poniedziałek, lipiec 4, 2016 E-INVOICING Najczęściej Zadawane Pytania Ariba Network

Transkrypt

1 poniedziałek, lipiec 4, 2016 E-INVOICING Najczęściej Zadawane Pytania Ariba Network

2 Treść Czym jest Ariba Network?... 3 Ariba to dla mnie nowość. Jak się zarejestrować na Ariba Network?... 3 Jakie są oczekiwania Unilever wobec dostawcy dotyczące obowiązkowego e-fakturowania?... 3 Czy jest jakiś inny sposób przekazywania faktur niż e-fakturowanie?... 3 Jaki jest ostatni dzień lub ostateczny termin zarejestrowania się na Ariba network?... 4 Kto może korzystać z tej usługi?... 4 Jak to działa?... 4 Jak zacząć?... 4 Co jeśli zarejestrowałem się już na Ariba network?... 4 Czy fakturowanie przez Ariba Network stanowi wymóg prowadzenia interesów z UNILEVER?... 4 Jakie są korzyści związane z używaniem Ariba Network?... 4 Czy muszę instalować dodatkowy sprzęt lub oprogramowanie?... 5 Czy będę musiał korzystać z tej usługi, jeśli obecnie płatności na moje konto wpływają terminowo?... 5 Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych?... 5 Co się stanie, jeśli w dalszym ciągu będę przesyłać faktury papierowe?... 5 Jakie opcje związane z e-fakturowaniem oferuje Ariba dostawcom korzystającym z ich sieci?... 5 Jak zintegrować mój system ERP [system planowania zasobów przedsiębiorstwa] z Ariba Network?... 5 Czy przesyłając faktury, możemy załączyć na Ariba dokumenty uzupełniające? A jeśli tak, to jak to zrobić?... 6 Jakie koszty wiążą się z rejestracją w Ariba Network?... 6 Czy Unilever pokryje te opłaty?... 7 Czy wymóg e-fakturowania dotyczy wszystkich podmiotów UNILEVER?... 8 Czy warunki umów i zamówień (PO) obejmują obowiązkowe e-fakturowanie?... 8 Z kim w UNILEVER mogę się skontaktować?... 8 Wysłałem już trochę danych do faktury bezpośrednio do innych klientów; czy mogę przesłać faktury EDI/XML bezpośrednio do Unilever?... 8

3 Mam już narzędzie pozwalające na udostępnianie moim klientom faktur przez Internet - pozwalające im na przeglądanie obrazu faktury w Internecie. Czy mogę korzystać z tego narzędzia zamiast z Ariba Network?... 8 Czy Unilever będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Ariba Network?... 8 Jak dokona się przejście z faktur papierowych na e-fakturowanie?... 8 Czy mogę przesyłać e-faktury za pośrednictwem Ariba Network wszystkim moim klientom?... 8 Czy mogę przesyłać transakcje dla więcej niż jednego klienta w jednym pliku?... 9 Moja organizacja planuje wkrótce zmienić swoje oprogramowanie do wystawiania faktur; czy powinienem wstrzymać się z tym przed rejestracją?... 9 Czy mogę się skontaktować z zespołem wsparcia Ariba Network?... 9 Czy można uzyskać dodatkowe informacje na temat usługi Ariba Network? Czy Ariba Network udostępnia jakieś filmy instruktażowe, pomagające zrozumieć ten proces? Gdzie w Ariba Network mogę znaleźć materiały edukacyjne dla dostawców Unilever?... 10

