Załącznik nr 1 Wykaz stanowisk upoważnionych do dokonywania kontroli dokumentów oraz zatwierdzania.

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W WOJEWODZKIM ZARZĄDZIE MELIORACJI I URZĄDZEŃ WODNYCH W WARSZAWIE Spis treści ROZDZIAŁ I. ZASADY OGÓLNE 1 ROZDZIAŁ II. KONTROLA PRAWIDŁOWOŚCI WYDATKOWANIA ŚRODKÓW PUBLICZNYCH 2 ROZDZIAŁ III. DOWODY KSIĘGOWE 4 ROZDZIAŁ IV. OBIEG I DEKRETACJA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 8 ROZDZIAŁ V. DOKUMENTOWANIE I ROZLICZANIE ZAKUPÓW 9 ROZDZIAŁ VI. DOKUMENTOWANIE SPRZEDAŻY, NOTY, UMOWY, EWIDENCJA WYMIARU I POBORU NALEŻNOŚCI WINDYKACJA 11 ROZDZIAŁ VII. LISTY PŁAC ORAZ WYPŁATA WYNAGRODZEŃ, WYNAGRODZENIA BEZOSOBOWE 14 ROZDZIAŁ VIII. DOKUMENTY DOTYCZĄCE ROZLICZEŃ Z PRACOWNIKAMI 16 ROZDZIAŁ IX. DOWODY BANKOWE 18 ROZDZIAŁ X. DRUKI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA 19 ROZDZIAŁ XI. EWIDENCJA MAJĄTKU 20 ROZDZIAŁ XII. EWIDENCJA I DOWODY MAGAZYNOWE 25 ROZDZIAŁ XIII. GOSPODARKA KASOWA 27 ROZDZIAŁ XIV. PRZELEWY ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ, ZMIANY W PLANIE FINANSOWYM ORAZ ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA REALIZACJĘ PLANU FINANSOWEGO 29 ROZDZIAŁ XV. ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI OTRZYMYWANEJ Z BUDŻETU PAŃSTWA, Z BUDŻETÓW INNYCH JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO, FUNDUSZY CELOWYCH ORAZ Z INNYCH ŹRÓDEŁ 30 Załącznik nr 1 Wykaz stanowisk upoważnionych do dokonywania kontroli dokumentów oraz zatwierdzania. Załącznik nr 2 Przykładowy wzór Rachunku w przypadku zatrudnienia na umowę zlecenia lub umowę o dzieło /dla osób z zewnątrz/ Załącznik nr 2a Przykładowy wzór Rachunku w przypadku zatrudnienia na umowę zlecenia lub umowę o dzieło /dla pracowników/ Załącznik nr 3 Przykładowe druki do wykorzystania dokumentów stanowiących podstawę do wypłaty. Załącznik nr 4 Przykładowe Wzory dowodów OT, PT, LT, LC, MT,WT, Mm, Pz, Wz, Rw, Zw. Załącznik nr 5 Instrukcja w sprawie dysponowania materiałami i sprzętem będącym na wyposażeniu magazynów przeciwpowodziowych WZMiUW w Warszawie Załacznik nr 6 Przykładowy wzór oświadczenia informacji do celów podatkowych i ubezpieczeniowych Załącznik nr 7 Przykładowy wzór oświadczenia zleceniobiorcy Załącznik nr 8 Karta informacyjna dotycząca należności przekazywanych do windykacji

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 24/2011 Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Warszawie z dnia r. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W WOJEWODZKIM ZARZĄDZIE MELIORACJI I URZĄDZEŃ WODNYCH W WARSZAWIE ROZDZIAŁ I. ZASADY OGÓLNE 1 1. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych, zwana dalej Instrukcją określa rodzaje dokumentów księgowych przyjętych w Wojewódzkim Zarządzie Melioracji i Urządzeń Wodnych w Warszawie, zwany dalej Wojewódzkim Zarządem, zasady ich sporządzania i rozliczenia, zakres delegowanych uprawnień lub obowiązków pracowników oraz standardy kontroli finansowej wewnętrznej z zastrzeżeniem ust W przypadku realizowania projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej stosuje się zasady i procedury wynikające z odrębnych przepisów. W sprawach nieuregulowanych w odrębnych przepisach stosuje się niniejszą Instrukcję. 2 Sprawy nie objęte niniejszą Instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Warszawie, w tym w szczególności w Polityce rachunkowości, Instrukcji inwentaryzacyjnej. 3 Pracownicy zobowiązani są do zapoznania się z postanowieniami niniejszej instrukcji oraz odpowiedzialni są za jej przestrzeganie w zakresie powierzanych im obowiązków służbowych. Użyte w niniejszej instrukcji sformułowania: 4 1. WZMiUW oznacza Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych; 2. Zarząd oznacza Zarząd określony w Regulaminie Organizacyjnym WZMiUW; 3. Jednostka - oznacza WZMiUW w Warszawie; 4. Oddział - oznacza poszczególne Oddziały WZMiUW w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu, Sokołowie Podlaskim, Warszawie; 5. Oddział i Zarząd - oznacza Oddział Warszawa i Zarząd; 6. Dyrektor - oznacza Dyrektora Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Warszawie; 7. Dyrektor Oddziału - oznacza Dyrektora WZMiUW Oddziału w Radomiu, Dyrektora WZMiUW Oddziału w Ostrołęce, Dyrektora WZMiUW Oddziału w Ciechanowie, Dyrektora WZMiUW Oddziału w Sokołowie Podlaskim, Dyrektora WZMiUW Oddziału w Płocku, Dyrektora WZMiUW Oddziału w Warszawie; 8. Główny księgowy - oznacza Głównego księgowego WZMiUW, Zastępcę Głównego księgowego WZMiUW, Głównego księgowego WZMiUW Oddziału w Radomiu, Głównego księgowego WZMiUW Oddziału w Ostrołęce, Głównego księgowego WZMiUW Oddziału w Ciechanowie, Głównego księgowego WZMiUW Oddziału w Sokołowie Podlaskim, Głównego księgowego WZMiUW Oddziału w Płocku; 1

3 9. Kadry/stanowisko(a) w Dziale organizacyjno-administracyjnym, kadr i bhp Oddziału i Zarządu lub odpowiednik w pozostałych Oddziałach - oznacza pracowników, którym w zakresie czynności powierzono prowadzenie spraw osobowych określonych w Regulaminie Organizacyjnym; 10. Inspektoraty oznacza inspektoraty WZMiUW zgodnie z regulaminem organizacyjnym; 11. Decyzja Marszałka - oznacza decyzję Marszałka Województwa Mazowieckiego o przyznanej pomocy finansowej. ROZDZIAŁ II. KONTROLA PRAWIDŁOWOŚCI WYDATKOWANIA ŚRODKÓW PUBLICZNYCH 5 1. Kontrola prawidłowości wydawania środków publicznych ma na celu: 1) badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi, 2) badanie efektywności działania i realizacji zadań, 3) badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań, 4) ujawnienie niegospodarnego działania, marnotrawstwa majątku jednostki oraz ewentualnych nadużyć, 5) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie, 6) wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości, 2. Badania i oceny należy dokonywać w zakresie celowości, gospodarności, rzetelności i legalności działania oraz sprawności organizacji pracy. 3. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli prawidłowości wydawania środków publicznych w zakresie swych uprawnień odpowiedzialni są: Zastępcy Dyrektora WZMIUW, Dyrektor Oddziału. Sprawują ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Odpowiedzialni są również za należyte wykorzystanie wyników kontroli. 4. Czynności kontrolne w zakresie swych uprawnień na zasadach określonych w niniejszej instrukcji wykonują: główny księgowy oraz pracownicy zobowiązani do wykonywania kontroli. 5. Kontrola prawidłowości wydawania środków publicznych obejmuje: 1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli zarządczej oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 3) prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z opracowanymi procedurami kontroli zarządczej. 6. W Wojewódzkim Zarządzie prowadzone są następujące rodzaje kontroli w zakresie wydatkowania środków publicznych 1) Kontrola wstępna, która obejmuje w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań. Przedmiotem tej kontroli jest również działanie mające na celu sprawdzenie, czy realizowane wydatki mają swoje pokrycie w planie finansowym jednostki. W trakcie tej kontroli szczególną uwagę należy zwrócić na: a) czy sposób dokonywania wydatków umożliwia terminową realizację zadań, b) czy planowane wydatki realizowane są w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, c) czy planowane wydatki realizowane są zgodnie z planem finansowym. 2

