Zał. nr 1 Opis przedmiotu zamówienia OPIS PRODUKTU - SYSTEM REZERWACJI I KAS

Transkrypt

1 Zał. nr 1 Opis przedmiotu zamówienia OPIS PRODUKTU - SYSTEM REZERWACJI I KAS Zamek Królewski w Warszawie Muzeum jest instytucją prowadzącą bardzo szeroką działalność: muzealną, edukacyjną, koncertową, reprezentacyjną. Ze względu na swoją rolę historyczną i symboliczną jest też miejscem ważnych wydarzeń o charakterze państwowym, społecznym i gospodarczym. W związku z rosnącym zainteresowaniem naszą ofertą niezbędne jest wprowadzenie nowoczesnego i modyfikowalnego systemu komputerowego umożliwiającego kompleksową obsługę rezerwacji i sprzedaży biletów wstępu do Muzeum, w tym za pośrednictwem Internetu, na ekspozycje stałe i wystawy czasowe, koncerty, projekcje filmowe, inne wydarzenia organizowane przez i na terenie Muzeum; rezerwacji i sprzedaży /w tym za pośrednictwem Internetu/ zajęć edukacyjnych /lekcji, warsztatów, wykładów, przedstawień teatralnych, koncertów itp./, rezerwacji i sprzedaży powierzchni Muzeum /sale, Arkady, dziedzińce i ogrody/ w celu organizacji wydarzeń kulturalnych, społecznych, komercyjnych i in. System powinien zapewniać możliwość rezerwacji i sprzedaży zajęć edukacyjnych pracownikom kas oraz osobom zainteresowanym zakupem za pośrednictwem Internetu. System powinien dawać możliwość rezerwacji i blokowania dostępu do powierzchni zamkowych /sal itd./ w dowolnych konfiguracjach /pojedynczo, ciągiem, wybiórczo, w różnych godzinach w zależności od sali itp./ uprawnionym pracownikom oraz dostępu do tych informacji /bez możliwości ingerencji/ wybranym/wskazanym pracownikom Zamku. System powinien automatycznie blokować możliwość rezerwacji wejść, zajęć i rezerwacji powierzchni w przypadku nakładania się wydarzeń w obrębie danej sali/powierzchni w tym samym czasie zachowując możliwość zdjęcia blokady przez uprawnionego pracownika. Wymagane podstawowe funkcjonalności systemu: 1. Sprzedaż biletów wstępu 2. Rezerwacja biletów wstępu 3. Sprzedaż zajęć edukacyjnych 4. Rezerwacja zajęć edukacyjnych 5. Rezerwacja sal /przestrzeni/ na wydarzenia 6. Rezerwacja przewodników 7. Sprzedaż usług przewodnickich 8. Rezerwacja systemów GTS 9. Sprzedaż systemów GTS 10. Rezerwacja audio przewodników 11. Sprzedaż audio przewodników 12. Kontrola biletów 13. Raportowanie /zestawienia/ 1/A Sprzedaż biletów wszystkie rodzaje działalności Zamku: A/ wstęp na ekspozycje stałe B/ wstęp na wystawy czasowe 1

2 C/ koncerty własne D/ koncerty obce E/ wykłady F/ projekcje filmowe G/ spektakle teatralne H/ warsztaty I/ biletowane imprezy własne /dni atrakcji/ J/ biletowane imprezy obce /targi/ K/ imprezy niebiletowane L/ możliwość dodania nowych kategorii 1/B Sprzedaż biletów kategorie biletów A/ bezpłatne/ewidencyjne B/ normalne C/ ulgowe D/ rodzinne E/ za 1 zł F/ rabatowe /karta warszawiaka, sodexo, groupon/ G/ specjalne /grupy w niedziele opłata za rezerwację/ H/ imprezowe zwiedzanie w ramach imprez I/ karnety długookresowe J/ inne rezerwa na dodatkowe bilety-zaproszenia na dni atrakcji /konkretne atrakcje, zajęcia/ - odbiór w kasach 1/C Sprzedaż biletów miejsce A/ kasy B/ kasa przenośna C/ Internet D/ automat 1/D Sprzedaż biletów technika A/ druk w kasie A/1 druk z komputera A/2 drukarka A/3 bilet kolorowy/monochromatyczny B/ Internet - druk w domu B/1 system wysyła maila z biletem B/2 system wysyła maila z kodem C/ Internet - QR kod? kod paskowy? na urządzenia mobilne D/ zwroty? E/ obsługa kart lojalnościowych 2/A Rezerwacja biletów wstępu /sposoby/ A/ telefon do kas 2

