Jak to robią światowi gracze?

Transkrypt

1 RAPORT ABERDEEN Planowanie finansowe i budżetowanie: Jak to robią światowi gracze?

2 Każda firma patrząca w przyszłość oczekuje by procesy planowania i budżetowania pomogły określić jej plan działania i punkty kontrolne, wedle których będzie mogła zmierzyć efekty swojej działalności w ciągu roku finansowego. Wraz ze wzrostem przychodów rośnie też zatrudnienie i złożoność organizacyjna przedsiębiorstwa. Można by się spodziewać zatem, że im mniejsza firma tym mniej skomplikowany proces planowania i budżetowania, a tym większa efektywność. Tymczasem według badań Aberdeen Group okazuje się, że większe firmy częściej radzą sobie z zakończeniem procesów planowania i budżetowania na czas przy jednoczesnym wyższym stopniu trafności i precyzyjności. Zbyt wiele małych i średnich przedsiębiorstw ciągle polega w dużej mierze na arkuszach kalkulacyjnych i ręcznych procesach do prowadzenia budżetowania, co nie pozwala na realizację planów przed rozpoczęciem kolejnych okresów i jednocześnie skutkuje w niezbyt trafnych budżetach. Najlepsze Wyniki w branży (Best-in-Class) W swoim badaniu z kwietnia 2008 roku, Aberdeen określiło najlepsze wyniki budżetowania i planowania przedsiębiorstw bazując na kryteriach efektywności i precyzyjności procesów, jak również na zdolności przystosowania się do zmieniających się warunków poprzez korygowanie prognoz w trakcie roku. Okazało się, że duże przedsiębiorstwa 60 % częściej osiągają najlepsze wyniki, natomiast mniejsze firmy 40% rzadziej osiągają ten najwyższy poziom efektywności (wykres nr 1). Przegląd sektora Przeglądy sektorów wykonywane przez Aberdeen Group zapewniają analizę najważniejszych wyników badań pogrupowanych według segmentu rynku, rodzaju działalności czy położenia geograficznego. Kryteria dla najlepszych wyników: Aberdeen ocenia, że 20% wszystkich badanych firm osiąga wyniki na najlepszym poziomie. To badanie porównawcze opiera się na następujących kryteriach istotnych dla procesów planowania i budżetowania: coroczne usprawnianie cyklu budżetowania częstotliwość prognozowania całościowa trafność budżetów zdolność do ukończenia budżetu przed rozpoczęciem roku finansowego Długość cyklu budżetowego jest zadziwiająco podobna we wszystkich przedsiębiorstwach niezależnie od wielkości. W firmach dużych i średnich trwa około 2.9 miesiąca natomiast w małych skraca się do 2.5 miesiąca. Jednakowoż duże firmy w 50 % i więcej przypadków są w stanie zawsze sfinalizować budżet przed rozpoczęciem kolejnego okresu (wykres nr 2).

3 W czasie gdy całościowo rzecz ujmując przeciętne duże przedsiębiorstwo osiąga 100% trafność budżetu, przeciętna mała firma osiąga zaledwie 91%, a przedsiębiorstwo średniej wielkości oscyluje w granicach 97%. Budżet trafny w 100% może odzwierciedlać albo precyzyjne przewidzenie zarówno przychodów jak i kosztów, albo dobre kontrolowanie wykonania budżetu lub oba te czynniki. Potwierdzeniem tego może być zaledwie 3 procentowa różnica pomiędzy wynikami na najwyższym poziomie (101%), a przeciętną badanego sektora (98%). Strona kosztowa tego równania jest wielokrotnie łatwiejsza do kontrolowania. Faktycznie wyniki wykazują, że wszystkie firmy niezależnie od wielkości osiągają trafność na poziomie 98-99% jeśli chodzi o kosztową stronę budżetów, natomiast większe różnice wychodzą w przypadku precyzyjności części przychodowej budżetów, która w przypadku małych firm osiąga poziom 95%, średnich 97% oraz przeciętnie 100% wśród dużych przedsiębiorstw. Rola odgrywana przez technologię Co sprawia, że duże firmy osiągają lepsze wyniki jeśli chodzi o proces planowania i budżetowania mimo, że posiadają bardziej złożoną i skomplikowaną organizację? Aberdeen jako jedną z zasadniczych różnic widzi wykorzystanie technologii. Małe i średnie przedsiębiorstwa są w dużej mierze zależne od arkuszy kalkulacyjnych jako jedynej lub podstawowej formy komunikacji w procesie budżetowania (wykres nr 3) i znacząco mniej chętnie wykorzystują aplikacje biznesowe zaprojektowane pod katem wspierania planowania i budżetowania (wykres nr 4).

