PLAN PROMOCJI E-USŁUG GMINA SUŁOSZOWA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Wójta Gminy Sułoszowa nr 38/2015 z dnia 15 września 2015r. PLAN PROMOCJI E-USŁUG GMINA SUŁOSZOWA

2 SPIS TREŚCI 1. WPROWADZENIE 2. E-USŁUGI W URZĘDZIE GMINY SUŁOSZOWA 3. ZAŁOśENIA DO PLANU PROMOCJI E-USŁUG W GMINIE SUŁOSZOWA 4. DZIAŁANIA PROMOCYJNE

3 WPROWADZENIE Celem tworzenia e-administracji w zakresie działań urzędów jednostek samorządu terytorialnego, w tym urzędów gmin, jest zwiększenie efektywności działania administracji publicznej w zakresie świadczenia usług. Dzięki e-administracji następuje znaczne ułatwienie w dostępie do usług świadczonych te podmioty, uproszczenie w załatwianie spraw urzędowych, uzyskiwanie informacji na ich temat, śledzenie, na jakim etapie znajduje się realizacja naszej sprawy. E-usługi powodują równieŝ znaczne oszczędności w czasie po stronie klienta urzędu. E-usługa jest rozumiana jako usługa, która spełnia następujące warunki: jest świadczona w sposób częściowo lub całkowicie zautomatyzowany przez technologię informacyjną; jest realizowana w Internecie i za pośrednictwem Internetu; jest zindywidualizowana względem odbiorcy (personalizowana); strony świadczonej usługi znajdują się w róŝnych miejscach (usługa zdalna) WyróŜnia się pięć poziomów dojrzałości usług e-administracji publicznej w odniesieniu poziomu relacji urząd obywatel i obywatel - urząd poziom informacyjny urzędy publikują informacje w sieci WWW, a obywatele uzyskują potrzebne informacje przeglądając serwisy internetowe urzędów poziom interakcyjny obywatele komunikują się drogą elektroniczną z pojedynczymi urzędami, ale urzędy niekoniecznie komunikują się z nimi drogą elektroniczną, poziom transakcyjny obywatele komunikują się drogą elektroniczną z pojedynczymi urzędami, a urzędy równieŝ elektronicznie im odpowiadają, poziom integracyjny portale internetowe udostępniają informacje z róŝnych urzędów i umoŝliwiają realizację relacji na poziomie transakcyjnym.

4 Rozwój e- usług w ramach administracji publicznej jest jednym z priorytetów w polityce Unii Europejskiej. Jako cel postawiono załoŝenie, Ŝe w 2015 r. połowa obywateli Unii Europejskiej i 80 proc. firm będzie korzystało z e-administracji. Od grudnia 2010 r. Komisja Europejska i władze państw członkowskich pracowały nad rozszerzaniem i poprawą usług w ramach unijnego planu działań na rzecz e-administracji. Wprawdzie administracja elektroniczna w Unii Europejskiej działa coraz lepiej, ale z badań przeprowadzonych przez Komisję Europejską wynika, Ŝe oczekiwania mieszkańców państw członkowskich są w tym zakresie znacznie większe. Kraje członkowskie przez cały czas mogą wspierać rozwój e-administracji z unijnych funduszy. Według danych Komisji Europejskiej, obecnie blisko połowa obywateli Unii Europejskiej posługuje się Internetem. Głównie dotyczy to takich obszarów jak: poszukiwanie pracy, składanie deklaracji podatkowych, zgłaszanie narodzin dziecka, składanie wniosków o paszport, korzystanie z bibliotek publicznych. 80% obywateli twierdzi, Ŝe korzystanie z e- usług oferowanych przez administrację publiczną pozwala zaoszczędzić czas, 76% uwaŝa, Ŝe są one wygodną formą kontaktu klienta z urzędem, a 62%. twierdzi, Ŝe dzięki nim wydaje mniej pieniędzy. Ze sprawozdania Komisji Europejskiej za 2012 r. wynika, Ŝe Polska jest w tyle, jeśli chodzi o odsetek obywateli uŝywających Internetu do kontaktów z administracją publiczną (ok. 30%). Natomiast w przypadku najbardziej zaawansowanych pod tym względem krajów odsetek ten wyniósł ok. 60% (np. Dania, Wielka Brytania, Szwecja i Finlandia). Polska znajduje się bliŝej średniej pod względem dostępności przez Internet takich usług jak: szukanie pracy, zakładanie przedsiębiorstwa i zapisy na uczelnie (ponad 70%). Warto równieŝ zauwaŝyć, Ŝe rozwinięta na wysokim poziomie e-administracja moŝe być waŝną gałęzią gospodarki np. w Wielkiej Brytanii stanowi ona ok. 1%. brytyjskiego PKB (ok. 15 mld funtów rocznie).

