REGULAMIN ZARZĄDU SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ JELONKI

Transkrypt

1 REGULAMIN ZARZĄDU SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ JELONKI Załącznik do uchwały nr 2/2012 Rady Nadzorczej SM Jelonki z dnia r. Do użytku wewnętrznego WARSZAWA - luty 2012 r.

2 1 Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej Jelonki zwany dalej Zarządem działa na podstawie przepisów z ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo Spółdzielcze (tj. Dz. U. z 1995 r. nr 54, poz. 288 z póź. zm.), ustawy z r. o spółdzielniach mieszkaniowych (tj. Dz. U. z 2001 r. nr 4, poz. 27 z póź. zm.), postanowień statutu Spółdzielni i niniejszego regulaminu. 2 Regulamin niniejszy określa: 1. skład Zarządu oraz tryb powoływania i odwoływania jego członków; 2. zakres działania Zarządu; 3. organizację pracy; 4. tryb podejmowania uchwał; 5. postanowienia końcowe. 3 Zarząd Spółdzielni jest statutowym organem Spółdzielni, który kieruje jej działalnością i reprezentuje ją na zewnętrz oraz ponosi odpowiedzialność za swoje działania. Skład Zarządu oraz tryb powoływania i odwoływania jego członków 4 1. Zarząd składa się z 2 członków: prezesa i jego zastępcy, wybieranych w drodze konkursu przez Radę Nadzorczą i zatwierdzonych w głosowaniu tajnym bezwzględną większością głosów. 2. Wybór członków Zarządu na każde stanowisko odbywa się oddzielnie. 3. Członek Zarządu nie może być jednocześnie członkiem Rady Nadzorczej. 4. W skład Zarządu nie może wchodzić osoba pozostająca w związku małżeńskim lub stosunku pokrewieństwa i powinowactwa z członkiem Rady Nadzorczej. 5. Z członkami Zarządu zatrudnionymi w Spółdzielni Rada Nadzorcza nawiązuje stosunek pracy na podstawie umowy o pracę lub inną umowę, której przedmiotem jest świadczenie pracy. Umowa może zostać zawarta na okres próbny Członek Zarządu może być w każdym czasie odwołany przez Radę Nadzorczą zwykłą większością głosów w głosowaniu tajnym. Uchwała o odwołaniu wymaga pisemnego uzasadnienia. 2. Członek Zarządu może zostać odwołany uchwałą Walnego Zgromadzenia w przypadku nie udzielenia mu absolutorium. 3. Członek Zarządu może zrzec się pełnienia funkcji członka Zarządu w formie pisemnej rezygnacji. 4. Odwołanie członka Zarządu nie narusza jego uprawnień wynikających ze stosunku pracy. 5. Na miejsce członka Zarządu, którego członkostwo w Zarządzie ustało, Rada Nadzorcza w terminie nie dłuższym niż 14 dni dokonuje wyboru nowego członka Zarządu, a w razie konieczności wyznacza jednego lub kilku ze swoich członków, do czasowego pełnienia funkcji członka Zarządu. 6. Rada Nadzorcza wyznaczając jednego lub kilku swoich członków do czasowego pełnienia funkcji członka Zarządu, powinna określić, na które stanowisko w Zarządzie wyznacza swego członka. 2

