ZARZADZENIE NR,{ b/09

Transkrypt

1 ] ZARZADZENIE NR,{ b/09 Dyrektora Sadu Okregowego w Warszawie z dnia G lh1 &,\ o r. w sprawie Instrukcji gospodarki majatkiem trwalym, gospodarki magazynowej i zasad odpowiedzialnosci za powierzone mienie w Sadzie Okregowym w Warszawie. Na podstawie art.1oustawy z dnia 29 wrzesnia 1994 r.o rachunkowosci U.t.Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 z póznozm. ) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz.2104 z póznozm.) zarzadza sie, co nastepuje: Zatwierdzam i wprowadzam do uzytku wewnetrznego Instrukcje w sprawie gospodarki majatkiem trwalym, gospodarki magazynowej i zasad odpowiedzialnosci za powierzone mienie w Sadzie Okregowym w Warszawie. 1 2 Zobowiazuje Kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych Sadu Okregowego w Warszawie do zapoznania z trescia Instrukcji, o której mowa w 1, wszystkich podleglych pracowników. Za przestrzeganie Instrukcji, o której mowa w 1, odpowiedzialni sa Przewodniczacy Wydzialów Sadu Okregowego, Zastepca Dyrektora Sadu Okregowego, Kierownicy Oddzialów, Kierownicy Zespolów, Kierownicy Samodzielnych Sekcji i Sekcji. 3 4 Traci moc zalacznik Nr 4 do zarzadzenia Nr 128/07 Dyrektora Sadu Okregowego w Warszawie z dnia 21 listopada 2007r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnetrznych regulujacych gospodarke finansowa w Sadzie Okregowym w Warszawie. Zarzadzenie wchodzi,w zycie z dniem podpisania. 5 DYREKTOR Sadu Okfe90Weg?;l:szaW. k Jola.nta bh~lt

2 I N S T R U K C J A w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, gospodarki magazynowej i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Sądzie Okręgowym w Warszawie. Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Instrukcję niniejszą opracowano na podstawie obowiązujących przepisów ogólnych oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie gospodarki majątkiem trwałym i obrotowym w jednostkach finansów publicznych, a w szczególności na podstawie: 1) Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.); 2) Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz z późn. zm.); 3) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm.); 4) Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58); 2 1. Przestrzeganie i ścisłe stosowanie postanowień Instrukcji ma na celu zapewnienie prawidłowej gospodarki środkami rzeczowymi Sądu Okręgowego w Warszawie. 2. Zawarte w Instrukcji zasady i postanowienia dotyczą pracowników uczestniczących w obrocie rzeczowym majątkiem trwałym i obrotowym Sądu Okręgowego w ramach przypisanych im imiennie zakresów obowiązków. 3. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w Instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu, stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji. 4. Nieprzestrzeganie postanowień Instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych, za które w stosunku do osób winnych będą wyciągane wnioski służbowe Sąd Okręgowy w Warszawie 1

3 i dyscyplinarne przewidziane w ustawie Kodeks Pracy oraz ustawie o finansach publicznych. 3 Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o: 1) Sądzie oznacza to Sąd Okręgowy w Warszawie; 2) RODK oznacza Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno-Konsultacyjny; 3) Dyrektorze Sądu oznacza to Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie; 4) Głównym Księgowym oznacza to Głównego Księgowego Sądu Okręgowego w Warszawie; 5) Kierowniku Oddziału Gospodarczego oznacza to Kierownika Oddziału Gospodarczego Sądu Okręgowego w Warszawie; 6) magazynierze oznacza to pracownika, któremu powierzono prowadzenie magazynu należącego do Sądu; 7) aktywach - rozumie się przez to kontrolowane przez Sąd zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych; 8) wartościach niematerialnych i prawnych oznacza to zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby Sądu; 9) środkach trwałych - oznacza to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby Sądu; 10) środkach trwałych w budowie oznacza to zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego; 11) materiałach oznacza to rzeczowe aktywa obrotowe nabyte w celu zużycia na własne potrzeby. 4 Za prawidłową gospodarkę środkami rzeczowymi w Sądzie odpowiedzialny jest Kierownik Oddziału Gospodarczego, który obowiązany jest zapewnić: 1) użytkowanie środków rzeczowych zgodnie z ich przeznaczeniem; Sąd Okręgowy w Warszawie 2

