Konsultacje Zasad systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Grudzień 2008

Transkrypt

1 Konsultacje Zasad systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Grudzień 2008 Lp. Podmiot zgłaszający Rozdział dokumentu/formularz, którego dotyczy uwaga Treść uwagi Stanowisko Instytucji Zarządzającej 1 2 Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Formularz Sprawozdania z realizacji Działania Przebieg realizacji Działania, pkt. 1.A Opis przebiegu realizacji Działania w okresie objętym sprawozdaniem wraz z analizą postępów Formularz Sprawozdania z realizacji Działania instrukcja dot. projektów systemowych Przebieg realizacji Działania, pkt. 1.A Opis przebiegu realizacji Działania w okresie objętym sprawozdaniem wraz z analizą postępów Zwracamy się z prośbą o uszczegółowienie instrukcji dot. przykładów projektów realizujących zasadę komplementarności w bieŝącym okresie sprawozdawczym Do których projektów naleŝy odnosić wsparcie realizowane w ramach działania objętego sprawozdaniem? Do projektów realizowanych w ramach tego samego działania czy Poddziałania, do projektów realizowanych w ramach PO KL czy np. RPO lub innych Programów? Zapisy umowy ramowej, dot. dofinansowania projektów systemowych PUP nie obligują Beneficjentów do przedkładania informacji dot. zamieszczenia informacji o ogłoszonych przetargach, zamkniętych procedurach przetargowych, wyłonionych wykonawcach, realizowanych przedsięwzięciach/inwestycjach w związku z tym, WUP w Gdańsku nie posiada ww. danych. PowyŜsze pociąga za sobą konieczność zobligowania PUP do dostarczenia ww. informacji w celu wywiązania się z obowiązków sprawozdawczych. Instrukcje zapisane w formularzach zostaną doprecyzowane w tym zakresie. Uwaga niezasadna. Przedmiotowe informacje powinny wynikać z postępu rzeczowego przedstawianego w ramach wniosków o płatność. 1

2 3 Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Formularz Sprawozdania z realizacji Działania Nieprawidłowa numeracja części. Część VI sprawozdania powinna być V a część VII być VI Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Formularz Sprawozdania z realizacji Działania pkt Wartość udzielonej pomocy publicznej w ramach Działania (w PLN) Formularz Sprawozdania z realizacji Działania załącznik nr 2 Formularz Sprawozdania z realizacji Działania załącznik nr 4 W poniŝszej tabeli wartość pomocy publicznej powinna być wyliczona na podstawie zatwierdzonych wniosków o płatność oraz pomniejszona o zwroty dokonane przez beneficjentów. Problem pojawia się w 2 sytuacjach (przykład z poddziałania 6.1.3): 1. w momencie, gdy we wniosku beneficjenta o płatność nie występują wydatki objęte pomocą publiczną a występuje korekta finansowa dotycząca pomocy publicznej, to czy wówczas we wniosku beneficjenta o płatność w pkt. (9b) naleŝy wpisać, iŝ wartość pomocy wynosi zero czy wpisać wartość ujemną; 2. w momencie, gdy we wniosku beneficjenta o płatność występuje korekta finansowa dotycząca pomocy publicznej w kwocie wyŝszej niŝ wartość na jaką opiewa wniosek, kwota zatwierdzenia wyniesie zero a róŝnicę naleŝy zwrócić na konto Dysponenta FP, to czy wówczas we wniosku beneficjenta o płatność w pkt. (9b) naleŝy wpisać, iŝ wartość pomocy wynosi zero czy wpisać wartość ujemną. Problem ten wynika z faktu, iŝ w KSI nie moŝna wpisywać wartości ujemnych, co wiąŝe się z tym, iŝ wartość pomocy publicznej w KSI będzie większa niŝ ta którą naleŝy wykazać w Sprawozdaniu z realizacji Działania. Wartość wskaźników prezentujących liczbę osób, które zakończyły udział w projektach powinny być zbieŝne z wartościami wykazanymi z tabeli Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach Działania zamiast słowa Tabeli powinno być Załącznika nr 3 Jest : tabela 2 stanowi uszczegółowienie informacji przekazanych w ramach tabeli 1 Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach Działania, powinno być : Tabela stanowi uszczegółowienie informacji przekazanych w ramach załącznika nr 3 Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach Działania 1. Korektę finansową naleŝy rozliczyć w kolejnym wniosku o płatność, którego wartość wydatków pozwala na rozliczenie pełnej wartości korekty finansowej. 2. Jw. Jednocześnie, naleŝy zakładać, iŝ sytuacja opisana w pkt. 2 moŝe występować szczególnie w początkowym okresie udzielania pomocy publicznej. 2

