1. Edytor tekstu (Word)

Transkrypt

1 Pakiet Office 1. Edytor tekstu (Word) Paski narzędziowe Worda Linijka Pasek stanu Przełączniki widoku dokumentu Tworzenie dokumentu Wpisywanie i kasowanie tekstu Polecenie Cofnij Dwa tryby pisania Przemieszczanie kursora Zaznaczanie tekstu Formatowanie akapitu Formatowanie znaków Schowek i jego użycie Drukowanie Tabulatory Ustawianie i usuwanie punktów tabulacji Rodzaje tabulatorów: Znaki wiodące tabulatora Automatyczne wyliczanie i numerowanie Automatyczne wstawianie daty i godziny Czym jest arkusz kalkulacyjny Przemieszczanie się po arkuszu. Wybór komórki Wprowadzanie danych do komórek Formuły Adresy Powielanie (kopiowanie) formuły Zaznaczanie komórek w arkuszu Formatowanie komórek Wbudowane funkcje Excela Wybrane funkcje Wykresy Przygotowanie danych do wykresu Dobór typu wykresu Tworzenie wykresu Przygotowanie wydruku w Excelu 33 Ireneusz Książek Strona 1

2 Pakiet Office Pakiet Office Pakiet Office (ang. biuro) jest zestawem programów przydatnych w pracy biurowej. W zależności od używanej wersji składa się on z co najmniej trzech programów Word, Excel i Outlook. Oprócz nich występują jeszcze inne programy wewnętrzne, uruchamiane jedynie za pośrednictwem tych programów jak np. edytor równań Microsoft Equation oraz inne programy samodzielne jak np. w wersji Standard program PowerPoint, w wersji Small Business program Publisher oraz zestaw dodatkowych narzędzi do Excela; w wersji Professional programy zawarte w wersji Small Business oraz program obsługi baz danych Accesss, w wersji Premium programy zawarte w wersji Professional uzupełnione o programy przydatne przy projektowaniu stron internetowych FrontPage oraz PhotoDraw. W podręczniku tym omówione zostaną podstawy obsługi edytora tekstów Word oraz arkusza kalkulacyjnego Excel. Ireneusz Książek Strona 2

3 Wprowadzenie do edytora tekstów Word 1. Edytor tekstu (Word) Edytor tekstu jest to najogólniej mówiąc program zamieniający komputer w maszynę do pisania. Edytorami tekstu są zarówno proste programiki służące do tworzenia niewielkich tekstów (takich jak pliki typu bat ) jak i bardzo rozbudowane programy takie jak Word czy WordPerfect umożliwiające oprócz wypisywania tekstu także tworzenie grafiki, wykresów czy rozbudowanych tabel, w których wykonywane są automatyczne obliczenia. Zasadnicza przewaga wszelkich edytorów tekstu nad maszyną do pisania polega na: 1) możliwości przejrzenia tekstu przed wydrukiem, 2) możliwości poprawiania pomyłek zarówno w trakcie pisania jak i bezpośrednio przed wydrukiem, 3) możliwości zachowania dokumentu na dysku w celu późniejszego użycia. 4) tworzeniu wielu dokumentów w oparciu o jeden dokument bazowy Nowoczesny rozbudowany edytor (a takim jest Word) posiada ponadto: szeroki wachlarz różnego rodzaju czcionek o różnych rozmiarach, możliwość umieszczania w tekście różnych znaków takich jak np., automatyczne sprawdzanie ortografii (a w tekstach napisanych w języku angielskim także gramatyki), bardzo łatwe tworzenie tabel, łatwe dołączanie rysunków, wykresów itp., automatyczne numerowanie rozdziałów, rysunków, stron itp., tworzenie dużych, złożonych dokumentów z rozkładem treści na rozdziały i podrozdziały itp. korespondencja seryjna (czyli tworzenie serii dokumentów różniących się jedynie w niewielkim fragmencie; przykładem takich dokumentów mogą być zaproszenia, życzenia świąteczne, upomnienia itd. różniące się jedynie imieniem i nazwiskiem adresata) Oprócz normalnych elementów okna takich jak przyciski zmiany rozmiarów okna czy pasek tytułu ekran Worda wyposażony jest w pewne dodatkowe elementy. To które z nich są wyświetlane zależy wyłącznie od użytkownika. Zmian w wyglądzie ekranu można dokonywać za pomocą menu Widok. Ireneusz Książek Strona 3

