Zamówienia publiczne systemu Narodów. Zjednoczonych. European Commission Enterprise and Industry

Transkrypt

1 Zamówienia publiczne systemu Narodów Zjednoczonych European Commission Enterprise and Industry

2 Title of Zjednoczonych the presentation Date 2 System Narodów Zjednoczonych Organizacja Narodów Zjednoczonych (ONZ) - unikalna organizacja międzynarodowa skupiająca obecnie 192 państw System Narodów Zjednoczonych oprócz ONZ tworzą także wyspecjalizowane agencje (np. WHO) oraz wiele programów, funduszy, komisji itp. (np. UNICEF, UNHCR) Działania na rzecz pokoju na świecie, rozwoju, postępu społecznego, pomocy humanitarnej i praw człowieka

3 Title of the Zjednoczonych presentation Date Dlaczego warto zostać dostawcą towarów i usług dla systemu NZ? Aby realizować swoje zadania, jednostki organizacyjne wchodzące w skład systemu NZ potrzebują rozmaitego rodzaju towarów i usług Rynek zamówień publicznych systemu NZ jest bardzo chłonny i różnorodny ale mało znany polskim przedsiębiorcom Każda jednostka organizacyjna samodzielnie realizuje procedury zamówień publicznych, kierując się jednak zasadami udzielania zamówienia jednakowymi dla wszystkich Globalna roczna wartość zamówień systemu NZ to 10 mld USD Podmioty systemu NZ to wiarygodni kontrahenci i płatnicy

4 Title of the Zjednoczonych presentation Date Najczęściej zamawiane towary i usługi Towary: Sprzęt biurowy Pojazdy Urządzenia telekomunikacyjne i urządzenia IT Żywność Sprzęt medyczny i leki Materiały budowlane Usługi: Inżynieryjne Budowlane Doradcze Transportowe Telekomunikacyjne Ochroniarskie

5 Title of the Zjednoczonych presentation Date Co zrobić ZANIM wkroczymy na rynek zamówień publicznych systemu NZ? Zapoznanie się z zasadami udzielania zamówień publicznych w ramach systemu NZ Ustalenie czy nasze towary i/lub usługi mogą być potrzebne jednostkom systemu NZ Zidentyfikowanie jednostek, które mogą być zainteresowane naszą ofertą Ustalenie czy firma ma wystarczające doświadczenie eksportowe, znajomość języków obcych oraz zasoby finansowe i kadrowe do przygotowania oferty, a następnie do dostarczenia towarów i/lub wykonania usługi

6 Title of the Zjednoczonych presentation Date Warunki odniesienia sukcesu Wyczerpujące badanie rynku Zidentyfikowanie właściwej jednostki systemu NZ Rejestracja (UN Global Marketplace lub własne bazy agencji) Nawiązanie osobistych kontaktów Uzyskanie pełnej informacji o procedurach przetargowych Ciągły dostęp do informacji o przetargach Przestrzeganie zasad, norm i procedur przetargowych Wyjaśnianie wszelkich wątpliwości Elastyczność i doświadczenie w kontaktach z innymi kulturami Wysoka jakość dostarczanych towarów i/lub usług

7 Title of the Zjednoczonych presentation Date United Nations Global Marketplace (UNGM) UNGM jest internetowym portalem zamówień publicznych systemu NZ Platforma, która łączy służby NZ odpowiedzialne za dokonywanie zamówień oraz potencjalnych dostawców towarów i usług Przez stronę UNGM firmy mogą się zarejestrować w bazie danych na potrzeby przetargów prowadzonych przez 18 agencji NZ, których wartość zamówień stanowi 95% wszystkich zamówień systemu NZ Portal dostępny tylko w języku angielskim

8 Title of the Zjednoczonych presentation Date United Nations Global Marketplace (UNGM) Informacje o potencjalnych dostawcach są udostępniane odpowiedzialnym za prowadzenie procedur przetargowych pracownikom jednostek wchodzącym w skład systemu NZ oraz Banku Światowego Jednostki inne niż wymienione na stronie UNGM mają swoje własne bazy dostawców konieczność odrębnej rejestracji w tych bazach Portal oferuje także usługę powiadomienia o przetargach - Tender Alert Service Adres strony:

9 Title of the Zjednoczonych presentation Date Kody UNCCS klasyfikacja towarów i usług Wszystkie towary i usługi zamawiane przez agencje NZ są usystematyzowane według specjalnej klasyfikacji NZ (United Nations Common Coding System - UNCCS) Przy dokonywaniu rejestracji firma powinna zdefiniować produkowane towary lub usługi za pomocą kodów UNCCS Wszystkie towary i usługi są podzielone na 10 podstawowych grup, a każda z nich dzieli się na bardziej szczegółowe podgrupy Podczas rejestracji w bazie UNGM należy podać jak najbardziej szczegółowe kody opisujące oferowane towary i/lub usługi, unikając w miarę możliwości podawania tylko kodów podstawowych Kody UNCCS dostępne są pod adresem