4 2) posiadanie tylko takich środków rzeczowych i w takiej ilości, w jakiej są one niezbędne do wykonywania zadań; 3) należyte przechowywanie składników majątku; 4) ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, kradzieżą; 5) ustalenie prawidłowych zapasów materiałów. Rozdział II Majątek trwały 5 1. Kierownik Oddziału Gospodarczego obowiązany jest ustalić osoby odpowiedzialne za gospodarkę środkami trwałymi. 2. Do obowiązków tych osób należy prawidłowe oznaczenie powierzonych im środków rzeczowych, przechowywanie, konserwacja i zabezpieczenie przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, kradzieżą. W poszczególnych pomieszczeniach winny być umieszczone spisy inwentarza. Wszelkie zmiany, przemieszczenia, mogą nastąpić za zgodą Kierownika Oddziału Gospodarczego. 3. W przypadku kradzieży lub włamania należy drogą służbową, na piśmie, powiadomić Kierownika Oddziału Gospodarczego Ewidencja majątku trwałego (aktywów trwałych) Sądu prowadzona jest w systemie informatycznym za pomocą modułu do programu finansowoksięgowego ewidencja majątku przez Oddział Gospodarczy i Oddział Finansowy. 2. Oddział Gospodarczy prowadzi ewidencję, o której mowa w ust.1 w ujęciu tylko ilościowym dla środków trwałych z podziałem na : - podstawowe środki trwałe o wartości powyżej 3500 zł, - pozostałe środki trwałe o wartości poniżej 3500 zł, - przedmioty niskocenne o wartości do 500 zł. 3. Oddział Finansowy prowadzi ewidencję wymienioną w ust. 2 w ujęciu ilościowo wartościowym w odniesieniu do : - podstawowych środków trwałych o wartości powyżej 3500 zł, - pozostałych środków trwałych wartości do 3500 zł. Sąd Okręgowy w Warszawie 3

5 Przedmioty niskocenne o wartości do 500 zł nie podlegają ewidencji w Oddziale Finansowym i są księgowane bezpośrednio w koszty działalności Sądu w momencie zapłaty. 4. Oddział Finansowy, na podstawie sporządzonego przez Oddział Informatyczny wykazu prowadzi ewidencję w systemie informatycznym dla programów i licencji komputerowych z podziałem na: - podstawowe wartości niematerialne i prawne o wartości powyżej tys. zł podlegające ewidencji ilościowo-wartościowej, - pozostałe wartości niematerialne i prawne o wartości do tys. zł podlegające ewidencji ilościowo-wartościowej. Wartości niematerialne i prawne o wartości do 500 zł (aktualizacje oraz coroczne licencje) nie podlegają ewidencji w Oddziale Finansowym i są księgowane w ujęciu wartościowym bezpośrednio w koszty działalności Sądu. 5. Dla zbiorów bibliotecznych prowadzona jest ewidencja przez pracownika biblioteki w księgach inwentarzowych z podziałem na: - księgozbiór Sądu Okręgowego w Warszawie, - księgozbiór B dla wydziałów i użytku służbowego. 6. Ewidencja składników majątku będących w używaniu RODK 1 i RODK 2 jako jednostki organizacyjnej Sądu prowadzona jest analogicznie, jak dla Sądu przez Oddział Gospodarczy. 7. Oddział Finansowy prowadzi ewidencję wartościową składników majątku na kontach syntetycznych w systemie informatycznym za pomocą programu finansowo-księgowego. 8. Celem kontroli prawidłowości dokonywanych księgowań niezbędne jest okresowe ustalanie obrotów i sald składników majątku pomiędzy poszczególnymi komórkami odpowiedzialnymi za ewidencje składników majątku, a Oddziałem Finansowym. Za uzgodnienia zapisów, nie rzadziej niż raz na kwartał, odpowiedzialny jest pracownik Oddziału Finansowego, w którego zakresie obowiązków jest ewidencja analityczna środków trwałych (samodzielne stanowisko ds. środków trwałych). Potwierdzeniem dokonania uzgodnień jest złożenie podpisu, na wydrukach z ewidencji, przez osoby dokonujące uzgodnień. W przypadku wystąpienia różnic na wydrukach z systemu sporządzana jest notatka wyjaśniająca zaistniałe różnice. (np: różnica wynika z zakwalifikowania środka trwałego z poz. pod datą., nie dotyczącą uzgadnianego okresu.) Sąd Okręgowy w Warszawie 4

