Wybrane zagadnienia prekwalifikacji wykonawców robót budowlanych

Transkrypt

1 Wybrane zagadnienia prekwalifikacji wykonawców robót budowlanych Dr inż. Edyta Plebankiewicz, mgr inż. Agnieszka Dziadosz, Instytut Zarządzania w Budownictwie i Transporcie, Politechnika Krakowska Wprowadzenie Podstawowymi trybami udzielania zamówień na roboty budowlane są tryby przetargowe. Według sprawozdań Urzędu Zamówień Publicznych w 2004 r. 83,01% zamówień publicznych na roboty budowlane było udzielonych w trybie przetargu nieograniczonego. Przetarg nieograniczony jednakże nie zawsze umożliwia odpowiednią konkurencję i wybór najkorzystniejszej oferty, zwłaszcza jeśli liczba oferentów jest bardzo duża. Doświadczenie wykazało, że przede wszystkim dla większych przedsięwzięć, i dla tych, dla których organizowane są przetargi międzynarodowe, ważna jest wstępna kwalifikacja wykonawców. Umożliwia ona wcześniejsze ustalenie kompetencji firm zapraszanych następnie do przetargu. Prekwalifikacja oznacza, że zaproszenia są kierowane do wiodących przedsiębiorstw, które niekoniecznie uczestniczyłyby w otwartym lub nieograniczonym przetargu. Istota prekwalifikacji Prekwalifikacja jest procedurą przed-przetargową, pozwalającą wybrać najbardziej odpowiednich kandydatów spośród deklarujących chęć udziału w przetargu [1]. Prekwalifikacja jest zalecana w celu uzyskania pewności, że oferty w procedurze przetargowej zostaną złożone przez wykonawców, którzy posiadają odpowiednie środki i możliwości do najlepszego zrealizowania planowanych robót. Stosowanie prekwalifikacji dla dużych lub zło- żonych przedsięwzięć uważa się za sprawę zasadniczej wagi. Uważa się także, że prekwalifikacja stanowi zachętę dla wykonawców do odpowiadania na zaproszenia do składania ofert na wykonanie takich inwestycji, które odpowiadają ich kwalifikacjom. Dalszą korzyścią z prekwalifikacji, zarówno dla wykonawcy jak i dla zamawiającego, jest to, że unika się zbędnej pracy nad przygotowaniem, a następnie oceną ofert pochodzących od nieodpowiednich oferentów. Jest to szczególnie ważne w przypadku przetargów, gdzie liczba zainteresowanych wykonawców jest bardzo duża. W praktyce możemy mówić o dwóch rodzajach prekwalifikacji. Prekwalifikacja może oznaczać wyselekcjonowanie grupy wykonawców najodpowiedniejszych do ubiegania się o daną konkretną inwestycję tzw. prekwalifikacja do przedsięwzięcia ( per project ). Alternatywnie prekwalifikacja może oznaczać grupowanie wykonawców najodpowiedniejszych do wykonania określonego rodzaju przedsięwzięć (z reguły bierze się pod uwagę wybrany czynnik, np. posiadanie specjalistycznego sprzętu do wykonywania danego rodzaju robót). Prowadzi to w efekcie do stworzenia listy prekwalifikacyjnej ( standing list ). W tym przypadku o danego rodzaju przedsięwzięcia mogą ubiegać się jedynie wykonawcy zakwalifikowani na listę. Takie listy tworzone są w wielu krajach przez różnego typu organizacje rządowe, dużych inwestorów, ale także przez mniejszych inwestorów prywatnych [7]. Stosowanie prekwalifikacji Prekwalifikacja, zarówno w formie per project, jak i do standing list, jest powszechnie stosowaną procedurą w wielu krajach. Potwierdzają to wyniki badań dotyczących zagadnień prekwalifikacji. Badania ankietowe przeprowadzone przez Russell, Hancher i Skibniewski [8] w USA, pozwoliły na zgromadzenie danych dotyczących prekwalifikacji od 173 inwestorów, zarówno publicznych, jak i prywatnych. Jedynie 19 respondentów (10%) wskazało, że nie dokonuje wstępnej kwalifikacji wykonawców. Należy zaznaczyć, że takiej odpowiedzi udzielili jedynie inwestorzy publiczni. Tak, więc wszyscy inwestorzy prywatni, przyznali, że dokonują prekwalifikacji wykonawców. Badania przeprowadzone w Wielkiej Brytanii [3] objęły z kolei 80 firm wykonawczych. Przedsiębiorstwa zostały podzielone na trzy kategorie (duże, średnie i małe) w zależności od wielkości rocznych obrotów firmy. Respondenci proszeni byli o wskazanie ilości realizowanych przez nich kontraktów, w których przeprowadzona była prekwalifikacja. Uzyskano następujące wyniki: małe firmy 31%; średnie firmy 48%; duże firmy 72%. Tak więc, na największy procent kontraktów poprzedzonych wstępną kwalifikacją wskazały duże firmy. Większość wykonawców była prekwalifikowana per project (63%). Jednak małe firmy wskazują, że są częściej prekwalifikowane 45

2 Z A R Z Ą D Z A N I E O R G A N I Z A C J A do standing list niż per project (odpowiednio 56 i 44%). Dla średnich firm odpowiednio 35 i 65%, dla dużych 27 i 63%. Opublikowane w 1995 r. wyniki badań [2] dotyczące praktyk przetargowych w Wielkiej Brytanii wskazują, że dla 62% inwestorów wstępna prekwalifikacja na podstawie standing list jest podstawą do przyznania kontraktu danej firmie (na etapie przetargu nie jest już dokładnie analizowana kompetencja wykonawców i wygrywa oferta najtańsza). Aż 70% inwestorów publicznych przyznało, że stosuje tego typu praktyki i 55% inwestorów prywatnych. Nie jest to dobra metoda, gdyż w okresie pomiędzy zakwalifikowaniem się firmy na standing list a procedurą przetargową, mija pewien 1. ZAPROSZENIE WYKONAWCÓW DO PREKWALIFIKACJI 2. WYDANIE I SKŁADANIE DOKUMENTÓW PREKWALIFIKACYJNYCH okres czasu, w którym mogą zajść niekorzystne zmiany w firmie budowlanej. Tak więc, niezależnie od korzystania ze stałej listy, zalecana jest również prekwalifikacja wykonawców do danego przedsięwzięcia. Obowiązujące aktualnie w Polsce Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004 r. nie przewiduje wstępnej kwalifikacji wykonawców, jako procedury poprzedzającej tryb przetargowy (odmiennie niż poprzednio obowiązująca ustawa o zamówieniach publicznych z 1994 r., która wymieniała i omawiała zasady wstępnej kwalifikacji). Niemniej jednak procedury prekwalifikacji są stosowane przez wielu inwestorów prywatnych, a także w przypadku, coraz częściej realizowanych ZAMAWIAJĄCY Umieszczenie w prasie, w ambasadach itp. ogłoszenia o prekwalifikacji Umieszczenie instrukcji i kwestionariuszy prekwalifikacyjnych przetargów międzynarodowych. Prekwalifikacja jest np. procedurą zalecaną przez FIDIC. Tendencje te potwierdzają przeprowadzone przez A. Dziadosz, na terenie województwa małopolskiego, badania pilotażowe obejmujące 15 inwestorów prywatnych. Osiem biorących udział w badaniu spółek stwierdziło, iż zaprasza do składania ofert wybrane przez siebie przedsiębiorstwa budowlane. Dzieje się tak zazwyczaj w przypadku dużych inwestycji, o znacznej renomie. Podstawowe problemy prekwalifikacji Inwestor, decydując się na wstępną kwalifikację wykonawców, musi podjąć szereg decyzji, porządkują- WYKONAWCA Żądanie dokumentów Odpowiedź na kwestionariusz Potwierdzenie odbioru 3. ANALIZA DANYCH PREKWALIFIKACYJNYCH ORAZ WYBÓR I ZAWIADOMIENIE O LIŚCIE WYBRANYCH OFERENTÓW Analiza danych prekwalifikacyjnych Wybór przedsiębiorstw do wprowadzenia na listę oferentów Potwierdzenie odbioru Zawiadomienie wszystkich przedsiębiorstw o liście wybranych oferentów Potwierdzenie zamiaru złożenia ważnej oferty LISTA OFERENTÓW Rys. 1. Uproszczony schemat prekwalifikacji wg zasad FIDIC 46

