ZASADY ETYCZNEJ DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

Transkrypt

1 ZASADY ETYCZNEJ DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

2

3 Wyznawana przez nas etyka biznesu została opisana w Zasadach etycznej działalności gospodarczej RR Donnelley. Zasady te dotyczą nas wszystkich. Nasze kodeks etyki i postępowania w biznesie to coś więcej niż zapis pewnych zasad w broszurach lub na stronie internetowej, czytanych raz do roku. Nasze zasady to odzwierciedlenie naszego poświęcenia, by spełniać najwyższe standardy etyczne w naszych wzajemnych relacjach oraz w relacjach z klientami, dostawcami, udziałowcami i innymi osobami w naszym środowisku życia i pracy. Stanowią one fundamenty działalności, jaką firma RR Donnelley prowadzi od ponad 145 lat. Każdy pracownik powinien dokładnie przeczytać te zasady, a kadra kierownicza jest szczególnie odpowiedzialna za okazywanie, poprzez swoje słowa i czyny, osobistego zaangażowania w spełnianie tych standardów. Oczywiście nie istnieje kodeks, który mógłby przewidzieć wszelkie możliwe sytuacje i odpowiedzieć na wszystkie wątpliwości. W wielu przypadkach najlepszym doradcą będzie zdrowy rozsądek i trzeźwa ocena sytuacji. Cokolwiek robisz pamiętaj, że odpowiednie postępowanie to Twoja odpowiedzialność. Zrozumienie i stosowanie się do tych zasad jest powinnością każdego z nas. Jeśli działasz w imieniu firmy, wieloletnia reputacja RR Donnelley jest w Twoich rękach. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące informacji zawartych w tej broszurze lub standardowego postępowania w pracy w RR Donnelley zwróć się do Twojego zwierzchnika, kierownika lub pracownika Działu Kadr lub prawnika współpracującego z firmą. Thomas J. Quinlan, III Prezes i Dyrektor Generalny 3

4 Spis treści Wstęp 5-6 Etyczne i praworządne postępowanie 6-8 Konflikt interesów 9 Wstęp - Zgoda i oświadczenie 9 Sposób postępowania z podmiotami zewnętrznymi 9-11 Niewłaściwe wykorzystywanie informacji poufnych i sposobności 11 Działalność obywatelska, charytatywna oraz zawodowa 11 Upominki 12 Istniejące konflikty i zmiany okoliczności prowadzące do konfliktów; zgodność z prawem 12 Uczciwa konkurencja i przestrzeganie przepisów prawa antymonopolowego Przepisy ochrony środowiska 14 Bezpieczeństwo pracy i przepisy ochrony zdrowia 15 Dyskryminacja 16 Administracja państwowa 17 Ustawa o zapobieganiu korupcji za granicą 18 Przepisy dotyczące papierów wartościowych oraz informacji poufnych Systemy komputerowe 21 Dochodzenia urzędowe i udzielanie informacji 22 Informowanie o naruszeniu zasad etyki 23 Międzynarodowe numery telefoniczne Gorącej linii ds. etyki 24 4 Zasady etycznej działalności gospodarczej

5 Wstęp Niniejsza publikacja przedstawia zasady postępowania, jakimi od dawna kieruje się RR Donnelley w celu prowadzenia uczciwej i zgodnej z prawem działalności. Do zgodnego z niniejszymi zasadami postępowania zobowiązany jest każdy pracownik w Stanach Zjednoczonych oraz w innych krajach, a także każdy członek Zarządu. Dla uproszczenia, pojęcie pracownik obejmuje również przedstawicieli, a nadto - wyłącznie dla celów niniejszej publikacji - członków Zarządu. Naruszenie prawa mogłoby narazić RR Donnelley oraz osoby, które się go dopuściły, na odpowiedzialność karną, interwencję władz i procesy wytaczane przez osoby prywatne. Każdy pracownik, który narusza niniejsze zasady, podlega konsekwencjom dyscyplinarnym do zwolnienia włącznie. Pracownik naruszający prawo naraża się na poważne kary, takie jak sięgające setek tysięcy dolarów grzywny, kary długotrwałego pozbawienia wolności oraz zwrot korzyści majątkowych związanych z naruszeniem. Naruszenie prawa może narazić spółkę na wielomilionowe kary, utratę znaczących zamówień oraz wykluczenie z procedur ubiegania się o kontrakty na ważne zamówienia rządowe. W razie wątpliwości, czy dane okoliczności lub działania stanowią naruszenie prawa lub zasad obowiązujących w spółce, przed podjęciem jakichkolwiek działań pracownik powinien przeczytać informacje dotyczące odnośnych zasad W celu wykrycia przypadków łamania prawa lub praktyk niezgodnych z zasadami etyki stosujemy wiele procedur kontrolnych. Jeżeli jednak pracownik stwierdzi przypadek działania nieetycznego lub sprzecznego z prawem, w tym również przypadki łamania zasad zawartych w niniejszej publikacji, jego obowiązkiem jest zgłoszenie ich przedstawicielom spółki, zgodnie z opisem zawartym w części Informowanie o naruszeniu zasad etyki. Każde uchylenie wymogów określonych tymi zasadami musi zostać zatwierdzone przez Dyrektora ds. Zgodności. Uchylenie tych wymogów może również wymagać zatwierdzenia przez Zarząd (lub powołaną przez niego komisję) i musi zostać podane do wiadomości publicznej w zakresie opisanym przez prawo lub przepisy właściwe. Każdy pracownik w każdym kraju musi postępować uczciwie i w zgodzie z wszystkimi odnośnymi prawami. obowiązujących w spółce (dostępne pod adresem Jeśli RR Donnelley 5

