Kwalifikacja dostawców

Transkrypt

1 mbank S.A. Kwalifikacja dostawców Instrukcja dla dostawcy

2 Spis treści I. Mapa procesu kwalifikacji... 3 II. Wypełnienie formularza kwalifikacji... 4 III. Zarządzanie formularzem kwalifikacji na platformie Open Nexus IV. Edycja formularza V. Wypełnianie ponowne formularza VI. Aktualizowanie wygasłych dokumentów VII. Wniosek dla spółek zarejestrowanych poza granicą Polski

3 I. Mapa procesu kwalifikacji Wdrożenie Kwalifikacji dla dostawców mbanku S.A. ma na celu usystematyzowanie oraz przyspieszenie procesów zakupowych. Dzięki temu kwalifikowani dostawcy mbanku S.A. będą mogli ofertować w uproszczonej i szybszej formie, a czas finalizacji umowy ulegnie znacznemu skróceniu. Optymalizacja procesu zakupowego jest korzyścią dla obu stron. Poniżej przedstawiamy uproszczony schemat procesu kwalifikacji dostawców: 3

4 II. Wypełnienie formularza kwalifikacji Wszystkie pola zaznaczone czerwoną gwiazdką są polami obowiązkowymi. Pierwszym krokiem jest pobranie oświadczenia, które po zapoznaniu się i akceptacji należy wydrukować, podpisać oraz zeskanować. Do dokumentu należy dodać wszelkie wymagane dokumenty (pełnomocnictwo, jeżeli wymagane) i załączyć w jednym pliku w formacie PDF. Wielkość pliku nie może przekraczać 10 MB. W kolejnym kroku podajemy podstawowe dane o firmie: a) Pełną nazwę firmy ubiegającej się o kwalifikację b) REGON (9 cyfr - system sprawdza poprawność numeru) c) NIP w formacie d) Rok założenia firmy Wybieramy formę prawną prowadzonej działalności. Od formy prawnej, którą wybierzemy, będą zależeć niektóre elementy formularza kwalifikacji. 4

5 Numer KRS (10 cyfr) oraz Kapitał zakładowy (w PLN, wartość liczbowa bez spacji) jest obowiązkowy do wypełnienia dla: a) Spółki jawnej b) Spółki partnerskiej c) Spółki komandytowej d) Spółki komandytowo-akcyjnej e) Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością f) Spółki akcyjnej Dla spółki cywilnej obowiązkowe do podania są dane wszystkich wspólników (min. 2) wraz z numerami PESEL oraz numerami dowodu osobistego. System rozpoznaje prawidłowo wprowadzone wartości. Domyślnie wyświetlane są pola dla dwóch wspólników. Aby wprowadzić dane dla kolejnych kliknij na przycisk Więcej Dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą pojawiają się pola PESEL oraz Numer dowodu osobistego właściciela firmy. W kolejnym kroku wprowadzamy dane adresowe firmy. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wprowadzamy dodatkowo adres prowadzenia działalności gospodarczej (podawany przy rejestracji firmy) 5

6 Następnie wpisujemy dane osoby przydzielonej do kontaktu w sprawach handlowych z mbank S.A (np. Kierownik Działu Zakupów). Pole Internet jest polem opcjonalnym. Prosimy o uważne wypełnienie pól z adresem . W kolejnym kroku należy podać adres biura handlowego. W przypadku posiadania biura handlowego w siedzibie firmy, prosimy o podanie w tym miejscu adresu siedziby firmy. Kolejnym, bardzo ważnym krokiem wypełnienia formularza jest załączenie Zaświadczeń o niezaleganiu z Urzędem Skarbowym (US) oraz z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Dokumenty nie powinny być starsze niż 3 miesiące. Załączniki są przyjmowane w formacie PDF do wielkości 10 MB. Dodatkowo wybieramy z kalendarza datę wystawienia najstarszego z załączonych zaświadczeń. Możliwy jest wybór dnia do 3 miesięcy wstecz licząc od dnia bieżącego. 6