3 Tabela 1. Standardowy formularz prekwalifikacyjny dla wykonawców FIDIC [6] Kryteria Sytuacja finansowa Możliwości techniczne Zdolności organizacyjne Przestrzeganie zasad BHP Reputacja cych i ustalających przebieg prekwalifikacji, a także zasady oceny wykonawców. Do najważniejszych z tych decyzji należałoby zaliczyć: ustalenie kryteriów oceny wykonawców; uzgodnienie rodzajów dokumentów i źródeł informacji umożliwiających ocenę spełnienia kryteriów; ustalenie wag kryteriów; przyjęcie schematu prekwalifikacji; przyjęcie modelu prekwalifikacji. Zagadnienia dotyczące kryteriów oceny wykonawców zostaną omówione w dalszej części artykułu. Schemat prekwalifikacji to ogólny przebieg procesu wstępnej kwalifikacji (kolejne etapy, ich terminy, itp.). Na rysunku 1 zaprezentowano uproszczony schemat procedury prekwalifikacyjnej zalecanej przez FIDIC. Literatura opisuje już kilkanaście [2], [4] modeli prekwalifikacji, wykorzystujących różnego typu aparaty matematyczne, wspomagających inwestora w wyborze najodpowiedniejszych wykonawców. Kryteria prekwalifikacji Przykładowe podkryteria Zasadniczą kwestią w procesie prekwalifikacji, jest dobór kryteriów, według których inwestor 1. stabilność finansowa 2. obroty, zysk, zobowiązania, należności 3. posiadane środki finansowe i zdolność kredytowa 1. doświadczenie 2. sprzęt i wyposażenie 3. kadra 1. wcześniejsze inwestycje i ich jakość 2. polityka kontroli jakości 3. system zarządzania jakością 4. zarządzanie przedsięwzięciami 5. doświadczenie kadry technicznej 6. wiedza menedżerska 1. wypadkowość 2. system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy 3. polisa ubezpieczeniowa 1. wcześniejsze niepowodzenia w realizowanych przedsięwzięciach 2. długość czasu działalności firmy 3. wcześniejsze relacje z klientami 4. współpraca z kontrahentami będzie oceniał wykonawcę. Można zauważyć, że pewne kryteria powtarzają się w większości wstępnych kwalifikacji, niemniej jednak część kryteriów, zwłaszcza wynikających ze specyfiki przedsięwzięcia, będzie indywidualnie dobierana przez inwestora w zależności od charakteru i rozmiarów inwestycji. To powoduje pojawianie się kryteriów specyficznych dla konkretnych przedsięwzięć. Główne kryteria stosowane przez zamawiających wymieniono w tabeli 1. Tabela 1 ujmuje jedynie podstawowe i najczęściej stosowane przez zamawiających kryteria. Wymienione podkryteria mogą ulegać pewnym modyfikacjom w poszczególnych krajach, głównie ze względu na specyfikę obowiązujących przepisów, norm, standardów, jednak podstawowe grupy kryteriów można uznać za uniwersalne. W miarę potrzeb niektóre z kryteriów mogą być dodatkowo rozbudowywane. Np. zamawiający może uważać kryterium doświadczenia za zasadnicze. Wtedy może pojawić się cała grupa kryteriów dotyczących właśnie doświadczenia wykonawcy (rodzaj zakończonych przedsięwzięć, wielkość zakończonych przedsięwzięć, podobne zrealizowane inwestycje, itp.). W niektórych wypadkach inwestor uważa za słuszne dołączenie do głównych kryteriów, także własnych, specyficznych dla danej inwestycji, szczególnie istotnych w danym przypadku. Kolejną kwestią jest sposób zebrania informacji, pozwalających stwierdzić stopień, w jakim wykonawca spełnia dane kryterium. Najczęściej są to różnego rodzaju dokumenty i zaświadczenia, których dostarczenia zamawiający żąda od