5 E-USŁUGI W URZĘDZIE GMINY SUŁOSZOWA W ramach realizacji projektu JuŜ dzisiaj urzędy jutra w Małopolsce Urząd Gminy w Sułoszowej wprowadza e-usługi w zakresie: 1. Wniosek o dopisanie do spisu wyborców 2. Wniosek o zwrot podatku akcyzowego dla rolników zawartego w cenie oleju napędowego 3. Deklaracja na podatek od środków transportowych 4. Deklaracja na podatek rolny 5. Wniosek o zajęcie pasa drogowego w celu prowadzenia robót 6. Deklaracja o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi 7. Wniosek o rozłoŝenie na raty z tytułu opłat za wodę i ścieki 8. Udostępnienie informacji publicznej na wniosek 9. Wydanie zaświadczenia w sprawach podatkowych 10. Zezwolenie na zajęcie pasa drogowego lub terenu będącego własnością gminy w celu umieszczenia urządzenia obcego lub reklamy ZAŁOśENIA DO PLANU PROMOCJI E-USŁUG W GMINIE SUŁOSZOWA Celem stworzenia planu promocji e-usług w Gminie Sułoszowa jest zachęcenie mieszkańców Gminy do korzystania z tej formy świadczenia usług przez Urząd Gminy poprzez popularyzację e-administracji oraz podnoszenie wiedzy na jej temat wśród mieszkańców Gminy, w okresie dwóch lat po zakończeniu projektu JuŜ dzisiaj urzędy jutra w Małopolsce.

6 Dobór adresatów działań promocyjnych został oparty na załoŝeniu, Ŝe e-administracja to obszar, który w najbliŝszych latach będzie rozwijał się w sposób dynamiczny. Coraz więcej spraw w kontaktach z urzędem, w tym Urzędem Gminy, będzie moŝna załatwiać przez Internet. Jednak powszechność świadczenia usług przez administrację publiczną w tej formie, to w większym stopniu sprawa nieodległej przyszłości kilku lat, niŝ dnia dzisiejszego. Dlatego przyjęto załoŝenie, Ŝe działania promocyjne powinny obejmować przede wszystkim te grupy docelowe, które z jednej strony, niedawno stały się samodzielnymi klientami administracji na szczeblu gminy lub dopiero taką aktywność podejmą w przyszłości, z drugiej zaś korzystają na co dzień z Internetu (osoby w wieku lata; młodzieŝ gimnazjalna i ostatnie klasy szkoły podstawowej).

7 GRUPA I UCZNIOWIE GRUPA II NAUCZYCIELE GRUPA III RODZICE DZIADKOWIE GRUPA IV OSOBY LATA

8 Taki dobór grupy docelowej działań promocyjnych znajduje uzasadnienie w badaniach dotyczących wykorzystania narzędzi informatycznych, w tym Internetu w Polsce. Jak wynika z badań CBOS czynnikiem, który najsilniej determinuje korzystanie z Internetu jest wiek. Z sieci korzystają niemal powszechnie Polacy w wieku lata (93%), zdecydowana większość osób mających od 25 do 45 lat (88%), a takŝe większość osób w wieku lat (76%). Liczba uŝytkowników Internetu spada wraz z wiekiem. Spośród osób mających od 55 do 64 lat to juŝ jedynie dwie piąte (40%), a wśród najstarszych badanych (65+) - zaledwie, 11%. Wprawdzie jako kolejny czynnik decydujący o korzystaniu z Internetu naleŝy wymienić wykształcenie, jednak w odniesieniu do grupy osób z najniŝszym wykształceniem nie ma on zastosowania do osób z wykształceniem gimnazjalnym, które z racji wieku na ogół zaliczają się do internautów. Przy wyborze jako grupy docelowej uczniów, naturalne jest objęcie działaniami promocyjnymi nauczycieli, jako tej grupy, która ze względu na swoje kompetencje, jak i funkcje społeczne, będzie w dłuŝszej perspektywie promowała wśród uczniów e- usługi świadczone przez Urząd Gminy. W czterech szkołach podstawowych i jednym gimnazjum uczy się niemal 600 dzieci. Kolejną grupę docelową stanowią rodzice/dziadkowie uczniów gimnazjum oraz 5 i 6 klasy szkoły podstawowej. Dla tej grupy docelowej funkcję osób promujących korzystanie z e-usług w kontakcie z Urzędem Gminy będą ich dzieci/wnuki. W gminie mieszka około 5800 osób, z czego 3,5 tys. to osoby w wieku produkcyjnym, a niewiele ponad 1 tys. to osoby, które weszły w wiek poprodukcyjny. Działania promocyjne wykorzystują przede wszystkim dostępne dla gminy narzędzia. Gminę zamieszkuje niecałe 6 tys. osób, a roczny budŝet gminy to około 20 mln. W planie promocji wykorzysta róŝne narzędzia, od tablic informacyjnych, poprzez lekcje w szkołach, współdziałania z sołtysami, aŝ po współpracę z lokalnymi sklepami.