7 Następnie zaznaczamy zakres oferowanych usług lub produktów. Konieczny jest wybór, co najmniej jednego zakresu oferowanych usług lub produktów. Prosimy jednak o staranny wybór, gdyż na jego podstawie pracownicy mbank S.A. będą kontaktować się z Państwem w celu dalszej współpracy. Pod wybranym zakresem usług lub produktów, prosimy o opis Państwa oferty. Dzięki temu pracownicy mbanku S.A. będą mogli precyzyjniej określić możliwy stopień współpracy. W następnym kroku należy opisać aktualny zakres współpracy ze spółkami grupy mbank S.A. (jeżeli nie współpracują Państwo aktualnie ze spółkami grupy mbank S.A., prosimy pominąć ten krok). Na początku wybieramy jedną ze spółek. Następnie podajemy okres trwania współpracy i opisujemy jej zakres. Jeżeli posiadają Państwo więcej niż jeden kontrakt, po naciśnięciu przycisku Więcej pojawi się dodatkowy wiersz do wypełnienia. Uwaga: jeżeli współpracują Państwo z jedną spółką grupy mbank S.A., ale posiadacie więcej niż jedną umowę, również prosimy o ich zamieszczenie. 7

8 Do wyboru są następujące spółki grupy mbank S.A.: Obowiązkowo prosimy o podanie obszarów Państwa działalności. Jeżeli działacie Państwo tylko w wybranych województwach prosimy o dokładne uwzględnienie, w jakich. W przypadku zaznaczenia Polska-cały kraj, wybór województw jest niemożliwy. Należy zaznaczyć minimum jeden obszar działalności. W kolejnym kroku proszę wpisać liczbę jednostek terenowych własnych oraz liczbę lokalizacji podwykonawców wraz z komentarzem (pola opcjonalne). 8

9 Następnie proszę wypisać wszystkie informacje na temat aktualnie posiadanych certyfikatów, autoryzacji, pozwoleń i wyróżnień. W przypadku ważności bezterminowej prosimy o pozostawienie pola Termin ważności pustego (pola opcjonalne). W kolejnym kroku należy odpowiedzieć na pytanie dotyczące współpracy z mbankiem S.A. w ciągu ostatnich 3 lat. W ostatniej części formularza przeznaczyliśmy miejsce na zgłoszenie uwag lub zamieszczenie komentarza do całego wniosku. Po wypełnieniu formularza wyślij wniosek o kwalifikację naciskając przycisk Wyślij formularz. 9

10 Po wysłaniu formularza, trafia on do pracowników mbanku S.A., a Państwo otrzymacie wiadomość na podany w formularzu adres potwierdzający wysłanie wniosku wraz z wygenerowanym automatycznie formularzem w formacie PDF, który w momencie wybrania Państwa oferty na drodze postępowania ofertowego wraz z załącznikami (oświadczenie z pełnomocnictwami, zaświadczenia ZUS i US) należy wydrukować, podpisać i wysłać pocztą na adres: mbank S.A. Departament Logistyki ul. Królewska Warszawa Z dopiskiem: Kwalifikacja Dostawców. 10

11 III. Zarządzanie formularzem kwalifikacji na platformie Open Nexus W momencie wysłania formularza kwalifikacji zostajecie Państwo automatycznie zarejestrowani na platformie zakupowej Open Nexus ( Więcej informacji na temat możliwości zastosowań platformy znajdziecie Państwo na stronie: Dane potrzebne do pierwszego zalogowania znajdziecie Państwo w wiadomości otrzymanej na adres wskazany w formularzu po przesłaniu formularza kwalifikacji. Po zalogowaniu na platformę Open Nexus mają Państwo dostęp do: Podglądu wypełnionego formularza, Edycji danych w formularzu, Wygasłych dokumentów, które straciły wymaganą ważność (zaświadczenia z ZUS/Urzędu Skarbowego), Wypełnienia nowego formularza, Widoczności oceny formularza przez pracownika mbanku S.A. Lista kroków dostępu do modułu kwalifikacji: 1) Logowanie na platformie: [ ] a) Wprowadź adres b) Wprowadź hasło (hasło do pierwszego logowania na platformie znajdziesz w wiadomości otrzymanej po wysłaniu formularza kwalifikacji) c) Kliknij przycisk Zaloguj 11