10 Title of the Zjednoczonych presentation Date Rejestracja w bazie UNGM rejestracja wstępna Rejestracja w bazie UNGM jest bezpłatna Pierwszym etapem jest tzw. rejestracja wstępna (New Supplier Registration) polegająca na podaniu podstawowych danych kontaktowych Po jej dokonaniu przedsiębiorca otrzymuje, na wskazany adres poczty elektronicznej, hasło pozwalające mu na dokonanie właściwej rejestracji w bazie UNGM.

11 Title Title of the of presentation the presentation Date Date Rejestracja w bazie UNGM rejestracja właściwa (1) Ten etap składa się z 14 części, w których rejestrujący się przedsiębiorca podaje następujące informacje o swojej firmie : 1) Adres firmy 2) Adres do korespondencji 3) Dane kontaktowe (telefon, faks, ) 4) Informacje nt. sytuacji finansowej przedsiębiorcy w ciągu ostatnich 3 lat 5) Informacje na temat banku obsługującego przedsiębiorcę 6) Ogólne informacje o firmie, tj. charakter działalności, status prawny i liczba pracowników 7) Szczegółowe informacje o firmie, tj. posiadane oddziały i przedstawicielstwa zagraniczne (informacje te nie są obligatoryjne) 8) Informacje na temat posiadanych certyfikatów (nieobowiązkowo)

12 Title of the Zjednoczonych presentation Date Rejestracja w bazie UNGM rejestracja właściwa (2) 9) Dane dotyczące eksportu w ciągu ostatnich 3 lat oraz - opcjonalnie - dane dotyczące umów z jednostkami organizacyjnymi NZ oraz ewentualnych sporów z tymi jednostkami w ciągu ostatnich 3 lat Udokumentowanie 3 lat doświadczenia w działalności eksportowej jest bardzo istotną kwestią. Jedynie firmy, które wykażą się takim doświadczeniem, mogą się zarejestrować jako tzw. global potential supplier, co jest niezbędne, aby mogły oferować swoje usługi lub towary wszystkim 18 agencjom NZ. Firmy, które nie mają takiego doświadczenia, mogą się zarejestrować jedynie jako tzw. local potential supplier oferujący towary i usługi tylko agencjom, które mają biuro w ich kraju. Jeżeli firma nie ma 3-letniego doświadczenia w eksporcie, a w jej kraju nie działa żadna agencja NZ, musi zaczekać, aż je zdobędzie i będzie mogła się zarejestrować w bazie jako global potential supplier.

13 Title of the Zjednoczonych presentation Date Rejestracja w bazie UNGM rejestracja właściwa (3) 10) Informacje na temat przynależności do organizacji zrzeszających przedsiębiorców (informacje te nie są obligatoryjne) 11) Wybór przynajmniej jednej jednostki systemu NZ, która mogłaby być potencjalnym nabywcą towarów i/lub usług przedsiębiorcy 12) Dodatkowe informacje wymagane przez wybraną agencję (w zależności od agencji) 13) Kody towarów i/lub usług oferowanych przez przedsiębiorcę (kody UNCCS) 14) Wysłanie formularza rejestracyjnego

14 Title of the Zjednoczonych presentation Date Rejestracja w bazie UNGM rejestracja właściwa (4) Podanie niektórych z ww. informacji jest obowiązkowe, innych - opcjonalne Ze względu na niezwykle szeroki zakres działania poszczególnych agencji wskazane jest wybranie tych z nich, które mogą być zainteresowane naszymi towarami lub usługami, można jednak zdecydować się na skierowanie oferty do wszystkich Niektóre z agencji NZ mogą mieć dodatkowe wymagania dotyczące rejestracji Należy pamiętać, że jednostki inne niż wymienione na stronie UNGM mają swoje własne bazy dostawców konieczność odrębnej rejestracji w tych bazach

15 Title of the Zjednoczonych presentation Date Usługa powiadamiania o przetargach - Tender Alert Service Po zarejestrowaniu się w bazie UNGM można wykupić usługę powiadamiania subskrybentów drogą ową o przetargach na oferowane przez nich towary i usługi. Roczny koszt takich powiadomień to 250 dol., a płatność może być dokonana jedynie kartą kredytową Jednocześnie utrzymane zostały darmowe ogólne powiadomienia o przetargach zamieszczane na stronie