4 2) Kontrola bieżąca, polegająca na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo. Bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem itp. 3) Kontrola następna, obejmująca badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane Dowód księgowy podlegający wypłacie powinien być poddany kontroli merytorycznej, kontroli formalno-rachunkowej, kontroli Głównego Księgowego oraz zatwierdzony do zapłaty przez osobę upoważnioną. 2. Kontrola dowodów księgowych podlegających wypłacie dokonywana jest na zasadach opisanych w 14 niniejszej instrukcji. 3. Każda strona opisu kontroli do faktury dotycząca wydatków z udziałem środków współfinansowanych z Unii Europejskiej winna zawierać w tytule: logo i nazwę programu, logo Unii Europejskiej oraz zapis: Opis do faktury nr. z dnia wystawionej przez(nazwa jednostki) (siedziba jednostki)., na kwotę do zapłaty.słownie zł:. zgodnie z umową nr... z dnia. oraz aneksem nr. z dnia.. * * wpisać wszystkie jeżeli występują 4. Wykaz stanowisk upoważnionych do kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, kontroli wstępnej głównego księgowego oraz zatwierdzania dowodów do zapłaty stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 7 Kontrola merytoryczna. 1. Za prawidłowość przedkładanych do realizacji dokumentów odpowiedzialne jest stanowisko wskazane do kontroli merytorycznej zgodnie z Załącznikiem Nr 1 Instrukcji. Złożony na dokumencie księgowym ( lub załączonym formularzu) podpis merytoryczny oznacza że: 1) dokument został sprawdzony pod względem prawidłowości zawartych w nim danych w szczególności czy dane identyfikujące sprzedawcę są prawidłowe i zgodne z umową/zleceniem (jeżeli dotyczy), czy nabywcą jest Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Warszawie z aktualnym adresem głównej siedziby i numerem NIP ; 2) zadanie zostało wykonane zgodnie z zadaniami Wojewódzkiego Zarządu i przyjętymi celami założonymi do wykonania; 3) wydatek jest zasadny, celowy; 4) zadanie zostało wykonane zgodnie z zawartą umową; 5) zadanie zostało wykonane zgodnie z procedurami Prawa zamówień publicznych; 6) zaakceptowano cenę jednostkową, wartość zakupu bez zastrzeżeń co do treści przedłożonego dokumentu księgowego; 7) zobowiązanie do zapłaty wynikające z przedłożonego dokumentu księgowego ma pokrycie w planie finansowym w zakresie według przydzielonego planu finansowego; 8) zaakceptowano wydatek w celu dokonania płatności wierzytelności wynikającej z przedłożonego dokumentu; 9) dokonywany wydatek jest prawidłowo zaklasyfikowany zgodnie z klasyfikacją budżetową i klasyfikacją wydatków strukturalnych; zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa; oraz zastosowano właściwą formę finansowania wydatku. 2. W przypadku wydatków publicznych z udziałem środków współfinansowanych z Unii Europejskiej kontroli merytorycznej dokonuje się zgodnie z 7 ust. 1 oraz dodatkowo pod względem zgodności z aktami prawnymi (decyzje, porozumienia, itp.), która polega na: 1) określeniu pełnej nazwy funduszu, z którego współfinansowany jest wydatek, 3

5 2) potwierdzeniu, że wydatek zgodny jest z zapisami aktów prawnych (decyzje, porozumienia, itp.), w tym potwierdzeniu zgodności nazwy operacji (projektu), 3) potwierdzeniu podziału kosztów zgodnie z zestawieniem rzeczowo finansowym w przypadku takich ustaleń w aktach prawnych (decyzje, porozumienia, itp.), 4) dokonaniu podziału kosztów określonych na fakturze na koszty kwalifikowalne, w tym: ze środków Unii Europejskiej i ze środków Publicznego Wkładu Krajowego oraz na koszty niekwalifikowalne (zgodnie z aktami prawnymi: decyzje, porozumienia, itp.), 5) potwierdzeniu zgodności, że została zachowana właściwa proporcja źródeł finansowania oraz, że zakumulowana wartość wydatków nie przekracza limitów. 3. W przypadku wydatków publicznych z udziałem środków współfinansowanych z Unii Europejskiej kontrolę merytoryczną dokonują stanowiska zgodnie z załącznikiem Nr 1 do niniejszej instrukcji. 1) Przykład do wykorzystania potwierdzenia kontroli wydatków publicznych z udziałem środków współfinansowanych z Unii Europejskiej stanowi załączniku nr 3 do instrukcji. 8 Kontrola formalno-rachunkowa Kontrola formalno-rachunkowa, o której mowa w 6 ust. 1 polega na ustaleniu, czy dany dokument posiada cechy dokumentu wskazane w ustawie o rachunkowości, a w szczególności czy: 1. określona jest nazwa i adres jednostki wystawiającej dokument; 2. dokument posiada datę wystawienia, numer, prawidłową nazwę i adres odbiorcy; 3. określony jest sposób zapłaty; 4. określony jest przedmiot dostawy lub usługi; 5. określona jest suma brutto; 6. czy dokument nie zawiera błędów rachunkowych; 7. czy podana klasyfikacja budżetowa jest prawidłowa i czy dokument zawiera opis klasyfikacji strukturalnej; 8. czy podane są kwoty przez komórkę właściwą merytorycznie potrąceń (jeżeli takie wynikają z umowy); 9. czy dokument zawiera podpis wystawcy (można zaniechać zamieszczenia na dowodzie podpisu wystawcy, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów); 10. czy podane są dane niezbędne do dokonania zapłaty (w szczególności adres i numer rachunku bankowego wystawcy, dane te mogą być podane w załączonej umowie/porozumieniu, na fakturze, rachunku lub innym dokumencie równoważnym); 11. czy dokument posiada opisy i informacje wymagane niniejszą Instrukcją oraz czy posiada niezbędne załączniki. 9 Kontrola głównego księgowego. Kontrola głównego księgowego, o której mowa w 6 ust. 1 polega na złożeniu przez niego podpisu na dokumentach, na podstawie których dokonuje się wydatku. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracowników właściwych rzeczowo oznacza dokonanie kontroli zgodnie z ustawą o finansach publicznych. ROZDZIAŁ III. DOWODY KSIĘGOWE Dowód księgowy stanowi część odpowiednio przygotowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie, i podlegają ewidencji księgowej. 4