6 7 Wyceny składników majątku dokonuje się wg zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych. 1. Wartość środka trwałego może ulec zmianie na skutek: 1) modernizacji środka trwałego o równowartość kosztów inwestycji związanych z jego ulepszeniem; 2) zarządzanej aktualizacji wyceny; 3) częściowej likwidacji. 2. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje pod datą przyjęcia do używania z inwestycji, datą zakupu lub datą decyzji. Ujawnione nadwyżki lub niedobory ewidencjonuje się pod datą ich zinwentaryzowania. 3. Naliczenie amortyzacji i umorzenia dokonuje się zgodnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami, przyjmując następujące rozwiązanie: 1) dla składników majątku o wartości powyżej zł amortyzację nalicza się metodą liniową. Amortyzację nalicza się poczynając od miesiąca następnego po przyjęciu składnika majątku trwałego do używania. Odpis umorzeniowy księguje się jednorazowo na koniec roku pod datą 31 grudnia; 2) dla przyjętych do używania inwestycji w obcych środków trwałych (budynkach, lokalach, budowlach) ustala się stawkę umorzeniową w wysokości 10% w skali roku. 3) składniki majątku o wartości do 3500 zł podlegające ewidencji ilościowo-wartościowej są umarzane w pełnej wartości w miesiącu przyjęcia do używania; 4) dla składników majątku podlegających ewidencji ilościowej nie jest naliczane umorzenie, a wartość zakupu tych składników zalicza się bezpośrednio w koszty w miesiącu przyjęcia do używania Ewidencją ilościowo-wartościową należy objąć, bez względu na ich wartość, składniki majątkowe obejmujące urządzenia techniczne takie jak: zespoły komputerowe, drukarki, kserokopiarki i inny komputerowy sprzęt peryferyjny. Sąd Okręgowy w Warszawie 5

7 2. Ewidencją ilościową należy objąć składniki majątku wymienione w załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji o wartości do 500 zł. 3. Lista składników, o której mowa w ust 2. może być zmieniona przez Dyrektora Sądu na wniosek Kierownika Oddziału Gospodarczego Przedmioty niskocenne objęte ewidencją ilościową, stanowiące wyposażenie biurowe, winny być przypisane do każdego pomieszczenia z osobna i ujęte w spisie inwentarzowym. 2. Spis inwentarzowy, oprócz numeru pomieszczenia, powinien określać rodzaj, ilość składników wyposażenia, ich numer inwentarzowy (dot. majątku podlegającego ewidencji ilościowo-wartościowej). Spis taki, opatrzony pieczęcią Sądu i podpisami osób odpowiedzialnych umieszcza się w widocznym miejscu w każdym pomieszczeniu. Wzór Spisu inwentarza stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji. 3. Wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia biurowego lub innego mogą nastąpić za wiedzą Kierownika Oddziału Gospodarczego lub wyznaczonych pracowników odpowiedzialnych za jego eksploatację i ochronę. Zmiany te każdorazowo powinny być odnotowane w spisie inwentarzowym. Obowiązek dopilnowania zgłoszenia zmian ciąży na osobie, której powierzyło się dany składnik majątkowy. 4. Pracownik wyznaczony przez Kierownika Oddziału Gospodarczego zobowiązany jest dopilnować aktualizacji w spisie inwentarzowym, podpisów pracowników w razie zmian personalnych na stanowiskach pracy usytuowanych w danym pomieszczeniu Pracownikom Sądu może być powierzony, na podstawie odpowiedniego dowodu OT sprzęt biurowy do użytku indywidualnego. Przyjmując taki sprzęt pracownik winien podpisać oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie, wystawione przez pracownika Oddziału Gospodarczego i zobowiązać się do jego zwrotu, gdy ustanie potrzeba jego użytkowania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej Instrukcji. Oświadczenia powyższe Oddział Gospodarczy przekazuje do Oddziału Kadr w celu załączenia do akt osobowych pracownika. 2. Sprzęt biurowy, nie podlegający ewidencji ilościowo-wartościowej przydzielony do indywidualnego użytku pracownika nie wymaga wykazania w spisie inwentarzowym, Sąd Okręgowy w Warszawie 6

8 przy czym obowiązek okazania tego sprzętu komisji inwentaryzacyjnej spoczywa na pracowniku, pod rygorem odpowiedzialności za stwierdzony brak. 3. Obowiązkiem pracowników, z którymi rozwiązywany jest stosunek pracy jest uzyskanie adnotacji o rozliczenia się z powierzonego sprzętu na karcie obiegowej. Rozdział III Gospodarka magazynowa Gospodarka magazynowa w Sądzie polega przede wszystkim na: 1) właściwym przyjmowaniu, przechowywaniu i wydawaniu materiałów na podstawie obowiązujących dowodów obrotu materiałowego, 2) pełnym zabezpieczeniu materiałów przyjętych do magazynu przed kradzieżą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, 3) bieżącej konserwacji materiałów znajdujących się w magazynie ze szczególnym uwzględnieniem materiałów łatwo ulegających zepsuciu lub uszkodzeniu, 4) prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji i ewidencji przychodów i rozchodów materiałów oraz towarów, w sposób zapewniający możliwość rozliczenia osób za nie odpowiedzialnych, 5) bieżącej kontroli stanu zapasów materiałowych i ich analizie w celu wyeliminowania zapasów zbędnych i nadmiernych, 6) przestrzeganiu przepisów ppoż. i bhp na terenie pomieszczeń magazynowych. 2. Za prawidłową gospodarkę magazynową odpowiedzialny jest Kierownik Oddziału Gospodarczego. 3. W celu prawidłowego zabezpieczenia materiałów prowadzi się w Sądzie Okręgowym magazyny: 1) druków; 2) materiałów piśmiennych; 3) materiałów czystościowych; 4) techniczny; 5) odzieży; 6) inwentarzowy; Sąd Okręgowy w Warszawie 7

