diagnostyka Umożliwia zdalną kontrolę stanu technicznego urządzenia drukującego. Zapewnia dostęp do narzędzi monitorujących: stan materiałów eksploatacyjnych błędy pojawiające się na urządzeniu stan liczników urządzenia obciążenie urządzenia Zgłoszenia wysyłane są automatycznie do Centrum Serwisowego Ricoh, po czym następuje uzupełnienie materiałów eksploatacyjnych, odbywa się zdalna diagnostyka lub wysyłany jest wykwalifikowany inżynier serwisu. Znaczącą zaletą tego rozwiązania jest pełna automatyzacja przepływu informacji. Umożliwia to natychmiastową reakcję Centrum Serwisowego, a grupa robocza korzystająca z urządzeń drukujących jest całkowicie odciążona od konieczności zgłaszania incydentów.

13 Pakiet: Opieka serwisowa Zapewnia dostęp do profesjonalnej opieki serwisowej urządzeń wielofunkcyjnych bezpośrednio u Klientów. Pakiet zawiera bogaty zakres usług: RICOH Solution dostawę materiałów eksploatacyjnych i części wymianę części i konserwację techniczną urządzeń dojazd Inżyniera Serwisu bezpośrednio do Klienta dostawę oraz instalację zakupionych rozwiązań Pakiet Opieki Serwisowej jest rozliczany w bardzo przejrzysty sposób, ponieważ opiera się na liczbie wydruków oraz kopii zrealizowanych w skali miesiąca. Zapewnia wysoką wydajność urządzeń przez cały okres eksploatacji, a także eliminuje konieczność ingerencji technicznej przez użytkowników, oszczędzając ich czas.

14 Czy ktoś już tego używał? Business Centre Club W ramach współpracy, firma Ricoh Polska Sp. z o.o. dostarczyła kompleksowe rozwiązanie do zarządzania i kontroli kosztów druku. Wdrożenie nowych modeli urządzeń drukujących wraz z oprogramowaniem Working Doc Cost Control, pozwoliło zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów oraz uzyskać pełną kontrolę nad kosztami generowanymi przez użytkowników. Wprowadziliśmy również nowe oprogramowanie przeznaczone do archiwizacji dokumentów Working Doc Digital Set. To rozwiązanie pozwoliło wyeliminować problemy związane z przepływem dokumentu, a finalnie z jego magazynowaniem. Obecnie wybrane typy dokumentów posiadają elektroniczny format, pozwala to na szybkie wyszukiwanie oraz zarządzanie danymi. Nad całym rozwiązaniem czuwa Dzięki niemu obsługa techniczna urządzeń leży po stronie Ricoh Polska. Inżynierowie serwisu są automatycznie powiadamiani o konieczności przeglądów serwisowych. W ten sam sposób dostarczane są również tonery.

15

16