folder przygotowany do druku elektroniczny system WDM obiegu dokumentów

Transkrypt

1 folder przygotowany do druku elektroniczny system obiegu dokumentów

2 Wstêp Wiedza jest jednym z najcenniejszych zasobów ka dego przedsiêbiorstwa. Zamkniêta w dokumentach, danych i liczbach stanowi nierozerwalny element towarzysz¹cy wszelkim organizacjom i z ka dym dniem wzrasta. W czasach powszechnego Internetu dostêp do informacji i pozyskiwanie jej z sieci ma istotny wp³yw na dzia³ania biznesowe firmy. Powstaje pokaÿny bank danych, nad którym trzeba zapanowaæ. Sporym wyzwaniem dla przedsiêbiorców jest w³aœciwa organizacja obiegu dokumentów, ich szczegó³owa i równoczeœnie wydajna klasyfikacja, archiwizacja itd. Proces zarz¹dzania zasobami informacji staje siê kluczow¹ kwesti¹, o czym zarz¹dy, mened erowie czêsto zapominaj¹. W konsekwencji mo e to przek³adaæ siê na powstawanie negatywnego obrazu organizacji (wyd³u ony czas za³atwiania spraw) oraz zwiêkszaj¹ce siê koszty jej dzia³alnoœci. Aby sprostaæ temu wyzwaniu, warto zastanowiæ siê nad wprowadzeniem oprogramowania, które staje siê nowym standardem obs³ugi biurowej i przynosi po ytek dla wszystkich dzia³ów. Pozwala sporo zaoszczêdziæ, tak e czasu i miejsca. Elektroniczny system obiegu dokumentów firmy OMS zosta³ zaprojektowany i jest aktywnie rozwijany z myœl¹ o sprawnym i wygodnym zarz¹dzaniu dokumentami i informacjami. Umo liwia ich efektywne gromadzenie i wykorzystywanie, maksymalnie optymalizuj¹c procesy biznesowe organizacji. Elektroniczny system obiegu dokumentów - dla kogo? Elektroniczny system obiegu dokumentów firmy OMS jest przeznaczony dla ma³ych i œrednich przedsiêbiorstw zatrudniaj¹cych od kilku do kilkuset pracowników. System zosta³ zaprojektowany tak, aby spe³niæ oczekiwania firm posiadaj¹cych zwart¹ lub te przeciwnie, rozproszon¹ strukturê organizacyjn¹. Oprogramowanie sprawdza siê zarówno w przedsiêbiorstwach produkcyjnych, handlowych, us³ugowych, jaki i w organizacjach publicznych, administracji, ochronie zdrowia. Kluczowe cechy systemu Prostota obs³ugi - System jest niezwykle prosty i intuicyjny w obs³udze. Mimo, e jest aplikacj¹ webow¹, dzia³a tak jak aplikacja typu desktop, poprzez zastosowanie technologii WEB 2.0 (AJAX, JSON, JavaScript). U ytkownik mo e komunikowaæ siê z systemem przy zastosowaniu skrótów klawiaturowych i kontekstowego menu. Otwartoœæ i ³atwoœæ rozbudowy - System zosta³ zrealizowany w otwartej architekturze SOA. Dziêki temu, integracja z systemem oraz budowa na bazie funkcjonalnoœci dodatkowych procesów biznesowych w organizacji jest teraz prostsza ni kiedykolwiek. Bezpieczeñstwo - Dostêp u ytkowników do odpowiedniego dokumentu i danych zgromadzonych w jak i do funkcji systemu jest zarz¹dzany przez szereg mechanizmów bezpieczeñstwa. Kastomizacja - System posiada wbudowane mechanizmy konfiguracyjne, które na etapie wdro enia i eksploatacji systemu pozwalaj¹ dostosowywaæ system do zmian zachodz¹cych w organizacji. Ze wzglêdu na swoj¹ elastycznoœæ mo e byæ wdro ony zarówno w du ych jak i mniejszych przedsiêbiorstwach.

