Załącznik nr 1 do Postanowienia Nr 24/2012 Dyrektora Oddziału Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz Spółki PGE GiEK S.A. z dnia r.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Postanowienia Nr 24/2012 Dyrektora Oddziału Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz Spółki PGE GiEK S.A. z dnia r. INSTRUKCJA systemu rejestracji wejść i wyjść oraz kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz 1

2 Spis treści Przedmiot Instrukcji 3 Rozdział 1 Postanowienia ogólne. 3 System kontroli dostępu 4 Godziny pracy w Oddziale 5 Szczególna ochrona pomieszczeń 5 Rozdział 2 Ruch osobowy. 7 Wstęp na teren Oddziału na podstawie karty identyfikacyjnej 7 Rodzaje kart identyfikacyjnych 8 Wstęp na teren Oddziału bez kart identyfikacyjnej 10 Zasady korzystania z kart identyfikacyjnych 10 Zasady rejestracji wejść i wyjść 13 Zasady rozliczania wejść i wyjść 13 Procedura generowania danych z systemu ACCARD 14 Zasady kontroli dostępu 16 Rozdział 3 Ruch składników majątkowych. 17 Rodzaje dokumentów w ruchu składników majątkowych. 17 Zasady wystawiania i kontroli dokumentów dotyczących ruchu składników majątkowych stanowiących własność Oddziału 18 Zasady wystawiania i kontroli dokumentów dotyczących składników majątkowych stanowiących własność firm obcych 22 Zaświadczenia jednorazowe. 23 Zaświadczenia stałe. 24 Rozdział 4 Zasady dysponowania kluczami oraz plombownicami i referentkami od pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie oraz pozostałych pomieszczeń Oddziału oraz postępowania w przepadku kradzieży mienia lub włamania. 25 Procedura postępowania w przypadku kradzieży lub włamania 28 Rozdział 5 Postanowienia końcowe. 29 2

3 Przedmiot Instrukcji. Instrukcja systemu rejestracji wejść i wyjść oraz kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. - Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz zwana dalej Instrukcją określa zasady rejestracji i rozliczania wejść i wyjść pracowników Oddziału, kontroli dostępu na teren Oddziału przez jego pracowników i firm obcych, wydawania i kontroli dokumentów w zakresie ruchu składników majątkowych wwożonych (wnoszonych) i wywożonych (wynoszonych) z terenu Oddziału, sposobu i organizacji ochrony pomieszczeń, w tym podlegających szczególnej ochronie oraz zasad postępowania w przypadku kradzieży lub włamania. Rozdział 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Przez użyte w Instrukcji pojęcia należy rozumieć: 1) Oddział PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. - Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz; 2) teren Oddziału - obiekty siedziby Dyrekcji Oddziału i komórek organizacyjnych zlokalizowanych przy ulicy Energetycznej oraz obiekty EC I, EC II i EC III; 3) określony obszar Oddziału część terenu Oddziału, na który dana osoba ma upoważnienie do wejścia; 4) obiekty chronione obiekty podlegające ochronie przez służbę ochrony lub zabezpieczenie elektroniczne; 5) służba ochrony Wewnętrzna Służba Ochrony (WSO) lub inna Specjalistyczna Uzbrojona Formacja Ochrony (SUFO), z którą zawarto umowę ochrony określonego obiektu Oddziału; 6) pracownik Oddziału pracownik PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. - Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz; 7) pracownik firmy obcej pracownik firmy obcej zlokalizowanej, dzierżawiącej lub wynajmującej obiekt na terenie Oddziału lub wykonującej prace na rzecz Oddziału na jego terenie; 8) terminal urządzenie do rejestracji wejść i wyjść wyposażone w czujnik zbliżeniowy kart, klawiaturę oraz wyświetlacz; 9) elektroniczna karta identyfikacyjna zwana dalej kartą identyfikacyjną karta identyfikacyjna umożliwiająca wejście i wyjście z terenu Oddziału; 3

4 9) aktywacja karty identyfikacyjnej zidentyfikowanie karty identyfikacyjnej w systemie ACCARD oraz przyznanie upoważnienia danej osobie do wstępu na określony obszar Oddziału; 10) dezaktywacja karty identyfikacyjnej wyrejestrowanie karty identyfikacyjnej z systemu ACCARD; 11) kołowrót, bramka urządzenia systemu kontroli dostępu, weryfikujące uprawnienia danej osoby do wejścia na określony obszar Oddziału, wyposażone w czytnik karty identyfikacyjnej, 12) spóźnienie sporadyczne spóźnienie wynikające z przyczyn losowych. 2. System kontroli dostępu 1. W Oddziale obowiązuje elektroniczny system kontroli dostępu na teren Oddziału, zwany dalej systemem kontroli dostępu. 2. System kontroli dostępu: 1) weryfikuje uprawnienia do wejścia na teren Oddziału i rejestruje, przez który kołowrót lub bramkę nastąpiło wejście; 2) rejestruje wejścia i wyjścia, ilość osób wraz z ich identyfikacją oraz czas ich przebywania na terenie Oddziału; 3) nadzoruje ruch osób w określonych obszarach Oddziału poprzez zarejestrowanie wejścia i wyjścia z tych obszarów; 4) zbiera i archiwizuje dane zarówno wejść i wyjść pracowników Oddziału, jak i kontroli dostępu oraz umożliwia wykonanie raportów bieżących i okresowych. 3. Urządzenia systemu kontroli dostępu są zainstalowane w następujących obiektach: 1) kołowroty: a) wartownia EC I; b) wartownia EC II; 2) bramki budynek siedziby Dyrekcji Oddziału. 4. Terminale zainstalowane są w następujących obiektach: 1) wartownia EC I; 2) wartownia EC II; 3) budynek nastawni EC III; 4) budynek siedziby Dyrekcji Oddziału; 5) hol Działu Ochrony Środowiska/Laboratorium oraz Działu IT; 6) Pompownia Wody Surowej; 7) Pompownia Wody Powrotnej. 4

5 3. Godziny pracy w Oddziale 1. Pracownicy zatrudnieni w Oddziale pracują w następujących godzinach: 1) pracownicy zatrudnieni w systemie podstawowym - praca jednozmianowa: a) lub b) na indywidualne wnioski pracownicy mogą rozpoczynać pracę między godz a 8.00 i kończyć po 8 godzinach od rozpoczęcia, czyli między a 16.00; 2) pracownicy zatrudnieni w systemie podstawowym - praca trzyzmianowa: a) I zmiana , b) II zmiana , c) III zmiana , 3) pracownicy zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy: a) I zmiana , b) II zmiana Rejestracja przybycia i wyjścia oraz wszelkich wejść i wyjść w godzinach pracy odbywa się przy użyciu karty identyfikacyjnej. 4. Szczególna ochrona pomieszczeń 1. Pomieszczenia podlegające szczególnej ochronie to pomieszczenia: 1) w których przechowywane są dokumenty mające istotne znaczenie dla interesu Oddziału, w szczególności stanowiące Tajemnicę Spółki lub materiały oznaczone klauzulą tajności w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych; 2) zawierające znaczne składniki majątkowe; 3) w których znajdują się materiały łatwopalne, wybuchowe, trujące lub inne pomieszczenia wymagające takiej ochrony. W tym przypadku o zaliczeniu pomieszczenia do pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie decyduje kierownik komórki organizacyjnej nadzorującej to pomieszczenie. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do sporządzania i bieżącej aktualizacji Wykazu pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie, który po uzgodnieniu z Szefem Ochrony i Kierownikiem Działu Bezpieczeństwa zostaje zatwierdzony przez właściwego Dyrektora Pionu lub Głównego Inżyniera. 3. Wykaz pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Instrukcji, w 2 egzemplarzach z przeznaczeniem dla: 1) kierownika danej komórki organizacyjnej; 5

6 2) Kierownika Działu Bezpieczeństwa. 4. Szczególna ochrona pomieszczeń polega na: 1) zaopatrzeniu drzwi pomieszczenia usytuowanego wewnątrz budynku w co najmniej jeden certyfikowany zamek patentowy; 2) w przypadku pomieszczeń magazynowych, których drzwi lub brama usytuowana jest w stronę otwartego terenu - w co najmniej dwa certyfikowane zamki oraz dodatkowo w kłódkę i zewnętrzną plombę metalową lub plombę z wzorem odciśniętej referentki; 3) czytelnym wymalowaniu z prawej strony na wysokości zamka numeru referentki lub plombownicy na drzwiach (bramie), o których mowa w pkt 2; 4) kontroli przez opuszczającego pomieszczenie po zakończeniu pracy, zamknięcia drzwi, okien, mebli biurowych, wyłączeniu komputerów i innych odbiorników energii elektrycznej z wyjątkiem pracujących w systemie całodobowym oraz sprawdzeniu zachowania warunków wynikających z przepisów p.poż., 5) zabezpieczeniu kluczy i plombownicy przez upoważnionego pracownika danej komórki organizacyjnej po zakończeniu pracy w specjalnym woreczku i zaplombowaniu go referentką; 6) zdawaniu i pobieraniu kluczy i plombownicy tylko przez upoważnionych pracowników wyszczególnionych w Wykazie pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy, znajdującej się na posterunkach służby ochrony właściwych dla danego obszaru i zlokalizowanych : a) przy wejściu głównym na teren EC II, b) w siedzibie Dyrekcji Oddziału, c) przy wejściu głównym na teren EC I, d) w pomieszczeniu operatora nastawni elektrycznej w EC III, 7) zewnętrznej kontroli zabezpieczenia pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie po zakończeniu pracy przez pracowników służby ochrony, a w przypadku EC III przez operatora nastawni elektrycznej; 8) interweniowaniu i informowaniu właściwych przełożonych przez służbę ochrony lub DIR w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zabezpieczenia pomieszczenia; 9) przechowywaniu w woreczkach zaplombowanych przez kierowników komórek organizacyjnych kompletu zapasowych kluczy od pomieszczeń usytuowanych: a) w siedzibie Dyrekcji Oddziału i komórkach organizacyjnych przy ulicy Energetycznej na posterunku przy wejściu głównym do siedziby Dyrekcji Oddziału, b) w EC I i EC II w pomieszczeniu DIR, c) w EC III w pomieszczeniu operatora nastawni elektrycznej. 6

7 5. 1. Wnoszenie na teren Oddziału materiałów wybuchowych, toksycznych, odurzających, narkotyków, alkoholu itp. jest zabronione. 2. Zabrania się wykonywania zdjęć i filmów na terenie Oddziału, z wyjątkiem wykonywanych przez: 1) pracowników Oddziału do celów służbowych na podstawie wniosku kierownika komórki organizacyjnej, pozytywnie zaopiniowanego przez Dyrektora Oddziału, Dyrektorów Pionu lub Głównych Inżynierów, przekazanego odpowiednio wcześniej Szefowi Ochrony, 2) dziennikarzy, fotoreporterów, zorganizowanych grup oraz pracowników firm obcych na podstawie zezwolenia, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji. 3. Wynoszenie dokumentów stanowiących Tajemnicę Spółki lub oznaczonych klauzulą tajności może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą Dyrektora Oddziału. 4. Wydawanie kart identyfikacyjnych w zakresie ruchu osobowego i dokumentów w zakresie ruchu składników majątkowych oraz przepustek na wjazd do obiektu powinno zabezpieczyć Oddział przed: 1) dostaniem się na jego teren osób i pojazdów nieupoważnionych; 2) kradzieżą mienia lub jego dewastacją. 5. W przypadku wykonywania na terenie Oddziału robót przez firmy obce wykonawca zobowiązany jest podporządkować ruch osobowy i ruch składników majątkowych przepisom wynikającym z niniejszej Instrukcji. 6. Zakres zadań i uprawnień pracowników służby ochrony określają Plany ochrony uzgodnione z Komendantem Wojewódzkim Policji. 7. Służba ochrony pełniona jest całodobowo. Rozdział 2 RUCH OSOBOWY 6. Wstęp na teren Oddziału na podstawie karty identyfikacyjnej 1. Wstęp na teren Oddziału, za wyjątkiem EC III, następuje na podstawie karty identyfikacyjnej, która identyfikuje w systemie kontroli dostępu daną osobę jako upoważnioną do wejścia na określony obszar Oddziału. 2. W systemie kontroli dostępu nadawane są pracownikom Oddziału i firm obcych następujące uprawnienia do wejścia i wyjścia z określonego obszaru Oddziału: 1) terenu EC I; 7

8 2) terenu EC II; 3) budynku siedziby Dyrekcji Oddziału. 3. Uprawnienia, o których mowa w ust. 2, dla pracowników Oddziału i firm obcych aktywuje Wydział HR na wniosek bezpośredniego przełożonego pracownika. W przypadku: 1) zmiany stanowiska lub przejścia pracownika do innej komórki organizacyjnej Wydział HR zmienia nadane uprawnienia w systemie kontroli dostępu, 2) konieczności załatwienia spraw służbowych lub osobistych przez pracownika, który nie ma uprawnienia do wejścia do budynku siedziby Dyrekcji Oddziału, pracownik służby ochrony umożliwia mu wejście poprzez otwarcie bramki, po uprzednim dokonaniu wpisu danych pracownika, na podstawie imiennej karty identyfikacyjnej w Rejestrze wejść i wyjść. 7. Rodzaje kart identyfikacyjnych 1. W Oddziale obowiązują następujące rodzaje kart identyfikacyjnych: 1) dla pracowników Oddziału: a) stała ze zdjęciem, b) zastępcza bez zdjęcia, 2) dla pracowników MEGAZEC Sp. z o.o. ze zdjęciem; 3) dla pracowników pozostałych firm obcych bez zdjęcia; 4) dla gości bez zdjęcia; których wzory stanowią załączniki nr 3-7 do Instrukcji. 2. Karty identyfikacyjne, o których mowa w ust. 1 pkt 1b, 3 i 4 są ważne tylko z aktualnym dowodem tożsamości. 3. Karty identyfikacyjne, o których mowa w ust. 1 pkt 1b i 4, wydawane są przez pracowników służby ochrony, natomiast pozostałe karty wydaje Wydział HR za pisemnym pokwitowaniem. 4. Karty identyfikacyjne przeznaczone dla gości wydawane są dla: 1) funkcjonariuszy Państwowej Staży Pożarnej, inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy, Państwowej Inspekcji Sanitarnej, funkcjonariuszy Policji oraz innych osób uprawnionych do kontroli Oddziału; 2) przedstawicieli firm współpracujących lub nawiązujących współpracę; 3) innych osób załatwiających sprawy służbowe na terenie Oddziału po uprzednim otrzymaniu zlecenia telefonicznego od Dyrektora Oddziału, Dyrektorów Pionów, Głównych Inżynierów lub kierowników komórek organizacyjnych, do których dana 8

9 osoba się udaje. Po wydaniu karty identyfikacyjnej za wprowadzenie i odprowadzenie gościa z terenu lub obiektu Oddziału odpowiada wyznaczony pracownik komórki organizacyjnej przyjmującej interesanta. 4) uczniów i studentów odbywających praktyki na terenie Oddziału; 5) pracowników firm obcych wykonujących pomiary lub krótkotrwałe usługi trwające do 1 miesiąca, zgodnie z wykazem przekazanym przez Wydział HR Szefowi Ochrony lub d-cy zmiany służby ochrony; 6) pracowników MEGAZEC Sp. z o.o. i pozostałych firm obcych jako karty zastępcze na podstawie wykazu imiennego, opracowanego i uaktualnianego przez właściwego inspektora nadzoru lub innego przedstawiciela Oddziału i przekazanego Szefowi Ochrony lub d-cy zmiany służby ochrony; 7) osób prywatnych, wjeżdżających na teren EC II w celu naprawy prywatnego pojazdu samochodowego, na podstawie okazania pracownikowi służby ochrony otwartego Zlecenia naprawy wystawionego przez upoważnionego pracownika MEGAZEC Sp. z o.o. 5. Karty identyfikacyjne dla pracowników Oddziału wydawane są na czas ich zatrudnienia w Oddziale na podstawie zawartej umowy o pracę. 6. Karty identyfikacyjne dla pracowników wszystkich firm obcych wydawane są na okres do 12 miesięcy w roku kalendarzowym, po uprzednim odbyciu instruktażu w zakresie bhp, ochrony środowiska i p.poż., i mogą podlegać przedłużeniu na okres następny, na podstawie wniosku złożonego przez firmę obcą w Wydziale HR według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do Instrukcji. 7. Każdy pracownik z chwilą otrzymania karty identyfikacyjnej zobowiązany jest do umieszczenia jej na odzieży w widocznym miejscu i poruszania się z nią po terenie Oddziału. 8. Zastępczą kartę identyfikacyjną i kartę identyfikacyjną dla gościa należy oddać pracownikowi służby ochrony wychodząc z terenu Oddziału. 9. Pracownik służby ochrony każde wydanie i zwrot: 1) zastępczej karty identyfikacyjnej dla pracowników Oddziału odnotowuje w Wykazie wydanych zastępczych elektronicznych kart identyfikacyjnych ; 2) karty identyfikacyjnej dla gościa odnotowuje w Wykazie wydanych elektronicznych kart identyfikacyjnych dla gości, których wzory stanowią załączniki nr 9 i 10 do Instrukcji. 10. Wykaz, o którym mowa w ust. 9 pkt 1 pracownik służby ochrony sporządza w 2 egzemplarzach z przeznaczeniem dla: 1) Wydziału HR; 9

10 2) służby ochrony. Pracownik służby ochrony przekazuje wykaz do Wydziału HR następnego dnia roboczego, po dniu na jaki jest on sporządzony, a Wydział HR wprowadza do systemu ACCARD godziny wejścia i wyjścia pracowników, zarejestrowane przez system ACCARD na wydanych zastępczych kartach identyfikacyjnych. 11. Wykaz, o którym mowa w ust. 9 pkt 2 pracownik służby ochrony sporządza w 1 egzemplarzu i w razie potrzeby udostępnia do wglądu pracownikom Wydziału HR. 12. Wszystkie karty identyfikacyjne stanowią własność Oddziału. 13. Karty identyfikacyjne dla pracowników Oddziału i firm obcych są drukowane przez Dział IT, natomiast aktywowane przez Wydział HR we współpracy z Działem IT. 14. Pod rygorem kar określonych w Regulaminie Pracy zabrania się udostępniania karty identyfikacyjnej osobom trzecim oraz wszelkiego jej niszczenia i użytkowania niezgodnie z przeznaczeniem. 8. Wstęp na teren Oddziału bez karty identyfikacyjnej 1. Do wejścia (wjazdu) na teren Oddziału w asyście służby ochrony bez karty identyfikacyjnej, na podstawie okazanej legitymacji służbowej mają prawo: 1) służby ratownicze biorące udział w akcjach ratowniczych; 2) funkcjonariusze policji, prokuratury i innych uprawnionych organów udający się na miejsce zdarzenia, o którym mowa w pkt Dyrektorzy Pionów mają prawo wprowadzić na teren Oddziału towarzyszące im osoby, jeżeli uznają za stosowne zwolnienie ich z obowiązku pobrania karty identyfikacyjnej dla gościa. 3. Wstęp na teren Oddziału w celu zwiedzania obiektów Oddziału jest dozwolony przy udziale wyznaczonego pracownika Oddziału i przy grupach zorganizowanych opiekuna ze strony instytucji zewnętrznej na podstawie pisemnego zezwolenia, o którym mowa w 5 ust. 2 pkt Zasady korzystania z kart identyfikacyjnych 1. Pracownicy zobowiązani są do rejestrowania swojego wejścia lub wyjścia kartą identyfikacyjną na terminalach. 2. Osoby zamierzające wejść na teren Oddziału zobowiązane są posiadać przy sobie kartę identyfikacyjną, a w przypadku nie posiadania karty identyfikacyjnej - dokument 10

11 tożsamości, na podstawie którego zostanie wydana karta identyfikacyjna zastępcza lub dla gościa. 3. Wejście na określony obszar Oddziału jest możliwe po uprzednim zidentyfikowaniu przez czytnik kołowrotu lub bramki danej osoby jako upoważnionej do wejścia na ten obszar W przypadku, gdy wchodzący na teren Oddziału pracownik zapomni kartę identyfikacyjną: 1) zgłasza ten fakt pracownikowi służby ochrony, który wystawia za pokwitowaniem odbioru zastępczą kartę identyfikacyjną; 2) po zakończeniu pracy oddaje zastępczą kartę identyfikacyjną za pokwitowaniem pracownikowi służby ochrony. 2. W przypadku, gdy wchodzący na teren Oddziału pracownik zagubi kartę identyfikacyjną: 1) zgłasza ten fakt w Wydziale HR celem dezaktywacji zagubionej karty identyfikacyjnej, składając jednocześnie wypełnione oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 11 do Instrukcji; 2) pobiera za pokwitowaniem zastępczą kartę identyfikacyjną na dany dzień pracy u pracownika służby ochrony; 3) po zakończeniu pracy oddaje zastępczą kartę identyfikacyjną za pokwitowaniem pracownikowi ochrony. 3. W przypadku, gdy wchodzący na teren Oddziału pracownik firmy obcej zapomni kartę identyfikacyjną: 1) zgłasza ten fakt pracownikowi służby ochrony, który po sprawdzeniu w wykazie pracowników firm obcych upoważnionych do przebywania na określonym terenie Oddziału uprawnień danej osoby do wejścia, wystawia za pokwitowaniem zastępczą kartę identyfikacyjną (karta dla gości); 2) po zakończeniu pracy oddaje zastępczą kartę identyfikacyjną za pokwitowaniem pracownikowi służby ochrony. 4. W przypadku, gdy wchodzący na teren Oddziału pracownik firmy obcej zagubi kartę identyfikacyjną: 1) zgłasza ten fakt osobiście lub za pośrednictwem swojego pracodawcy w Wydziale HR Oddziału celem dezaktywacji zagubionej karty identyfikacyjnej, przekazując jednocześnie wypełnione oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do Instrukcji, 2) zgłasza ten fakt pracownikowi służby ochrony, który po sprawdzeniu w wykazie pracowników firm obcych upoważnionych do przebywania na określonym terenie 11

12 Oddziału uprawnień danej osoby do wejścia, wystawia za pokwitowaniem zastępczą kartę identyfikacyjną (karta dla gości), 3) po zakończeniu pracy oddaje zastępczą kartę identyfikacyjną za pokwitowaniem pracownikowi służby ochrony Każdy pracownik Oddziału otrzymuje dwie pierwsze stałe karty identyfikacyjne bezpłatnie, a następne odpłatnie. 2. Wydanie każdej następnej karty identyfikacyjnej pracownikowi Oddziału następuje po uprzednim uiszczeniu przez niego opłaty w wysokości 50 zł + 23% VAT tytułem pokrycia kosztów wydruku karty identyfikacyjnej. Z obciążenia w/wym. kosztami zwolnieni są pracownicy w przypadku, gdy karta identyfikacyjna: 1) została skradziona, jeśli potwierdzą ten fakt odpowiednimi dokumentami wystawionymi przez właściwe dla sprawy instytucje (np. Policję, Prokuraturę itp.); 2) wskazuje na zużycie eliminujące jej dalszą eksploatację. 3. Wydział HR przekazuje do Działu Sprzedaży wniosek o wystawienie faktury z tytułu opłaty za kartę identyfikacyjną, o której mowa w ust Pracownik przy odbiorze w Wydziale HR karty identyfikacyjnej okazuje dowód wpłaty do kasy Oddziału. 5. W przypadku odnalezienia zagubionej karty identyfikacyjnej pracownik zobowiązany jest przekazać ją niezwłocznie do Wydziału HR 6. W przypadku zniszczenia karty identyfikacyjnej w stopniu eliminującym ją z dalszego użytkowania należy postępować zgodnie z postanowieniami 10 ust W przypadku rozwiązania umowy o pracę każdy pracownik Oddziału zobowiązany jest zdać kartę identyfikacyjną do Wydziału HR. 8. Z chwilą rozwiązania umowy o pracę Wydział HR we współpracy z Działem IT dezaktywuje kartę identyfikacyjną. 9. W przypadku rozwiązania umowy o pracę, gdy pracownik Oddziału nie zdał karty identyfikacyjnej, Wydział HR we współpracy z Działem IT ją dezaktywuje, pisemnie żądając jej zwrotu Karty identyfikacyjne dla pracowników firm obcych wydaje Wydział HR upoważnionemu pracownikowi tej firmy. 12

13 2. Pierwszą kartę identyfikacyjną dla każdego pracownika firmy obcej wydaje się odpłatnie po uiszczeniu opłaty w wysokości 20 zł + 23% VAT za 1 kartę, po okazaniu dowodu wpłaty za fakturę, wystawioną przez Dział Sprzedaży i na wniosek Wydziału HR. Wydanie każdej następnej karty identyfikacyjnej następuje zgodnie z 11 ust Firma obca zobowiązana jest na bieżąco zwracać karty identyfikacyjne, które utraciły ważność do Wydziału HR celem ich dezaktywacji. 13. Zasady rejestracji wejść i wyjść 1. Pracownik przed rejestracją wejścia lub wyjścia sprawdza komunikat na wyświetlaczu terminala, który może być następujący: 1) wejście do pracy; 2) wyjście z pracy (w tym wyjście prywatne); 3) powrót z wyjścia służbowego; 4) wyjście z pracy służbowe. 2. W przypadku prawidłowego komunikatu pracownik rejestruje swoje wejście lub wyjście poprzez przyłożenie karty identyfikacyjnej do czytnika terminalu na odległość kilku centymetrów, do momentu usłyszenia sygnału dźwiękowego, potwierdzającego rejestrację zdarzenia. 3. W przypadku innego komunikatu pracownik przy użyciu klawiszy funkcyjnych zmienia go na właściwy i postępuje zgodnie z ust Zasady rozliczania wejść i wyjść 1. System rejestruje wejścia i wyjścia pracownika w danym dniu w odniesieniu do ustalonego dla niego harmonogramu pracy na ten dzień. 2. Wszystkie przypadki wejścia lub wyjścia i przebywania na terenie Oddziału przez pracowników poza godzinami pracy określonymi w harmonogramie oraz spóźnienia rejestrowane są przez system jako nieprawidłowości. 3. Kierownik komórki organizacyjnej jest zobowiązany do bieżącego nadzoru i weryfikacji nieprawidłowości zarejestrowanych przez system na bieżąco, jednak nie później niż do dnia sporządzania kart pracy za dany miesiąc, informując o tym fakcie pracownika. 4. Weryfikacja, o której mowa w ust. 3 polega na zaliczeniu lub nie zaliczeniu zarejestrowanych przez system nieprawidłowości do czasu pracy danego pracownika, przy czym: 1) zaliczenie polega na: 13

14 a) usprawiedliwieniu sporadycznego spóźnienia lub akceptacji wyjścia prywatnego i uznaniu brakujących minut do odpracowania najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, b) uznaniu godzin przepracowanych ponad normatywny czas pracy jako godzin do wykorzystania w terminie późniejszym lub nadgodzin do zapłaty. 2) niezaliczenie polega na: a) nieusprawiedliwieniu spóźnienia lub niezaakceptowaniu wyjścia prywatnego i nieuznaniu brakujących minut za czas pracy danego pracownika, co związane jest z potrąceniem wynagrodzenia za czas nieprzepracowany, b) nieuznaniu godzin przepracowanych ponad normatywny czas pracy do czasu pracy danego pracownika (dotyczy przebywania pracowników na terenie Oddziału bez zgody przełożonego). 5. Nie dopuszcza się przypadków usprawiedliwiania przez bezpośrednich przełożonych nagminnego spóźniania się pracowników. 15. Procedura generowania danych z systemu ACCARD 1. Ustala się następującą procedurę generowania danych z systemu ACCARD niezbędnych do naliczania wynagrodzeń pracownikom Oddziału: 1) kierownicy komórek organizacyjnych ostatecznie kończą wprowadzanie w systemie ACCARD: kart pracy, kosztów i absencji oraz rozliczanie czasu pracy podległych pracowników za poprzedni miesiąc pierwszego dnia roboczego następnego miesiąca do godz ; 2) pierwszego dnia roboczego następnego miesiąca po miesiącu rozliczanym o godz następuje automatyczne generowanie danych z systemu ACCARD; 3) drugiego dnia roboczego następnego miesiąca po miesiącu rozliczanym Dział IT przenosi wygenerowane dane z systemu ACCARD do systemu kadrowo-płacowego i drukuje raport błędów, obejmujący m.in. brak akceptacji poszczególnych dni w karcie pracy oraz przypisania kosztów; 4) Dział IT przekazuje drogą elektroniczną raport błędów do Wydziału HR, który następnie przesyła raport kierownikom komórek organizacyjnych, w których błędy wystąpiły lub osobom przez nich upoważnionym do sporządzania kart pracy oraz do Wydziału Rachunkowości; 5) kierownicy komórek organizacyjnych wyjaśniają wykazane w w/wym. raporcie nieprawidłowości i wprowadzają poprawki do systemu ACCARD. W przypadkach wątpliwych wyjaśnianie nieprawidłowości odbywa się w porozumieniu z Wydziałem HR 14

15 i Wydziałem Rachunkowości. Niezweryfikowanie błędów w systemie ACCARD spowoduje nieprawidłowe naliczenie wynagrodzeń podległym pracownikom. 6) najpóźniej trzeciego dnia roboczego następnego miesiąca po miesiącu rozliczanym Dział IT ponownie generuje dane z systemu ACCARD i przenosi je do systemu kadrowo-płacowego, celem naliczenia wynagrodzeń dla pracowników Oddziału. 2. Osoby wymienione w ust. 1 odpowiedzialne są za terminową realizację w/wym. procedury. 16. Zasady kontroli dostępu 1. Celem wejścia na określony obszar Oddziału należy przyłożyć kartę identyfikacyjną do czytnika kołowrotu lub bramki. Krótkotrwały (poniżej jednej sekundy) błysk diody na zielono sygnalizuje odczyt karty i jej identyfikację w systemie kontroli dostępu. Jeżeli identyfikacja przebiegnie prawidłowo i osoba posiadająca kartę identyfikacyjną posiada uprawnienie upoważniające ją do wejścia na określony obszar Oddziału, następuje przełączenie urządzenia w tryb otwarty, odblokowanie kołowrotu lub bramki i umożliwienie przejścia. Następnie dioda na czytniku zapala się światłem ciągłym na zielono na około 4 sekundy. Na bramkach w budynku Dyrekcji Oddziału na panelu pojawia się również symbol zielonej strzałki wskazując kierunek przejścia. 2. System kontroli dostępu po przejściu jednej osoby automatycznie przełącza kołowrót lub bramkę w tryb zamknięty. 3. Kolejna osoba może rozpocząć przechodzenie po zapaleniu diody na czerwono, wówczas należy postępować zgodnie z ust W przypadku zarządzenia ewakuacji doraźnej pracownicy służby ochrony wyłączają kołowroty lub bramki w celu umożliwienia jak najszybszego opuszczenia zagrożonego terenu Oddziału. 5. Osoby wchodzące na teren Oddziału, posiadające przy sobie przedmioty zabronione do wnoszenia (broń, amunicję, alkohol, prywatne komputery przenośne itp.) obowiązane są przekazać je za pokwitowaniem do depozytu. Zwrot tych przedmiotów następuje przy wychodzeniu z terenu Oddziału za pokwitowaniem w książce depozytów znajdującej się na posterunku służby ochrony Uprawnione do wjazdu i wyjazdu z terenu obiektów Oddziału o na podstawie dowodu rejestracyjnego pojazdu oraz karty identyfikacyjnej są wyłącznie oznakowane pojazdy samochodowe stanowiące własność Oddziału i MEGAZEC Sp. z o.o. oraz prywatne i 15

16 służbowe pojazdy samochodowe stanowiące własność lub współwłasność osób zajmujących następujące stanowiska : 1) na teren wszystkich obiektów Oddziału: a) Dyrektor Oddziału, b) Dyrektorzy Pionów, c) Główni Inżynierowie, d) Dyżurni Inżynierowie Ruchu, e) Kierownicy Wydziałów, Działów i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska, f) Szef Ochrony, 2) na teren Megazec Sp. z o.o. leżący w granicach obiektów Oddziału Członkowie Zarządu Megazec Sp. z o.o. za okazaniem karty identyfikacyjnej. 2. Dyrektor Oddziału może w indywidualnych przypadkach na podstawie pisemnego wniosku udzielić zgody innym osobom nie wymienionym w w ust.1 pkt 1 i 2 na wjazd prywatnego pojazdu samochodowego na teren obiektów Oddziału do czasu wykonywania pracy związanej z zajmowanym stanowiskiem. Zgoda taka może być cofnięta na wniosek Wydziału HR po ustaniu okoliczności uzasadniających potrzebę wjazdu w każdym czasie bez podania przyczyny. 3. Do wjazdu osób wobec których Dyrektor Oddziału zaopiniował pozytywnie wniosek, o którym mowa w ust. 2, upoważnia przepustka zawierająca imię i nazwisko oraz numer rejestracyjny pojazdu. Przepustka ważna jest za okazaniem dokumentu tożsamości. Wzór przepustki wystawianej przez Wydział HR stanowi załącznik nr 13 do Instrukcji. 4. Pojazdy samochodowe firm obcych wykonujących prace na terenie Oddziału i posiadających swoje siedziby na terenie EC, które otrzymają zgodę na wjazd na teren EC mają prawo do poruszania się wyłącznie pomiędzy bramą a siedzibą firmy lub miejscem wykonywania prac. Nieprzestrzeganie powyższej zasady może spowodować cofnięcie zgody na wjazd na teren EC. 5. Wjazd i wyjazd pojazdu samochodowego zostaje odnotowany w książce pojazdów wjeżdżających i wyjeżdżających z terenu EC z uwidocznieniem godziny. 6. Wjazd prywatnego pojazdu samochodowego na teren EC II celem naprawy przez MEGAZEC Sp. z o.o. odbywa się po przeprowadzonej kontroli zawartości pojazdu na podstawie karty identyfikacyjnej pracownika lub karty identyfikacyjnej dla gości. Pojazdy te mają prawo do poruszania się wyłącznie pomiędzy bramą a warsztatami samochodowymi MEGAZEC Sp. z o.o. 7. Wyjazd prywatnego pojazdu samochodowego po wykonaniu naprawy odbywa się po przeprowadzonej kontroli pojazdu samochodowego przez służbę ochrony. 16

17 8. Wjazdy i wyjazdy prywatnych pojazdów samochodowych z terenu EC II po wykonaniu usługi podlegają rejestracji w Książce wjazdu i wyjazdu samochodów prywatnych prowadzonej przez służbę ochrony. 9. Wjazd na teren chroniony jakichkolwiek innych pojazdów samochodowych jest zabroniony Prawo przebywania na terenie Oddziału po godzinach pracy i w dniu wolnym od pracy mają wyłącznie pracownicy na podstawie zgody przełożonego, który powiadamia osobiście pracownika służby ochrony. W wyjątkowych przypadkach pracownika służby ochrony powiadamia osobiście pracownik danej komórki organizacyjnej. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do zgłoszenia faktu przebywania na terenie Oddziału po godzinach pracy dowódcy zmiany służby ochrony. Rozdział 3 RUCH SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH 19. Rodzaje dokumentów w ruchu składników majątkowych 1. Wwożenie (wnoszenie) na teren Oddziału oraz wywożenie (wynoszenie) z terenu Oddziału materiałów do produkcji, materiałów inwestycyjnych, półfabrykatów, wyrobów gotowych, narzędzi, sprzętu biurowego, środków trwałych itp. odbywa się na podstawie następujących dowodów materiałowych: a) Wz - wydanie zewnętrzne (przy sprzedaży), b) Rw - rozchód wewnętrzny (materiały wydane do zużycia), c) Zw - zwrot nie zużytych materiałów, d) Mm - przesunięcie materiałów między magazynami, e) MT, MN - zmiana miejsca użytkowania środków trwałych lub nisko cennego majątku długotrwałego użytku, f) faktura, protokół - darowizna środka trwałego lub nisko cennego majątku długotrwałego użytku. Wzory druków dowodów materiałowych stanowią załącznik nr 14 do Instrukcji. 2. Podstawę wywozu (wynoszenia) majątku trwałego i obrotowego stanowią dokumenty wymienione w ust.1. wraz z przepustką materiałową, której wzór stanowi załącznik nr 15 do Instrukcji. 17

18 3. Dowody materiałowe Rw i Mm mogą zastępować przepustki materiałowe na wywiezienie (wyniesienie) materiałów dla komórek organizacyjnych lub magazynów mających siedzibę poza bramą EC I i EC II. 4. Podstawę wwiezienia (wniesienia) materiałów będących własnością Spółki stanowią: list przewozowy, dowód dostawy, dowód Wz, Zw i Mm oraz faktura. Na odwrotnej stronie wyżej wymienionych dokumentów pracownik służby ochrony przystawia pieczątkę o treści: Wwieziono dnia (podpis pracownika służby ochrony) Wniesiono dnia (podpis pracownika służby ochrony) 5. Niezależnie od dowodów stanowiących podstawę wywiezienia (wyniesienia), wwiezienia (wniesienia), określonych w ust. 2-4, stosuje się następujące dowody materiałowe: 1) zaświadczenia jednorazowe na wywiezienie (wyniesienie), wwiezienie (wniesienie) narzędzi i środków pracy pracowników pracujących poza terenem Oddziału; 2) zaświadczenia stałe na wywiezienie (wyniesienie), wwiezienie (wniesienie) narzędzi i aparatury pomiarowej, których wzory stanowią kolejno załączniki nr 16 i 17 do Instrukcji. 20. Zasady wystawiania i kontroli dokumentów dotyczących ruchu składników majątkowych stanowiących własność Oddziału 1. Przepustki materiałowe stosowane są przy wywożeniu (wynoszeniu) materiałów będących własnością Oddziału podlegających udokumentowaniu dowodami materiałowymi, o których mowa w 19 ust Przepustki materiałowe wystawia się w 2-ch egzemplarzach, z ważnością na jedno wyjście (wyjazd) na jeden pojazd lub na zwartą grupę pojazdów, przez komórki organizacyjne do tego upoważnione. Kopia pozostaje w komórce wystawiającej, oryginał jest podstawą ruchu materiałowego, umożliwiającego (przejście) przejazd przez bramę i tam jest zatrzymywany przez służbę ochrony. 3. Przepustki materiałowe zatwierdzają pracownicy upoważnieni przez Dyrektora Oddziału. 18

19 Wykazy wzorów podpisów i pieczątek osób upoważnionych powinny znajdować się na posterunkach oraz w Wydziale Rachunkowości. Wykaz komórek uprawnionych do wystawiania oraz osób upoważnionych do zatwierdzania przepustek materiałowych stanowi załącznik nr 18 do Instrukcji. 4. Stosowane w Oddziale druki przepustek materiałowych z chwilą ich ponumerowania i ostemplowania pieczęcią firmową stanowią druk ścisłego zarachowania i podlegają ewidencji Ewidencję i kontrolę rozliczania bloczków przepustek materiałowych prowadzi Wydział Rachunkowości. 2. Każdy rodzaj bloczków przepustek materiałowych numeruje się numeracją ciągłą od numeru 1 (jeden) wzwyż na przestrzeni roku kalendarzowego. 3. Ponumerowane bloczki przepustek materiałowych ewidencjonuje się w książce druków ścisłego zarachowania. Pracownik upoważniony do zatwierdzania przepustek materiałowych otrzymuje nowy bloczek po rozliczeniu się z poprzedniego. 4. Z dniem 31 grudnia każdego roku bloczki przepustek materiałowych tracą ważność i podlegają rozliczeniu w Wydziale Rachunkowości, a na nowy rok wydaje się nowe bloczki przepustek materiałowych Opuszczenie terenu Oddziału przez pojazd stanowiący własność Oddziału, jeżeli pojazd nie posiada ładunku, następuje na podstawie karty drogowej, określającej cel wyjazdu. 2. Przy wywożeniu materiałów i środków pracy z terenu Oddziału dysponent pojazdu lub jego kierowca zgłasza osobiście służbie ochrony cel wyjazdu i oddaje przepustkę materiałową. Wartownik po stwierdzeniu zgodności załadowanych materiałów z materiałami wyszczególnionymi w przepustce materiałowej, dokonuje adnotacji na tej przepustce o dokonaniu kontroli, wpisuje datę i czas wyjazdu oraz składa podpis, po czym zezwala na wyjazd (wywiezienie) materiałów. Taki sam tryb postępowania obowiązuje przy wynoszeniu materiałów z terenu Oddziału. 3. Służba ochrony wstrzymuje wywożenie (wynoszenie) materiałów i środków pracy poza teren Oddziału jeżeli: 1) w przepustce materiałowej lub dowodzie materiałowym są ślady przeróbek lub poprawek; 2) dokumenty są wystawione i podpisane przez osobę do tego nieuprawnioną; 19

20 3) zaistnieją niezgodności między ilością i rodzajem materiałów wyszczególnionych w przepustce materiałowej lub dowodzie materiałowym a faktycznie wywożonymi (wynoszonymi) materiałami. 4. Służba ochrony wpisuje odebrane przepustki chronologicznie do prowadzonej w tym celu kontrolki, której wzór stanowi załącznik nr 19 do Instrukcji. Odebrane przez służbę ochrony przepustki materiałowe winny być dekadowo zdawane za pokwitowaniem do Wydziału Rachunkowości. 5. Niedopuszczalne jest wywożenie (wynoszenie) materiałów i innych przedmiotów bez przepustki lub zaświadczenia na podstawie tylko ustnego polecenia W przypadku awarii i konieczności wywiezienia materiałów po godzinach pracy I zmiany wydawane są alarmowe przepustki materiałowe. Przepustki te wystawiają, zatwierdzają i przechowują Dyżurni Inżynierowie Ruchu w EC I i EC II. Na przepustce należy wyspecyfikować ilość i rodzaj wywożonego materiału i środków pracy. Wywożący zobowiązany jest przekazać przepustkę służbie ochrony. 2. Odzież roboczą do prania i obuwie do naprawy można wywozić (wynosić) i wwozić (wnosić) na teren Oddziału na podstawie przepustki materiałowej. Do przepustki materiałowej na wywiezienie (wyniesienie) i wwiezienie (wniesienie) na teren Oddziału odzieży roboczej do prania i obuwia do naprawy należy dołączyć specyfikację ilości i rodzaju odzieży i obuwia. 3. Wywóz z terenu Oddziału materiałów (złomu), będących na stanie Działu Magazynów i Gospodarki Materiałowej zakupionych przez pracowników i obce firmy następuje wyłącznie podczas trwania I zmiany na podstawie przepustki materiałowej i dowodu Wz, wystawionych przez Wydział Logistyki i Handlu. W przypadku, gdy firma obca jest posiadaczem odpadów powstałych w trakcie wykonania umowy o realizację robót lub usług, podstawą wywozu (wyjazdu) tych odpadów jest przepustka materiałowa wystawiona przez komórkę organizacyjną koordynującą wykonanie tej umowy. Pracownik służby ochrony po stwierdzeniu prawidłowości wystawienia przepustki materiałowej na wywóz materiału (złomu), dokonuje na niej wpisu godziny i daty wywiezienia oraz składa podpis. Przedstawiciel komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wydanie materiału (złomu) jest odpowiedzialny również za niezwłoczne opuszczenie terenu Oddziału przez pojazd wywożący zakupiony materiał (złom). W przypadku wywożenia złomu z terenu EC I i EC II do oryginału przepustek materiałowych wystawianych przez Wydział Logistyki i Handlu należy bezwzględnie dołączyć Raport Wagowy i wówczas przekazać w komplecie do Wydziału Rachunkowości. 20

21 4. Wywóz z terenu Oddziału wody destylowanej odbywa się na podstawie przepustki materiałowej i faktury Dowody Rw należy wystawiać w 4-ech egzemplarzach, a dowody Mm w 5-ciu egzemplarzach, jeżeli stanowią jednocześnie przepustkę materiałową. Pierwszy i czwarty egzemplarz dowodu Rw oraz pierwszy i piąty egzemplarz dowodu Mm należy opatrzyć pieczątką o treści: przepustka materiałowa nr... zezwala się panu (pani)... na wywóz, przywóz, wyniesienie materiałów wyszczególnionych na odwrocie.... pieczęć i podpis Nadzór nad prawidłowością wykonania w/wym. czynności sprawuje Kierownik Wydziału Logistyki i Handlu. 2. Dowody materiałowe Rw i Mm, które stanowią jednocześnie przepustki materiałowe, zatwierdzają upoważnieni kierownicy komórek organizacyjnych. 3. Przepustkę materiałową (dowód Rw i Mm) należy opatrzyć kolejnym numerem zgodnie z kontrolką, stanowiącą ewidencję wydanych przepustek, którą prowadzi Dział Magazynów i Gospodarki Materiałowej według wzoru zawartego w załączniku nr 20 do Instrukcji. 4. Kontrolkę należy prowadzić od numeru 1 (jeden) wzwyż na przestrzeni roku. Zdawanie kontrolki następuje według ustaleń dotyczących zdawania przepustek materiałowych. 5. Pod pieczątką stanowiącą przepustkę materiałową pracownik służby ochrony wpisuje datę i godzinę wywozu (wyniesienia) oraz składa podpis. Przepustka (dowód Rw i Mm) zostaje przez służbę ochrony zaewidencjonowana w prowadzonej kontrolce i dekadowo winna być przekazywana do Wydziału Rachunkowości. 6. Otrzymane przepustki materiałowe oraz dowody Rw i Mm stanowiące jednocześnie przepustki materiałowe Wydział Rachunkowości sprawdza z dokumentami źródłowymi. 21

22 25. Zasady wystawiania i kontroli dokumentów dotyczących składników majątkowych stanowiących własność firm obcych 1. Bloczki przepustek materiałowych dla firm obcych korzystających z pomieszczeń Oddziału na podstawie umowy dzierżawy lub najmu wydaje pracownik Wydziału Rachunkowości na podstawie zgody wyrażonej przez Dyrektora Pionu, po uprzednim sprawdzeniu czy firma ta posiada aktualną umowę dzierżawy lub najmu pomieszczeń. Tryb nadawania numeracji i ewidencji zachowany jest jak dla ruchu składników majątkowych będących własnością Oddziału. 2. Firma obca do wniosku o wydanie przepustek materiałowych dołącza wykaz pracowników własnych (łącznie z wzorem podpisu i używaną pieczątką) upoważnionych do zatwierdzania przepustek materiałowych i zaświadczeń jednorazowych. 3. Pracownik Wydziału Rachunkowości przekazuje oryginał wykazu osób upoważnionych, o którym mowa w ust. 2 Szefowi Ochrony, zachowując w Wydziale Rachunkowości kserokopię tego wykazu. 4. Podstawę wwiezienia (wniesienia) materiałów będących własnością firm obcych, o których mowa w ust. 1 stanowią: list przewozowy, dowód dostawy, faktura bądź pismo firmy obcej wyszczególniające rodzaj i ilość wwożonego (wnoszonego) materiału. Na odwrotnej stronie wyżej wymienionych dokumentów pracownik służby ochrony przystawia pieczątkę o treści: Wwieziono dnia (podpis pracownika służby ochrony) Wniesiono dnia (podpis pracownika służby ochrony) 5. Przy wywożeniu (wynoszeniu) materiałów stanowiących własność firm obcych przepustki materiałowe wystawia i zatwierdza upoważniony zgodnie z ust. 2 pracownik firmy obcej. 6. Przepustki materiałowe wystawia się w 2-ch egzemplarzach z ważnością na jeden wwóz (wniesienie) na jeden pojazd. 7. Podstawą wwiezienia (wniesienia) narzędzi, odzieży roboczej i innego sprzętu jest zaświadczenie jednorazowe wystawione przez firmę obcą, według wzoru o którym mowa w 19 ust. 5 pkt 1. Służba ochrony zatrzymuje oryginał zaświadczenia celem skonfrontowania go przy wywozie (wynoszeniu) przez firmę obcą narzędzi, odzieży roboczej i pozostałego sprzętu. 22

23 8. Podstawą wywiezienia (wyniesienia) narzędzi, odzieży roboczej i innego sprzętu jest przepustka materiałowa, na której dodatkowo umieszcza się numer zaświadczenia jednorazowego, które stanowiło podstawę wwiezienia (wniesienia) tego przedmiotu pracy. Pracownik służby ochrony po sprawdzeniu i podpisaniu zatrzymuje oryginały przepustek materiałowych i dekadowo zdaje je pracownikowi Wydziału Rachunkowości. 9. Po wyczerpaniu się bloczku, firma obca zdaje kopie przepustek do Wydziału Rachunkowości, które łączy z oryginałami i w miarę potrzeby wydaje nowy bloczek przepustek. 10. Bloczki przepustek materiałowych tracą swoją ważność z dniem 31 grudnia każdego roku. 26. Zaświadczenia jednorazowe. 1. Podstawą wwiezienia (wniesienia) sprzętu i materiałów przez pracowników Oddziału i firm obcych świadczących okresowo lub doraźnie usługi kontrolno-pomiarowe na rzecz Oddziału stanowi zaświadczenie jednorazowe, według wzoru o którym mowa w 19 ust. 5 pkt 1, wystawiane w 2-ch egzemplarzach przez służbę ochrony, z czego oryginał otrzymuje pracownik Oddziału lub obcej firmy celem potwierdzenia wykonania usługi przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej. Zaświadczenie to, po potwierdzeniu, stanowi podstawę wywozu (wyniesienia) w/wym. sprzętu i materiałów. Służba ochrony odbiera oryginał zaświadczenia i dołącza do kopii. 2. Wywożenie (wynoszenie) narzędzi stanowiących wyposażenie pracowników pracujących poza terenem Oddziału odbywa się na podstawie zaświadczeń jednorazowych, wydanych przez kierownika danej komórki organizacyjnej. Zaświadczenie powinno określać kto, kiedy, jakie narzędzia, w jakiej ilości wywozi (wynosi) oraz ewentualnie zawierać cechy narzędzi (np. nr fabryczny). 3. Zaświadczenie należy wystawiać w 2-ch egzemplarzach, z czego kopia pozostaje w aktach komórki wystawiającej. Oryginał zaświadczenia osoba wywożąca (wynosząca) narzędzia pozostawia służbie ochrony. 4. Po powrocie służba ochrony sprawdza zgodność wwożonych (wnoszonych) narzędzi z danymi wpisami w zaświadczeniu, odnotowuje czas, podpisuje zaświadczenie i oddaje je osobie, na którą było wystawione. Poświadczone przez służbę ochrony zaświadczenie zostaje dopięte do kopii znajdującej się w komórce wystawiającej. 5. Tryb postępowania ustalony w ust. 3 i 4 należy stosować odpowiednio przy wwożeniu (wnoszeniu) narzędzi na teren EC przez pracowników komórek organizacyjnych 23

24 zlokalizowanych poza EC, jak również przy przewożeniu (przenoszeniu) narzędzi między EC. 6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, nie ujętych w Instrukcji, wwiezienie (wniesienie) lub wywiezienie (wyniesienie) materiałów, sprzętu itp. z terenu EC (na teren EC) może nastąpić na podstawie jednorazowego zaświadczenia, zaakceptowanego przez Dyrektora Pionu. W tych przypadkach stosuje się tryb postępowania przewidziany w ust 3 i Zaświadczenia stałe. 1. Wywożenie (wwożenie) narzędzi i aparatury pomiarowej, będącej na wyposażeniu pojazdów samochodowych firm obcych wykonujących prace na terenie Oddziału odbywa się na podstawie zaświadczeń stałych, według wzoru o którym mowa w 19 ust. 5. pkt 2 wystawionych przez kierowników właściwych komórek organizacyjnych Oddziału nadzorujących prace. 2. Pracownik radiowęzła zakładowego może wnosić i wynosić przydzielony mu do pracy drobny sprzęt (np. magnetofony) na podstawie stałego zaświadczenia, podpisanego przez Dyrektora Oddziału. 3. Kasjerzy i płatnicy przewożący gotówkę upoważnieni są do wjazdu na teren EC samochodem SUFO (Specjalistycznej Uzbrojonej Formacji Ochrony) wraz z towarzyszącym im konwojem na podstawie kopii rocznego zamówienia Wydziału Rachunkowości składanego służbie ochrony bez kontroli wwożonej (wywożonej) gotówki na bramie. 4. Pracownicy Działu IT mogą wnosić i wynosić przydzielone im ręczne narzędzia pracy (np. mierniki), materiały eksploatacyjne (np. tonery do drukarek), sprzęt multimedialny do obsługi prezentacji i szkoleń, podzespoły informatyczne, urządzenia peryferyjne, elementy zestawów komputerowych i inne materiały potrzebne do wykonywania prac instalacyjnych i konserwacyjnych na podstawie stałego zaświadczenia, podpisanego przez Dyrektora Oddziału. Wykaz w/wym. pracowników wraz z podaniem standardowego zestawu narzędzi pracy oraz materiałów i części do wymiany, opracowany przez Kierownika Działu IT akceptuje Dyrektor Oddziału. Oryginał wykazu Dział IT przekazuje Szefowi Ochrony. 24

25 Rozdział 4 ZASADY DYSPONOWANIA KLUCZAMI, PLOMBOWNICAMI I REFERENTKAMI OD POMIESZCZEŃ PODLEGAJĄCYCH SZCZEGÓLNEJ OCHRONIE I POZOSTAŁYCH POMIESZCZEŃ ODDZIAŁU ORAZ POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU KRADZIEŻY LUB WŁAMANIA Klucze, plombownice i referentki od pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie przechowują: 1) upoważnieni pracownicy komórek organizacyjnych wyszczególnieni we właściwym Wykazie pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie - w czasie godzin pracy, 2) pracownicy służby ochrony i operator nastawni elektrycznej w EC III po zakończeniu pracy. 2. Miejscem przechowywania kluczy po zakończeniu pracy jest: 1) posterunek służby ochrony umiejscowiony przy wejściu głównym do siedziby Dyrekcji Oddziału - w odniesieniu do komórek organizacyjnych usytuowanych w budynku Oddziału oraz zlokalizowanych przy ulicy Energetycznej, 2) posterunki służby ochrony umiejscowione przy wejściu głównym do EC I i EC II odpowiednio w odniesieniu do komórek organizacyjnych usytuowanych w obiektach EC I i EC II, 3) pomieszczenie operatora nastawni elektrycznej w EC III. 3. Pobrania z depozytu kluczy i plombownic dokonuje upoważniony pracownik za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy, prowadzonej przez służbę ochrony (w EC III operator nastawni elektrycznej) po uprzednim sprawdzeniu stanu odcisku referentki i ściągacza woreczka. 4. Klucze i plombownice od pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie zdawane są do depozytu za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy w woreczku zabezpieczonym przed możliwością jego otwarcia poprzez ścisłe zaciągnięcie ściągacza oraz czytelny odcisk referentki z numerem właściwym dla upoważnionego pracownika. 5. Każdy przypadek stwierdzenia naruszenia zabezpieczeń woreczka podlega zgłoszeniu pracownikowi służby ochrony, a w przypadku EC III operatorowi nastawni elektrycznej celem przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i sporządzenia notatki służbowej z jego wyników. 6. Klucze od pozostałych pomieszczeń: 25

26 1) pobierane są z depozytu przez jednego z pracowników posiadających stanowisko pracy w danym pomieszczeniu, za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy, prowadzonej przez służbę ochrony, a w EC III - operatora nastawni elektrycznej; 2) zdawane są do depozytu przez jednego z pracowników posiadających stanowisko pracy w danym pomieszczeniu, za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy W przypadku uzasadnionej konieczności nagłego otwarcia pomieszczenia podlegającego szczególnej ochronie lub innego pomieszczenia w razie stwierdzenia nieprawidłowości jego zabezpieczenia lub z innych przyczyn wprowadza się obowiązek komisyjnego dokonania tej czynności przy udziale pracownika służby ochrony. 2. Skład komisji określa Dyrektor Oddziału lub właściwy Dyrektor Pionu lub upoważnieni przez nich kierownicy komórek organizacyjnych. 3. Po godzinach pracy I zmiany w nagłym przypadku decyzję o komisyjnym otwarciu pomieszczenia podejmują odpowiednio: Dyżurny Inżynier Ruchu (operator nastawni elektrycznej) lub Szef Ochrony (dowódca zmiany). 4. Komisja dokonująca otwarcia pomieszczenia zobowiązana jest do sporządzenia protokółu otwarcia, w którym określa: a) datę i godzinę otwarcia, b) przyczynę i podstawę otwarcia, c) wyszczególnienie czynności wykonywanych przez komisję, d) datę i godzinę zamknięcia pomieszczenia, e) numer założonej plomby (referentki), f) nazwiska i podpisy składu komisji. Fakt komisyjnego pobrania i zdania kluczy odnotowuje się w książce ewidencji kluczy, o której mowa w 28 ust Wzór protokółu komisyjnego otwarcia pomieszczenia stanowi załącznik nr 21 do Instrukcji. 6. Protokół komisyjnego otwarcia pomieszczeń sporządza się w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem dla: a) komórki organizacyjnej, której pomieszczenie zostało otwarte, b) dowódcy zmiany służby ochrony, c) właściwego Dyrektora Pionu. 26