Materiał opracowany na podstawie podręcznika Technologia informacyjna autor: Grażyna Koba wyd. Migra

Transkrypt

1 Temat: wymiana informacji List elektroniczny (ang. ) to informacja tekstowa przeznaczona dla konkretnego odbiorcy i wysyłania z wykorzystaniem technologii komunikacyjnej. Do listu mogą być dołączane załączniki w postaci plików, np. graficzne, tekstowe. Program Outlook Express został zastąpiony przez program Poczta systemu Windows, udoskonalony program poczty z ulepszeniami takimi jak filtrowanie wiadomościśmieci i ochrona przez wiadomościami służącymi do wyłudzania informacji. Program Poczta systemu Windows zawiera narzędzia potrzebne do komunikowania się za pomocą wiadomości z kolegami i znajomymi oraz do obsługi grup dyskusyjnych, które umożliwiają wymianę opinii i informacji. Poniższe informacje są tylko częścią opisu najważniejszych opcji tego rozbudowanego programu pocztowego. Aby doczytać więcej skorzystaj z odpowiednich miejsc w sieci, Pomocy systemu Windows oraz innej literatury fachowej. Dodawanie lub usuwanie konta w programie Poczta systemu Windows W programie Poczta systemu Windows można konfigurować wiele różnych kont. Do wyboru są osobiste konta , konta służbowe oraz konta grup dyskusyjnych. W programie Poczta systemu Windows zarządzanie wieloma kontami jest proste, ponieważ każde znajduje się w osobnym folderze. W programie Poczta systemu Windows obsługiwane są trzy typy kont: pocztowe, grup dyskusyjnych i usług katalogowych. Usługi katalogowe są książkami adresowymi online i są zwykle obecne na przykład na uczelniach i w firmach. Przed dodaniem konta należy upewnić się, że dysponujemy informacjami o logowaniu i o serwerach dla danego konta poczty . Zwykle takie informacje udostępnia na swoich stronach właściciel portalu internetowego w dziale Pomoc. Przykładowo dla darmowych kont pocztowych Wirtualnej Polski (np. jankowalski@wp.pl) takie dane są następujące: Poczta przychodząca (POP3): pop3.wp.pl Poczta wychodząca (SMTP): smtp.wp.pl Nazwa konta: jankowalski@wp.pl Uwaga! Należy zaznaczyć opcję Serwer wymaga uwierzytelnienia

2 Zaraz po pierwszym uruchomieniu Poczty systemu Windows ukaże nam się kreator, który pomoże nam skonfigurować program tak, aby poprawnie odbierał i wysyłał nasze e. 1. Imię i nazwisko Nazwa, którą wpiszesz w okienku, będzie nazwą pojawiającą się adresatom Twoich listów w polu "Od". Możesz wpisać przykładowo "Janek" lub "Jan Kowalski". Wirtualna Polska wymaga wpisania swojego adresu Internetowy adres Adres, ktory wpiszesz w okienku będzie adresem, na który oczekujesz otrzymywać odpowiedzi. Zalecane jest podanie adresu identycznego z tym, który zamierzasz skonfigurować. 3. Konfigurowanie serwerów poczty W polach na tym etapie wpiszesz dane, dzięki którym Poczta systemu Windows będzie potrafiła skomunikować się z Twoją skrzynką. Poniższa tabela przedstawia dane dla najczęściej używanych skrzynek w Polsce: Nazwa Typ serwera poczty przychodzącej Serwer poczty przychodzącej Serwer poczty wychodzącej Serwer poczty wychodzącej wymaga uwierzytelnienia Onet POP3 pop3.poczta.onet.pl smtp.poczta.onet.pl Interia POP3 poczta.vip.interia.pl* Tak WP POP3 pop3.wp.pl smtp.wp.pl Tak o2.pl POP3 poczta.o2.pl poczta.o2.pl Tak Gmail*** POP3 pop.gmail.com smtp.gmail.com Tak * - dla domen 1gb.pl, 2gb.pl, vip.interia.pl, akcja.pl, serwus.pl, czateria.pl ** - dla domen interia.pl, interia.eu, poczta.fm *** - aby Gmail zadziałał poprawnie, wejdź w jego ustawienia, kartę "Przekazywanie i POP/IMAP" a następnie dobierz żądane ustawienia. 4. Logowanie do poczty internetowej Wpisz login i hasło do swojej skrzynki pocztowej. Gmail oraz Onet wymagają podania w polu "Nazwa użytkownika..." całego adresu , np. jan.kowalski@wp.pl lub tylko loginu. np. adam.nowak