3 B/ fax do kas C/ mail do kas D/ Internet E/ bezpośrednio w kasie 2/B Rezerwacja biletów wstępu - /zasady wstępu/ A/ dzienny limit wstępu na ekspozycje stałe: A1 dla Zamku 4500 osób = wejścia grup co 5/10 min A2 dla Pałacu 2000 osób = wejścia grup co 10 min Do limitu wlicza się bilety na cały Zamek/całodobowe? B/ dzienny limit wstępu na wystawy czasowe: B1 zasada max 30 osób w grupie B2 zasada wejścia co 5/10 min C/ blokada rezerwacji i sprzedaży po wyczerpaniu limitu C/1 automatyczna C/2 możliwość ręcznego odblokowania przez uprawnionego pracownika? 2/C Rezerwacja biletów wstępu elementy Rezerwacji: A/ indywidualni B/ grupy od 10 do 30 osób C/ data D/ godzina E/ ekspozycja F/ wydarzenie wystawa, koncert, wykład /miejsca nienumerowane/ 2/D Rezerwacja biletów wstępu dodatkowe elementy wymagające wprowadzenia A/ grupy mają obowiązek korzystania ze słuchawek pole potwierdzające własne słuchawki lub odsyłające do zamówienia słuchawek zamkowych B/ oprowadzać mogą wyłącznie certyfikowani przewodnicy pole potwierdzające własnego certyfikowanego przewodnika lub odsyłające do zamówienia przewodnika zamkowego /agencja?/ C/ możliwość rezerwacji na ile dni przed wizytą/wydarzeniem 180?, 90? D/ blokada rezerwacji biletów wstępu na trasę w wypadku rezerwacji sali lub grupy sal na inne wydarzenie /imprezę/: D/1 automatyczna gdy dokonana jest rezerwacja sal na całej trasie, w całym Zamku D/2 ręczna gdy dokonana jest rezerwacja na część sal wpuszczamy zwiedzających ale konieczny jest automatyczny, generowany przez system komunikat o niepełnej ekspozycji i/lub zmianie trasy zwiedzania D/2/a możliwość ręcznego wyłączenia z oferty ceny na bilety normalne lub przestawienia na bilet specjalny za usługę niepełnowartościową E/ ostrzeżenie o konfliktach dla osób pracujących w systemie F/ odwołanie rezerwacji i zwrot płatności /tylko dla grup?/ 3

4 3/A Sprzedaż zajęć edukacyjnych sposoby: A/ w kasach: A1 gotówka A2 karta B/ przedpłata: B1 przelew B2 karta C/ po usłudze: C1 przelew D/ płatność internetowa D1 szybki przelew D2 karta 3/B sprzedaż zajęć edukacyjnych rodzaje danych: A/ kategorie zajęć: A1 lekcja muzealna - cena A2 warsztat - cena A3 lekcja muzyczna - cena A4 lekcja z przedstawieniem - cena A5 wykład - cena A6 cykl wykładów/seminarium - cena A7 cykl warsztatów/kurs cena A8 inne możliwość dopisania kategorii B/ tematyka zajęć: B1 przedszkola B2 podstawówki B3 gimnazja B4 licea B5 UTW B6 inne możliwość dodawania kategorii C/ miejsce realizacji sala D/ data realizacji E/ godzina F/ prowadzący G/ zamawiający dane fiskalne, numer klienta, osoba odpowiedzialna H/ sposób płatności I/ rezygnacja zwrot płatności, opłata za niepojawienie się grupy J/ ocena zajęć i prowadzącego? 4/A Rezerwacja zajęć edukacyjnych sposób: A/ telefon do kas B/ fax do kas C/ mail do kas D/ Internet 4

5 E/ bezpośrednio w kasie 4/B Rezerwacja zajęć edukacyjnych rodzaje danych: A/ kategorie zajęć: A1 lekcja muzealna - cena A2 warsztat - cena A3 lekcja muzyczna - cena A4 lekcja z przedstawieniem - cena A5 wykład - cena A6 cykl wykładów/seminarium - cena A7 cykl warsztatów/kurs cena A8 inne możliwość dopisania kategorii B/ tematyka zajęć: B1 przedszkola B2 podstawówki B3 gimnazja B4 licea B5 UTW B6 inne możliwość dodawania kategorii C/ miejsce realizacji sala D/ data realizacji E/ godzina realizacji F/ prowadzący: F1 imię i nazwisko F2 dostępność tematyczna różne osoby do różnych tematów F3 dostępność czasowa czy nie ma kolizji co do miejsca, czasu F4 rangowanie poziom kompetencyjny = jeśli wybór automatyczny to system wybiera najlepszych G/ zamawiający dane fiskalne, numer klienta, osoba odpowiedzialna H/ sposób płatności: A/ w kasach: A1 gotówka A2 karta B/ przedpłata: B1 przelew B2 karta C/ po usłudze:/?/ C1 przelew D/ płatność internetowa D1 szybki przelew D2 karta I/ rezygnacja zwrot płatności, opłata za niepojawienie się grupy J/ ocena zajęć i prowadzącego? 5

6 5/A Rezerwacja sal/powierzchni sposoby: A/ pisemnie B/ telefonicznie z koniecznością potwierdzenia według pkt. A,C,D. C/ fax D/ mail E/ rezygnacje 5/B Rezerwacja sal/powierzchni uprawnieni do dokonania rezerwacji w systemie: A/ koordynator systemu z działu marketingu B/ kierownik działu marketingu 5/C Rezerwacja sal/powierzchni kategorie powierzchni: A/ pojedyncze sale Zamku i Pałacu B/ ciągi sal C/ różne sale w ramach jednej Rezerwacji D/ Arkady całe, podzielone na części: południową, centralną, północną, Restaurację lub poszczególne arkady E/ taras ogrodowy cały, podzielony na części: zamkową i Restaurację F/ ogród dolny G/ dziedzińce 5/D Rezerwacja sal/powierzchni dane systemowe: A impreza: A1 nazwa imprezy A2 kategoria imprezy A3 typ imprezy A3 charakter imprezy B organizator/klient: B1 nazwa klienta B2 osoba kontaktowa B3 dane fiskalne C rezerwacja: C1 data Rezerwacji C2 status Rezerwacji aktywna/nieaktywna C3 wymagana data potwierdzenia Rezerwacji C4 status Rezerwacji potwierdzona/niepotwierdzona C5 wymagana data przedpłaty C6 status przedpłaty opłacona/nieopłacona C7 prowadzący ze strony Zamku D dane techniczne: D1 data imprezy od D2 data imprezy do D3 godzina rozpoczęcia imprezy D4 czas trwania imprezy 6

7 D5 liczba uczestników E rezerwowane sale: E1 nazwa Sali E2 data zajęcia od E3 data zajęcia do E4 godzina zajęcia od E5 godzina zajęcia do E6 cena netto F dane finansowe: F1 koszt wynajęcia powierzchni cennikowy netto F2 rabat podstawa rabatu: F2/A współorganizacja F2/B decyzja dyrektora F3/C powtarzalność F4/D - inne F3 koszt wynajęcia powierzchni faktyczny netto F4 VAT F5 koszt obsługi F6 koszt ochrony F7 koszt energii F8 koszt parkietu G dokumenty: G1 dokument rezerwacyjny data wpływu G2 odpowiedź /potwierdzenie/ data wyjścia G3 odpowiedź /odmowa/ data wyjścia G4 umowa: G4/A data wysłania projektu G4/B data zatwierdzenia przez obie strony G4/C data podpisania umowy G5 inne data wysyłki/data otrzymania H/ konieczne graficzne przedstawienie poziomu Rezerwacji np. poprzez odpowiedni kolor na planie Zamku /w zależności od poziomu: H/1 dostępności powierzchni /np. niedostepna, do wglądu, dostępna/ H/2 godzin dostępności H/3 Możliwość wyboru rezerwowanych sal przez rezerwującego za pośrednictwem interfejsu graficznego, na odstawie planu Zamku. 6/A Rezerwacja przewodników sposoby: A/ bezpośrednio u przewodnika /telefonicznie lub mailowo/ B/ telefonicznie przy rezerwacji zwiedzania w kasach C/ fax do kas, przy rezerwacji D/ mail do kas przy rezerwacji E/ Internet przy rezerwacji F/ bezpośrednio w kasie przy rezerwacji biletów 7

8 6/B Rezerwacja przewodników dane w systemie: A/ imię i nazwisko możliwość wyszukania według nazwiska B/ nr certyfikatu B/1 aktywny B/2 nieaktywny C/ języki: możliwość wyszukania wg języków C/1 polski C/2 angielski itd. D/ data usługi E/ data zamówienia F/ dostępność czasowa? G/ cena/koszt H/ ocena? I/ rangowanie wg uzyskanych ocen? 6/C Rezerwacja przewodników inne? A/ wysyłka przez system zgłoszenia przewodnikowi B/ blokada w systemie zarezerwowanego czasu C/ potwierdzenie rezerwacji w systemie i wysyłka do zamawiającego D/ rezygnacja z rezerwacji 7/A Sprzedaż usług przewodnickich sposoby: A/ kasa B/ Internet szybki przelew lub karta C/ bezpośrednio u przewodnika nie dotyczy systemu D/ zwroty 7/B Sprzedaż usług przewodnickich dane w systemie: A/ imię i nazwisko przewodnika B/ nr certyfikatu C/ data usługi D/ rodzaj usługi - język E/ dane zamawiającego potrzebne do faktury 8/A Rezerwacja systemów GTS sposoby A/ kasa A/1 telefon A/2 mail A/3 - fax B/ Internet C/ rezygnacja 8/B Rezerwacja systemów GTS dane: A/ nr rezerwacji zwiedzania 8

9 B/ liczba zwiedzających C/ data i godzina usługi D/ dane zamawiającego do faktury E/ imię i nazwisko przewodnika F/ nr certyfikatu przewodnika 9/A Sprzedaż systemów GTS sposoby A/ kasa A/1 gotówka A/2 karta A/3 przelew po usłudze B/ Internet B/1 szybki przelew B/2 karta C/ zwroty 10/A Rezerwacja audio przewodników sposoby A/ kasy A/1 telefonicznie A/2 fax A/3 mail B/ Internet C/ rezygnacja 10/B Rezerwacja audio przewodników dane A/ nr rezerwacji B/ data i godzina C/ liczba urządzeń D/ język E/ koszt jednostkowy F/ koszt całkowity G/ dane zamawiającego do faktury 11/A Sprzedaż audio przewodników sposoby A/ kasy A/1 gotówka A/2 karta B/ Internet B/1 szybki przelew B/2 karta C/ zwroty 11/B Sprzedaż audio przewodników inne A/ potwierdzenie zamówienia i płatności 9

10 A/1 w kasie na bilecie/paragonie A/2 w Internecie automatyczny mailing /w kodzie na bilecie 1/D?/ 12/A Kontrola biletów sposoby: - czytniki kodu paskowego przenośnie - miejsca kontroli do ustalenia z WSO: Brama Senatorska Sień Wielka Parter Schody Pn Wejście do Galerii Parteru Wejście PpB Wejścia na wystawy 13/A Raportowanie /zestawienia/: A/ frekwencja A/1 zbiorcza A/2 według kategorii działalności A/3 według wydarzeń A/4 według kategorii biletów A/5 według ekspozycji A/6 według języków? A/7 według przewodników? A/8 według dat A/9 - według godzin A/10 - inne B/ wpływy B/1 zbiorcze B/2 według kategorii działalności B/3 według kategorii biletów B/4 według tras B/5 według języków B/6 według dat B/7 - według godzin B/8 - inne C/imprezy C/1 według dat C/2 według klientów C/3 według nazwy imprezy C/4 - według kategorii C/5 według typu imprezy C/6 charakter imprezy C/7 według prowadzącego ze strony Zamku 10

11 C/8 według zajmowanych sal C/9 według liczby uczestników C/10 według kategorii finansowych /płatna, rabatowa, bezpłatna/ 14/A zasady działania blokady: - blokada limitu wejść - blokada osoby prowadzącej zajęcia - blokada powierzchni 11