3 6 1. Zarząd prowadzi biuro Spółdzielni i kieruje jego pracą. 2. Członkowie Zarządu kierują i nadzorują działalność podporządkowanych im bezpośrednio komórek organizacyjnych Spółdzielni, stosownie do podziału czynności. 3. W swych działaniach członkowie Zarządu mają obowiązek przestrzegania regulaminów uchwalonych przez organy Spółdzielni Na czele Zarządu stoi prezes, który kieruje pracą i koordynuje działalność Zarządu, a ponadto: a) zwołuje posiedzenia Zarządu, b) przewodniczy posiedzeniom Zarządu. 2. Prezes Zarządu może wstrzymać wykonanie decyzji członka Zarządu i skierować sprawę do rozstrzygnięcia przez cały Zarząd. 3. Prezes Zarządu jest kierownikiem Spółdzielni i pracodawcą w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. 4. W czasie nieobecności prezesa funkcję tę pełni zastępca prezesa ds. technicznoeksploatacyjnych W skład Zarządu poza prezesem wchodzi zastępca prezesa ds. technicznoeksploatacyjnych, który prowadzi powierzone mu zagadnienia oraz kieruje, koordynuje i nadzoruje pracę podporządkowanych mu komórek organizacyjnych zgodnie z podziałem czynności między członkami zarządu; w tym zakresie podlega prezesowi Zarządu oraz ponosi odpowiedzialność za podejmowane decyzje i prawidłowe wykonanie zadań. 2. Zakres czynności zastępcy prezesa Zarządu ds. techniczno-eksploatacyjnych określa regulamin organizacyjny Spółdzielni Mieszkaniowej Jelonki w 14. Zakres działania Zarządu 9 Zarząd podejmuje decyzje w interesie członków Spółdzielni we wszystkich sprawach nie zastrzeżonych w ustawie lub w statucie do zakresu działania innych organów Spółdzielni. Zarząd wykonuje uchwały podejmowane przez Walne Zgromadzenie i Radę Nadzorczą w ramach ich ustawowych i statutowych kompetencji Zarząd podejmuje decyzje kolegialnie w formie uchwał na odbywanych okresowo posiedzeniach. W okresie pomiędzy posiedzeniami zarząd wykonuje swoje funkcje w ramach podziału czynności pomiędzy członkami zarządu. 2. Zarząd podejmuje decyzje kolegialnie w szczególności w następujących sprawach: a) przyjmowania członków do Spółdzielni; b) zawierania z członkami umów o ustanowienie, zamianę lub przekształcenie praw do lokali w tym o ustanowienie odrębnej własności lokali oraz umów o budowę lokali; c) wynajęcia lub oddania w bezpłatne używanie lokalu, do którego członkowi przysługuje prawo lokatorskie; d) wynajmowania lokali przez Spółdzielnię; e) występowania do rady nadzorczej o pozbawienie członkostwa; f) zwoływania Walnego Zgromadzenia; 3

4 g) sporządzania prowizorium rocznych planów gospodarczo-finansowych w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego jego realizację, a projektów rocznych planów gospodarczo-finansowych w terminie do 28 lutego każdego roku; h) opracowania planów działalności społecznej i kulturalnej; i) prowadzenia gospodarki spółdzielni na podstawie uchwalonych planów oraz dokonywanie związanych z tym czynności organizacyjnych i finansowych; j) zabezpieczania majątku Spółdzielni; k) sporządzania sprawozdań rocznych i bilansu oraz przedkładania ich do zatwierdzenia Walnemu Zgromadzeniu; l) sporządzania projektu uchwały oznaczającej najwyższą sumę zobowiązań, jaką Spółdzielnia może zaciągnąć oraz projektu pokrycia wyniku ujemnego; m) sporządzania projektów uchwał podejmowanych przez Walne Zgromadzenie i Radę Nadzorczą; n) udzielania pełnomocnictw; o) zaciągania kredytów bankowych po uprzednim uzyskaniu zgody rady nadzorczej; p) składania oświadczeń woli w imieniu Spółdzielni wobec jej członków i osób trzecich. Organizacja pracy Pierwsze posiedzenie Zarządu powinno nastąpić niezwłocznie po wyborze i zawarciu umów o pracę lub innych umów, których przedmiotem jest świadczenie pracy z nowo wybranymi członkami Zarządu, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia członków Zarządu. 2. Prezes Zarządu lub w razie jego nieobecności zastępca prezesa jest zobowiązany zgłosić niezwłocznie zmiany składu Zarządu w Krajowym Rejestrze Sądowym Posiedzenie zarządu zwołuje prezes Zarządu w zależności od potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu. 2. Za należyte przygotowanie materiałów, które mają być rozpatrywane przez Zarząd, odpowiadają członkowie Zarządu zgodnie z podziałem czynności. 3. Jeżeli decyzje w sprawach rozpatrywanych pociągają za sobą następstwa: a) finansowe - we wniosku winno być wskazane źródło finansowania potwierdzone przez główną księgową; b) prawne - we wniosku powinna znaleźć się opinia radcy prawnego/adwokata. 4. Członkowie Zarządu mają obowiązek uczestniczenia w posiedzeniach. Na ich zaproszenie w posiedzeniach Zarządu mogą także brać udział członkowie rady nadzorczej, eksperci oraz zaproszeni pracownicy Spółdzielni Porządek obrad Zarządu przygotowuje pracownik zatrudniony na stanowisku ds. samorządowych. Zatwierdzenie porządku obrad następuje na początku posiedzenia w głosowaniu jawnym. 2. Członkowie Zarządu i inne osoby zaproszone na posiedzenie Zarządu winny być zawiadomione ustnie lub pisemnie o dacie posiedzenia i planowanym porządku obrad najdalej w dniu poprzedzającym posiedzenie. 3. Prezes Zarządu ma prawo zwołać nadzwyczajne posiedzenie Zarządu sytuacjach nie cierpiących zwłoki, bez zachowanie terminu przewidzianego w pkt. 2. W takim 4