4 Aby sprostać naszym wewnętrznym celom biznesowym oraz z zewnątrz narzuconym terminom raportowania, potrzebowaliśmy wszechstronnego systemu do zarządzania procesami biznesowymi, który obejmowałby planowanie, budżetowanie, prognozowanie, raportowanie i zarządzanie przez cele. Założeniem jest dostarczenie fundamentu pod integrację i wspieranie zarządzania finansami, cykle wyznaczania celów, modelowanie, planowanie, monitorowanie, analizy i raportowanie. Ma to pomóc osiągać przewidywalne wyniki oraz szybciej i trafniej finalizować zamknięcie ksiąg. - Dyrektor IT dużej firmy sektora lotniczego i obronnego.

5 Preferowaną metodą prowadzenia budżetowania przez 73% firm, które osiągnęły poziom najlepszych wyników w badaniu, jest kombinacja budżetowania oddolnego i odgórnego. To podejście daje możliwość spójnego wyznaczania celów, nie powodując, że stają się one niezrozumiałe dla organizacji. Jednocześnie dodaje ono pewien poziom skomplikowania, który jest trudny do kontrolowania poprzez wykorzystanie ręcznych procesów. Dwukierunkowy przepływ zmian i poprawek, zarówno w górę jak i w dół organizacji, może szybko stać się zbyt skomplikowany dla ręcznego zarządzania. Panorama rozwiązań na rynku Wielu niezależnych producentów oprogramowania oferuje aplikacje biznesowe i narzędzia wspierające planowanie finansowe i budżetowanie. Lista dostawców tego typu rozwiązań jest dość długa, jednak te występujące na wykresie nr 5 poniżej zostały zaimplementowane w 109 różnych firmach reprezentowanych przez 321 respondentów badania. Przy założeniu, że szybkość adaptacji technologii wzrasta wraz z wielkością przedsiębiorstwa, nie jest zaskakującym fakt, że procent dużych klientów jest znacząco wyższy niż całkowity udział dużych firm biorących udział w badaniu, podczas gdy jednocześnie udział małych klientów jest znacząco niższy. W rzeczywistości 50 % lub więcej badanych klientów Business Objects (obecnie jednostki biznesowej SAP), Hyperion oraz SAP (oddzielnie) to firmy z rocznymi przychodami powyżej 1 miliarda dolarów, gdy tymczasem żaden z badanych respondentów z małych firm nie używa Business Objects, mniej niż 10 % używa systemu Hyperion (5%) lub SAP (8%). Na drugim biegunie znajdują się respondenci korzystający z systemu PROPHIX, którzy w znacznej większości okazują się być firmami średniej wielkości (85 %). Natomiast Microsoft posiada najwyższy odsetek klientów wśród małych firm (31%). Większość z tych dostawców oferuje wielorakie produkty i narzędzia, które mogą być wykorzystane w procesach planowania i budżetowania. Wybór, którego narzędzia konkretnie należałoby używać, w dużej mierze zależy od nacisku czy to na efektywność procesów czy to na trafność budżetu, czy też nacisku na obydwa te elementy. Trafność budżetu wymaga połączenia narzędzi planistycznych/budżetujących jak również narzędzi Business Intelligence i Performance Management. Gdy budżet zostanie ukończony organizacja musi zacząć myśleć o ciągłym monitorowaniu i zarządzaniu działalnością.