6 2. Wymagane cechy dowodu księgowego określa art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz i Nr 165, poz. 1316), w myśl którego dowód księgowy powinien zawierać w szczególności: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej bądź finansowej i ich numery identyfikacyjne (NIP); 3) opis operacji, jej wartość ilość i cenę jednostkową operacji; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu; 5) podpis wystawcy dowodu; można zaniechać zamieszczenia na dowodzie podpisu wystawcy, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych; 6) wskazanie miesiąca księgowania; 7) dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską, według kursu w dniu zapłaty Podstawą zapłaty zobowiązania jest oryginał dokumentu księgowego, do którego powinny być załączone wymagane oryginalne załączniki. Dokument (lub formularz opisu dokumentu) powinien być opatrzony opisem dotyczącym klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf) oraz klasyfikacji strukturalnej (obszar, kategoria, podkategoria) zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Wyjątek stanowią: - polisy ubezpieczeniowe, które pozostają w komórkach merytorycznych. W tym przypadku podstawą do zapłaty jest kopia polisy ubezpieczeniowej potwierdzona za zgodność z oryginałem przez Kierownika Działu organizacyjno-administracyjnego, kadr i bhp w Oddziale i Zarządzie lub jego odpowiednik w pozostałych Oddziałach. - załączniki kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem, które w uzasadnionych przypadkach pozostają w działach merytorycznych. Uwierzytelnienia załącznika dokonuje kierownik/samodzielne stanowisko komórki organizacyjnej, w której pozostaje oryginał dokumentu. 2. Zakupy rzeczowych składników majątku muszą być udokumentowane wyłącznie fakturami lub rachunkami dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku paragony, dowody wpłaty do kasy Za prawidłowy uważa się dowód księgowy stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z treścią i zawierający co najmniej dane wymagane w art. 21 ustawy o rachunkowości. 2. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, ustawy o rachunkowości oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 3. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie chyba, że inne przepisy stanowią inaczej. 4. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 5

7 13 1. Dowody księgowe dzieli się na: 1) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom; 2) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki; 3) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów. 2. Dowody księgowe zewnętrzne własne - wystawia się w celu udokumentowania operacji, w których uczestniczą komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód i jej kontrahenci, jeżeli operacje te polegają na przekazaniu lub sprzedaży składników majątku, wykonywaniu robót i świadczeniu usług, jak też należnych kontrahentowi świadczeń umownych lub świadczeń określonych przepisami. 3. Dowody księgowe wewnętrzne - wystawia się w celu: 1) udokumentowania wewnętrznych operacji, w których uczestniczą komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód, 2) udokumentowania poniesionych kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów, ustalenia powstałych strat lub osiągniętych zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku i usług lub innych świadczeń, jak też powierzania składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom materialnie za nie odpowiedzialnym lub współodpowiedzialnym; 3) innych przypadkach przewidzianych przepisami prawa. 4. Dowody obce wystawiają jednostki w celu udokumentowania operacji gospodarczych, polegających na przekazaniu lub sprzedaży składników majątku, wykonywania robót i świadczeniu usług oraz należnych świadczeń umownych lub określonych szczególnymi przepisami Dowód księgowy na podstawie, którego dokonuje się wydatku winien być: 1) Sprawdzony i na dowód kontroli merytorycznej, pod względem legalności, gospodarności i celowości wydatku, o której mowa w 7 ust. 1 i 2 niniejszej instrukcji, w tym m.in. pod względem zgodności procesu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, pod względem zgodności z aktami prawnymi (np.: porozumieniami, decyzjami administracyjnymi, uchwałami właściwych organów, w zakresie wydatków współfinansowanych ze środków z Unii Europejskiej np. rozporządzeń) - podpisany przez pracownika/ów właściwego/ych merytorycznie wraz z datą i imienną pieczęcią, a w przypadku, gdy pracownik/cy nie przystawi/ą pieczęci, zawierający czytelny podpis z podaniem imienia i nazwiska. 2) Sprawdzony i na dowód kontroli formalno-rachunkowej o której mowa w 8 niniejszej instrukcji - podpisany przez pracownika Działu finansowo-księgowego wraz z datą i imienną pieczęcią, a w przypadku, gdy właściwy pracownik nie przystawi pieczęci, zawierający czytelny podpis z podaniem nazwiska. 3) Podpisany przez właściwego pracownika na dowód dokonania kontroli Głównego księgowego zgodnie z 9 niniejszej instrukcji oraz załącznikiem nr 1 do niniejszej instrukcji. 2. Zatwierdzony do wypłaty przez upoważnione osoby.w przypadku wydatków współfinansowanych z Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oprócz załącznika w postaci opisu do faktury (lub innego dowodu księgowego) dodatkowo, wszystkie faktury i inne dowody księgowe muszą na odwrocie posiadać następujące informacje: 1) nazwę operacji, 2) numer obowiązującej decyzji Marszałka Województwa Mazowieckiego o przyznaniu pomocy finansowej w ramach, której stanowią potwierdzenie poniesionych kosztów zgodnie z decyzją, 3) potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej i na dowód sprawdzenia podpis(y) czytelny lub parafa wraz z pieczęcią imienną, 6

8 4) sposób ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, 5) sprawdzenie przez Głównego księgowego (lub osoby z upoważnienia), 6) zatwierdzenie do zapłaty przez Dyrektora Oddziału lub osobę upoważnioną, 3. Do dowodu księgowego sprawdzonego pod względem merytorycznym: 1) przy zakupie materiałów do magazynów przeciwpowodziowych winien być załączony dowód przyjęcia (Pz), 2) przy zakupie materiałów biurowych potwierdzenie przeznaczenia, 3) przy robotach budowlanych winien być załączony protokół odbioru robót. 4. Sprawdzenia i zatwierdzenia dowodu księgowego można dokonać na dodatkowej karcie załączonej do dowodu księgowego. 5. Wszystkie dowody księgowe podlegające wypłacie powinny być ostemplowane pieczątką Zapłacono przelewem dnia... lub Zapłacono czekiem Nr... dnia... Klauzulę podpisuje osoba sporządzająca polecenie zapłaty. 6. Wykaz stanowisk upoważnionych do kontroli merytorycznej oraz zatwierdzania dowodów do zapłaty stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. Podstawą zapisów księgowych mogą być również: Zestawienia zbiorcze służące do dokonywania łącznych zapisów dowodów księgowych, które muszą być w dowodzie księgowym pojedynczo wymienione. Zestawienia te powinny: 1) obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym miesiącu, 2) zapewnić sprawdzenie powiązania ujętych w nim kwot z dowodami, na których podstawie zostały sporządzone. 2. Polecenia księgowania (Dokumenty proste), które sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. korygowanie poprzedniego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcie ksiąg,) oraz w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowości. 3. Oświadczenie pracownika o poniesionych przez niego wydatkach w przypadkach, gdy pozwalają na to przepisy prawa, a nie jest możliwe udokumentowanie operacji finansowej rachunkiem lub fakturą. 1) Oświadczenie winno zawierać dane wymagane dla dowodu księgowego. 2) Oświadczenie stosuje się również w przypadku paragonów z postoju na parkingu. Paragony powinny być dołączone do oświadczenia, 4. Prawomocne wyroki sądowe i decyzje administracyjne. 5. Umowy. 6. Sprawozdania. 7. Inne dokumenty przewidziane przepisami prawa. 7