3 Korzyœci z wdro enia systemu Bezpieczeñstwo danych - Pos³ugiwanie siê elektronicznymi wersjami dokumentów chroni je przed potencjalnym uszkodzeniem czy zagubieniem. Dokumenty s¹ zabezpieczone przed niepowo³anym dostêpem, a ka de zdarzenie jest rejestrowane. Pe³na kontrola nad przep³ywem danych - Niezwykle ³atwa dystrybucja dokumentów w firmie. Wszystkie dokumenty mo na na bie ¹co aktualizowaæ i edytowaæ. Natychmiastowy dostêp - do ¹danych dokumentów i powi¹zanych z nimi informacji dziêki opcji przeszukiwania dokumentów. Uporz¹dkowanie wszystkich elektronicznych dokumentów w firmie - Dane zgromadzone w jednym miejscu i sklasyfikowane. Mo liwoœæ korzystania ze wspólnej wiedzy w obrêbie organizacji. Aplikacja gwarantuje, e niezale nie od sytuacji kadrowej wszystkie informacje potrzebne do prowadzenia biznesu znajduj¹ siê w systemie. Usprawnienie procesu zarz¹dzania ludÿmi - Wzrasta wydajnoœæ pracy, a czas potrzebny do pracy z dokumentami skraca siê. Zbêdne etapy zostaj¹ wyeliminowane. W s³u bach kancelaryjnych nie istnieje potrzeba fizycznego dostarczania dokumentów. Kontrola nad wykonywaniem poszczególnych zadañ - Automatyzacja wielu procedur realizowanych bez udzia³u czynnika ludzkiego, co skutkuje miêdzy innymi zwiêkszeniem szybkoœci przep³ywu informacji. Wykluczony zostaje czynnik dezorganizuj¹cy pracê. Historia realizacji zleceñ - Zadanie zostaje przypisane wykonawcy, który jest za nie odpowiedzialny. W ka dych chwili wiadomo na jakim etapie jest konkretny projekt. Poszczególne kroki s¹ raportowane: akceptacja, konsultacja, opóÿnienia itd. Oszczêdnoœæ - Obni enie kosztów ponoszonych w codziennej pracy biurowej z dokumentem oraz na jego przetwarzanie (drukowanie, kopiowanie, dystrybucja). Zmniejszenie powierzchni biurowej, któr¹ zajmuj¹ papierowe dokumenty. Kluczowe funkcje systemu Flexible workflow system - System posiada wbudowane mechanizmy sugerowania u ytkownikom kolejnych kroków procesu biznesowego, powi¹zanego z dokumentem. Dziêki takiemu podejœciu zmniejsza siê prawdopodobieñstwo obchodzenia systemu, podczas za³atwiania nietypowych spraw. Rejestr poczty przychodz¹cej - Wszelkie pisma wp³ywaj¹ce do firmy s¹ rejestrowane, zawarte s¹ w nich informacje takie jak: nadawca, data wp³ywu, opis, informacja o tym, której osobie przekazano pismo, sygnatura itd. Okreœlenie odpowiedniej œcie ki obiegu ka dego typu i rodzaju dokumentu - Œcie ka ta mo e zostaæ modelowana przez instytucjê dowolnie, w zale noœci od wypracowanych potrzeb i procedur. Modelowanie procesów jest czynnoœci¹ administracyjn¹, wykonywan¹ przez wyznaczone osoby w przedsiêbiorstwie. Mo liwoœæ wielopoziomowej kontroli stanu realizacji zadañ (spraw) - Raportowanie stanu poszczególnych zadañ; w ka dej chwili mo na zlokalizowaæ nie tylko sam dokument, ale i okreœliæ status prac z nim zwi¹zanych. Mo liwoœæ pracy na jednym dokumencie przez nieograniczon¹ liczbê u ytkowników - System umo liwia wpisywanie przez u ytkownika pracuj¹cego na danym dokumencie notatek, komentarzy, które s¹ lub mog¹ byæ widoczne dla pozosta³ych uprawnionych u ytkowników. Dodatkowo system wspiera proces wersjonowania dokumentów, dziêki czemu zachowana jest ca³a historia zmian wykonanych w dokumentach. Integracja z poczt¹ elektroniczn¹ - Umo liwia to automatyczn¹ lub pó³automatyczn¹ dystrybucjê i archiwizacjê wiadomoœci w systemie oraz zarz¹dzanie informacjami otrzymanymi drog¹ w skali ca³ego przedsiêbiorstwa. Automatyczna aktualizacja sk³adników - Instalacja poprawki lub aktualizacja oprogramowania nie wymaga ingerencji u ytkownika ani administratora na stacji roboczej. U ytkownik ma pewnoœæ e zawsze korzysta z najnowszej wersji.