12 2) Dostęp do modułu kwalifikacji Najedź na link Kwalifikacja umiejscowiony w menu górnym Kliknij w link Moje kwalifikacje 12

13 W tym miejscu widzisz swoje wnioski o kwalifikację. Elementy modułu: Zakładki wniosków ze względu na status Data złożenia wniosku Data wystawienia najstarszego załącznika Status wniosku Możliwe statusy wniosków: oczekuje - wniosek oczekuje na decyzję pracownika mbanku S.A. - wniosek z przyznaną kwalifikacją - wniosek odrzucony przez pracownika mbanku S.A. - wniosek z przyznaną kwalifikacją, ale przynajmniej jeden z wymaganych dokumentów stracił swoją ważność (tzw. Kwalifikacja warunkowa) - wniosek z przyznaną wcześniej kwalifikacją, ze zaktualizowanymi dokumentami, czekający na decyzję pracownika mbanku S.A. 13

14 IV. Edycja formularza Formularz przed podjęciem decyzji pracownika mbanku S.A. o przyznaniu lub nie przyznaniu kwalifikacji można edytować, klikając na przycisk Edytuj Zostaniesz przekierowany na stronę formularza kwalifikacji z wypełnionymi wcześniej danymi. Po zatwierdzeniu danych kliknij na przycisk Wyślij formularz. Zobaczysz następujący komunikat: Wypełniłeś wniosek, ale mbank S.A. jeszcze nie podjął decyzji odnośnie kwalifikacji. 14

15 V. Wypełnianie ponowne formularza W przypadku, kiedy pracownik mbanku S.A. oceni wniosek (negatywnie bądź pozytywnie) każda następna modyfikacja treści formularza zostanie potraktowana, jako nowe wypełnienie formularza. Aby wypełnić ponownie formularz kliknij na przycisk Wypełnij ponownie 15

16 VI. Aktualizowanie wygasłych dokumentów W momencie, gdy przynajmniej jeden z wymaganych dokumentów straci swoją ważność, kwalifikowany wniosek otrzyma nowy status kwalifikowany warunkowo[ załączyć nowe dokumenty należy kliknąć na przycisk Aktualizuj pliki ]. Aby oraz po załączeniu nowych dokumentów nacisnąć przycisk Wyślij formularz. Po zaktualizowaniu dokumentów do czasu podjęcia przez pracownika mbanku S.A. nowej decyzji wniosek będzie miał nowy status kwalifikowany warunkowo (nowe dokumenty) 16

17 VII. Wniosek dla spółek zarejestrowanych poza granicą Polski Jeżeli firma została zarejestrowana poza granicami Polski, należy w miejscu Kraj rezydencji wybrać kraj, w którym jest ona zarejestrowana. Po wybraniu innego kraju niż Polska, należy ręcznie uzupełnić, jaką formę prawną ma prowadzona działalność. Tym samym znikną niepotrzebne pola Nr KRS oraz REGON. Kolejną zmianą w formularzu są dokumenty wymagane w sekcji Załączniki. Zamiast zaświadczeń o niezaleganiu z US oraz z ZUS, należy załączyć certyfikat rezydencji. (Certyfikat rezydencji oznacza zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. Art. 4a pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992r.) 17

18 Należy także uzupełnić, w jakim okresie ważny jest dodawany certyfikat. Pozostałe pola wniosku kwalifikacyjnego uzupełnia się tak samo, jak w przypadku polskiej rezydencji (patrz pkt. II). 18

19 Życzymy owocnej współpracy mbank S.A. Wszelkie uwagi i wątpliwości odnośnie korzystania z modułu kwalifikacji na platformie Open Nexus oraz odnośnie formularza kwalifikacji prosimy kierować na: Open Nexus Sp. z o.o. Biuro Obsługi Klienta pawel@opennexus.pl Tel