5 przypadku powiadomienie może nastąpić w formie przekazu ustnego bezpośredniego lub telefonicznie. 4. Zarząd obraduje na posiedzeniu do czasu omówienia wszystkich punktów zatwierdzonego porządku obrad. W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach dopuszcza się przeniesienie nie omówionych punktów porządku obrad do porządku obrad kolejnego posiedzenia zarządu lub kontynuowanie obrad w dniu następnym Posiedzenia zarządu są protokołowane przez wyznaczoną do tej czynności osobę. 2. Protokół powinien zawierać: a) numer kolejny i datę posiedzenia; b) nazwiska członków Zarządu i innych, biorących udział w posiedzeniu osób; c) porządek obrad w formie załącznika do protokołu; d) informację o sprawach rozpatrzonych pomiędzy posiedzeniami; e) zwięzłe streszczenie rozpatrywanych spraw ze wskazaniem osoby referującej; f) treść podjętych uchwał, zaleceń, opinii, sprawozdań i wyjaśnień oraz wniesionych sprzeciwów; g) wyniki głosowania; h) podpisy obecnych na posiedzeniu członków Zarządu i protokolanta; i) załączniki oraz oświadczenia. 3. Protokoły i uchwały powinny być sporządzane i podpisywane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i przechowywane w biurze Spółdzielni w dwóch odrębnych kartotekach. Tryb podejmowania uchwał Uchwały zarządu podejmowane są z zachowaniem zasady jednomyślności. 2. Do ważności uchwał podejmowanych na posiedzeniach Zarządu wymagana jest obecność obu członków Zarządu. 3. W razie równej liczby głosów podczas głosowania przeważa głos przewodniczącego posiedzenia. 4. Zarząd może w okresach między posiedzeniami podejmować uchwały w trybie obiegowym, tj. przez podpisanie uchwały kolejno przez poszczególnych członków Zarządu. Tryb ten dotyczy spraw bieżących, nie wymagających rozpatrzenia na posiedzeniu Zarządu. 5. Ważność uchwały podejmowanej w trybie obiegowym wymaga złożenia podpisu członków Zarządu w czasie nie przekraczającym 2 dni roboczych. 6. Zarząd prowadzi rejestr uchwał Jeśli projekty uchwał pociągają za sobą następstwa finansowe lub prawne, winny być one zaopiniowane odpowiednio przez główną księgową lub radcę prawnego/adwokata. 2. Projekty uchwał są wnoszone przez członków Zarządu zgodnie z podziałem czynności. 3. Przed podjęciem uchwały Zarząd może zwrócić się do Rady Nadzorczej o opinię w rozpatrywanej sprawie. Rada Nadzorcza ma 14 dni na wydanie opinii, a w sprawach pilnych 7 dni. Po upływie tego terminu Zarząd podejmie decyzję samodzielnie. 4. Członkowie Zarządu nie mogą brać udziału w głosowaniu w sprawach wyłącznie ich dotyczących. 5

