WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI NK BH Szczecin, dnia 15 października 2014r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Zakres kontroli Nazwa i adres organu kontrolującego Nazwa i adres organu kontrolowanego Osoba pełniąca funkcję Kuratora Oświaty w okresie prowadzenia kontroli oraz w okresie objętym kontrolą Okres objęty kontrolą wg programu Kontrolujący 1) sposób przyjmowania i załatwiania skarg oraz wniosków 2) realizacja postanowień ustawy o dostępie do informacji publicznej 3) prowadzenie działalności kontrolnej 4) terminowość załatwiania spraw Wojewoda Zachodniopomorski, ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin Zachodniopomorski Kurator Oświaty, ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin Pani Maria Borecka - Zachodniopomorski Kurator Oświaty od dnia 23 marca 2012r., w okresie 1 stycznia 2012r. 22 marca 2012r. p.o. Zachodniopomorskiego Kuratora Oświaty Od dnia 1 stycznia 2012r. do dnia 6 czerwca 2014r. Pani Anna Dąbska Kierownik Oddziału Kontroli w Wydziale Nadzoru i Kontroli ZUW, Pani Sylwia Rzymska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Nadzoru i Kontroli ZUW, Pan Bartosz Herman starszy inspektor w Wydziale Nadzoru i Kontroli ZUW, kierownik zespołu kontrolnego. Nr upowaŝnienia 59/14 z dnia 16 maja 2014r. Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli Termin kontroli 9 30 czerwca 2014r. Organizacja wewnętrzna Kuratorium Oświaty w Szczecinie - art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092); - art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.). W okresie objętym kontrolą zakres działania i zadania Zachodniopomorskiego Kuratora Oświaty zostały określone w Statucie, będącym załącznikiem do zarządzenia Wojewody Zachodniopomorskiego w sprawie ustalenia statutu Kuratorium Oświaty w Szczecinie: - Nr 443/2010 z dnia 10 sierpnia 2010r.; - Nr 171/2012 z dnia 17 kwietnia 2012r. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin tel , , fax , wojewoda@szczecin.uw.gov.pl

2 Słownik pojęć Akty prawne Kwestie dotyczące przedmiotu kontroli ujęte zostały w Regulaminie Organizacyjnym stanowiącym załącznik do zarządzenia Kuratora w sprawie ustalenia Regulaminu Kuratorium Oświaty w Szczecinie: - Nr 116/2010 z dnia 23 lipca 2010r.; - Nr 15/2012 z dnia 15 lutego 2012r.; - Nr 71/2012 z dnia 1 sierpnia 2012r.; - Nr 52/2013 z dnia 21 sierpnia 2013r. Kurator/ZKO - Zachodniopomorski Kurator Oświaty; Kuratorium/KO Kuratorium Oświaty w Szczecinie; NIK NajwyŜsza Izba Kontroli; ZUW Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie; Kpa - ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013r. poz. 267 z późn. zm.); udip - ustawa z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014r., poz. 782); BIP - urzędowy publikator teleinformatyczny, tj.: Biuletyn Informacji Publicznej Kuratorium Oświaty w Szczecinie; Regulamin - Regulamin Kuratorium Oświaty w Szczecinie stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 52/2013 Zachodniopomorskiego Kuratora Oświaty w Szczecinie z dnia 21 sierpnia 2013r. - ustawa z dnia 15 lipca 2011r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092); - ustawa z dnia 23 stycznia 2009r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.); - ustawa z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004r. Nr 256, poz. 2572); - ustawa z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014r., poz. 782); - ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013r., poz. 267 z późn. zm.); - ustawa z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014r., poz. 191); - rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. Nr 168, poz. 1324); - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68); - rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46). USTALENIA KONTROLI Postawa prawna Obszar kontroli: sposób przyjmowania i załatwiania skarg oraz wniosków Art Kpa: Organy państwowe, organy samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe oraz organy organizacji społecznych - rozpatrują oraz załatwiają skargi i wnioski w ramach swojej właściwości. 2

