z działalności kontrolnej Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Krakowie w 2013 r.

Transkrypt

1 1 SPRAWOZDANIE z działalności kontrolnej Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Krakowie w 2013 r. 1. Przepisy regulujące zasady i tryb przeprowadzania kontroli. 1) Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz z późn. zm.), 2) Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), 3) Decyzja Nr 65 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 maja 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. Urz. MSW z 2012 r. poz. 43 z późn. zm.), 4) Pismo Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej Nr BKSW-II-0330/4-4/12 z dnia 11 grudnia 2012 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych, 5) Plan kontroli komendantów powiatowych (miejskich) i komend powiatowych (miejskich) PSP województwa małopolskiego oraz komórek organizacyjnych Komendy Wojewódzkiej PSP na rok 2013 z dnia 5 grudnia 2012 r. Nr WO-0331/ 8 /12). 2. Komórki organizacyjne realizujące czynności kontrolne. 1) Liczba osób realizujących czynności kontrolne: Wydział Organizacji i Nadzoru Wydział Kadr Wydział Operacyjny Wydział Kontrolno-Rozpoznawczy Wydział Kwatermistrzowski Wydział Techniczny Wydział Informatyki i Łączności Stanowisko Pracy Służby BHP Wojewódzki Ośrodek Szkolenia Razem: - 5 osób - 5 osób - 12 osób - 7 osób - 4 osoby - 4 osoby - 3 osoby - 1 osoba - 3 osoby - 44 osoby 2) Fluktuacja kadry kontrolerów. W 2013 r. fluktuacja objęła 4 osoby realizujące czynności kontrolne, co w stosunku do liczby osób przeprowadzających kontrolę stanowi: = 9,09 % 44

2 2 3) Średni czas trwania kontroli. Tabela 1. Średni czas trwania kontroli w dniach roboczych* Średni czas trwania kontroli w dniach roboczych Od dnia Od dnia podpisania przekazania Lp. Kontrolowany zakres upoważnienia do projektu dnia przekazania wystąpienia projektu wystąpienia pokontrolnego. pokontrolnego do dnia przekazania wystąpienia pokontrolnego w zakresie spraw organizacyjno - kontrolnych w zakresie spraw kadrowych 11 ** w zakresie spraw operacyjnych 14 ** w zakresie spraw kontrolno - rozpoznawczych 13 ** w zakresie spraw kwatermistrzowskich w zakresie spraw technicznych 12 ** w zakresie spraw informatyki i łączności 13 ** w zakresie spraw BHP w zakresie spraw szkoleniowych 10 ** Razem: Razem * Zestawienie obejmuje 20 zakończonych kontroli planowanych w trybie zwykłym, ujętych w Planie kontroli ( ) na rok Wystąpienia pokontrolne z pozostałych 9 zaplanowanych kontroli są w trakcie opracowywania. ** Podczas kontroli kontrolowani skorzystali z możliwości wniesienia zastrzeżeń do projektów wystąpienia pokontrolnego stąd wydłużony czas na zajęcie stanowiska odnośnie wniesionych zastrzeżeń. Średni czas kontroli prowadzonych przez wszystkie merytoryczne komórki organizacyjne KW PSP. od dnia podpisania upoważnienia do dnia przekazania projektu wystąpienia pokontrolnego kontroli jednostce kontrolowanej: 109 dni : 9 kontrolowanych zakresów = 12 dni od dnia przekazania jednostce kontrolowanej projektu wystąpienia pokontrolnego do dnia przekazania jednostce kontrolowanej wystąpienia pokontrolnego: 245 dni : 9 kontrolowanych zakresów = 27 dni

