INSTRUKCJA ZASADY KONTROLI DOSTĘPU W ZAKRESIE RUCHU OSOBOWEGO I MATERIAŁOWEGO W ODDZIALE ZESPÓŁ ELEKTROCIEPŁOWNI BYDGOSZCZ

Transkrypt

1

2

3 INSTRUKCJA ZASADY KONTROLI DOSTĘPU W ZAKRESIE RUCHU OSOBOWEGO I MATERIAŁOWEGO W ODDZIALE ZESPÓŁ ELEKTROCIEPŁOWNI BYDGOSZCZ Data zatwierdzenia: 15/02/2016 Obowiązuje od: 15/02/2016 INST / A Sygn.: GiEK/ECB/DL/ I CEL I ZAKRES II Celem Instrukcji jest zapewnienie właściwej ochrony obiektów i urządzeń oraz określenie zasad ruchu osobowego i materiałowego w PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. - Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. Zakres Instrukcji obejmuje zasady rejestracji wejść i wyjść pracowników Oddziału, kontroli dostępu pracowników Oddziału i firm obcych do obszaru chronionego Oddziału, wydawania i kontroli dokumentów w zakresie ruchu składników majątkowych wwożonych (wnoszonych) i wywożonych (wynoszonych) z terenu Oddziału, zabezpieczenia obszarów bezpiecznych, sposobu i organizacji ochrony pomieszczeń, w tym podlegających szczególnej ochronie oraz zasady postępowania w przypadku kradzieży lub włamania w Oddziale. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Za stosowanie niniejszej Instrukcji odpowiedzialni są pracownicy Oddziału. Kierownik Wydziału HR odpowiada za: nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących zasad i trybu wystawiania elektronicznych kart identyfikacyjnych stałych dla pracowników Oddziału i firm obcych, zapewnienie prawidłowego funkcjonowania ruchu osobowego, drukowanie elektronicznych kart identyfikacyjnych dla pracowników Oddziału i firm obcych, d. prawidłowe zarządzanie elektronicznymi kartami identyfikacyjnymi pracowników Oddziału, e. bieżące aktualizowanie i przekazywania do Działu Bezpieczeństwa i Szefowi Ochrony wykazu pracowników firm obcych, wykonujących pomiary lub usługi trwające do 1 miesiąca, upoważnionych do przebywania na określonym obszarze chronionym Oddziału, Kierownik Działu Bezpieczeństwa odpowiada za: nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących zasad i trybu wystawiania elektronicznych kart identyfikacyjnych zastępczych dla pracowników Oddziału i dla gości, zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu przepustkowego, Kierownik Wydziału Rachunkowości odpowiada za: nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących zasad i trybu wystawiania dokumentów ruchu składników majątkowych, zapewnienie prawidłowego funkcjonowania ruchu materiałowego, Kierownik Wydziału Elektrycznego i Automatyki odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie elektronicznego systemu kontroli dostępu prowadzonego w systemie ACCARD zintegrowanego z systemem SAP_ZKL. Kierownik Działu Aparatury Kontrolno-Pomiarowej i Automatyki (Koordynator ICT) odpowiada za wystawienie zaświadczenia stałego dla pracowników Lokalnego Wsparcia Informatycznego PGE Systemy S.A. w sytuacjach wskazanych w pkt Kierownik Działu Administracji odpowiada za zapewnienie prawidłowej gospodarki kluczami. Kierownik Wydziału Remontów i Modernizacji odpowiada za przekazywanie zapisów Instrukcji firmom obcym wykonującym prace na rzecz Oddziału na jego terenie celem przestrzegani Kierownik Działu Zarządzania Nieruchomościami odpowiada za przekazywanie zapisów Instrukcji firmom obcym zlokalizowanym, dzierżawiącym lub wynajmującym obiekty na terenie Oddziału celem przestrzegani Kierujący KO odpowiadają za: potwierdzanie wejść i wyjść przez podległych pracowników elektroniczną kartą identyfikacyjną, monitorowanie wejść i wyjść podległych pracowników, weryfikowanie czasu pracy podległych pracowników, d. bieżące aktualizowanie i przekazywanie do Wydziału HR informacji na temat konieczności zmian dostępu podległych pracowników do obszaru chronionego, e. przekazywanie Kierownikowi Działu Administracji kluczy od nowych lub wymienionych zamków celem dołączenia do kompletów kluczy zapasowych, Strona 1 z 16

4 f. wystawianie zaświadczeń stałych dla pracowników firm obcych w sytuacjach wskazanych w pkt , g. zapoznanie podległych pracowników z treścią niniejszej Instrukcji. Kierujący KO odpowiedzialni są za zapoznanie właściwych merytorycznie pracowników z treścią niniejszej Instrukcji, w zakresie odpowiednim do pełnionych przez nich obowiązków. Nadzór nad realizacją niniejszej Instrukcji sprawuje Dyrektor Oddziału Zespołu Elektrociepłowni Bydgoszcz. III DOKUMENTY POWIĄZANE Zarządzenie nr 34/2014 Prezesa Zarządu PGE GiEK S.A. z dnia r., Instrukcji bezpieczeństwa fizycznego i środowiskowego w PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna Spółka Akcyjn 3.2 Zarządzenie nr 32/2014 Prezesa Zarządu PGE GiEK S.A. z dnia r., Regulamin korzystania z zasobów informatycznych i telekomunikacyjnych (ICT) w PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna Spółka Akcyjn 3.3 REGL 24526/B Regulamin funkcjonowania PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. *Stan dokumentów powiązanych jest aktualny na dzień publikacji niniejszej Instrukcji. Przed użyciem dokumentu powiązanego należy sprawdzić aktualność stosowanego dokumentu. 3.1 IV ZAŁĄCZNIKI V 4.1 Zał Zał.2 Zał.3 Zał.4 Zał.5 Zał.6 Zał.7 Zał.8 Zał Zał Zał.11 Zał.12 Zał.13 Zał Zał Zał Zał.17 Zał.18 Zał.19 Wykaz osób upoważnionych do pobierania kluczy od pomieszczeń zlokalizowanych w obszarze bezpiecznym. Rejestr osób przebywających w obszarze bezpiecznym. Wykaz pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie. Zezwolenie na wstęp, zwiedzanie, fotografowanie, filmowanie. Wzory elektronicznych kart identyfikacyjnych. Wniosek o wydanie/przedłużenie terminu użytkowania elektronicznych kart identyfikacyjnych. Wykaz wydanych zastępczych elektronicznych kart identyfikacyjnych. Wykaz wydanych elektronicznych kart identyfikacyjnych dla gości. Oświadczenie pracownika Oddziału o zagubieniu, zniszczeniu lub kradzież elektronicznej karty identyfikacyjnej. Oświadczenie pracownika firmy obcej o zagubieniu, zniszczeniu lub kradzież elektronicznej karty identyfikacyjnej. Przepustka na wjazd. Druki dowodów materiałowych PR+, MN. Przepustka materiałow Zaświadczenie jednorazowe na wywiezienie(wyniesienie), wwiezienie (wniesienie) narzędzi, materiałów, sprzętu. Zaświadczenie stałe na wywiezienie(wyniesienie), wwiezienie (wniesienie) narzędzi, materiałów, sprzętu. Wykaz komórek organizacyjnych do wystawiania przepustek materiałowych oraz osób aktualnie upoważnionych do ich zatwierdzani Kontrolka przychodu i rozchodu przepustek materiałowych. Kontrolka dowodów RW i MM zastępujących przepustki materiałowe. Protokół komisyjnego otwarcia pomieszczeni SKRÓTY I DEFINICJE ACCARD; Faktura; KO; MM; MT, MN; PR+; RW; SAP; SAP_RIL; SAP_ZKL; WZ; ZW; Aktywacja karty identyfikacyjnej; Asystent czasu pracy; Dezaktywacja karty identyfikacyjnej; Instrukcja; Karta identyfikacyjna; Kierujący KO; Kołowrót, bramka; Obszar bezpieczny; Obszar chroniony; Pracownik; Pracownik firmy obcej; Służba ochrony; Strefa kontrolowanego przebywania; System kontroli dostępu; Szef ochrony; Teren Oddziału; Terminal; Skróty użyte na potrzeby niniejszego dokumentu: ACCARD Faktura KO MM - system rejestracji wejść i wyjść, - rozliczana w systemie SAP_RiL, - komórka organizacyjna, - przesunięcie materiałów między magazynami, Strona 2 z 16