4 Technologia Architektura - System od pocz¹tku projektowany by³ w zgodzie z najnowszymi trendami obowi¹zuj¹cymi na rynku IT. Zosta³ zrealizowany w otwartej architekturze SOA (Software Orientem Architecture), dziêki temu niezwykle ³atwo integruje siê z istniej¹c¹ infrastruktur¹ przedsiêbiorstwa, co wydatnie skraca czas potrzebny na wdro enie i koszty za tym id¹ce. Komunikacja - Dostêpnoœæ z poziomu przegl¹darki internetowej (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome). Wystarczy wprowadziæ identyfikator i has³o (mo liwoœæ wymuszania czasowej zmiany has³a po okreœlonym czasie). System nie wymaga instalacji dodatkowych komponentów na stacjach roboczych. Bezpieczeñstwo - System gwarantuje wysoki stopieñ bezpieczeñstwa na wielu poziomach: praca w po³¹czeniu szyfrowanym SSL oraz poprzez VPN system wielopoziomowych uprawnieñ dla u ytkowników, ról oraz grup uprawnienia do odczytu, zapisu i modyfikacji historia zmian rejestruj¹ca wszystkie operacje wykonane przez u ytkownika tworzenie kolejnych wersji dokumentów wspó³dzielenie wybranych informacji pomiêdzy u ytkownikami dostêp do przechowywanych informacji jedynie poprzez interfejs systemu U ytkownicy systemu Administrator systemu - Rola umo liwiaj¹ca zarz¹dzanie systemem przez przeszkolonego do tego celu u ytkownika za poœrednictwem panelu administracyjnego. u ytkownik u ytkownik U ytkownik - Rola umo liwiaj¹ca u ytkownikowi systemu realizacjê wszystkich procesów zwi¹zanych z obs³ug¹ obiegu dokumentów elektronicznych zgodnie z aktualnym poziomem uprawnieñ. ZI 1 ZI 2 umo liwia tworzenie grup u ytkowników lub podzia³ na jednostki organizacyjne. operator operator baza danych Rejestrator dokumentów - Rola rozszerzaj¹ca swoim zakresem funkcjonalnoœæ roli U ytkownik o mo liwoœæ rejestracji (wprowadzania) nowych dokumentów w systemie. ZI 1 ZI 2 serwer aplikacji Ogólny schemat funkcjonowania systemu elektronicznego obiegu dokumentów. fax serwer Serwis i pomoc techniczna Firma OMS posiada wieloletnie doœwiadczenie w zakresie tworzenia i wdra ania rozwi¹zañ informatycznych dla biznesu. Dysponujemy zró nicowanym know-how w zakresie prowadzenia tego typu projektów. Ka demu z naszych klientów oferujemy szeroki wachlarz profesjonalnych us³ug w zakresie opieki wdro eniowej i powdro eniowej. Nasz system helpdesk to zespó³ wspó³pracuj¹cych ze sob¹ narzêdzi, umo liwiaj¹cy ³atw¹ komunikacjê klienta z dzia³em serwisowym, dziêki czemu mo emy szybciej reagowaæ na pojawiaj¹ce siê pytania i w¹tpliwoœci. Skontaktuj siê z nami lub wyœlij zapytanie. Platforma OMS Helpdesk: tel.: +48 /33/ helpdesk@oms.net.pl platforma internetowa:

