Usługi informatyczne w elektroenergetyce (outsourcing)

Transkrypt

1 Usługi informatyczne w elektroenergetyce (outsourcing) Autor: Krzysztof Wiśniewski, pracownik Departamentu Promowania Konkurencji URE (Biuletyn URE 5/2003 ) W związku ze zmianami w energetyce, stale rosnącymi wymaganiami odbiorców oraz perspektywą wejścia do Unii Europejskiej coraz większe znaczenie ma szczegółowa analiza i bieżące monitorowanie rynku oraz zachowania się konkurencji. Przedsiębiorstwa stają przed koniecznością weryfikacji strategii biznesowej, z uwzględnieniem takich celów jak: poprawa jakości obsługi klientów, redukcja kosztów czy też właściwe zaplanowanie nowych inwestycji. Specyfika branży powoduje, iż bardzo istotną rolę w budowaniu przewagi konkurencyjnej na rynku odgrywa niedoceniana do tej pory dziedzina, jaką jest informatyka. Wymagania w zakresie ewidencji księgowej, zapisane w Prawie energetycznym, a także złożoność procesów rozliczeń i prognozowania kosztów (taryfikacja) zmuszają przedsiębiorstwa do głębszej analizy tego obszaru działalności. Tym bardziej, iż sprawnie działający system generowania, przetwarzania i dostarczania danych, częstokroć z wielu źródeł i w różnych przekrojach staje się obecnie podstawą budowania dobrych relacji z odbiorcami oraz dostawcami. Przedsiębiorstwa energetyczne zaczynają zauważać, że kompleksowa informatyzacja może być jednym z kluczowych czynników utrzymania się na rynku. Nie ulega wątpliwości, że rynek elektroenergetyczny w Polsce jest jednym z najbardziej dynamicznie się rozwijających pod względem informatyki sektorów przemysłu. Konieczność restrukturyzacji i prywatyzacji, wchodzenie polskich przedsiębiorstw energetycznych w struktury wielkich koncernów międzynarodowych czy też konsolidacja w ramach przedsiębiorstw multienergetycznych są głównymi czynnikami zwiększającymi zainteresowanie informatyzacją w tym sektorze. Jest ona prowadzona w zasadzie trzema podstawowymi drogami poprzez: zakup nowoczesnych, zintegrowanych systemów, wydzielenie struktur informatycznych w odrębny podmiot prawny, zależny całkowicie bądź częściowo (przy zachowaniu pakietu większościowego) od przedsiębiorstwa macierzystego, przekazanie części/całej obsługi informatycznej wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Pierwszy z powyższych sposobów wymaga bardzo dużych nakładów finansowych, którymi zainteresowane przedsiębiorstwa często nie dysponują. Na rynku są dostępne różnorodne nowoczesne systemy, dostosowywane do indywidualnych wymagań klienta, jednak ich koszt jest znaczący. Dlatego też dwa pozostałe rozwiązania będące rodzajami outsourcingu zyskują coraz większe uznanie wśród uczestników rynku elektroenergetycznego. Określenie outsourcing pochodzi od angielskiego zwrotu outside resources using bądź też out sources using, które można przetłumaczyć jako korzystanie z zasobów/źródeł zewnętrznych. Metoda ta polega na wyodrębnieniu tych funkcji przedsiębiorstwa, które mogą być efektywniej realizowane przez wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Jedna z definicji mówi, iż outsourcing pozwala na koncentrację przedsiębiorstwa wyłącznie na jego kluczowych obszarach działania (z ang. core competency) w celu zwiększenia swojej konkurencyjności. 1)

2 Outsourcing może być traktowany jako forma rozwoju danej firmy i może dotyczyć w zasadzie każdego obszaru działalności przedsiębiorstwa. Najbardziej dynamicznie rozwija się właśnie outsourcing informatyczny, czego efekty można już zauważyć również na rynku elektroenergetycznym. Wśród podstawowych zalet tej formy prowadzenia działalności należy wyróżnić przede wszystkim wspomnianą wcześniej możliwość podniesienia własnej konkurencyjności oraz: redukcję kosztów w długim horyzoncie czasowym, poprawę efektywności firmy, dostęp do najnowocześniejszych zasobów i technologii informatycznych, możliwość szybszego i bardziej elastycznego dostosowania do rosnących wymagań klientów. Po zastosowaniu outsourcingu, zwiększenie zysków przedsiębiorstw w dłuższym horyzoncie czasowym, może wynieść nawet 10-20% 2), co obrazowo pokazuje rys. 1. Nie jest to oczywiście efekt natychmiastowy, ale metoda ta musi być rozpatrywana w kategoriach strategicznych, tak jak każda długoterminowa inwestycja. Rysunek 1. Przeciętna poprawa zyskowności przedsiębiorstwa po zastosowaniu outsourcingu Źródło: Opracowanie własne na podstawie: J. Maciejewicz, Outsourcing w kontekście uwarunkowań strategicznych i organizacyjnych przedsiębiorstwa, A. T. Kearney Sp. z o.o., Materiały z Konferencji Institute for International Research, Warszawa, wrzesień 1999 r. Wydzielanie na zewnątrz funkcji informatycznych może dotyczyć takich dziedzin jak: przetwarzanie i archiwizacja dużych zbiorów danych, zakładanie i utrzymanie sieci, obsługa Help-Desk u 3) czy też prowadzenie strony internetowej. Outsourcing może obejmować nawet cały obszar informatyki wówczas jest to tzw. outsourcing kompleksowy. Zarówno w jednym, jak i drugim przypadku, wydzielane funkcje IT 4) tak jak już wcześniej wspomniano mogą być przekazane albo nowo stworzonemu podmiotowi w ramach danej grupy kapitałowej albo specjalistycznej firmie zewnętrznej. Pierwsze z wymienionych rozwiązań jest pewną modyfikacją outsourcingu kompleksowego. Powstaje odrębny podmiot prawny, zależny od macierzystego przedsiębiorstwa. Mamy wówczas do czynienia ze spółką-córką, świadczącą usługi informatyczne na rzecz pierwotnych struktur, z których się wywodzi. Bardzo często jednak, w celu zachowania konkurencyjnych cen, podniesienia jakości oraz częściowego uniezależnienia kontraktowego, spółki-córki zaczynają obsługiwać również innych klientów, którzy nie należą do macierzystej grupy.