6 Znaczący odsetek klientów wymienionych dostawców (wykres 5) %)- to firmy średniej wielkości. Wśród nich, nie można zaobserwować 100% trafności budżetów, z wyjątkiem tych używających PROPHIX (wykres nr 6). Wprawdzie można by argumentować, że 96% średniej wielkości klientów Oracle reprezentuje lepszą wydajność budżetowania i są bliższe ideału niż 108% w przypadku dużych klientów Oracle. Jednak we wszystkich pozostałych przypadkach duzi gracze spisują się lepiej niż średni sektor. To wskazuje albo na zły wybór rodzaju narzędzia, albo na brak dojrzałości przy implementacji rozwiązania i wiedzy o wykorzystaniu produktu lub też na obydwa te czynniki. Konkretny przykład American HomePatient (AHP) jest średniej wielkości firmą, która zainwestowała w rozwiązanie do budżetowania. Wraz z rocznymi przychodami na poziomie 350 milionów dolarów i 2500 pracownikami, AHP jest jednym największych dostawców świadczeń zdrowotnych w kraju z przeszło 250 placówkami na terenie Stanów Zjednoczonych. Przed zaimplementowaniem PROPHIX, AHP, jak wiele średniej wielkości przedsiębiorstw używała arkuszy MS Excel w trakcie procesu budżetowania. W czasie gdy firma się rozrastała, rosły równolegle problemy z bezpieczeństwem, kontrolą nad wersjami i problemy z konsolidacją. Dla firmy naszej wielkości, z wieloma użytkownikami pracującymi nad osobnymi wersjami budżetu, problemy z konsolidacją były przerażające mówi Jason Webster, AHP Budżet Manager. W środowisku arkuszy firma była niezdolna do właściwego zabezpieczenia ich przed wprowadzaniem nieautoryzowanych zmian. Panowanie nad poszczególnymi wersjami było problematyczne i wskaźniki wewnątrz budżetu były trudne do kontrolowania. Proces budżetowania wymaga udziału zarówno pracowników na szczeblu centralnym jak również placówek w terenie. Z jednej strony rada dyrektorów wyznacza cele korporacyjne, które muszą być przekazane w dół organizacji. Z drugiej strony w tym samym czasie personel w terenie musi radzić sobie z kontrolą kosztów na poziomie pracowników, dystrybuować budżet równo pomiędzy kierowników, wyznaczać osiągalne cele, które są jednocześnie wystarczająco motywujące. Trzeba pogodzić dwie perspektywy. Próbujemy połączyć strategie oddolnego i odgórnego budżetowania, jednak jest to niezwykle trudne i w niektórych latach działa lepiej, a w innych gorzej, Przykładowo w tym roku kładliśmy większy nacisk na sprostanie celom korporacyjnym. BI jest kolejnym obszarem, nad którym chcielibyśmy się skupić. Obecnie jesteśmy w stanie ładować dane z naszej hurtowni do Excel a ale chcielibyśmy czegoś bardziej rozwiniętego wizualnie. Chcemy powiązać proces budżetowania z możliwością śledzenia kluczowych wskaźników przedsiębiorstwa i puścić to w dół organizacji. Na dłuższą metę ulepszy to przejrzystość i poprawi precyzyjność oraz poziom świadomości na temat budżetu - dyrektor IT w średniej wielkości firmie zajmującej się dystrybucją żywności i napojów

7 Implementacja systemu PROPHIX, umożliwiła AHP skrócenie cyklu budżetowania o 75%, kontrolę nad kosztami personelu na poziomie pracowników oraz automatyzację konsolidacji danych. Rekomendowane działania Małe i średnie firmy mogą korzystać z doświadczeń dużych graczy oraz próbować naśladować wszystkich, którzy osiągnęli najlepsze wyniki w badaniu Aberdeen Group: - połączenie budżetowania odgórnego z oddolnym. Firmy z najlepszymi rezultatami 24% częściej łączą te dwa sposoby, mimo że dodaje to znaczny stopień złożoności do tego procesu i jest trudne do ręcznego kontrolowania nawet w małych organizacjach. - wprowadzenie formalnego procesu budżetowania/planowania oraz automatyzacji. Gdy liczba osób zaangażowanych w tworzenie budżetu rośnie potrzebne są narzędzia do wspierania budżetu i implementacji automatycznego przepływu pracy, by prowadzić uczestników przez proces budżetowania. - mierzenie, mierzenie i jeszcze raz mierzenie. Śledzenie efektów i zestawianie ich z ustalonym budżetem. Nie jest przypadkiem, że 100% firm z najlepszymi wynikami jest w stanie śledzić aktualne wykonanie budżetu co pozwala skupić się na zarządzaniu wydajnością by poprawiać trafność i precyzyjność budżetów i zapewnić akceptowalny poziom kontroli nad kosztami - wykorzystanie możliwości jakie dają BI (business intelligence) i Performance Management, które często są dostępne albo jako platforma z narzędziami analitycznymi lub też są wkomponowane w systemy transakcyjne, z których dane są pobierane. Jest to szczególnie ważne, gdy w grę wchodzą prognozy i korekty bazujące na wcześniejszej aktywności biznesowej. PROPHIX zapewnia dobrą równowagę pomiędzy łatwością użytkowania, a oferowanymi możliwościami - Jason Webster, Administrator Budżetu w American HomePatient Łącząc dobre procedury z technologią, która je usprawnia, przedsiębiorstwa mogą osiągać znaczące korzyści, w związku z finalizowaniem budżetów przed rozpoczęciem kolejnych okresów, oraz z ich wykonywaniem ze 100% dokładnością.

8