4 Wprowadzenie do edytora tekstów Word Niektóre z tych elementów np. powiększenie obrazu, czy też rodzaj widoku mogą być zmieniane także w inny sposób. Widok można zmieniać za pomocą przycisków umieszczonych w lewym dolnym rogu okna edycyjnego, a powiększenie za pomocą listwy rozwijalnej umieszczonej na pasku Standardowy Paski narzędziowe Worda Paski narzędziowe służą zapewnieniu szybkiego dostępu do pewnych często wykorzystywanych poleceń. Zazwyczaj są one umieszczone pod paskiem menu, chociaż mogą znajdować się również na dole lub z boku okna. Paski narzędziowe nie muszą zawsze znajdować się pod menu górnym lecz można je przemieszczać w dowolną część okna. Należy w tym celu uchwycić pasek za dowolny obszar pomiędzy przyciskami i przeciągnąć w pożądane miejsce. Do najczęściej używanych pasków narzędzi należą: Pasek Standardowy: Pasek Formatowanie: Pasek Tabele i krawędzie Kliknięcie prawym przyciskiem myszy w obrębie dowolnego paska powoduje otwarcie menu podręcznego, w którym można włączać/wyłączać wyświetlanie różnych pasków narzędziowych. Na paskach narzędziowych występują dwa rodzaje elementów. Zatrzymanie wskaźnika myszy nad jakimkolwiek przyciskiem i pozostawienie go w tym miejscu przez ok. 2 s powoduje wyświetlenie informacji o funkcji danego przycisku. 1.2.Linijka Jest to biały pasek z podziałką (w centymetrach lub calach) ułatwiający rozplanowanie tekstu poprzez rozmieszczenie tabulatorów, określenie szerokości kolumn tabeli, określenie rozmiarów marginesów itp. Jeśli podczas wprowadzania zmian na linijce przyciśniemy klawisz LewyAlt, Word zamiast Ireneusz Książek Strona 4

5 Wprowadzenie do edytora tekstów Word normalnej podziałki wyświetli napisy określające odległości pomiędzy poszczególnymi elementami umieszczonymi na linijce. Na linijce oprócz podziałki znajdują się także znaczniki lewego i prawego krańca akapitu a także znacznik wcięcia pierwszego wiersza akapitu można je przeciągać na linijce zmieniając tym samym ustawienia bieżącego akapitu. Na linijce znajdują się także znaczniki ustawionych punktów tabulacji a na lewo od niej umieszczony jest przycisk wyboru typu tabulatora. 1.3.Pasek stanu Znajduje się on na samym dole okna i wyświetla różne informacje o aktualnym trybie pracy jak np. numer bieżącej strony, liczba stron dokumentu, położenie kursora tekstowego oraz tryb pracy. Pasek stanu pokazuje zawsze stan aktualny edycji. 1.4.Przełączniki widoku dokumentu Przełączniki te znajdują się na lewo od paska stanu. Widok układu układu dla sieci Web Widok normalny Widok układu strony Widok konspektu Znajdują się one na dole okna, nad paskiem stanu, obok paska przewijania poziomego. Przy pracy z niewielkimi dokumentami korzysta się z Widoku normalnego lub Widoku układu strony. Użycie Widoku konspektu ma sens gdy używamy rozbudowanej struktury z wieloma rozdziałami i podrozdziałami. Widok Układu dla sieci Web. jest zbliżony do wyglądu typowej strony Internetowej. Ireneusz Książek Strona 5