9 7) obrony cywilnej. 4. Przychód materiałów i towarów może pochodzić: 1) z zakupu; 2) z uzysków pochodzących z likwidacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu; 3) z nieodpłatnego przekazania od innej jednostki należącej do sektora finansów publicznych. 5. Wszystkie przychody i rozchody materiałów dokonywane mogą być wyłącznie na podstawie właściwych dokumentów. 6. Wyceny przychodów materiałów dokonuje się według ceny zakupu. Materiały nie przyjęte przez magazyn należy traktować, jako depozyt dostawcy. Do magazynu mogą być przyjęte na przechowanie materiały stanowiące depozyt. Depozytem nazywamy materiały i przedmioty przechowywane w magazynach, a nie stanowiące własności Sądu np.: - materiały nie przyjęte od dostawców na skutek zastrzeżeń jakościowych lub ilościowych, - opakowania wypożyczone od dostawców. Przyjęcie do magazynu materiałów może być dokonane wyłącznie w porozumieniu z Kierownikiem Oddziału Gospodarczego, Przyjęcie materiałów na przechowanie dokonuje się na dowodach P z adnotacją depozyt. Ilość kopii zwiększa się o jedną z przeznaczeniem dla osoby, która dostarczyła te materiały do magazynu. Materiały, które są przechowywane należy wyraźnie oddzielić od pozostałych materiałów. Dla tych materiałów prowadzi się oddzielnie kartotekę ilościową z tym, że kartoteka ta może być wspólna dla różnych przesyłek. Do czasu wyjaśnienia sprawy, Sąd odpowiada za wartość i właściwe przechowywanie tych materiałów. 7. Materiały mogą znajdować się w odbiorze lub w magazynie. W każdej fazie obrotu materiałami odpowiedzialność za nie ponosi określona osoba. Dlatego przeniesienie (zmiana) odpowiedzialności z jednej osoby na drugą, musi być właściwie udokumentowana. 12 Sąd Okręgowy w Warszawie 8

10 1. Materiały i towary muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. Odpowiedzialność za zorganizowanie właściwego zabezpieczenia pomieszczeń magazynowych ponosi Dyrektor Sądu. 2. Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania materiałów i towarów powinno być odpowiednio wydzielone i zabezpieczone. W celu prawidłowego zabezpieczenia magazynów drzwi zewnętrzne magazynu powinny być odpowiedniej konstrukcji (drzwi stalowe względnie drewniane z odpowiednim okuciem, co najmniej z dwoma sprawnymi, niezależnymi zamkami). Po zakończeniu pracy drzwi wejściowe do magazynu muszą być plombowane Każdy magazyn powinien być wyposażony w dwa komplety kluczy. Jeden komplet pozostający w dyspozycji magazyniera, po zakończonej pracy powinien być przechowywany w wyznaczonym do tego miejscu, w woreczku zaplombowanym przez magazyniera tą samą plombownicą co magazyn lub referentką. Drugi komplet kluczy odpowiednio zabezpieczony (np. w zalakowanej kopercie) powinien znajdować się w szafie pancernej będącej w dyspozycji Komendanta Straży Sądowej. 3. Magazyn winien być utrzymany w należytej czystości, odpowiednio wyposażony, m.in. w urządzenia przeciwpożarowe i odpowiednie pojemniki na śmieci. 4. Pomieszczenia magazynowe winny być zaopatrzone w szczegółową instrukcję przeciwpożarową i bhp oraz opatrzone w odpowiednie napisy orientacyjne i porządkowe np. palenie wzbronione, wstęp wzbroniony, wejście, wyjście, wysokie napięcie, dopuszczalne obciążenie, droga ewakuacyjna. 5. Przebywanie w magazynie innych osób, bez magazyniera, jest zabronione Magazynierem może być osoba posiadająca minimum średnie wykształcenie, mająca nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Przyjęcie przekazanie magazynu może nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności komisji wyznaczonej przez Dyrektora Sądu. 3. Za mienie znajdujące się w magazynie odpowiedzialność materialną ponosi magazynier. Magazynier na dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej, musi złożyć deklarację o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie gospodarki magazynowej o następującej treści: Sąd Okręgowy w Warszawie 9