6 pracownik nadal ma wątpliwości, przed podjęciem jakichkolwiek działań powinien skonsultować się z przełożonym, kierownikiem, Dyrektorem ds. Zgodności, Radcą Prawnym spółki lub innym prawnikiem współpracującym z firmą. Etyczne i praworządne postępowanie Musimy uczciwie i sprawiedliwie traktować dostawców, klientów, pracowników, konkurencje i opinie publiczną, jednocześnie chroniąc informacje dotyczące interesów prowadzonych przez spółkę oraz przez osoby trzecie. Sukces naszej spółki zależy od pracowników. To ich praca i oddanie przyniosły nam renomę jako spółce świadczącej najwyższej jakości usługi drukarskie i usługi z nimi związane w uczciwy i etyczny sposób. Renoma ta powinna stanowić źródło dumy każdego z nas, dlatego też musimy działać wspólnie w celu jej utrzymania. Oznacza to konieczność stosowania uczciwych i etycznych standardów w prowadzonej przez nas działalności oraz ścisłe przestrzeganie przepisów. Oznacza to również, że w naszej działalności nie możemy się kierować interesami, które mogłyby mieć wpływ na naszą całkowitą lojalność wobec RR Donnelley. Jeden nieetyczny lub bezprawny postępek może zniszczyć wizerunek, jaki wypracowała sobie spółka u dostawców, klientów i opinii publicznej. Chociaż w niniejszej publikacji trudno byłoby wymienić wszystkie możliwe zdarzenia i sytuacje, podkreślić trzeba znaczenie następujących zasad ogólnych: n Należy uczciwie i sprawiedliwie traktować dostawców, klientów, pracowników oraz konkurencję. Kupno i sprzedaż odbywać się musi na zasadach rynkowych, bez dodatkowych wynagrodzeń, łapówek, ukrytych prowizji, upominków czy przysług. Nie wolno nikogo nieuczciwie wykorzystywać poprzez manipulację, ukrywanie faktów, nadużycie informacji zastrzeżonych, zniekształcenie istotnych informacji ani inne nieuczciwe praktyki. n Należy unikać sytuacji, w których nasza profesjonalna niezależność może być podana w wątpliwość. Oskarżenia o złą wolę i nieuczciwość mogą pojawić się zawsze wówczas, gdy interes osobisty jest odmienny od interesu spółki. Dlatego pracownik nie powinien być udziałowcem klientów, dostawców ani konkurentów spółki (chyba że dana inwestycja odpowiada przyjętym przez spółkę standardom rozwiązywania konfliktu interesów, podanym w dalszym ciągu niniejszej publikacji). Pracownik nie może być również zatrudniony przez klienta, dostawcę lub konkurenta bez uprzedniej zgody kierownictwa. 6 Zasady etycznej działalności gospodarczej

7 n Sprawozdania sporządzane dla kierownictwa powinny być rzetelne i szczere. Oznacza to między innymi, że sprawozdania muszą zawierać informacje zgodne z prawdą, a dokumentacja księgowa powinna odpowiadać ogólnie przyjętym standardom rachunkowości. Oznacza to również, iż pracownicy powinni przedstawiać kierownictwu pełną i prawdziwą informację o wszystkim, co może mieć wpływ na wizerunek spółki. n Należy chronić informacje zastrzeżone. Należy dbać o to, by nie doszło nawet do przypadkowego ujawnienia ważnych informacji o spółce, jej klientach, pracownikach czy działalności poza środowiskiem pracy. Przykłady informacji, jakich ujawniać nie należy: procesy produkcyjne i wyposażenie; nieujawnione wyniki finansowe; warunki umów; ceny; informacje przekazane spółce przez klientów, dostawców lub inne przedsiębiorstwa, z którymi spółka współpracuje; zawartość wszelkich drukowanych przez spółkę materiałów przed ich dystrybucją publiczną, a także kopie wszelkich podobnych materiałów; oraz informacje dotyczące pracowników, chronione przez ustawy o ochronie danych osobowych. n Każdy pracownik ma obowiązek dbać o majątek spółki i jego efektywne wykorzystanie. Kradzież, niedbalstwo oraz marnotrawstwo mają bezpośredni wpływ na zyski spółki. Cały majątek spółki winien służyć rzeczywistym celom działalności spółki. n W razie odejścia ze spółki pracownik ma nadal obowiązek chronić informacje zastrzeżone. Informacji zastrzeżonych spółki nie wolno ujawniać nowemu pracodawcy ani nikomu innemu. Pracownika może również objąć zakaz nakłaniania, w sposób pośredni lub bezpośredni, innych pracowników, by wraz z nim opuścili spółkę i podjęli pracę u nowego pracodawcy, oraz klientów, by zdecydowali się współpracę z innym podmiotem. RR Donnelley 7