9 ROZDZIAŁ IV. OBIEG I DEKRETACJA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Ze względu na konieczność terminowego i sprawnego przekazywania dokumentów, przy sporządzaniu i sprawdzaniu których bierze udział szereg komórek organizacyjnych i stanowisk pracy ustala się ogólne zasady obiegu dokumentów: 1) Każdy dowód księgowy, stanowiący podstawę wypłaty winien posiadać datę wpływu zgodnie z instrukcją kancelaryjną, 2) Po dokonaniu kontroli merytorycznej i podpisaniu dowód księgowy wraz z niezbędnymi załącznikami winien być przekazany do działu księgowości, który na dowodzie wstawia datę wpływu do działu finansowo - księgowego. 3) Faktury lub rachunki niezgodne z zawartym zamówieniem oraz przepisami prawa należy niezwłocznie wyjaśnić. Korespondencję z kontrahentem prowadzi dział sprawujący w danej sprawie nadzór merytoryczny nad zamówieniem. 2. Dowody księgowe na podstawie, których dokonuje się zapłaty wraz z wymaganymi załącznikami (opisane i sprawdzone merytorycznie zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej instrukcji ) należy niezwłocznie dostarczyć do Działu finansowo-księgowego. 3. Za nieterminową zapłatę zobowiązań z powodu: 1) błędów w kontroli merytorycznej, 2) niekompletności czy błędów w załącznikach, 3) nieuzasadnionego przetrzymywania dokumentów odpowiada osoba, która dokonała błędnej kontroli merytorycznej lub przetrzymała dokument, co spowodowało opóźnienia w terminie zapłaty. 4. Przesłane dowody księgowe niekompletne lub zawierające błędy podlegają niezwłocznie zwrotowi do działu merytorycznego w celu uzupełnienia i poprawienia. 5. Uzupełnione lub skorygowane dowody księgowe przekazywane są niezwłocznie do Działu finansowo-księgowego. 6. Dział finansowo-księgowy odpowiada za terminową zapłatę należności i dokonuje kontroli formalno-rachunkowej, dekretacji oraz sporządza dowody zapłaty. 7. Po dokonaniu czynności kontroli merytorycznej, kontroli formalno - rachunkowej, dokonaniu dekretacji i sporządzeniu dowodu zapłaty prawidłowe dowody księgowe wraz z załącznikami podlegają kontroli przez Głównego księgowego lub osobę upoważnioną zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej instrukcji 8. Po dokonaniu wszystkich czynności kontrolnych oraz przygotowaniu dowodu do zapłaty wraz ze sporządzeniem polecenia przelewu Dyrektor lub Zastępcy Dyrektora WZMiUW lub Dyrektor Oddziału lub osoba wskazana na podstawie karty wzorów podpisów bankowych, zatwierdzają dowód księgowy do wypłaty zgodnie z zasadami określonymi niniejszą instrukcją i dokonują dyspozycji pieniężnych (zgodnie z załącznikiem Nr 1). 9. Na podstawie zatwierdzonych dowodów podpisane dowody zapłaty przekazywane są niezwłocznie do banku. 10. Pilne płatności kierownicy działów komórek organizacyjnych uzgadniają z głównym księgowym. 8

10 17 1. W części wydatków dotyczących realizacji projektów współfinansowanych ze środków z Unii Europejskiej należy bezwzględnie przestrzegać formuł i zasad wymaganych w uchwałach, w ramowych rozporządzeniach, regulaminach, umowach, porozumieniach i decyzjach administracyjnych. 2. Dokumentacja dotycząca wydatków współfinansowanych ze środków z Unii Europejskiej winna być zgodnie oznakowana według nazwy operacji (projektu), która w każdym przypadku winna być zgodna z aktami prawnymi w tym zakresie (decyzje, porozumienia). 3. Dokumentację dotyczącą zadań współfinansowanych ze środków z Unii Europejskiej należy przechowywać w sposób określony w ustawie o rachunkowości oraz obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie Wprowadzenie dokumentów do ewidencji księgowej poprzedzają czynności związane z ich przygotowaniem do księgowania. 2. Dowody księgowe podlegające wypłacie sprawdzone pod względem merytorycznym i poprawne pod względem formalno rachunkowym oraz inne dowody księgowe poprawne pod względem formalno rachunkowym podlegają dekretacji właściwej tj.: 1) zostaje im nadany numer księgowy, pod którym zostaną zaewidencjonowane; 2) umieszcza się adnotację dotyczącą kont, na których dokument zostanie zaksięgowany. ROZDZIAŁ V. DOKUMENTOWANIE I ROZLICZANIE ZAKUPÓW Przy zlecaniu dostaw, robót budowlanych i usług, należy stosować ustawę Prawo zamówień publicznych. 2. Podstawą rozliczeń z tytułu dostaw, robót budowlanych i usług jest faktura VAT lub rachunek (z zastrzeżeniem zapisów niniejszej instrukcji) zwane dalej dowodem zakupu, wystawione stosownie do warunków zamówienia. 3. Zapisy na dowodzie zakupu winny być zgodne z zakresem rzeczowym wykonanych dostaw, robót i usług Zapłata na podstawie dowodu zakupu może być dokonana w formie: 1) zaliczki udzielonej pracownikowi dotyczy wypłaty z tytułu drobnych zakupów i usług, 2) rozliczeń bezgotówkowych poprzez polecenie przelewu. 2. Zapłata następuje wyłącznie na podstawie oryginału rachunku lub faktury z zastrzeżeniem przypadków określonych w niniejszej instrukcji Na dowodzie księgowym zakupu (lub załączonym formularzu) należy umieścić w szczególności dane wymagane do kontroli merytorycznej: 1) potwierdzenie wykonania i przyjęcia dostawy, robót budowlanych lub usług; 2) potwierdzenie zgodności danych z zawartą umową lub zamówieniem wraz z wpisaniem numeru i daty zawarcia (jeżeli występuje); 3) opis zgodności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych wraz ze wskazaniem podstawy prawnej; 4) wskazanie klasyfikacji wydatków strukturalnych; 5) wskazanie klasyfikacji budżetowej; 6) wskazanie źródeł finansowania. 9

11 2. W przypadku obciążenia osób uczestniczących w wydatkach, opis rachunku lub faktury, co do zasadności wydatku, winien zawierać wskazanie osoby oraz kwotę, którą należy obciążyć przy rozliczeniu faktury. 3. Na dowodach zakupu dotyczących robót budowlano montażowych winien być złożony podpis inspektora nadzoru potwierdzający zgodność wydatku z umową z wykonawcą oraz prawem budowlanym. 4. Na dowodach zakupu za dostarczone materiały biurowe oraz inne materiały przekazane bezpośrednio po zakupie do użytku, o wartości nie przekraczającej lub równej 500 zł, należy potwierdzić klauzulą, że Przyjęto do użytku służbowego, w przypadku materiałów dostarczonych do magazynów przeciwpowodziowych winien być dołączony dowód PZ. 5. Dowód zakupu pozostałych środków trwałych, których wartość jednostkowa jest wyższa niż 500 zł i nie przekracza kwoty 3500 zł powinien posiadać adnotację o wpisaniu do ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych, wskazaniu numeru tego zapisu (numeru inwentarzowego), miejsca użytkowania. Należy również załączyć dowód OT (w przypadku rozliczeń między Oddziałami dopuszcza się zobowiązanie pisemne osoby odpowiedzialnej za wystawienie dowodu OT w kwestii załączenia dowodu OT w późniejszym terminie ze wskazaniem tego terminu). 6. Dowód zakupu środka trwałego, powinien posiadać adnotację o wpisaniu do księgi inwentarzowej środków trwałych, wskazaniu numeru tego zapisu (numeru inwentarzowego), miejsca użytkowania. Należy również załączyć dowód OT (w przypadku rozliczeń między Oddziałami dopuszcza się zobowiązanie pisemne osoby odpowiedzialnej za wystawienie dowodu OT w kwestii załączenia dowodu OT w późniejszym terminie ze wskazaniem tego terminu). 7. Dowody zakupu części zamiennych, gdy części te podlegają jednoczesnemu zamontowaniu do danego składnika majątku, winny być opisane następująco dokonano wymiany w Do dowodów zakupu będących podstawą rozliczenia robót budowlanych powinien być dołączony: 1) protokół odbioru wykonanych elementów robót lub obiektów, podpisany przez wyznaczonego do nadzoru budowlanego inspektora nadzoru robót oraz podpisany przez inne osoby wyznaczone do tych czynności w umowie z wykonawcą (wraz z podpisem inspektora nadzoru robót winna być przystawiona pieczęć imienna zawierająca numer nadanego uprawnienia budowlanego), 2) w przypadku rozliczenia kosztorysowego kosztorys powykonawczy sprawdzony przez wyznaczonego do nadzoru budowlanego inspektora nadzoru robót i na dowód dokonania sprawdzenia złożenie podpisu wraz z przystawioną imienną pieczęcią określającą numer nadanego uprawnienia budowlanego oraz wpisaniem daty sprawdzenia kosztorysu. 9. Do dowodów zakupu będących podstawą rozliczenia remontów oraz robót związanych z utrzymaniem wód i urządzeń melioracyjnych powinien być dołączony: 1) protokół odbioru wykonanych robót podpisany przez osoby wyznaczone do odbioru tego zadania w umowie z wykonawcą wraz z przystawioną imienną pieczęcią/lub podpis czytelny, 2) w przypadku rozliczenia kosztorysowego - kosztorys powykonawczy sprawdzony przez osobę upoważnioną i na dowód dokonania sprawdzenia złożenie podpisu (wraz przystawioną pieczęcią imienną/lub podpis czytelny) oraz wpisaniem daty sprawdzenia kosztorysu. 10. Przykład (będący formularzem do wykorzystania) opisu dokumentów stanowiących podstawę do wypłaty jest załącznikiem nr 3 do niniejszej instrukcji. 10