6 Wprowadzenie do edytora tekstów Word 1.5. Tworzenie dokumentu Wpisywanie i kasowanie tekstu W środkowej części okna Worda, znajduje się zazwyczaj biała, płaska przestrzeń będąca kartką papieru, na której będziemy pisać. Gdzieś na tej kartce znajduje się migająca, czarna kreska, która jest kursorem tekstowym czyli punktem wstawiania tekstu. Do wpisywania polskich liter służy zazwyczaj kombinacja klawiszy Prawy Alt+litera, czyli aby wstawić literę ó należy nacisnąć Prawy Alt+ o a Prawy Alt+ a to wpisanie litery ą itp. Ponieważ istnieją dwie polskie litery oparte na łacińskiej literze z wprowadzono przypisania: Prawy Alt + z ż Prawy Alt + x ź Każda wpisana litera wstawiana jest na lewo od tego kursora a gdy chcemy skasować wpisany tekst używamy klawiszy Backspace (strzałka w lewo, nad klawiszem Enter) aby usunąć literę na lewo od kursora, Delete (klawisz opisany tym słowem znajduje się nad klawiszami strzałek) aby usunąć literę na prawo od kursora Uwaga: Podczas wpisywania tekstu nie należy kończyć każdej linii naciskając klawisz Enter tak jak było to konieczne na maszynie do pisania. Podział wpisanego tekstu na linie zostanie dokonany automatycznie przez komputer. Jeżeli wpisywany wyraz nie mieści się i musiałby wyjść na margines cały wyraz zostanie automatycznie przeniesiony do nowego wiersza. Klawisz Enter należy nacisnąć kończąc akapit, czyli wyodrębniony fragment tekstu. Akapit może składać się z jednego (np. tytuł rozdziału) lub wielu wierszy (np. ten obramowany fragment tekstu stanowi jeden akapit). Naciśnięcie klawisza Enter wiąże się ze wstawieniem niewidocznego na wydruku a bardzo pożytecznego w formatowaniu tekstu Znaku końca akapitu (paragrafu). Jeśli chcemy aby ten znak i inne znaki typograficzne były widoczne podczas pisania tekstu należy włączyć opcję Pokaż/Ukryj za pomocą przycisku. Jeśli chcemy wymusić przejście do nowego wiersza naciskamy klawisz Enter lub Shift Enter. Naciśnięcie Shift Enter powoduje przejście do nowego wiersza bez zakończenia akapitu. Niewłaściwe, zbyt częste użycie klawisza Enter w pisanym tekście pozbawia nas możliwości korzystania z wielu udogodnień, jakie daje edytor komputerowy w porównaniu z klasyczną maszyną do pisania. Ireneusz Książek Strona 6

7 Wprowadzenie do edytora tekstów Word Polecenie Cofnij Bardzo przydatną (zwłaszcza dla początkujących) zaletą Worda jest możliwość cofnięcia ostatnio (i niekoniecznie ostatnio) wykonanych operacji. Można to zrobić naciskając kombinację klawiszy Control+Z lub Alt+Backspace lub też naciskając na pasku narzędzi przycisk. Word umożliwia cofnięcie o wiele kroków wstecz, zdarzają się jednak czynności, których nie da się cofnąć (np. usuwanie dużych rysunków) Dwa tryby pisania Podczas pisania edytor może pracować w jednym z dwóch trybów w trybie wstawiania lub w trybie nadpisywania, pomiędzy którymi można przełączać się za pomocą klawisza Insert. O tym w jakim trybie aktualnie się znajdujemy informuje napis na pasku stanu. Tryb wstawiania Jest to standardowy tryb pisania. W trybie tym wpisywany tekst rozsuwa tekst wcześniej istniejący. Wyłączona opcja zastępowania Tryb zastępowania Jest on raczej rzadko używany. W trybie tym tekst wpisywany zastępuje tekst wcześniej istniejący. Jeśli użyjemy tego trybu można wpisując jednocześnie kasować poprzednią zawartość dokumentu. Włączona opcja zastępowania Przełączanie pomiędzy tymi trybami następuje przez podwójne kliknięcie na pasku stanu, na napisie ZAS a czasami także przez naciśnięcie klawisza Insert. Wygodniej i bezpieczniej jest pracować przy trybie wstawiania, do kasowania używając klawiszy Backspace i Delete. Ireneusz Książek Strona 7

8 Wprowadzenie do edytora tekstów Word Przemieszczanie kursora Podczas normalnego wpisywania tekstu kursor przesuwa się w miarę pisania od lewej do prawej i od góry w dół. Zdarza się jednak, że chcemy poprawić fragment tekstu już wpisany (coś wykasować lub coś dopisać). Kursor można przesuwać za pomocą klawiszy obsługi kursora: ( )... przesuwa kursor o jeden znak w lewo (prawo), ( )... przesuwa kursor o jeden wiersz w górę (w dół) Home... przesuwa kursor na początek wiersza, End... przesuwa kursor na koniec wiersza, PageUp... przesuwa kursor o jeden ekran w górę, PageDown przesuwa kursor o jeden ekran w dół, Control ( ) przesuwa kursor o jeden wyraz w lewo (prawo), Control ( ) przesuwa kursor o jeden akapit w górę (w dół) Control Home przesuwa kursor na początek tekstu, Control End przesuwa kursor na koniec tekstu. Kursor można także przemieszczać za pomocą myszki: najeżdżamy na wybrane miejsce w tekście i klikamy raz lewym przyciskiem myszy a kursor tekstowy pojawia się dokładnie w tym miejscu. Jeśli kursor znajduje się na końcu dokumentu to naciśnięcie strzałki w dół lub strzałki w prawo powoduje dźwiękowy sygnał o błędzie. Kursora nie można jednak przesunąć dalej niż ostatni znak w wierszu i ostatni wiersz w tekście Zaznaczanie tekstu Zaznaczyć tekst można: przesuwając kursor przy wciśniętym klawiszu Shift, przesuwając wskaźnik myszy przy wciśniętym lewym przycisku myszy, ustawiając wskaźnik myszy na lewym marginesie tak że przybiera kształt: i kliknąć pojedynczo aby zaznaczyć jeden wiersz, kliknąć podwójnie aby zaznaczyć cały akapit. Ireneusz Książek Strona 8