8 n Należy pamiętać, iż własność klienta nie jest przeznaczona do naszego użytku. Mimo że egzemplarze gotowych produktów służą pewnym celom wewnątrz spółki, nie są one przeznaczone do dystrybucji wśród ogółu pracowników lub osób trzecich. n Nie wolno kopiować licencjonowanego oprogramowania komputerowego; nie wolno używać znaków handlowych, których spółka nie posiada; nie wolno ujawniać tajemnic handlowych, jakie powierzono spółce. Rozmyślne naruszenie praw autorskich stanowi przestępstwo. n Nie wolno wiązać operacji spółki z działalnością polityczną. Jeżeli pracownik decyduje się na aktywność polityczną (w tym na świadczenie usług), powinien w tym celu wykorzystywać własne fundusze i poświęcać na to czas, w którym nie zajmuje się wypełnianiem swoich obowiązków wobec spółki. Firmowy papier listowy spółki nie może być używany do celów osobistych ani związanych z polityką. W przypadku mianowania pracownika urzędnikiem publicznym lub podjęcia przezeń decyzji o kandydowaniu na urząd publiczny powinien on omówić sytuację z przełożonymi, aby upewnić się, że nie spowoduje to konfliktu interesów. Musimy również prowadzić księgi, zapisy oraz kontrolę księgową dla całej spółki (łącznie z działalnością poza granicami Stanów Zjednoczonych), które rzetelnie i dokładnie przedstawiają nasze dochody i wydatki. Każdy pracownik spółki winien stosować środki kontroli rachunkowej, których celem jest nie tylko ochrona przed korupcją, lecz również przed wykorzystaniem majątku spółki bez zezwolenia, na przykład w przypadku braku odnotowania wewnętrznej zgody przełożonych na transakcje finansowe lub prowadzenia niewłaściwych rachunków bankowych. Każdy pracownik zobowiązany jest do pełnej współpracy z audytorami spółki, a także audytorami zewnętrznymi. W razie wątpliwości co do tego, czy dane okoliczności lub działania stoją w sprzeczności z prawem lub są nieetyczne, pracownik przed podjęciem jakichkolwiek działań powinien zasięgnąć opinii Kierownika ds. Kadr swojego pionu lub Zastępcy Prezesa, Dyrektora ds. Zgodności, Radcy Prawnego spółki lub innego prawnika współpracującego z firmą. 8 Zasady etycznej działalności gospodarczej

9 Konflikt interesów Wstęp - Zgoda i oświadczenie Żaden pracownik RR Donnelley oraz spółek zależnych nie może utrzymywać kontaktów biznesowych, finansowych, obywatelskich ani zawodowych poza RR Donnelley bez wyraźnej zgody Dyrektora ds. Zgodności, jeżeli w jakikolwiek sposób kolidują one z możliwością pełnienia obowiązków względem RR Donnelley z niepodzielną lojalnością lub jeżeli zachodzi ryzyko zaistnienia takiej kolizji. Jeżeli zgodnie z zasadami tej polityki wyrażono zgodę na istnienie takich konfliktów, dany pracownik ma obowiązek poinformowania o tym wszystkich odpowiednich członków kierownictwa, a w razie potrzeby również Komisję Audytorów przy Zarządzie RR Donnelley. Niemożliwe jest wyliczenie w niniejszej publikacji wszelkich możliwych sytuacji, mogących spowodować powstanie konfliktu interesów. Poniżej przedstawiono jedynie kilka przykładów sytuacji tego typu. W pracy oraz w życiu osobistym unikaj zachowań sprzecznych z Twoimi zobowiązaniami wobec spółki. W razie wątpliwości, czy dana sytuacja grozi potencjalnym konfliktem interesów z firmą RR Donnelley, przed podjęciem jakichkolwiek działań należy zasięgnąć opinii Kierownika ds. Kadr swojego pionu. Sposób postępowania z podmiotami zewnętrznymi Stanowisko w Zarządzie/Zatrudnienie w podmiocie zewnętrznym Pracownik nie może pełnić funkcji członka Rady ani też pracować na rzecz konkurenta, klienta lub dostawcy firmy RR Donnelley w charakterze pracownika, konsultanta ani w innym charakterze bez wyraźnej zgody Dyrektora ds. Zgodności. Konflikt może wystąpić również w sytuacji, gdy członek rodziny pracownika pełni funkcję członka rady lub pracuje na rzecz konkurenta, klienta lub dostawcy prowadzącego interesy z firmą RR Donnelley, w których dany pracownik ma udział, lub na które jest w stanie wywierać wpływ. Dla celów niniejszych zasad termin członek rodziny obejmuje dzieci, wnuki, rodziców, dziadków, małżonków lub rodzeństwo, w tym przyrodnich lub z adopcji, a także wszelkie osoby pozostające w tym samym gospodarstwie domowym (z wyjątkiem podnajemców lub osób w takim gospodarstwie zatrudnionych). RR Donnelley 9

10 Udział finansowy w podmiocie zewnętrznym Pracownik nie może dopuścić, aby jego osobisty udział finansowy wpływał na niezależność jego osądu w działaniach na rzecz firmy RR Donnelley, lub aby powstało ryzyko zaistnienia takiego wpływu. Może to wynikać z różnych powodów, najbardziej prawdopodobnym jest jednak posiadanie osobistego udziału finansowego w spółce będącej konkurentem, klientem lub dostawcą firmy RR Donnelley, przy czym decyzje podejmowane przez daną osobę jako pracownika RR Donnelley mogą wpływać na działalność takiego podmiotu zewnętrznego. n Osobisty udział finansowy oznacza osobistą inwestycję, dokonaną na nazwisko pracownika lub przez pośrednika finansowego, bądź będącą w posiadaniu członka rodziny, na jego nazwisko lub przez pośrednika. Osobista inwestycja finansowa nie obejmuje inwestycji dokonywanych za pośrednictwem funduszu powierniczego. n Z tego powodu pracownik ani członkowie jego rodziny nie mogą posiadać osobistych udziałów finansowych w podmiotach będących konkurentami, klientami lub dostawcami firmy RR Donnelley, jeżeli udziały takie są istotne i mogą wpływać, na niezależność osądu pracownika w jego działaniach na rzecz spółki RR Donnelley, lub powstać może ryzyko zaistnienia takiego wpływu. Na ogół przyjmuje się, iż osobista inwestycja w akcje podmiotu zewnętrznego jest znacząca wówczas, gdy łączna wartość posiadanych przez pracownika oraz członków jego rodziny akcji lub praw nabycia akcji przekracza wysokość rocznego wynagrodzenia brutto danego pracownika z tytułu zatrudnienia w RR Donnelley, przy czym akcje posiadane przez pracownika i członków jego rodziny stanowią więcej niż 5% akcji uprawniających do głosowania przy wyborze zarządu takiego podmiotu zewnętrznego. Jeżeli dana inwestycja nie jest inwestycją w akcje (na przykład jeżeli jest to kredyt udzielony podmiotowi zewnętrznemu), uważa się ją za znaczącą wówczas, gdy łączna wartość inwestycji pracownika i członków jego rodziny przekracza wysokość rocznego wynagrodzenia brutto danego pracownika z tytułu zatrudnienia w RR Donnelley. 10 Zasady etycznej działalności gospodarczej

11 n Pracownik nie może wykorzystywać okazji do uczestnictwa w transakcjach finansowych dotyczących akcji lub innych papierów wartościowych obecnych lub przyszłych klientów lub partnerów spółki RR Donnelley, takich jak sprzedaż akcji na rzecz przyjaciół i rodziny lub pierwotne oferty publiczne, jeżeli wiedzę o takiej sposobności uzyskał dzięki swojej pracy w RR Donnelley. Stosunki z podmiotami zewnętrznymi Pracownik nie może wykorzystywać osobistych wpływów aby doprowadzić do sytuacji, w której spółka RR Donnelley nawiąże współpracę z firmą, w której udziały finansowe posiadają członkowie rodziny lub znajomi danego pracownika. Ani pracownik, ani członek rodziny pracownika nie może występować jako niezależny dostawca towarów lub usług na rzecz RR Donnelley bez analizy i zgody Dyrektora ds. Zgodności. Wszelkich tego rodzaju transakcji, o ile zostają zatwierdzone, dokonuje się na zasadach rynkowych. Niewłaściwe wykorzystywanie informacji poufnych i sposobności W celu osiągnięcia czyjejkolwiek korzyści, w tym korzyści osobistej lub korzyści jakiegokolwiek podmiotu spoza RR Donnelley, pracownik nie może wykorzystywać informacji poufnych o działalności i zamiarach RR Donnelley ani też wiedzy dotyczącej okazji w interesach lub przedsięwzięciach, jeżeli wiedzę ową posiadł wskutek lub wynika ona z faktu zatrudnienia w RR Donnelley. Pracownik nie może w sposób bezpośredni lub pośredni kupować ani inaczej nabywać praw do jakiegokolwiek majątku lub materiałów wiedząc, że spółka może być zainteresowana skorzystaniem z takiej sposobności. Działalność obywatelska, charytatywna oraz zawodowa Zachęca się pracowników do udziału w działalności obywatelskiej, charytatywnej i zawodowej, zwracając jednak ich uwagę na możliwość konfliktu interesów RR Donnelley oraz interesów konkretnej organizacji obywatelskiej, charytatywnej lub zawodowej. W razie istnienia lub wystąpienia takiego konfliktu pracownik ma obowiązek poinformować o nim Dyrektora ds. Zgodności i zrezygnować z udziału w działalności stanowiącej przyczynę konfliktu, o ile Dyrektor ds. Zgodności nie wyrazi zgody na jej prowadzenie. Wszelka taka działalność zewnętrzna musi być ściśle oddzielona od pracy na rzecz RR Donnelley i nie może wpływać na jej jakość. RR Donnelley 11

12 Upominki Pracownik nie może przyjmować upominków, przysług, pożyczek ani żadnych innych dowodów wdzięczności od konkurentów, klientów lub dostawców spółki RR Donnelley. Upominek lub przysługa nie obejmuje kredytów udzielonych przez instytucje finansowe na zwykłych warunkach, przedmiotów o nominalnej wartości, stosowanych zwyczajowo w ramach promocji lub których nie sposób uznać za wystarczająco istotne, by mogły stanowić zachętę do prowadzenia wspólnej działalności, zwykłych obiadów roboczych, a także innych rozrywek, nieodbiegających od miejscowych utartych zwyczajów biznesowych i towarzyskich. Pracownik nie może przyjmować gotówki w żadnej kwocie od żadnej osoby prowadzącej interesy z RR Donnelley. W żadnym przypadku nie wolno dokonywać płatności gotówkowych na rzecz klientów. Wszelkie inne upominki lub przysługi oferowane klientom muszą być zgodne z prawem i zasadne. W razie wątpliwości dotyczących stosowności jakiegokolwiek upominku lub przysługi należy zasięgnąć opinii Kierownika ds. Kadr swojego pionu. Spółka RR Donnelley musi bez żadnych wyjątków przestrzegać zasad dotyczących upominków, które obowiązują w firmach będących jej klientami. Pracownicy pozostający w stosunku przełożony/podwładny nie mogą wymieniać przysług lub upominków w sposób mogący rodzić zobowiązanie lub sugerujący istnienie zobowiązania. Istniejące konflikty i zmiany okoliczności prowadzące do konfliktów; Zgodność z prawem Jeżeli w wyniku zaistnienia nowych okoliczności pracownik ustali lub w inny sposób stwierdzi, że został zaangażowany w konflikt naruszający niniejsze zasady postępowania, należy o tym poinformować Dyrektora ds. Zgodności, sam zaś pracownik powinien wyeliminować ten konflikt tak szybko, jak tylko jest to możliwe, o ile nie uzyska odpowiednich pozwoleń zgodnych z przedstawionymi tu zasadami. Pracownik, który świadomie naruszy niniejsze zasady postępowania lub nie rozwiąże konfliktu w sposób odpowiadający tym zasadom postępowania, podlega konsekwencjom dyscyplinarnym do zwolnienia włącznie. RR Donnelley ma prawo okresowo zwracać się do pracowników z prośbą o potwierdzenie, że spełniają oni warunki wynikające z niniejszych zasad postępowania. W razie wątpliwości co do tego, czy dane okoliczności lub działania stanowią konflikt interesów, pracownik przed podjęciem jakichkolwiek działań powinien zasięgnąć opinii Kierownika ds. Kadr swojego pionu, Zastępcy Prezesa, Dyrektora ds. Zgodności, Radcy Prawnego spółki lub innego prawnika współpracującego z firmą. 12 Zasady etycznej działalności gospodarczej

13 Uczciwa konkurencja i przestrzeganie przepisów prawa antymonopolowego Przepisy antymonopolowe są wyrazem poparcia przez rządy systemu wolnej przedsiębiorczości. Podaż, popyt oraz ożywiona konkurencja zapewniają konsumentom usługi wysokiej jakości po przystępnych cenach. Spółka postępuje zgodnie z przepisami ustaw antymonopolowych obowiązujących w Stanach Zjednoczonych i innych krajach, gdzie prowadzi działalność. Przepisy antymonopolowe Stanów Zjednoczonych zabraniają jakichkolwiek porozumień pomiędzy konkurentami, dotyczących ustalania cen, składania ofert, przyciągania potencjalnych klientów oraz obsługiwanych obszarów geograficznych. Przykłady przestępczych porozumień z konkurencją obejmują: n porozumienia dotyczące cen sprzedaży lub cenników; n wymianę ofert między konkurentami; n podział terytoriów, klientów lub rynków; n ustalanie zakresu cen; n ustalanie przez konkurentów metody rotacji ofert; n ograniczenia produkcji lub planu dostaw; oraz n ustalanie zniżek, rabatów lub warunków kredytowania. Przepisy antymonopolowe wymagają uczciwej konkurencji między konkurentami. Tego rodzaju porozumienia będą niemal zawsze prowadzić do wszczęcia postępowania karnego w stosunku do osób i podmiotów gospodarczych, które osoby te reprezentują. Osoby dopuszczające się takich wykroczeń mogą podlegać karom wysokich grzywien i długotrwałego pozbawienia wolności. Należy pamiętać o ryzyku związanym z każdym kontaktem z konkurencją. Jako dowód istnienia nielegalnych porozumień często służy fakt odbywania pogawędek, niewiążących rozmów czy też nieszkodliwej wymiany informacji dotyczących prowadzonych interesów. Należy unikać tego rodzaju rozmów niezależnie od tego, czy odbywają się one w dużej, formalnej grupie, czy też na gruncie towarzyskim. W razie poruszenia tematu, który w przekonaniu pracownika mógłby stanowić pogwałcenie przepisów antymonopolowych lub naszych zasad postępowania przez konkurenta, należy natychmiast i w sposób kategoryczny odmówić udziału w rozmowie. O wydarzeniu takim należy niezwłocznie powiadomić przedstawiciela Działu Prawnego. Jeżeli obowiązujące w danym kraju przepisy antymonopolowe i przepisy dotyczące konkurencji są bardziej restrykcyjne niż przepisy obowiązujące w Stanach Zjednoczonych, muszą być one przestrzegane. Jeżeli RR Donnelley 13

14 przepisy obowiązujące w danym kraju są mniej surowe niż przepisy obowiązujące w Stanach Zjednoczonych, należy mimo to kierować się przepisami o wolnej konkurencji i antymonopolowymi, jakie obowiązują w Stanach Zjednoczonych, lub zasięgnąć opinii prawnika współpracującego z firmą. Przepisy antymonopolowe i procedury stosowane przez spółkę omówiono szczegółowo w zasadach postępowania, związanych z przestrzeganiem przepisów antymonopolowych. W razie wątpliwości czy dane okoliczności lub działania stanowią naruszenie przepisów antymonopolowych, przed podjęciem jakichkolwiek działań pracownik powinien skonsultować się z Dyrektorem ds. Zgodności z Przepisami, Radcą Prawnym spółki lub innym prawnikiem współpracującym z firmą. Przepisy ochrony środowiska Przestrzegamy przepisów o ochronie środowiska oraz uzyskanych zezwoleń na działalność. Spółka kieruje się zasadą rygorystycznego przestrzegania przepisów ochrony środowiska. Pracownik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów ochrony środowiska nie tylko dlatego, że ma to uzasadnione podstawy, lecz również dlatego, że ich naruszenie może być przestępstwem. Osoba, która świadomie narusza wymogi stawiane przez te przepisy lub zawarte w nich zakazy, w tym również określone w nich warunki udzielonych zezwoleń, może podlegać grzywnie i odpowiedzialności karnej. Postępowanie z niebezpiecznymi odpadami musi być zgodne z przepisami. Osoby i podmioty gospodarcze nieodpowiednio obchodzące się z niebezpiecznymi odpadami ponoszą poważne ryzyko odpowiedzialności karnej. Za nieodpowiednie usuwanie odpadów (na przykład składowanie ich na niezajętych gruntach, drogach lub odprowadzanie do kanałów ściekowych), niezgłaszanie wycieków w sposób przewidziany w przepisach lub inne rozmyślne czy choćby niedbałe postępowanie grozi kara grzywny. W razie wątpliwości, czy dane okoliczności lub działania stanowią naruszenie przepisów ochrony środowiska, przed podjęciem jakichkolwiek działań pracownik powinien przeczytać informacje dotyczące odnośnych zasad obowiązujących w spółce. Jeśli pracownik nadal ma wątpliwości, powinien on skonsultować się z zakładowym Kierownikiem ds. BHP, Zastępcą Prezesa ds. Ochrony Środowiska, Dyrektorem ds. Zgodności, Radcą Prawnym spółki lub innym prawnikiem współpracującym z firmą. 14 Zasady etycznej działalności gospodarczej

15 Bezpieczeństwo pracy i przepisy ochrony zdrowia Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz zapobieganie wypadkom stanowią ważny element działalności spółki. Należy w pełni przestrzegać wszystkich federalnych, stanowych i miejscowych praw oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Naruszenie tych przepisów naraża spółkę i pracowników na odpowiedzialność karną. Pracownik ma obowiązek zapobiegać wypadkom, dbając o bezpieczne środowisko pracy, przestrzeganie procedur i norm bezpieczeństwa pracy, a także stosowanie wymaganego sprzętu ochrony osobistej. Również spółka zobowiązana jest zadbać o bezpieczne środowisko pracy poprzez niedopuszczanie do konsumpcji alkoholu i narkotyków, nadużywanie leków oraz przestrzeganie wewnętrznych przepisów dotyczących przemocy w miejscu pracy. Nadużywanie alkoholu i narkotyków, handel narkotykami i uciekanie się do przemocy oznaczają dla pracownika konsekwencje dyscyplinarne do zwolnienia włącznie, niezależnie od tego, czy praktyki owe mają miejsce w zakładzie pracy, czy poza nim. Zależy nam na bezpiecznych, zdrowych warunkach pracy dla wszystkich naszych pracowników. W razie wątpliwości, czy dane okoliczności lub działania stanowią naruszenie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przed podjęciem jakichkolwiek działań pracownik powinien przeczytać informacje dotyczące odnośnych zasad obowiązujących w spółce. Jeśli pracownik nadal ma wątpliwości, powinien on skonsultować się z przełożonym, kierownikiem lub zakładowym Kierownikiem ds. BHP, Radcą Prawnym spółki lub innym prawnikiem współpracującym z firmą. Jeżeli pracownik zauważy obecność alkoholu lub narkotyków, powinien niezwłocznie powiadomić o tym przełożonych lub kierownictwo, Dyrektora ds. Kadr swojego pionu bądź Zastępcę Prezesa ds. Kadr. RR Donnelley 15

16 Dyskryminacja Każdy pracownik powinien pracować w atmosferze wolnej od dyskryminacji jakiegokolwiek rodzaju oraz od molestowania seksualnego. Wobec wszystkich pracowników spółka kieruje się zasadą naboru, przydziału zadań i traktowania wolnego od dyskryminacji ze względu na rasę, narodowość, płeć, wiek, religię, niepełnosprawność, stosunek do służby wojskowej oraz rzeczywistą lub odbieraną orientację seksualną. Równość szans to jedna z najważniejszych i najbardziej trwałych zasad spółki. W Stanach Zjednoczonych prowadzimy programy Akcji Afirmatywnej, które mają pomóc zapewnić uczciwy nabór i udział w awansach przedstawicielom mniejszości, kobietom, weteranom wojennym i osobom niepełnosprawnym. Każdy z nas jest nadto zobowiązany pomagać spółce w tworzeniu atmosfery pracy, wolnej od prześladowań, obelg, lekceważenia, niepokojów, kłótni czy innych przejawów braku profesjonalizmu. Molestowanie seksualne w jakiejkolwiek postaci, ze strony jakiegokolwiek pracownika, jest nie do przyjęcia. Każdy pracownik jest zobowiązany traktować wszystkich innych pracowników z godnością i szacunkiem. Nieproszony dotyk lub spoufalanie się ze strony pracownika stanowią naruszenie tej zasady i podlegają właściwym środkom dyscyplinarnym. Każdy pracownik winien pracować w atmosferze wolnej od molestowania seksualnego i dyskryminacji jakiegokolwiek rodzaju i w jakiejkolwiek postaci. W razie wątpliwości, czy dane okoliczności lub działania są zgodne z zasadą równości szans, jaką stosuje spółka, przed podjęciem jakichkolwiek działań pracownik powinien przeczytać informacje dotyczące odnośnych zasad obowiązujących w spółce. Jeśli pracownik nadal ma wątpliwości, powinien zasięgnąć opinii Kierownika ds. Kadr swojego pionu lub Zastępcy Prezesa, Dyrektora ds. Zgodności, Radcy Prawnego spółki lub innego prawnika współpracującego z firmą. 16 Zasady etycznej działalności gospodarczej

17 Administracja państwowa Spółka utrzymuje rozległe kontakty z organami władzy państwowej każdego szczebla, zarówno w kraju, jak i za granicą, w charakterze dostawcy usług oraz podmiotu gospodarczego. Organy władzy państwowej zasługują na szacunek i uczciwe traktowanie. Oświadczenia i dokumenty przedstawiane prokurentom organów państwowych nie mogą być rozmyślnie błędne lub nieprawdziwe. Oferty należy składać w dobrej wierze. Należy zadbać o odpowiednią dokumentację, w tym również dokładną dokumentację czasu pracy oraz obciążenie kosztami właściwych kont. Relacje spółki z organami władzy państwowej również powinny odbywać się na zasadach rynkowych. Pracownik w żadnym kraju nie może pośrednio ani bezpośrednio oferować zapłaty, podarunku, łapówki, ukrytej prowizji czy jakiejkolwiek innej korzyści w zamian za korzystną decyzję lub działanie pracownika organów państwowych, urzędnika państwowego, kandydata lub partii politycznej. Jesteśmy uczciwi i sumienni w kontaktach z rządem, zarówno jako instytucją regulacyjną, jak i jako klientem. W razie wątpliwości, czy dane okoliczności lub działania dotyczące rządu lub organów rządowych mogą stanowić pogwałcenie prawa, przed podjęciem jakichkolwiek działań pracownik powinien przeczytać informacje dotyczące odnośnych zasad obowiązujących w spółce. Jeśli pracownik nadal ma wątpliwości, należy zasięgnąć opinii Dyrektora ds. Zgodności z Przepisami, Radcy Prawnego spółki lub innego prawnika współpracującego z firmą. RR Donnelley 17

18 Nie uiszczamy niestosownych płatności aby wpłynąć na urzędników państwowych. Ustawa o zapobieganiu korupcji za granicą Spółka nie może w sposób bezpośredni ani pośredni wręczać łapówek lub wywierać innego rodzaju wpływ na urzędników państwowych, partie polityczne bądź kandydatów na urzędy publiczne nawet wówczas, gdy obcokrajowiec zwraca się o taką łapówkę lub rzecz wartościową i określa ją innym mianem. Nie wolno nam czynić w sposób pośredni tego, czego nie można robić bezpośrednio; niewłaściwe wynagrodzenie pośredników nie będzie tolerowane. Naruszenie owej zasady, niezależnie miejsca jego wystąpienia oraz tego, czy dany pracownik jest zatrudniony w spółce-matce lub jednym z jej przedsiębiorstw zależnych w kraju lub za granicą, może stanowić naruszenie prawa Stanów Zjednoczonych i narazić spółkę oraz tę osobę na kary pieniężne lub inne, w tym również karę pozbawienia wolności. Nawet jeżeli pracownik uważa, że w pewnych krajach dopuszcza się pewne rodzaje opłat, na przykład tytułem ułatwienia, powinien najpierw zasięgnąć opinii Dyrektora ds. Zgodności z Przepisami, Rady Prawnego spółki lub innego prawnika współpracującego z firmą. którzy ponadto powinni zaopiniować każdą transakcję z udziałem pośrednika, przedstawiciela bądź konsultanta zaangażowanego w celu kontaktu z rządem zagranicznym. 18 Zasady etycznej działalności gospodarczej

19 Przepisy dotyczące papierów wartościowych oraz informacji poufnych Jeżeli inwestorzy dojdą do przekonania, że cena akcji naszej spółki lub innych papierów wartościowych podlega nieuczciwej manipulacji ze strony pracowników, utracą do nas zaufanie. Dodatkowo powinniśmy chronić poufne informacje naszych klientów, dostawców i innych partnerów w naszej działalności gospodarczej oraz unikać ich niewłaściwego wykorzystania. Zatem pracownik, który z racji swego zatrudnienia uzyskuje informacje poufne o spółce, jej klientach, dostawcach lub innych podmiotach, z którymi spółka może nawiązać kontakt, nie może wykorzystać tych informacji dla własnej korzyści ani dla korzyści innych osób, w tym przyjaciół i członków rodziny. Postępowanie to obejmuje również obrót papierami wartościowymi z wykorzystaniem informacji poufnych, tj. kupno lub sprzedaż akcji bądź innych papierów wartościowych, emitowanych przez spółkę, jej klientów, dostawców lub innych partnerów na podstawie informacji poufnych, lub próby pokonania rynku drogą kupna lub sprzedaży akcji krótko przed, wkrótce po albo w czasie podania informacji poufnych do wiadomości publicznej. Obrót papierami wartościowymi z wykorzystaniem informacji poufnych jest przestępstwem, które podlega dotkliwym karom pieniężnym i karom pozbawienia wolności. Pracownicy nie zajmują się handlem papierami wartościowymi spółki, jej klientów, dostawców lub innych partnerów w oparciu o poufne informacje. Informacje poufne obejmują wszelkie istotne informacje, których nie podano do wiadomości publicznej, a które dają wgląd w obecną i przyszłą działalność spółki, jej klientów, dostawców lub innych partnerów w biznesie i które inwestor uznaje za pomocne w podjęciu decyzji o kupnie lub sprzedaży akcji bądź innych papierów wartościowych. Oto kilka przykładów informacji poufnych: n potencjalne fuzje, przejęcia, wspólne przedsięwzięcia lub restrukturyzacje; n zmiany kadrowe i przejęcie kontroli nad spółką przez inny podmiot gospodarczy; n dane o nowych produktach lub odkryciach naukowych; RR Donnelley 19

20 n dane finansowe, na przykład rychłe podanie do wiadomości publicznej danych o wynikach finansowych i dywidendach; n informacje zawarte w publikacji klienta, których druk powierzono spółce, a których nie przekazano do wiadomości publicznej; n informacje o nowych umowach lub o utracie umów; n plany ofert sprzedaży akcji, splitów i odkupu akcji; oraz n informacje o pracach rozwojowo-badawczych. Jeżeli pracownik rozważa zakup lub sprzedaż akcji bądź innych papierów wartościowych na podstawie informacji, które można uznać za poufne, powinien najpierw zasięgnąć opinii Radcy Prawnego spółki. Informacji poufnych nie należy omawiać z przyjaciółmi, krewnymi ani innymi osobami spoza spółki, a także w miejscach publicznych, takich jak windy, środki transportu publicznego (w tym samoloty) oraz restauracje. Nie należy zachęcać innych do korzystania z informacji poufnych w obrocie akcjami lub innymi papierami wartościowymi spółki, jej klientów, dostawców bądź innych podmiotów, z którymi spółka utrzymuje kontakty. Wszelkie zapytania dotyczące spółki ze strony osób z zewnątrz - na przykład analityków finansowych lub dziennikarzy - należy przekazywać Radcy Prawnemu, Zastępcy Prezesa ds. Relacji Publicznych lub Zastępcy Prezesa ds. Relacji Inwestorskich. Bardziej szczegółowy opis zasad RR Donnelley w tym zakresie omówiono szczegółowo w zasadach postępowania dotyczących informacji poufnych, obrotu papierami wartościowymi spółki oraz w innych zasadach dotyczących papierów wartościowych. W razie wątpliwości, czy dane okoliczności lub działania oznaczają naruszenie przepisów obrotu papierami wartościowymi, obrotu takimi papierami z wykorzystaniem informacji poufnych lub korzyści osobistych związanych z wykorzystaniem informacji poufnych, przed podjęciem jakichkolwiek działań pracownik powinien skonsultować się z Radcą Prawnym lub Dyrektorem ds. Zgodności. 20 Zasady etycznej działalności gospodarczej