3 Ustalenia, stanowiące podstawę do oceny Zakres i przyczyny stwierdzonych nieprawidłowości Sposób przyjmowania i załatwiania skarg oraz wniosków w KO został ujęty w Rozdziale XI Regulaminu pn. Organizacja załatwiania skarg i wniosków. Informacja o dniach i godzinach przyjmowania obywateli w sprawach skarg oraz wniosków umieszczona została na tablicy informacyjnej w siedzibie Kuratorium zgodnie z treścią art Kpa. Ustalono, iŝ Kurator lub wyznaczeni kolejno dyrektorzy wydziałów przyjmowali obywateli w przedmiotowym zakresie w kaŝdy poniedziałek w godzinach: 15:30 16:00, zaś w delegaturach Kuratorium w kaŝdy poniedziałek w godzinach Czas pracy KO w tym dniu był następujący: 7:30 15:30. PowyŜsze ustalenia odpowiadały treści art Kpa. Rejestr skarg i wniosków wpływających do KO prowadzony przez Wydział Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli a następnie (od dnia 4 września 2013r.) przez Wydział Administracji i Kadr zawierał: - w 2012r. 44 skargi, z czego 24 zostały przekazane wg właściwości; - w 2013r. 36 skarg, z czego 14 zostało przekazanych wg właściwości; - w 2014r. (do dnia 6 czerwca 2014r.) 10 skarg, z czego 5 zostało przekazanych wg właściwości. W okresie objętym kontrolą wpływu wniosków nie odnotowano. W celu sprawdzenia przestrzegania prawidłowości rozpatrywania skarg, analizie poddano 86 spraw. W wyniku kontroli ustalono, iŝ 42 skargi rozpatrzone zostały zgodnie z przepisami Działu VIII Kpa. Zestawienie sygnatur spraw do których nie wniesiono zastrzeŝeń stanowi załącznik Nr 1. (dowód: akta kontroli, załącznik Nr 1, str. 14) Ponadto 3 skargi na dzień 6 czerwca 2014r. były w toku rozpatrywania (poz. Nr 8/14, 9/14, 10/14), zaś 6 spraw (poz. Nr 1/13, Nr 12/13, Nr 17/13, Nr 20/13, Nr 24/13, Nr 6/14) stanowiły pisma skierowane do Kuratorium przez ograny rozpatrujące skargi, w których wniesiono o udzielenie informacji bądź wyjaśnień niezbędnych do ich załatwienia. Na podstawie przeanalizowanej dokumentacji skargowej zwrócono uwagę, iŝ odpowiedź na skargę Nr 3/13 udzielona została przez Dyrektora Delegatury w Wałczu bez zastosowania pieczęci wskazującej na posiadane uprawnienie do działania w imieniu organu *. Ponadto przekazując do rozpatrzenia innemu organowi, skargę Nr 11/12 (w myśl art. 231 Kpa) oraz skargę Nr 1/14 (na podstawie art Kpa), Dyrektorzy odpowiednio: Wydziału Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli i Wydziału Nadzoru Pedagogicznego, nie zastosowali pieczęci wskazującej na posiadane upowaŝnienie do działania w imieniu organu. (dowód: akta kontroli str ) Wyniki kontroli wykazały równieŝ, iŝ przekazania skarg według właściwości (Nr 14/12, 15/12) dokonał pracownik Kuratorium, który nie posiadał pisemnego, imiennego upowaŝnieniem organu do działania w ww. zakresie. (dowód: akta kontroli str ) * * tekst zmieniony w związku z uwzględnieniem zastrzeŝeń ZKO złoŝonych pismem z dnia 21 sierpnia 2014 r. 3