9 Wprowadzenie do edytora tekstów Word Formatowanie akapitu Akapit jest do wyodrębniony fragment tekstu, znajdujący się pomiędzy dwoma znakami końca akapitu. Znaki takie wstawiane są przez naciśnięcie klawisza Enter. Wszystkie parametry akapitu można ustawiać za pomocą menu Format Akapit przy czym zmiany te będą dotyczyły bieżącego akapitu Podgląd formatowanego akapitu Oprócz tego do zmiany formatu akapitu można użyć przycisków z paska narzędzi Formatowanie oraz linijki. Zmiany sposobu wyrównania tekstu najłatwiej można wykonać za pomocą służących do tego przycisków: Określają one wyrównanie tekstu kolejno:. do lewego akapitu (czyli tak jak zazwyczaj w maszynie do pisania), na środku centrująco (w ten sposób pisze się zazwyczaj tytuły, nagłówki i druki reklamowe), do prawego akapitu (np. jeśli chcemy przy prawym akapicie umieścić datę), do lewej i prawej wyjustowanie, czyli wyrównanie tekstu, poprzez odpowiednie rozsunięcie wyrazów, równocześnie do lewego i prawego akapitu (w ten sposób pisane są teksty w książkach i gazetach; nie jest to jednak najlepszy sposób wyrównania gdy w wierszu znajduje się mało wyrazów). Ireneusz Książek Strona 9

10 Wprowadzenie do edytora tekstów Word Formatowanie znaków Format poszczególnych liter (znaków) czyli ich rozmiar, rodzaj czcionki, pogrubienie, pochylenie, podkreślenie itp. można zmieniać za pomocą menu Format Czcionka. Można do tego wykorzystać także przyciski umieszczone na pasku narzędzi. Do włączania/wyłączania pogrubienia, pochylenia i podkreślenia znaków służą przyciski:. Można te właściwości ze sobą łączyć i używać np. znaków jednocześnie pochylonych i pogrubionych. Rozmiar czcionki podawany jest w punktach jest to drukarska miara wielkości. 1punkt = 1 / 72 cala 0,35 mm. Najczęściej w długich tekstach (książki, gazety) używane są czcionki o rozmiarze 10 punktów, w tekstach krótszych (listy, podania) używa się z reguły czcionek o rozmiarach 12 lub 14 punktów.rodzaj używanej czcionki i jej rozmiar można zmienić za pomocą list rozwijalnych: oraz. Zamiast wybierać rozmiar czcionki z listy rozwijalnej możemy klikając wskaźnikiem myszki na liczbie określającej ten wymiar umieścić kursor w polu edycji i skasować tę liczbę i wpisać z klawiatury nową wartość. Jeżeli chcemy aby zmiany dotyczyły tekstu od miejsca gdzie znajduje się kursor to ustawiamy pożądane parametry tekstu i kontynuujemy pisanie. Jeśli zaś chcemy zmienić parametry tekstu już wprowadzonego to musimy ten tekst uprzednio zaznaczyć. Ireneusz Książek Strona 10

11 Wprowadzenie do edytora tekstów Word 1.6.Schowek i jego użycie Schowek jest to specjalny obszar pamięci Windows służący do wymiany i przekazywania informacji. Każdy program ma dostęp do tego miejsca i można umieszczoną tam zawartość wklejać do okna danego programu. Element umieszczony w Schowku można wklejać wielokrotnie. W Schowku może być umieszczony jednocześnie tylko jeden element. Wycięcie lub skopiowanie do schowka np. nowego fragmentu tekstu powoduje usunięcie jego poprzedniej zawartości. Do obsługi Schowka służą polecenia menu Edycja polecenia: Wytnij, Kopiuj i Wklej oraz przyciski paska narzędzi Standardowy. Kopiuj Wytnij Wklej Kopiowanie polega na umieszczeniu w Schowku kopii zaznaczonego tekstu. Wycinanie polega na usunięciu zaznaczonego tekstu z okna i umieszczeniu go w Schowku. Wklejanie polega na umieszczeniu w bieżącym oknie w miejscu gdzie znajduje się kursor kopii zawartości Schowka. Czynność tę można wykonywać wielokrotnie np. w celu powielenia jakiegoś tekstu. Poprzez Schowek mogą być przenoszone nie tylko teksty ale również, rysunki wykresy, tabele arkusza kalkulacyjnego, itp. Ireneusz Książek Strona 11