11 " Przyjmuję do wiadomości, że ponoszę materialną odpowiedzialność za powierzone mi w magazynie. Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie operacji magazynowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie". Oświadczenie składane jest do akt osobowych magazyniera. Odpowiedzialność za dopełnienie niezbędnych formalności wynikających w tym zakresie ponosi Kierownik Oddziału Gospodarczego. W przypadku większej liczby osób odpowiedzialnych materialnie za dany magazyn, odpowiedzialność za mienie znajdujące się w magazynie powinna być powierzona na zasadzie wspólnej odpowiedzialności materialnej. Wykaz osób odpowiedzialnych za poszczególne magazyny stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej Instrukcji. 4. Magazynier powinien posiadać, obowiązującą w Sądzie, Instrukcję w sprawie gospodarki magazynowej oraz wykaz osób upoważnionych do dysponowania materiałami, towarami i zatwierdzania dowodów magazynowych oraz wzory ich podpisów Do obowiązków magazyniera należy: 1) przyjmowanie i wydawanie materiałów z zachowaniem zasad określonych niniejszą Instrukcją; 2) prawidłowe dokumentowanie przychodu i rozchodu materiałów; 3) prowadzenie ilościowej ewidencji magazynowej w systemie informatycznym za pomocą modułu do programu finansowo-księgowego obrót towarowy; 4) wpisywanie wszystkich dowodów przychodu i rozchodu, indywidualnie, z zachowaniem chronologii zapisów, według dat i numerów dowodów magazynowych; 5) kontrola ilościowa i jakościowa stanu zapasów materiałów; 6) właściwe rozmieszczenie, przechowywanie i konserwowanie materiałów oraz sprzętu łatwo ulegających zniszczeniu lub uszkodzeniu; 7) utrzymywanie magazynu w należytym stanie sanitarno porządkowym; 8) zabezpieczenie materiałów przed zniszczeniem, zepsuciem i zanieczyszczeniem; 9) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych przed kradzieżą, włamaniem i pożarem; 10)przygotowanie magazynów do przeprowadzenia inwentaryzacji okresowych i rocznych. Sąd Okręgowy w Warszawie 10

12 2. O wszelkich stwierdzonych brakach materiałów, uszkodzeniu pomieszczeń i urządzeń magazynowych, zamknięć, braku wyposażenia w urządzenia i sprzęt ppoż., kradzieżach lub zepsuciu materiałów oraz innych usterkach magazynowych, magazynier ma obowiązek natychmiastowego powiadomienia drogą służbowa, w formie pisemnej Dyrektora Sądu za pośrednictwem Kierownika Oddziału Gospodarczego. 3. Magazynier winien osobiście dokonywać czynności odbioru materiałów do magazynu, poprzez sprawdzenie ilościowe i jakościowe przyjmowanych materiałów. 4. Magazynier odpowiada za niedobory materiałów w magazynie, za nieprzestrzeganie zasad dokumentowania obrotów magazynowych i za nie prowadzenie ewidencji ilościowych materiałów. 5. Magazynier odpowiada materialnie i dyscyplinarnie za straty powstałe z jego winy, a w szczególności powstałe z tytułu : 1) utraty prawa wniesienia reklamacji do dostawców, niedostatecznych oględzin lub wybrakowania materiałów, poza wadami ukrytymi, 2) wadliwego przyjmowania i wydawania materiałów, o ile ich przyjęcia nie dokonano komisyjnie, 3) powstania nieusprawiedliwionego niedoboru, 4) wadliwej konserwacji materiałów, nienależytego zabezpieczenia przed kradzieżą, nieprzestrzegania warunków bhp i ppoż Materiały w magazynie należy składować na regałach w odpowiednich miejscach, zaopatrzonych w wywieszki, według: rodzaju, gatunku, rozmiarów oraz terminów przydatności i gwarancyjnych. 2. Materiały wykazujące duże obroty lub o dużych wymiarach i ciężkie należy umieszczać możliwie blisko wyjścia oraz w miejscach łatwo dostępnych. 3. Materiały winny być układane w kolejności dostaw, w taki sposób, aby mogły być wydane w kolejności ich przyjęcia, z zachowaniem terminów gwarancji i przydatności. 4. Składane materiały winny być systematycznie przeglądane i odpowiednio konserwowane, o ile zachodzi konieczność ich długotrwałego przechowywania Odbioru i przejęcia materiałów dokonywać można na podstawie następujących dowodów: 1) faktur; Sąd Okręgowy w Warszawie 11