12 ROZDZIAŁ VI. DOKUMENTOWANIE SPRZEDAŻY, NOTY, UMOWY, EWIDENCJA WYMIARU I POBORU NALEŻNOŚCI WINDYKACJA Faktury lub inne dowody księgowe dotyczące dochodów budżetowych (w tym zadania zlecone z zakresu administracji rządowej) wystawia pracownik zgodnie z zakresem czynności na postawie umów, dowodów wpłaty, dyspozycji działu merytorycznego. 2. Ewidencję w zakresie wymiaru i poboru należności budżetowych prowadzi dział finansowo - księgowy w Oddziale oraz w Oddziale i Zarządzie wg zakresu działania. 3. Zadaniem osób wystawiających faktury VAT lub inne dowody księgowe jest w szczególności: 1) Prawidłowe terminowe wystawianie ww. dowodów księgowych, zgodnie z zawartymi umowami i obowiązującymi przepisami. Natomiast w przypadku odsprzedaży (zgodnie z opisanymi fakturami/rachunkami zakupu), wystawianie dowodu księgowego i opisanie tego faktu na dowodzie zakupu przed przedłożeniem do zatwierdzenia dokumentu do wypłaty; 2) Przekazywanie oryginału dokumentów do wysyłki za potwierdzeniem z klauzulą sposobu wysłania listu (poleconym, zwykłym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru), 4. Zadaniem działu finansowo - księgowego Oddziału i Zarządu oraz Oddziałów jest w szczególności: 1) prawidłowe i terminowe wystawianie dowodów księgowych zgodnie z umowami, przepisami prawa; w przypadku odsprzedaży (zgodnie z opisanymi dowodami księgowymi zakupu) niezwłoczne wystawianie dowodu księgowego, 2) sprawdzanie terminowości wpłat należności przez kontrahentów; 3) wystawianie not odsetkowych w przypadku zwłoki; 4) przekazywanie oryginału dokumentów do wysyłki za potwierdzeniem z klauzulą sposobu wysłania listu (poleconym, zwykłym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) ; 5) terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych takich jak wezwanie do zapłaty, upomnienia, przekazywanie spraw na drogę prawną poprzez sporządzanie informacji według przykładowego formularza w Załączniku Nr 8 do Instrukcji lub do właściwych organów w celu uzyskania tytułów wykonawczych; 6) ewidencja księgowa wystawionych dowodów księgowych; 7) dokonywanie rozliczeń kontrahentów z tytułu wpłat, nadpłat i zaległości; 8) sporządzanie sprawozdań; 9) inwentaryzacja należności; 5. Zobowiązuje się Oddziały oraz Oddział i Zarząd do sporządzania deklaracji VAT-7, sporządzania rejestrów VAT. Oddziały przedkładają te dokumenty do działu finansowo - księgowego Oddziału i Zarządu po dokonaniu uprzedniej kontroli, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej instrukcji, przez Głównego Księgowego w poszczególnych Oddziałach. Deklarację VAT - zbiorcze, rejestry VAT - zbiorcze sporządza Oddział i Zarząd. 6. Ewidencja zobowiązań i należności prowadzona jest w księgach rachunkowych na kontach syntetycznych i analitycznych. 7. Ewidencję na kontach rozrachunkowych prowadzi się zgodnie z polityką rachunkowości oraz zgodnie z przepisami prawa. 8. Prowadzi się: odrębne rejestry dla wezwań do zapłaty, odrębne rejestry dla not, odrębne rejestry dla faktur, odrębne rejestry dla not korygujących do faktur, odrębne rejestry dla rachunków, odrębne rejestry dla faktur korygujących. W przypadku prowadzonych rejestrów wezwań do zapłaty należy wyróżnić adnotację o wysłanych ponagleniach oraz treść dotyczącą sposobu realizacji kwot zaległości aż do zlikwidowania tych zaległości. 11

13 9. Każda faktura sprzedaży winna posiadać potwierdzenie odbioru lub stempel informujący o formie wysyłki. 10. Kartę informacyjną dotyczącą należności przekazywanych do windykacji na drogę prawną sporządza dział finansowo-księgowy według przykładowego formularza w Załączniku Nr 8 i przedkłada według zakresu działania do Dyrektora Oddziału. W zakresie spraw dotyczących Zarządu kartę informacyjną dział finansowo-księgowy przedkłada do kierownika działu OA w Warszawie. 11. Dyrektor Oddziału według zakresu działania odpowiedzialny jest za wszczęcie postępowania na drogę prawną i dalszą windykację. Kierownik działu OA w Warszawie w zakresie spraw dotyczących Zarządu odpowiedzialny jest za wszczęcie postępowania na drogę prawną i dalszą windykację. 12. Niedochodzenie należności budżetowych stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych Faktury lub inne dowody księgowe wystawia się w przypadku: 1) zawartych umów z tytułu najmu lokali, dzierżawy; 2) sprzedaży rzeczowych składników majątkowych; 3) odsprzedaży świadczeń poniesionych przez jednostkę; 4) innych świadczeń wykonywanych przez WZMiUW. 2. Fakturę lub inne dowody księgowe wystawia się w dwóch egzemplarzach, z tego: 1) oryginał przesyła się Nabywcy; 2) 2-gi egzemplarz stanowi podstawę ujęcia w księgach rachunkowych wystawiającego, 3. Dział merytoryczny niezwłocznie po wykonaniu usługi winien złożyć dyspozycję do działu finansowo-księgowego lub w przypadku odsprzedaży, takie zdarzenie opisać w formie dyspozycji na fakturze przedkładanej do zapłaty. 4. Dyspozycja działu merytorycznego, o której mowa w ust. 3 powinna zawierać: 1) opis operacji(za co) 2) nazwę nabywcy; 3) nr NIP (w przypadku prowadzenia przez nabywcę działalności gospodarczej i jeżeli wydatek nie jest związany z umowami najmu); 4) adres siedziby nabywcy (jeżeli wydatek nie jest związany z umowami najmu); 5) kwotę brutto do zapłaty. 5. Wszystkie faktury sprzedaży lub inne dowody księgowe podlegają rejestracji i numerowane są kolejnym numerem przez osoby wystawiające dowody księgowe z zastrzeżeniem ust. 6. Numeracja kolejno następuje wg podanego wzoru: 1/W/3/11/D co oznacza: 1 kolejny w miesiącu numer dowodu księgowego z podziałem na określony tytuł dochodów (może być poprzedzone zerami np. 0001); W pierwsza litera nazwy miejscowości Oddziału (Warszawa); 3 miesiąc (może być poprzedzone zerem np. 03); 11 rok; D dochody budżetowe samorządowe (lub inny symbol określający tytuł dochodów, np. FŚS co oznacza: Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, SP lub DSP co oznacza Dochody Skarbu Państwa, ZU co oznacza Zabezpieczenie Umów); W przypadku faktur korygujących numerację stosuje się jak dla dowodów sprzedaży dodatkowo z oznaczonym symbolem faktury korygującej ( np. FK- faktura korygująca, FKSfaktura korygująca sprzedaż) 6. W przypadku not korygujących wystawionych do faktur obowiązują przepisy obligatoryjne w tym zakresie. Numerację not korygujących do faktur stosuje się narastająco dla każdego roku. 7. Do wystawiania, kompletowania oraz korespondencji dotyczącej faktur lub innych dowodów księgowych zobowiązane są osoby wg ustalonych zakresów obowiązków. 12

