Portal Serwisowy InfoBox

Transkrypt

1 Infobox Sp. z o.o. ul. Kraszewskiego Cieszyn Portal Serwisowy InfoBox Podręcznik uŝytkownika Wersja 1.1

2 Metryka dokumentu Wersja: 1.1 Data przeglądu: - Data: wydania: Poprzednio wydany: - Projekt: Portal serwisowy Plik: PSIB-MAN-001.doc Liczba stron: 16 Właściciel: Infobox Sp. z o.o. Historia zmian Wersja Opis zmian Autor Data 1.0 Pierwsza wersja dokumentu BP Dodanie rozdziału 2.4 BP Autor: Brunon Pieszka - (BP) Uwagi: NaleŜy upewnić się czy ten dokument jest ostatnią wersją. Wydruki i lokalne kopie plików mogą stać się nieaktualne w wyniku zmian w dokumencie źródłowym. Strona 2 z 16

3 Spis treści 1 WSTĘP INFORMACJE OGÓLNE CEL DOKUMENTU WYMAGANA WIEDZA SKRÓTY I TERMINY UŜywane skróty i akronimy Terminy PODSTAWOWE OPERACJE ROZPOCZĘCIE PRACY Znane problemy z logowaniem REJESTRACJA ZGŁOSZENIA SERWISOWEGO Problemy podczas rejestracji zgłoszenia PRZEGLĄD STANU ZGŁOSZEŃ SERWISOWYCH OBSŁUGA PRODUKTÓW Rejestracja gwarancji Przegląd produktów Strona 3 z 16

4 Spis tabel TABELA 1 SKRÓTY I AKRONIMY... 5 TABELA 2 STOSOWANE TERMINY... 5 Spis rysunków RYSUNEK 1 STRONA STARTOWA... 6 RYSUNEK 2 WERYFIKACJA HASŁA... 6 RYSUNEK 3 EKRAN GŁÓWNY... 7 RYSUNEK 4 ZGŁOSZENIE RMA EKRAN GŁÓWNY... 8 RYSUNEK 5 ZGŁOSZENIE RMA - KROK RYSUNEK 6 ZGŁOSZENIE RMA - KROK RYSUNEK 7 ZGŁOSZENIE RMA - KROK RYSUNEK 8 REJESTRACJA GWARANCJI - PRODUKT BEZ POTWIERDZONEJ GWARANCJI RYSUNEK 9 LISTA ZGŁOSZEŃ RMA RYSUNEK 10 SZCZEGÓŁY ZGŁOSZENIA RMA RYSUNEK 11 REJESTRACJA GWARANCJI - KROK RYSUNEK 12 REJESTRACJA GWARANCJI - KROK RYSUNEK 13 LISTA POTWIERDZONYCH PRODUKTÓW RYSUNEK 14 LISTA PRODUKTÓW RYSUNEK 15 PRODUKT PODGLĄD POZYCJI RYSUNEK 16 PRODUKT - SZCZEGÓŁY RYSUNEK 17KARTA PRODUKTU RYSUNEK 18 INTERWENCJE Strona 4 z 16

5 1 Wstęp 1.1 Informacje ogólne Portal Serwisowy Infobox został opracowany, jako podstawowe miejsce integrujące informację produktach i problemach powstających podczas ich eksploatacji. Poprzez portal klient uzyskuje dostęp do aktualnych informacji o posiadanych produktach takich jak: Lokalizacja produktu, Osobie odpowiedzialnej, Konfiguracji produktu, Elementach składowych, Elementach wymienionych, Stanie gwarancji, Podjętych interwencjach. Poprzez portal klient, niezaleŝnie od miejsca, ma moŝliwość dokonania zgłoszenia awarii oraz moŝe na bieŝąco śledzić stan obsługi zarejestrowanego zgłoszenia. Kluczowe kroki obsługi sygnalizowane są wysłaniem elektronicznego listu na zaufany adres zarejestrowany w systemie. 1.2 Cel dokumentu Celem niniejszego dokumentu jest zapoznanie uŝytkownika z podstawowymi funkcjami Portalu Serwisowego firmy Infobox. Systematyzuje on zagadnienia związane z portalem i ułatwia opanowanie jego obsługi. 1.3 Wymagana wiedza Do opanowania zawartości tego podręcznika konieczna jest znajomość podstawowej obsługi komputera oraz poruszania się po Internecie. 1.4 Skróty i terminy UŜywane skróty i akronimy PSIB RMA Skrót Portal Serwisowy Infobox Opis Zgłoszenie serwisowe (ang. Return to Manufacturer Assignment) Tabela 1 Skróty i akronimy Terminy Termin Wykonawca Infobox Sp. z o.o Cieszyn. Portal Tabela 2 Stosowane terminy Opis Aplikacja obsługi zgłoszeń serwisowych dostępna pod adresem Strona 5 z 16