3 Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Formularz Sprawozdania z realizacji Działania załącznik nr 5 Formularz Sprawozdania z realizacji Działania załącznik nr 6 Formularz Sprawozdania z realizacji Działania załącznik nr 9 Wniosek Beneficjenta o Płatność załącznik nr 2 Wniosek Beneficjenta o Płatność załącznik nr 2 Tabela 5 Informacje uwzględniane w niniejszej tabeli stanowią uszczegółowienie informacji przedstawionych w tabeli 1 Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach działania - zamiast słowa tabeli 1 powinno być załącznika nr 3 Jest : Informacje uwzględniane w niniejszej tabeli stanowią uszczegółowienie informacji przedstawionych w tabeli 1 Przepływ uczestników projektu, powinno być : Informacje uwzględniane w niniejszej tabeli stanowią uszczegółowienie informacji przedstawionych w załączniku nr 3 Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach działania Nagłówek w tabeli Wartość środków przekazanych beneficjentom w formie zaliczki, a następnie wydatkowanych przez beneficjentów i uznanych za kwalifikowane przez właściwe instytucje zamiast słowa kwalifikowalane powinno być kwalifikowalne Niepotrzebne powielanie Instrukcji co miesiąc do wypełniania poszczególnych tabel od 1 do 6 W Instrukcji opisano, Ŝe ( ) ilekroć w opisie Priorytetów II o VIII jest mowa o przedsiębiorcy( ) proszę o sprecyzowanie: 1) czy tak samo naleŝy rozumieć przedsiębiorcę w ramach Priorytetu VI, poniewaŝ zgodnie z pismem z MRR nr DZF-VI DD/08/7780 z dnia 25 lipca 2008r. w ramach Priorytetu VI Poddziałanie naleŝy równieŝ wypełniać tabelę 5, 2) czasu od kiedy dany przedsiębiorca został objęty wsparciem czy będzie to okres podpisania umowy z przedsiębiorcą, 3) czy oprócz doposaŝenia i wyposaŝenia stanowiska pracy naleŝy równieŝ brać pod uwagę w ramach Poddziałania liczbę przedsiębiorców, z którymi zawarto umowy o subsydiowane zatrudnienie, 4) czy osoby, które rozpoczynają działalność gospodarczą (otrzymują Co do zasady, instrukcje zawarte w tabelach lub bezpośrednio nad tabelami w formularzu sprawozdawczym słuŝyć mają beneficjentowi. Nie ma obowiązku przedstawiania ich w wypełnionym formularzu. 1. Tak. Zapisy instrukcji zostaną uzupełnione. 2. Za moment przyznania pomocy dla przedsiębiorcy naleŝy uznać moment podpisania z nim umowy o doposaŝenie i wyposaŝenie stanowiska pracy (zgodnie z Zasadami udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL). 3. Przedsiębiorstwa, z którymi podpisano umowy ws. subsydiowania zatrudnienia 3