14 24 Umowy 1. Wojewódzki Zarząd zawiera umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Umowa powinna być podpisana przez osoby wskazane w umowie. Jeżeli podpis na umowie jest nieczytelny wymagana jest pieczątka imienna. W przypadku oświadczenia woli złożonego przez osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, właściwy merytorycznie kierownik działu (lub w przypadku nieobecności osoba upoważniona zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Instrukcji) sprawdza poprawność nazwisk osób, z nazwiskami wskazanymi w umowie, do reprezentowania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz sprawdza, czy osoby podpisujące umowę posiadają prawo do złożenia oświadczenia woli w imieniu kontrahenta zawierającego umowę (np. pisemne upoważnienie, odpis z KRS). Podpis kierownika działu właściwego merytorycznie na egzemplarzu umowy oznacza potwierdzenie prawidłowości ww. danych. 2. W umowach dotyczących realizacji zadań współfinansowanych ze środków z Unii Europejskiej należy zamieścić informację o udziale środków z Unii Europejskiej, oraz informację o innych źródłach finansowania np: udziale środków z budżetu innych jednostek samorządowych ze wskazaniem tych jednostek. Należy także zamieścić Logo Unii Europejskiej oraz logo Programu. 3. Egzemplarze umowy, które pozostają w aktach jednostki, przed podpisaniem ich przez upoważnione osoby, należy sprawdzić i na dowód tej czynności zaparafować, wraz z przystawieniem imiennej pieczęci, przez: 1) kierownika działu właściwego merytorycznie; 2) radcę prawnego w zakresie przepisów prawa; 3) osobę odpowiedzialną za przygotowanie i przeprowadzenie zamówienia zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych; 4) Główny księgowy dokonuje kontroli wstępnej zgodnie z ustawą o finansach publicznych i na dowód kontroli na wszystkich egzemplarzach umowy przystawia parafę. 5. Pracownik księgowości zgodnie z zakresem czynności przystawia na umowie datę wpływu, wprowadza do rejestru oraz jeżeli jest to uzasadnione dokonuje właściwych księgowań. 6. Niezwłocznie po podpisaniu umowy przez obie strony jeden egzemplarz powinien być przekazany do działu finansowo-księgowego. 7. Nadzór nad prawidłowością i terminowością realizacji warunków umowy sprawuje kierownik działu merytorycznego realizującego zadanie. 8. W przypadku stwierdzenia uchybień ze strony kontrahenta, powodujących szkody lub konieczność rozliczania kar umownych osoba dokonująca kontroli merytorycznej zawiadamia o tym kontrahenta, jednocześnie przedstawiając wyliczenie. 1 egzemplarz dokumentu w tej sprawie przedkłada się do Działu finansowo-księgowego wg właściwości. 9. Na podstawie informacji, o której mowa w ust. 8 Dział księgowości wystawia zgodnie z zasadami zapisanymi w ustawie o rachunkowości dowód księgowy (notę księgową) obciążeniowy oraz w przypadku zaległości prowadzi windykację zgodnie z zapisami w Instrukcji. 10. Dział finansowo-księgowy (wg właściwości) prowadzi rejestr otrzymanych umów. 11. W przypadku umów, których wykonanie będzie z udziałem środków z Unii Europejskiej należy dodatkowo przestrzegać procedur w zakresie porozumień, decyzji administracyjnych, uchwał właściwych organów i innych przepisów w tym zakresie. 13

15 ROZDZIAŁ VII. LISTY PŁAC ORAZ WYPŁATA WYNAGRODZEŃ WYNAGRODZENIA BEZOSOBOWE Dział Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i BHP w Oddziale i Zarządzie oraz odpowiednik w Oddziałach przedkłada do Działu finansowo-księgowego sukcesywnie (jednak nie później niż cztery dni robocze przed datą wypłaty wynagrodzenia), dokumenty niezbędne do sporządzenia Listy płac. 2. Na podstawie dokumentów, o których mowa w ust. 1 wyznaczone osoby w dziale finansowoksięgowym zgodnie z obowiązującymi przepisami dokonują wyliczenia wynagrodzeń oraz sporządzają zgodnie z przepisami prawa Listy płac. 3. Listy płac do wypłaty zatwierdza osoba zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej instrukcji. 4. W Listach płac dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń zgodnie z ustawą Kodeks pracy. 5. Listy płac nie mogą zawierać żadnych poprawek. 6. Listy płac powinny być podpisane przez pracownika sporządzającego oraz sprawdzającego zgodnie z właściwością określoną w złączniku nr 1 do niniejszej instrukcji, 7. Wypłata wynagrodzeń może być dokonywana gotówką lub przelewem na konto osobiste pracownika w banku, zgodnie ze złożonym oświadczeniem. 8. Pracownicy sporządzający listy płac sporządzają zestawienie zbiorcze ze wszystkich list płac, dokonanych w danym miesiącu z uwzględnieniem zasiłków z ubezpieczenia społecznego i składek (w tym pracodawca), 9. Listy płac wraz z załączonymi materiałami dowodowymi (np. zaświadczenie na obowiązkowym druku o czasowej niezdolności do pracy, zestawienia kart pracy pracowników rozliczanych w systemie godzinowym, zatwierdzone przyznane premie) po dokonaniu wypłaty i nadaniu numeru kolejnego listy należy skompletować i wpiąć do oddzielnej teczki z uwagi na dłuższy okres archiwizowania. 10. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego oraz zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych, a także ich udokumentowania zawarte są w przepisach wydanych w tym zakresie. 11. W zakresie dowodów związanych z wypłatą wynagrodzeń rozróżnia się następujące dokumenty: 1) uwierzytelnione przez kadry: umowa o pracę, rozwiązanie umowy o pracę- świadectwo pracy, 2) przyznanie premii, nagrody jubileuszowej lub innych nagród zatwierdzone przez Dyrektora WZMiUW lub osoby upoważnione, 3) wniosek o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe zawierający rozliczenie tych godzin, sprawdzony przez Kadry, zatwierdzony przez Dyrektora WZMiUW lub Dyrektora Oddziału (jeżeli dotyczy pracowników w zakresie działania oddziału) lub zastępców Dyrektor WZMiUW lub osoby upoważnione, 4) oświadczenie w sprawie poboru zaliczek na podatek dochodowy, 5) wniosek w sprawie ustalenia uprawnień do zasiłku opiekuńczego, 6) zestawienie kart pracy pracowników rozliczanych w systemie godzinowym - dot. pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych (potwierdzone w zakresie prawidłowości rozliczeń przez stanowiska kadrowe oraz zatwierdzone przez Dyrektora Oddziału lub osoby upoważnione) 7) karta zasiłkowa, 8) zaświadczenie na obowiązkowym druku o czasowej niezdolności do pracy, 9) zastępcza asygnata zasiłkowa, 10) deklaracja rozliczeniowa ZUS, 11) lista płac 12) oświadczenie - informacja do celów podatkowych i ubezpieczeniowych. Załącznik nr 6 do instrukcji (stanowi przykładowy wzór do wykorzystania) 13) inne dowody wymagane przepisami prawa. 14

