Podręcznik produktu GFI. Podręcznik klienta

Transkrypt

1 Podręcznik produktu GFI Podręcznik klienta

2 Informacje oraz zawartość niniejszego dokumentu zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych i występują w niezmienionym stanie bez jakichkolwiek wyraźnych ani dorozumianych gwarancji, w szczególności, ale nie wyłącznie, gwarancji przydatności handlowej, gwarancji przydatności do szczególnego celu i gwarancji nienaruszenia prawa. Firma GFI Software nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody, w tym wszelkie szkody wtórne mogące wyniknąć z zastosowania niniejszego dokumentu. Informacje zostały zaczerpnięte ze źródeł udostępnionych publicznie. Pomimo podjęcia wszelkich niezbędnych działań w celu zapewnienia rzetelności podanych danych, firma GFI nie gwarantuje ani nie ponosi odpowiedzialności za kompletność, dokładność, aktualność lub trafność informacji, za błędy w druku, nieaktualne informacje lub inne błędy. Firma GFI nie udziela żadnych wyraźnych ani dorozumianych gwarancji oraz nie ponosi odpowiedzialności prawnej za dokładność lub kompletność informacji zawartych w niniejszym dokumencie. W przypadku zauważenia błędów rzeczowych w niniejszym dokumencie prosimy o skontaktowanie się z naszą firmą. Wszelkie wątpliwości zostaną jak najszybciej zweryfikowane. Wszystkie zawarte w tym dokumencie nazwy produktów i firm mogą być znakami towarowymi odpowiednich właścicieli. Program GFI FaxMaker podlega prawom autorskim należącym do firmy GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Wszelkie prawa zastrzeżone. Wersja dokumentu: Ostatnia aktualizacja (miesiąc/dzień/rok): 11/24/2011

3 Spis treści 1 Wprowadzenie Instalacja Informacje o podręczniku 4 2 Jak wysyłać faksy za pomocą aplikacji Klient programu GFI FaxMaker Drukowanie zawartości w programie GFI FaxMaker Wysyłanie faksów bezpośrednio z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI 6 FaxMaker 2.3 Redagowanie faksów w programie Microsoft Outlook Redagowanie faksów za pomocą klienta poczty 8 3 Sposób wysyłania wiadomości SMS Formularz wiadomości SMS programu GFI FaxMaker Wysyłając wiadomość SMS z klienta poczty Odbieranie faksów 12 5 Podgląd faksów programu GFI FaxMaker 13 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Wyświetlanie podglądu faksu przed wysłaniem Ponowne wysyłanie faksów i wiadomości SMS Książka adresowa na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 18 7 Konfigurowanie klienta programu GFI FaxMaker Ustawienia serwera poczty Podawanie adresu Indeks 25

4 1 Wprowadzenie Klient programu GFI FaxMaker jest aplikacją instalowaną na komputerach użytkowników i służy do faksowania i wysyłania wiadomości SMS. Aplikacja przekierowuje faksy i wiadomości SMS na serwer GFI FaxMaker w celu ich wysłania. Faksy i wiadomości SMS można wysyłać różnymi sposobami, zależnie od środowiska i instalacji aplikacji. 1.1 Instalacja Pełna lista wymagań systemowych oraz procedura instalacji znajdują się w Podręczniku administracji i konfiguracji programu GFI FaxMaker dostępnym do pobrania pod adresem: Informacje o podręczniku Podręcznik jest skierowany do użytkowników aplikacji klienckiej GFI FaxMaker. Zakłada się, że użytkownicy aplikacji mają podstawową wiedzę na temat wysyłania i odbierania wiadomości za pomocą klienta poczty , na przykład programu Microsoft Outlook. Ponadto zakłada się, że serwer GFI FaxMaker został skonfigurowany i działa prawidłowo (zgodnie z opisem w Podręczniku administracji i konfiguracji programu GFI FaxMaker) przed rozpoczęciem korzystania z klienta programu GFI FaxMaker Terminy i konwencje użyte w niniejszym podręczniku Tabela 1: Terminy i konwencje użyte w niniejszym podręczniku Termin Opis Informacje i materiały dodatkowe dotyczące działania programu GFI FaxMaker. Ważne ostrzeżenia i przestrogi dotyczące najczęściej spotykanych problemów. > Instrukcje krok po kroku dotyczące rozmieszczenia funkcji. Tekst pogrubiony Kursywa Kod Elementy do wybrania jako węzły, opcje menu lub przyciski poleceń. Parametry i wartości, które należy zastąpić odpowiednim ciągiem, na przykład niestandardowymi ścieżkami i nazwami plików. Określa tekst do wprowadzenia, na przykład polecenia i adresy. GFI FaxMaker 1 Wprowadzenie 4