4 12 Wojewódzki Pracy w Gdańsku (IP II stopnia) Wniosek Beneficjenta o Płatność załącznik nr 2 Tabela 6 jednorazowe środki na rozpoczęcie działalności gospodarczej) naleŝy równieŝ wykazywać w tabeli 5. WUP w Gdańsku uwaŝa, ze nie poniewaŝ w dniu objęcia wsparciem, beneficjent nie jest jeszcze przedsiębiorcą. JeŜeli jednak naleŝy wykazywać, to jaki dzień naleŝy brać pod uwagę datę podpisania deklaracji czy teŝ datę rozpoczęcia działalności gospodarczej? Wątpliwość w sprawie dotacji na rozpoczęcie działalność gospodarczej powstała, poniewaŝ wypełniając tabelę dot. udzielonej pomocy publicznej, która wypełniana jest dla celów Działania na podstawie Pani D. Domańskiej wskazano, aby uwzględniać w niej dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej. 1) W Instrukcji opisano m.in., Ŝe naleŝy monitorować wszystkie wskaźniki, które Beneficjent określił we wniosku o dofinansowanie. Co dokładnie to oznacza? Czy oznacza, Ŝe naleŝy monitorować wskaźniki określone w rezultatach Wniosku o dofinansowanie pkt 3.4, czy określonego w ramach całego wniosku (zarówno pkt 3.3 Działania i pozostałej części wniosku)? - bardzo uciąŝliwe będzie monitorowanie wszystkich wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie, poniewaŝ kaŝdy Beneficjent indywidualnie określa róŝne wskaźniki, które chciałby monitorować w rozbiciu na detale np. określa poszczególne wsparcie liczbę osób skierowanych do pracy bezrobotnych w tabeli dot. przedsiębiorstw, które przystąpiły do projektu, nie są wykazywane. Niemniej, wartość wypłaconych środków refundujących koszty zatrudnienia skierowanych bezrobotnych stanowi pomoc publiczną i naleŝy wykazać ją w tabeli dot. pomocy publicznej. 4. Nie. W przedmiotowej tabeli monitorowane jest wsparcie udzielane przedsiębiorcom. Osoba fizyczna chcąca rozpocząć działalność gospodarczą nie jest przedsiębiorcą. 5. Jw. jednocześnie, naleŝy zauwaŝyć, iŝ zgodnie z Zasadami udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej jest formą pomocy de minimis. Ad. 1 Tak, IW odpowiada za monitorowanie wszystkich wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie, w tym w pkt. 3.4 Rezultaty. Jednocześnie, naleŝy zauwaŝyć, iŝ za kształt wniosku przyjętego do realizacji wniosku o dofinansowanie odpowiada Instytucja Pośrednicząca II stopnia. 4

5 objętych poszczególnym wsparciem a następnie rozbija kaŝdą formę wsparcia na inne wskaźniki, np. ile osób otrzyma zaświadczenie o ukończeniu staŝu, ile osób podejmie pracę po staŝu itd. Czy to teŝ naleŝy monitorować i w jaki sposób (czy moŝna dopisać lp. 6 Inne wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie)? Najlepszym rozwiązaniem byłoby monitorowanie "Innych wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie" tzw. alternatywnych wskaźników tj. np. w ramach Poddziałania naleŝałoby określać tylko liczbę osób objętych poszczególnymi formami wsparcia: - ile osób objęto wsparciem w ramach staŝy, - ile osób objęto wsparciem w ramach przygotowania zawodowego, - ile osób objęto wsparciem w ramach prac interwencyjnych, - ile osób objęto wsparciem w ramach szkolenia, - ile osób objęto wsparciem w ramach doposaŝenia i wyposaŝenia stanowiska pracy. Nie monitorowalibyśmy w lp. 6 liczby osób, które uzyskały środki na rozpoczęcie działalności gospodarczej, poniewaŝ monitorowany ten wskaźnik jest w lp. 4. Natomiast poszczególnych form wsparcia nie monitorowalibyśmy w rozbiciu na detale, które opisano we wniosku o dofinansowanie np. Lp. 6. Inne wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie: - liczba osób, która w wyniku udziału w projekcie podjęła zatrudnienie, - liczba osób, która w wyniku udziału w projekcie podjęła samo zatrudnienie, - liczba osób objętych wsparciem w postaci szkoleń: - w tym osoby bezrobotne do 25 roku Ŝycia, - w tym osoby długotrwale lub kobiety, które nie podjęły zatrudnienia po urodzeniu dziecka, Wskaźniki indywidualne określone przez Beneficjenta nie są agregowane na poziom Działania i wyŝszy. 2) JeŜeli wskazana forma wsparcia jest realizowana w ramach projektu, naleŝy to uwzględnić we wskaźnikach monitorowanych we wniosku o płatność. 3) NaleŜy odnieść się do metodologii wyliczania wskaźnika przedstawionej w Podręczniku wskaźników PO KL ) Jw. 5