6 17 1. Członek Zarządu winny czynu lub zaniedbania, przez które Spółdzielnia poniosła szkodę odpowiada za nie osobiście. 2. Za decyzje Zarządu odpowiedzialni są solidarnie wszyscy członkowie Zarządu. 3. Członek Zarządu nie odpowiada za decyzje Zarządu, jeżeli przy jej podejmowaniu wniósł do protokołu sprzeciw. 4. W przypadku powtarzania się sytuacji wnoszenia sprzeciwu przez tego samego członka Zarządu, prezes Zarządu powiadamia o tym Radę Nadzorczą. Postanowienia końcowe Oświadczenia woli za Spółdzielnie składają dwaj członkowie Zarządu lub jeden członek Zarządu i osoba do tego przez Zarząd upoważniona (pełnomocnik). 2. Oświadczenia, o których mowa w pkt.1, składa się w ten sposób, że pod nazwą Spółdzielni osoby upoważnione składają swoje podpisy. 3. Oświadczenia skierowane do Spółdzielni a złożone w jej siedzibie lub pisemnie jednemu z członków Zarządu, mają skutek prawny wobec Spółdzielni. 4. Jeśli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań finansowych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata głównego księgowego Spółdzielni lub jego zastępcy. 5. Zarząd może udzielić pełnomocnictwa do dokonywania czynności określonego rodzaju lub czynności szczególnych Zarząd informuje o treści mających znaczenie dla ogółu członków Spółdzielni uchwał podjętych przez Walne Zgromadzenie i Radę Nadzorczą przez wywieszenie odpowiedniego zawiadomienia w siedzibie Spółdzielni oraz w miejscach zwyczajowo przyjętych. 2. Zarząd umieszcza na stronie internetowej Spółdzielni statut, regulaminy, uchwały, projekty uchwał na Walne Zgromadzenie i protokoły obrad organów Spółdzielni a także protokoły lustracji i roczne sprawozdanie finansowe z wyłączeniem z nich chronionych przez prawo danych osobowych oraz stanowiących tajemnicę handlową Przekazywanie czynności przez ustępujący Zarząd nowemu Zarządowi lub Radzie Nadzorczej dokonywane jest w formie protokołu zdawczo-odbiorczego. 2. Protokół powinien zawierać wykaz przekazywanych akt i dokumentów jak również zwięzły opis spraw będących w toku oraz spraw nie załatwionych. 3. Protokół podpisują osoby uczestniczące w czynnościach przekazania. 4. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, trzeci zostaje w aktach Spółdzielni. 21 Członkowie Zarządu przyjmują interesantów w niżej wymienionych dniach i godzinach: Prezes Zarządu: poniedziałki od godz do Zastępca prezesa ds. techniczno-eksploatacyjnych: czwartki w godz. od do Zakresy czynności prezesa Zarządu i wiceprezesa ds. techniczno-eksploatacyjnych ujęte są w Regulaminie Organizacyjnym Spółdzielni Mieszkaniowej Jelonki w 13 i w 14 6