5 MT, MN PR+ RW SAP SAP RiL SAP ZKL WZ ZW - zmiana miejsca użytkowania środków trwałych lub nisko cennego majątku długotrwałego użytku, - dokument przyjęcia materiału, - rozchód wewnętrzny (materiały wydane do zużycia), - Systemy, Aplikacje i produkty przetwarzania danych, - moduł funkcjonalny SAP związany z obsługą obszaru Rachunkowości i Logistyki, - moduł funkcjonalny SAP związany z obsługą obszaru Zarządzania Kapitałem Ludzkim, - wydanie zewnętrzne (przy sprzedaży), - zwrot nie zużytych materiałów. Definicje pojęć użyte na potrzeby niniejszego dokumentu: Aktywacja karty identyfikacyjnej zidentyfikowanie karty identyfikacyjnej w systemie ACCARD oraz przyznanie upoważnienia danej osobie do wstępu na określony obszar chroniony Oddziału. Asystent czasu pracy wyznaczony pracownik prowadzący ewidencję czasu pracy pracowników danej komórki organizacyjnej w systemie SAP_ZKL. Dezaktywacja karty identyfikacyjnej wyrejestrowanie karty identyfikacyjnej z systemu ACCARD. Instrukcja - system rejestracji wejść i wyjść oraz kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. - Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz Karta identyfikacyjna elektroniczna karta identyfikacyjna umożliwiająca wejście i wyjście z obszaru chronionego Oddziału. Kierujący KO - kierujący komórką organizacyjną / samodzielne stanowisko. Kołowrót, bramka urządzenia systemu kontroli dostępu, weryfikujące uprawnienia danej osoby do wejścia na określony obszar chroniony Oddziału, wyposażone w czytnik karty identyfikacyjnej. Obszar bezpieczny - zamykane biuro lub kilka pomieszczeń znajdujące się wewnątrz obszaru chronionego wyposażone lub zabezpieczone przez odpowiednie środki techniczne. Obszar chroniony wydzielony geograficznie teren określony w obowiązujących w Oddziale planach ochrony. Objęty ochroną fizyczną obszar o specjalnym użytkowaniu, wobec którego obowiązują szczególne regulacje prawne dotyczące zakazu przebywania i poruszania się osób i pojazdów nieuprawnionych oraz na których odbywa się kontrola ruchu osobowego i materiałowego, na który dana osoba ma upoważnienie do wejści Pracownik pracownik PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. - Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. Pracownik firmy obcej pracownik firmy obcej zlokalizowanej, dzierżawiącej lub wynajmującej obiekt na terenie Oddziału lub wykonującej prace na rzecz Oddziału na jego terenie. Służba ochrony Specjalistyczna Uzbrojona Formacja Ochrony (SUFO), z którą zawarto umowę ochrony Oddziału. Strefa kontrolowanego przebywania wydzielony obszar, budynek lub część budynku znajdująca się wewnątrz obszaru chronionego. System kontroli dostępu - elektroniczny system kontroli dostępu do obszaru chronionego Oddziału. Szef ochrony kierujący służbą ochrony. Teren Oddziału - obiekty siedziby Dyrekcji Oddziału i komórek organizacyjnych zlokalizowanych przy ulicy Energetycznej oraz obiekty EC I, EC II i EC III. Terminal urządzenie do rejestracji wejść i wyjść wyposażone w czujnik zbliżeniowy kart, klawiaturę oraz wyświetlacz. VI REALIZACJA 6.1 SYSTEM KONTROLI DOSTĘPU W Oddziale obowiązuje elektroniczny system kontroli dostępu do obszaru chronionego Oddziału prowadzony przy wykorzystaniu systemu ACCARD. System kontroli dostępu: weryfikuje uprawnienia do wejścia do obszaru chronionego Oddziału i rejestruje, przez który kołowrót lub bramkę nastąpiło wejście, rejestruje wejścia i wyjścia, ilość osób wraz z ich identyfikacją oraz czas ich przebywania w obszarze chronionym Oddziału, nadzoruje ruch osób w określonym obszarze chronionym Oddziału poprzez zarejestrowanie wejścia i wyjścia z tego obszaru, Strona 3 z 16

6 zbiera i archiwizuje dane zarówno wejść i wyjść pracowników Oddziału, jak i kontroli dostępu oraz umożliwia wykonanie raportów bieżących i okresowych. Urządzenia systemu kontroli dostępu są zainstalowane w następujących obiektach: kołowroty: wartownia EC I, wartownia EC II, bramki budynek siedziby Dyrekcji Oddziału. Terminale zainstalowane są w następujących obiektach: wartownia EC I, wartownia EC II, budynek siedziby Dyrekcji Oddziału, d. hol Działu Ochrony Środowiska/Laboratorium oraz Działu Automatyki i Zabezpieczeń Elektrycznych. d GODZINY PRACY W ODDZIALE Pracownicy zatrudnieni w Oddziale pracują w następujących godzinach: pracownicy zatrudnieni w systemie podstawowym - praca jednozmianowa: lub na indywidualne wnioski pracownicy mogą rozpoczynać pracę między godz a 8.00 i kończyć po 8 godzinach od rozpoczęcia, czyli między a 16.00; pracownicy zatrudnieni w systemie podstawowym - praca trzyzmianowa: I zmiana , II zmiana , III zmiana , pracownicy zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy: I zmiana , II zmiana Rejestracja przybycia i wyjścia oraz wszelkich wejść i wyjść w godzinach pracy odbywa się w systemie ACCARD przy użyciu karty identyfikacyjnej. 6.3 OBSZARY BEZPIECZNE Biura lub kilka pomieszczeń znajdujących się w obszarze bezpiecznym to przede wszystkim pomieszczenia, w których znajdują się krytyczne i wrażliwe centra przetwarzania informacji oraz pomieszczenia: w których przechowywane są aktywa informacji, dla których niezbędne jest zachowanie poufności, integralności i dostępności informacji, zawierające znaczne składniki majątkowe, w których znajdują się materiały łatwopalne, wybuchowe, trujące lub inne pomieszczenia wymagające takiej ochrony. Granice obszaru bezpiecznego określają bariery, takie jak ściany, bramki wejściowe na kartę lub recepcja z obsługą. Kierujący KO będący właścicielem aktywów lub ich administratorem wnioskuje do Kierownika Działu Bezpieczeństwa o zaliczenie pomieszczeń, o których mowa w pkt , do obszaru bezpiecznego. Dyrektor Oddziału na wniosek Kierownika Działu Bezpieczeństwa ustala podział terenu Oddziału zajmowanego przez jednostki organizacyjne na: strefę kontrolowanego przebywania - do której dostęp posiadają wszyscy pracownicy Oddziału, obszary bezpieczne - do których dostęp mają pracownicy Oddziału posiadający prawa dostępu nadawane przez Kierownika Działu Bezpieczeństwa na wniosek Kierującego KO będącej właścicielem lub administratorem aktywów. Kierujący KO sporządzają i na bieżąco aktualizują wykaz osób upoważnionych do pobierania kluczy od pomieszczeń zlokalizowanych w obszarze bezpiecznym zgodnie z Zał.1, który po uzgodnieniu z Kierownikiem Działu Bezpieczeństwa zostaje zatwierdzony przez Dyrektora Oddziału. Wykaz osób upoważnionych do pobierania kluczy od pomieszczeń zlokalizowanych w obszarze bezpiecznym (Zał.1) sporządza się w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem dla: Kierownika Działu Bezpieczeństwa (oryginał), Kierującego KO (kopia), Szefa Ochrony (kopia). Wejście i wyjście z obszaru bezpiecznego oraz tożsamość osób w nich przebywających rejestrowane są: Strona 4 z 16

7 elektronicznie - osoby przebywające w obszarze bezpiecznym zobowiązane są do posiadania identyfikatora, noszonego w widocznym miejscu, lub rejestrze osób w obszarze bezpiecznym, zgodnie z Zał Praca w obszarze bezpiecznym, poza wyznaczonymi godzinami służbowymi, jest dozwolona jedynie pod warunkiem uzyskania pisemnego lub ustnego zezwolenia bezpośredniego przełożonego Zabezpieczenie obszarów bezpiecznych stanowi wymaganie Polskiej normy PN-ISO/IEC i polega m.in. na fizycznej ochronie biur, pomieszczeń i urządzeń, w której pracuje autoryzowany personel oraz: kontroli przez opuszczającego pomieszczenie po zakończeniu pracy, zamknięcia drzwi, okien, mebli biurowych, wyłączeniu komputerów i innych odbiorników energii elektrycznej z wyjątkiem pracujących w systemie całodobowym oraz sprawdzeniu zachowania warunków wynikających z przepisów p.poż., zewnętrznej kontroli przez służbę ochrony zabezpieczenia pomieszczeń po zakończeniu pracy przez pracowników, interweniowaniu i informowaniu właściwych przełożonych przez służbę ochrony lub DIR w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zabezpieczenia pomieszczeni Zalecane jest, aby drzwi do pomieszczeń znajdujących się w obszarze bezpiecznym były wyposażone w samozamykacze, których unieruchamianie jest bezwzględnie zabronione. 6.4 SZCZEGÓLNA OCHRONA POMIESZCZEŃ Pomieszczenia podlegające szczególnej ochronie to pomieszczenia: w których przechowywane są dokumenty mające istotne znaczenie dla interesu Oddziału, w szczególności stanowiące Tajemnicę Spółki lub materiały oznaczone klauzulą tajności w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych, zawierające znaczne składniki majątkowe, w których znajdują się materiały łatwopalne, wybuchowe, trujące lub inne pomieszczenia wymagające takiej ochrony - w tym przypadku o zaliczeniu pomieszczenia do pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie decyduje kierownik komórki organizacyjnej nadzorującej to pomieszczenie, a nie zostały zaliczone do obszarów bezpiecznych, o których mowa w pkt Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do sporządzania i bieżącej aktualizacji wykazu pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie, który po uzgodnieniu z Kierownikiem Działu Bezpieczeństwa zostaje zatwierdzony przez Dyrektora Oddziału. Wykaz pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie sporządza się zgodnie z Zał.3, w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem dla: Kierownika Działu Bezpieczeństwa (oryginał), kierownika danej komórki organizacyjnej (kopia), Szefa Ochrony (kopia). Szczególna ochrona pomieszczeń polega na: zaopatrzeniu drzwi pomieszczenia usytuowanego wewnątrz budynku w co najmniej jeden certyfikowany zamek patentowy, w przypadku pomieszczeń magazynowych, których drzwi lub brama usytuowana jest w stronę otwartego terenu - w co najmniej dwa certyfikowane zamki oraz dodatkowo w kłódkę i zewnętrzną plombę metalową lub plombę z wzorem odciśniętej referentki, czytelnym wymalowaniu z prawej strony na wysokości zamka numeru referentki lub plombownicy na drzwiach (bramie), o których mowa w ppkt b, d. kontroli przez opuszczającego pomieszczenie po zakończeniu pracy, zamknięcia drzwi, okien, mebli biurowych, wyłączeniu komputerów i innych odbiorników energii elektrycznej z wyjątkiem pracujących w systemie całodobowym oraz sprawdzeniu zachowania warunków wynikających z przepisów p.poż., e. zabezpieczeniu kluczy i plombownicy przez upoważnionego pracownika danej KO po zakończeniu pracy w specjalnym woreczku i zaplombowaniu go referentką, f. zdawaniu i pobieraniu kluczy i plombownicy tylko przez upoważnionych pracowników wyszczególnionych w Zał.3 za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy, znajdującej się na posterunkach służby ochrony właściwych dla danego obszaru, g. zewnętrznej kontroli zabezpieczenia pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie po zakończeniu pracy przez pracowników służby ochrony, h. interweniowaniu i informowaniu właściwych przełożonych przez służbę ochrony lub DIR w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zabezpieczenia pomieszczeni Wnoszenie na teren Oddziału materiałów wybuchowych, toksycznych, odurzających, narkotyków, alkoholu itp. jest zabronione. Strona 5 z 16