5 2 Jak wysyłać faksy za pomocą aplikacji Klient programu GFI FaxMaker Użytkownicy mogą wysyłać faksy na różne sposoby: Drukowanie zawartości w programie GFI FaxMaker Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Redagowanie faksów w programie Microsoft Outlook Wysyłanie faksów z klienta poczty 2.1 Drukowanie zawartości w programie GFI FaxMaker Po zainstalowaniu aplikacji Klient programu GFI FaxMaker do listy drukarek zostanie automatycznie dodany sterownik drukarki. Dzięki niemu użytkownicy mogą za pomocą tego sterownika drukować zawartość za pośrednictwem faksu. Aby to zrobić: 1. Utwórz zawartość do przefaksowania w dowolnej aplikacji umożliwiającej drukowanie. Może to być program Microsoft Word, pakiet programów księgowych, system zarządzania treścią (CMS) lub system zarządzania kontaktami z klientami (CRM). Zrzut ekranu 1: Drukowanie za pomocą sterownika drukarki FaxMaker 2. Wybierz zawartość do przefaksowania i wydrukuj ją za pomocą sterownika drukarki FaxMaker. GFI FaxMaker 2 Jak wysyłać faksy za pomocą aplikacji Klient programu GFI FaxMaker 5

6 Zawartość jest automatycznie konwertowana do formatu faksu (z rozszerzeniem *.fax) i dołączana do wiadomości programu Microsoft Outlook lub na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker (w zależności od opcji wybranej podczas instalacji). Podaj adresatów i temat faksu oraz wpisz wiadomość, która pojawi się na stronie tytułowej faksu. 2.2 Wysyłanie faksów bezpośrednio z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Program GFI FaxMaker udostępnia formularz wiadomości faksowej, który umożliwia faksowanie zawartości. Metoda ta jest alternatywna względem wysyłania faksów pocztą i jest przydatna, jeśli użytkownik nie ma zainstalowanego klienta poczty Wybierz kolejno polecenia Start > Programy > Klient programu GFI FaxMaker > Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker, aby otworzyć ekran Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. 2. Określ wszystkie parametry faksu, takie jak adresaci, temat czy załącznik. Lista funkcji dostępnych w na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker jest dostępna w niniejszym podręczniku. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker (page 16). 3. Kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać faks. Zrzut ekranu 2: Redagowanie faksu na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker GFI FaxMaker 2 Jak wysyłać faksy za pomocą aplikacji Klient programu GFI FaxMaker 6

7 Ważne uwagi: 1. Ta metoda transmisji umożliwia konwertowanie faksów do formatu (*.fax) na serwerze GFI FaxMaker. Program GFI FaxMaker nie może konwertować faksów wysyłanych w formatach lub zawierających czcionki niezainstalowane na serwerze faksów. Z tego względu zaleca się konwertowanie zawartości do formatu faksu bezpośrednio z poziomu komputera użytkownika. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Drukowanie zawartości w programie GFI FaxMaker (page 5). 2. Inne opcje wysyłania faksów, takie jak strona tytułowa, rozdzielczość faksów, harmonogram wysyłania faksów w określonych dniach/godzinach czy kod bilingowy, można określić w wiadomości . W tym celu należy dodać polecenia TextAPI w pierwszym wierszu wiadomości . Pełna lista poleceń TextAPI jest dostępna w Podręczniku poleceń API programu GFI FaxMaker dostępnym do pobrania na stronie Redagowanie faksów w programie Microsoft Outlook Faksy można wysyłać bezpośrednio z programu Microsoft Outlook. Utwórz nową wiadomość i wprowadź szczegóły faksu, takie jak adresat, temat i załącznik. Program Microsoft Outlook umożliwia korzystanie z lokalnych i sieciowych książek adresowych. Wybierz adresatów ze skonfigurowanymi numerami faksów. Adresata faksu można także dodać w formacie numer_faksu@faxmaker.com, na przykład @faxmaker.com. Kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać faks. GFI FaxMaker 2 Jak wysyłać faksy za pomocą aplikacji Klient programu GFI FaxMaker 7

8 Zrzut ekranu 3: Wysyłanie faksów z programu Microsoft Outlook Ważne uwagi: 1. Ta metoda transmisji umożliwia konwertowanie faksów do formatu (*.fax) na serwerze GFI FaxMaker. Program GFI FaxMaker nie może konwertować faksów wysyłanych w formatach lub zawierających czcionki niezainstalowane na serwerze faksów. Z tego względu zaleca się konwertowanie zawartości do formatu faksu bezpośrednio z poziomu komputera użytkownika. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Drukowanie zawartości w programie GFI FaxMaker (page 5). 2. Inne opcje wysyłania faksów, takie jak strona tytułowa, rozdzielczość faksów, harmonogram wysyłania faksów w określonych dniach/godzinach czy kod bilingowy, można określić w wiadomości . W tym celu należy dodać polecenia TextAPI w pierwszym wierszu wiadomości . Pełna lista poleceń TextAPI jest dostępna w Podręczniku poleceń API programu GFI FaxMaker dostępnym do pobrania na stronie Redagowanie faksów za pomocą klienta poczty Faksy można wysyłać bezpośrednio z aplikacji klienckiej poczty Utwórz nową wiadomość W polu Do dodaj numer adresata faksu w formacie: numer_faksu@faxmaker.com, na przykład @faxmaker.com. Można dodać więcej adresatów rozdzielonych średnikiem (;). GFI FaxMaker 2 Jak wysyłać faksy za pomocą aplikacji Klient programu GFI FaxMaker 8