6 - w tym osoby bezrobotne powyŝej 50 roku Ŝycia, - w tym osoby bezrobotne bez kwalifikacji zawodowych, bez doświadczenia zawodowego lub bez wykształcenia średniego, - w tym osoby bezrobotne samotnie wychowujące co najmniej jedno dziecko do 18 roku Ŝycia, - w tym osoby bezrobotne, które po odbyciu kary pozbawienia wolności nie podjęły zatrudnienia, - w tym osoby bezrobotne, niepełnosprawne - liczba osób objęta wsparciem w postaci staŝy: - w tym osoby bezrobotne do 25 roku Ŝycia, - w tym osoby bezrobotne bez kwalifikacji zawodowych, bez doświadczenia zawodowego lub bez wykształcenia średniego, - liczba osób objęta wsparciem w postaci przyznania jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej: - w tym osoby bezrobotne długotrwale lub kobiety, które nie podjęły zatrudnienia po urodzeniu dziecka, - w tym osoby bezrobotne bez kwalifikacji zawodowych, bez doświadczenia zawodowego lub bez wykształcenia średniego, - w tym osoby bezrobotnie samotnie wychowujące co najmniej jedno dziecko do 18 roku Ŝycia. WyŜej opisany sposób ma Państwu przedstawić jak rozlegle kaŝdy z Beneficjentów moŝe określać wskaźniki we wniosku o dofinansowanie. 2) Czy w przypadku, gdy w ramach projektu we wniosku o dofinansowanie PUP określił "liczbę osób, które zostały objęte Indywidualnym Planem Działania", ale w ramach projektu nie jest to finansowane naleŝy monitorować ten wskaźnik? 3) Ostatnie pytanie do tabeli 6 dotyczy wykazywania "liczby osób znajdujących się w trudnej sytuacji na rynku 6

7 pracy", czy naleŝy brać pod uwagę równieŝ osoby wymienione w art. 49 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy: 1) Bezrobotnych do 25 roku Ŝycia, 2) Bezrobotnych długotrwale lu kobiet, które nie podjęły zatrudnienia po urodzeniu dziecka, 3) Bezrobotnych powyŝej 50 roku Ŝycia, 4) Bezrobotnych bez kwalifikacji zawodowych, bez doświadczenia zawodowego lub bez wykształcenia średniego, 5) Bezrobotnych samotnie wychowujących co najmniej jedno dziecko do 18 roku Ŝycia, 6) Bezrobotnych, którzy po odbyciu kary pozbawienia wolności nie podjęli zatrudnienia, 7) Bezrobotnych niepełnosprawnych? W tym przypadku liczba ta nie będzie stanowić sumy podpunktów a - c). 13 MEN Zasady systemu sprawozdawczości PO KL/Rozdział 3. Ogólne zasady 4) Czy teŝ naleŝy tu wskazać tylko sumę liczby osób wymienionych w pkt. od a) do c) tj. a) w tym liczba osób niepełnosprawnych, b) w tym liczba osób długotrwale bezrobotnych, c) w tym liczba osób z terenów wiejskich. Proszę o wyjaśnienie, czy Punkt 7 dotyczy projektów systemowych realizowanych w ramach III Priorytetu. MEN jest beneficjentem systemowym dla kilku projektów o okresie realizacji: - od jednego roku (np. poddziałanie Program wzmocnienia efektywności systemu nadzoru pedagogicznego i oceny jakości pracy szkoły etap I, poddziałanie Doskonalenie podstawy programowej wychowania przedszkolnego oraz kształcenia ogólnego w poszczególnych typach szkół pod kątem jej zgodności z wymogami gospodarki opartej na wiedzy) z rocznym okresem realizacji, na przełomie roku budŝetowego do, - do trzech lat (np. poddziałanie Ogólnopolskie kampanie upowszechniające model uczenia się przez całe Ŝycie). 7