5 nie zapomnij wejœæ na O nas, poznaj OMS - Elektroniczny system obiegu dokumentów - przy jego u yciu zamienisz papierowe wersje dokumentów na ich elektroniczne odpowiedniki. Dziêki temu mo esz przyœpieszyæ procesy w Twojej organizacji, zwiêkszyæ bezpieczeñstwo informacji i zredukowaæ koszty funkcjonowania firmy. Nasze programy K A L K U L A T O R M A R - Zaawansowany system zrealizowany w technologii webowej. Dziêki niemu uzyskasz odpowiedzi na pytania: Na którym produkcie zarabiam a na którym tracê? Jaka jest rentownoœæ projektu? Co siê stanie gdy wzrosn¹ ceny surowców? Ile kosztuje proces produkcyjny? Z A M Ó W I E N I A W E W N Ê T R Z N E - Zaawansowany system oparty o silnik workflow, który umo liwia automatyzacjê i pe³n¹ kontrolê procesów zakupowych w Twojej organizacji. Posiada zaawansowane funkcjonalnoœci zwi¹zane z zarz¹dzaniem i monitoringiem realizacji zakupów. ZAMÓWIENIA INTERNETOWE - Internetowy system wspieraj¹cy sprzeda produktów w sieci. Posiada wbudowane mechanizmy obs³ugi: otrzymujesz mo liwoœæ zdefiniowania wielu cenników, walut i jêzyków, oraz promocji, kredytów kupieckich, limitów zakupowych OMS Sp. z o. o. jest m³od¹ i dynamicznie rozwijaj¹c¹ siê firm¹ z bran y IT. Dla naszych kontrahentów tworzymy rozwi¹zania biznesowe oparte na najnowoczeœniejszych technologiach informatycznych. Wspieramy klientów œwiadcz¹c wyspecjalizowane us³ugi IT z zakresu doradztwa i wdro eñ systemów. Naszym celem jest dostarczanie przedsiêbiorcom doskona³ej jakoœci produktów i us³ug, bêd¹cych skutecznym wsparciem dla biznesu. Specjalizujemy siê w takich dziedzinach, jak: Implementacja i wdro enia systemów klasy Business Intelligence, CRM, MRP Realizacja i wdro enia systemów informatycznych na zamówienie klienta Wdro enia autorskiego systemu elektronicznego obiegu dokumentów Kompleksowe wdro enia systemów klasy ERP Hosting aplikacji biznesowych dla naszych klientów Us³ugi konsultingowe w zakresie IT Copyright OMS Sp. z o. o Wszystkie prawa zastrze one. adna czêœæ tego dokumentu nie mo e byæ powielana i rozpowszechniana, w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (elektroniczny, mechaniczny) w³¹cznie z fotokopiowaniem, nagrywaniem na taœmy lub przy u yciu innych systemów, a tak e t³umaczona na jakikolwiek jêzyk bez pisemnej zgody OMS. (Wydawca). Wydawca do³o y³ wszelkich starañ, aby informacje zawarte w tym dokumencie by³y zgodne ze stanem faktycznym oraz wolne od b³êdów i braków. OMS Sp. z o. o. zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w dokumencie bez informowania o tym. Fragmenty dokumentu mog¹ nie byæ zgodne z ostatnimi wersjami oprogramowania. Logotyp OMS Sp. z o. o. oraz inne znaki handlowe nale ¹ce do OMS Sp. z o. o. nie mog¹ byæ wykorzystywane bez pisemnej zgody w³aœciciela. Inne znaki handlowe wystêpuj¹ce w niniejszym dokumencie s¹ w³asnoœci¹ poszczególnych firm. OMS Sp. z o.o. - Oddzia³ Bielsko-Bia³a ul. Stra acka 81, Bielsko-Bia³a KRS nr Sàd Rejonowy w Katowicach, Wysokoœæ kapita³u zak³adowego / wp³aconego: ,00 z³ NIP: , REGON: tel./fax.: , info@oms.net.pl