9 UWAGA W przypadku korzystania z programu Microsoft Outlook można używać lokalnych lub przypisanych do domeny książek adresowych. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Redagowanie faksów w programie Microsoft Outlook (page 7). 3. Dodaj temat w polu Temat. Pojawi się on na stronie tytułowej faksu. 4. Wprowadź wiadomość faksową. Znajdzie się ona także na stronie tytułowej faksu. 5. Dołącz zawartość do faksu. 6. Kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać faks. Ważne uwagi: 1. Ta metoda transmisji umożliwia konwertowanie faksów do formatu (*.fax) na serwerze GFI FaxMaker. Program GFI FaxMaker nie może konwertować faksów wysyłanych w formatach lub zawierających czcionki niezainstalowane na serwerze faksów. Z tego względu zaleca się konwertowanie zawartości do formatu faksu bezpośrednio z poziomu komputera użytkownika. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Drukowanie zawartości w programie GFI FaxMaker (page 5). 2. Inne opcje wysyłania faksów, takie jak strona tytułowa, rozdzielczość faksów, harmonogram wysyłania faksów w określonych dniach/godzinach czy kod bilingowy, można określić w wiadomości . W tym celu należy dodać polecenia TextAPI w pierwszym wierszu wiadomości . Pełna lista poleceń TextAPI jest dostępna w Podręczniku poleceń API programu GFI FaxMaker dostępnym do pobrania na stronie GFI FaxMaker 2 Jak wysyłać faksy za pomocą aplikacji Klient programu GFI FaxMaker 9

10 3 Sposób wysyłania wiadomości SMS Użytkownicy mogą wysyłać wiadomości SMS na dwa sposoby: Formularz wiadomości SMS programu GFI FaxMaker Wysyłając wiadomość SMS z klienta poczty 3.1 Formularz wiadomości SMS programu GFI FaxMaker Klient programu GFI FaxMaker udostępnia formularz umożliwiający wysyłanie wiadomości SMS. Aby wysłać wiadomość SMS za pomocą formularza wiadomości SMS programu GFI FaxMaker: 1. Wybierz kolejno polecenia Start > Programy > Klient programu GFI FaxMaker > Formularz wiadomości SMS programu GFI FaxMaker. Zrzut ekranu 4: Redagowanie wiadomości SMS na ekranie Formularz wiadomości SMS programu GFI FaxMaker 2. Określ następujące parametry wiadomości SMS: Tabela 2: Opcje wysyłania wiadomości SMS Parametr Adresat wiadomości SMS Opis Podaj numer adresata wiadomości SMS w polu Do... lub DW... Można także wprowadzić adresata z książki adresowej, klikając odpowiednie polecenie: Wstaw adresata z książki adresowej Powoduje dodanie adresata z lokalnej książki adresowej programu GFI FaxMaker. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Książka adresowa na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker (page 18). Tekst wiadomości SMS Wstaw kontakt programu Outlook Powoduje załadowanie listy kontaktów programu Microsoft Outlook. Wybierz użytkownika, do którego ma zostać wysłana wiadomość SMS. Wprowadź tekst wiadomości SMS. 3. Kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać wiadomość SMS. GFI FaxMaker 3 Sposób wysyłania wiadomości SMS 10

11 UWAGA Wiadomość SMS może zawierać maksymalnie 160 znaków. Wiadomości zawierające więcej niż 160 są dzielone na więcej wiadomości. W przypadku alfabetów inny niż łaciński, na przykład arabskiego i chińskiego, wiadomość może zawierać maksymalnie 70 znaków. 3.2 Wysyłając wiadomość SMS z klienta poczty Wiadomość SMS można wysłać bezpośrednio z klienta poczty . Aby to zrobić: 1. W aplikacji klienta poczty wybierz opcję redagowania nowej wiadomości Określ następujące parametry wiadomości SMS: Tabela 3: Opcje wysyłania wiadomości SMS Parametr Adresat wiadomości SMS Opis Podaj numer adresata wiadomości SMS w następującym formacie: <numer_adresata_wiadomości_sms>@smsmaker.com, na przykład @smsmaker.com Tekst wiadomości SMS lub [sms: <numer_adresata_wiadomości_sms>], na przykład [sms: ] Wpisz wiadomość SMS w polu treści wiadomości Kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać wiadomość SMS. Ważne uwagi 1. Wiadomość SMS może zawierać maksymalnie 160 znaków. Wiadomości zawierające więcej niż 160 są dzielone na więcej wiadomości. W przypadku alfabetów inny niż łaciński, na przykład arabskiego i chińskiego, wiadomość może zawierać maksymalnie 70 znaków. 2. W wiadomości SMS zostanie dodany domyślny podpis wiadomości . Należy rozważyć usunięcie podpisu wiadomości , ponieważ zwiększa on liczbę znaków w wiadomości. 3. Nie ma możliwości wyboru adresatów z książki adresowej programu Microsoft Outlook. Aby to zrobić, należy skorzystać z ekranu Formularz wiadomości SMS programu GFI FaxMaker. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Formularz wiadomości SMS programu GFI FaxMaker (page 10). GFI FaxMaker 3 Sposób wysyłania wiadomości SMS 11