8 14 MEN Sprawozdanie/Korekta Priorytetu / część II Przebieg realizacji Priorytetu Część 1.A. Opis przebiegu ( ) PROJEKTY SYSTEMOWE (jeśli dotyczy) proszę o wyjaśnienie czy zapis ten dotyczy projektów systemowych realizowanych przez IP czy równieŝ realizowanych przez beneficjentów systemowych W przypadku Priorytetu III nie mamy moŝliwości uzyskania wszystkich wymienionych w konsultowanych formularzu informacji od beneficjentów systemowych w ramach wniosku beneficjenta o płatność. Jak dokładne mają być informacje o wyłonionych w ramach przetargów Wykonawcach? Zapisy instrukcji zostaną doprecyzowane w tym zakresie. 15 UMWP DEFS Informacja miesięczna, Tabela 4.Protesty, kolumna 3 W instrukcji naleŝałoby dopisać, Ŝe w IP w nawiasie podają liczbę protestów zgłoszonych do IP 2. Uwaga odrzucona. 16 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania str 1. NaleŜałoby dopisać, Ŝe moŝna dokonać korekty tylko załączników bez konieczności przesyłania całego sprawozdania, w przypadku, kiedy zmiany w załączniku nie powodują niezgodności z wcześniej przekazaną treścią Uwaga niezasadna. Przedmiotowy zapis jest juŝ zawarty w instrukcjach w formularzach. 17 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania str 1. NaleŜałoby dopisać, Ŝe dane finansowe naleŝy przedstawić przy uŝyciu separatora (nie tylko w załącznikach, ale równieŝ i w treści) Uwaga odrzucona. 18 UMWP DEFS 19 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania II.PRZEBIEG REALIZACJI DZIAŁANIA,1A Sprawozdanie z Działania II.PRZEBIEG REALIZACJI DZIAŁANIA,1B Rozwiązania mające na celu dotrzymania zasady komplementarności moŝe naleŝałoby doprecyzować opis W ostatnim wypunktowaniu naleŝy usunąć jedną kropkę. Uwaga odrzucona. Zasada komplementarności oraz obowiązki wynikające z tego tyt. dla IP i innych instytucji zaangaŝowanych w realizację PO KL szczegółowo opisane zostały w PO KL. 8

9 20 UMWP DEFS 21 UMWP DEFS 22 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania II.PRZEBIEG REALIZACJI DZIAŁANIA, 3.2 Analiza stopnia osiągnięcia zakładanych wartości wskaźników w okresie objętym sprawozdaniem Sprawozdanie z Działania IV.INFORMACJA O ZGODNOŚCI REALIZACJI DZIAŁANIA PRAWODAWSTWEM Sprawozdanie z Działania VI.2.1 Wartość udzielonej pomocy publicznej w ramach Działania (w PLN) W wyjaśnieniu naleŝy poprawić z Działąniu na Działaniu Powinno być-v 1.W wyjaśnieniu napisano, Ŝe wartość pomocy publicznej powinna być wyliczona na podstawie zatwierdzonych wniosków o płatność oraz pomniejszona o zwroty dokonane przez beneficjentów. Co naleŝy zrobić w przypadku kiedy beneficjent w kolejnym wniosku dokonuje korekty udzielonej, w poprzednim okresie, pomocy publicznej a w tym wykazuje wartość udzielonej 0.KSI sam wylicza wartość narastająco i nie ma moŝliwości wpisania kwoty z minusem. Co naleŝy wpisać do tej tabeli? wartość skorygowaną będzie to niespójne z KSI. 2.NaleŜy podać numery kolumn w tabeli. 1. Stosowne wyjaśnienia zostaną przedstawione w notatce słuŝbowej ze spotkania w sprawie KSI SIMIK 07-13, które miało miejsce w dniu 16 grudnia br UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania Załączniki Ogólna uwaga do załączników-w wyjaśnieniach powołano się na numery tabel, a tabele nie są ponumerowane 24 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania Załącznik 1. W wyjaśnieniu napisano, Ŝe wartość wyliczyć naleŝy na podstawie przyjętych do realizacji wniosków o dofinansowanie- naleŝy doprecyzować czy chodzi o podpisane juŝ umowy czy wystarczy, wpisać np. wnioski z listy rankingowej, które zostaną przyjęte do realizacji. Zapis instrukcji zostanie doprecyzowany. 9