6 2 Podstawowe operacje 2.1 Rozpoczęcie pracy Portal serwisowy dostępny jest pod Internetowym adresem Aby zalogować się do portalu naleŝy uruchomić dowolną przeglądarkę Internetową i wpisać powyŝszy adres. Na ekranie komputera pojawi się strona logowania. Rysunek 1 Strona startowa Aby zalogować się do systemu naleŝy: w polu NIP podać nip Państwa firmy. (JeŜeli jako pracownik firmy posiadają Państwo przypisany identyfikator naleŝy go podać w polu Identyfikator.) kliknąć przycisk Dalej Po kliknięciu dalej pojawi się ekran, na którym naleŝy wprowadzić hasło. Hasło wysyłane jest droga elektroniczną ( ) na zaufany adres poczty elektronicznej przypisany do numeru NIP Państwa firmy. JeŜeli podano równieŝ identyfikator hasło wysyłane jest na zaufany adres przypisany do identyfikatora logowania. Rysunek 2 Weryfikacja hasła Po odebraniu listu przesłane hasło wprowadzamy w witrynie i klikamy przycisk Dalej. JeŜeli weryfikacja haseł przebiegła pomyślnie pojawi się główne menu Portalu Serwisowego. Strona 6 z 16

7 Rysunek 3 Ekran główny Ekran podzielony jest na trzy części nagłówek, dostępne menu i główną część, w której prezentowane są informacje wybrane przez uŝytkownika. Hasła dostępu generowane są jednorazowo w związku z tym zaleca się wyłączenie zachowywania haseł dla witryny rma.infobox.com.pl Znane problemy z logowaniem Podstawowym problemem podczas logowania jest podanie nieprawidłowego hasła. Pomyłka moŝe nastąpić w czasie przepisywania otrzymanego hasła z listu do pola edycyjnego lub jeŝeli kopiują Państwo kod z listu system operacyjny moŝe podczas tej operacji dokleić na końcu kodu spację. Przesłane do Państwa kody jednorazowego dostępu zawierają zawsze osiem cyfr. W celu uniknięcia błędów z przenoszeniem kodów prosimy sprawdzić ilość gwiazdek w polu edycyjnym, jeŝeli jest róŝna od 8 prosimy usunąć znaki z pola i wprowadzić je powtórnie. JeŜeli kopiują Państwo hasło z listu prosimy dokładnie zaznaczyć tylko cyfry hasła. Inna przyczyną komunikatu o podaniu błędnego hasła moŝe być naciśniecie opcji odświeŝ (F5) w przeglądarce internetowej juŝ po podaniu danych do logowania i kliknięciu dalej. W takim przypadku generowane jest kolejne hasło i wysłany do Państwa list. Prosimy zwrócić uwagę na to, aby podawać hasło z najnowszego listu, który dotarł na Państwa adres. Inne komunikaty pojawiające się podczas logowania Brak praw dostępu do systemu podano błędny NIP lub firma o podanym NIP nie jest zarejestrowanym uŝytkownikiem system, podano błędną kombinację NIP/Identyfikator Brak adresu - brak w systemie zaufanego adresu poczty elektronicznej na który moŝna wysłać hasło. Problem z przesłaniem hasła (błąd servera pocztowego, prosimy o kontakt) awaria systemu poczty elektronicznej Strona 7 z 16

8 2.2 Rejestracja zgłoszenia serwisowego Aby zarejestrować zgłoszenie serwisowe (reklamację) naleŝy z menu głównego wybrać opcję RMA (Reklamacje). Pojawi się ekran z dodatkowymi zakładkami. Rysunek 4 Zgłoszenie RMA ekran główny Zakładka Nowe zgłoszenia pozwala zarejestrować reklamację, zakładka Moje zgłoszenia pozwala przeglądać stan zarejestrowanych zgłoszeń. Aby zarejestrować zgłoszenie klikamy Nowe zgłoszenie. Rejestracja zgłoszenia odbywa się w trzech krokach. W kroku pierwszym naleŝy podać numer fabryczny produktu. Rysunek 5 Zgłoszenie RMA - krok 1 Po podaniu numeru fabrycznego klikamy przycisk dalej. JeŜeli podany numer fabryczny jest poprawny i produkt posiada potwierdzoną kartę gwarancyjną pojawi się ekran, na którym naleŝy wprowadzić opis problemu oraz dane kontaktowe osoby zgłaszającej problem. Strona 8 z 16