12 4 Odbieranie faksów Wszystkie przychodzące faksy są odbierane w skrzynce pocztowej jako wiadomości o temacie Odebrano faks od: <numer_faksu>. Treść wiadomości zawiera informacje o faksie. Aby wyświetlić zawartość odebranego faksu, należy kliknąć dwukrotnie załącznik. Zrzut ekranu 5: Faksy odebrane w programie Microsoft Outlook GFI FaxMaker 4 Odbieranie faksów 12

13 5 Podgląd faksów programu GFI FaxMaker Podgląd faksów programu GFI FaxMaker umożliwia zarządzanie plikami faksów (z rozszerzeniem *.fax) oraz wyświetlanie, edytowanie, drukowanie i przechowywanie faksów. Podgląd faksów programu GFI FaxMaker można uruchomić, wybierając kolejno polecenia Start > Programy > Klient programu GFI FaxMaker > Podgląd programu GFI FaxMaker lub klikając dwukrotnie plik faksu (z rozszerzeniem *.fax). Zrzut ekranu 6: Faks załadowany na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker Opcje ekranu Podgląd faksów programu GFI FaxMaker: Zarządzanie faksami Edytowanie faksów Zarządzanie faksami W poniższej tabeli przedstawiono funkcje zarządzania faksami dostępne na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker. GFI FaxMaker 5 Podgląd faksów programu GFI FaxMaker 13

14 Tabela 4: Zarządzanie faksami na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker Funkcja Wyświetlanie faksów Zapisywanie faksów Drukowanie faksów Tworzenie faksów Opis Kliknij dwukrotnie plik faksu (z rozszerzeniem *.fax), aby wyświetlić faks na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker. Wybierz kolejno polecenia Plik > Zapisz jako... Podaj lokalizację, nazwę i rozszerzenie pliku. Wybierz kolejno polecenia Plik > Drukuj i wybierz drukarkę. Skonfiguruj opcje wydruku, wybierając kolejno polecenia Plik > Ustawienia wydruku... Wybierz kolejno polecenia Plik > Nowy..., aby otworzyć nowy arkusz faksu. UWAGA Zaleca się, aby faksy były tworzone w innym narzędziu i konwertowane do formatu faksu przez wydrukowanie zawartości za pomocą sterownika drukarki GFI FaxMaker. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Drukowanie zawartości w programie GFI FaxMaker (page 5). Powiększenie Nawigowanie między stronami W menu Powiększenie wybierz poziom powiększenia wyświetlanej zawartości faksów. Na ekranie dostępnych jest szereg opcji, na przykład powiększanie i pomniejszanie, dopasowywanie strony do szerokości lub wysokości okna lub powiększanie/pomniejszanie do określonej wartości procentowej lub wybranego współczynnika powiększenia. Jeśli faks zawiera wiele stron, można nawigować między nimi. Z menu Strona wybierz polecenie Następna strona lub Poprzednia strona, aby przejść odpowiednio do następnej lub poprzedniej strony. Kliknij kolejno polecenia Strona > Przejdź do strony, aby przejść do wybranego numeru strony. Stronę do wyświetlenia można także wybrać na pasku narzędzi Strony. Paski narzędzi Wyświetlanie podglądu faksów Informacje o stronie Wszystkie strony można także wyświetlić w formacie miniatur. Wybierz kolejno polecenia Widok > Widok miniatur. Kliknij dwukrotnie stronę do wyświetlenia. W menu Widok można wybrać paski narzędzi do wyświetlenia lub ukrycia. Paski narzędzi umożliwiają szybki dostęp do różnych funkcji. Po edycji faksu można wyświetlić jego podgląd w widoku czarno-białym używanym do przesyłania faksów. Wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Podgląd czarno-biały. Aby zamknąć podgląd i kontynuować edytowanie faksu, wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Pokaż. Wyświetl kolejno polecenia Widok > Informacje o obrazie..., aby załadować informacje o bieżącej stronie Edytowanie faksów W poniższej tabeli przedstawiono funkcje edycji faksów dostępne na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker. Tabela 5: Edytowanie faksów na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker Funkcja Obracanie stron Opis Przejdź do menu Strona i wybierz odpowiednią opcję: Obróć w lewo obrót strony o 90 stopni przeciwnie do kierunku wskazówek zegara Obróć w prawo obrót strony o 90 stopni zgodnie z kierunkiem wskazówek zegara Usuwanie zawartości Ukrywanie zawartości Przerzuć obrót strony o 180 stopni Wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Gumka i zaznacz obszar do wymazania. Funkcja ta umożliwia ukrywanie poufnych danych przed wysłaniem faksu. Wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Wskaźnik wyboru i zaznacz obszar do ukrycia. Wybierz kolejno polecenia Edytuj > Zaczernij obszar, aby ukryć zaznaczony obszar. GFI FaxMaker 5 Podgląd faksów programu GFI FaxMaker 14