wykonawcy. Pewną pomoc może tu stanowić np. rozporządzenie z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, a także projekt nowego rozporządzenia w tej sprawie. Oczywiście w przypadku prekwalifikacji wymienione w rozporządzeniu dokumenty nie są stosowane obligatoryjnie. W wielu wypadkach żądane standardowo dokumenty nie są wystarczające, aby właściwie ocenić wykonawcę. Ocena wykonawców powinna być uzupełniona doświadczeniem i znajomością rynku zamawiającego, a także często poufnym zebraniem informacji u poprzednich zamawiających, w stowarzyszeniach zawodowych oraz spisach lub wykazach przedsiębiorstw krajowych. Oceniając reputację wykonawcy, jakość zrealizowanych przedsięwzięć itp., oprócz referencji od poprzednich zamawiających, często pomoc dla zamawiającego stanowią rozmowy i informacje bezpośrednio zebrane od innych zamawiających. Standardowy formularz prekwalifikacyjny dla wykonawców FIDIC Prekwalifikacja jest procedurą zalecaną przez międzynarodową federację krajowych stowarzyszeń niezależnych inżynierów konsul- 47

4 Z A R Z Ą D Z A N I E O R G A N I Z A C J A Tabela 2. Kryteria prekwalifikacji Kryterium Struktura i organizacja Wymagane informacje liczba lat doświadczenia jako generalny wykonawca i podwykonawca we własnym kraju i na rynku międzynarodowym nazwy i adresy stowarzyszonych przedsiębiorstw, które mają być zaangażowane w zamierzone przedsięwzięcie schemat organizacyjny wraz z kluczowym personelem 48 Oświadczenie finansowe Środki personel Środki sprzęt Inne środki Doświadczenie tantów FIDIC. Celem prekwalifikacji jest sporządzenie listy wybranych wykonawców, która w większości przypadków nie powinna zawierać więcej niż 7 pozycji. Procedura prekwalifikacyjna wg FIDIC powinna [5]: opierać się na kwestionariuszach. Standardowy kwestionariusz pomaga zachować jednolitą formę poszukiwań informacji i uzyskać odpowiedzi szybciej i taniej, a zarazem ułatwia ich wzajemne porównanie; być stosunkowo prosta, ale zarazem dająca się dostosować do wzięcia pod uwagę nowych przedsiębiorstw; brać pod uwagę zarówno techniczne jak i finansowe aspekty zezwalać na aktualizację danych dostarczonych dla wcześniejszych przedsięwzięć, oszczędzając powielania wysiłku wykonawców przy zwracaniu się do tego samego zamawiającego o dalsze kontrakty. Podstawową zawartość standardowego formularza prekwalifikacyjnego przedstawia tabela 2. kapitał roczna wartość robót budowlanych podjętych w każdym z pięciu ubiegłych lat i przewidywanych na rok bieżący przybliżona wartość bieżących umów bilans z ostatnich trzech lat nazwy i adresy banków, od których mogą być uzyskane referencje liczba personelu kierowniczego, technicznego, administracyjnego dla kluczowego personelu nazwisko, aktualne stanowisko, lata doświadczeń w przedsiębiorstwie, w budownictwie, większe roboty, za jakie był odpowiedzialny (typ i wartość), znajomość języków związanych z zamierzonym przedsięwzięciem główne urządzenia i sprzęt uważane za niezbędne dla podjęcia zamierzonego przedsięwzięcia i sposób ich nabycia (już posiadane, zakup, dzierżawa) podwykonawcy, urządzenia produkcyjne kraje, w których prace podobne do przedsięwzięcia były podjęte doświadczenie przedsiębiorstwa w kraju zamierzonego przedsięwzięcia i/lub w krajach sąsiednich przedsięwzięcia zrealizowane w ciągu ostatnich 6 lat i przedsięwzięcia w toku (wraz z informacją czy kontrakt został zadowalająco i terminowo zakończony) Waga kryteriów w opinii inwestorów i wykonawców Celem prekwalifikacji jest często nie tylko ocena kompetencji wykonawcy, ale także ograniczenie liczby potencjalnych oferentów. W takim przypadku konieczna jest ocena nie tylko czy wykonawca spełnia postawione kryteria, ale również, w jakim stopniu są one spełnione. Nie wszystkie kryteria są tak samo ważne dla inwestora. Podstawową kwestią, jest więc przyznanie kryteriom odpowiednich wag. Na temat ważności poszczególnych kryteriów w procesie prekwalifikacji przeprowadzono liczne badania w wielu krajach. Badania ankietowe przeprowadzone przez Russell, Hancher i Skibniewski [8] w USA, pozwoliły na wyselekcjonowanie kryteriów branych pod uwagę przez inwestorów publicznych i prywatnych. Czynnikami mającymi największe znaczenie przy podejmowaniu decyzji przez inwestorów publicznych, okazały się kolejno: 1. stabilność finansowa; 2. niepowodzenia wykonawcy w realizacji dotychczas wykonywanych 3. doświadczenie; 4. sukces w zakończonych przedsięwzięciach. Czynnikami mającymi największe znaczenie przy podejmowaniu decyzji przez inwestorów prywatnych, okazały się kolejno: 1. doświadczenie; 2. sukces w zakończonych przedsięwzięciach; 3. niepowodzenia wykonawcy w realizacji dotychczas wykonywanych 4. stabilność finansowa. Tak, więc zarówno inwestorzy prywatni, jak i publiczni uznają podobne kryteria za najważniejsze. Inwestorzy publiczni szczególny nacisk kładą na uwarunkowania finansowe, zaś inwestorzy prywatni na doświadczenie. Badania przeprowadzone w Wielkiej Brytanii [3] pozwoliły stwierdzić, jakie czynniki są najważniejsze w procesie prekwalifikacji w opinii wykonawców. Jako główne czynniki brane pod uwagę w prekwalifikacji wykonawcy wymieniają kolejno:

5 1. doświadczenie firmy w podobnych przedsięwzięciach; 2. reputacja wykonawcy; 3. sytuacja finansowa firmy. Badania pilotażowe przeprowadzone wśród polskich inwestorów prywatnych Nawiązując do wspomnianych wcześniej badań pilotażowych przeprowadzonych przez A. Dziadosz, wśród 15 firm specjalizujących się w realizacji inwestycji deweloperskich, należy podkreślić, że co najmniej 8 inwestorów prywatnych zaprasza do składania ofert, wybrane według ustalonego kryterium, przedsiębiorstwa budowlane. Kryteria, według których są wybierane i zapraszane do składania ofert przedsiębiorstwa budowlane, dotyczą w głównej mierze ich oceny rynkowej. W dalszym etapie wyboru wykonawcy robót budowlanych brana jest pod uwagę ocena oferty, a zwłaszcza zaproponowany koszt usługi, termin wykonania, jakość oferowanych materiałów, przyjęty system rozliczenia inwestycji itp. Przeprowadzone badania pozwoliły na wyodrębnienie kryteriów, jakimi kierują się inwestorzy przy wstępnej selekcji wykonawców (podwykonawców) robót budowlanych, a mianowicie: 1. renoma i opinia rynkowa firmy; 2. posiadane referencje od poprzednich inwestorów; 3. posiadanie polisy ubezpieczeniowej; 4. inwestycje dotychczas zrealizowane; 5. potencjał organizacyjny i techniczny; 6. doświadczenie firmy w realizacji inwestycji danego typu; 7. stabilność finansowa przedsiębiorstwa (możliwość ukończenia inwestycji w terminie); 8. spodziewana jakość wykonania; 9. prestiż inwestycji. Wśród 15 firm biorących udział w badaniu, przy wyborze wykonawcy 10 firm kieruje się renomą i pozycją rynkową przedsiębiorstwa budowlanego, z czego 7 firm uwzględnia to kryterium przy wstępnej selekcji wykonawców robót. Równie ważne przy wstępnej selekcji, stosowanej przez co najmniej 8 firm, jest kryterium inwestycje dotychczas zrealizowane (7 firm), zaś posiadane referencje od poprzednich inwestorów uwzględnia 5 firm, potencjał organizacyjny i techniczny 5 firm, doświadczenie firmy w realizacji inwestycji danego typu 5 firm, stabilność finansową przedsiębiorstwa 5 firm, prestiż inwestycji 4 firmy, spodziewaną jakość wykonania 4 firmy, posiadanie polisy ubezpieczeniowej 3 firmy. Kryterium prestiż inwestycji nie zostało wskazane przez firmy, które nie stosują wstępnej selekcji wykonawców. Kryterium spodziewana jakość wykonania oraz stabilność finansowa przedsiębiorstwa zostało wskazane przez inwestorów prywatnych, selekcjonujących wstępnie potencjalnych wykonawców robót, realizujących inwestycje przy udziale firm o ugruntowanej renomie, istniejących od kilkunastu lat na rynku, posiadających znaczne zaplecze organizacyjne i techniczne oraz doświadczenie w realizacji inwestycji różnego rodzaju, zapewniających sprawną realizację przedsięwzięć oraz posiadające zazwyczaj wdrożony System Zarządzania Jakością. Wnioski Prekwalifikacja jest procedurą pozwalającą na wyselekcjonowanie kompetentnych wykonawców do wykonania określonych przedsięwzięć. Pozwala ona także na oszczędności czasu i kosztów związanych z przygotowaniem i oceną ofert sporządzonych przez wykonawców uznanych przez inwestora za nieodpowiednich. Prekwalifikacja jest, więc procedurą korzystną zarówno dla wykonawcy, jak i inwestora. Doświadczeni inwestorzy zazwyczaj wypracowują własną procedurę prekwalifikacyjną. W artykule przybliżono nieco procedurę zalecaną przez FIDIC. Wskazano, które kryteria są najczęściej brane pod uwagę przez inwestorów, zarówno w Polsce, jak i USA oraz Wielkiej Brytanii. Wyniki badań w tym zakresie różnią się nieco w poszczególnych krajach, szczególnie w odniesieniu do stopnia ważności poszczególnych kryteriów, jednak ogół stosowanych kryteriów jest podobny. Znajomość procedur prekwalifikacyjnych, jak i kryteriów prekwalifikacji i ich wag może pozwolić inwestorom na zbudowanie lub zmodyfikowanie dotychczas stosowanych procedur, a także na budowę modelu prekwalifikacji wspomagającego inwestorów w ocenie często trudnowymiernych i subiektywnych kryteriów. BIBLIOGRAFIA [1] Hatush Z., Skitmore M., Assessment and evaluation of contractor data against client goals using PERT approach, Construction Management and Economics, 1997, 15, [2] Holt G.D., Olomalaiye P.O., Harris F.C., A review of contractor selection practice in the U.K. construction industry, Building and Environment, 1995, 30, 4, [3] Jennings P., Holt G.D., Prequalification and multi-criteria selection: a measure of contractors opinions, Construction Management and Economics, 1998, 16, [4] Lam K.C., Hu T., NG S.T., Using the principal component analysis method as a tool in contractor pre-qualification, Construction Management and Economics, 2005, 23, [5] Międzynarodowa Federacja Inżynierów Konsultantów, Procedura przetargowa; Procedura dla uzyskania i oceny ofert na wykonanie robót inżynieryjnobudowlanych, I wydanie, 1992 r. [6] Międzynarodowa Federacja Inżynierów Konsultantów, Standardowy formularz prekwalifikacyjny dla wykonawców, I wydanie, 1992 r. [7] Palaneeswaran E., Kumaraswamy M., Recent advances and proposed improvements in contractor prequalification methodologies, Building and Environment, 2001, 36, [8] Russell J. S., Hancher D.E., Skibniewski M. J., Contractor prequalification data for construction owners, Construction Management and Economics, 1992, 10,