3 3 3. Staż pracy w kontroli. Tabela 2. Staż pracy w kontroli. Liczba osób posiadających ogólny staż pracy. Liczba osób posiadających staż pracy w kontroli. do 2 lat 2 2 od 2 do 5 lat 0 3 od 5 do 10 lat 11* 9 powyżej 10 lat 31** 30 */ 3 osoby o ogólnym stażu pracy od 5 do 10 lat posiadały staż pracy w kontroli od 2 do 5 lat **/ 1 osoba posiadająca staż pracy powyżej 10 lat posiadał a staż pracy w kontroli od 5 do 10 lat 4. Koszty kontroli. 1) Koszty kontroli poniesione na realizację kontroli planowanych w trybie zwykłym. Tabela 3. Koszty kontroli ujętych w Planie kontroli (.) na rok 2013 KW PSP w Krakowie Liczba kontroli, które generowały koszty 9 Koszty planowane poniesione Delegacje 405,00 315,00 Opinie biegłych - - Inne - - Razem: 405,00 315,00 2) Koszty kontroli poniesione na realizację kontroli nieplanowanych (kontrole przeprowadzane w trybie zwykłym i/lub uproszczonym). Tabela 4. Koszty kontroli pozaplanowych KW PSP w Krakowie Liczba kontroli, które generowały koszty 1 Koszty poniesione Delegacje 15,00 Opinie biegłych - Inne - Razem: ) Koszty ogółem poniesione na realizację kontroli. 315, ,00 = 330,00 zł 5. Planowanie kontroli. 1) Przepisy regulujące zasady i tryb tworzenia planu kontroli: Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r. poz z późn. zm.), Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092),

4 w wyniku kontroli: Kontrole mające charakter problemowy Kontrole mające charakter sprawdzający Kontrole mające charakter kompleksowy Kontrole mające charakter problemowy Kontrole mające charakter sprawdzający Kontrole mające charakter kompleksowy Kontrole mające charakter problemowy Kontrole mające charakter sprawdzający Kontrole mające charakter kompleksowy Kontrole mające charakter problemowy Kontrole mające charakter sprawdzający Kontrole mające charakter kompleksowy Ogółem 4 Decyzja Nr 65 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 maja 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. Urz. MSW z 2012 r. poz. 43 z późn. zm.). 2) Określenie obszarów ryzyka w prowadzonej działalności (analiza ryzyka). W Komendzie Wojewódzkiej PSP pilotażowo opracowano metodą szacunkową analizę ryzyka na potrzeby planu kontroli na rok 2014 wykorzystując dokument KG PSP pn. Zasady metodyki kontroli ( ). 3) Inne źródła informacji w procesie planowania kontroli. Analiza dokumentów z wcześniejszych kontroli w innych komendach PSP pod kątem uwzględnienia w rocznym planie kontroli najczęściej powtarzających się nieprawidłowości oraz okres czasu od ostatniej kontroli w danym zakresie. 6. Liczba kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym. 1) Kontrole finansowo gospodarcze: W 2013 r. w jednostkach organizacyjnych PSP woj. małopolskiego nie były przeprowadzane kontrole finansowo-gospodarcze organizowane przez tut. KW PSP. 2) Pozostałe kontrole. Tabela 5. Kontrole przeprowadzone przez KW PSP w Krakowie w 2013 roku Rodzaj kontroli: - kontrole finansowo-gospodarcze* - pozostałe kontrole* Planowe Zarządzone doraźnie Tryb podstawowy Tryb uproszczony Liczba przeprowadzonych kontroli skontrolowanych podmiotów wniosków o wszczęcie postępowań dyscyplinarnych wniosków skierowanych do prokuratury w celu wszczęcia postępowania przygotowawczego skierowanych zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych

5 5 kontroli rozpoczętych a nie zakończonych w okresie sprawozdawczym (są to kontrole, w których na dzień r. czynności kontrolne były w trakcie realizacji, lub brak było podpisanego projektu wystąpienia pokontrolnego kontrolera niezrealizowanych kontroli zaplanowanych na 2013 r przeciętny okres objęty kontrolą (podać w miesiącach) ) Kontrole w ujęciu procentowym. procent kontroli obejmujących swoim zakresem przedmiotowym tylko rok ,1% 38 procent kontroli obejmujących swoim zakresem przedmiotowym lata do liczby kontroli ogółem zrealizowanych w 2013 r ,9% Kryteria kontroli oraz kontrolowane obszary tematyczne. Tabela 6. Kryteria kontroli w kontrolowanych obszarach tematycznych Kryteria legalność celowość rzetelność gospodarność efektywność Zakres przedmiotowy kontroli kontrole finansowo-gospodarcze polityka kadrowa działalność operacyjna łączność i informatyka zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka działalność kontrolno-rozpoznawcza sprawy organizacji i nadzoru bezpieczeństwo i higiena pracy/służby sprawy obronne* inne: polityka szkoleniowa Razem * praw obronnych nie uwzględniano, gdyż ich kontrola podlega odrębnym przepisom

