Rynek certyfikatów w Polsce

Transkrypt

1 29 Rynek certyfikatów w Polsce Rozpoczęcie debaty publicznej nad rolą certyfikacji w obrocie gospodarczym jest obecnie sprawą konieczną i stanowi punkt wyjścia do podjęcia odpowiednich działań propagujących ideę certyfikatu. Należy podkreślić, że jedną z przyczyn niewielkiej popularności certyfikatów w ogólnym odbiorze społecznym jest ich niedoceniana wartość. Powszechne jest przeświadczenie, że certyfikaty, wyróżnienia, czy nagrody można zwyczajnie kupić, przez co ich unikatowy charakter traci na znaczeniu. Niezależnie od skali zjawiska, czego niestety nikt nie bada konieczne jest przywrócenie pierwotnego znaczenia samej procedury certyfikacji i jej społecznej funkcji. Barbara Pużańska Certyfikat winien być szeroko rozpoznawanym w Polsce wyróżnieniem przyznawanym podmiotom, które pozytywnie przejdą proces certyfikacji w oparciu o odpowiednią metodykę badawczą opracowaną przez cieszącą się powszechnym zaufaniem instytucję certyfikującą. W modelu docelowym posiadanie przez dany podmiot certyfikatu jest jednym z elementów ułatwiających mu prowadzenie działalności, a dla klientów jest on pomocnym narzędziem w procesie podejmowania ważnych decyzji inwestycyjnych. Transparentność przede wszystkim Zasady certyfikacji muszą być jasne i czytelne dla firm poddających się procesowi certyfikacji. Wzrostowi wiarygodności certyfikatów musi towarzyszyć przede wszystkim wzrost świadomości społecznej co do ich wartości. Jednostka certyfikująca musi w sposób jasny i przystępny informować, o czym świadczy fakt posiadania przez przedsiębiorstwo tego wyróżnienia. Konieczna jest czytelna informacja o tym, czym certyfikat nie jest i czego nie zaświadcza. Regularna kontrola Certyfikat zaświadcza o tym, że badane przedsiębiorstwo jest stabilne finansowo i nie stwarza podejrzeń dotyczących braku możliwości kontynuacji prowadzonych przez siebie działań w przyszłości. Historyczne ujęcie kondycji danego przedsiębiorstwa dodatkowo stanowi podstawy do przekrojowej oceny jego wiarygodności i daje potencjalnym klientom możliwość własnej oceny sytuacji, a z chwilą wejścia ich w zobowiązanie umowne z certyfikowanym przedsiębiorstwem daje pewność rzetelnej realizacji zobowiązań. Nie oznacza to oczywiście, że jednostka certyfikująca może to zagwarantować. Niemniej procedura weryfikacji przedsiębiorstw oraz metodyka badawcza opracowana przez ekspertów, a szczegółowo opisana w regulaminie przyznawania certyfikatu przewiduje mechanizmy okresowych badań kondycji przedsiębiorstwa w taki sposób, aby było możliwe wczesne wykrycie niebezpiecznych trendów lub zagrożenia kontynuacji działalności. W razie wystąpienia nieprawidłowości istnieje ta możliwość, że certyfikat przyznany danej firmie może być cofnięty. Ponieważ certyfikat zaświadcza, że certyfikowany podmiot posiada wdrożone systemy zarządzania i jakości, należy mieć pełną świadomość, że weryfikacja przedsiębiorstw pod tym kątem wiąże się ze spełnieniem przez podmiot certyfikowany wszystkich warunków formalnych zawartych w regulaminie przyznawania tego wyróżnienia. Dotyczy to w szczególności dokumentów potwierdzających bezpieczeństwo prawne, a także będących potwierdzeniem wywiązywania się z przyjętych na siebie zobowiązań, co może świadczyć o rzetelności danej firmy oraz istotnych dokumentów potwierdzających jej dobrą sytuację ekonomiczno-finansową. Jak widać jest to proces skomplikowany i wymagający wnikliwego badania i analiz prowadzonych przez odpowiedniej klasy ekspertów. Obowiązki firmy posiadającej certyfikat Firma posiadająca certyfikat jest zobowiązana do przestrzegania obowiązujących zasad przez cały okres trwania przyznanego certyfikatu, który jest określony w regulaminie. Jest też przez cały ten czas monitorowana przez jednostkę certyfikującą. Ma obowiązek przekładać okresowe np. półroczne i roczne sprawozdania finansowe, które są wyznacznikiem jej kondycji finansowej oraz musi informować o wszelkich istotnych zmianach wprowadzanych w zakres działalności objęty certyfikacją. W przypadku zaprzestania działalności gospodarczej, złożenia wniosku o otwarcie postępowania układowego, zawarcia układu, utracie osobowości prawnej, czy wszczęciu postępowania upadłościowego lub złożenia wniosku o likwidacji firma zobowiązana jest do przesłania niezwłocznie informacji o danym stanie rzeczy do instytucji certyfikującej. Tu w takim przypadku zostają podjęte odpowiednie decyzje co do zawieszenia lub odebrania certyfikatu i upublicznienia tej informacji poprzez przekazanie jej do mediów. Dbałość o jakość usług Dla instytucji certyfikującej bardzo istotne powinno być przestrzeganie zasady, aby ranga znaku certyfikatu nie uległa dewaluacji i stanowiła potwierdzenie wiarygodności posiadającej certyfikat firmy, a także poświadczenie rzetelności w realizacji zobowiązań. Są to warunki niezbędne do podkreślenia roli całego procesu certyfikacji i podniesienia rangi certyfikatu jako znaku będącego nośnikiem określonych wartości. Autorka jest dyrektorem biura Polskiego Związku Pracodawców Budownictwa