9 Rysunek 6 Zgłoszenie RMA - krok 2 Po wypełnieniu pól wymaganych (oznaczone kolorem czerwonym) klikamy przycisk Zapisz. W tej następuje zapis zgłoszenia w systemie i nadanie mu numeru ewidencyjnego. Po zarejestrowaniu zgłoszenia w systemie następuje zbiorcze wyświetlenie zarejestrowanych informacji. Strona 9 z 16

10 Rysunek 7 Zgłoszenie RMA - krok Problemy podczas rejestracji zgłoszenia. Podczas próby zarejestrowania zgłoszenia serwisowego mogą pojawić się komunikaty informujące o tym, Ŝe operacja rejestracji zgłoszenia nie moŝe zostać przeprowadzona. Brak produktu o podanym numerze Komunikat powyŝszy pojawia się, jeŝeli w pierwszym kroku podadzą Państwo błędny numer fabryczny (wkradła się literówka lub zamiast zero podano O) lub zamiast numeru fabrycznego podano kod produktu. Produkt o numerze: [numer_produktu] jest na etapie rejestracji w systemie Komunikat powyŝszy pojawi się, jeŝeli operator serwisu nie skierował nowego produktu do potwierdzenia gwarancji. W takim przypadku prosimy o kontakt z serwisem. Produkt o numerze: [numer_produktu] nie ma potwierdzonej gwarancji. Komunikat powyŝszy pojawia się, jeŝeli nie potwierdzili Państwo posiadanej gwarancji na produkt. System w takim przypadku pozwala przejść do operacji potwierdzenia gwarancji (opisano w rozdziale 2.4). W tym celu naleŝy kliknąć przycisk Dalej. Rysunek 8 Rejestracja gwarancji - produkt bez potwierdzonej gwarancji Strona 10 z 16

11 Produkt o numerze: [numer_produktu] został wycofany z obrotu Komunikat ten pojawia się, gdy następuje próba zarejestrowania zgłoszenia dla produktu który został wycofany z uŝytkowania. 2.3 Przegląd stanu zgłoszeń serwisowych. Zarejestrowane przez Państwa zgłoszenia reklamacyjne dostępne są w zakładce Moje zgłoszenia opcji RMA (reklamacje) Po wybraniu zakładki Moje zgłoszenia pojawia się ekran z listą zgłoszeń sortowaną od najnowszego do najstarszego o rozwijanym polem listy wyboru pozwalającym wyświetlać zgłoszenia wg. etapów obsługi. Rysunek 9 Lista zgłoszeń RMA KaŜde zgłoszenie moŝe przyjąć następujące statusy: Nowe zgłoszenie zostało zarejestrowane W analizie zgłoszenie jest na etapie uzgodnień szczegółów, wyjaśniana wątpliwości ze zgłaszającym W serwisie zgłoszenie jest na etapie obsługi przez serwis ObsłuŜone zgłoszenie zostało obsłuŝone Faktura zgłoszenie jest w weryfikacji przez dział obsługi klienta. Na tym etapie mogą się Państwo spodziewać telefonu w sprawie jakości wykonanej obsługi. Zamknięte obsługa zgłoszenia jest zakończona Wybranie opcji Wszystkie wyświetla wszystkie zarejestrowane przez Państwa zgłoszenia. Szczegóły zgłoszenia, uwagi osób obsługujących zgłoszenie dostępne są po kliknięciu ikony Obsługa. Po jej kliknięciu pojawia się ekran na którym dostępny jest równieŝ przycisk Drukuj. Rysunek 10 Szczegóły zgłoszenia RMA Strona 11 z 16

12 2.4 Obsługa produktów Rejestracja gwarancji KaŜdy zakupiony przez Państwa produkt wymaga zarejestrowania gwarancji. Podczas tej operacji prosimy o uzupełnienie istotnych informacji pozwalających w przyszłości sprawnie serwisować Państwa produkt. Procesowi rejestracji gwarancji towarzyszy, podobnie jak w przypadku rejestracji reklamacji, kreator, który pomoŝe Państwu przeprowadzić ten proces. Aby uruchomić kreator naleŝy z menu wybrać opcję Rejestracja gwarancji (1). Rysunek 11 Rejestracja gwarancji - krok 1 Po wybraniu opcji pojawi się ekran jak wyŝej, na którym w polu edycyjnym (2) podajemy numer fabryczny produktu. Po kliknięciu Szukaj system odszuka produkt i wyświetli ekran, na którym naleŝy uzupełnić informacje o lokalizacji oraz osobie odpowiedzialnej za produkt. Z osobą tą będzie kontaktował się nasz serwis, gdy zajdzie potrzeba uszczegółowienia informacji o zgłoszonym problemie technicznym z danym produktem. Strona 12 z 16