13 2) listów przewozowych; 3) protokołu odbioru; 4) protokołów komisyjnego przyjęcia; 5) dowodów przyjęcia Pz- magazyn przyjmie; 6) innych dowodów za zgodą Kierownika Oddziału Gospodarczego. 2. Przyjęcia jakościowego dokonuje magazynier i pracownik z działu merytorycznego odpowiedzialny za dokonanie danego zakupu. Szczegółowe formy przyjęcia jakościowego ustala Kierownik Oddziału Gospodarczego. 3. Przyjęcia ilościowego dokonuje magazynier, po uprzednim sprawdzeniu i porównaniu ilości otrzymanego materiału z danymi uwidocznionymi w dowodzie dostawy (faktury, listy przewozowe) oraz w umowie. 4. W przypadku stwierdzenia braków ilościowych lub wad jakościowych należy niezwłocznie sporządzić protokół komisyjny w 3-ch egzemplarzach, zawierający odpowiednie stwierdzenia w tym przedmiocie, z których jeden egzemplarz wraz z wnioskami winien być najpóźniej w ciągu 4 dni od daty dostarczenia materiałów przesłany dostawcy. 5. Materiały zakwestionowane wraz z opakowaniami należy w magazynie przechowywać oddzielnie, zaopatrując je w wywieszki "materiał nie przyjęty". 6. W/g zasad określonych w niniejszej Instrukcji należy również przyjmować do magazynu materiały zakupione i dostarczone bezpośrednio przez pracowników Sądu Okręgowego Na dowód przyjęcia materiałów magazynier wystawia dowód : Pz przyjęcie zewnętrzne materiałów i odnotowuje na odwrocie faktury fakt przyjęcia materiału do magazynu pisując numer dokumentu Pz. 2. Dowód przyjęcia do magazynu sporządza się w trzech egzemplarzach i po zatwierdzeniu przez Kierownika Oddziału Gospodarczego przekazuje się w terminie 3 dni od daty otrzymania dostawy : 1) pierwszy egzemplarz, wraz z fakturą za pokwitowaniem do Oddziału Finansowego, 2) drugi pozostaje w Oddziale Gospodarczym u właściwej osoby, 3) trzeci pozostaje w magazynie i stanowi podstawę zapisu w kartotece magazynowej. 3. Przed przekazaniem dokumentów do Oddziału Finansowego Kierownik Oddziału Gospodarczego podpisuje fakturę pod względem merytorycznym. Sąd Okręgowy w Warszawie 12

14 18 1. Ewidencję obrotów magazynowych w Sądzie prowadzi się metodę FIFO (pierwsze przyszło pierwsze wyszło). 2. Magazynier wydaje materiały według potrzeb. Podstawą wydania materiałów z magazynu jest zapotrzebowanie złożone przez komórkę organizacyjną, akceptowane przez Kierownika Oddziału Gospodarczego lub upoważnioną osobę. 3. Osoby polecające wydanie materiałów obowiązane są : 1) zlecać wydawanie w ilościach zgodnych z rzeczywistymi potrzebami, 2) dopilnować celowego i oszczędnego zużycia, zgodnie z przeznaczeniem. 4. Wydanie materiałów z magazynu dokumentowane jest: 1) dowodem W-magazyn wyda dla obrotów wewnątrz Sądu, 2) dowodem Wz- wydanie materiałów na zewnątrz. 5. W dowodzie wydania materiałów magazynier dokonuje wpisu odnośnie ilości wydanego materiału; dowód wydania podpisuje magazynier i osoba odbierająca materiały, potwierdzając odbiór pieczątką imienną. 6. W przypadku materiałów nie przechodzących przez magazyn, a oddawanych bezpośrednio do użytku odbiór kwituje na oryginale faktury kierownik właściwej komórki lub osoba, której powierzono materiały. Rozdział IV Odpowiedzialność za składniki mienia Odpowiedzialność za prowadzenie prawidłowej gospodarki rzeczowymi składnikami majątku trwałego i obrotowego Sądu ponosi Kierownik Oddziału Gospodarczego, na którym również ciąży obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem. 2. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, którym składniki te powierzono w związku z zajmowanym stanowiskiem i wykonywana pracą. 3. Odpowiedzialność za majątek Sądu używany przez jednostki organizacyjne okręgu warszawskiego ponoszą kierownicy poszczególnych jednostek, z tym że nadzór nad prawidłowym użytkowaniem składników majątku pełni Kierownik Oddziału Gospodarczego lub osoba przez niego wskazana. Sąd Okręgowy w Warszawie 13