12 Wprowadzenie do edytora tekstów Word 1.7.Drukowanie Najbezpieczniejszym sposobem drukowania jest wybranie polecenia menu Plik Drukuj W otwierającym się oknie można wybrać obiekt do drukowania (dokument, statystyka dokumentu itp.), zakres drukowania (cały dokument, wybrane strony lub zakres stron, w ramach zakresu wszystkie strony bądź tylko parzyste lub nieparzyste) czy też liczbę kopii. Domyślnym ustawieniem jest drukowanie całego (wszystkich stron) dokumentu w jednej kopii. Naciskając przycisk Drukarka można zmienić też ustawienia drukarki. Drugim sposobem na wydrukowanie dokumentu jest naciśnięcie przycisku, co powoduje natychmiastowe rozpoczęcie drukowania przy ustawieniach domyślnych Worda i bieżących ustawieniach drukarki. Ireneusz Książek Strona 12

13 Wprowadzenie do edytora tekstów Word 1.8.Tabulatory Pisząc tekst na komputerze nie można ustawiać go za pomocą odstępu (spacji). Rozmiary spacji są różne na ekranie i na różnych drukarkach, w związku z tym tekst, który wyrównany jest na ekranie na wydruku może być rozmieszczony nierówno. Aby wyrównać tekst wpisany w kilku wierszach należy użyć tabulatorów. Tabulatory są to obiekty służące do wyrównywania tekstu w różnych zestawieniach. Pod tym pojęciem rozumie się zarówno specjalne znaki typograficzne, niewidoczne na wydruku, których wpisanie powoduje przesunięcie punktu wstawiania tekstu (kursora tekstowego) do najbliższego punktu tabulacji jak też same punkty tabulacji. Ustawienia punktów tabulacji związane są z akapitem. Jeżeli nawet użytkownik nie ustawił żadnego takiego punktu w akapicie znajdują się automatycznie równomiernie rozmieszczone (zazwyczaj co 1 cm) standardowe punkty tabulacji. Wstawienie tabulatora następuje po naciśnięciu na klawiaturze klawisza Tab. Wszystkie ustawienia, i właściwości tabulatorów można określić za pomocą menu Format Tabulatory Ustawianie i usuwanie punktów tabulacji Aby ustawić punkt tabulacji należy, po wybraniu odpowiedniego rodzaju tabulatora, umieścić wskaźnik myszy w miejscu na linijce gdzie ma zostać umieszczony tabulator i nacisnąć lewy przycisk myszy. Jeśli chcemy zmienić położenie już ustawionego tabulatora należy chwycić go za pomocą wskaźnika myszy i przeciągnąć do nowego położenia na linijce; jeśli zaś chcemy go usunąć należy go ściągnąć z linijki czyli przesunąć (najlepiej w dół) w położenie poza linijką. Powyższe operacje można wykonać również za pomocą menu Format Tabulatory Punkt tabulacji Ireneusz Książek Strona 13

14 Wprowadzenie do edytora tekstów Word Rodzaje tabulatorów: Aby wybrać pożądany rodzaj tabulatora należy umieścić wskaźnik myszy w z lewej strony linijki i klikając na zmieniającym się pod wpływem tego kliknięcia symbolu tabulatora wybrać rodzaj tabulatora. Innym sposobem jest skorzystanie z menu Format Tabulatory. Word wyposażony jest w cztery rodzaje tabulatorów: 1) tabulator wyrównujący do lewej strony..., 2) tabulator centrujący..., 3) tabulator wyrównujący do prawej strony..., 4) tabulator dziesiętny.... Tekst ustawiony za pomocą danego punktu tabualacji będzie wyrównany w sposób określony nazwą tabulatora. do lewej centrujący do prawej tekst wyrównany tekst wyrównany tekst wyrównany do lewej strony symetrycznie wzgl. p.tab. do prawej strony 5, , , ,2 22,2 22,2 111,11 111,11 111,11 dziesiętny do wyrównania liczb do przecinka dziesiętnego 5, ,2 111, Znaki wiodące tabulatora Word, oprócz tego, iż umożliwia wyrównanie tekstu za pomocą tabulatora daje możliwość dodatkowego wpisania znaku wiodącego, który będzie wpisany od miejsca, w którym wpisany został z klawiatury np. Boeuf Strogonoff... 12,60 zł Gulasz... 7,20 zł Znaki wiodące można ustawiać tylko za pomocą menu Format Tabulatory i mogą one mieć wygląd Ireneusz Książek Strona 14