4 Analiza akt wykazała równieŝ, iŝ w zawiadomieniu o odmownym załatwieniu skargi nie zamieszczono uzasadnienia prawnego (Nr 40/12, 3/13, 11/13, 13/13) oraz pouczenia o treści art. 239 Kpa (Nr 2/12, 3/12, 4/12, 6/12, 7/12, 27/12, 35/12, 38/12, 40/12, 41/12, 44/12, 3/13, 11/13, 13/13, 16/13, 21/13, 25/13, 26/13, 28/13, 1/13, 5/13, 6/13, 5/14). (dowód: akta kontroli str. 15 i 32-88) Ustalono, iŝ skarga Nr 26/13 załatwiona została po upływie terminu miesiąca, bez podjęcia czynności mających na celu wyznaczenie nowego terminu rozstrzygnięcia sprawy. (dowód: akta kontroli str ) Ponadto skargi Nr 29/12 oraz Nr 2/14, w których ZKO nie był właściwy w sprawie, przekazane zostały bezpośrednio do pracowników organów wykonawczych Gminy. Zgodnie z art. 231 Kpa organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niŝ w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi ( ). Zgodnie z art. 11a ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013r. poz. 594 z późn zm.) organami gminy są rada gminy oraz wójt (burmistrz, prezydent miasta). (dowód: akta kontroli str ) Stwierdzono równieŝ, iŝ skarga złoŝona w dniu 26 stycznia 2012r. na Kuratora ws. wydania pozytywnej opinii odnośnie likwidacji Przedszkola Publicznego nr 6 w Goleniowie ujęta została w rejestrze skarg i wniosków dwa razy tzn. pod poz. Nr 3/12 oraz Nr 5/12. W udostępnionej dokumentacji znajdowało się pismo z dnia 27 stycznia 2012r. stanowiące zawiadomienie o odmownym sposobie załatwienia skargi skierowane do wnoszącego skargę, jak równieŝ pismo z dnia 15 lutego 2012r. przekazujące skargę do Ministerstwa Edukacji Narodowej. Pismem z dnia 25 czerwca 2014r. Kurator wyjaśnił, iŝ skarga ( ) była rozpatrywana przez Wydział Nadzoru Pedagogicznego. Odpowiedzi skarŝącej udzielono w ustawowym terminie (...). Natomiast do Ministra Edukacji Narodowej przesłano dnia 15 lutego 2012r. zarówno skargę ( ) jak i odpowiedź dot. rozpatrzenia skargi przez Kuratorium Oświaty w Szczecinie. Przepisy ustawy o systemie oświaty nie wymagają wydania opinii w formie postanowienia bądź decyzji, a tym samym osobom zainteresowanym nie słuŝy zaŝalenie/odwołanie od wydanej opinii. Mając powyŝsze na względzie uznać naleŝy, iŝ wskazane pismo stanowiące niezadowolenie z wydanej opinii jest skargą w rozumieniu Działu VIII Kpa. Stosownie do powyŝszego organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej działalności Kuratora Oświaty w myśl art. 229 pkt 7 Kpa jest Ministerstwo Edukacji Narodowej. Zgodnie zaś z art. 231 Kpa organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niŝ w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarŝącego, albo wskazać mu 4

5 właściwy organ. Wskazania wymaga fakt, iŝ skarga winna zostać przekazana niezwłocznie nie później niŝ w terminie 7 dni do organu właściwego w sprawie, tj. Ministerstwa Edukacji Narodowej. (dowód: akta kontroli str ) Ponadto przekazania skarg do organów właściwych w sprawie dokonano z naruszeniem 7 - dniowego terminu (Nr 9/12, 2/14). (dowód: akta kontroli str i ) Wyjaśnienia, protokoły, oświadczenia Ocena W toku czynności kontrolnych ustalono iŝ skarga Nr 30/13, która wpłynęła w dniu 29 sierpnia 2013r. przekazana została do organu właściwego pismem z dnia 5 września 2013r., zaś skarŝącą o fakcie przekazania skargi poinformowano dopiero pismem z dnia 16 września 2013r. Wskazania wymaga fakt, iŝ 7-dniowy termin obowiązuje organ równieŝ w przypadku zawiadamiania skarŝącego o przekazaniu skargi do organu właściwego. (dowód: akta kontroli str ) W wyniku analizy dokumentacji skargowej oraz zapisów rejestru skarg i wniosków zwrócono uwagę, iŝ w przypadku skargi Nr 7/12 data zakończenia postępowania skargowego odnotowana w rejestrze nie była toŝsama z faktyczną datą zakończenia prowadzonego postępowania. Ponadto w przypadku wskazanej skargi w przedłoŝonych do kontroli aktach udostępniono