3 Z kolei drugie z wymienionych rozwiązań, czyli przekazanie obsługi informatycznej wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, jest bardziej radykalne, jednakże również warte polecenia. Należy tu podkreślić fakt, iż zastosowanie każdego z wymienionych rodzajów outsourcingu informatycznego może przynieść wymierne korzyści obydwu stronom kontraktu, co szczegółowo prezentuje rysunek 2. Rysunek 2. Korzyści wynikające z podjęcia współpracy outsourcingowej Źródło: Opracowanie własne na podstawie: J. Maciejewicz, Outsourcing w kontekście uwarunkowań strategicznych i organizacyjnych przedsiębiorstwa, A. T. Kearney Sp. z o.o., Materiały z Konferencji Institute for International Research, Warszawa, wrzesień 1999 r. Jak widać, zyskuje zarówno przedsiębiorstwo, które ma zapewnione sprawne działanie funkcji informatycznych objętych outsourcingiem, jak również firma obsługująca, która realizuje korzyści wynikające ze swojej specjalizacji, jak i efektu skali. Należy również zwrócić uwagę na efekt synergiczny dzięki podjętej współpracy outsourcing przynosi większe korzyści obydwu zaangażowanym stronom kontraktu. Jako praktyczne przykłady zastosowania outsourcingu informatycznego wśród przedsiębiorstw energetycznych można podać rozwiązania wdrożone z sukcesem przez warszawski STOEN SA, koncern ABB w Polsce, Elektrociepłownie Warszawskie SA czy też Zielonogórskie Zakłady Energetyczne SA. W przypadku STOEN SA obsługą informatyczną zajmuje się na zasadach outsourcingu STOEN INFO, spółka-córka, utworzona z pracowników Działu Informatyki. 5) Przyczynami podjęcia takich działań była tutaj chęć ograniczenia i racjonalizacji kosztów. Już rok po nawiązaniu