15 Wprowadzenie do edytora tekstów Word 1.9. Automatyczne wyliczanie i numerowanie Jeśli tworzymy jakąś dłuższą listę wyliczaną lub numerowaną, w której każdy element listy znajduje się w odrębnym akapicie możemy użyć opcji automatycznego wyliczania lub numerowania. Najprostszym sposobem rozpoczęcia jest włączenie opcji wyliczania za pomocą przycisku. Poprzez użycie menu Format Wypunktowanie i numerowanie można modyfikować znak wyliczenia przyjmując dowolny symbol z dowolnego zestawu czcionek zainstalowanych w komputerze. Wiele interesujących symboli znajduje się w zestawach czcionek Symbol i Windings. wyliczanka wyliczanka wyliczanka wyliczanka wyliczanka wyliczanka wyliczanka wyliczanka wyliczanka a numerowania za pomocą przycisku, dopóki dany przycisk pozostanie wciśnięty każdy nowy akapit będzie poprzedzany specjalnym znaczkiem lub numerkiem. Usunięcie bądź wstawienie nowego akapitu spowoduje natychmiastową aktualizację wszystkich numerów. Jest to niezwykle użyteczne w sytuacji gdy pisząc tworzymy jakąś listę (np. zamawianych materiałów) a następnie musimy ją zmodyfikować. Parametry tej opcji ustawia się za pomocą menu Format Wypunktowaniee i numerowanie 1) wyliczanka 2) wyliczanka 3) wyliczanka I. wyliczanka II. wyliczanka III.wyliczanka A) wyliczanka B) wyliczanka C) wyliczanka Aby zakończyć Wyliczanie (lub Numerowanie) należy powtórnie nacisnąć przycisk na pasku narzędzi i wyłączyć go Automatyczne wstawianie daty i godziny Aby to wykonać należy wybrać polecenie Wstaw Data i godzina. W okienku jakie się pojawi należy wybrać odpowiedni format daty lub godziny a następnie nacisnąć przycisk OK. Jeśli zaznaczymy opcje Wstaw jako pole wstawiony tekst nie jest ostateczny i po zaznaczeniu go i naciśnięciu klawisza F9 nastąpi aktualizacja pola, czyli wpisanie w to miejsce aktualnej (wg. zegara komputera) daty lub godziny. Aktualizacja pola może następować także automatycznie przed rozpoczęciem wydruku (ustawienie opcjonalne Worda). Jest to opcja bardzo przydatna wtedy gdy co jakiś czas musimy wyprodukować dokument o tej samej lub zbliżonej treści (np. co miesiąc nękamy dyrektora podaniem o podwyżkę). Ireneusz Książek Strona 15

16 2. Czym jest arkusz kalkulacyjny Arkusz kalkulacyjny jest programem, który służy do wykonywania obliczeń. Strona arkusza kalkulacyjnego podzielona jest na szereg komórek, z których każda posiada adres składający się z litery oznaczającej kolumnę i liczby określającej numer wiersza np. A1, C60, B52. Arkusz taki przypominać może, więc planszę do gry w statki, przy czym rozmiary tej planszy są dość duże bowiem wynoszą 256 kolumn wierszy. Po wyczerpaniu alfabetu kolumny są nazywane dwuliterowo po kolumnie Z następuje AA, potem AB itd. aż do IV. Na górze ekranu, tuż pod paskami narzędzi znajduje się pasek formuły (zwany też linią edycji), na którym pojawia się tekst wprowadzany do komórki. Ten sam tekst równocześnie jest wprowadzany bezpośrednio w komórkę arkusza. Na lewo od paska formuły znajduje się adres aktualnie wybranej komórki, do której wprowadzany jest dany tekst. Excel jest arkuszem trójwymiarowym tzn. jeden plik (zwany Zeszytem) zawiera wiele arkuszy, do których można przechodzić klikając na odpowiedni odnośnik (fiszkę) na dole okna. nagłówek kolumny pasek formuły wybrana komórka fiszka wyboru arkusza adres wybranej komórki Ireneusz Książek Strona 16