9 DZIAŁANIA PROMOCYJNE zgodnie z załączonym kalendarzem promocji

10 ROK KALENDARZ PROMOCJI GMINY SUŁOSZOWA Miesiąc styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień Tydzień DZIAŁANIE I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał Komentarz stworzenie spójnego komunikatu i informacji o e-usługach instrukcja obsługi e-usług na stronie głównej 2015 wykorzystanie tablic ogłoszeń w Urzędzie Gminy i na terenie Gminu cykliczne imprezy plenerowe regularna aktualizacja piknik rodzinny czerwiec, doŝynki ostatnia niedziela sierpnia, Święto Niepodległości - 11 listopada; inforacje o e-usługach podczas zajęć z WOS dotyczacych roli samorządu przeprowadzenie lekcji z informatyki na temat e- usług 5,6 klasa szkoły podstawowej, 1-3 gimnazjów informacje o e-usługach podczas zebrań rodziców Ośrodek Kultury i biblioteka zajęcia zakładania profilu zaufanego współpraca z sołtysami promocja e-usług podczas roznoszenia decyzji podatkowych, opłat śmieciowych, nakazów płatniczych; wykorzystanie spotkań wiejskich; ulotki, plakaty w nowych gablotach we wsiach sklepy jako miejsca dystrybucji ulotek i plakatów termin do ustalenia - raz w roku 6 sklepów - raz na kwartał ulotki roznoszone przez inkasenta opłat za wodę raz na pół roku artykuły prasowe powstające przy wspólpracy z innymi partrnerami projektu raz na kwartał wykorzystanie tablic ogłoszeń w Urzędzie Gminy i na terenie Gminu regularna aktualizacja 2016 cykliczne imprezy plenerowe Ośrodek Kultury i biblioteka zajęcia zakładania profilu zaufanego współpraca z sołtysami promocja e-usług podczas roznoszenia decyzji podatkowych, opłat śmieciowych, nakazów płatniczych; wykorzystanie spotkań wiejskich; ulotki, plakaty w nowych gablotach we wsiach sklepy jako miejsca dystrybucji ulotek i plakatów ulotki roznoszone przez inkasenta opłat za wodę artykuły prasowe powstające przy wspólpracy z innymi partrnerami projektu piknik rodzinny czerwiec, doŝynki ostatnia niedziela sierpnia, Święto Niepodległości - 11 listopada; informacja o e-usługach podczas zajęć z WOS na temat roli samorządów przeprowadzenie lekcji z informatyki na temat e- usług 5,6 klasa szkoły podstawowej, 1-3 gimnazjów informacje o e-usługach podczas zebrań rodziców częstotliwość do ustalenia 6 sklepów - raz na kwartał raz w roku raz na kwartał wykorzystanie tablic ogłoszeń w Urzędzie Gminy i na terenie Gminu regularna aktualizacja cykliczne imprezy plenerowe piknik rodzinny czerwiec, doŝynki ostatnia niedziela sierpnia, Święto Niepodległości - 11 listopada; informacja o e-usługach podczas zajęć z WOS na temat roli samorządów przeprowadzenie lekcji z informatyki na temat e- usług 5,6 klasa szkoły podstawowej, 1-3 gimnazjów informacje o e-usługach podczas zebrań rodziców Ośrodek Kultury i biblioteka zajęcia zakładania profilu zaufanego współpraca z sołtysami promocja e-usług podczas roznoszenia decyzji podatkowych, opłat śmieciowych, nakazów płatniczych; wykorzystanie spotkań wiejskich; ulotki, plakaty w nowych gablotach we wsiach sklepy jako miejsca dystrybucji ulotek i plakatów ulotki roznoszone przez inkasenta opłat za wodę artykuły prasowe powstające przy wspólpracy z innymi partrnerami projektu częstotliwość do ustalenia 6 sklepów - raz na kwartał raz w roku raz na kwartał sklepy jako miejsca dystrybucji ulotek i plakatów 6 sklepów - raz na kwartał