2 30 CERTYFIKAT DLA BIZNESU Roman Zadrożny Pierwszym i najważniejszym kryterium wyboru powinna być renoma jednostki certyfikującej. Duże międzynarodowe jednostki są rozpoznawalne na rynku dzięki swojemu zasięgowi i bardzo licznym zadowolonym klientom. Skala działania i referencje dają pewność, że podczas ocen/audytów wymagania będą interpretowane jednakowo dla każdej firmy niezależnie od jej lokalizacji. Jeśli chcemy porównywać się do najlepszych na świecie, to kryterium wydaje się mieć duże znaczenie. Myśl przyszłościowo Warto zastanowić się nad kierunkiem rozwoju naszej firmy. Wybór powinien paść na jednostkę, która pomoże nam w osiągnięciu wytyczonego celu. Należy zadać sobie pytanie, czy pierwsza certyfikacja będzie ostatnią w naszej firmie. Czy będziemy potrzebowali innych certyfikacji uzupełniających, np. naszych produktów, personelu? Warto więc związać się z jednostką o szerokim portfolio usług potwierdzania zgodności. Zakupy w jednym miejscu i u jednego partnera mają niewątpliwie uzasadnienie ekonomicznie. Największe jednostki certyfikacyjne wychodzą naprzeciw aktualnym potrzebom biznesowym, a nawet je wyprzedzają. Dopasowują swoje usługi do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego. Uzyskanie certyfikatu jednostki certyfikującej to nie tylko potwierdzenie wdrożonego systemu, lecz także identyfikacja z marką, za którą stoi określona tradycja i renoma Zwróć na to uwagę, zanim podejmiesz decyzję Wybór jednostki certyfikującej to proces, który prowadzi do ważnej decyzji. Decyzja o wyborze partnera biznesowego, który najlepiej spełni oczekiwania klienta i zapewni rozwiązanie dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa może mieć istotne znaczenie dla przyszłości organizacji. Dobry wybór może pomóc, ale zły może nawet wyrządzić szkody. Zadanie utrudnia liczba występujących na rynku jednostek certyfikujących systemy zarządzania oraz firm oferujących substytuty certyfikacji. Warto jednak poświęcić trochę czasu na analizę podstawowych kryteriów, które zminimalizują ryzyko źle podjętych decyzji. certyfikatu. Istotnym pytaniem jest zatem, co ma stanowić wartość dla certyfikowanego klienta cały proces certyfikacji, a zatem również wysoka jakość audytu, wysoka jakość obsług, czy też sam fakt pozyskania certyfikatu? Wartość dodana, którą przedsiębiorca uzyskuje wraz z prawidłowo przeprowadzoną certyfikacją systemu, to usprawnienie procesów zarządzania w przedsiębiorstwie, co w efekcie prowadzi do oszczędności zasobów firmy. Kiedy spojrzymy na certyfikację przez pryzmat inwestycji relatywnie wysoka cena usługi znajdzie swoje uzasadnienie. Zwrot z tej inwestycji jest możliwy, o ile jakość tej usługi jest na odpowiednim poziomie. Kompetencje audytorów Dokonując wyboru jednostki certyfikującej powinno się zwrócić uwagę na fakt czy jest ona akredytowana. Brak takiego potwierdzenia kompetencji może być dla posiadacza certyfikatu kosztowny. Ze względu na brak uznania takiego dokumentu przez klientów i konieczność ponownej certyfikacji w uznanej jednostce. A to oznacza zmarnowany czas i środki finansowe. Nowoczesne technologie istotnym elementem współpracy Renomowane jednostki certyfikujące przykładają dużą uwagę do nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Inwestycje w technologie internetowe, systemy obiegu dokumentów, zarządzania zasobami bardzo poprawiają komfort współpracy, znacznie przyspieszając cały proces certyfikacji. W przypadku tak złożonej usługi jest to bardzo dużym udogodnieniem i co najważniejsze zapewnia wysoką jakość obsługi klienta jednostki. Warto polegać na opiniach konkurencji Dokonując wyboru jednostki, która przez najbliższe lata będzie oceniać system zarządzania w naszym przedsiębiorstwie warto skorzystać również z doświadczenia i opinii innych firm. Naszą wiedzę na temat danej jednostki certyfikacyjnej możemy uzupełnić bezpośrednio u źródła, analizując dotychczas certyfikowane firmy i branże. Reputacja zarówno ta dobra, jak i ta zła tworzy się w oparciu o jakość implementacji wszystkich wyżej wymienionych kryteriów i wartości. Liderzy, którzy od wielu lat działają na rynku certyfikacji, znają wagę renomy i prestiżu oczekiwanego przez klientów. Największe jednostki certyfikacyjne wychodzą naprzeciw aktualnym potrzebom biznesowym, a nawet je wyprzedzają. Dopasowują swoje usługi do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego. Uzyskanie certyfikatu jednostki certyfikującej to nie tylko potwierdzenie wdrożonego systemu, lecz także identyfikacja z marką, za którą stoi