15 Funkcja Wstawianie kształtów Opis Z poziomu paska narzędzi Adnotacje lub menu Adnotacja można wstawiać różne kształty: Prostokąt Okrąg Linie Można je wstawiać i wybierać ich rozmiar za pomocą myszy. Na pasku narzędzi stylu linii można ustawić grubość linii. Kształty i kolory Strzałki Na pasku narzędzi stylu linii można wybrać odpowiedni styl strzałki. Wybrany styl strzałki jest automatycznie dodawany podczas wstawiania nowej linii. Kształty można wybierać za pomocą narzędzia wyboru (Adnotacja > Narzędzie wyboru). Kolor do zastosowania można wybrać na pasku narzędzi kolorów/odcieni. UWAGA Kolory zostają przekonwertowane na skalę szarości podczas zapisywania pliku faksu. Wstawianie tekstu Zmienianie rozmiaru kształtów Wyrównywanie zawartości Wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Wpisywany tekst. Wstaw pole tekstowe i wybierz jego rozmiar za pomocą myszy. Wpisz tekst. Tekst można sformatować za pomocą paska narzędzi formatowania. Kształt do zmiany rozmiaru należy zaznaczyć za pomocą narzędzia wyboru (Adnotacja > Narzędzie wyboru). Zmień rozmiar kształtu za pomocą myszy. Zaznacz jeden lub więcej obiektów za pomocą narzędzia wybierania, a następnie za pomocą paska narzędzi wyrównania ustaw następujące właściwości położenia: Wyrównaj do lewej / prawej / góry / dołu / wyśrodkowania Wyrównuje dwa lub więcej kształtów do jednej strony lub do środka. Kształty są wyrównywane do kształtu, który został zaznaczony jako pierwszy. Przesuń na wierzch W przypadku występowania wielu kształtów w faksie można przenieść zaznaczony kształt nad pozostałe kształty. Wstawianie obrazów lub stempli Odwracanie kolorów Ulepszenia obrazu Wyróżnianie zawartości Przesuń na spód W przypadku występowania wielu kształtów w faksie można przenieść zaznaczony kształt pod pozostałe kształty. Wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Stemple. Wybierz kształt do wstawienia i kliknij przycisk Akceptuj. Domyślnie w programie GFI FaxMaker dostępny jest zestaw najczęściej używanych kształtów. Kliknij przycisk Dodaj, aby dodać więcej obrazów do listy stempli. Obraz musi być dostępny w formacie *.bmp. Wybierz kolejno polecenia Strona > Odwróć, aby odwrócić wszystkie kolory faksu. Pliki faksu nie mogą zawierać kolorowej zawartości. Za pomocą opcji ulepszania obrazu można określić poziom zaciemnienia, z którym powinny zostać zapisane kolorowe kształty. Wybierz kolejno opcje Widok > Ulepszanie obrazu i zaznacz poziom jasności w celu zapisania faksu. Wybierz kolejno opcje Adnotacja > Wyróżnienie i wstaw wyróżniony prostokąt za pomocą myszy. GFI FaxMaker 5 Podgląd faksów programu GFI FaxMaker 15

16 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker dostępnych jest szereg opcji wysyłania faksów. Zrzut ekranu 7: Redagowanie faksu na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Tabela 6: Opcje dostępne na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Opcja Tworzenie nowej wiadomości faksowej Adresaci faksu Adresaci w polu DW Temat Wiadomość faksowa Załącznik Opis Wybierz kolejno polecenia Start > Programy >Klient programu GFI FaxMaker > Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. W polu tekstowym Do podaj numery faksów adresatów. Można także kliknąć opcję Do, aby wstawić adresatów z książki adresowej. Podaj numery faksów adresatów, którzy mają znaleźć się w polu DW. Można także kliknąć opcję DW, aby wstawić adresatów z książki adresowej. Podaj temat faksu w polu tekstowym Temat. Zostanie on wstawiony na stronie tytułowej faksu. Wpisz tekst wiadomości w polu tekstowym formularza. Zostanie on wstawiony na stronie tytułowej faksu. Kliknij przycisk Plik... lub wybierz kolejno polecenia Wstaw > Plik załącznika..., aby wybrać załącznik faksu. UWAGA Ta metoda transmisji umożliwia konwertowanie faksów do formatu (*.fax) na serwerze GFI FaxMaker. Program GFI FaxMaker nie może konwertować faksów wysyłanych w formatach lub zawierających czcionki niezainstalowane na serwerze faksów. Z tego względu zaleca się konwertowanie zawartości do formatu faksu bezpośrednio z poziomu komputera użytkownika. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Drukowanie zawartości w programie GFI FaxMaker (page 5). Wyświetlanie faksu przed wysłaniem Program GFI FaxMaker umożliwia wyświetlenie podglądu faksu przed wysłaniem. W tym celu należy wybrać opcję Podgląd. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Wyświetlanie podglądu faksu przed wysłaniem (page 17). GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 16