17 Komórki mogą zawierać: liczby (na bazie których chcemy wykonać obliczenia), tekst (opisujący najczęściej znaczenie wpisanych wartości liczbowych), formuły czyli specjalnie zapisany wzory matematyczne służące do wykonania obliczeń. Głównym zastosowaniem arkusza kalkulacyjnego jest, więc wykonywanie mniej lub bardziej skomplikowanych rachunków. 2.1.Przemieszczanie się po arkuszu. Wybór komórki. Wyboru aktywnej komórki można dokonać za pomocą myszki (klikając w niej) lub za pomocą klawiszy kursora (ze strzałkami). Jeśli komórka, którą chcemy wybrać nie jest widoczna na ekranie można przewinąć arkusz posługując się paskami przewijania, bądź też przytrzymując dłużej jeden z klawiszy kursora. W arkuszu kalkulacyjnym ma zastosowanie znajdujący się na klawiaturze przełącznik Scroll Lock, który jak nazwa wskazuje służy (podobnie jak Caps Lock i Num Lock) do przełączania dwóch trybów pracy klawiatury. Jeśli Scroll Lock jest wyłączony (lampka opisana tym napisem jest zgaszona) klawisze kursora służą do wyboru komórki w arkuszu. Jeśłi Scroll Lock jest włączony (lampka jest zapalona) naciskanie klawiszy ze strzałkami nie będzie powodowało zmiany wybranej komórki a jedynie przewijanie arkusza. O włączeniu tego przycisku informuje także napis wyświetlany w pasku stanu arkusza W poruszaniu się po arkuszu o większych rozmiarach pomocne mogą być następujące skróty klawiaturowe. Ctrl + Home przenosi zawsze do komórki A1 Ctrl + klawisz strzałka ( ) przenosi na koniec ciągłego bloku danych tzn. do ostatniej wypełnionej komórki lub jeśli aktualny wybór jest poza jakimkolwiek blokiem danych do pierwszej niepustej komórki. Ctrl + Ireneusz Książek Strona 17

18 2.2.Wprowadzanie danych do komórek. Aby wpisać cokolwiek w komórkę wystarczy wybrać daną komórkę i rozpocząć pisanie. Wpisywany tekst będzie wyświetlany jednocześnie w danej komórce i w pasku formuł. Jeśli wybrana komórka nie była pusta jej poprzednia zawartość zostanie automatycznie usunięta i zastąpiona nowo wpisywanym tekstem. Podczas wpisywania liczb można wprowadzić dane dotyczące formatu liczby a nastąpi wtedy ustawienie odpowiedniego formatu komórki. Tak więc wpisanie: % ustawia format procentowy (wartość wpisana dzielona jest przez 100), zł ustawia format walutowy, nazwy miesiąca np. 1-kwi-00 ustawia format daty, dwóch liczb oddzielonych dwukropkiem (np. 8:30) ustawia format godziny, dwóch liczb oddzielonych literą E (lub e ) ustawia format tzw. naukowy część liczby wpisana po literze e określa wykładnik liczby 10 tak więc zapis 5,00E+06 oznacza liczbę czyli Jeśli nie chcemy całkowicie zastępować zawartości komórki a jedynie ją nieznacznie zmienić (np. poprawić) należy, po wybraniu tej komórki, wejść w tryb edycji. Można to zrobić klikając wskaźnikiem myszy na pasku formuł, lub naciskając klawisz F2. Ireneusz Książek Strona 18

19 Jeśli użytkownik nie zmieni formatu wyrównania zawartości komórki zawsze tekst wyrównywany jest do lewej strony a liczby do strony prawej. Nieprawidłowo wpisana liczba będzie potraktowana jako tekst i w obliczeniach może powodować pojawienie się komunikatu o błędzie lub, co gorsza, potraktowanie zawartości komórki jako zero. Dlatego też warto podczas wpisywania danych krytycznie przyjrzeć się ich wyrównywaniu. Problematyczna może być czasem wymiana danych z krajami anglosaskimi w naszej części świata przyjęto bowiem używać do oddzielenia części ułamkowej liczby znaku przecinka a niekiedy do oddzielenia wielokrotności 1000 używa się kropki; w krajach anglosaskich znaki te są zamienione znaczeniami. Zapis polski liczby Zapis angielski liczby ,89 45,123, Jeśli wprowadzona liczba nie mieści się w komórce o danej szerokości zamiast niej będzie wyświetlany ciąg znaków #######. Aby usunąć ten problem należy poszerzyć kolumnę lub zmniejszyć rozmiar czcionki. Ireneusz Książek Strona 19