określona tradycja i renoma. Autor jest prezesem zarządu DEKRA Certification Sp. z o.o. Za jakość trzeba zapłacić Cena jest wyznacznikiem jakości. Jeśli koszt certyfikacji, testu, potwierdzenia zgodności jest zbyt niski, niewątpliwie musi mieć to swoje przyczyny. Niestety, powodem niskiej ceny certyfikacji może być skrócenie czasu audytu, brak doświadczenia audytorów lub ocena przedsiębiorstwa niezgodna z obowiązującymi wymaganiami. Takie praktyki przekładają się na niską jakość usług oferowanych przez instytucję certyfikującą, brak renomy jednostki, a zatem i na wiarygodność samego Trzy kroki do przekonania W ostatnich latach w Polsce ma miejsce prawdziwy wysyp certyfikatów potwierdzających jakość czy rzetelność działania przedsiębiorstw. Ten fakt zarówno cieszy, jak i niepokoi. Dlaczego? Krzysztof Stadler Cieszy, że nareszcie polscy przedsiębiorcy zrozumieli ważność jakościowego działania. Nie konkurują już tylko ceną, a coraz częściej jakością oferowanych produktów i usług. Cieszy, że zabiegają o wysokie standardy zarządzania procesami, że wykazują podejście systemowe, że dbają o właściwe relacje z pracownikami i kooperantami. Taka postawa przekłada się na dobry produkt, a także pozytywny PR. Cieszy również, że polskie przedsiębiorstwa chcą wykazywać i potwierdzać swoje projakościowe nastawienie różnego rodzaju certyfikatami czy znakami jakości. Wzmagają one zaufanie klientów podczas decyzji o zakupie. Jednak czy wszystkie znaki jakości bądź rzetelności są rzeczywiście wartościowe? W tym momencie warto zadać pytanie, w jaki sposób odróżnić rzeczywiste potwierdzenie jakości od takiego, za którym nic nie stoi? Po czym poznać, że dane godło niesie ze sobą merytorykę, a nie jest tylko kupionym znaczkiem? Po pierwsze, transparentność Zawsze sprawdzajmy transparentność jednostki certyfikującej czy organizacji nadającej dane godło. Wejdźmy na jej stronę internetową (o ile ją w ogóle posiada). Sprawdźmy, czy znajduje się na niej regulamin, zapoznajmy się z jego treścią. Poszukajmy konkretnych osób stojących za daną inicjatywą. Sprawdźmy je pod względem kompetencji i predyspozycji niezbędnych do weryfikacji jakości. Jeżeli bez trudu uzyskamy powyższe informacje, osiągniemy poziom minimum w ocenie jednostki potwierdzającej jakość zaufanie. Po drugie, zaplecze merytoryczne Powinniśmy sprawdzić zaplecze merytoryczne wiszącego w firmie certyfikatu czy logotypu zdobiącego opakowanie produktu. Warto dotrzeć do informacji, jakie kryteria były brane pod uwagę przy ocenie ubiegającego się o certyfikat. Sprawdzić mierniki oceny. Dowiedzieć się, na podstawie jakich dokumentów dana firma uzyskuje certyfikat czy np. zobligowana jest do przedłożenia potwierdzenia na wdrożenie systemu ISO (bądź innego) oraz zaświadczeń od instytucji państwowych o przejrzystości finansowej. Sprawdźmy, czy te dokumenty i dane są rzeczywiście weryfikowane podczas wewnętrznego audytu. Jeśli tak jest, wchodzimy na drugi poziom oceny wartości certyfikatu zainteresowanie. Po trzecie, prestiż Zweryfikujmy wszystkie możliwie dostępne informacje stanowiące o tym, czy dany certyfikat/znak jakości jest prestiżowy. Co może o tym świadczyć? Chociażby historia i tradycja przyznawania certyfikatu czy godła i idące za tym doświadczenie przyznających. Dalej grono firm szczycących się certyfikatem. Sprawdźmy, czy są to przedsiębiorstwa małe, działające lokalnie czy może ogólnopolskie marki albo nawet międzynarodowe koncerny. O prestiżu danej inicjatywy świadczy także grono wspierających ją osób i organizacji. Dowiedzmy się, czy są wśród nich np. jednostki znane w Polsce czy nawet w całej Europie. Zdobycie takich informacji gwarantuje osiągnięcie najwyższego szczebla w ocenie certyfikatu, czyli przekonania. Z taką wiedzą sami bez trudu odpowiemy sobie na pytanie, które godła jakości są wartościowe. Autor jest prezesem zarządu Fundacji Qualitas, nadającej godła Jakość Roku

3 31 Budujemy siłę polskiej gospodarki Waldemar Sokołowski, prezes Rzetelnej Firmy Siła polskiej gospodarki leży w dobrze funkcjonujących, uczciwych i rzetelnych firmach. Niestety, polskie firmy aktualnie cechuje niski poziom moralności płatniczej, a przedsiębiorcy stosują zasadę ograniczonego zaufania do innych uczestników rynku, co przejawia się w niechęci do podjęcia współpracy czy wspólnych inicjatyw. Program Rzetelna Firma od pięciu lat stara się to zmienić. Przyznając przedsiębiorstwom certyfikaty potwierdzające jakość i rzetelność płatniczą, pokazuje komu można ufać i z kim współpracować. Ponadto, zrzeszając już ponad 50 tysięcy firm, jest silnym głosem polskich przedsiębiorców. Rzetelna Firma to nie tylko program certyfikujący, ale także organizacja zrzeszająca przedsiębiorców, których zachęca do pozytywnych postaw w prowadzeniu biznesu i kierowania się wartościami