4 Czym jest Ariba Network? Ariba Network jest globalną siecią elektronicznego fakturowania. Jako największa internetowa społeczność handlowa na świecie, Ariba Network łączy wiodące globalne organizacje z ich partnerami handlowymi, zapewniając szeroką platformę dla wszystkich kluczowych potrzeb związanych ze współpracą w biznesie. Obsługuje wszystkie obszary, od znajdowania partnerów handlowych i elektronicznego składania zamówień po e-fakturowanie i zarządzanie kapitałem obrotowym, umożliwiając uczestnikom szybkie i skuteczne kupowanie, sprzedawanie i zarządzanie gotówką. Ariba Network zapewnia niezrównany wskaźnik ROI, zasięg, elastyczność i wartość, zarówno kupującym, jak i sprzedającym, dzięki czemu handel pomiędzy firmami jest równie łatwy jak handel pomiędzy firmą a klientem. Dziś ponad 2 miliony firm - w tym ponad połowa firm z rankingu Global korzysta z Ariba, aby usprawnić i zautomatyzować swoje procesy współpracy w biznesie. Ariba to dla mnie nowość. Jak się zarejestrować na Ariba Network? Ariba Network jest wiodącą siecią biznesową z ponad milionem partnerów handlowych w 190 krajach, realizującą transakcje na ponad 450 miliardów dolarów (USD) rocznie. Dołącz do Ariba Network, aby przeprowadzać elektroniczne transakcje ze swoimi klientami i odkrywać nowe możliwości biznesowe. Kolejne kroki Zarejestruj się w Ariba Network. Postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w wiadomości Wniosek o nawiązanie relacji w handlu elektronicznym. Połącz się z Unilever za pośrednictwem swojego konta w Ariba. Po zakończeniu rejestracji upewnij się, że zaakceptowałeś wniosek o nawiązanie relacji z Unilever w obszarze Relacje z klientami swojego konta. Skonfiguruj swoje konto Ariba. Upewnij się, że twoje konto jest skonfigurowane tak, aby móc otrzymywać zamówienia i wysyłać faktury w sposób obsługiwany przez twoją organizację. Utwórz konto testowe. Utworzenie konta testowego pozwoli ci zapoznać się lepiej z procesami Unilever w środowisku testowym, zanim przejdziesz do środowiska rzeczywistego (produkcyjnego). Dokonaj przeglądu materiałów szkoleniowych. Poniżej znajdują się materiały szkoleniowe Unilever, które pomogą ci w realizacji zadań wymienionych powyżej. Jeżeli potrzebujesz więcej pomocy dotyczącej tych procesów, w nadchodzących tygodniach zostaniesz zaproszony na szkolenie. Jakie są oczekiwania Unilever wobec dostawcy dotyczące obowiązkowego e-fakturowania? W Unilever e-fakturowanie obowiązuje wszystkich naszych dostawców rozliczających się z Unilever w Europie, Ameryce Północnej oraz podmiotów Łańcucha Dostaw. Oczekujemy, że wszyscy dostawcy zarejestrują się na e- fakturowanie, ab ulepszyć i zoptymalizować proces płatności faktur i zdecydowanie zalecamy to wszystkim dostawcom. Czy jest jakiś inny sposób przekazywania faktur niż e-fakturowanie? Nie, od 1 października 2016 r. e-fakturowanie stanowi jedyną możliwość przekazywania faktur Unilever.