15 20 1. Kierownik Oddziału Gospodarczego zobowiązany jest zorganizować taką formę nadzoru, która skutecznie służy należytej ochronie składników majątkowych przed zniszczeniem lub kradzieżą. 2. W przypadku stwierdzenia nieodpowiednich warunków zabezpieczenia składników majątkowych, Kierownik Oddziału Gospodarczego występuje z wnioskiem do Dyrektora Sądu o spowodowanie wykonania koniecznych prac w celu usunięcia zagrożenia. 3. W przypadku stwierdzenia braku właściwych warunków dla zabezpieczenia składników majątkowych, powierzonych pracownikowi do indywidualnego użytku, zainteresowany pracownik obowiązany jest zgłosić ten fakt Kierownikowi Oddziału Gospodarczego za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego Obowiązek należytej troski o ochronę składników mienia, przeznaczonego do użytku indywidualnego przed utratą lub zniszczeniem, spoczywa na pracowniku, któremu sprzęt taki powierzono. 2. W przypadku stwierdzenia utraty lub zniszczenia składnika majątkowego, będącego na wyposażeniu Sądu lub powierzonego pracownikowi do użytku indywidualnego, pracownik wyznaczony przez Dyrektora Sądu zobowiązany jest ustalić okoliczności tego faktu, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające celem ustalenia przyczyny lub osoby winnej utraty lub zniszczenia mienia i przedstawić wnioski w przedmiocie wyegzekwowania odpowiedzialności materialnej w myśl przepisów kodeksu pracy Odpowiedzialność za należyte i terminowe wystawianie obowiązujących dokumentów, dotyczących zmian w stanie posiadania, ponosi pracownik wyznaczony przez Kierownika Oddziału Gospodarczego. Dokonywanie przeniesień majątkowych składników wyposażenia między pomieszczeniami z pominięciem wymaganej procedury formalnej jest niedopuszczalne. Skutki prawne związane z utratą lub zniszczeniem w wyniku przesunięć obciążają pracowników, którzy przeniesień takich dokonali. 2. Odpowiedzialność z tytułu nadzoru nad środkami trwałymi będącymi na wyposażeniu pomieszczeń, ponoszą wyznaczeni przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych pracownicy (np. kierownicy sekretariatów). Sąd Okręgowy w Warszawie 14

16 23 1. Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia Sądu powstałego wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków. 2. Odpowiedzialność pracownika z tytułu wskazanego w ust.1 wiąże się z obowiązkiem wyrównania powstałej szkody, przy czym regres pracodawcy ogranicza się do trzykrotnych poborów pracownika zgodnie z kodeksem pracy. 3. Pracownik zobowiązany jest pokryć szkodę w pełnej wysokości, jeżeli przekracza ona wartości trzykrotnych poborów w sytuacji, gdy pracownik: 1) dopuścił się zagarnięcia mienia albo w inny sposób umyślnie wyrządził szkodę na rzecz Sądu, 2) nie dopełnił obowiązku zwrotu albo rozliczenia się z powierzonych mu pieniędzy, papierów wartościowych, narzędzi lub innego wyposażenia, a także odzieży ochronnej i roboczej lub sprzętu ochrony osobistej, 3) spowodował szkodę w mieniu innym niż wymienione w punktach 1) i 2), jeżeli było ono mu powierzono z obowiązkiem zwrotu. Rozdział V Postanowienia końcowe W przypadku choroby lub innej nieobecności magazyniera - trwającej nie dłużej nż 10 dni - Kierownik Oddziału Gospodarczego, któremu podlega magazyn, może wyznaczyć 3-osobową komisję do pełnienia zastępczo zadań pracownika magazynu. W tym przypadku dowody przyjęcia materiałów na magazyn, jak również wydania z magazynu podpisują wszyscy członkowie powołanej komisji. 2. W przypadku choroby trwającej ponad 10 dni kierownik Oddziału Gospodarczego, może wyznaczyć na czas nieobecności pracownika magazynu zastępstwo. Osoba zastępująca pracownika magazynu jest zobowiązana przyjąć zapasy magazynowe protokolarnie (inwentaryzacja). Osoba ta jest zobowiązana do złożenia deklaracji o odpowiedzialności materialnej. Sąd Okręgowy w Warszawie 15