innymi niż zysk. A także występuje w ich imieniu. Reklama Wartości w biznesie Jak wynika z badania Rzetelnej Firmy przeprowadzonego wśród właścicieli firm, ponad połowa badanych (57,6 proc.) twierdzi, że przedsiębiorstwa powinny wdrażać zasady społecznej odpowiedzialności biznesu, a więc poza celami zarobkowymi wyznaczać także dodatkowe. Niestety to wciąż za mało. Wiele firm nie rozumie jeszcze, dlaczego tak ważne jest prowadzenie biznesu społecznie odpowiedzialnego. Słuchanie otoczenia może przynieść wymierne korzyści. Rozwijając bowiem swoje relacje z interesariuszami, dostawcami czy środowiskiem lokalnym podnosimy wartość przedsiębiorstwa. To w efekcie może przełożyć się na zysk. Dlatego staramy się uświadamiać uczestników naszego programu by w prowadzeniu biznesu kierowali się wartościami zawartymi w kodeksie etycznym Rzetelnych Firm. Każde przedsiębiorstwo, które chce przystąpić do programu jest zobowiązane do przestrzegania zapisów kodeksu. W przeprowadzonym przez nas badaniu polscy biznesmeni zostali również poproszeni o wskazanie wartości, które ich zdaniem powinny mieć największą wartość. Najczęściej wskazywali na troskę o jakość usług i satysfakcję klientów. Na drugim miejscu znalazła się wiedza i profesjonalizm, a na trzecim uczciwość i przejrzystość. To, że uczciwość, która powinna być podstawą każdego biznesu, znalazła się dopiero na trzecim miejscu, potwierdza, że w kwestii budowania kultury zaufania i kapitału społecznego wiele jest jeszcze do zrobienia. Kodeks etyczny Rzetelnych Firm 1. Wyznacz cel poza zyskiem 2. Traktuj klientów z szacunkiem 3. Dbaj o swoich pracowników 4. Zaangażuj się społecznie 5. Myśl o środowisku Wspieramy uczciwych Celem naszego programu jest wspieranie przedsiębiorczości opartej na wiarygodności, transparentności i rzetelności płatniczej polskich firm. Przedsiębiorcom, którzy m.in. zadeklarowali zgodę na stałą weryfikację wiarygodności finansowej i przedstawili dokumenty rejestrowe potwierdzające własną uczciwość, wystawiamy Certyfikat Rzetelności. Uwierzytelnia on firmę jako solidnego płatnika, a przy tym buduje jej reputację oraz wzmacnia pozytywny wizerunek. Powstanie programu certyfikującego jest naturalną odpowiedzią na zapotrzebowanie rynku, na którym niestety wciąż brakuje kooperacji przedsiębiorstw i zaufania. Rzetelna Firma, współpracująca z największym biurem informacji gospodarczej Krajowym Rejestrem Długów gwarantuje wiarygodne i aktualne poświadczenie rzetelności płatniczej uczestnika programu. Według badań MillwardBrown z grudnia 2013 roku Rzetelna Firma jest najbardziej rozpoznawalnym programem certyfikującym przedsiębiorców. Certyfikat Rzetelności posiada aktualnie ponad 50 tysięcy firm, co świadczy o tym, że zyskał on uznanie na rynku, a jego posiadanie traktowane jest jako przywilej, o który należy zabiegać i spełnić szereg wymagań. Firmy muszą się zrzeszać Rzetelna Firma oprócz tego, że przyznaje certyfikaty poświadczające wiarygodność i rzetelność płatniczą, stara się występować w imieniu przedsiębiorców do mediów oraz przedstawicieli władz. Organizowany corocznie Kongres Rzetelnych Firm wpisuje się w społeczną dyskusję na temat aspektów prawnych i organizacyjnych blokujących sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstw oraz ich rozwój. Owocem I Kongresu Rzetelnych Firm z 2012 roku było stworzenie 7 grzechów głównych polskiej administracji, a II Kongresu z 2013 roku Listy Absurdów Prawnych. Głos polskich przedsiębiorców został usłyszany i zaowocował zmianami w prawie m.in. zmianą w podatku VAT. Tegoroczna edycja, z uwagi na odbywające się w listopadzie wybory samorządowe, została poświęcona tematyce współpracy samorządów z biznesem. Jak pokazało przeprowadzone wśród uczestników Rzetelnej Firmy badanie, we wpływ samorządów lokalnych na rozwój przedsiębiorczości wierzy jedynie 36 proc. przedsiębiorców. A to zdecydowanie za mało, jeśli zależy nam na rozwoju lokalnych firm i polskiej gospodarki. Dlatego w imieniu mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw wystosowaliśmy Apel Rzetelnych Firm o szerszy dialog z lokalnym biznesem i wraz z raportem z badań wysłaliśmy go do samorządów. Mamy nadzieję, że nasz głos zostanie usłyszany. Jednym z postulatów organizowanego kongresu było zachęcanie przedsiębiorstw do zrzeszania się i kierowania swoich postulatów do władz regionalnych. Jeśli mały biznes chce być partnerem rozmów i móc konsultować najważniejsze decyzje władz regionalnych, musi się integrować. Zachęcamy przedsiębiorców do zmienienia nastawienia oraz większej aktywności w rozmowach z samorządami. Tylko relacje oparte na otwartości i dialogu mogą przyczynić się do rozwoju przedsiębiorczości w regionach. Rzetelnym Firmom, którym los polskiej gospodarki leży głęboko w sercu, bardzo na tym zależy.