5 Jaki jest ostatni dzień lub ostateczny termin zarejestrowania się na Ariba network? Biorąc pod uwagę korzyści zarówno dla dostawcy, jak i dla klienta, e-fakturowanie będzie domyślną drogą fakturowania, a obsługa faktur papierowych zostanie wycofana. Oczekuje się, że po otrzymaniu pakietu komunikacyjnego, dostawcy Unilever w Ameryce Północnej i Europie oraz podmioty Łańcucha Dostaw będą gotowi do wysyłki faktur elektronicznych od 1 października 2016 r. Dlatego też Unilever zachęca, aby wdrożyć tę inicjatywę wcześniej. Kto może korzystać z tej usługi? Dostawcy Unilever, którym wystawiono zamówienie do zapłaty. Nie dotyczy to [usług] świadczonych za opłatą oraz faktur opłacanych kartą kredytową. Jak to działa? Kiedy już zarejestrujesz się na Ariba Network i metoda zamawiania zostanie zmieniona na internetową, wszystkie nowe zamówienia (PO) wysłane przez Unilever zostaną przesłane na twoje konto Ariba Network. Kiedy już otrzymasz zamówienie (PO) w swojej skrzynce (skrzynce odbiorczej AN), możesz przerzucić zamówienie (PO) do faktury i zaktualizować numer i datę faktury oraz przesłać ją przez Ariba Network. Jak zacząć? Twoje konto w Ariba Network zostało utworzone w twoim imieniu przez Unilever. Po otrzymaniu tej wiadomości, Ariba Network będzie kontaktować się z tobą w celu przedstawienia programu i zdefiniowania twoich ustawień w Ariba network. Jeśli nie otrzymasz wiadomości od Ariba lub chcesz przyspieszyć cała procedurę, napisz na adres e-invoicing@unilever.com, podając nazwę swojej firmy, aby uzyskać pierwszeństwo. Po zapisaniu ustawień otrzymasz od Ariba wiadomość Gotowość do przeprowadzania transakcji. Od tego momentu możesz zacząć wystawiać faktury dla Unilever. Co jeśli zapisałem się już do Ariba network? Jeżeli masz już konto w Ariba, zaloguj się, używając swoich danych do logowania i zarejestruj zgłoszenie z prośbą o dodanie Unilever do twojego konta jako nowego kupującego. Następnie Ariba zaktualizuje konto, aby umożliwić fakturowanie po dokonaniu weryfikacji przez Unilever. Czy fakturowanie przez Ariba Network stanowi wymóg prowadzenia interesów z UNILEVER? UNILEVER aktywnie wycofuje rozliczanie faktur papierowych, aby skorzystać z możliwości, jakie daje naszej firmie i naszym dostawcom fakturowanie elektroniczne. Jakie są korzyści związane z używaniem Ariba Network? Bezpieczne i gwarantowane przekazanie faktury - koniec ze zgubionymi fakturami Możesz sprawdzić status swojej faktury przez Internet - od momentu jej przekazania do opłacenia Krótszy czas rozliczania faktur - otrzymujemy twoje faktury szybciej, co oznacza, że możemy zapłacić ci w terminie Natychmiastowe sprawdzanie poprawności danych faktury- Mniej opóźnień związanych z brakującymi informacjami

6 Technologia formatowania danych any-to-any (jakikolwiek format zamieniany na jakikolwiek inny) - bez dodatkowego sprzętu komputerowego lub oprogramowania Większa przejrzystość rozliczania i lepsze zarządzanie przepływem gotówki dzięki całodobowemu dostępowi i raportowaniu 7 dni w tygodniu Zgodność z VAT - niezależnie od tego, skąd lub dokąd wysyłane są faktury Łatwy i tani sposób - wysyłaj faktury, kiedy chcesz Czy muszę instalować dodatkowy sprzęt lub oprogramowanie? Ariba Network jest systemem internetowym, dlatego jedyne, czego potrzebujesz, aby uzyskać dostęp do platformy e-fakturowania to przeglądarka i dostęp do Internetu. Czy będę musiał korzystać z tej usługi, jeśli obecnie płatności na moje konto wpływają terminowo? Korzystając z Ariba Network będziesz mieć pewność, że w dalszym ciągu będziemy płacić ci w terminie. Ponadto, w momencie, kiedy odbierzemy twoją fakturę, otrzymasz powiadomienie, wraz z informacją o statusie faktury. Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych? Wystarczy dostęp do Internetu i standardowa przeglądarka internetowa. Co się stanie, jeśli w dalszym ciągu będę przesyłać faktury papierowe? Od 01. października 2016 r. Unilever nie będzie już przyjmował żadnych faktur papierowych. Kiedy już zaczniesz przesyłać faktury przez Ariba Network, będziesz musiał zaprzestać przesyłania kopii papierowych. Jakie opcje związane z e-fakturowaniem oferuje Ariba dostawcom korzystającym z ich sieci? Przerzucanie zamówień (PO): Przerzucanie zamówień (PO) zostało stworzone dla firm, które otrzymują zamówienia (PO) przez Ariba. Możesz przerzucić zamówienie (PO) do faktury, aktualizując pewne dane w Ariba network. Portal lub sieć Ariba zapewniają bezpieczne połączenie i gwarantują dostawę faktury do klienta w ciągu kilku godzin. Zintegrowane Rozwiązanie: Zintegrowane Rozwiązanie zapewnia w pełni zautomatyzowany proces, w którym dane do faktury są pobierane bezpośrednio z systemów rozliczeniowych dostawców i dostarczane bezpośrednio do systemów finansowych klientów. Rozwiązanie CSV: Rozwiązanie CSV pozwala dostawcy na przesłanie wieli faktur za pośrednictwem plików oddzielanych przecinkiem. Zwykle korzysta się z niego, kiedy duży dostawca nie ma w danej chwili środków na wdrożenie Zintegrowanego Rozwiązania. Jak zintegrować mój system ERP [system planowania zasobów przedsiębiorstwa] z Ariba Network? Ariba Network umożliwia zintegrowanie twojego wewnętrznego systemu ERP w celu automatycznej wymiany dokumentów elektronicznych. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z poniższymi przewodnikami.