17 3. W przypadku zdarzeń trudnych do przewidzenia (pożar, powódź) lub kradzieży zwłaszcza poza godzinami pracy, może nastąpić komisyjne otwarcie magazynu i wydanie materiałów pod nieobecność magazyniera z zachowaniem następujących warunków: 1) zdjęcie plomb z pomieszczenia magazynu powinno nastąpić komisyjnie w obecności służby dyżurnej i kierownika Oddziału Gospodarczego, 2) komisja, o której mowa w pkt 1 ze swoich czynności powinna sporządzić protokół z podaniem w nim nazwy i ilości pobranych materiałów oraz zabezpieczyć magazyn, a także przekazać w następnym dniu pracownikowi magazynu dowody rozchodowe. 4. Magazynierzy zobowiązani są do bieżącego analizowania i sygnalizowania Kierownikowi Oddziału Gospodarczego o stanie zapasów, które mogą mieć charakter zapasów zbędnych lub nadmiernych biorąc pod uwagę: 1) ruch (znikomy lub całkowity brak) przez dłuższy okres czasu w przypadku niektórych materiałów, 2) stan zapasów przekraczający znacznie zgłaszane zapotrzebowanie, 3) stan zapasów przekraczający maksymalny stan zapasów lub normatywny stan zapasów, w przypadku materiałów, dla których zostały one ustalone. 5. Przynajmniej raz w roku magazynierzy zobowiązani są sporządzić zestawienie materiałów, o których mowa w ust. 4 i przekazać je Kierownikowi Oddziału Gospodarczego. 6. Na podstawie zestawień, o których mowa w ust. 5, Kierownik Oddziału Gospodarczego lub upoważniona przez niego osoba dokonuje analizy, wykazuje stan zapasów zbędnych i nadmiernych oraz podejmuje działania zapewniające odpowiednie i zgodne z przepisami ich zagospodarowanie. 7. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości majątek Sądu podlega inwentaryzacji. Polega ona na przeprowadzeniu zespołu czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki, w tym: dokonanie spisu rzeczowych składników majątku Sądu, uzgodnienie sald aktywów i pasywów, ich wycena oraz rozliczenie ze stanem ewidencyjnym, w tym również rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. 8. Szczegółowe terminy, częstotliwość i sposób inwentaryzacji poszczególnych składników majątku zostały określone w Instrukcji w sprawie podstawowych zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów w Sądzie Okręgowym w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Nr 15/09 Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 24 kwietnia 2009r. Sąd Okręgowy w Warszawie 16

18 25 W sprawach nie uregulowanych niniejszą Instrukcją, jak też przy interpretacji jej postanowień wiążące decyzje podejmuje Dyrektor Sądu. Sąd Okręgowy w Warszawie 17

19 Załącznik nr 1 do Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, gospodarki magazynowej i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Sądzie Okręgowym w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie Nr /09 z dnia.2009 r. Oświadczenie Niniejszym oświadczam, że przyjąłem (ęłam) do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasady określone w Instrukcji oraz zobowiązuję się w zakresie kontroli postępować zgodnie z zawartymi w niej postanowieniami. Jednocześnie zobowiązuję się do zapoznania z treścią niniejszej Instrukcji podległych mi pracowników. Wykaz stanowisk organizacyjnych Sądu Okręgowego w Warszawie, którym przekazano egzemplarze Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, gospodarki magazynowej i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Sądzie Okręgowym w Warszawie L. p. Imię i nazwisko Stanowisko Data i podpis Sąd Okręgowy w Warszawie 18

20 Załącznik nr 2 do Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, gospodarki magazynowej i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Sądzie Okręgowym w Warszawie wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie Nr /09 z dnia r Wykaz rodzajów składników majątku trwałego podlegający ewidencji ilościowej Lp Rodzaj składnika Sposób przyporządkowania Uwagi 1. aparaty telefoniczne POMIESZCZENIE 2. dyktafony PRACOWNIK 3. czajniki POMIESZCZENIE 4. drabiny POMIESZCZENIE 5. dywany POMIESZCZENIE 6. elektronarzędzia PRACOWNIK 7. grzejniki olejowe POMIESZCZENIE 8. kalkulatory PRACOWNIK 9. lampki PRACOWNIK 10 maszyny do liczenia PRACOWNIK. 11 maszyny do liczenia pieniędzy PRACOWNIK. 12 maszyny do pisania PRACOWNIK. 13 odkurzacze PRACOWNIK. 14 odzież PRACOWNIK. 15 suszarki do rąk POMIESZCZENIE. 16 szafy POMIESZCZENIE. 17. testery PRACOWNIK Togi i łańcuchy sędziowskie Wentylatory przenośne Wózki do wożenia akt Wyposażenie mechaników (np. torba na narzędzia) PRACOWNIK LUB POMIESZCZENIE POMIESZCZENIE POMIESZCZENIE PRACOWNIK Na stanie sędziego toga i łańcuch do indywidualnego wykorzystania Togi ławników i inne przypisane do pomieszczenia Sąd Okręgowy w Warszawie 19