6 6 8. Oceny sformułowane na podstawie ustaleń z kontroli. Tabela 7. Oceny działalności kontrolowanych podmiotów Ocena Zakres przedmiotowy kontroli pozytywna pozytywna z uchybieniami pozytywna z nieprawidłowościami negatywna kontrole finansowo-gospodarcze polityka kadrowa */ **/ działalność operacyjna **/ łączność i informatyka */ zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka **/ działalność kontrolno-rozpoznawcza **/ sprawy organizacji i nadzoru **/ bezpieczeństwo i higiena pracy/służby sprawy obronne inne: polityka szkoleniowa Razem */ podczas jednej kontroli oceniano oddzielnie dwa zagadnienia (3 przypadki) **/podczas kontroli kilku komórek organizacyjnych w jednym podmiocie ocena była jedna, ale wpisana w kilka zakresów (4 przypadki) 9. Stwierdzone nieprawidłowości. Tabela 8. Zakres przedmiotowy kontroli kontrole finansowo gospodarcze sprawy organizacji i nadzoru działalność szkoleniowa Rejestr nieprawidłowości - 1. Niewłaściwe nazewnictwo w planie kontroli na 2013 r. oraz braki w dokumentacji pokontrolnej z kontroli prowadzonych w 2012 r. 2. Brak zaciemnienia okna w archiwum co naraża gromadzone tam akta na działanie promieni słonecznych. 3. Brak teczek dla decyzji, zarządzeń i rozkazów Komendanta Powiatowego PSP, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem akt. 4. Oryginały dokumentów z kategorią archiwalną przechowywane są nieprawidłowo w komórkach wytwarzających 1. Niezgodności w dokumentacji szkolenia członków Ochotniczych Straży Pożarnych pomiędzy: listą uczestników, listą obecności, a listą dopuszczonych do egzaminu. 2. W dokumentacjach z doskonalenia zawodowego funkcjonariuszy systemu dziennego brak list obecności.

7 7 działalność operacyjna zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka polityka kadrowa informatyka i łączność zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka bezpieczeństwo i higiena pracy/służby działalność kontrolnorozpoznawcza 1. Braki wiedzy teoretycznej i umiejętności praktycznych ratowników JRG. 2. Braki sprzętowe w zakresie ratownictwa medycznego, technicznego, wodnego, oraz do działań poszukiwawczo- ratowniczych. 3. Zaniedbania w prawidłowym, bieżącym prowadzeniu dokumentacji z inspekcji 4. Słaba znajomość zasad organizacji łączności radiowej przez Dyżurnego Operacyjnego Powiatu 1. Niezgodność zapisów w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracowników cywilnych. 2. Stosowanie kryterium rozgraniczające wysokość dopłat do wypoczynku pracowników KSC i obsługi jest niezgodne z przepisami. 3. Braki w zakresach czynności oraz brak pisemnych upoważnień do podpisywania dokumentów OT. 4. Brak formalnej dokumentacji z postępowań szkodowych. 5. Brak protokołu z oceny składników majątku kwalifikujących te składniki do kategorii majątku zbędnego lub zużytego. 6. Niezgodne z przepisami wydawanie umundurowania oraz środków higieny osobistej przynależnych strażakom. Drobne uchybienia dot. braku spójności zapisów w liście obecności, karcie ewidencji czasu służy (pracy) oraz karcie rozliczeniowej urlopów. 1. Mapy zasięgów łączności radiowej w relacjach ruchomych sporządzono na podkładach w skalach innych niż określa to Instrukcja. 2. Na ewidencji Komendy PSP znajdują się urządzenia radiowe, które nie spełniają wymagań techniczno-funkcjonalnych dla radiotelefonów. 3. Eksploatacja urządzeń radioprzemiennikowych na częstotliwościach sterujących spoza przydziału KG PSP. 4. Użytkowanie powiatowej sieci radiowej PR bez kodowej blokady CTCSS. 5. Stosunkowo mała skuteczność systemu selektywnego alarmowania jednostek OSP. 6. Dokumentacja organizacyjna łączności radiowej UKF wymaga uaktualnienia w zakresie schematów organizacyjnych łączności radiowej UKF. 7. Stwierdzono niesprawność systemu selektywnego alarmowania w 3 jednostkach OSO. 8. Na wyposażenie i eksploatacji znajdują się urządzenia radiowe nie spełniające wymagań techniczno funkcjonalnych. 1. Nieczytelne wpisy w okresowych kartach pojazdu. 2. Niezgodność wyposażenia JRG i KP PSP z normatywem wyposażenia. 3. Niekompletne i nieaktualne wpisy w Programie SWD-ST3 dotyczące danych pojazdów i sprzętu. 4. Niezgodność wyposażenia JRG i KP PSP z normatywem wyposażenia. 5. Bezterminowe wydawanie upoważnień na prowadzenie pojazdów służbowych. 6. Odczyt licznika motogodzin w samochodzie Mercedes ATEGO i Quad niezgodne z wpisami w okresowych kartach pracy pojazdów. 7. Nieuregulowane kwestie własnościowe kontenera proszkowego. 1. Brak sygnalizacji świetlnej ulicznej wyjazdu pojazdów do akcji. 2. Brak instalacji wyciągu spalin w garażu JRG. 3. Szatnie funkcjonariuszy zmianowych nie spełniają szeregu wymogów: brak właściwej wymiany powietrza, brak miejsc siedzących, nie są zachowane drogi ewakuacyjne, brak suszarni odzieży i obuwia. 1. W upoważnieniach i protokołach ustaleń z czynności kontrolno-rozpoznawczych brak uściślenia podstawy prawnej tych czynności. 2. Przeprowadzanie czynności kontrolno-rozpoznawczych w zakresie szerszym niż określonym w upoważnieniu. inne Sformułowane wnioski i zalecenia. Tabela 9.