7 Specyfikacje techniczne, dokumentacje i przykłady: Integracja - przewodnik szybki start Integracja - kwestionariusz Przewodnik po transakcjach cxml NAMER Przewodnik po transakcjach EDIFACT NAMER Przewodnik po przesyłaniu faktur CSV NAMER Przejdź do aby znaleźć aktualną Instrukcję użytkowania cxml. Przewodnik Ariba po rozwiązaniu cxml można znaleźć w sekcji Dokumentacja produktu pod zakładką Pomoc na twoim koncie dostawcy. Testowanie integracji Wszyscy dostawcy dokonujący transakcji za pośrednictwem Ariba Network, korzystający z jednej z poniższych metod integracji, muszą przetestować z Unilever: Transakcje cxml Transakcje EDI Dowiedz się więcej o tworzeniu kont testowych w przewodniku po konfiguracji konta. Czy przesyłając faktury, możemy załączyć na Ariba dokumenty uzupełniające? A jeśli tak, to jak to zrobić? Wymogi dotyczące poświadczania faktur określane są przez miejscowego urzędnika dokonującego poświadczeń. W niektórych przypadkach do faktury należy dołączyć dokumentację uzupełniającą. Można ją przekazać tworząc plik elektroniczny, korzystając ze sterowników druku na swoim komputerze lub skanując dokument. Kiedy już dokumentacja uzupełniająca zostanie przesłana, w momencie przekazywania faktury do sieci Ariba, będzie ona dołączona na stałe do faktury elektronicznej i przesłana do urzędnika poświadczającego Unilever. Jakie koszty wiążą się z rejestracją w Ariba Network? Program członkowski dostawcy Ariba (SMP) pomaga dostawcy zmaksymalizować korzyści, jakie otrzymuje firma, łącząc funkcjonalności o wartości dodanej z usługami dopasowanymi do stopnia uczestnictwa dostawcy w Ariba Network. Program członkowski dostawcy zawiera dwa elementy: subskrypcję usługi transakcji sieciowej oraz subskrypcje pakietowe. Dostawcy, którzy dopiero rozpoczynają współpracę z Ariba Network, zwykle zaczynają przeprowadzać transakcje bezpłatnie, mimo że odbywa się to w oparciu o liczbę przeprowadzanych transakcji - zarówno z Unilever, jak i z innymi kupującymi w sieci Ariba - korzystanie z usługi może ostatecznie wiązać się z opłatami. Opłaty te zostaną naliczone przez Ariba i należy je uiścić na konto Ariba.

8 W przypadku wyższych poziomów subskrypcji, funkcje i korzyści ulegają rozszerzeniu, aby pomóc twojemu programowi handlu elektronicznego w osiągnięciu większej sprzedaży, we współpracy, automatyzacji i zróżnicowaniu konkurencyjnym. funkcjonalność o wartości dodanej narzędzia i szkolenia z zakresu zarządzania handlem katalog i rozwiązania z zakresu łączności wsparcie techniczne zasoby z zakresu zarządzania projektami Program członkowski dostawcy zawiera dwa elementy: opłatę za usługę transakcji sieciowej oraz opłaty za subskrypcję * Sprzedawcy mogą realizować transakcje bezpłatnie, jeżeli nie przekraczają 5 transakcji na pojedynczego klienta, o wartości USD lub więcej rocznie. ** Tylko 1,2% sprzedawców realizujących transakcje przekracza próg USD. Uwaga: Sprzedawcy korzystający z technologii cxml lub EDI i realizujący ponad 5 transakcji o wartości USD rocznie, automatycznie przechodzą na poziom subskrypcji $495 Premier lub wyższy Aby uzyskać więcej informacji na temat programu członkowskiego dostawcy Ariba oraz miejscowych cenach, odwiedź stronę internetową programu członkowskiego dostawcy lub sprawdź ten arkusz danych. Czy Unilever pokryje te opłaty? Unilever nie pokrywa żadnych opłat za dostawców. Badania benchmarkingowe wykazały, że przejście na e- fakturowanie wiąże się z najbardziej konkurencyjnymi kosztami zarządzania fakturami. Ariba Network pomoże ci wybrać najkorzystniejszą pod względem cenowym opcję dla twojej firmy, w oparciu o szacowane rozmiary, złożoność, ilość i częstotliwość wysyłanych faktur.