4 32 CERTYFIKAT DLA BIZNESU Czym powinni kierować się przedsiębiorcy wybierając instytucję przyznającą certyfikat? Wybór właściwej dla nas jednostki certyfikacyjnej może nie być łatwy dla kogoś raczkującego w świecie certyfikacji. Warto zatem dobrze przeanalizować firmy i programy dostępne na rynku. Poniżej najważniejsze aspekty, na które powinniśmy zwrócić uwagę podczas wyboru jednostki certyfikującej. Bartłomiej Włodarski Kluczowym aspektem, który należy wziąć pod uwagę, jest to, jaką wartość będzie miał dla nas otrzymany od jednostki certyfikat. Oczywiście w tym miejscu skupiam się tylko na zewnętrznym walorze certyfikacji. Podstawą jest tutaj akredytacja. W Polsce jedyną uznaną jednostką akredytującą należącą do IAF (International Accreditation Forum) jest Polskie Centrum Akredytacji (PCA). Po pierwsze zatem, przedsiębiorca ubiegający się o certyfikację np. systemu zarządzania, powinien sprawdzić czy dana jednostka certyfikacyjna posiada akredytację PCA, lub inną zagraniczną. Wg prawa UE wszystkie uznane europejskie akredytacje są równoważne i muszą być wzajemnie uznawane. Jeśli chcemy zweryfikować czy dana akredytacja jest akredytacją uznaną wystarczy udać się na stronę internetową IAF i sprawdzić czy akredytator jest wymieniony na liście sygnatariuszy. Warto wiedzieć, że akredytacja przyznawana jest zawsze w pewnym zakresie. Na przykład dana jednostka certyfikacyjna może posiadać akredytację na certyfikację systemów zarządzania na zgodność z normą ISO 9001 i np. ISO , ale np. już nie ISO Co więcej nawet w obrębie danej normy akredytacja przyznawana jest dla każdego z 39 kodów branżowych oddzielnie. Dlatego aby mieć 100-proc. pewność czy certyfikacja będzie akredytowana, należy zweryfikować dokładnie zakres akredytacji danej jednostki. Wszystkie te informacje są oczywiście publicznie dostępne na stronach internetowych akredytatorów. W tym miejscu warto zaznaczyć, że każda jednostka certyfikująca, aby zdobyć akredytację dla danej normy i w danym kodzie branżowych (np. EA17 metale i wyroby metalowe), musi najpierw przeprowadzić minimum dwa procesy nieakredytowane, które po złożeniu stosownego wniosku będą przedmiotem oceny i podstawą udzielenia akredytacji. Oznacza to, wbrew informacjom podawanym na stronie PCA, że nie każda nieakredytowana jednostka (w danym zakresie) jest podejrzana. Może to oznaczać, że np. realizuje procesy nieakredytowane po to, by móc akredytację uzyskać. Akredytacja nie jest wymaganiem prawnym i nie zawsze jest wymaganiem rynkowym. W myśl zasady lepiej mieć niż nie mieć, warto oczywiście wybierać spośród jednostek akredytowanych. Wartość marketingowa certyfikatu związanego z marką jednostki Po przejściu punktu pierwszego należy rozważyć wartość marketingową i rozpoznawalność certyfikatów wstępnie wyselekcjonowanych jednostek. Jeśli np. eksportujemy na rynek francuski, być może cenniejszym dla nas będzie certyfikat jednostki francuskiej rozpoznawalnej na tamtym rynku. Cena i rzetelność oferty Aby móc ocenić ofertę danej jednostki warto wiedzieć z czego wynika cena usługi certyfikacji. Podstawą jest tutaj wyliczona dla danego procesu liczba dni audytu. Nie wchodząc w szczegóły, im większa firma i im bardziej skomplikowany proces (usługa) tym dłuższy audyt. Do tego dochodzą koszty dodatkowe, takie jak dojazd i zakwaterowanie audytora, przygotowanie raportu, wydanie certyfikatu itp. Przeglądając ofertę należy zatem sprawdzić czy proponowana cena zawiera w sobie wszystkie tego typu koszty. Wszystkie akredytowane jednostki podlegają pod takie same wymagania co do kalkulacji liczby dni audytu mogą jednak zdarzyć się rozbieżności. Jeśli jednostka A przekalkuluje długość audytu na np. cztery dni a jednostka B na jeden dzień, należy poważnie zastanowić się nad tą rozbieżnością i jakością potencjalnego audytu B. Dostępność i czas reakcji Ponieważ w certyfikacji systemów zarządzania umowy zawierane są na trzy lata, warto na ten okres wybrać firmę, z którą po prostu dobrze będzie się nam współpracować. Kadra audytorska, filozofia i wynikająca z niej wartość dodana audytów Choć ten element jest trudny do oceny na etapie wyboru jednostki certyfikującej, to bardzo istotnym jest to, kto faktycznie przyjedzie do firmy na audyt. Dobry audytor, który rozumie istotę audytu i cel któremu służy, potrafi swoją pracą wnieść dużo do organizacji firmy. Potrafi zidentyfikować i wskazać nie tylko ewentualne niezgodności z wymaganiami normy, lecz także obszary konieczne do doskonalenia, które w przyszłości mogłyby do takiej niezgodności doprowadzić. Audyt to bardziej coaching niż kontrola. To, z jakich audytorów korzysta dana jednostka, wynika z jej filozofii, podejścia do systemów zarządzania, rozumienia sensu i celu któremu certyfikacja służy. Dobra jednostka certyfikacyjna wniesie swoją pracą znacznie więcej niż tylko certyfikat. Autor jest wicedyrektorem BPIC Sp. z o.o. Dogłębna analiza przedsiębiorstwa Certyfikaty, przyznawane przez niezależne podmioty po dogłębnym audycie odpowiednich procesów przedsiębiorstwa, są dla klientów i kontrahentów gwarancją, że firma jest w stanie wykonać usługę zgodnie z obietnicą, w określonym czasie oraz zgodnie z normami jakościowymi, których klient oczekuje. Jednak w czasie, gdy praktycznie każda firma badawcza oraz większość wydawnictw branżowych oferuje różnego rodzaju programy certyfikujące, osobie nie znającej dogłębnie branży ciężko jest wyłowić naprawdę wartościowe znaki. Marcin Grygielski Na rynku coraz częściej spotykamy się z łowcami certyfikatów firmami, których prezesi i dyrektorzy uwielbiają wieszać na ścianie lub zamykać w gablocie kolejne trofea poświadczające wartość ich biznesu. Jednak biorąc pod uwagę ogromną liczbę dostępnych na rynku wyróżnień, tego typu strategia może wywrzeć wrażenie jedynie na niedoświadczonym partnerze biznesowym. Odpowiedni certyfikat, czyli jaki? Jak rozpoznać wartościowe certyfikaty? Oczywiście podstawowym czynnikiem jest niezależność podmiotu wydającego dane świadectwo. Warto zapytać o sposób przyznania świadectwa jeśli głównym warunkiem jest wniesienie opłaty wstępnej przez firmę zgłaszającą się do uczestnictwa w programie, wyróżnienie raczej nie budzi zaufania. Wartościowe certyfikaty powinien poprzedzać dogłębny audyt odpowiednich procesów przedsiębiorstwa. Podstawową normą, o którą warto zapytać każdego kontrahenta, jest ISO Określa ona wymagania dla systemu zarządzania jakością w organizacji. Do głównych wymagań normy ISO 9001 należą m.in.: wprowadzenie nadzoru nad dokumentacją i zapisami, zaangażowanie kierownictwa w budowanie systemu zarządzania jakością, usystematyzowanie zarządzania zasobami, ustanowienie procesów realizacji wyrobu, dokonywanie systematycznych pomiarów (zadowolenia klienta, wyrobów, procesów). Certyfikat ISO 9001 oznacza dla jego posiadacza takie korzyści jak krótszy czas wprowadzania produktów na rynek, zwiększoną wydajność, stałą jakość produktów oraz większe zadowolenie klientów. W branży telekomunikacyjnej możemy wymienić kilka znanych autorytetów, których wyróżnienia wpływają na rynkową pozycję firmy. Jest to między innymi firma badawczo-konsultingowa Frost & Sullivan, laboratorium testowe Miercom lub rozpoznawalna poprzez regularnie publikowane badania Kwadrant liderów firma Gartner. Wyróżnienia przyznawane przez te podmioty pozwalają na weryfikację wizji i kierunku rozwoju firmy, jak i potwierdzają innowacyjność wprowadzanych technologii. Stanowią najlepszą referencję dla klientów i kontrahentów firmy. Certyfikaty na nowe technologie Certyfikaty mają również duże znaczenie dla dynamicznie rozwijającego się rynku usług chmurowych. Chmura oznacza model udostępniania systemów IT zdalnie, w formie abonamentowej usługi. Jednym słowem, dostawca danego oprogramowania udostępnia klientowi wszystkie jego funkcje nie zmuszając go do zakupu licencji. Oprogramowanie jest zainstalowane na sprzęcie dostawcy i udostępniane klientowi poprzez sieć. Dostawca odpowiada za zarządzanie i administrację oprogramowania, co jest bardzo wygodną opcją dla użytkownika. Jednak chmura oznacza również przekazanie zewnętrznemu partnerowi różnego rodzaju danych wrażliwych, np. informacji o klientach firmy zawartych w systemie IT. Budzi to wśród przedsiębiorców duże obawy. Wystarczy, że przypadkowo przez jeden mały błąd ludzki wyciekną do konkurencji a przecież dostawca systemu obsługuje wiele firm z danej branży a klient poniesie stratę trudną do zrekompensowania. Odpowiednie certyfikaty posiadane przez dostawcę usługi oznaczają gwarancję spełniania standardów jakościowych, a zatem dodatkowy argument za podjęciem współpracy z danym partnerem. Gwarancja bezpieczeństwa Wartościowym certyfikatem określającym procedury wewnętrznej kontroli dla organizacji usługowych przetwarzających poufne dane swoich klientów takich jak firmy outsourcingowe lub dostawcy cloud computingu jest norma ISO/IEC standaryzująca systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji. Definiuje ona strategie zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz zawiera opis procedur, które należy stosować w celu ograniczenia ryzyka. Posiadanie tego certyfikatu gwarantuje klientom, że dane przechowywane w systemie dostawcy będą wystarczająco zabezpieczone. Autor jest dyrektorem regionalnym na rynek Europy Środkowej i Wschodniej, Interactive Intelligence