7 Załącznik nr 1 do Regulaminu Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej Jelonki Zakres czynności prezesa Zarządu 1. Znajomość i przestrzeganie prawa spółdzielczego, statutu Spółdzielni Mieszkaniowej "Jelonki", prawa pracy, aktów prawa wewnątrzspółdzielczego oraz innych przepisów obowiązującego prawa, mających zastosowanie do działania Spółdzielni. 2. Kierowanie całokształtem działalności Spółdzielni, zwłaszcza w zakresie: a) zwoływania i przewodniczenia posiedzeniom Zarządu, b) przekazywania do wykonania członkom Zarządu uchwał Zarządu, Rady Nadzorczej i Walnego Zgromadzenia. 3. Organizacja pracy Zarządu i sprawowanie nadzoru nad pracą pozostałych członków Zarządu oraz koordynowanie tych prac. 4. Kierowanie biurem Spółdzielni przy pomocy drugiego członka Zarządu, zgodnie z podziałem czynności. 5. Kierowanie biurem Spółdzielni jako zakładem pracy i wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego, kierownika Spółdzielni i pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników biura, w tym zatwierdzanie ich obowiązków i dokonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. 6. Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych miedzy komórkami organizacyjnymi. 7. Prowadzenie racjonalnego zatrudnienia na drodze organizacyjnej i finansowej (dbałość o właściwe kwalifikacje pracowników, ich wydajność w pracy i właściwe wynagradzanie). 8. Udział w posiedzeniach Rady Nadzorczej i komisji rewizyjnej oraz innych komisjach Rady Nadzorczej na ich zaproszenie. 9. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem i środkami finansowymi Spółdzielni. 10. Zapewnienie właściwego obiegu dokumentów w Spółdzielni i ich przechowywania. 11. Składanie Radzie Nadzorczej kwartalnych sprawozdań z działalności Zarządu i funkcjonowania Spółdzielni. 12. Przedkładanie Radzie Nadzorczej i Zarządowi projektów uchwał według kompetencji tych organów. 13. Przedkładanie Radzie Nadzorczej projektu planu gospodarczo-finansowego, realizowanie planu i składanie sprawozdania z jego wykonania. 14. Uczestniczenie w posiedzeniach współwłaścicieli majątku wspólnego. 15. Delegowanie członków Zarządu na posiedzenia Prezydium Rady Nadzorczej. 16. Obowiązek zapoznawania się z uchwałami podjętymi przez Zarząd w czasie nieobecności w pracy. 17. Przyjmowanie interesantów w dniach i godzinach określonych w 21 Regulaminu Zarządu. 18. Udział w obradach Walnego Zgromadzenia oraz - na zaproszenie - innych statutowych organów Spółdzielni. 7

8 Załącznik nr 2 do Regulaminu zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej Jelonki Zakres czynności Zastępcy Prezesa ds. Techniczno-Eksploatacyjnych 1. Znajomość i przestrzeganie: prawa spółdzielczego, statutu Spółdzielni, aktów prawa wewnątrzspółdzielczego oraz innych przepisów obowiązującego prawa mających zastosowanie do działania Spółdzielni. 2. Zapewnienie właściwego stanu technicznego zasobów Spółdzielni, takich jak: budynki mieszkalne, pawilony handlowo-usługowe, garaże, lokale użytkowe, zaplecze administracyjno-gospodarcze spółdzielni, drogi osiedlowe, oświetlenie zewnętrzne, place zabaw, infrastruktura podziemna. 3. Utrzymanie zasobów Spółdzielni w należytym porządku i czystości. 4. Ścisła współpraca z właściwymi merytorycznie komisjami Rady Nadzorczej. 5. Opracowywanie w zakresie działalności eksploatacyjno-remontowej wieloletnich i rocznych projektów planów finansowo-rzeczowych Spółdzielni. 6. Terminowa realizacja zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą rocznych i wieloletnich planów inwestycyjnych Spółdzielni. 7. Opracowywanie pod względem techniczno-ekonomicznym projektów planów incestycyjnych Spółdzielni. 8. Prawidłowe gospodarowanie funduszem remontowym w ramach zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą wieloletnich i rocznych planów gospodarczo-finansowych. 9. Organizowanie i koordynowanie prac podległych komórek organizacyjnych Spółdzielni oraz nadzór nad wykonywaniem obowiązków służbowych przez podległych pracowników. 10. Uczestniczenie w pracach komisji Rady Nadzorczej. 11. Przyjmowanie interesantów w sprawach eksploatacyjno-remontowych i w zastępstwie prezesa Zarządu w dniach i godzinach jak w 21 Regulaminu. 12. Wykonywanie obowiązków prezesa Zarządu w razie jego nieobecności. 13. Obowiązek zapoznawania się z uchwałami podjętymi przez Zarząd w czasie nieobecności w pracy. 14. Udział w posiedzeniach Rady Nadzorczej na zaproszenie prezydium Rady Nadzorczej lub przewodniczącego Rady Nadzorczej. 15. Udział w obradach Walnego Zgromadzenia. 16. Przygotowywanie odpowiedzi na wnioski i interpelacje członków Spółdzielni, w tym również z przyjęć interesantów. 17. Okresowa ocena pracowników podległych pionów. 8