4 współpracy przeprowadzono badania wśród użytkowników systemu, którzy stwierdzili odczuwalny wzrost poziomu obsługi informatycznej. Z kolei międzynarodowy koncern ABB wyodrębnił ze swoich struktur ABB InfoSuport, przekazując nowej spółce nie tylko świadczenie usług informatycznych (usługi operacyjne, telekomunikacyjne i wdrożeniowe), lecz również obsługę spraw kadrowo-płacowych i finansowo-księgowych. 6) Outsourcing wymienionych funkcji ma dotyczyć wszystkich spółek koncernu w Polsce, niezależnie od ich terytorialnej lokalizacji. Elektrociepłownie Warszawskie SA także skorzystały z możliwości przekazania obsługi obszaru IT spółce Infonet, czyli spółce-córce grupy Vattenfall w Polsce, obsługującej również Górnośląski Zakład Energetyczny. Niewykluczone jest, iż specjaliści z Polski zajmą się również wdrażaniem systemów w przedsiębiorstwach z grupy, działających poza granicami naszego kraju. 7) Ostatnie z wymienionych przykładów Zielonogórskie Zakłady Energetyczne SA, stworzyły Zakład Usług Teleinformatycznych ITSerwis, ze swoim 100-procentowym udziałem w kapitale. Outsourcing informatyczny pozwolił na uzyskanie korzyści przez obie strony umowy. 8) ITSerwis zaczął świadczyć usługi również dla innych klientów i stopniowo stał się liderem firm informatycznych regionu lubuskiego. Zielonogórskie Zakłady Energetyczne zyskały wysoką jakościowo obsługę po konkurencyjnych cenach, renegocjowanych co roku w ramach kontraktu długoterminowego. Branża elektroenergetyczna wymaga większych nakładów na informatykę ze strony zakładów i przedsiębiorstw energetycznych. Rynek wymusza również wzrost poziomu informatyzacji po stronie odbiorców. Na szczególną uwagę zasługują tu uregulowania wiążące się z rynkiem bilansującym. Uczestnictwo w nim wymaga wyspecjalizowanych systemów, które pozwolą efektywnie prognozować zapotrzebowanie energii tak, by osiągnąć wymaganą dokładność określoną w Instrukcji Ruchu i Eksploatacji Sieci Przesyłowej i Rozdzielczej na 1 MWh. Dokładność ta wpływa z kolei na możliwość minimalizacji bardzo wysokich kosztów ewentualnych odchyleń od złożonych zamówień vs. rzeczywiste zużycie. Indywidualne bilansowanie się pojedynczych odbiorców, którzy uzyskają prawo dostępu do sieci TPA, bez odpowiednich inwestycji w informatykę bądź też bez pomocy ze strony firm zewnętrznych staje się prawie niemożliwe. Jednym ze skutecznych rozwiązań dla takich firm jest właśnie skorzystanie z usług outsourcingowych. Dotyczy to wydzielania już nie tylko funkcji informatycznych, lecz również pozostałych działań niezbędnych do prawidłowego bilansowania. Tworzenie centrów obsługiwanych przez firmę outsourcingową da bowiem w bardzo niedalekiej przyszłości możliwość zagregowanego bilansowania odbiorców uprawnionych TPA. Należy zwrócić uwagę na fakt, iż nie będzie tu miało znaczenia położenie geograficzne danego odbiorcy, a firma obsługująca skorzysta tu przede wszystkim z efektu skali i swojej specjalizacji. Równocześnie, ze względu na przeniesienie na firmę outsourcingową części ryzyka uczestnictwa w rynku bilansującym, dotyczącego odchyleń od planowanego zużycia czy awarii systemów informatycznych, metoda ta ma szansę znacznego rozwoju w tym obszarze działalności przedsiębiorstw. Jedna z firm działających na rynku informatycznym oferuje swoim klientom szeroko rozumiany outsourcing energetyczny, obejmujący zarówno obszar informatyki (np. systemy bilingowe), jak i możliwość pełnienia funkcji OH/OHT czy też tworzenie grup bilansujących. Oprócz tego

5 świadczy usługi optymalizacji gospodarki elektroenergetycznej w szerokim zakresie (np.: analiza zużycia energii w strefach doby, dobór mocy zamówionych, dobór grup taryfowych, kompensacja mocy biernej czy instalowanie ograniczników mocy i sumatorów). W swojej ofercie firma przedstawia też możliwość rozliczeń faktur z zakładem energetycznym czy windykację należności od pododbiorców energii elektrycznej 9). Zaprezentowane przykłady pokazują, iż outsourcing jest jednym ze skutecznych sposobów rozwoju systemów IT w przedsiębiorstwach energetycznych. Obecnie najczęściej wykorzystywaną formą jest wyodrębnianie spółek zależnych, które z czasem zaczynają obsługiwać informatycznie nie tylko grupę macierzystą, lecz również innych pozyskanych klientów. Konieczność dorównania konkurencji nie tylko na rynku polskim, ale i w niedalekiej przyszłości także europejskim, wymusi zastosowanie odpowiednich rozwiązań informatycznych na wszystkich jego uczestnikach. Uwzględniając ogólne tendencje rozwoju usług outsourcingowych, a co się z tym wiąże również rosnącą ilość dostawców, można stwierdzić, iż jakość i efektywność outsourcingu informatycznego będzie stawała się coraz wyższa. Stan informatyzacji sektora jest w chwili obecnej bardzo zróżnicowany. Zachodzące w branży procesy prywatyzacyjne oraz łączenie się przedsiębiorstw energetycznych w ramach tych samych struktur własnościowych powodują, że inwestycje kapitałowe w ten obszar działalności są niezbędne, biorąc pod uwagę nie tylko rosnące wymagania rynkowe, lecz również przyszłe zmiany, takie jak np. integracja z Unią Europejską. 1) J. Maciejewicz: Outsourcing w kontekście uwarunkowań strategicznych i organizacyjnych przedsiębiorstwa, A. T. Kearney Sp. z o.o., Materiały z Konferencji Institute for International Research, Warszawa, wrzesień 1999 r. 2) Tamże. 3) Z ang. Help Desk zespół wykwalifikowanej kadry informatycznej, służący pomocą użytkownikom systemu. 4) Z ang. IT Information Technology, informatyka. 5) A. Bielewicz: Znieść wewnętrzne hamulce, Computerworld nr 29, 13 sierpnia 2001 r. 6) I. D. Bartczak: Dział samodzielny, Computerworld nr 35, 27 września 1999 r. 7) A. Bielewicz: Z energią do zmian, Computerworld nr 28, 29 lipca 2002 r. 8) I. D. Bartczak: Informatyka na różne sposoby, Raport Computerworld nr 8, 21 luty 2000 r. 9) W. Fiedorowicz: Rola i miejsce odbiorcy na Rynku Energii, materiały z Konferencji Outsourcing gospodarki energetycznej szansą na udział w rynku, Warszawa, czerwiec 2003 r.