jedynie wydruk pisma z dnia 1 marca 2012r. Wyjaśnienia w powyŝszej sprawie złoŝył Kurator pismem z dnia 26 czerwca 2014r. (KO.IV MŚ). (dowód: akta kontroli str ) PowyŜszym naruszono: Art 229 pkt 7, art. 231, art , art , art. 254 Kpa; Pismami z dnia 25 czerwca 2014r. (znak: KO.IV MŚ) oraz 26 czerwca 2014r. (znak: KO.IV MŚ) Kurator złoŝył wyjaśnienia. Pozytywna z nieprawidłowościami Obszar kontroli: przestrzeganie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej Podstawa prawna Ustalenia, stanowiące podstawę do oceny Art. 4 ust. 1 udip: Obowiązane do udostępniania informacji publicznej są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne. Podczas kontroli zweryfikowano udostępnianie przez Kuratorium informacji publicznej w urzędowym publikatorze teleinformatycznym, tj.: Biuletynie Informacji Publicznej Kuratorium Oświaty w Szczecinie. Stwierdzono, iŝ strona BIP zawierała wszelkie dane, wymagane przepisami udip. Zestawienie przedmiotowych informacji zamieszczono w załączniku Nr 2. (dowód: akta kontroli, załącznik Nr 2, str ) Zakresem kontroli objęto takŝe udostępnianie informacji publicznej w trybie art. 10 ust. 1 udip, zgodnie z treścią którego: informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej (...) jest udostępniana na wniosek. 5

6 Ustalono, Ŝe do Kuratorium wpłynęło: - w 2012r. 7 wniosków, - w 2013r. 9 wniosków, - w 2014r. (do dnia 6 czerwca 2014r.) 7 wniosków, o udostępnienie informacji publicznej. Na podstawie analizy udostępnionej dokumentacji stwierdzono, iŝ odpowiedzi na wniosek Nr 1/13 udzielono po upływie terminu wskazanego w art. 13 udip. Przedmiotowe pismo wpłynęło do Kuratorium drogą elektroniczną w dniu 12 grudnia 2012r. i dotyczyło udostępnienia informacji związanych z odwołaniem Dyrektora Zespołu Szkół w Kamiennym Moście oraz likwidacji wskazanej placówki. Mailem z dnia 28 grudnia 2012r. wnioskodawca ponowił swoje pytanie. Przekazanie stosownych informacji nastąpiło w dniu 4 stycznia 2013r. (dowód: akta kontroli, str ) Zakres i przyczyny stwierdzonych nieprawidłowości Wyjaśnienia, protokoły, oświadczenia Ocena Ponadto ustalono, iŝ w przypadku następujących spraw: Nr 5/12, 6/12, 8/12, 9/12, 10/12, 1/13, 2/13, 3/13, 9/13, 2/14, 4/14 informacji publicznej udzielali pracownicy KO działając na podstawie 25 pkt 18 Regulaminu, zgodnie z treścią którego: do zadań wspólnych wszystkich komórek organizacyjnych naleŝy udostępnianie wnioskodawcom informacji publicznej i wglądu do dokumentów urzędowych w zakresie określonym ustawą i innymi przepisami oraz współdziałanie w tych sprawach z Wydziałem Administracji i Kadr; redagowanie informacji z zakresu działania wydziałów w celu przekazania ich do Biuletynu Informacji Publicznej. Stopień ogólności powyŝszego sformułowania nie daje podstaw do uznania, Ŝe jest to upowaŝnienie dla określonych, konkretnie oznaczonych, osób do udostępniania informacji publicznej w formie pisemnej. Z tak ogólnego zapisu regulaminowego nie wynika bowiem jednoznacznie i wyraźnie wola ZKO udzielenia określonej osobie upowaŝnienia do podpisywania pism w sprawie udostępniania informacji publicznej. (dowód: akta kontroli, str ) Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji zwrócono uwagę na następujące nieprawidłowości: - udzielenie informacji publicznej po upływie ustawowego terminu (Nr 1/13); - zbyt ogólny zapis Regulaminu stanowiący podstawę do udzielania informacji publicznej przez pracowników KO. Pismem z dnia 25 czerwca 2014r. (znak: KO.IV MŚ) Kurator złoŝył wyjaśnienia. Pozytywna z nieprawidłowością Obszar kontroli: sposób i tryb przeprowadzania oraz dokumentowania czynności kontrolnych Podstawa prawna Art. 31 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie oświaty: Kurator oświaty, w imieniu wojewody, wykonuje zadania i kompetencje w zakresie oświaty określone w ustawie i przepisach odrębnych na obszarze województwa, 6