9 Czy wymów e-fakturowania dotyczy wszystkich podmiotów UNILEVER? E-fakturowanie dotyczy wszystkich krajów w Europie (z wyłączeniem Grecji), Ameryce Północnej (USA i Kanada) oraz w Łańcuchu Dostaw (UASCC i USCC). Czy warunki umów i zamówień (PO) obejmują obowiązkowe e-fakturowanie? Tak, do wszystkich warunków umów z dostawcami i zamówień (PO) zostanie wprowadzony zapis, aby od 1 października 2016 r. przesyłać wyłącznie faktury elektroniczne. Z kim w UNILEVER mogę się skontaktować? Wprowadzeniem e-fakturowania w imieniu UNILEVER będzie zarządzać Ariba Network. Aby przedstawić swoje pytania dotyczące Zintegrowanego Rozwiązania, należy w pierwszej kolejności skontaktować się Ariba Network. Jeżeli w Ariba Network nie będą w stanie udzielić odpowiedzi, można wówczas skontaktować się z zespołem ds. programu e-fakturowania Unilever: e-invoicing@unilever.com Wysłałem już trochę danych do faktury bezpośrednio do innych klientów; czy mogę przesłać faktury EDI/XML bezpośrednio do Unilever? Nie, jeżeli chodzi o Ariba, EDI i XML są jedynie formatami danych; możesz więc korzystać z preferowanego przez ciebie formatu, aby przekazywać Ariba dane. Unilever nie może przyjmować żadnych faktur elektronicznych bezpośrednio od dostawców (nawet jeśli dostawcy ci wymieniają już informacje w innych programach integrowania dostawców, takich jak e4us). Mam już narzędzie pozwalające na udostępnianie moim klientom faktur przez Internet - pozwalające im na przeglądanie obrazu faktury w Internecie. Czy mogę korzystać z tego narzędzia zamiast z Ariba Network? Nie, sieć Ariba gwarantuje, że dane, które przesyłasz, zostaną przekazane do systemu przetwarzania płatności Unilever (DCIW) i tam, gdzie to możliwe, zostaną połączone z zapisem o odbiorze towaru. Udostępnianie Unilever obrazu faktury lub opcji pobrania danych w ustalonym formacie nie spełnia tego wymogu. Czy Unilever będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Ariba Network? Ariba Network nie jest platformą płatniczą. Unilever będzie w dalszym ciągu korzystać ze swojego obecnego systemu przetwarzania płatności. Jak dokona się przejście z faktur papierowych na e-fakturowanie? Po wprowadzeniu twoich ustawień, kiedy będziesz już mógł dokonywać transakcji przez sieć, Ariba Network prześle ci powiadomienie o tym, że możesz już przesyłać faktury do naszego działu księgowości. Czy mogę przesyłać e-faktury za pośrednictwem Ariba Network wszystkim moim klientom? Kiedy już się zarejestrujesz, Ariba Network umożliwi ci przesyłanie e-faktur wszelkim innym klientom korzystającym z sieci.