13 Rysunek 12 Rejestracja gwarancji - krok 2 Na formularzu rejestracji gwarancji naleŝy wypełnić pola oznaczone gwiazdką. Kliknięcie Zapisz uaktualnia informacje o produkcie oraz nadaje produktowi status Potwierdzony. Od tej chwili moŝna rejestrować dla tego produktu zgłoszenia serwisowe, na liście produktów w kolumnie Potw. Pojawia się TAK, a produkt dostępny jest w statusie Potwierdzony. Rysunek 13 Lista potwierdzonych produktów Przegląd produktów Wszystkie zakupione przez Państwa produkty dostępne są po wybraniu z menu opcji Produkty. Na ekranie pojawi się lista dostępnych produktów. Rysunek 14 Lista produktów Lista zawiera informacje o kodzie produktu, nazwie, numerze fabrycznym, długości gwarancji, waŝności gwarancji i jej potwierdzeniu oraz lokalizacji produktu. Nad listą znajduje się rozwijana lista, która pozwala zawęŝać widok produktów do określonego statusu. W kaŝdym wierszu dostępne są ikony pozwalające wykonać operację. Poszczególne ikony oznaczają: - podgląd szczegółów produktu (dokumenty, komponenty, wymiany, interwencje) - usunięcie produktu - podgląd/edycja informacji o produkcie - dodanie nowego produktu Strona 13 z 16

14 Dostępność poszczególnych operacji zaleŝy od poziomu uprawnień zalogowanej osoby. JeŜeli osoba nie posiada uprawnień w miejscu ikony pojawia się puste pole lub Informacje ogólne o produkcie Klikając ikonę podgląd/edycja informacji o produkcie na ekranie pojawia się formularz prezentujący informacje ogólne o produkcie takie jak nazwa, oznaczenia kodowe i produkcyjne, dane właściciela, dane sprzedającego, aktualnym adresie instalacji urządzenia oraz osobie odpowiedzialnej za produkt w Państwa firmie. Rysunek 15 Produkt podgląd pozycji Dostępność edycji pól, przycisków Zapisz/Powrót zaleŝna jest od poziomu praw uŝytkownika jak i statusu, w jakim znajduje się produkt. Dostępne operacje z produktem moŝna wybrać z rozwijanej listy obok etykiety Operacja, Kliknięcie Zapisz powoduje zapis zmienionych danych, kliknięcie Powrót powoduje powrót do listy produktów Informacje szczegółowe o produkcie Kliknięcie ikony podgląd szczegółów produktu na liście produktów powoduje wyświetlenie ekranu zawierającego informacje o dokumentach, komponentach, dokonanych wymianach i podjętych interwencjach serwisowych. Ekran podzielony jest na dwie części, górną zawierającą informacje ogólne o produkcie oraz dolną z zakładkami pozwalającymi wyświetlać informacje szczegółowe o: Dokumenty pojawiających się podczas Ŝycia produktu dokumentach wraz z ich formą elektroniczną (oferty, umowy, protokoły odbioru, faktury) Kraty produktu zestawienie komponentów wchodzących w skład produktu (procesor, płyta główna, pamięć, dysk twardy itp.) wraz z ich numerami seryjnymi. Interwencje lista podjętych interwencji serwisowych z dostępem do szczegółów. Strona 14 z 16

15 Rysunek 16 Produkt - szczegóły Na zakładce pierwszej Dokumenty uŝytkownik widzi typ dokumentu, jego numer i datę oraz jeŝeli dołączono jego wersję elektroniczną w kolumnie PDF dostępna jest ikona. Kliknięcie w ikonę powoduje pobranie kopii dokumentu na Państwa komputer. Kliknięcie w ikonę pozwala przejść do ekranu szczegółów danego dokumentu. Na zakładce Karta produktu uŝytkownik widzi indeks komponentu, jego nazwę, ilość uŝytą podczas produkcji oraz numer seryjny. Rysunek 17Karta produktu PoniŜej listy komponentów widoczna jest lista wymian. Strona 15 z 16

16 Na zakładce Interwencje uŝytkownik posiada dostęp do informacji po podjętych bądź będących w realizacji interwencjach. Rysunek 18 Interwencje Kliknięcie w numer RMA powoduje wyświetlenie okienka wydruku całości informacji o interwencji. Aby przeglądać informacje wystarczy zamknąć okienko wyboru drukarki, na którą ma zostać wysłany wydruk. Strona 16 z 16