5 Na rynku coraz częściej spotykamy się z łowcami certyfikatów firmami, których prezesi i dyrektorzy uwielbiają wieszać na ścianie lub zamykać w gablocie kolejne trofea poświadczające wartość ich biznesu. Jednak biorąc pod uwagę ogromną liczbę dostępnych na rynku wyróżnień, tego typu strategia może wywrzeć wrażenie jedynie na niedoświadczonym partnerze biznesowym Najlepsze certyfikaty dla firm Podmiot wydający certyfikat Nazwa certyfikatu Opis certyfikatu 33 ERIF BUSINESS SOLUTIONS Sp. z o.o. Dun & Bradstreet Poland Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor Obserwatorium Zarządzania Certyfikat Pewny kontrahent Certyfikat Wiarygodności Biznesowej Firma Wiarygodna Finansowo Firma Przyjazna Klientowi Certyfikat wiarygodności Pewny kontrahent potwierdza stosowanie polityki bezpieczeństwa finansowego w zarządzaniu należnościami. Dzięki niemu firma stanie się wiarygodna finansowo w oczach potencjalnych i obecnych kontrahentów. Certyfikat przyznawany jest przez Kruk SA, portal VERIV oraz Rejestr Dłużników ERIF. O certyfikat mogą ubiegać się firmy i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą w dowolnej branży. Aby otrzymać certyfikat należy bezwzględnie spełnić określone kryteria: brak zgłoszonych zobowiązań w Rejestrze Dłużników, brak wystawionych na sprzedaż zobowiązań na Giełdzie Wierzytelności Działalność oraz działalność prowadzona co najmniej sześć miesięcy. Przyznany certyfikat wiarygodności podlega ciągłej aktualizacji, która jest prowadzona na bieżąco w trybie online. Wyróżnienie to nadawane jest przez Dun & Bradstreet Poland. Do grona uhonorowanych mogą należeć wyłącznie firmy o najwyższej i wysokiej ocenie stabilności wystawianej według D&B Poland. Wyróżnieni certyfikatem to firmy o danych finansowych dających gwarancję na wysoki poziom rentowności, zdolności i płynności finansowej, których poziom zadłużenia oraz zarejestrowanych przeterminowanych płatności jest znikomy. Certyfikat Wiarygodności Biznesowej daje gwarancję, że jego właściciel jest wiarygodnym kontrahentem, z którym warto nawiązywać kontakty handlowe. Wyróżnienie przyznawane przez D&B Poland honorowane jest na całym świecie i przyczynia się do zwiększenia atrakcyjności rynkowej firmy. Ocena wiarygodności i stabilności firmy wystawiana jest na podstawie analizy moralności płatniczej według programu DunTrade, analizy wskaźników finansowych ostatnich dostępnych sprawozdań finansowych oraz największej w Polsce bazie relacyjnej powiązań korporacyjnych i osobowych. Certyfikat Firma Wiarygodna Finansowo to świadectwo rzetelności i solidności w biznesie. Dokument potwierdza, że dany przedsiębiorca jest godnym zaufania partnerem biznesowym, regulującym terminowo swoje zobowiązania oraz kierującym się zasadami fair play. Jest to jedyny tego typu certyfikat na rynku wydawany w oparciu o kilka baz danych: rejestr dłużników BIG, baza Biura Informacji Kredytowej, system BANKOWY REJESTR Związku Banków Polskich. Program buduje wzajemne zaufanie pomiędzy przedsiębiorcami. Skupia firmy, które weryfikują i uznają wiarygodność swoich kontrahentów oraz akceptują Deklarację Uczestnika Programu, w której zapisane są powinności uczestników, takie jak: przestrzeganie prawa i zasad odpowiedzialnego biznesu, terminowe regulowanie wszelkich zobowiązań, brak znaczącego zadłużenia firmy mogącego skutkować utratą płynności finansowej etc. Firma Przyjazna Klientowi to program badawczo-certyfikacyjny, którego celem jest ocena satysfakcji klientów i prawdopodobieństwo rekomendacji firmy. Firma Przyjazna Klientowi to nagroda od klientów firmy za wysoką jakość współpracy przyznawana na podstawie wyników niezależnych badań przeprowadzanych przez organizatora Fundację Obserwatorium Zarządzania. Godło Firma Przyjazna Klientowi jest przyznawane laureatom na okres 12 mies. Podstawą procesu certyfikacyjnego Programu Firma Przyjazna Klientowi jest badanie doświadczeń i satysfakcji klientów firmy. Badanie realizowane jest przy użyciu wystandaryzowanego kwestionariusza badającego cztery obszary: zadowolenie klientów, satysfakcja ze współpracy, jakość obsługi, prawdopodobieństwo rekomendacji. Kwestionariusz Firma Przyjazna Klientowi dostosowywany jest do specyfiki działalności firmy. Godło Firma Przyjazna Klientowi przyznawane jest firmie w przypadku, gdy spełnione są następujące warunki: - całościowy indeks wynosi minimum 85 proc. pozytywnych ocen, - pozytywne oceny w każdym z badanych obszarów wynoszą minimum 80 proc. FUNDACJA QUALITAS Jakość roku Certyfikat to słowo-klucz, które otwiera wiele drzwi, a jego posiadanie to niemalże gwarancja odniesienia sukcesu w biznesie. W czasach, gdy konkurencja na rynku jest tak duża ogromną uwagę przywiązujemy nie tylko do tego, jaki jest standard usług proponowanych przez daną firmę czy tego, jak oceniana jest współpraca z konkretnym, interesującym nas przedsiębiorstwem, lecz przede wszystkim do faktu, czy mamy do czynienia z wypłacalną i uczciwą firmą, która posiada płynność finansową umożliwiającą współpracę. Certyfikaty rzetelności Jakość roku to specjalistyczny dokument, który przyznawany jest we współpracy z Polskim Związkiem Windykacji oraz serwisem dlugi.info. Aby otrzymać taki dokument, trzeba zgłosić swoją firmę do postępowania kwalifikacyjnego, wysyłając jej dane na odpowiedni adres oraz poddać się weryfikacji prowadzonej przez naszych partnerów i wykazać się po prostu rzetelnością. ATLANTIS-ART Laur Zaufania Celem programu jest stała promocja firm w internecie i na trudnym rynku finansowym. Poprzez program promujemy firmy, które wyróżniają się transparentnością, wiarygodnością i rzetelnością, budując tym samym zaufanie. Program skierowany nie tylko jest do firm, lecz także do podmiotów i instytucji państwowych i prywatnych. Aby dany podmiot mógł otrzymać ten certyfikat musi spełniać konkretne warunki: brak wpisu w krajowej bazie dłużników, brak wyroków sądowych dotyczących nieuregulowanych należności, brak wyroków dotyczących upadłości, przestrzeganie praw klienta oraz respektowanie zobowiązań reklamacyjnych. Weryfikacja zgłoszenia trwa do 48h, a decyzja o przystąpieniu do programu Laur Zaufania jest rozpatrywana przez gremium komisji programu do 7 dni. Instytut Badań nad Demokracją i Przedsiębiorstwem Prywatnym Przedsiębiorstwo Fair Play Program ma na celu promocję etyki w działalności gospodarczej (rozumianej jako zespół norm rzetelnego postępowania we wzajemnych relacjach przedsiębiorców z klientami, kontrahentami etc.), wspieranie rozwoju firm poprzez promowanie przedsiębiorstw działających zgodnie z prawem i zasadami etyki oraz poprawianie wizerunku przedsiębiorstw polskich poprzez promowanie w środkach masowego przekazu firm, które rzetelnie, zgodnie z zasadami etyki, prowadzą działalność gospodarczą. Do programu mogą się zgłaszać wszystkie firmy działające, zarejestrowane i posiadające siedzibę w Polsce, prowadzące swoją działalność co najmniej przez cały rok kalendarzowy poprzedzający daną edycję. Ponadto, firmy zobowiązane są do wypełnienia formularzy rejestracyjnych, w których muszą odpowiedzieć na pytania m.in. z zakresu terminowości spłat wszelkich zobowiązań i wynagrodzeń, relacji firmy z pracownikami, czy udziału przedsiębiorstwa w akcjach charytatywnych. Prawdziwość odpowiedzi udzielonych przez firmę jest sprawdzana przez organizatorów i przedstawicieli instytucji współpracujących. Rzetelna Firma Rzetelna firma Certyfikat Rzetelności jest przyznawany w ramach programu Rzetelna Firma i jest stale aktualizowaną informacją o solidności i wypłacalności firmy. Celem programu jest wspieranie przedsiębiorstw w budowaniu reputacji, wzmocnienia pozytywnego wizerunku oraz wyróżnienia spośród konkurencji. Dokument poświadcza wiarygodność, transparentność i rzetelność płatniczą firmy. Certyfikat jest dostępny w formie online (24h / 7 dni w tygodniu) oraz offline w wersji papierowej. W każdej chwili istnieje możliwość sprawdzenia aktualności certyfikatu danej firmy, bez względu na to, czy firma ma swoją stronę internetową czy jej nie ma. Stała aktualizacja oparta o pochodzące z rynku dane przetwarzane przez Krajowy Rejestr Długów BIG SA i Rzetelną Firmę Sp. z o.o. sprawia, że Certyfikat Rzetelności jest obiektywną i aktualną informacją o przejrzystych zasadach działania przedsiębiorstwa. Program Rzetelna Firma prowadzony jest pod patronatem Krajowego Rejestru Długów, który rekomenduje współpracę wyłącznie z Rzetelnymi Firmami. Solidna firma Wiarygodna Firma Sp. z o.o. Certyfikat Solidna firma Wiarygodna firma Certyfikat Solidna firma to specjalne wyróżnienie dla firm, poświadczające rzetelność i wiarygodność przedsiębiorstwa. Certyfikaty opatrzone są oryginalnymi podpisami członków kapituły programu. Za druk certyfikatów odpowiada Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych. Na certyfikatach odciskana jest sucha pieczęć programu. Program Solidna firma od momentu inauguracji w 2002 r. wspiera i promuje rzetelne firmy, zarazem poddając je weryfikacji i tworząc bazę godnych zaufania przedsiębiorstw. Otrzymanie prestiżowego certyfikatu Solidna firma, poświadczającego rzetelność i wiarygodność firmy wiąże się z korzyściami, takimi jak promocja firmy w prasie ogólnopolskiej i lokalnej, telewizji oraz akcjach outdoorowych. Możliwość udziału w szkoleniach, seminariach i spotkaniach. Wsparcie budowy pozytywnego wizerunku firmy. Certyfikat Wiarygodnej firmy to wyróżnienie oraz oznaka prestiżu, która dostępna jest jedynie dla przedsiębiorstw oferujących usługi wysokiej jakości oraz regulujących swoje zobowiązania bez opóźnień. Przystąpienie do programu daje szansę na wyróżnienie wśród konkurencji, podkreślenie wysokiego poziomu swojej działalności oraz zwiększenie zaufania potencjalnych klientów. Certyfikat odnawiany jest pierwszego dnia każdego miesiąca i ważny jest przez 30 dni. Jego przedłużenie następuje po potwierdzeniu istnienia firmowego konta bankowego. Certyfikat to również potwierdzenie wiarygodności biznesowej. Za pomocą opinii zbieranych przy wizytówce firmowej można poinformować nowych potencjalnych klientów o przebiegu wcześniejszych transakcji. Certyfikat Wiarygodna firma to także forma ubezpieczenia od wysokich kosztów windykacji należności od nierzetelnych kontrahentów. Przystąpienie do tego programu umożliwia korzystanie z rabatów na usługi windykacji oraz prawniczych. Źródło: Oprac. własne