10 Czy mogę przesyłać transakcje dla więcej niż jednego klienta w jednym pliku? W przypadku Zintegrowanego Rozwiązania/ rozwiązania CSV, Ariba Network akceptuje pliki z danymi w jakimkolwiek formacie, obejmujących dowolną liczbę klientów. Ariba Network uzgodni z tobą, w jaki sposób identyfikować każdego z klientów w twoim pliku z danymi, a następnie dostarczy każdą z transakcji odpowiedniemu klientowi. Moja organizacja planuje wkrótce zmienić swoje oprogramowanie do wystawiania faktur; czy powinienem wstrzymać się z tym przed rejestracją? Ariba Network akceptuje wszelkie formaty danych przychodzących, dlatego powinieneś dołączyć do sieci jak najszybciej i przesyłać swoje faktury już teraz, aby mieć pewność, że nie nastąpi przerwa w płatnościach. Możesz po prostu poinformować Ariba o tych zmianach, kiedy będziesz już mógł rozpocząć korzystanie ze swojego nowego oprogramowania. Tungsten dokona odpowiednich zmian bez wprowadzania przerw w przekazywania faktur. Czy mogę się skontaktować z zespołem wsparcia Ariba Network? Tak; poniżej wymienione sposoby kontaktowania się z zespołem wsparcia Ariba. Wsparcie w zakresie rejestracji lub konfiguracji Skontaktuj się z zespołem Ariba ds. optymalizacji dla dostawców w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z rejestracją, konfiguracją, opłatami, katalogami lub ogólnych pytań do Ariba Network. Dostawcy z EMEA i Azji: UnileverSupplierEnablement@ariba.com Dostawcy z Ameryki Północnej: UnileverSupplierEnablementNA@ariba.com o o o Wsparcie Post Go-Live (dla dostawców realizujących transakcje) Przejdź do lub wejdź na swoje konto. Kliknij link Centrum pomocy w prawym górnym rogu. Wyszukaj dowolny temat, który cię interesuje i kliknij Wsparcie Kliknij Uzyskaj pomoc przez telefon i uzupełnij formularz, aby uzyskać dostęp do numeru telefonu do helpdesku. Odzyskiwanie nazwy użytkownika i hasła Przejdź do i kliknij link Zapomniałem nazwy użytkownika lub Zapomniałem hasła w sekcji logowania. Po przekazaniu prośby o odzyskanie nazwy użytkownika/hasła, w celu ochrony danych twojej firmy, Ariba przekaże wiadomość na adres mailowy podany w Ariba Network. Kontakt z zespołem wsparcia ds. EDI/cXML Jeśli realizujesz transakcje zamówień (PO) dla Unilever przez EDI lub cxml, możesz uzyskać od Ariba pomoc bezpośrednią. Prześlij wiadomość do zespołu technicznego Ariba, na AskAribaTech@ariba.com. Ariba odpowie na twoją wiadomość bezpośrednio. Upewnij się, że w polu tematu wiadomości znajduje się wzmianka o Unilever.

11 Czy można uzyskać dodatkowe informacje na temat usługi Ariba Network? Tak. Sprawdź proszę stronę Warunki korzystania z sieci Ariba Network Zasady dotyczące danych Ujawnianie kwestii związanych z bezpieczeństwem Informacje prawne Czy Ariba Network udostępnia jakieś filmy instruktażowe, pomagające zrozumieć ten proces? Tak, kliknij w linki do filmów, znajdujące się poniżej. Filmy szkoleniowe z optymalizacji o Utwórz i skonfiguruj swoje konto dostawcy o Dokonuj transakcji w Ariba Network Wprowadzenie do konsoli współpracy sprzedających Tworzenie faktury w oparciu o zamówienie (PO)(Wprowadzenie) Tworzenie faktury (tematy zaawansowane) Gdzie w Ariba Network mogę znaleźć materiały edukacyjne dla dostawców Unilever? Poniższe przewodniki zawierają obowiązkowe instrukcje, jak również wskazówki dotyczące zarządzania twoim kontem Ariba Network przy przeprowadzaniu transakcji z Unilever: Przewodnik szybki start Przewodnik po rejestracji Przewodnik po konfiguracji konta (wersja EMEA/APAC, wersja NAMER) Przewodnik po fakturach (wersja EMEA/APAC, wersja NAMER) Przewodnik po programie członkowskim dostawcy (SMP)