17 Opcja podpis Rozdzielczość faksu Ważność Strona tytułowa Opis Aby dołączać podpis do wszystkich faksów: 1. Kliknij przycisk Opcje. 2. Na karcie Format wybierz opcję Dołącz podpis. 3. Kliknij opcję Edytuj podpis..., aby wpisać lub zmodyfikować tekst podpisu. 4. Kliknij przycisk OK. 5. Zamknij i otwórz ponownie ekran Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. Określ rozdzielczość faksów w menu Format. Można także kliknąć przycisk Opcje i wybrać ustawienie Wysoka lub Normalna z listy rozwijanej Rozdzielczość. Ustaw ważność faksu w menu Format. Można także kliknąć przycisk Opcje, a następnie na karcie Dostarczanie wybrać ustawienie Wysoka, Normalna lub Niska z listy rozwijanej Ważność. Strona tytułowa może być dołączana do faksów zgodnie z ustawieniami na serwerze GFI FaxMaker. 1. Kliknij przycisk Opcje. 2. Na karcie Format wybierz opcję Wyślij stronę tytułową. 3. Wybierz rodzaj strony tytułowej: Domyślna strona tytułowa: Aby używać domyślnej strony tytułowej skonfigurowanej na serwerze GFI FaxMaker, pozostaw puste pole Nazwa strony tytułowej. Niestandardowa strona tytułowa: Podaj nazwę strony tytułowej, która ma być używana. Nazwy skonfigurowanych stron tytułowych można uzyskać u administratora programu GFI FaxMaker. Kod bilingowy Planowanie 4. Kliknij przycisk OK. Jeśli administrator wymaga użycia kodów bilingowych, kliknij przycisk Opcje, a następnie na karcie Dostarczanie określ Kod bilingowy. Faks można wysłać w określonym dniu o określonej godzinie. Aby określić datę i godzinę przesłania faksu: 1. Kliknij przycisk Opcje. 2. Na karcie Dostarczanie wybierz opcję Wyślij faks o następującej godzinie. 3. Określ godzinę i datę przesłania faksu. 4. Kliknij przycisk OK. Jeśli dodano wymaganą zawartość i skonfigurowano ustawienia, kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać faks. UWAGA Jeśli uaktywniono funkcję Podgląd, faks zostanie przesłany dopiero po zatwierdzeniu podglądu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w części Wyświetlanie podglądu faksu przed wysłaniem (page 17). 6.1 Wyświetlanie podglądu faksu przed wysłaniem Po utworzeniu faksu na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker można wyświetlić podgląd faksu przed jego wysłaniem. Na podglądzie jest wyświetlana cała zawartość przekonwertowana na format faksu z uwzględnieniem innych zmian skonfigurowanych na serwerze GFI FaxMaker, na przykład z dodaną stroną tytułową oraz nagłówkami i stopkami. Aby wyświetlić faks przed jego wysłaniem: 1. Kliknij kolejno polecenia Plik > Podgląd. 2. Jeśli faks jest gotowy, kliknij przycisk Wyślij. GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 17