8 Zabrania się wykonywania zdjęć i filmów na terenie Oddziału, z wyjątkiem wykonywanych przez: pracowników Oddziału do celów służbowych na podstawie wniosku Kierującego KO, pozytywnie zaopiniowanego przez Dyrektora Oddziału, Dyrektorów Pionu lub Głównych Inżynierów, przekazanego odpowiednio wcześniej Szefowi Ochrony, dziennikarzy, fotoreporterów, zorganizowanych grup oraz pracowników firm obcych na podstawie zezwolenia, zgodnie z Zał Wnoszenie i wynoszenie nośników danych zawierające informacje chronione następuje zgodnie z odrębnymi wewnętrznymi uregulowaniami obowiązującymi w Spółce Wydawanie kart identyfikacyjnych w zakresie ruchu osobowego i dokumentów w zakresie ruchu składników majątkowych oraz przepustek na wjazd do obiektu powinno zabezpieczyć Oddział przed: dostępem osób nieupoważnionych do obszarów chronionych i bezpiecznych Oddziału, dostępem osób nieupoważnionych do informacji chronionych, wjazdem na obszar chroniony pojazdów nieuprawnionych, d. kradzieżą informacji chronionych, e. kradzieżą mienia lub jego dewastacją W przypadku wykonywania na obszarze chronionym Oddziału robót przez firmy obce wykonawca zobowiązany jest podporządkować ruch osobowy i ruch składników majątkowych przepisom wynikającym z Instrukcji Zakres zadań i uprawnień pracowników służby ochrony określają Plany ochrony uzgodnione z Komendantem Wojewódzkim Policji Ochrona Oddziału pełniona jest całodobowo WSTĘP NA TEREN ODDZIAŁU NA PODSTAWIE KARTY IDENTYFIKACYJNEJ Wstęp do obszarów chronionych Oddziału, za wyjątkiem EC III, następuje na podstawie karty identyfikacyjnej, która identyfikuje w systemie kontroli dostępu prowadzonej w systemie ACCARD daną osobę jako upoważnioną do wejścia na określony obszar chroniony Oddziału. W systemie kontroli dostępu nadawane są pracownikom Oddziału i firm obcych następujące uprawnienia do wejścia i wyjścia z określonego obszaru chronionego Oddziału, adekwatnie do zajmowanego stanowiska i wykonywanych obowiązków służbowych: terenu EC I, terenu EC II, budynku siedziby Dyrekcji Oddziału. Uprawnienia, o których mowa w pkt , dla pracowników Oddziału i firm obcych aktywuje Wydział HR na wniosek bezpośredniego przełożonego pracownik W przypadku: zmiany stanowiska lub przejścia pracownika do innej KO, Wydział HR zmienia nadane uprawnienia w systemie kontroli dostępu, konieczności załatwienia spraw służbowych lub osobistych przez pracownika, który nie ma uprawnienia do wejścia do budynku siedziby Dyrekcji Oddziału, pracownik służby ochrony umożliwia mu wejście poprzez otwarcie bramki, po uprzednim dokonaniu wpisu danych pracownika, na podstawie imiennej karty identyfikacyjnej w rejestrze wejść i wyjść. 6.6 RODZAJE KART IDENTYFIKACYJNYCH W Oddziale obowiązują następujące rodzaje kart identyfikacyjnych: dla pracowników Oddziału: stała ze zdjęciem, zastępcza bez zdjęcia, dla pracowników firm obcych, praktykantów i stażystów ze zdjęciem, dla gości bez zdjęcia zgodnie z Zał.5. Karty identyfikacyjne bez zdjęcia są ważne tylko z aktualnym dowodem tożsamości. Karty identyfikacyjne zastępcze dla pracowników Oddziału i dla gości (bez zdjęcia) wydawane są przez pracowników służby ochrony, natomiast pozostałe karty wydaje Wydział HR za pisemnym pokwitowaniem. Karty identyfikacyjne przeznaczone dla gości wydawane są dla: funkcjonariuszy Państwowej Staży Pożarnej, inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy, Państwowej Inspekcji Sanitarnej, funkcjonariuszy Policji oraz innych osób uprawnionych do kontroli Oddziału, przedstawicieli firm współpracujących lub nawiązujących współpracę, Strona 6 z 16

9 innych osób załatwiających sprawy służbowe na terenie Oddziału po uprzednim otrzymaniu przez pracownika służby ochrony zlecenia telefonicznego od Dyrektora Oddziału, Dyrektorów Pionów, Głównych Inżynierów lub Kierujących KO, do których dana osoba się udaje. Po wydaniu karty identyfikacyjnej za wprowadzenie i odprowadzenie gościa z terenu lub obiektu Oddziału odpowiada wyznaczony pracownik KO przyjmującej interesanta, d. pracowników firm obcych wykonujących pomiary lub usługi trwające do 1 miesiąca, zgodnie z wykazem przekazanym przez Wydział HR Szefowi Ochrony, e. pracowników MEGAZEC Sp. z o.o. i pozostałych firm obcych jako karty zastępcze na podstawie wykazu imiennego, opracowanego i uaktualnianego przez właściwego inspektora nadzoru lub innego przedstawiciela Oddziału i przekazanego Szefowi Ochrony, f. osób prywatnych, wjeżdżających na teren EC II w celu naprawy prywatnego pojazdu samochodowego, na podstawie okazania pracownikowi służby ochrony otwartego zlecenia naprawy wystawionego przez upoważnionego pracownika MEGAZEC Sp. z o.o. Karty identyfikacyjne dla pracowników Oddziału wydawane są na czas ich zatrudnienia w Oddziale na podstawie zawartej umowy o pracę. Karty identyfikacyjne dla pracowników wszystkich firm obcych wydawane są na okres do 12 miesięcy w roku kalendarzowym, po uprzednim odbyciu instruktażu w zakresie bhp, ochrony środowiska i p.poż., i mogą podlegać przedłużeniu na okres następny, na podstawie wniosku złożonego przez firmę obcą w Wydziale HR według wzoru stanowiącego Zał.6. Każdy pracownik z chwilą otrzymania karty identyfikacyjnej zobowiązany jest do umieszczenia jej na odzieży w widocznym miejscu i poruszania się z nią po obszarze chronionym Oddziału. Zastępczą kartę identyfikacyjną i kartę identyfikacyjną dla gościa należy oddać pracownikowi służby ochrony wychodząc z obszaru chronionego Oddziału. Pracownik służby ochrony każde wydanie i zwrot: zastępczej karty identyfikacyjnej dla pracowników Oddziału odnotowuje w wykazie wydanych zastępczych elektronicznych kart identyfikacyjnych zgodnie z Zał.7, karty identyfikacyjnej dla gości odnotowuje w wykazie wydanych elektronicznych kart identyfikacyjnych dla gości zgodnie z Zał.8. Wykaz (Zał.7) pracownik służby ochrony sporządza w 2 egzemplarzach z przeznaczeniem dla: Wydziału HR, służby ochrony. Pracownik służby ochrony przekazuje wykaz (Zał.7) do Wydziału HR następnego dnia roboczego, po dniu na jaki jest on sporządzony, a Wydział HR wprowadza do systemu SAP ZKL godziny wejścia i wyjścia pracowników, zarejestrowane przez system ACCARD na wydanych zastępczych kartach identyfikacyjnych. Wykaz (Zał.8) pracownik służby ochrony sporządza w 1 egzemplarzu i w razie potrzeby udostępnia do wglądu upoważnionemu pracownikowi Wydziału HR. Wszystkie karty identyfikacyjne stanowią własność Oddziału. Karty identyfikacyjne dla pracowników Oddziału i firm obcych są drukowane i aktywowane przez Wydział HR we współpracy z Wydziałem Elektrycznym i Automatyki. Pod rygorem kar określonych w Regulaminie Pracy zabrania się udostępniania karty identyfikacyjnej osobom trzecim oraz wszelkiego jej niszczenia i użytkowania niezgodnie z przeznaczeniem WSTĘP NA TEREN ODDZIAŁU BEZ KARTY IDENTYFIKACYJNEJ Do wejścia (wjazdu) na obszar chroniony Oddziału w asyście służby ochrony bez karty identyfikacyjnej, na podstawie okazanej legitymacji służbowej mają prawo: służby ratownicze biorące udział w akcjach ratowniczych, funkcjonariusze policji, prokuratury i innych uprawnionych organów udający się na miejsce zdarzenia, o którym mowa w ppkt. Dyrektorzy Pionów mają prawo wprowadzić na teren Oddziału towarzyszące im osoby, jeżeli uznają za stosowne zwolnienie ich z obowiązku pobrania karty identyfikacyjnej dla gości Wstęp na teren Oddziału w celu zwiedzania obiektów Oddziału znajdujących się na obszarze chronionym jest dozwolony przy udziale wyznaczonego pracownika Oddziału i przy grupach zorganizowanych opiekuna ze strony instytucji zewnętrznej na podstawie pisemnego zezwolenia, o którym mowa w pkt ppkt. 6.8 ZASADY KORZYSTANIA Z KART IDENTYFIKACYJNYCH Pracownicy zobowiązani są do rejestrowania swojego wejścia lub wyjścia kartą identyfikacyjną na terminalach. Strona 7 z 16