7 a w szczególności: sprawuje nadzór pedagogiczny nad publicznymi i niepublicznymi szkołami i placówkami oraz placówkami doskonalenia nauczycieli, w tym nad niepublicznymi placówkami doskonalenia nauczycieli o zasięgu ogólnokrajowym, które znajdują się na obszarze danego województwa ( ); 6 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego: Formami nadzoru pedagogicznego są: 1) ewaluacja; 2) kontrola; 3) wspomaganie. Ustalono, iŝ pracownicy KO przeprowadzili: - w 2012r. 599 kontroli planowych oraz 329 doraźnych; - w 2013r. 451 kontroli planowych oraz 428 doraźnych; - w 2014r. (do dnia 6 czerwca 2014r.) 169 kontroli planowych oraz 155 doraźne. Szczegółowej analizie poddano: - w 2012r.: 157 kontroli planowych oraz 79 kontroli doraźnych; - w 2013r.: 112 kontroli planowych oraz 99 kontroli doraźnych; - w 2014r. (do dnia 6 czerwca 2014r.): 35 kontroli planowych oraz 29 kontroli doraźnych. Ustalenia, stanowiące podstawę do oceny Zakres i przyczyny stwierdzonych uchybień/ nieprawidłowości Do sposobu prowadzenia czynności kontrolnych w przypadku 418 spraw uwag nie wniesiono. Pozytywnie oceniono sposób dokumentowania przedmiotowych postępowań jak równieŝ przestrzeganie ustawowych terminów. Zestawienie przeanalizowanych spraw stanowi załącznik Nr 3. (dowód: akta kontroli, załącznik Nr 3, str ) W toku czynności kontrolnych zwrócono uwagę, iŝ część protokołów nie zawierała wszystkich elementów (tj. nazwy i siedziby organu sprawującego nadzór pedagogiczny; imienia i nazwiska dyrektora szkoły lub placówki) wskazanych w 12 ust. 2 pkt 1, 2 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego. W powyŝszej kwestii uzyskano pisemne wyjaśnienie Kuratora dotyczące stosowania arkuszy kontroli zatwierdzonych przez MEN, zgodnie z dyspozycją 11 ww. rozporządzenia. (dowód: akta kontroli str. 107) W trakcie kontroli zwrócono uwagę na następujące uchybienia/ nieprawidłowości: - sporządzenie protokołu odpowiednio po upływie 9, 13 dni od przeprowadzenia czynności kontrolnych (KO-II , KO-I ), czym naruszono 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego (w brzmieniu obowiązującym na dzień opracowywania dokumentacji pokontrolnej), zgodnie z treścią którego: kontrolujący, w terminie 7 dni od dnia zakończenia kontroli, sporządza protokół kontroli. (dowód: akta kontroli str ) - podpisywanie upowaŝnień do kontroli przez Dyrektora Wydziału/ Zastępcę Dyrektora Wydziału KO bez posiadania stosownych upowaŝnień Kuratora do podejmowania wskazanych czynności w jego imieniu. Zgodnie z 12 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego: Kontrolę przeprowadza się na podstawie imiennego 7

8 upowaŝnienia zawierającego: pieczęć i podpis organu sprawującego nadzór pedagogiczny. Podkreślenia wymaga fakt, iŝ przedmiotowe upowaŝnienia były wystawiane na formularzach zawierających zapis: podpis i pieczęć ZKO (2013r.: KO.I ,233,229,225,222,218,214, 210,176,283,279,275,272,268,252,249,245,241; 2014r.:KO.I ,51, 47,43,39,35,28,32,24,20,16,12,9,5,1,264,260,256; KO.I ,5,9,12,15, 19,22,26,28,33,36,46,49,53,56); - przywołanie w treści protokołu błędnej daty: wystawienia upowaŝnienia do kontroli (2013r.: KO-I , 246; KO-II ,33; KO- II ,160,256) oraz przeprowadzenia czynności kontrolnych (2013r.: KO-II ,168) czym naruszono 14 ust. 2 pkt 2, 3 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego * ; (dowód: akta kontroli str ) - wystawienie upowaŝnienia przez Kuratora bez wskazania nazwiska kontrolera (KO-II , KO-II ), co nie odpowiadało dyspozycji 12 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego; (dowód: akta kontroli str ) - brak oryginałów upowaŝnień (2012r.: KO.I ,8,9,13,17,21, w trakcie kontroli udostępniono jedynie wydruki wskazanych dokumentów (bez podpisu) oraz spis spraw, w którym zaewidencjonowano ww. upowaŝnienia; (dowód: akta kontroli str i ) Ponadto zwrócono uwagę, iŝ w przypadku zmiany terminu kontroli (w związku z brakiem dostępnych arkuszy kontroli) wyznaczenia nowej daty przeprowadzenia czynności kontrolnych dokonywano telefonicznie, często bez zachowania 7 - dniowego terminu wynikającego z 18 ust. 5 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego (2013r.: KO- I ,256; KO-II ,145,149,153,156,160,164,168,172,176; KO-VII ,25,28), wyjaśnienia w powyŝszej sprawie zostały złoŝone pismem z dnia 25 czerwca 2014r. (dowód: akta kontroli str ) Wyjaśnienia, protokoły, oświadczenia Pismami z dnia 25 czerwca 2014r. (znak: KO.IV MŚ) oraz 26 czerwca 2014r. (znak: KO.IV MŚ) Kurator złoŝył wyjaśnienia. Ocena Pozytywna z nieprawidłowościami * * tekst zmieniony w związku z uwzględnieniem zastrzeŝeń ZKO złoŝonych pismem z dnia 21 sierpnia 2014 r. 8

9 Obszar kontroli: przestrzeganie terminów załatwiania spraw zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego Art i 3, art. 36 Kpa: Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niŝ w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niŝ w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś Podstawa prawna w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. O kaŝdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy; W trakcie kontroli ustalono, iŝ z zastosowaniem terminów wynikających z Kpa, Zachodniopomorski Kurator Oświaty: - przyznawał lub cofał akredytacje placówkom doskonalenia nauczycieli oraz placówkom kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych; - prowadził postępowania w sprawie zwrotu odsetek /części dotacji pobranych w nadmiernej wysokości przeznaczonych na realizację przez gminy wypłat stypendiów i zasiłków szkolnych; - pełnił funkcję organu odwoławczego od decyzji organów prowadzących szkoły lub placówki oraz dyrektorów szkół i placówek; Ustalenia, stanowiące podstawę do oceny Na podstawie udostępnionych rejestrów stwierdzono, iŝ: - w 2012r. wydano 104 decyzje, - w 2013r. wydano 41 decyzji, - w 2014r. (do dnia 6 czerwca 2014r.) wydano 15 decyzji. Szczegółowej weryfikacji poddano 155 prowadzonych przez Kuratora postępowań. Zestawienie sygnatur przeanalizowanych spraw zawiera załącznik Nr 4. (dowód: akta kontroli, załącznik Nr 4, str ) Do terminowości prowadzenia 153 postępowań nie wniesiono uwag. Wskazane sprawy załatwione zostały w terminach określonych w art. 35 Kpa. Ustalono równieŝ, iŝ wydane decyzje przekazywane zostały do stron bez zbędnej zwłoki. Zakres i przyczyny stwierdzonych nieprawidłowości Wyjaśnienia, protokoły, oświadczenia Ocena Stwierdzono, iŝ w przypadku postępowań odwoławczych Nr KO-V , KO-V wydanie decyzji nastąpiło z przekroczeniem miesięcznego terminu określonego w art Kpa bez podjęcia działań mających na celu wskazanie nowej daty rozstrzygnięcia sprawy, do czego zobowiązuje art. 36 Kpa. (dowód: akta kontroli str ) Pismem z dnia 25 czerwca 2014r. (znak: KO.IV MŚ) Kurator złoŝył wyjaśnienia. Pozytywna pomimo stwierdzonej nieprawidłowości 9

10 KsiąŜka kontroli Pozycja Nr 2/2014 Pismem z dnia 21 sierpnia 2014r. (znak: KO.IV MŚ) ZKO wniósł zastrzeŝenia do projektu wystąpienia pokontrolnego z dnia 12 sierpnia 2014r. Odpowiedź na przedmiotowe zastrzeŝenia udzielona została pismem z dnia 18 września 2014r. (znak: NK BH). Odnosząc się do zarzutów, które nie zostały uwzględnione wyjaśniono co następuje: W zakresie braku pouczenia o treści art. 239 Kpa w zawiadomieniach o odmownym sposobie załatwienia skarg ujętych w rejestrze pod poz. 16/13, 5/13 i 6/13. Stanowisko wobec oddalonych zastrzeŝeń Na podstawie udostępnionych do kontroli dokumentów stwierdzono, Ŝe powyŝsze skargi uznane zostały za bezzasadne, zatem obowiązek zamieszczenia w odpowiedzi na skargę pouczenia o treści art. 239 Kpa był obligatoryjny i wynikał wprost z art Kpa. W zakresie zawiadamiania placówek oświatowych o nowym terminie przeprowadzenia czynności kontrolnych. W treści projektu wystąpienia pokontrolnego zamieszczono jedynie opis stanu faktycznego w kontrolowanym zakresie, który został ustalony na podstawie przedłoŝonej do kontroli dokumentacji. Jednocześnie wskazano, Ŝe fakt wyznaczania nowego terminu kontroli drogą telefoniczną bez zachowania 7 - dniowego terminu, określonego w 18 ust. 5 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego, został wyjaśniony w piśmie ZKO z dnia 25 czerwca 2014r. i ww. ustalenie nie będzie przedmiotem zalecenia pokontrolnego. Zalecenia - zamieszczać w zawiadomieniu o odmownym sposobie załatwienia skargi uzasadnienie prawne oraz pouczenie o treści art. 239 Kpa, zgodnie z dyspozycją art Kpa; - prowadzić rejestr skarg i wniosków w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg oraz wniosków w myśl art. 254 Kpa; - przekazywać skargi według właściwości zgodnie z trybem przewidzianym w art. 231 Kpa; - rozpatrywać skargi w terminie określonym w art Kpa; - przestrzegać właściwości wynikającej z art. 229 pkt 7 Kpa; - w przypadku dokonywania formalnych czynności w postępowaniu skargowym (rozpatrywanie, przekazywanie według właściwości) przez osobę inną niŝ piastun organu, kaŝdorazowo wskazywać na posiadane uprawnienie do załatwiania spraw w imieniu organu; - udzielać odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej w terminie określonym w art. 13 udip; 10

11 Pouczenie - doprecyzować zapisy Regulaminu w zakresie pisemnego udostępniania informacji publicznej przez pracowników Kuratorium; - zamieszczać w upowaŝnieniach do kontroli wszystkie elementy wymienione w 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego; - w przypadku wystawiania upowaŝnień do kontroli przez osobę inną niŝ organ sprawujący nadzór pedagogiczny, dokonywać powyŝszej czynności na podstawie udzielonego pełnomocnictwa do działania w imieniu organu z zastosowaniem odpowiedniej pieczęci; - przygotowywać protokoły z kontroli w terminie określonym w 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego; - sporządzać protokoły z kontroli w sposób odpowiadający dyspozycji 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie nadzoru pedagogicznego; - załatwiać sprawy w terminie określonym w art Kpa, w sytuacji wymagającej przedłuŝenia terminu załatwienia sprawy kaŝdorazowo zawiadamiać o przyczynach zaistniałej sytuacji, jednocześnie wyznaczając nowy termin, zgodnie z art Kpa. - od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze; - o podjętych działaniach, mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości, proszę poinformować mnie za pośrednictwem Wydziału Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w terminie miesiąca od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Podpis kierownika jednostki kontrolującej Dokument podpisany w zastępstwie Wojewody przez Wicewojewodę Zachodniopomorskiego Pana Ryszarda Mićko 11