8 8 Zakres przedmiotowy kontroli kontrole finansowo gospodarcze sprawy organizacji i nadzoru Opis wniosków i postulowanych zaleceń - 1. Oryginały dokumentów z kategorią archiwalną przechowywane są nieprawidłowo w komórkach wytwarzających. 2. Brak zaciemnienia okna w archiwum co naraża gromadzone tam akta na działanie promieni słonecznych. 3. Brak teczek dla decyzji, zarządzeń i rozkazów Komendanta Powiatowego PSP, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem akt. 4. Niewłaściwe nazewnictwo w planie kontroli na 2013 r. oraz braki w dokumentacji pokontrolnej z kontroli prowadzonych w 2012 r. działalność szkoleniowa 5. Uzupełnić dokumentację szkoleniową w sposób wyjaśniający rozbieżności pomiędzy: listą uczestników, listą obecności, a listą dopuszczonych do egzaminu. działalność operacyjna 1. Podjąć działania w celu poprawy wiedzy teoretycznej i umiejętności praktycznych strażaków. 2. Stosować przepisy w zakresie usprzętowienia podmiotów krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego. 3. Zwiększyć nadzór nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji z inspekcji. 4. W miarę posiadanych środków uzupełnić braki sprzętowe z zakresu realizacji ratownictwa specjalistycznego na poziomie podstawowym. zadania kwatermistrzowskie, techniczne, logistyka 1. Wprowadzić poprawki do regulaminu ZFŚS. 2. W treści regulaminu ZFŚS stosować jako nadrzędną zasadę, kryterium socjalnego. 3. Uzupełnić zakresy czynności oraz wystawić brakujące pisemne upoważnienia. 4. Należy sporządzać pełną dokumentację z postępowań szkodowych. 5. Należy sporządzać protokoły z oceny stanu technicznego składników majątku wycofanego z użytkowania. 6. Należy na bieżąco wydawać umundurowania oraz środków higieny osobistej przynależnych strażakom. polityka kadrowa 1. Na bieżąco kontrolować zapisy w listach obecności, kartach ewidencji czasu służby (pracy) oraz karcie rozliczeniowej wykorzystania urlopów informatyka i łączność 1. Uzupełnić i poprawić dokumentację w zakresie map zasięgów łączności radiowej. 2. Wycofać z eksploatacji urządzenia radiowe nie spełniające wymagań określonych w Instrukcji. 3. Zaprzestać eksploatacji urządzeń radioprzemiennikowych na częstotliwościach sterujących spoza przydziału KG PSP. 4. Podjąć działania mające na celu zamknięcie kanału powiatowego KM PSP w Krakowie kodem CTCSS. 5. Poprawić skuteczność działania systemu selektywnego alarmowania jednostek OSO. 6. Zmienić prawa dostępu użytkowników do komputerowych stacji roboczych z Pełnych administratora na ograniczone zadania kwatermistrzowskie,

9 9 techniczne, logistyka 1. Prawidłowe wypełnianie dokumentów pojazdów i sprzętu. Przeanalizować normatyw wyposażenia i uzupełnić występujące braki. 2. Uzupełnić i zaktualizować wpisy w programie SWD-ST3. 3. Przeprowadzić szkolenie w zakresie prawidłowego wypełniania okresowych kart pracy pojazdów. 4. Uregulować sprawę wydawania upoważnień na prowadzenie pojazdów służbowych. 5. Przeprowadzić analizę normatywu wyposażenia Komendy PSP w sprzęt. 6. Uregulować kwestie własnościowe kontenera proszkowego. bezpieczeństwo i higiena pracy/służby 1. Uzupełnić wszystkie braki i nieprawidłowości dotyczące: sygnalizacji świetlnej ulicznej wyjazdu pojazdów do akcji. instalacji wyciągu spalin w garażu JRG oraz wyposażenia szatni funkcjonariuszy zmianowych działalność kontrolnorozpoznawcza 1. We wszystkich dokumentach tworzonych na etapie postępowania przygotowawczego oraz w trakcie postępowania administracyjnego przedstawiać szczegółowe i wyczerpujące podstawy prawne. 2. Przeprowadzać czynności kontrolno-rozpoznawcze w zakresie wynikającym z upoważnienia do przeprowadzania tych czynności. inne Uzyskane efekty z kontroli zrealizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne. Do uzyskanych efektów z kontroli zrealizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne KW PSP zalicza się przede wszystkim poprawę efektywności i rzetelności funkcjonowania kontrolowanych jednostek i komórek. 12. Przykłady realizacji zadań przez podmiot kontrolowany, które mogą być wykorzystane w celu usprawnienia nadzoru także w innych podmiotach. Praktykuje się, że pozytywne jak i negatywne zachowania stwierdzone podczas kontroli omawiane są podczas narad szkoleniowych z kadrą kierowniczą PSP województwa. 13. Wnioski i uwagi dotyczące organizacji czynności kontrolnych i sprawozdawczości oraz przykłady dobrych praktyk w postępowaniu kontrolnym. Nie przedkłada się wniosków ani uwag dotyczących organizacji czynności kontrolnych i sprawozdawczości oraz przykładów dobrych praktyk w postępowaniu kontrolnym. Doświadczenie i konsekwencja są cechami, które ułatwiają pracę w tym pionie działalności PSP. 14. Potrzeby szkoleniowe kadry kontrolerskiej. W 2013 r. Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru oraz jego Zastępca trzykrotnie uczestniczyli w warsztatach i szkoleniach dla kontrolerów organizowanych przez KG PSP: w dniach 5-6 marca w warsztatach szkoleniowych w zakresie realizacji postępowania pokontrolnego; w dniach 3-6 czerwca i września w warsztatach szkoleniowych nt. realizacji postępowania kontrolnego, przygotowania do kontroli i opracowywania dokumentacji pokontrolnej. 15. Upublicznianie wyników kontroli w Biuletynie Informacji Publicznej. W ramach upublicznienia wyników kontroli w Biuletynie Informacji Publicznej umieszcza się po zanonimzowaniu części rocznego sprawozdania z kontroli.

10 Komórka ds. Kontroli w strukturze Komendy Wojewódzkiej PSP. W Komendzie Wojewódzkiej PSP zadania kontrolne realizują wszystkie komórki organizacyjne. Pracownik Wydziału Organizacji i Nadzoru koordynuje te działania, a Naczelnik Wydziału Organizacji i nadzoru pełni funkcję Kierownika Komórki ds. Kontroli (KKK).