10 Osoby zamierzające wejść na obszar chroniony Oddziału zobowiązane są posiadać przy sobie kartę identyfikacyjną, a w przypadku nie posiadania karty identyfikacyjnej - dokument tożsamości, na podstawie którego zostanie wydana karta identyfikacyjna zastępcza lub dla gości Wejście na określony obszar chroniony Oddziału jest możliwe po uprzednim zidentyfikowaniu przez czytnik kołowrotu lub bramki danej osoby jako upoważnionej do wejścia na ten obszar. 6.9 ZASADY POSTĘPOWANIA IDENTYFIKACYJNEJ W PRZYPADKU ZAPOMNIENIA/ZAGUBIENIA KARTY W przypadku, gdy wchodzący na obszar chroniony Oddziału pracownik zapomni kartę identyfikacyjną: zgłasza ten fakt pracownikowi służby ochrony, który wystawia za pokwitowaniem odbioru zastępczą kartę identyfikacyjną, po zakończeniu pracy oddaje zastępczą kartę identyfikacyjną za pokwitowaniem pracownikowi służby ochrony. W przypadku, gdy wchodzący na obszar chroniony Oddziału pracownik zagubi kartę identyfikacyjną: zgłasza ten fakt w Wydziale HR celem dezaktywacji zagubionej karty identyfikacyjnej, składając jednocześnie wypełnione oświadczenie zgodnie z Zał.9, pobiera za pokwitowaniem zastępczą kartę identyfikacyjną na dany dzień pracy u pracownika służby ochrony, po zakończeniu pracy oddaje zastępczą kartę identyfikacyjną za pokwitowaniem pracownikowi ochrony. W przypadku, gdy wchodzący na obszar chroniony Oddziału pracownik firmy obcej zapomni kartę identyfikacyjną: zgłasza ten fakt pracownikowi służby ochrony, który po sprawdzeniu w wykazie pracowników firm obcych upoważnionych do przebywania na określonym obszarze chronionym Oddziału uprawnień danej osoby do wejścia, wystawia za pokwitowaniem kartę dla gości, po zakończeniu pracy oddaje kartę dla gości za pokwitowaniem pracownikowi służby ochrony. W przypadku, gdy wchodzący na obszar chroniony Oddziału pracownik firmy obcej zagubi kartę identyfikacyjną: zgłasza ten fakt osobiście lub za pośrednictwem swojego pracodawcy w Wydziale HR Oddziału celem dezaktywacji zagubionej karty identyfikacyjnej, przekazując jednocześnie wypełnione oświadczenie zgodnie z Zał.10, zgłasza ten fakt pracownikowi służby ochrony, który po sprawdzeniu w wykazie pracowników firm obcych upoważnionych do przebywania na określonym obszarze chronionym Oddziału uprawnień danej osoby do wejścia, wystawia za pokwitowaniem kartę dla gości, po zakończeniu pracy oddaje kartę dla gości za pokwitowaniem pracownikowi służby ochrony ZASADY ODPŁATNOŚCI ZA KARTY IDENTYFIKACYJNE PRZEZ PRACOWNIKÓW ODDZIAŁU Każdy pracownik Oddziału otrzymuje dwie pierwsze stałe karty identyfikacyjne bezpłatnie, a następne odpłatnie Wydanie każdej następnej karty identyfikacyjnej pracownikowi Oddziału następuje po uprzednim uiszczeniu przez niego opłaty w wysokości 50 zł + 23% VAT tytułem pokrycia kosztów wydruku karty identyfikacyjnej Z obciążenia ww. kosztami zwolnieni są pracownicy w przypadku, gdy karta identyfikacyjna: została skradziona, jeśli potwierdzą ten fakt oświadczeniem, o którym mowa w pkt ppkt. a, wskazuje na zużycie eliminujące jej dalszą eksploatację Wydział HR przekazuje do Działu Sprzedaży wniosek o wystawienie faktury z tytułu opłaty za kartę identyfikacyjną, o której mowa w pkt Pracownik przy odbiorze w Wydziale HR karty identyfikacyjnej okazuje dowód wpłaty do kasy Oddziału W przypadku odnalezienia zagubionej karty identyfikacyjnej pracownik zobowiązany jest przekazać ją niezwłocznie do Wydziału HR W przypadku zniszczenia karty identyfikacyjnej w stopniu eliminującym ją z dalszego użytkowania należy postępować zgodnie z postanowieniami pkt W przypadku rozwiązania umowy o pracę każdy pracownik Oddziału zobowiązany jest zdać kartę identyfikacyjną do Wydziału HR Z chwilą rozwiązania umowy o pracę Wydział HR dezaktywuje kartę identyfikacyjną W przypadku rozwiązania umowy o pracę, gdy pracownik Oddziału nie zdał karty identyfikacyjnej, Wydział HR ją dezaktywuje, pisemnie żądając jej zwrotu ZASADY ODPŁATNOŚCI ZA KARTY IDENTYFIKACYJNE PRZEZ PRACOWNIKÓW FIRM OBCYCH Karty identyfikacyjne dla pracowników firm obcych wydaje Wydział HR upoważnionemu pracownikowi tej firmy. Strona 8 z 16

11 Pierwszą kartę identyfikacyjną dla każdego pracownika firmy obcej wydaje się odpłatnie po uiszczeniu opłaty w wysokości 20 zł + 23% VAT za 1 kartę, po okazaniu dowodu wpłaty za fakturę, wystawioną przez Dział Sprzedaży i na wniosek Wydziału HR. Wydanie każdej następnej karty identyfikacyjnej następuje zgodnie z pkt Firma obca zobowiązana jest na bieżąco zwracać karty identyfikacyjne, które utraciły ważność do Wydziału HR celem ich dezaktywacji ZASADY REJESTRACJI WEJŚĆ I WYJŚĆ Elektroniczna rejestracja wejść i wyjść polega na rejestrowaniu przy wykorzystaniu systemu ACCARD (z dokładnością do pięciu minut) godziny przybycia i wyjścia oraz wszelkich wejść i wyjść w godzinach pracy pracowników Oddziału poprzez odczyt karty identyfikacyjnej pracownika przez terminal Pracownik przed rejestracją wejścia lub wyjścia sprawdza komunikat na wyświetlaczu terminala, który może być następujący: wejście do pracy, wyjście z pracy (w tym wyjście prywatne), powrót z wyjścia służbowego, d. wyjście z pracy służbowe W przypadku prawidłowego komunikatu pracownik rejestruje swoje wejście lub wyjście poprzez przyłożenie karty identyfikacyjnej do czytnika terminalu na odległość kilku centymetrów, do momentu usłyszenia sygnału dźwiękowego, potwierdzającego rejestrację zdarzeni W przypadku innego komunikatu pracownik przy użyciu klawiszy funkcyjnych zmienia go na właściwy i postępuje zgodnie z pkt Rejestracja wejść i wyjść nie zwalnia pracowników Oddziału z obowiązku podpisywania list obecności System rejestracji wejść i wyjść zintegrowany jest z systemem SAP_ZKL, do którego przenosi informacje o wejściach i wyjściach pracowników. Raport generowany z systemu SAP_ZKL umożliwia przeglądanie danych o godzinach wejść i wyjść podległych pracowników Asystenci czasu pracy prowadzą ewidencję czasu pracy pracowników danej KO na zasadzie tzw. negatywnej rejestracji czasu pracy. Oznacza to, że do systemu SAP_ZKL wprowadzają tylko odchylenia od harmonogramu pracy danego pracownika np. absencje lub nadgodziny. Jeśli pracownik pracował w danym dniu zgodnie ze swoim harmonogramem, system automatycznie zarejestruje czas pracy na jego karcie ZASADY KONTROLI DOSTĘPU Celem wejścia na określony obszar chroniony Oddziału należy przyłożyć kartę identyfikacyjną do czytnika kołowrotu lub bramki. Krótkotrwały (poniżej jednej sekundy) błysk diody na zielono sygnalizuje odczyt karty i jej identyfikację w systemie kontroli dostępu Jeżeli identyfikacja przebiegnie prawidłowo i osoba posiadająca kartę identyfikacyjną posiada uprawnienie upoważniające ją do wejścia na określony obszar chroniony Oddziału, następuje przełączenie urządzenia w tryb otwarty, odblokowanie kołowrotu lub bramki i umożliwienie przejści Następnie dioda na czytniku zapala się światłem ciągłym na zielono na około 4 sekundy Na bramkach w budynku Dyrekcji Oddziału na panelu pojawia się również symbol zielonej strzałki wskazując kierunek przejści System kontroli dostępu po przejściu jednej osoby automatycznie przełącza kołowrót lub bramkę w tryb zamknięty Kolejna osoba może rozpocząć przechodzenie po zapaleniu diody na czerwono, wówczas należy postępować zgodnie z pkt W przypadku zarządzenia ewakuacji doraźnej pracownicy służby ochrony wyłączają kołowroty lub bramki w celu umożliwienia jak najszybszego opuszczenia zagrożonego obszaru chronionego Oddziału Osoby wchodzące na teren Oddziału, posiadające przy sobie przedmioty zabronione do wnoszenia (broń, amunicję, alkohol, prywatne komputery przenośne itp.) obowiązane są przekazać je za pokwitowaniem do depozytu. Zwrot tych przedmiotów następuje przy wychodzeniu z obszaru chronionego Oddziału za pokwitowaniem w książce depozytów, znajdującej się na posterunku służby ochrony Zasady wnoszenia i wynoszenia poza Oddział służbowego przenośnego sprzętu mobilnego określa odrębna regulacja wewnętrzn 6.14 ZASADY WJAZDU I WYJAZDU Uprawnione do wjazdu i wyjazdu z obszaru chronionego Oddziału na podstawie dowodu rejestracyjnego pojazdu oraz karty identyfikacyjnej są wyłącznie oznakowane pojazdy samochodowe stanowiące własność Strona 9 z 16