20 2.2.1.Formuły Formuły są specyficznie zapisanymi wyrażeniami matematycznymi, służącymi do wykonywania obliczeń. W Excel u formułę rozpoczyna znak =. Po wpisaniu formuły w komórce arkusza wyświetlana jest wartość obliczona na podstawie tej formuły natomiast w pasku formuł wypisywana jest treść tej formuły. W formułach mogą być używane następujące operatory: dodawania +, odejmowania, mnożenia *, dzielenia /, potęgowania ^. Kolejność wykonywania działań w formułach Excela określona jest regułami nadrzędności (identycznymi jak w matematyce), tak więc w pierwszej kolejności wykonywane są działania w nawiasach, potem potęgowanie, następnie mnożenie i dzielenie a na końcu dodawanie i odejmowanie. Ireneusz Książek Strona 20

21 Przedstawione powyżej przykłady formuł nie są zbyt praktyczne gdyż wymagają podania konkretnych wartości liczbowych w treści samej formuły. Praktyczniej jest, gdy liczby te wpisane są w innych komórkach a w treści formuły pojawiają się jedynie adresy komórek Adresy Adresy komórek (podobnie jak potoczne sposoby określania miejsca) mogą być określane w sposób względny lub bezwzględny. Adres względny określa drogę, jaką należy przejść od danego miejsca do komórki docelowej (np. o jedną komórkę w lewo, dwie komórki w prawo i cztery do góry itp.). W życiu codziennym posługujemy się także adresami względnymi mówiąc np. trzecie drzwi na prawo, na drugim skrzyżowaniu w prawo i pierwsza w lewo. Podanie adresu względnego polega na wpisaniu po prostu adresu komórki (np. =A4*B4). Adres bezwzględny odnosi się do konkretnej komórki w arkuszu określonej przez numer wiersza i literę kolumny. W życiu codziennym rolę takiego adresu spełnia np. pokój nr 7, drzwi z napisem»sekretariat«. Podanie adresu bezwzględnego polega na wpisaniu adresu komórki poprzedzając symbol kolumny i numer wiersza znakiem dolara $ (np. =$A$1*$B$4). Adres mieszany jest adresem, w którym jedna jego część (czyli symbol kolumny lub numer wiersza) jest określona w sposób względny a druga w sposób bezwzględny. Podanie takiego Ireneusz Książek Strona 21

22 adresu polega na wpisaniu symbolu $ przed tą częścią adresu, która ma być traktowana w sposób bezwzględny (np. =A$1 kolumna określona jest w sposób względny, wiersz w sposób bezwzględny). Zmiany typu adresu można dokonać wpisując (bądź usuwając) symbole $ lub też, naciskając klawisz F4 gdy kursor znajduje się w danym adresie Powielanie (kopiowanie) formuły. Zawsze należy starać się tak zapisać formułę, aby można było ją następnie zastosować w jak największej liczbie komórek. Należy w tym celu odpowiednio dobierać adresy względne i bezwzględne. Aby powielić formułę wzorcową należy po wpisaniu jej ponownie wybrać komórkę, w której jest umieszczona a następnie wykonać następujące czynności: Sposób 1 Sposób 2 Sposób 3 1) wybrać tę komórkę; 2) skopiować formułę do schowka ; 3) zaznaczyć obszar, na który chcemy skopiować tę formułę; 4) wybrać polecenie Wklej (np. przez naciśnięcie Ctrl V). 1) wybrać tę komórkę; 2) najechać wskaźnikiem myszy na czarny kwadrat znajdujący się w prawym dolnym rogu komórki (wskaźnik myszy zmieni się w czarny krzyżyk); 3) przytrzymać wciśnięty lewy przycisk myszy i przeciągnąć ją na obszar, na który chcemy skopiować formułę. 1) zaznaczyć odpowiednią liczbę komórek w poziomie lub pionie, zaczynając od komórki zawierającej kopiowaną formułę; 2) wybrać polecenie Edycja Wypełnij. Jeśli chcemy powielić jedynie formułę za pomocą Sposobu 1, nie przenosząc elementów formatu komórki zamiast polecenia Wklej należy wybrać polecenie Edycja Wklej specjalnie a następnie wybrać jako obiekt do wklejania tylko formuły. mnożnik wspólny dla wszystkich Ireneusz Książek (odwołanie przez adr. bezwzględny) Strona 22