3 Zaznacz, czy Poczta systemu Windows ma zapamiętać Twoje hasło. Odznacz tę opcję, jeśli obawiasz się dostępu osób postronnych do poczty. 5. Końcowe ustawienia Korekta portów serwerów poczty wychodzącej i przychodzącej (tylko o2.pl, Gmail) Kliknij w Menu na Narzędzia, a następnie na "Konta...". Wybierz swoją skrzynkę po czym kliknij Właściwości. Na karcie Zaawansowane uzupełnij pola zgodnie z tabelą: Nazwa Poczta wychodząca (SMTP) Poczta przychodząca (POP3) Gmail Tak o2.pl Tak Ten serwer wymaga zaszyfrowanego połączenia (SSL) Aby usunąć konto programu Poczta systemu Windows: * Kliknij menu Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Konta. * Kliknij konto, które chcesz usunąć, a następnie kliknij przycisk Usuń. POP3, SMTP i inne typy serwerów poczty Na serwerach POP3 (Post Office Protocol 3) przychodzące wiadomości są przechowywane aż do momentu sprawdzenia poczty, w którym wiadomości są transferowane na komputer użytkownika. Konta POP3 są najczęściej używanymi kontami do obsługi osobistej poczty . Wiadomości są z nich zwykle usuwane po sprawdzeniu poczty e- mail. Serwery IMAP (Internet Message Access Protocol) umożliwiają obsługę wiadomości bez ich uprzedniego pobierania na komputer. Wiadomości można przeglądać, usuwać i porządkować bezpośrednio na serwerze poczty , a ich kopie są przechowywane na serwerze, dopóki użytkownik nie zdecyduje o ich usunięciu. Serwery IMAP są często używane w przypadku służbowych kont . Serwery SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) służą do wysyłania wiadomości e- mail za pośrednictwem Internetu. Serwer SMTP obsługuje wychodzącą pocztę i jest używany w połączeniu z serwerem POP3 lub IMAP, obsługującym przychodzącą pocztę e- mail. W programie Poczta systemu Windows są obsługiwane także dodatkowe typy serwerów: serwer NNTP (Network News Transfer Protocol) służący do czytania i ogłaszania wiadomości grup dyskusyjnych oraz serwer LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) służący do uzyskiwania dostępu do usług katalogowych.

4 Program Poczta systemu Windows nie obsługuje protokołu HTTP, za pomocą którego w programie Outlook Express uzyskiwano dostęp do usługi Hotmail i innych usług poczty opartych na sieci web. Wyświetlanie wiadomości w programie Poczta systemu Windows Najprostszym sposobem wyświetlenia wiadomości w programie Poczta systemu Windows jest czytanie jej w okienku podglądu, gdzie można przeglądać zawartość wiadomości bez jej otwierania w osobnym oknie. Aby wyświetlić większą część dużej wiadomości bez konieczności przewijania, można ją jednak otworzyć w osobnym oknie. * Kliknij folder poczty (na przykład Skrzynka odbiorcza), zawierający wiadomości do odczytania. * Wykonaj jedną z następujących procedur: - Aby wyświetlić wiadomość w okienku podglądu, kliknij wiadomość na liście wiadomości. - Aby wyświetlić wiadomość w oddzielnym oknie, kliknij dwukrotnie wiadomość na liście wiadomości. Wyświetlanie folderów, wiadomości i podglądu w programie Poczta systemu Windows W przypadku wyświetlania wiadomości w osobnym oknie można klikać przyciski Poprzednia i Następna, aby przejść do poprzedniej lub następnej wiadomości. Standardowy wygląd okna Poczty systemu Windows (aby go zmienić wejdź w Menu Widok>Układ). 1. Okno tematów wiadomości, 2. Podgląd wiadomości, 3. Okno folderów, 4. Pasek Menu, 5. Pasek narzędziowy Sprawdzanie, czy są nowe wiadomości W programie Poczta systemu Windows można zaplanować automatyczne sprawdzanie nowej poczty albo sprawdzać pocztę ręcznie. Sprawdzanie ręczne jest przydatne, gdy użytkownik nie chce czekać aż do następnego zaplanowanego sprawdzenia nowych wiadomości w programie Poczta systemu Windows lub gdy użytkownik korzysta z telefonicznego połączenia z Internetem i nie chce, aby program Poczta systemu Windows nawiązywał połączenie automatycznie. Aby sprawdzać nową pocztę automatycznie * Kliknij menu Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Opcje. * Kliknij kartę Ogólne, a następnie zaznacz pole wyboru Sprawdź, czy są nowe wiadomości co x min. Aby zmienić częstotliwość sprawdzania nowych wiadomości w programie Poczta systemu Windows, wpisz liczbę od 1 do 480 w polu Sprawdź, czy są nowe wiadomości co X min.