12 Oddziału i MEGAZEC Sp. z o.o. oraz prywatne i służbowe pojazdy samochodowe stanowiące własność lub współwłasność osób zajmujących następujące stanowiska: na obszar chroniony Oddziału: Dyrektor Oddziału, Dyrektorzy Pionów, Główni Inżynierowie, Dyżurni Inżynierowie Ruchu, Kierownicy Wydziałów, Działów i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska, na teren MEGAZEC Sp. z o.o. leżący w granicach obszaru chronionego Oddziału Członkowie Zarządu MEGAZEC Sp. z o.o. za okazaniem karty identyfikacyjnej Dyrektor Oddziału może w indywidualnych przypadkach na podstawie pisemnego wniosku udzielić zgody innym osobom nie wymienionym w pkt na wjazd prywatnego pojazdu samochodowego na obszar chroniony Oddziału do czasu wykonywania pracy związanej z zajmowanym stanowiskiem. Zgoda taka może zostać cofnięta na wniosek Wydziału HR po ustaniu okoliczności uzasadniających potrzebę wjazdu w każdym czasie bez podania przyczyny Do wjazdu osób wobec których Dyrektor Oddziału zaopiniował pozytywnie wniosek, o którym mowa w pkt , upoważnia przepustka zawierająca imię i nazwisko oraz numer rejestracyjny pojazdu, zgodnie z Zał.11. Przepustka ważna jest za okazaniem dokumentu tożsamości Pojazdy samochodowe firm obcych wykonujących prace na obszarze chronionym Oddziału i posiadających swoje siedziby na terenie EC, które otrzymają zgodę na wjazd na obszar chroniony Oddziału, mają prawo do poruszania się wyłącznie pomiędzy bramą a siedzibą firmy lub miejscem wykonywania pra Nieprzestrzeganie powyższej zasady może spowodować cofnięcie zgody na wjazd na obszar chroniony Oddziału Wjazd i wyjazd pojazdu samochodowego zostaje odnotowany w książce pojazdów wjeżdżających i wyjeżdżających z obszaru chronionego Oddziału z uwidocznieniem godziny Wjazd prywatnego pojazdu samochodowego na obszar chroniony na terenie EC II celem naprawy przez MEGAZEC Sp. z o.o. odbywa się po przeprowadzonej kontroli zawartości pojazdu, na podstawie karty identyfikacyjnej pracownika lub karty identyfikacyjnej dla gości. Pojazdy te mają prawo do poruszania się wyłącznie pomiędzy bramą a warsztatami samochodowymi MEGAZEC Sp. z o.o Wyjazd prywatnego pojazdu samochodowego po wykonaniu naprawy z obszaru chronionego odbywa się po przeprowadzonej kontroli pojazdu samochodowego przez służbę ochrony Wjazdy i wyjazdy prywatnych pojazdów samochodowych z obszaru chronionego na terenie EC II po wykonaniu usługi podlegają rejestracji w książce wjazdu i wyjazdu samochodów prywatnych, prowadzonej przez służbę ochrony Wjazd na obszar chroniony jakichkolwiek innych pojazdów samochodowych jest zabroniony Prawo przebywania na obszarze chronionym Oddziału po godzinach pracy i w dniu wolnym od pracy mają wyłącznie pracownicy na podstawie zgody przełożonego, który powiadamia osobiście pracownika służby ochrony. W wyjątkowych przypadkach pracownika służby ochrony powiadamia osobiście pracownik danej KO Kierujący KO zobowiązani są do zgłoszenia faktu przebywania na obszarze chronionym Oddziału po godzinach pracy pracownikowi służby ochrony RODZAJE DOKUMETÓW W RUCHU SKŁADNIKÓW MATERIAŁOWYCH Wwożenie (wnoszenie) na obszar chroniony Oddziału oraz wywożenie (wynoszenie) z obszaru chronionego Oddziału materiałów do produkcji, materiałów inwestycyjnych, półfabrykatów, wyrobów gotowych, narzędzi, sprzętu biurowego, środków trwałych itp. odbywa się na podstawie następujących dowodów materiałowych: WZ, RW, ZW, MM, MT i faktura które generowane są w SAP_RiL, PR+ i MN które stanowią Zał Podstawę wywozu (wynoszenia) majątku trwałego i obrotowego stanowią dokumenty wymienione w pkt wraz z przepustką materiałową, która stanowi Zał Dowody materiałowe RW i MM mogą zastępować przepustki materiałowe na wywiezienie (wyniesienie) materiałów dla KO lub magazynów mających siedzibę poza bramą EC I i EC II Podstawę wwiezienia (wniesienia) materiałów będących własnością Spółki stanowią: list przewozowy, dowód dostawy, dowód WZ, ZW i MM oraz faktur Strona 10 z 16

13 Na odwrotnej stronie wyżej wymienionych dokumentów pracownik służby ochrony przystawia pieczątkę o treści: Wwieziono dnia (podpis pracownika służby ochrony) Wniesiono dni (podpis pracownika służby ochrony) Niezależnie od dowodów stanowiących podstawę wywiezienia (wyniesienia), wwiezienia (wniesienia), określonych w pkt , stosuje się następujące dowody materiałowe: zaświadczenia jednorazowe na wywiezienie (wyniesienie), wwiezienie (wniesienie) narzędzi i środków pracy pracowników pracujących poza obszarem chronionym Oddziału, zgodnie z Zał.14, zaświadczenia stałe na wywiezienie (wyniesienie), wwiezienie (wniesienie) narzędzi i aparatury pomiarowej, zgodnie z Zał ZASADY WYSTAWIANIA I KONTROLI DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH RUCHU SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH STANOWIĄCYCH WŁASNOŚĆ ODDZIAŁU Przepustki materiałowe stosowane są przy wywożeniu (wynoszeniu) materiałów będących własnością Oddziału podlegających udokumentowaniu dowodami materiałowymi, o których mowa w pkt Przepustki materiałowe wystawia się w 2-ch egzemplarzach, z ważnością na jedno wyjście (wyjazd) na jeden pojazd lub na zwartą grupę pojazdów, przez KO do tego upoważnione. Kopia pozostaje w komórce wystawiającej, oryginał jest podstawą ruchu materiałowego, umożliwiającego (przejście) przejazd przez bramę i tam jest zatrzymywany przez służbę ochrony Przepustki materiałowe zatwierdzają pracownicy upoważnieni przez Dyrektora Oddziału Wykazy wzorów podpisów i pieczątek osób upoważnionych znajdują się na posterunkach oraz w Wydziale Rachunkowości Wykaz KO uprawnionych do wystawiania oraz osób upoważnionych do zatwierdzania przepustek materiałowych stanowi Zał Stosowane w Oddziale druki przepustek materiałowych z chwilą ich ponumerowania i ostemplowania pieczęcią firmową stanowią druk ścisłego zarachowania i podlegają ewidencji POZOSTAŁE ZASADY ROZLICZANIA Ewidencję i kontrolę rozliczania bloczków przepustek materiałowych prowadzi Wydział Rachunkowości Każdy rodzaj bloczków przepustek materiałowych numeruje się numeracją ciągłą od numeru 1 (jeden) wzwyż na przestrzeni roku kalendarzowego Ponumerowane bloczki przepustek materiałowych ewidencjonuje się w książce druków ścisłego zarachowani Pracownik upoważniony do zatwierdzania przepustek materiałowych otrzymuje nowy bloczek po rozliczeniu się z poprzedniego Z dniem 31 grudnia każdego roku bloczki przepustek materiałowych tracą ważność i podlegają rozliczeniu w Wydziale Rachunkowości, a na nowy rok wydaje się nowe bloczki przepustek materiałowych Opuszczenie obszaru chronionego Oddziału przez pojazd stanowiący własność Oddziału, jeżeli pojazd nie posiada ładunku, następuje na podstawie karty drogowej, określającej cel wyjazdu Przy wywożeniu materiałów i środków pracy z obszaru chronionego Oddziału dysponent pojazdu lub jego kierowca zgłasza osobiście służbie ochrony cel wyjazdu i oddaje przepustkę materiałową Pracownik służby ochrony po stwierdzeniu zgodności załadowanych materiałów z materiałami wyszczególnionymi w przepustce materiałowej, dokonuje adnotacji na tej przepustce o dokonaniu kontroli, wpisuje datę i czas wyjazdu oraz składa podpis, po czym zezwala na wyjazd (wywiezienie) materiałów Tryb postępowania określony w pkt obowiązuje również przy wynoszeniu materiałów z obszaru chronionego Oddziału Służba ochrony wstrzymuje wywożenie (wynoszenie) materiałów i środków pracy poza obszar chroniony Oddziału jeżeli: w przepustce materiałowej lub dowodzie materiałowym są ślady przeróbek lub poprawek, dokumenty są wystawione i podpisane przez osobę do tego nieuprawnioną, zaistnieją niezgodności między ilością i rodzajem materiałów wyszczególnionych w przepustce materiałowej lub dowodzie materiałowym a faktycznie wywożonymi (wynoszonymi) materiałami. Strona 11 z 16