16 26 1. Komplet dokumentów dotyczących: zatrudnienia, zwalniania, zmiany stosunku pracy i wynagrodzenia przygotowuje Dział organizacyjno-administracyjny, kadr i bhp w Oddziale i Zarządzie oraz odpowiednik w Oddziałach, i po podpisaniu przez Dyrektora lub jego Zastępców, lub Dyrektora Oddziału lub osobę upoważnioną w jego imieniu zgodnie z obowiązującymi przepisami przekazuje niezwłocznie po jednym egzemplarzu: 1) pracownikowi, 2) do Działu finansowo-księgowego, 3) do teczki akt osobowych. 2. Wszelkie zgłoszone do kadr przez pracownika zmiany powodujące obowiązek ich rozliczenia do ZUS, Urzędu Skarbowego (np. miejsca zamieszkania, nazwiska itp.) winny być niezwłocznie przekazywane do Działu finansowo - księgowego. 3. Na podstawie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów (np. kwestionariusz osobowy, umowa o pracę, zmiany w aktach osobowych pracowników dotyczące zamieszkania, nazwiska itp.) otrzymanych z Działu organizacyjno-administracyjnego, kadr i bhp oraz odpowiednik w Oddziałach, pracownik Działu księgowości niezwłocznie dokonuje zmian oraz w obowiązującym w przepisach terminie zgłasza zmiany do odpowiednich instytucji Zaświadczenia: 1) o zatrudnieniu pracowników sporządza stanowisko ds. kadr, 2) o wysokości wynagrodzenia sporządza dział finansowo-księgowy, 3) Rp-7 sporządza Dział finansowo-księgowy 2. Zaświadczenia o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 wystawia się w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje zainteresowany za pokwitowaniem, kopia pozostaje w teczce rzeczowej. Zaświadczenie o którym mowa w ust. 1 pkt 3 wystawia się w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem dla: Kadr, Działu finansowo-księgowego, pracownika. 3. Zaświadczenie podpisują: 1) w zakresie zatrudnienia pracownik ds. kadr (forma zaświadczenia o zatrudnieniu), Dyrektor WZMiUW lub jego Zastępcy lub Dyrektor Oddziału lub osoba upoważniona, 2) w zakresie wysokości wynagrodzeń (forma zaświadczenia o wynagrodzeniu), druk Rp-7 pracownik sporządzający, pracownik sprawdzający pod względem formalno - rachunkowym, pracownik ds. kadr potwierdzający zgodność zapisów na podstawie akt osobowych pracownika, Dyrektor WZMiUW lub jego Zastępcy lub Dyrektor Oddziału lub osoby upoważnione Umowy zlecenia, umowy o dzieło zawierane są w celu wykonywania usług zgodnie z Kodeksem cywilnym i innymi przepisami prawa. 2. W przypadku zawarcia umowy zlecenia lub umowy o dzieło z pracownikiem Wojewódzkiego Zarządu, rachunek - poza stwierdzeniem wykonania pracy zgodnie z umową, winien zawierać oświadczenie osoby merytorycznie nadzorującej wykonaną pracę lub bezpośredniego przełożonego pracownika, że praca ta została wykonana ponad obowiązującymi pracownika normami czasu pracy. 3. W przypadku zatrudnienia na umowę zlecenie lub umowę o dzieło wypłaty dokonuje się na podstawie wystawionych rachunków (formularz do wykorzystania stanowi załącznik Nr 2 /dla osób z zewnątrz/ oraz załącznik Nr 2a /dla pracowników/ do instrukcji) oraz dodatkowo za pomocą sporządzonego rozliczenia w formie listy płac. 4. Do umów, o których mowa w ust. 1 winno być załączone oświadczenie złożone przez zleceniobiorcę/wykonującego dzieło do celów obliczenia podatku dochodowego, 15

17 ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Załącznik nr 7 do instrukcji (stanowi przykładowy formularz do wykorzystania). 5. Przy wypłatach, o których mowa w ust. 3, oświadczenie, o którym mowa w ust. 4 powinno być aktualizowane przez zleceniobiorcę, pod odpowiedzialnością karną za poświadczanie nieprawdy. Zapis taki winien być umieszczony w umowie lub oświadczeniu. 6. Zaakceptowane dokumenty wypłaty wynagrodzeń z tytułu umów zleceń i umów o dzieło (rachunki) stanowią podstawę do sporządzenia listy wynagrodzeń i dokonania wypłaty. ROZDZIAŁ VIII. DOKUMENTY DOTYCZĄCE ROZLICZEŃ Z PRACOWNIKAMI 29 Zaliczki 1. Pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywają bezpośrednio drobne, stale powtarzające się wydatki, mogą być wypłacane zaliczki. 2. Wnioski o zaliczkę wystawiane są przez pracownika, podpisywane pod względem merytorycznym oraz zatwierdzane do wypłaty, zgodnie z wykazem stanowisk upoważnionych do dokonywania kontroli dokumentów oraz zatwierdzania ich do wypłaty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 3. Zaliczki na wydatki do rozliczenia mogą być wypłacane pracownikom na koszty podróży służbowych, zakupy gotówkowe dla potrzeb jednostki. Zaliczek udziela się na wniosek pracownika. 4. Do wniosku pracownika o udzielenie zaliczki należy załączyć uzasadnienie zawierające preliminarz wydatków z wyszczególnieniem szacunkowych kwot w przypadku jeżeli nie wynika to z treści zaliczki.na podstawie uznanych dowodów księgowych pokrywa się pełną kwotę należności. 5. Zaliczki o których mowa w ust. 3 z wyłączeniem podróży służbowych powinny być rozliczone do 27 każdego miesiąca, nie później niż w terminie określonym we wniosku od daty pobrania. Pozostałość niewykorzystanej zaliczki pracownik wpłaca na rachunek lub do kasy. W przypadku kwoty do zwrotu pracownikowi wypłaty dokonuje się gotówką lub zwrot na rachunek pracownika. 6. Zaliczki powinny być rozliczone lub zwrócone w terminie określonym we wniosku, przed ustaniem stosunku służbowego. Niezależnie od tego sumy zaliczek wypłaconych ze środków budżetowych a nie wydatkowanych do końca miesiąca powinny być wpłacone na rachunek bieżący lub do kasy najpóźniej do końca miesiąca z zastrzeżeniem ust Jeżeli zaliczka podjęta przez pracowników nie została rozliczona w określonym terminie, potrąca się ją z najbliższych wynagrodzeń pracownika. Pracownikowi temu do czasu rozliczenia uprzednio wypłaconej zaliczki nie mogą być wypłacane dalsze zaliczki. W przypadku braku możliwości potrącenia z wynagrodzenia stosuje się przepisy ogólne w zakresie windykacji należności. 8. Wszystkie dowody załączone do rozliczenia winny być ostemplowane pieczęcią: Rozliczono z zaliczki pobranej w dniu Zaliczki dotyczące kosztów podróży należy rozliczyć w terminie 14 dni od zakończenia podróży z zastrzeżeniem ust Wszystkie zaliczki podlegają bezwzględnie rozliczeniu do końca roku kalendarzowego. 11. W dziale księgowości w każdym Oddziale oraz Zarządzie i Oddziale prowadzona jest ewidencja udzielonych zaliczek. 16