16 Title of the Zjednoczonych presentation Date Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych systemu NZ (1) Wspólne ogólne zasady udzielania zamówień dla towarów i usług Większość przepisów jest taka sama dla wszystkich jednostek systemu NZ, jednakże niektóre przepisy mogą się różnić dla poszczególnych podmiotów Potencjalni dostawcy powinni zapoznać się z odpowiednimi przepisami dotyczącymi udzielania zamówień

17 Title of the Zjednoczonych presentation Date Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych systemu NZ (2) Z bazy UNGM wybiera się przedsiębiorców umieszczanych na tzw. krótkiej liście (shortlist), która jest podstawą zaproszenia do udziału w przetargach ograniczonych Niektóre agencje NZ mają własne bazy dostawców i jeżeli przedsiębiorca produkuje wyroby lub dostarcza usługi, którymi interesują się te agencje, powinien rozważyć rejestrację w ich bazach Linki do portali internetowych wszystkich organizacji należących do systemu Narodów Zjednoczonych, również tych, które nie korzystają z bazy dostawców UNGM, dostępne są pod adresem:

18 Title of the Zjednoczonych presentation Date Rodzaje przetargów organizowanych w ramach systemu NZ Przetargi ograniczone do złożenia oferty zapraszani są przedsiębiorcy znajdujący się na tzw. krótkiej liście (shortlist) Istotnym źródłem informacji wykorzystywanym przy tworzeniu shortlist jest baza dostawców UNGM, ale poza nią również inne źródła (informacje otrzymane od przedsiębiorców w odpowiedzi na Call for Expression of Interest, informacje o firmach znalezione w Internecie itd.) Przetargi nieograniczone

19 Title of the Zjednoczonych presentation Date Trudne słowa? Request to Quotation, Invitation to Bid, Request for Proposal - w zależności od procedury - informacje o ogłaszanych przetargach i zaproszenia do składania ofert Call for Expression of Interest - zaproszenia do zgłaszania zainteresowania przetargami Procurement Notices ogłoszenia o przetargach Contract Awards ogłoszenia o przyznanych kontraktach

20 Title of the Zjednoczonych presentation Date Przydatne źródła informacji - strony internetowe html

21 Title of the Zjednoczonych presentation Date Przydatne źródła informacji poradniki i publikacje UNGM Interactive Guide for Suppliers - wyjaśnia krok po kroku: Procedurę rejestracji w bazie UNGM Procedurę wykupienia usługi Tender Alert Service Zawiera inne praktyczne informacje i wskazówki dla osób zainteresowanych przetargami w ramach systemu NZ UNCCS Guidelines - Tips on how to use UNCCS codes przewodnik po kodach UNCCS The Annual Statistical Reports Przewodniki i poradniki dostępne są tylko w języku angielskim

22 Title of the Zjednoczonych presentation Date O czym należy pamiętać zasady ogólne Duża aktywność firmy pozytywnie wpływa na jej wizerunek: warto zgłaszać zainteresowanie wszystkimi dostępnymi dla danego przedsiębiorcy zamówieniami, a w razie otrzymania zaproszenia do złożenia oferty zawsze trzeba na nie odpowiedzieć, nawet jeżeli firma w danym momencie nie jest w stanie uczestniczyć w przetargu Należy pamiętać o stałym aktualizowaniu danych rejestracyjnych Należy pamiętać o bezwzględnym przestrzeganiu terminów wyznaczanych przez pracowników działów zamówień publicznych agencji NZ Polityka zero tolerance zabrania pracownikom zaangażowanym w procedurę udzielania zamówienia przyjmowania jakichkolwiek prezentów i zaproszeń od potencjalnych dostawców

23 Title of the Zjednoczonych presentation Date O czym należy pamiętać przygotowanie oferty Uważne przestudiowanie dokumentacji przetargowej W przypadku wątpliwości zapytanie o wyjaśnienia Upewnienie się, że oferta spełnia wszystkie wymagania Upewnienie się, że oferta spełnia minimalne wymagania techniczne Upewnienie się, że oferta spełnia wymagane normy i międzynarodowe/krajowe standardy

24 Title of the Zjednoczonych presentation Date O czym należy pamiętać złożenie oferty Ofertę i wszelkie wymagane dokumenty należy złożyć w wymaganym języku Ofertę należy złożyć w wymaganym formacie i/lub na wymaganych formularzach Bezwzględnie należy przestrzegać wskazanych terminów

25 Dziękuję za uwagę Justyna Kulawik PARP/Enterprise Europe Network