14 Służba ochrony wpisuje odebrane przepustki chronologicznie do prowadzonej w tym celu kontrolki, zgodnie z Zał Odebrane przez służbę ochrony przepustki materiałowe winny być dekadowo zdawane za pokwitowaniem do Wydziału Rachunkowości Niedopuszczalne jest wywożenie (wynoszenie) materiałów i innych przedmiotów bez przepustki lub zaświadczenia na podstawie tylko ustnego poleceni W przypadku awarii i konieczności wywiezienia materiałów po godzinach pracy I zmiany przepustki materiałowe wystawiają, zatwierdzają i przechowują Dyżurni Inżynierowie Ruchu w EC I i EC II. Na przepustce należy wyspecyfikować ilość i rodzaj wywożonego materiału i środków pracy. Wywożący zobowiązany jest przekazać przepustkę służbie ochrony Odzież roboczą do prania i obuwie do naprawy można wywozić (wynosić) i wwozić (wnosić) na obszar chroniony Oddziału na podstawie przepustki materiałowej, do której należy dołączyć specyfikację ilości i rodzaju odzieży i obuwi Wywóz z obszaru chronionego Oddziału materiałów (złomu), będących na stanie Działu Magazynów i Gospodarki Materiałowej zakupionych przez pracowników i obce firmy następuje wyłącznie podczas trwania I zmiany na podstawie przepustki materiałowej i dowodu WZ, wystawionych przez Dział Sprzedaży W przypadku, gdy firma obca jest posiadaczem odpadów powstałych w trakcie wykonania umowy o realizację robót lub usług, podstawą wywozu (wyjazdu) tych odpadów jest przepustka materiałowa wystawiona przez KO koordynującą wykonanie tej umowy Pracownik służby ochrony po stwierdzeniu prawidłowości wystawienia przepustki materiałowej na wywóz materiału (złomu), dokonuje na niej wpisu godziny i daty wywiezienia oraz składa podpis Pracownik KO odpowiedzialnej za wydanie materiału (złomu) jest odpowiedzialny również za niezwłoczne opuszczenie obszaru chronionego Oddziału przez pojazd wywożący zakupiony materiał (złom) W przypadku wywożenia złomu z obszaru chronionego na terenie EC I i EC II do oryginału przepustek materiałowych wystawianych przez Dział Sprzedaży należy bezwzględnie dołączyć raport wagowy po zważeniu materiału (złomu) i przekazać łącznie do Wydziału Rachunkowości Wywóz z obszaru chronionego Oddziału wody destylowanej odbywa się na podstawie przepustki materiałowej i faktury Dowody RW należy wystawiać w 4-ech egzemplarzach, a dowody MM w 5-ciu egzemplarzach, jeżeli stanowią jednocześnie przepustkę materiałową. Pierwszy i czwarty egzemplarz dowodu RW oraz pierwszy i piąty egzemplarz dowodu MM należy opatrzyć pieczątką o treści: przepustka materiałowa nr... zezwala się panu (pani)... na wywóz, przywóz, wyniesienie materiałów wyszczególnionych na odwrocie.... pieczęć i podpis Nadzór nad prawidłowością wykonania w/wym. czynności sprawuje Kierownik Działu Sprzedaży Dowody materiałowe RW i MM, które stanowią jednocześnie przepustki materiałowe, zatwierdzają upoważnieni kierownicy KO Przepustkę materiałową (dowód RW i MM) należy opatrzyć kolejnym numerem zgodnie z kontrolką, stanowiącą ewidencję wydanych przepustek, którą prowadzi Dział Magazynów i Gospodarki Materiałowej zgodnie z Zał Kontrolkę należy prowadzić od numeru 1 (jeden) wzwyż na przestrzeni roku. Zdawanie kontrolki następuje według ustaleń dotyczących zdawania przepustek materiałowych Pod pieczątką stanowiącą przepustkę materiałową pracownik służby ochrony wpisuje datę i godzinę wywozu (wyniesienia) oraz składa podpis Przepustka (dowód Rw i Mm) zostaje przez służbę ochrony zaewidencjonowana w prowadzonej kontrolce i dekadowo winna być przekazywana do Wydziału Rachunkowości Otrzymane przepustki materiałowe oraz dowody RW i MM stanowiące jednocześnie przepustki materiałowe, Wydział Rachunkowości sprawdza z dokumentami źródłowymi ZASADY WYSTAWIANIA I KONTROLI DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH MAJĄTKOWYCH STANOWIĄCYCH WŁASNOŚĆ FIRM OBCYCH SKŁADNIKÓW Bloczki przepustek materiałowych dla firm obcych korzystających z pomieszczeń Oddziału na podstawie umowy dzierżawy lub najmu wydaje pracownik Wydziału Rachunkowości na podstawie zgody wyrażonej przez Dyrektora Pionu, po uprzednim sprawdzeniu czy firma ta posiada aktualną umowę dzierżawy lub najmu Strona 12 z 16

15 pomieszczeń. Tryb nadawania numeracji i ewidencji zachowany jest jak dla ruchu składników majątkowych będących własnością Oddziału Firma obca do wniosku o wydanie przepustek materiałowych dołącza wykaz pracowników własnych (łącznie z wzorem podpisu i używaną pieczątką) upoważnionych do zatwierdzania przepustek materiałowych i zaświadczeń jednorazowych Pracownik Wydziału Rachunkowości przekazuje oryginał wykazu osób upoważnionych, o którym mowa w pkt , Szefowi Ochrony zachowując w Wydziale Rachunkowości kserokopię tego wykazu Podstawę wwiezienia (wniesienia) materiałów będących własnością firm obcych, o których mowa w pkt , stanowią: list przewozowy, dowód dostawy, faktura bądź pismo firmy obcej wyszczególniające rodzaj i ilość wwożonego (wnoszonego) materiału. Na odwrotnej stronie wyżej wymienionych dokumentów pracownik służby ochrony przystawia pieczątkę o treści: Wwieziono dnia (podpis pracownika służby ochrony) Wniesiono dni (podpis pracownika służby ochrony) Przy wywożeniu (wynoszeniu) materiałów stanowiących własność firm obcych przepustki materiałowe wystawia i zatwierdza zgodnie z pkt upoważniony pracownik firmy obcej Przepustki materiałowe wystawia się w 2-ch egzemplarzach z ważnością na jeden wwóz (wniesienie) na jeden pojazd Podstawą wwiezienia (wniesienia) narzędzi, odzieży roboczej i innego sprzętu jest zaświadczenie jednorazowe wystawione przez firmę obcą (Zał.14). Służba ochrony zatrzymuje oryginał zaświadczenia celem skonfrontowania go przy wywozie (wynoszeniu) przez firmę obcą narzędzi, odzieży roboczej i pozostałego sprzętu Podstawą wywiezienia (wyniesienia) narzędzi, odzieży roboczej i innego sprzętu jest przepustka materiałowa, na której dodatkowo umieszcza się numer zaświadczenia jednorazowego, które stanowiło podstawę wwiezienia (wniesienia) tego przedmiotu pracy. Pracownik służby ochrony po sprawdzeniu i podpisaniu zatrzymuje oryginały przepustek materiałowych i dekadowo zdaje je pracownikowi Wydziału Rachunkowości Po wyczerpaniu się bloczku, firma obca zdaje kopie przepustek do Wydziału Rachunkowości, który łączy je z oryginałami i w miarę potrzeby wydaje nowy bloczek przepustek Bloczki przepustek materiałowych tracą swoją ważność z dniem 31 grudnia każdego roku ZAŚWIADCZENIA JEDNORAZOWE Podstawą wwiezienia (wniesienia) sprzętu i materiałów przez pracowników Oddziału i firm obcych świadczących okresowo lub doraźnie usługi kontrolno-pomiarowe na rzecz Oddziału stanowi zaświadczenie jednorazowe (Zał.14), wystawiane w 2-ch egzemplarzach przez służbę ochrony, z czego oryginał otrzymuje pracownik Oddziału lub obcej firmy celem potwierdzenia wykonania usługi przez Kierującego KO. Służba ochrony odbiera oryginał zaświadczenia i dołącza do kopii Wywożenie (wynoszenie) narzędzi stanowiących wyposażenie pracowników pracujących poza terenem Oddziału odbywa się na podstawie zaświadczeń jednorazowych (Zał.14), wydanych przez Kierującego KO. Zaświadczenie powinno określać kto, kiedy, jakie narzędzia, w jakiej ilości wywozi (wynosi) oraz ewentualnie zawierać cechy narzędzi (np. nr fabryczny) Zaświadczenie należy wystawiać w 2-ch egzemplarzach, z czego kopia pozostaje w aktach KO wystawiającej. Oryginał zaświadczenia osoba wywożąca (wynosząca) narzędzia pozostawia służbie ochrony Po powrocie służba ochrony sprawdza zgodność wwożonych (wnoszonych) narzędzi z danymi wpisami w zaświadczeniu, odnotowuje czas, podpisuje zaświadczenie i oddaje je osobie, na którą było wystawione. Poświadczone przez służbę ochrony zaświadczenie zostaje dopięte do kopii znajdującej się w KO wystawiającej Tryb postępowania ustalony w pkt należy stosować odpowiednio przy wwożeniu (wnoszeniu) narzędzi na obszar chroniony EC przez pracowników KO zlokalizowanych poza EC, jak również przy przewożeniu (przenoszeniu) narzędzi między EC W szczególnie uzasadnionych przypadkach, nie ujętych w Instrukcji, wwiezienie (wniesienie) lub wywiezienie (wyniesienie) materiałów, sprzętu itp. z obszaru chronionego EC (na obszar chroniony EC) może nastąpić na podstawie jednorazowego zaświadczenia, zaakceptowanego przez Dyrektora Pionu, zgodnie z trybem postępowania ustalonym w pkt Strona 13 z 16

16 6.20 ZAŚWIADCZENIA STAŁE Wywożenie (wwożenie) narzędzi i aparatury pomiarowej, będącej na wyposażeniu pojazdów samochodowych firm obcych wykonujących prace na obszarach chronionych Oddziału odbywa się na podstawie zaświadczeń stałych (Zał.15) wystawionych przez Kierujących KO Oddziału nadzorujących prace Wywożenie (wwożenie) narzędzi i aparatury pomiarowej oraz sprzętu komputerowego na obszar chroniony Oddziału przez pracowników Lokalnego Wsparcia Informatycznego (LWI) PGE Systemy S.A., wykonujących prace na podstawie stałej umowy zawartej z PGE GiEK S.A., odbywa się na podstawie zaświadczeń stałych (Zał.15) wystawionych przez Koordynatora ICT Pracownik obsługujący radiowęzeł zakładowy może wnosić i wynosić przydzielony mu do pracy drobny sprzęt (np. dyktafon) na podstawie stałego zaświadczenia, podpisanego przez Dyrektora Oddziału Pracownicy Działu Aparatury Kontrolno-Pomiarowej i Automatyki oraz Działu Automatyki i Zabezpieczeń Elektrycznych mogą wnosić i wynosić przydzielone im ręczne narzędzia pracy (np. mierniki, wyposażone torby narzędziowe), materiały eksploatacyjne, sprzęt multimedialny do obsługi prezentacji i szkoleń, podzespoły informatyczne, urządzenia peryferyjne, elementy zestawów komputerowych, aparaturę kontrolno-pomiarową (np. liczniki do BPPT) i inne materiały potrzebne do wykonywania prac instalacyjnych i konserwacyjnych na podstawie stałego zaświadczenia (Zał.15), podpisanego przez Dyrektora Oddziału Kierowników Działów, o których mowa w pkt , opracowują wykazy pracowników wraz z podaniem standardowego zestawu narzędzi pracy oraz materiałów i części do wymiany, przedkładają do akceptacji Dyrektora Oddziału, a oryginały przekazują Szefowi Ochrony ZASADY DYSPONOWANIA KLUCZAMI, PLOMBOWNICAMI I REEFERENTKAMI PODLEGAJĄCYMI SZCZEGÓLNEJ OCHRONIE ORAZ ZNAJDUJĄCYCH SIĘ W OBSZARZE BEZPIECZNYM Klucze, plombownice i referentki od pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie oraz pomieszczeń znajdujących się w obszarze bezpiecznym przechowują: upoważnieni pracownicy KO wyszczególnieni w Zał.3 oraz w Zał.1 - w czasie godzin pracy, pracownicy służby ochrony - po zakończeniu pracy Miejscem przechowywania kluczy w woreczku, zaopatrzonym w odcisk przydzielonej referentki, po zakończeniu pracy jest: posterunek służby ochrony umiejscowiony przy wejściu głównym do siedziby Dyrekcji Oddziału w odniesieniu do KO usytuowanych w budynku Dyrekcji Oddziału oraz zlokalizowanych przy ulicy Energetycznej, posterunki służby ochrony umiejscowione przy wejściu głównym do EC I i EC II odpowiednio w odniesieniu do KO usytuowanych w obiektach EC I i EC II Pobranie z depozytu kluczy i plombownic od pomieszczeń podlegających szczególnej oraz pomieszczeń znajdujących się w obszarze bezpiecznym dokonuje upoważniony pracownik, wyszczególniony w Zał.3 oraz w Zał.1 za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy, prowadzonej przez służbę ochrony, po uprzednim sprawdzeniu stanu odcisku referentki i ściągacza woreczk Klucze i plombownice od pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie oraz pomieszczeń znajdujących się w obszarze bezpiecznym zdawane są do depozytu za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy prowadzonej przez służbę ochrony w woreczku zabezpieczonym przed możliwością jego otwarcia poprzez ścisłe zaciągnięcie ściągacza oraz czytelny odcisk referentki z numerem właściwym dla upoważnionego pracownika, wyszczególnionego w Zał Każdy przypadek stwierdzenia naruszenia zabezpieczeń woreczka podlega zgłoszeniu pracownikowi służby ochrony celem przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i sporządzenia notatki służbowej z jego wyników ZASADY DYSPONOWANIA KLUCZAMI OD POZOSTAŁYCH POMIESZCZEŃ Klucze od pozostałych pomieszczeń zaopatrzone w plastykową zawieszkę z symbolem KO i numerem lub nazwą pomieszczenia, pobierane są i podlegają zdaniu po zakończonej pracy przez wyznaczonych pracowników KO według poniższych zasad: za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy w odniesieniu do pomieszczeń usytuowanych: w siedzibie Dyrekcji Oddziału i KO zlokalizowanych przy ulicy Energetycznej i pomieszczeń związków zawodowych oraz budynków i pomieszczeń wynajmowanych przez firmy obce np. MEGAZEC Sp. z o.o., Lux-Med. Sp. z o.o., Elbest Sp. z o.o., PGE Systemy S.A. - służbie ochrony na posterunku przy wejściu głównym do siedziby Dyrekcji Oddziału, w EC I służbie ochrony na posterunku przy bramie głównej EC I, Strona 14 z 16