18 30 Podróże służbowe. 1. Polecenia wyjazdów służbowych wystawia: 1) dla pracowników Zarządu i Oddziału Warszawa oraz w Oddziałach - Dział organizacyjnoadministracyjny, kadr i BHP oraz odpowiednik w Oddziałach, 2) dla pracowników Inspektoratów pracownik właściwy merytorycznie zgodnie z zakresem czynności. 2. Rejestr poleceń wyjazdów służbowych prowadzą właściwe komórki merytoryczne, o których mowa w ust. 1, 3. Pracownika deleguje: 1) Dyrektor WZMiUW w szczególności pracowników Oddziału i Zarządu, zastępców Dyrektora, Dyrektora Oddziału w Warszawie. Ponadto Dyrektor WZMiUW w Warszawie jako kierownik jednostki może delegować wszystkich pracowników WZMiUW. 2) Z-cy dyrektora WZMiUW w szczególności: pracowników Oddziału i Zarządu, Dyrektora Oddziału w Warszawie oraz pracowników zgodnie z Regulaminem organizacyjnym. I-szy zastępca podpisuje dokumenty dotyczące Dyrektora WZMiUW w zakresie poleceń wyjazdu służbowego na terenie województwa mazowieckiego (z zastrzeżeniem zachowania procedur ustalonych przez organ nadrzędny); 3) Kierownik działu Przygotowania i Realizacji Inwestycji Melioracyjnych w Oddziale w szczególności: Dyrektora Oddziału z wyłączeniem Oddziału w Warszawie z zastrzeżeniem 30 ust 4, Inspektorów Nadzoru robót budowlanych, 4) Dyrektorzy Oddziałów lub Kierownik działu Przygotowania i Realizacji Inwestycji Melioracyjnych w Oddziale wszystkich pracowników Oddziału, 5) Kierownicy Inspektoratów pracowników Inspektoratów. 4. Polecenia wyjazdów służbowych poza województwem mazowieckim dla Dyrektorów Oddziałów podpisuje Dyrektor WZMiUW lub jego zastępcy. 5. Kontroli merytorycznej poleceń wyjazdów służbowych dokonuje pracownik właściwy merytorycznie zgodnie z wykazem stanowisk upoważnionych do dokonywania kontroli dokumentów oraz zatwierdzania ich do wypłaty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 6. Rozliczone polecenia wyjazdów służbowych, winny być przedłożone w terminie 14 dni od zakończenia podróży do rozliczenia w Dziale finansowo-księgowym. W końcu roku kalendarzowego polecenia wyjazdów służbowych winny być rozliczone za dany rok najpóźniej dwa dni robocze przed zakończeniem roku. 7. Potwierdzeniem odbycia podróży służbowej jest potwierdzenie przez bezpośredniego przełożonego lub pieczęć instytucji do której pracownik był delegowany. 8. Zwrot kosztów podróży służbowej odbywa się niezwłocznie po złożeniu kompletu dokumentów wymaganych przepisami prawa. 9. W przypadku korzystania w czasie podróży służbowej z prywatnego środka lokomocji, winien być wpisany przez pracownika delegowanego numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika. 10. Decyzję o korzystaniu z określonego rodzaju środka lokomocji przy wyjazdach służbowych podejmuje osoba delegująca pracownika. 11. W przypadku ciągłości delegacji tj. wyjazdów i powrotów kilkudniowych dopuszcza się udokumentowanie tego zdarzenia jednym poleceniem wyjazdu służbowego. 12. Do wszystkich podróży służbowych (w przypadku wystąpienia kosztów) należy załączyć wszelkie dowody potwierdzające koszty podróży (w tym bilety za przejazd wskazanym środkiem lokomocji ) z godnie przepisami prawa. 13. Jeżeli zaliczka pobrana przez pracownika nie została rozliczona w obowiązującym terminie (14 dni od zakończenia podróży służbowej), potrąca się ją pracownikowi z najbliższego wynagrodzenia). 17

19 31 Zakup i rozliczenie biletów za przejazd środkami transportu publicznego. 1. Zakup biletów do przewozu osób środkami transportu publicznego na przejazdy służbowe dokonywany jest na podstawie zapotrzebowania Działu organizacyjno-administracyjnego, kadr i bhp w Oddziale i Zarządzie lub odpowiednik w pozostałych Oddziałach lub zapotrzebowania przez Inspektoraty. Pracownik, któremu powierzono w zakresie czynności, jest odpowiedzialny za wydawanie i rozliczanie biletów na podstawie prowadzonej ewidencji. 2. Ewidencja winna zawierać co najmniej: 1) datę pobrania (przychodu), ilość, podpis osoby pobierającej (przychodującej) bilety, 2) datę wydania (rozchodu), ilość, podpis osoby pobierającej bilety. 32 Skierowania na szkolenia. 1. Zgłoszenia dotyczące propozycji szkoleń pracowników składają kierownicy Działów do Dyrektora WZMiUW lub Dyrektora Oddziału. 2. Decyzję o skierowaniu pracownika na szkolenie podejmuje Dyrektor WZMiUW w Warszawie, a w przypadku Oddziałów - Dyrektor Oddziału. 3. Decyzję o skierowaniu Dyrektorów Oddziałów na szkolenie podejmuje Dyrektor WZMiUW lub jego zastępcy. 4. Przedpłata za szkolenie może być dokonana na podstawie oferty, zawierającej nazwę jednostki szkolącej, termin szkolenia oraz cenę za szkolenie i numer konta bankowego, na które należy wpłacić należność. 5. Rozliczenie przedpłaty następuje na podstawie rachunku lub faktury VAT. ROZDZIAŁ IX. DOWODY BANKOWE Do dowodów bankowych zalicza się: 1) bankowy dowód wpłaty, 2) czeki gotówkowe, 3) polecenie przelewu, 4) wyciąg bankowy. 2. Wszystkie operacje bankowe, poza operacjami, których nie dokumentuje się dowodami, należy udokumentować właściwymi dowodami źródłowymi, tj. fakturami, rachunkami, notami księgowymi, listami płac itp. zgodnie z zasadami zapisanymi w niniejszej instrukcji. 3. Prawo składania podpisu, w tym podpisu elektronicznego na poleceniach zapłaty mają osoby upoważnione stosownie do złożonej w bankach karty wzorów podpisów. 34 Na dowód dokonania w danym dniu operacji bankowych, banki sporządzają wyciągi bankowe z poszczególnych rachunków. Po otrzymaniu wyciągów bankowych należy przeprowadzić kolejno następujące czynności: 1. skontrolować zgodność wykazanych w wyciągach bankowych operacji (w tym wpłat) z dowodami, 2. właściwy pracownik sporządzający polecenie przelewu kontroluje, czy zgodnie ze złożoną dyspozycją zapłaty bank dokonał zapłaty i na dowód potwierdzenia kontroli dokonuje czynności określonych w 14 ust. 5, 3. zadekretować dowody zgodnie z niniejszą instrukcją oraz obowiązującym planem kont i zaksięgować w urządzeniach księgowych. 18

20 35 1. Czeki gotówkowe winny być wystawione przez wyznaczonego pracownika działu Finansowoksięgowego w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione, zgodnie z wzorami złożonymi w banku. 2. Osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór - data i czytelny podpis w rejestrze druków ścisłego zarachowania Polecenie przelewu (w tym elektroniczne polecenie przelewu) jest formą bezgotówkowej zapłaty zobowiązania na podstawie sprawdzonych uprzednio dokumentów księgowych, faktur, decyzji, porozumień itp., zgodnie z zasadami zapisanymi w treści niniejszej instrukcji. 2. Polecenie przelewu sporządza pracownik Działu finansowo-księgowego i wraz ze sprawdzonymi z niniejszą instrukcją dokumentami stanowiącymi podstawę jego wystawienia przedkłada do podpisania osobom do tego upoważnionym wyszczególnionym w załączniku Nr 1 do niniejszej instrukcji. ROZDZIAŁ X. DRUKI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać nadużyciom wynikającym z ich stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (numerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się, pod właściwą datą, liczbą i numerem podjęte za pokwitowaniem i wydane oraz zwrócone formularze i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. 3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się: 1) czeki gotówkowe; 2) arkusze spisu z natury; 3) karty drogowe; 4. Czeki gotówkowe są ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania w dziale finansowo - księgowym. 5. Dowody KP Kasa przyjmie i KW Kasa wypłaci nie stanowią druków ścisłego zarachowania, ponieważ numeracja nadawana jest automatycznie w programie, który nie pozwala na wystawienie dwóch różnych dokumentów o tym samym numerze. 6. Dział organizacyjno-administracyjny, kadr i bhp w Oddziale i Zarządzie lub odpowiednik w pozostałych Oddziałach prowadzą ewidencję kart drogowych, arkuszy spisu z natury. 38 Księga druków ścisłego zarachowania powinna być wypełniana czytelnie długopisem lub piórem. Poprawki należy dokonywać wyłącznie w sposób określony w niniejszej instrukcji. 19