18 3. Fax jest przetwarzany przez program GFI FaxMaker, ale nie wysyłany. Program GFI FaxMaker odsyła faks w postaci załącznika wiadomości do skrzynki pocztowej. W temacie takiej wiadomości będzie znajdować się kod identyfikacyjny, na przykład [::send=pbc123ff]. 4. Przejrzyj dołączoną zawartość faksu. 5. Aby potwierdzić zawartość faksu i rozpocząć wysyłanie, odpowiedz na wiadomość otrzymaną z programu GFI FaxMaker. UWAGA 1. Nie należy zmieniać zawartości wiadomości znajdującej się na przykład w polu Do lub Temat. 2. Wszelkie zmiany zawartości faksu należy wprowadzać na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. 2. Faks wysłany do przejrzenia należy potwierdzić w ciągu 1 dnia. W przeciwnym wypadku zostanie on usunięty. 6.2 Ponowne wysyłanie faksów i wiadomości SMS Program GFI FaxMaker przechowuje kopie wysłanych faksów i wiadomości SMS na serwerze elementy niewysłane są przechowywane przez tydzień, a wysłane pomyślnie są przechowywane przez 2 dni. Umożliwia to szybkie ponowne przesłanie tych faksów i wiadomości SMS. UWAGA Aby wysłać ponownie elementy niewysłane starsze niż 1 tydzień oraz elementy wysłane prawidłowo, które mają więcej niż 2 dni, należy ponownie zredagować faks/wiadomość SMS. Aby wysłać ponownie faks/wiadomość SMS, należy odpowiedzieć na raport wysyłany przez program GFI FaxMaker po transmisji. W wiadomości zwrotnej: Nie należy edytować pola tematu. Zawiera ono kod umożliwiający programowi GFI FaxMaker zlokalizowanie określonego faksu/wiadomości SMS. Adresat wiadomości zostaje automatycznie przyporządkowany na podstawie numeru adresata. W razie potrzeby można edytować to pole. Raport dotyczący transmisji nie jest zawarty w faksie/wiadomości SMS. Program GFI FaxMaker wysyła ponownie faks/wiadomość SMS w postaci identycznej z oryginałem. 6.3 Książka adresowa na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Książka adresowa programu GFI FaxMaker umożliwia przechowywanie list adresatów i szczegółów kontaktów oraz zarządzanie nimi. GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 18

19 UWAGA W przypadku korzystania z programu Microsoft Outlook można używać kontaktów z książki adresowej tego programu oraz zarządzać nimi. Kliknij kolejno polecenia Wstaw > Adresaci z kontaktów programu Outlook..., aby otworzyć książkę adresową programu Microsoft Outlook. Załaduj książkę adresową programu GFI FaxMaker, wybierając kolejno polecenia Wstaw > Adresaci z książki adresowej programu FaxMaker... Zrzut ekranu 8: Książka adresowa programu GFI FaxMaker Książka adresowa programu GFI FaxMaker zawiera następujące elementy: Książki adresowe Służą do przechowywania kontaktów i grup. Można utworzyć wiele książek adresowych. Grupy Kontakty można poklasyfikować w grupach. Dzięki temu można wysyłać faksy do wszystkich kontaktów w grupie. Adresaci Kontakty z książki adresowej zawierające szczegóły pojedynczych odbiorców Książki adresowe GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 19

20 Tabela 7: Zarządzanie książkami adresowymi Funkcja Tworzenie nowej książki adresowej Usuwanie książek adresowych Eksportowanie książek adresowych Importowanie książek adresowych Grupy Opis Tabela 8: Zarządzanie grupami Funkcja Dodawanie grup Wyświetlanie kontaktów w grupach Usuwanie grup Wysyłanie faksu do grupy 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker kliknij przycisk Opcje i wybierz pozycję Nowa książka adresowa. 2. Podaj nazwę w polu Nazwa książki adresowej. 3. Aby utworzyć udostępnioną książkę telefoniczną, wybierz pozycję Katalog globalny. 4. Kliknij przycisk OK. 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz książkę adresową do usunięcia. 2. Wybierz kolejno polecenia Opcje > Usuń książkę adresową. 3 Kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić. Kontakty w książce adresowej można wyeksportować do pliku rozdzielanego przecinkami. 1. Wybierz rekordy do wyeksportowania. Aby zaznaczyć wielu adresatów, naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift na klawiaturze. 2. Kliknij kolejno polecenia Opcje > Eksportuj do pliku ASCII. 3. Wybierz katalog i podaj nazwę pliku ASCII. 4. Kliknij przycisk Zapisz. Kontakty można importować z pliku rozdzielanego przecinkami z rozszerzeniem.txt. Każdy z rekordów powinien znajdować się w osobnych wierszach w następującym formacie: Imię, Nazwisko, Firma, Dział, Adres , Numer faksu, Numer telefonu UWAGA Jeśli pole jest puste, należy pamiętać, aby wprowadzić cudzysłów (""), a następnie przecinek. 1. Na ekranie Książka adresowa GFI FaxMaker wybierz książkę adresową, w której mają zostać zapisane zaimportowane kontakty. 2. Kliknij kolejno polecenia Opcje > Importuj z pliku ASCII Wybierz plik do zaimportowania i kliknij przycisk Otwórz. Opis 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz adresatów, którzy mają zostać dodani do grupy. Aby zaznaczyć wielu adresatów, naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift na klawiaturze. 2. Kliknij przycisk Opcje i wybierz opcję Dodaj do grupy Wybierz istniejącą grupę lub podaj nową nazwę grupy. 4. Kliknij przycisk OK. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker z listy rozwijanej Bieżąca grupa wybierz grupę kontaktów do wyświetlenia. W obszarze podglądu zostaną wyświetlone kontakty z tej grupy. Aby usunąć grupę oraz wszystkie jej kontakty: 1. Z listy rozwijanej Bieżąca grupa wybierz grupę do usunięcia. 2. Kliknij przycisk Usuń. 3. Kliknij przycisk Tak. Aby wysłać faks do wszystkich kontaktów należących do grupy: 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz grupę z listy rozwijanej Bieżąca grupa. 2. Kliknij przycisk OK. 3. Wszyscy członkowie grupy zostaną automatycznie dodani do listy odbiorców faksów Zarządzanie adresatami GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 20