17 bez pokwitowania upoważnionemu pracownikowi wyznaczonemu przez Kierującego KO - w odniesieniu do KO zlokalizowanych w obiektach EC II i posiadających pomieszczenia w obiektach EC III. Obowiązek przekazywania kluczy, o których mowa w pkt , nie dotyczy pomieszczeń użytkowanych przez pracowników zatrudnionych w systemie podstawowym praca trzyzmianow W czasie trwania inwentaryzacji innej niż ciągła klucze od inwentaryzowanego magazynu wraz z plombownicą zdaje służbie ochrony jeden z upoważnionych członków zespołu spisowego. Pracownicy służby ochrony posterunku umiejscowionego przy wejściu głównym do EC II odpowiadają za wydawanie i przyjmowanie oraz prowadzenie ewidencji wydanych kluczy od bram wjazdowych EC III. Nadzór nad wyposażeniem wszystkich pomieszczeń Oddziału w odpowiednie zamki i przekazaniem zapasowych kluczy do depozytu sprawuje Kierownik Działu Administracji. Niedopuszczalnym jest pozostawianie otwartych pomieszczeń, w których znajdują się dokumenty oraz sprzęt komputerowy w czasie nieobecności pracownika, a także pozostawianie kluczy na zewnątrz drzwi wejściowych do tych pomieszczeń ZASADY DYSPONOWANIA ZAPASOWYMI KOMPLETAMI KLUCZY Komplety zapasowych kluczy deponowane są przez Kierujących KO: od pomieszczeń usytuowanych w siedzibie Dyrekcji Oddziału i KO przy ulicy Energetycznej na posterunku przy wejściu głównym do siedziby Dyrekcji Oddziału, od pomieszczeń usytuowanych w EC I, EC II i EC III w pomieszczeniu DIR Obowiązek deponowania kluczy nie dotyczy pomieszczeń znajdujących się w obszarze bezpiecznym oraz podlegających szczególnej ochronie, w których odbywa się praca w systemie podstawowym praca trzyzmianow W tym przypadku Kierujący KO zobowiązany jest do wyznaczenia pracowników, którym powierzy pełną odpowiedzialność za składniki materialne znajdujące się w tych pomieszczeniach ZASADY KOMISYJNEGO OTWIERANIA ZAKNIĘTYCH POMIESZCZEŃ W przypadku uzasadnionej konieczności nagłego otwarcia pomieszczenia znajdującego się w obszarze bezpiecznym, pomieszczenia podlegającego szczególnej ochronie lub innego pomieszczenia w razie stwierdzenia nieprawidłowości jego zabezpieczenia lub z innych przyczyn, wprowadza się obowiązek komisyjnego dokonania tej czynności przy udziale pracownika służby ochrony Skład komisji, w której jednym z członków jest pracownik Oddziału, określa Dyrektor Oddziału lub właściwy Dyrektor Pionu lub upoważnieni przez nich Kierujący KO Po godzinach pracy I zmiany w nagłym przypadku decyzję o komisyjnym otwarciu pomieszczenia podejmuje Dyżurny Inżynier Ruchu Komisja dokonująca otwarcia pomieszczenia zobowiązana jest do sporządzenia protokołu otwarcia zgodnie z Zał.19, w którym określa: datę i godzinę otwarcia, przyczynę i podstawę otwarcia, wyszczególnienie czynności wykonywanych przez komisję, d. datę i godzinę zamknięcia pomieszczenia, e. numer założonej plomby (referentki), f. nazwiska i podpisy składu komisji Protokół komisyjnego otwarcia pomieszczeń sporządza się w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem dla: KO, której pomieszczenie zostało otwarte, dowódcy zmiany służby ochrony, właściwego Dyrektora Pionu Fakt komisyjnego pobrania i zdania kluczy pracownik służby ochrony odnotowuje w książce ewidencji kluczy ZASADY POSTĘPOWANIA I REEFERENTEK W PRZYPADKU ZAGUBIENIA KLUCZY, PLOMBOWNIC W przypadku zagubienia kluczy zarówno od pomieszczeń znajdujących się w obszarze bezpiecznym oraz podlegających szczególnej ochronie, jak i pozostałych dokonuje się wymiany zamków (wkładek), kłódek oraz przekazuje się duplikaty nowych kluczy do depozytu kompletu kluczy zapasowych. Dla obszaru bezpiecznego każda faza procesu instalowania lub wymiany mechanizmów zamkowych odbywa się w porozumieniu z Kierownikiem Działu Bezpieczeństw Fakt zagubienia klucza, referentki lub plombownicy, pracownik któremu je powierzono winien niezwłocznie zgłosić w Dziale Bezpieczeństwa, gdzie winien złożyć oświadczenie dotyczące okoliczności zagubienia, z potwierdzeniem przyjęcia tej informacji przez Kierującego KO. Strona 15 z 16

18 Oświadczenie o zagubieniu jest podstawą do wydania przez Dział Bezpieczeństwa nowej referentki lub plombownicy oraz naniesienia właściwej zmiany w Zał.3 oraz w Zał Obowiązek uwzględnienia zmian w prowadzonej przez Dział Bezpieczeństwa ewidencji referentek i plombownic spoczywa odpowiednio na Kierującym KO oraz Inspektorze ds. ochrony informacji niejawnych ZASADY POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU KRADZIEŻY LUB WŁAMANIA W przypadku wystąpienia kradzieży mienia lub włamania do pomieszczeń służbowych do obowiązków pracownika należy: powiadomić o zaistniałym zdarzeniu Kierującego KO lub jego zastępcę (mistrza), których obowiązkiem jest poinformowanie Dyżurnego Inżyniera Ruchu oraz Szefa Ochrony lub w razie jego nieobecności pracownika służby ochrony. Szef ochrony lub pracownik służby ochrony w porozumieniu z Dyżurnym Inżynierem Ruchu podejmuje decyzję o zawiadomieniu właściwej miejscowo jednostki Policji, do czasu przybycia Policji, wspólnie z pracownikiem ochrony, zabezpieczyć miejsce zdarzenia celem niedopuszczenia do zatarcia śladów przez osoby postronne, uczestniczyć i współpracować z pracownikiem służby ochrony i Policji w czynnościach związanych ze zgłoszeniem zdarzenia do protokołu, d. odnotować zdarzenie we właściwej książce (dzienniku) prowadzonej w produkcyjnych KO lub sporządzić notatkę służbową w przypadku komórek nieprodukcyjnych POSTANOWIENIA KOŃCOWE Aktualizacja oraz zmiany zapisów Instrukcji mogą być inicjowane przez Wydział HR oraz inne KO Oddziału Do aktualizacji załączników do Instrukcji upoważniony jest Kierownik Wydział HR, bez konieczności wprowadzenia dokumentem systemu zarządzani Zaktualizowany załącznik, dostępny będzie na witrynie intranetowej Spółki regulacje wewnętrzne. Kierownik Wydział HR lub wyznaczona przez niego osoba, przesyła pocztą elektroniczną, zgodnie z rozdzielnikiem Instrukcji, informację o opublikowaniu zaktualizowanego załącznik Na podstawie niniejszej Instrukcji traci moc Postanowienie nr 1/2015 Dyrektora Oddziału Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz z dnia r. w sprawie systemu rejestracji wejść i wyjść oraz zasad i trybu kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. Strona 16 z 16

