PLANOWANIE instrukcja obsługi

Transkrypt

1 PLANOWANIE instrukcja obsługi 1. Słownik pojęć Jednostka planistyczna obiekt, na którym będzie dokonywane planowanie i monitorowanie planu. Może reprezentować np. oddział lub sekcję firmy Struktura jednostek planistycznych - jednostki planistyczne połączone są w strukturę hierarchiczną o dowolnej ilości poziomów obrazującą zależności pomiędzy nimi. Zazwyczaj reprezentuje strukturę firmy. Rys. 1. Struktura jednostek planistycznych Powyższy przykład przedstawia strukturę jednostek planistycznych klasy komórki budżetowe. Planowanie może być dokonywane na każdym z węzłów. Plan dla węzła nadrzędnego jest sumą planów na jednostkach podrzędnych. Pozycja planu na niej zapisywane są wartości planowane i monitorowane. Rys. 2. Pozycje planu

2 Wersja planu w celu zapamiętania historii modyfikacji plany podlegają wersjonowaniu. Aby wersja stała się obowiązującą musi zostać zatwierdzona. Aktualnie obowiązującą i monitorowaną wersją jest ostatnia zatwierdzona. Rys. 3. Plan 2. Przygotowanie struktury jednostek planistycznych Dostęp: Planowanie -> Jednostki planistyczne (Rys. 4) Rys. 4. Menu modułu planowania Na ekranie pojawi się okno (Rys. 5) zawierające ostatnio edytowaną strukturę oraz użytkowników uprawnionych do przeprowadzania operacji na wybranej strukturze. Górny panel (1) zawiera informacje dotyczące nagłówka prezentowanej struktury, klasy jednostek planistycznych (na dzień dzisiejszy tylko komórki budżetowe) oraz listę wersji wybranej struktury. Wyboru struktury dokonuje się za pomocą rozwijanego pola z Nazwami struktury lub przyciskiem F10. Zawartość i powiązania wewnątrz struktury reprezentują hierarchicznie powiązane jednostki planistyczne (2). Panel po prawej stronie (3) przedstawia prawa użytkowników do zaznaczonej jednostki planistycznej. Prawa mogą być nadawane na operatora lub wynikać z roli (symbol R). Uprawnienia do jednostek planistycznych dziedziczone są zgodnie z ich hierarchią, tzn. jednostki podrzędne dziedziczą uprawnienia jednostki nadrzędnej.

3 Dostępne uprawnienia: D zmiana definicji struktury, dodawanie, usuwanie jednostek planistycznych do struktury, nadawanie uprawnień P planowanie na wybranej jednostce planistycznej Z zatwierdzanie wersji struktury jednostek planistycznych M monitorowanie planu dla zaznaczonej jednostki planistycznej Panel poniżej jednostek planistycznych (4) zawiera informację o zaznaczonej jednostce. Rys. 5. Struktury jednostek planistycznych Aby utworzyć nową strukturę należy nacisnąć F10. Na liście struktur (Rys. 6) Przycisk F2 Dodaj otwiera okno definicji nagłówka struktury (Rys. 7).

4 Rys. 6. Lista struktur jednostek planistycznych Rys. 7. Nagłówek struktury jednostek planistycznych Dodawanie jednostek planistycznych do struktury odbywa się za pomocą F2 Dodaj w oknie struktury jednostek planistycznych (Rys. 5). Rys. 8. Definicja jednostki planistycznej i okno z listą ośrodków kosztów W okienku definicji jednostki planistycznej (Rys. 8) należy wypełnić wymagane pola. Dla jednostki typu ośrodek kosztów należy podać definicję. Może to być: Numer ośrodka kosztów (530-30) Lista ośrodków kosztów (530,540,550) Maska na numer ośrodka kosztów (530% - oznacza wszystkie ośrodki zaczynające się od 530) Lista masek na ośrodki kosztów (530%,540%,550%) Mieszana lista numerów ośrodków kosztów oraz masek na ośrodki kosztów (530-30,540%)

5 Definicja podana na jednostce planistycznej w połączeniu z definicją na pozycji planu służy do wyliczenia wartości rzeczywistych dla pozycji planu. Zakładając, że definicja na jednostce to pojedynczy ośrodek kosztów np. 500, a definicja na pozycji to koszt zapisany na czwórce to konto, z którego należy pobrać wartość monitorowaną powstanie po sklejeniu tych liczb: Poruszając, się po strukturze jednostek planistycznych (ośrodkach kosztów) dla każdej z nich otrzymamy wartość pobieraną z konta odpowiadającemu złożeniu numerów definicji na jednostce i na pozycji planu (dla pozycji o definicji będą to kolejno: dla jednostki 501 ( ), 502 ( ) itd.). Szczegółowo zostanie to opisane w części dotyczącej definiowania pozycji planu. W celu ułatwienia dokonywania zmian i przepięć pomiędzy gałęziami dostępna jest technika drag and drop, zaznaczanie wielu elementów położonych obok siebie (wciśnięty klawisz Shift) oraz zaznaczanie wielu elementów z dowolnego miejsca (wciśnięty klawisz Ctrl). Przeciągnięcie jednostki w inne miejsce powoduje przeniesienie jej wraz z wszystkimi podpiętymi pod nią pozycjami. Analogicznie usunięcie jednostki powoduje usunięcie wszystkich jednostek podrzędnych. Aby ułatwić proces tworzenia struktury jednostek planistycznych udostępniono mechanizm automatycznie generujący jednostki planistyczne na podstawie listy ośrodków kosztów zdefiniowanej w KS-FKW. Aby wygenerować strukturę należy wcisnąć F7 Generuj strukturę i podać maskę (zaczynającą się od 5, np. 5%). Wygenerowane jednostki zostaną podpięte pod zaznaczoną jednostkę planistyczną. Uwaga, w strukturze może znajdować się tylko jedna jednostka o danym symbolu, więc próba wygenerowania jednostki o takim samym symbolu zwróci błąd. Rys. 9. Automatyczne generowanie struktury Użytkownik, tworzący nową strukturę automatycznie otrzymuje uprawnienia do edycji i nadawania uprawnień. Aby nadać uprawnienia innym użytkownikom należy ustawić się na jednostce planistycznej i wcisnąć Shift+F4 Zmień. Aby planować na strukturze należy ją uprzednio zatwierdzić. Zatwierdzenie powoduje zablokowanie struktury i uniemożliwia dokonywania zmian. Zmiany mogą być nanoszone na kolejnych wersjach struktury, które są tworzone automatycznie podczas próby modyfikacji.

6 3. Przygotowanie planu Dostęp: Planowanie -> Jednostki planistyczne (Rys. 10) Rys. 10. Planowanie Rys. 11. Ekran planowania Rys. 11 przedstawia główne okno planowania składającego się z następujących części: 1. Panel z nagłówkiem planu zawierającym nazwę i wersję 2. Struktura jednostek planistycznych, dla której obowiązuje plan 3. Panel z opcjami pozwalający zmienić precyzję prezentowanych danych, wybrać gradację czasu (miesiąc, kwartał, pół roku), umożliwić planowanie w kolumnie agregującej Cały Plan (równomiernie rozdziela wartości na poszczególne miesiące) oraz planować na pozycjach agregujących i wyliczanych ze wzorów (nie zalecane, gdyż w przypadku uzupełnienia wartości na pozycji wchodzącej w skład wzoru lub pozycji podrzędnej nastąpi nadpisanie informacji; przydatne gdy chcemy monitorować szczegółowo wartości rzeczywiste, ale planujemy tylko na pozycji nadrzędnej). 4. Widok planu umożliwia przełączanie się pomiędzy planem na jednostce, sumą planów na jednostkach podrzędnych oraz różnicą pomiędzy sumą planów na jednostkach podrzędnych, a planem na jednostce (bilans). Panel widoczny tylko gdy znacznik Automatyczne bilansowanie jest odznaczony. Informacja u góry panelu informuje o wartości wynikającej z sumy planów podrzędnych dla zaznaczonej komórki planu nadrzędnego. Aby skopiować wartość do zaznaczonej komórki planu należy wcisnąć Ctrl+K. 5. Lista pozycji planu 6. Wartości zaplanowane w kolejnych miesiącach. Kolumna Cały plan jest agregująca i może zawierać sumę, średnią ze wszystkich miesięcy lub być wyliczona ze wzoru. 7. Uprawnienia do struktury jednostek planistycznych, zamieszczono by zminimalizować konieczność przechodzenia pomiędzy oknem planu, a oknem struktury. Podczas planowania i monitorowania można je ukryć.

7 Aby utworzyć nowy plan należy wcisnąć F2 Dodaj. Pojawi się okno (Rys. 12) zawierające kreatora tworzenia planu. Rys. 12. Tworzenie planu definicja nagłówka W polu Struktura jednostek planistycznych, dla której przeznaczony jest plan można wybrać jedynie zatwierdzone struktury. F10 otwiera okno z listą struktur jednostek planistycznych (Rys. 6). F3 Strona przełącza zakładki edytora. Kolejny krok to zdefiniowanie pozycji planu (Rys. 13). Rys. 13. Tworzenie planu dodawanie pozycji Przed dodaniem pozycji należy utworzyć stronę planu Shift+F2 Dodaj stronę. Strony planu służą do grupowania pozycji. Można utworzyć kilka stron np. Przychody, Koszty, Podsumowanie i dodać do nich odpowiednie pozycje lub wszystkie pozycje umieścić na jednej stronie. Dodawanie pozycji odbywa się za pomocą przycisków F2 Dodaj dodaje na tym samym poziomie co zaznaczona pozycja lub Ctrl+F2 Dodaj podrzędną umieszcza pozycję poziom niżej niż zaznaczona. Numeracja pozycji nadawana jest automatycznie, a zmiana kolejności w planie odbywa się za pomocą strzałek widocznych po prawej stronie. Podczas tworzenia pozycji należy zwrócić uwagę, że definicja na pozycji

8 agregującej jest zawsze ignorowana, a taka pozycja zawsze sumuje wartości znajdujące się na pozycjach podrzędnych. Okno umożliwiające dodawanie pozycji przedstawia Rys. 14. Rys. 14. Definicja pozycji planu Pozycje planu zaliczamy do przychodów (zielone) i kosztów (czerwone) oraz inne (szare). Typ inne to np. ilość zatrudnionych pracowników. Znacznik Związane z jednostką planistyczną wpływa na widoczność pozycji. Gdy pozycja NIE jest związana z jednostką wyświetlana jest tylko w nagłówku struktury i dotyczy informacji istotnych w perspektywie całej firmy np. wartość towaru na magazynie. Rodzaj pozycji wpływa na sposób pobierania wartości rzeczywistej: Pozycja agregująca, nie wymaga dodatkowej definicji i jej wartości wyliczana jest na podstawie sumy wartości na pozycjach podrzędnych. Można zablokować wyświetlanie sumy odznaczając na pozycji znacznik Wyświetl sumę agregowanych pozycji, co spowoduje, że pozycja będzie zawierała puste pola. Przydatne dla pozycji np. Pozostałe, która grupuje niepowiązane ze sobą pozycje. Wyliczana z innych pozycji wartość rzeczywista wyliczana jest na podstawie wartości pobranych z innych pozycji planu. Zasady wprowadzania definicji wzoru są identyczne jak w zestawieniach definiowalnych KS-FKW. Aby pozycja mogła być użyta we wzorze musi zawierać symbol. Przykładowy ELSE poprzedza symbol pozycji wykorzystywanej we wzorze. Wartość monitorowana uzupełniana ręcznie (np. zatrudnienie) Lista składników pozycji umożliwia podanie definicji na numery kont, koszty z ośrodków i na ośrodki kosztów, koszty związane z nośnikiem kosztów (Rys 15.). Definicja może zawierać dowolna ilość składników różnych typów. W przypadku, gdy wartości pobierane są z kont tworzonych na podstawie struktury jednostek planistycznych np. piątko-czwórki to definicja pozycji powinna być składnikiem typu konto i wzorcu za zostanie podstawiona definicja z zaznaczonej jednostki planistycznej np W rezultacie wartość zostanie pobrana z kont odpowiadających masce: %

9 Rys. 15. Składniki definicji pozycji w zależności od typu składnika Widoczność pozycji (Rys. 14) umożliwia wyświetlanie jej tylko dla wybranych jednostek planistycznych. Widoczność pozycji dziedziczona jest w dół i można ją ustawić przełączając się na odpowiednią zakładkę, która pojawi się po wybraniu wartości dla wybranych jednostek planistycznych (Rys. 16.) Rys. 16. Widoczność pozycji dla wybranych jednostek planistycznych Pole Kolumna agregująca na Rys. 14 pozwala zdefiniować sposób wyliczania wartości dla kolumny Cały plan wybranej pozycji. Może to być suma, wartość średnia lub wartość wyliczana na podstawie wzoru (tylko gdy pozycja jest wyliczana na podstawie wzoru). Wyświetl pole opis jako komentarz powoduje dodanie dodatkowej linii do pozycji zawierającej jej opis (np. wzór do wyliczania pozycji). Wyświetl sumę agregowanych pozycji pozwala na ukrycie wartości dla pozycji agregującej, gdy pozycje podrzędne nie są ze sobą powiązane i sumowanie ich byłoby pozbawione sensu. Sumuj narastająco pozwala na zablokowanie wyświetlania wartości podczas monitorowania planu w widoku narastającym. Dotyczy to wartości zawierających średnie oraz procenty. Sumowanie narastające nie dotyczy takich pozycji i zostaną one wyświetlone tak jak w widoku normalnym.

10 Analogicznie do automatu generowania jednostek planistycznych w strukturze udostępniono mechanizm generowania pozycji w planie na podstawie zadanej maski (Rys. 17) Rys. 17. Generowanie pozycji planu Ostatnia zakładka tworzenia planu (Rys. 18) zawiera uprawnienia użytkowników do planu. Po wybraniu struktury jednostek planistycznych dla planu uprawnienia ze struktury są automatycznie skopiowane na plan i nie trzeba ich ponownie ustawiać. Analogicznie jak dla struktury mamy cztery rodzaje uprawnień wynikających z ustawień dla operatora lub dla roli: D zmiana definicji planu, dodawanie, usuwanie pozycji, nadawanie uprawnień P planowanie Z zatwierdzanie planu M monitorowanie planu Aby móc planować lub monitorować plan należy posiadać uprawnienia zarówno dla planu jak i dla jednostki planistycznej. Umożliwia to użytkownikowi dostęp do planów tylko dla wybranych jednostek planistycznych. Rys. 18. Uprawnienia do planu W przypadku zmiany struktury w planie, w którym dokonano już wpisów nastąpi: 1. jeśli nowa struktura jest kolejną wersją poprzedniej struktury nastąpi przekopiowanie wartości zaplanowanych do nowej struktury 2. jeżeli struktura nie jest kolejną wersją nastąpi usunięcie danych (dane nadal będą dostępne w poprzedniej wersji planu) Zaleca się zatwierdzenie wersji planu przed zmianą struktury jednostek planistycznych w planie!