21 Tabela 9: Zarządzanie adresatami Funkcja Dodawanie nowego adresata Edytowanie adresata Usuwanie adresata Opis 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz książkę adresową i grupę, w której ma zostać utworzony nowy adresat. 2. Kliknij przycisk Dodaj. 3. Podaj szczegóły dotyczące adresata. 4. Kliknij przycisk OK. 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz użytkownika do edycji. 2. Kliknij przycisk Edytuj Zmień szczegóły adresata i kliknij przycisk OK. 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz użytkownika do usunięcia. 2. Kliknij przycisk Usuń. 3. Kliknij przycisk Tak. GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 21

22 7 Konfigurowanie klienta programu GFI FaxMaker Rozdział zawiera następujące tematy: Ustawienia serwera poczty Podawanie adresu 7.1 Ustawienia serwera poczty Klient programu GFI FaxMaker przekierowuje faksy i wiadomości SMS na serwer GFI FaxMaker za pośrednictwem serwera poczty. Ustawienia serwera poczty są konfigurowane podczas instalacji klienta programu GFI FaxMaker, ale można je edytować na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. Aby skonfigurować ustawienia serwera poczty: 1. Kliknij przycisk Opcje. Zrzut ekranu 9: Karta Opcje serwera SMTP 2. Na karcie Opcje serwera SMTP skonfiguruj następujące opcje: Tabela 10: Ustawienia serwera poczty Opcja Nazwa, adres IP i port serwera poczty Użyj protokołu SSL Użyj uwierzytelniania SMTP Opis Wprowadź nazwę lub adres IP serwera poczty oraz numer portu. Powoduje łączenie i komunikowanie się programu GFI FaxMaker z serwerem poczty przy użyciu protokołu SSL. Powoduje łączenie się programu GFI FaxMaker z serwerem poczty przy użyciu określonych poświadczeń użytkownika. GFI FaxMaker 7 Konfigurowanie klienta programu GFI FaxMaker 22

23 Opcja Konto i hasło Logowanie przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła Opis Wprowadź poświadczenia. Tę opcję należy wybrać, jeśli serwer poczty wymaga bezpiecznego uwierzytelniania hasła. 3. Kliknij przycisk OK. 7.2 Podawanie adresu Podanie adresu jest ważne w przypadku korzystania z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker, ponieważ adres ten jest używany do dostarczania wiadomości oraz raportów dotyczących transmisji danych. Przy pierwszym wyświetleniu ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker należy wprowadzić adres . Zrzut ekranu 10: Podawanie adresu Zmienianie adresu Aby zmienić adres 1. Na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker kliknij przycisk Opcje lub wybierz kolejno polecenia Widok > Opcje. GFI FaxMaker 7 Konfigurowanie klienta programu GFI FaxMaker 23

24 Zrzut ekranu 11: Edytowanie adresu w opcjach ekranu Formularz wiadomości programu GFI FaxMaker 2. Na ekranie Opcje serwera SMTP zmień adres w polu Adres Kliknij przycisk OK. GFI FaxMaker 7 Konfigurowanie klienta programu GFI FaxMaker 24

25 8 Indeks * *.fax 6-9, 13, 16 A adres 23 W Wyróżnianie zawartości 15 Wyświetlanie podglądu faksów 14 wysyłanie faksów 18 D drukarki 5, 14 F faxmaker.com 7-8 Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 5-6, 16 Formularz wiadomości SMS programu GFI FaxMaker 10 I Instalacja 4 K Klient programu GFI FaxMaker 5, 10, 22 książka adresowa 20 M Microsoft Outlook 4-7, 9-12, 19 P podgląd 14 podpis 11, 17 port 22 S smsmaker.com 11 SSL 22 T TextAPI 7-9 U ukrywanie zawartości 14 Ustawienia serwera poczty 22 Użyj protokołu SSL 22 Użyj uwierzytelniania SMTP 22 GFI FaxMaker Indeks 25

26 STANY ZJEDNOCZONE, KANADA, AMERYKA ŚRODKOWA I POŁUDNIOWA Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA Telefon: +1 (888) Faks: +1 (919) ussales@gfi.com WIELKA BRYTANIA I IRLANDIA Magna House, London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefon: +44 (0) Faks: +44 (0) sales@gfi.com EUROPA, BLISKI WSCHÓD I AFRYKA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Telefon: Faks: sales@gfi.com AUSTRALIA I NOWA ZELANDIA 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefon: Faks: sales@gfiap.com