19 Wykaz osób upoważnionych do pobierania kluczy od pomieszczeń zlokalizowanych w obszarze bezpiecznym. Zał. nr 1 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. ZATWIERDZAM... podpis i pieczątka Dyrektora Oddziału WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO POBIERANIA KLUCZY OD POMIESZCZEŃ ZLOKALIZOWANYCH W OBSZARZE BEZPIECZNYM Lp. Symbol komórki organizacyjnej Nazwa pomieszczenia ( numer ) Lokalizacja Nazwisko i imię osób(y) upoważnionej(ych) do pobierania/zdawania kluczy (plombownicy) Numer referentki (plombownicy) Numer telefonu służbowego w tym komórkowego (prywatnego)... Data, podpis i pieczątka Kierującego KO UZGODNIONO... Kierownik Działu Bezpieczeństwa Dane zawarte w wykazie podlegają ochronie zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Otrzymują: Dział Bezpieczeństwa - oryginał Kierujący KO - kopia Szef Ochrony - kopia

20 Rejestr osób przebywających w obszarze bezpiecznym. Zał. nr 2 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. Rejestr osób przebywających w obszarze bezpiecznym Lp. Imię i nazwisko osoby przyjmującej Imię i nazwisko osoby wchodzącej Nazwa firmy Data i godzina wejścia Data i godzina wyjścia Podpis osoby przyjmującej

21 Wykaz pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie. Zał. nr 3 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. ZATWIERDZAM... podpis i pieczątka Dyrektora Oddziału WYKAZ POMIESZCZEŃ PODLEGAJĄCYCH SZCZEGÓLNEJ OCHRONIE Lp. Symbol komórki organizacyjnej Nazwa pomieszczenia ( numer ) Lokalizacja Nazwisko i imię osób(y) upoważnionej(ych) do pobierania/zdawania kluczy (plombownicy) Numer referentki (plombownicy) Numer telefonu służbowego w tym komórkowego (prywatnego)... Data, podpis i pieczątka Kierującego KO UZGODNIONO... Kierownik Działu Bezpieczeństwa Dane zawarte w wykazie podlegają ochronie zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Otrzymują: Dział Bezpieczeństwa - oryginał Kierujący KO kopia Szef Ochrony - kopia

22 Przepustka na wjazd. Zał. nr 4 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. Bydgoszcz, dnia (pieczęć firmowa Oddziału) DO-... (wnioskodawca) ZEZWOLENIE NR /.20 W związku z pismem z dnia... znak... wyrażam zgodę na : wstęp, zwiedzanie, fotografowanie, filmowanie w dniu.. w godzinach.... (podać obiekt - urządzenie - pomieszczenie) (podać ilość uczestników oraz zakład pracy, instytucję, szkołę ) Kierownikiem grupy zwiedzających z ramienia Oddziału jest:... (imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika) Opiekunem ze strony (zakładu pracy, instytucji, szkoły ) jest :... (imię i nazwisko) Warunkiem wykorzystania zezwolenia jest ścisłe przestrzeganie zasad bhp oraz innych przepisów obowiązujących w PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz określonych przez kierownika grupy zwiedzających. Niniejsze zezwolenie upoważnia/nie upoważnia do wykonywania zdjęć fotograficznych, filmowych, szkiców i rysunków. Załącznik: : Wykaz osób zwiedzających, fotografujących, filmujących... (podpis i pieczęć Dyrektora Oddziału) * Z treścią zezwolenia zapoznałem/am się:... (opiekun) Otrzymują : 1. wnioskodawca, 2...., DN, DO aa *Niepotrzebne skreślić

23 Wzory elektronicznych kart identyfikacyjnych. Zał. nr 5 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz.

24 Wniosek o wydanie/przedłużenie terminu użytkowania elektronicznych kart identyfikacyjnych. Zał. nr 6 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz... (pełna nazwa firmy).. (adres).. (NIP, REGON) Bydgoszcz, dnia... Wniosek o wydanie/przedłużenie terminu użytkowania 1) elektronicznych kart identyfikacyjnych 1) Proszę o wydanie/ przedłużenie terminu użytkowania... szt. elektronicznych kart identyfikacyjnych dla następujących pracowników naszej firmy: Seria Lp. Imię i nazwisko i dowodu tożsamości 1111 numer Stanowisko/ PESEL Symbol organizacyjnej Okres dostępu Zakres dostępu komórki (EC I, EC II, budynek Dyrekcji Oddziału) Od Do (dd-mm-rrrr) (dd-mm-rrrr)

25 Do wniosku załączono zdjęcia w/wym. pracowników (... szt.) 1) Do odbioru elektronicznych kart identyfikacyjnych upoważniono... (imię i nazwisko)...1) (seria i nr dokumentu tożsamości).... (podpis i pieczątka kierownika firmy obcej) Potwierdzam zgodność wykazu z umową/zleceniem 1) zawartym z... nr... z dnia... 1).... (podpis i pieczątka inspektora nadzoru lub innego przedstawiciela Oddziału ) niepotrzebne skreślić Kwituję odbiór... szt. elektronicznych kart identyfikacyjnych.... (czytelny podpis uprawnionego pracownika) Bydgoszcz, dnia... 2z2

26 Wykaz wydanych zastępczych elektronicznych kart identyfikacyjnych. Zał. nr 7 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. Wykaz wydanych zastępczych elektronicznych kart identyfikacyjnych w dniu... Lp. Nr karty Imię i nazwisko pracownika/ Komórka organizacyjna Pokwitowanie odbioru przez pracownika Podpis pracownika służby ochrony Pokwitowanie zdania przez pracownika Podpis pracownika służby ochrony Potwierdzam pozycje (podpis i pieczątka pracownika służby ochrony) Bydgoszcz, dnia Potwierdzam odbiór niniejszego wykazu.... (podpis i pieczątka pracownika Wydziału HR) Bydgoszcz, dnia...

27 Wykaz wydanych elektronicznych kart identyfikacyjnych dla gości. Zał. nr 8 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. Wykaz wydanych elektronicznych kart identyfikacyjnych dla gości w dniu... Lp. Nr karty Imię i nazwisko pracownika/ Nazwa firmy Pokwitowanie odbioru przez gościa Podpis pracownika służby ochrony Pokwitowanie zdania przez gościa Podpis pracownika służby ochrony Potwierdzam pozycje (podpis i pieczątka pracownika służby ochrony) Bydgoszcz, dnia...

28 Oświadczenie pracownika Oddziału o zagubieniu, zniszczeniu lub kradzieży elektronicznej karty identyfikacyjnej. Zał. nr 9 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz... (imię i nazwisko).. (nazwa KO) Bydgoszcz, dnia... OŚWIADCZENIE Niniejszym oświadczam, że elektroniczna karta identyfikacyjna wystawiona na moje nazwisko została zagubiona, zniszczona, skradziona *. Do oświadczenia załączam następujące dokumenty: W związku z powyższym proszę o wydanie nowej karty identyfikacyjnej..... (czytelny podpis) Wydano... egzemplarz elektronicznej karty identyfikacyjnej. Potwierdzenie dokonania opłaty za dodatkowy egzemplarz elektronicznej karty identyfikacyjnej... * ( nr i data dowodu wpłaty)... (pieczątka i podpis pracownika Wydziału HR) Kwituję odbiór nowej karty identyfikacyjnej.... (czytelny podpis) Bydgoszcz, dnia... * niepotrzebne skreślić

29 Oświadczenie pracownika firmy obcej o zagubieniu, zniszczeniu lub kradzieży elektronicznej karty identyfikacyjnej. Zał. nr 10 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz... (imię i nazwisko).. (nazwa firmy) Bydgoszcz, dnia... OŚWIADCZENIE Niniejszym oświadczam, że elektroniczna karta identyfikacyjna wystawiona na moje nazwisko została zagubiona, zniszczona, skradziona *. Do oświadczenia załączam następujące dokumenty: W związku z powyższym proszę o wydanie nowej karty identyfikacyjnej..... (czytelny podpis)... upoważnia do odbioru karty... (imię i nazwisko pracownika) (nazwa firmy)... (stanowisko) (pieczątka i podpis pracownika kadr pracodawcy) Wydano dodatkowy egzemplarz elektronicznej karty identyfikacyjnej. Potwierdzenie dokonania opłaty za dodatkowy egzemplarz elektronicznej karty identyfikacyjnej... ( nr i data dowodu wpłaty) (pieczątka i podpis pracownika Wydziału HR) Kwituję odbiór nowej karty identyfikacyjnej.... (czytelny podpis uprawnionego pracownika) Bydgoszcz, dnia... * niepotrzebne skreślić

30 Przepustka na wjazd. Zał. nr 11 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. PRZEPUSTKA na wjazd... (nazwa obiektu)... (Nazwisko i imię uprawnionego)... (numer rejestracyjny pojazdu) Przepustka ważna z dowodem tożsamości na czas wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku lub pracy zleconej... (podpis i pieczęć Kierownika Wydziału HR)

31 Druki dowodów materiałowych PR+, MN. Zał. nr 12 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. PROTOKÓŁ NA MATERIAŁY PRZYCHODOWE/UZYSKANE W WYNIKU. przez z obiektu/w ciężar konta magazyn/przekazanie do magazynu.. Nr dokumentu wg systemu Zakład Nr ruchu G 1 Pr+ Pr- Kod odpadu Nr dokumentu wg magazynu / Raport wagowy H Data Raportu wagowego Skład 0 Data przyjęcia Pobrania materiału zwrot materiału Nazwa materiału Wystawił Komisja; Indeks materiału Zatwierdził J.m. Ilość Wydał / Przyjął Cena Wartość

32 Druki dowodów materiałowych PR+, MN. Zał. nr 12 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz. Nr MN ZMIANA MIEJSCA UŻYTKOWANIA przedmiotu nietrwałego Data wystawienia MN MN Nazwa przedmiotu nietrwałego : Nr Inwentarzowy przedmiotu nietrwałego: Wartość początkowa przedmiotu nietrwałego: Data zmiany miejsca przedmiotu nietrwałego: Dotychczasowe umorzenie (zł) SKĄD DOKĄD Komórka organizacyjna: Komórka organizacyjna: Stanowisko kosztów Stanowisko kosztów Osoba odpowiedzialna Osoba odpowiedzialna Przekazał Przyjął Księgowano Data i podpis Data i podpis. Data i podpis

33 Przepustka materiałow Zał. nr 13 do INST 24537/A Instrukcja Zasady kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego w Oddziale Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz.