MS Project instrukcja do ćwiczeń II

Transkrypt

1 MS Project instrukcja do ćwiczeń II Do uruchomienia instrukcji naleŝy posiadać zainstalowany MS Project Server, MS Project Professional 2007 oraz Project Web Access. Firma KIAMS postanowiła zmienić wynajmowany lokal i w tym samym czasie dokonać wymiany sprzętu komputerowego z oprogramowaniem, jakie posiada. Wszystkie czynności związane z remontem nowego lokalu oraz wymianą oprogramowania wykonywane są przez pięciu pracowników firmy. Dotychczasowo uŝywany sprzęt zostanie utylizowany. Tab. 1. Pracownicy firmy, ich godziny pracy oraz wynagrodzenie. Pracownicy reprezentują zasoby pracy. Imię i nazwisko Pozycja Godziny pracy (poniedziałek piątek) Wynagrodzenie (zasadnicze oraz nadgodziny) Jan Kowalski Dyrektor , przerwa 2h od 90zł/h, 180zł/h 14.00, sobota - dzień wolny Joanna Sekretarka, , sobota zł/h, 100zł/h Kwiatkowska księgowa Marcin Klon Informatyk , sobota zł/h, 120zł/h Maciej Kawa Tomasz Sosna Pracownik techniczny, informatyk Pracownik techniczny, informatyk , sobota , sobota zł/h, 80zł/h 40zł/h, 80zł/h Lokal składa się z czterech pokoi, 25 m 2 kaŝdy oraz łazienki z toaletą 6m 2. Etap I ćwiczenia Na spotkaniu organizacyjnym 1 grudnia 2008 roku kierownik firmy polecił pracownikom sporządzenie listy zakupów, czynności (zadań), jakie naleŝy wykonać oraz wskazania, kto je wykona. Pracownicy rozpoczynają zadania dnia następnego. Słuchacze w sali dzielą się na trzy grupy. Grupa I - Remont lokalu 1. NaleŜy wyszukać (w Internecie) listę produktów uŝytecznych podczas remontu i ich ceny, mamy tu na myśli malowanie pokoi, połoŝenie glazury i terakoty. Instalacja wodnokanalizacyjna jest sprawna i nie wymaga zmian. Sporządzona lista produktów wejdzie w skład zasobów materiałowych. Grupa II Wymiana sprzętu komputerowego i instalacja oprogramowania 1

2 1. NaleŜy wyszukać (w Internecie) listę oprogramowania do zastosowania w firmie wraz z cenami. Firma zajmuje się księgowością, obróbką dokumentów tekstowych i grafiką komputerową. Po utworzeniu listy oprogramowania (równieŝ systemowego) naleŝy utworzyć listę zakupów sprzętowych zgodnych z wymaganiami oprogramowania. Ponadto w dla firmy naleŝy zakupić ksero, skaner, dwie drukarki, serwer drukarki, fax i 3 telefony. Łączami internetowymi zajmie się firma zewnętrzna związana z dostawcą Internetu, która zgodziła się to robić w ramach poprzedniej umowy. Sporządzona lista produktów wejdzie w skład zasobów materiałowych. Grupa III Wybór mebli do biura 1. NaleŜy wyszukać (w Internecie) listę mebli i ich ceny do pokoi zajmowanych przez firmę łącznie z łazienką i toaletą. Meble zostaną złoŝone i zainstalowane przez wybranych pracowników firmy KIAMS. Sporządzona lista produktów wejdzie w skład zasobów materiałowych. Etap II ćwiczenia Następnym krokiem jest dyskusja na temat kolejności zadań, jakie naleŝy wykonać biorąc pod uwagę wyniki zgromadzone przez wszystkie grupy. Podczas dyskusji ustalana jest globalna kolejność zadań i przydział zasobów. PoniŜsze czynności są identyczne dla kaŝdej z grup, by było moŝliwe przećwiczenie zagadnień dotyczących kaŝdego uczestnika projektu. 1. Ustalenie kolejności zadań i sposobu wykorzystania zasobów w projekcie. 2. Uruchamiamy MS Project Professional 3. Z menu Tools wybieramy Enterprise Options i Microsoft Office Project Server Accounts i ustawiamy konto administratora jako domyślne oraz Manually Control Connection State. Ustawione opcje pozwolą nam na wybór sposobu pracy programu przy następnym uruchomieniu. 4. Uruchamiamy ponownie MS PP, logujemy się i czekamy aŝ program połączy się z serwerem 5. Dodajemy zasoby pracy oraz zasoby materiałowe (menu View, Resource Sheet). Klikając dwukrotnie na zasób wybieramy narzędzie do zmiany czasu pracy (Change working time). Kalendarz ustawiamy na grudzień, styczeń oraz luty. 2

3 Rys. 1. Sposób ustawienia kalendarza pracy dla Dyrektora firmy. Po nadaniu nazwy w Exceptions ustawiamy szczegóły w Details. 6. Po wpisaniu wszystkich zasobów zmieniamy widok na Wykres Gantta. 7. Wypełniamy stosowne zadania, czasy rozpoczęcia i ich długości. Długości podajemy w dniach roboczych. Wstawiamy trzy kamienie milowe (zadanie o długości 0 dni) jako zadania kończące pracę kaŝdej fazy (remont, wymiana sprzętu komputerowego, wybór i instalacja mebli). 8. Ustalamy zaleŝność zadań (niektóre zadania mogą rozpoczynać się niezaleŝnie od innych). 9. Przydzielamy zasoby do zadań (Assign Resources) zgodnie z ustaleniami. 10. Dokonujemy bilansowania przeciąŝonych zasobów (Tools/Level Resources) z dokładnością do godzin. 11. Zapisujemy projekt (jako plik, pełna wersja zapisu). 12. Wykonujemy import projektu do organizacji (Tools/Enterprise Options/Import Project to Enterprise) przechodząc przez pięć kroków importu. 13. Aby sprawdzić czy import przebiegł poprawnie z menu Collaborate uruchamiamy Resource Center. (Gdy strona serwera nie jest na liście stron zaufanych naleŝy ją teraz dodać). 14. Zaznaczamy zasoby, jakie wprowadziliśmy i wybieramy opcję Bulk Edit w celu grupowego wprowadzenia właściciela zasobów. 3

4 Rys. 2. Wybór administratora zasobów, jest nim uŝytkownik Administrator (przykładowo, dla uproszczenia). 15. Zapisujemy ustawienia wyboru. Zamykamy widok zasobów. 16. Zapisujemy projekt na serwerze (nie jako plik). 17. Wybieramy z menu Collaborate/Request Project Information w celu wysłania Ŝądania aktualizacji zmian w zadaniach do administratorów zasobów. Projekt zostanie opublikowany, zaś Ŝądania pojawią się na kontach administratorów (w bieŝącym projekcie uŝytkownika Administrator). Administratorzy zasobów otrzymają równieŝ stosowny Uruchamiamy przeglądarkę internetową i wpisujemy adres Project Web Access ( logując się jako uŝytkownik Administrator. 19. W menu My Tasks widzimy zadania przyporządkowane uŝytkownikowi oraz zasoby. 20. Wybieramy pierwsze zadanie klikając na jego nazwie. Ustawiamy 100% wykonania zadania, przeliczamy pozostałe do wykonania godziny (Recalculate) i zapisujemy (Save). 21. Zaznaczamy zadanie, zapisujemy wszystkie i przedstawiamy je (Submit selected). Zadanie pojawiło się w menu Approvals, poniewaŝ bieŝący uŝytkownik jest administratorem projektu, my natomiast zatwierdzimy je z poziomu programu MS Project Professional. 22. Wyłączamy przeglądarkę z PWA. 23. W programie MS Project Professional z menu Collaborate wybieramy Update Project Progress by zatwierdzić zmiany w projekcie. 24. Zaznaczamy zadania i akceptujemy je. Warto zobaczyć, jakie zmiany nastąpią w projekcie (Preview). Po akceptacji wracamy do projektu zamykając widok i zgadzając się na wprowadzenie zmian. Rys. 3. Oznaczenie zadań, których postęp został juŝ zaakceptowany oraz zadań czekających na informacje o postępie. 25. Postęp zadań moŝemy równieŝ zmieniać z poziomu kierownika projektu administratora. Z menu Tools/Tracking/ Update Tasks wybieramy stosowne zadania i ustawiamy ich postęp na 100% tak, by pierwsza faza była ukończona (remont lokalu). 4

5 26. Sprawdzamy i zapamiętujemy poniesione koszty (Project/Project Information/ Statistics). 27. Kroki 25 i 26 wykonujemy dla pozostałych dwóch faz. Określamy koszt końcowy projektu. 28. Tworzymy raport podsumowujący (Reports/ Overview/ Project Summary). 5