11 4. Planowanie Moduł planowania umożliwia uzupełnianie planu postępując od dołu jak i od góry. Aby monitorować wartości na pozycjach nie jest wymagane zaplanowanie wartości. Można zaplanować wartości tylko na jednostkach agregujących, a monitorować na jednostkach ostatniego poziomu. Np. jeżeli interesują nas wyniki wydziału bez rozbicia na sekcje to planujemy tylko na jednostce nadrzędnej. Podczas monitorowania planu wyniki dla sekcji także będą aktualizowane. Ta sama zasada dotyczy pozycji, można umieścić wartość planowaną na pozycji agregującej i nie rozbijać jej na szczegóły. Daje to dużą elastyczność w procesie planowanie i nie wymusza na użytkowniku dokonywania szczegółowych obliczeń i mozolnego wpisywania wartości na wszystkich pozycjach. Jeśli chce zaplanować tylko wartości będące sumą wprowadza je na jednostkach i pozycjach agregujących. Skróty Ctrl+C i Ctrl+V umożliwiają kopiowania wartości z Excela do modułu planowania i odwrotnie. Można też przenosić wartości pomiędzy kolejnymi planami. Zasady tworzenia planu: 1. Planować można tylko dla gradacji czasu: Miesiąc 2. Planowanie można prowadzić z dowolną precyzją 3. Planowanie dostępne tylko przy widoku plan na jednostce planistycznej 4. Zmiana wartości w kolumnie agregującej Cały plan (dostępne po odznaczeniu blokady w opcjach) powoduje równomierne rozdzielenie wartości na wszystkie miesiące. 5. Wartości na pozycjach agregujących wyliczane są automatycznie, jednak można wprowadzić taką wartość ręcznie (po zdjęciu blokady w opcjach). Należy pamiętać, że wartość taka zostanie nadpisana przy zmianie wartości na pozycji podrzędnej lub wchodzącej w skład wzoru. 6. Można zablokować wartość wprowadzoną w komórce stosując skrót Ctrl+B. Wartość w takiej komórce nie będzie zmieniona, a informacja o blokadzie nałożonej na komórkę zapamiętana. 7. W celu zabezpieczenia przed utratą danych należy korzystać z przycisku Ctrl+Enter Zapisz. Automatyczny zapis wykonywany jest przy zmianie zakładki, jednostki planistycznej oraz widoku planu. 8. Przycisk Alt+Backspace pozwala na cofnięcie zmian i przywrócenie ostatnio zapisanego planu. 9. Jednostka bilansująca pojawiająca się pod każdą jednostką agregującą przechowuje wartości, pozwalające na bilansowanie planu. Zawiera różnicę pomiędzy planem na jednostce nadrzędnej, a sumą planów na jednostkach podrzędnych 10. Znaczniki przy agregujących jednostkach sterują sposobem bilansowania planu. Gdy znacznik przy komórce budżetowej jest zaznaczony to zmiana wartości w jednostce podrzędnej powoduje automatyczną aktualizację planu na komórce. Gdy znacznik jest wyłączony, plan na jednostce nadrzędnej pozostaje bez zmian, a różnica pomiędzy planem, a sumą planów podrzędnych zapisywana jest w komórce bilansującej. 11. Automatyczne bilansowanie dostępne jest tylko dla jednostek, agregujących i nie posiadających zaplanowanych wartości. Na jednostce z automatycznym bilansowaniem nie można planować. Poniżej zamieszczono instrukcję wypełniania planu bez automatycznego bilansowania. Planowanie należy zacząć od najniższego poziomu jednostek planistycznych. Z uwagi na to, że plany na wyższych jednostkach nie aktualizują się automatycznie, należy po wypełnieniu planów na najniższym poziomie ustawić się na jednostce agregującej i ręcznie zatwierdzić zmiany. Aby zatwierdzić plan na jednostce nadrzędnej trzeba zmienić widok planu (Rys. 19 pkt 4) na Suma planów podrzędnych. Na ekranie pojawią się wartości wyliczone na podstawie planów podrzędnych. Akceptacji planu dokonuje się za pomocą Ctrl+U Ustaw jako plan na jednostce. Wartości zostaną zapisane, a bilans wyzerowany. Wybierając widok Odchylenie: suma planów podrzędnych - plan na jednostce otrzymamy podgląd bilansu (analogiczny jak po wejściu na jednostkę bilansującą). Czynność należy powtórzyć dla wszystkich jednostek agregujących idąc od dołu do góry. Automatyczne bilansowanie umożliwia pominięcie procesu akceptacji i zatwierdza plany na jednostkach agregujących.