5 Aby sprawdzać nową pocztę ręcznie * Kliknij menu Narzędzia, wskaż polecenie Wyślij i odbierz, a następnie kliknij polecenie Wyślij i odbierz wszystkie. * Program Poczta systemu Windows wyśle wszystkie wiadomości z folderu Skrzynka nadawcza i pobierze nową pocztę. Aby sprawdzić nową pocztę bez wysyłania poczty znajdującej się w Skrzynce nadawczej, kliknij menu Narzędzia, wskaż polecenie Wyślij i odbierz, a następnie kliknij polecenie Odbierz wszystkie. Aby wyłączyć automatyczne pobieranie nowej poczty , kliknij menu Narzędzia, kliknij polecenie Opcje, a następnie na karcie Ogólne wyczyść pole wyboru Sprawdź, czy są nowe wiadomości co X min. Pobieranie poczty z określonych folderów IMAP Podczas pierwszej synchronizacji konta protokołu Internet Message Access Protocol (IMAP) wszystkie wiadomości ze wszystkich folderów są pobierane automatycznie. Jeśli jednak użytkownik ma inne preferencje, można pobierać wiadomości z określonych folderów. * Upewnij się, że połączenie z Internetem zostało nawiązane, a następnie kliknij serwer IMAP na liście Foldery. * Kliknij pozycję Foldery IMAP. * W oknie dialogowym Pokaż/Ukryj foldery IMAP wybierz folder, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności: * Kliknij przycisk Pokaż, aby wyświetlić folder i pobrać jego zawartość. * Kliknij przycisk Ukryj, aby ukryć folder i zapobiec pobieraniu jego zawartości. Jeśli chcesz zobaczyć listę wiadomości w folderze IMAP, nie tracąc czasu na pobieranie treści wiadomości, możesz pobrać tylko nagłówki wiadomości . Czytanie wiadomości w trybie offline Za pomocą programu Poczta systemu Windows można pobrać wiadomości na komputer użytkownika, a następnie czytać je oraz odpowiadać na nie w trybie offline. Warto rozważyć pracę w trybie offline następujących sytuacjach: * Użytkownik chce skrócić czas pozostawania w trybie online, ponieważ jego usługodawca internetowy nalicza opłaty za czas połączenia lub ma tylko jedną linię telefoniczna, a nie korzysta z połączenia szerokopasmowego. * Użytkownik czyta wiadomości przy użyciu komputera przenośnego oraz w innych sytuacjach, gdy połączenie z Internetem jest niemożliwe. Aby skonfigurować program Poczta systemu Windows, tak aby można było czytać wiadomości w trybie offline * Kliknij menu Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Opcje.

6 * Na karcie Ogólne, w obszarze Jeśli mój komputer nie jest w danej chwili podłączony kliknij opcję Połącz tylko, gdy nie w trybie offline, a następnie kliknij przycisk OK. Jeśli serwer poczty korzysta z protokołu IMAP, kliknij nazwę serwera na liście folderów (znajdującej się w lewym okienku programu Poczta systemu Windows), zaznacz pola wyboru obok elementów, które mają być przeglądane w trybie offline, a następnie kliknij przycisk Synchronizuj konto. Aby sprawdzić, z jakiego typu serwera korzysta użytkownik, kliknij menu Narzędzia menu, kliknij polecenie Konta, wybierz konto na liście, a następnie kliknij przycisk Właściwości. Typ konta jest podany na karcie Zaawansowane. Kliknij menu Plik, a następnie kliknij polecenie Pracuj w trybie offline. Teraz można czytać wiadomości i odpowiadać na nie w trybie offline. Po następnym przejściu w tryb online i kliknięciu przycisku Wyślij/Odbierz zostaną wysłane wszystkie wiadomości zredagowane w trybie offline oraz zostaną wykonane wszystkie inne czynności wykonane w tym trybie. Pisanie wiadomości Redagowanie wiadomości przypomina pisanie notatki w edytorze tekstu. Po zakończeniu redagowania wiadomości wpisz adresy adresatów oraz temat wiadomości w odpowiednich polach. Wiadomość będzie gotowa do wysłania. Najważniejsze zasady pisania listów: Zasada 1 Trzeba koniecznie wpisać temat listu. Osoba która otrzyma dużo korespondencji, może dzięki temu od razu widzieć, czego wiadomość dotyczy i szybko ją sklasyfikować ważne, mniej ważne, związane z pracą, szkołą czy prywatne Zasada 2 Treść listu powinna być krótka i zwięzła. Najważniejsze informacje należy umieścić na początku. List ma być zbiorem wiadomości konkretnych. Niektórzy ludzie otrzymują dziennie wiele, czasem setki listów. Zasada 3 Należy poprawnie redagować list, m.in. dzielić na akapity. Zawsze trzeba myśleć o osobie, która go będzie czytała z ekranu monitora. Istotne jest aby list został dobrze zrozumiany. Zasada 4 Należy uważać na błędy ortograficzne i literówki. List pisze się zwykle szybko i zaraz wysyła. Jednak przed wysłaniem należy zawsze go przeczytać i poprawić błędy. Niektóre programy pocztowe są wyposażone w słowniki ortograficzne. Zasada 5 Jeśli wysyła się list do nieznanej osoby i nie wiadomo jakim programem pocztowym ona dysponuje nie należy używać polskich znaków diakrytycznych; u odbiorcy w liście zamiast tych liter pojawią się różne inne znaki. Zasada 6 Mimo że w poczcie elektronicznej panuje duża swoboda, nie należy wysyłać listów do konkretnych osób bez podpisu. Niepodpisywanie się nie świadczy o nas dobrze. Dla

7 wygody można zastosować podpis automatyczny. Na początku listu wypada zwrócić się do odbiorcy podać imię, ewentualnie nazwisko, nazwę instytucji czy słowo powitania, albo zwrot oficjalny. Zasada 7 Należy ustawić w swoim komputerze poprawnie datę i czas systemowy, aby osoba, która odbiera listy, wiedziała dokładnie, kiedy zostały wysłane. Zasada 8 W niektórych programach pocztowych (np. Outlook Express) domyślnie ustawionym formatem wiadomości jest HTML, który wprawdzie zapewnia większą swobodę w kształtowaniu formy listu jednak może być trudny do odczytania w innych programach i systemach. Zasada 9 Masowe wysyłanie i do wielu odbiorców jest bardzo niemile widziane przez użytkowników. Zasada 10 Jeśli odpowiadając na list stosujemy tryb odpowiedz autorowi to odpisujemy zawsze pod czyjąś wypowiedzią * Kliknij menu Plik, wskaż polecenie Nowy, a następnie kliknij plecenie Wiadomość pocztowa, aby otworzyć okno redagowania nowej wiadomości. * W polu Do: wpisz adresy wszystkich głównych adresatów. W polu DW: wpisz adresy wszystkich dodatkowych adresatów, którzy mają otrzymać kopię wiadomości. W przypadku wprowadzania wielu adresów rozdziel je średnikami. * W polu Temat: wpisz temat wiadomości. * Kliknij główną część okna wiadomości i wpisz treść wiadomości. Po zakończeniu wpisywania wiadomości wykonaj jedną z następujących czynności: * Aby wysłać wiadomość natychmiast, kliknij przycisk Wyślij. * Aby wysłać wiadomość później, kliknij menu Plik, a następnie kliknij polecenie Wyślij później. * Wiadomość zostanie wysłana po następnym kliknięciu przycisku Wyślij/Odbierz. Jeśli tworzona wiadomość jest długa i chcesz wrócić do pracy nad nią później, możesz ją w każdej chwili zapisać. Aby zapisać wiadomość, kliknij menu Plik, a następnie kliknij polecenie Zapisz. Zapisane i niewysłane wiadomości są przechowywane w folderze Kopie robocze. Otwieranie lub zapisywanie załącznika w programie Poczta systemu Windows Za pomocą programu Poczta systemu Windows można wysyłać dokumenty, obrazy i inne pliki w formie załączników do wiadomości . Wiadomości z załącznikami są oznaczone ikoną spinacza w kolumnie Załącznik na liście wiadomości. Załączniki można otwierać bezpośrednio z poziomu programu Poczta systemu Windows lub zapisać je w wybranym folderze komputera, aby móc je później otworzyć bez potrzeby wyszukiwania wiadomości, do której były dołączone.

8 Aby otworzyć załącznik bezpośrednio z wiadomości: * Otwórz wiadomość zawierającą załącznik, klikając ją dwukrotnie na liście wiadomości. * Kliknij dwukrotnie ikonę pliku załącznika w nagłówku wiadomości, na górze okna wiadomości. Aby zapisać wiadomości w folderze komputera: * Otwórz wiadomość zawierającą załącznik, klikając ją dwukrotnie na liście wiadomości. * W oknie wiadomości kliknij menu Plik, a następnie kliknij polecenie Zapisz załączniki. * Wybierz folder, w którym chcesz zapisać załączniki. Domyślnie program Poczta systemu Windows zapisuje załączniki w folderze Dokumenty użytkownika. Aby zapisać załączniki w innym folderze, kliknij przycisk Przeglądaj, a następnie wybierz folder. Zaznacz załączniki, które chcesz zapisać, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Chociaż w programie Poczta systemu Windows pliki niebezpiecznych typów są blokowane, wciąż należy zachować ostrożność podczas otwierania plików. Popularne programy do odbioru i wysyłania poczty tekstowe: elm, elmo, mutt, pine graficzne: Apple Mail, Balsa, Eudora, Evolution, KMail, Microsoft Outlook, Windows Mail, Mozilla Suite/SeaMonkey, Mozilla Thunderbird, Netscape Messenger, Opera, Pegasus Mail, Sylpheed, The Bat!