12 Rys. 19. Planowanie - opcje Przyjęty model pozwala na równoczesne planowania zarówno na jednostkach agregujących jak i na ostatniego poziomu. Dzięki temu każdy kierownik ma wgląd w plany swoich podwładnych i może go porównać ze swoim planem. Różnice pokazane są w jednostce bilansującej. Dopiero zatwierdzenie, przez kierownika, planu wynikającego z sumy planów podrzędnych (Ctrl+U), powoduje nadpisanie wartości na planie na jednostce nadrzędnej i wyzerowanie bilansu. W sytuacji gdy plan dla kilku powiązanych jednostek planistycznych wykonuje jedna osoba zaleca się zaznaczenie opcji Automatyczne bilansowanie. Przygotowany plan można wydrukować lub wyeksportować do Excela (export odbywa się za pomocą menu kontekstowego siatki danych (Rys. 20) lub za pomocą skrótów klawiaturowych Ctrl+C i Ctrl+V). Rys. 20. Menu kontekstowe siatki danych Zatwierdzenie planu powoduje jego zablokowanie i każda zmiana wymagać będzie utworzenia nowej wersji. Aby monitorować plan nie musi on być zatwierdzony.

13 5. Monitorowanie planu Dostęp: Planowanie -> Jednostki planistyczne (Rys. 21) Rys. 21. Monitorowanie planu Monitorowanie planu można przeprowadzić zarówno na zatwierdzonym jak i na nie zatwierdzonym planie. Rys. 22 przedstawia główne okno planowania składającego się z następujących części: 1. Panel z nagłówkiem planu zawierającym nazwę i wersję 2. Struktura jednostek planistycznych, dla której obowiązuje plan 3. Panel z opcjami pozwalający ukryć wybrane kolumny, wyświetlić plan narastająco i obliczyć odchylenie jako wartość wykonaną w każdym miesiącu w stosunku do całego planu, ukryć pozycje nie zawierające wartości planowanych i wykonanych, zmienić precyzję prezentowanych danych, wybrać gradację czasu (miesiąc, kwartał, pół roku). 4. Lista pozycji planu 5. Wartości zaplanowane, wykonanie, odchylenie wykonania od wartości zaplanowanej w postaci różnicy i procent wykonania w stosunku do planu w kolejnych miesiącach, kolumna Cały plan jest agregująca i może zawierać sumę, średnią ze wszystkich miesięcy lub być wyliczona ze wzoru. 6. Znacznik dostępny dla jednostek agregujących. Pozwala wyświetlić wynik jako sumę planów i wykonania na jednostkach podrzędnych albo plany wszystkich jednostek podrzędnych (Rys. 23) Rys. 22. Monitorowanie planu widok zagregowany

14 Rys. 23. Monitorowanie planu widok z podziałem na jednostki podrzędne Aktualizacja wartości wykonanych na pozycjach planu odbywa się na podstawie ich definicji. Przycisk Ctrl+Enter Odśwież umożliwia odświeżenie danych. W celu zoptymalizowania procesu dostępu do wykonania planu i maksymalnego skrócenia czasu oczekiwania raz pobrane dane zostają zapamiętane. Dzięki temu mogą być przeglądane przez wielu użytkowników. Należy pamiętać o okresowym odświeżeniu danych rzeczywistych. Odświeżenie danych w jednostce nadrzędnej powoduje automatyczne odświeżenie danych w jednostkach podrzędnych, ale odświeżenie planu w jednostce podrzędnej nie powoduje aktualizacji nadrzędnej (również zabieg mający na celu skrócenie czasu oczekiwania na wyliczenie wartości wykonanych). Aktualizacja danych rzeczywistych może odbyć się dla wybranego okresu, zakresu dat lub dla całości planu (Rys. 24). Rys. 24. Parametry aktualizacji wykonania planu W przypadku pozycji kosztowych przekroczenie planu sygnalizowane jest kolorem czerwonym, natomiast dla przychodów przekroczenie oznaczono kolorem zielonym.