10 25 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania Załącznik nr 2. Co naleŝy zrobić, kiedy w PD wartości docelowe na rok 2013 określono inaczej niŝ w SzOP Odp. W sprawozdaniach naleŝy odnosić się do wartości docelowych określonych w dokumentach programowych. 26 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania Załącznik 3.Uwaga W pierwszym wypunktowaniu naleŝy poprawić projektavch na projektach 27 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania Załącznik 4. W wyjaśnieniu napisano Tabela 2 stanowi uszczegółowienie informacji przekazanych w tabeli 1 Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach Działania: -tabele nie mają nadanego numeru, -naleŝy doprecyzować, Ŝe chodzi o informacje przekazane w Załączniku 3 nie w tabeli 1 (brak numeracji tabel) 28 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania Załącznik 5. W wyjaśnieniu odwołano się do tabeli 1 Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach DziałanianaleŜy doprecyzować, Ŝe chodzi o informacje przekazane w Załączniku 3 nie w tabeli 1 (brak numeracji tabel) 29 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania Załącznik 6. W wyjaśnieniu odwołano się do tabeli 1 Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach DziałanianaleŜy doprecyzować, Ŝe chodzi o informacje przekazane w Załączniku 3 nie w tabeli 1 (brak numeracji tabel) 30 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania Załącznik 8. 1.W opisie podano W kolumnach nr 1-4 naleŝy uwzględnić podpisane umowy i/lub wydane decyzje o dofinansowanie w ramach Działania od początku jego realizacji : -naleŝy doprecyzować opis, Ŝe : w bieŝącym okresie sprawozdawczym ; -naleŝy doprecyzować opis dot. kolumny 3 i 4 naleŝy wpisać czy dotyczy to okresu sprawozdawczego czy narastająco. 2.Poprawić w wyjaśnienie dot, kolumny 5-10 z Działąnia na Działania

11 31 UMWP DEFS Sprawozdanie z Działania Załącznik 9. Informację na temat przekazanych zaliczek wpisuje się do KSI przy okazji rozliczania wniosku beneficjenta o płatność, czy chodzi tu o tę kwotę? MoŜe naleŝałoby doprecyzować instrukcję. Uwaga uwzględniona instrukcja zostanie doprecyzowana. 32 UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu str 1. NaleŜałoby dopisać, Ŝe moŝna dokonać korekty tylko załączników bez konieczności przesyłania całego sprawozdania, w przypadku kiedy zmiany w załączniku nie powodują niezgodności z wcześniej przekazaną treścią. Uwaga niezasadna. Jw. pkt UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu II.PRZEBIEG REALIZACJI PRORYTETU,1A Rozwiązania mające na celu dotrzymania zasady komplementarności moŝe naleŝałoby doprecyzować opis Jw. pkt UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu II.PRZEBIEG REALIZACJI PRORYTETU, pkt 3.2 W opisie podano, Ŝe naleŝy odnieść się do wartości docelowych (2013)- czy naleŝy odnieść się do PD czy do Szop, w PD zostały określone inne wskaźniki docelowe niŝ na poziomie Szop. Jw. pkt UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu IV.INFORMACJA O ZGODNOŚCI REALIZACJI DZIAŁANIA PRAWODAWSTWEM, PKT W wyjaśnieniu napisano, Ŝe wartość pomocy publicznej powinna być wyliczona na podstawie zatwierdzonych wniosków o płatność oraz pomniejszona o zwroty dokonane przez beneficjentów. Co naleŝy zrobić w przypadku kiedy beneficjent w kolejnym wniosku dokonuje korekty udzielonej pomocy publicznej w poprzednim okresie a w tym wykazuje wartość udzielonej 0.KSI sam wylicza wartość narastająco i nie ma moŝliwości wpisania kwoty z minusem. Co naleŝy wpisać do tej tabeli? wartość skorygowaną będzie to niespójne z KSI. Jw. pkt. 22 ad UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu VII.OŚWIADCZENIE INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ Powinno być pkt VI. 37 UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu Załącznik 1 Tabela 2.2 Wartość wskaźników produktu- naleŝy doprecyzować, ze wartość docelową naleŝy wpisać z PD Uwaga niezasadna. Przedmiotowe zapisy są ujęte w formularzu. 11

12 38 UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu Załącznik 3.Uwaga W pierwszym wypunktowaniu naleŝy poprawić projektavch na projektach Jw. pkt UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu Załącznik 4. W wyjaśnieniu napisano Tabela 2 stanowi uszczegółowienie informacji przekazanych w tabeli 1 Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach Działania: -Tabele nie mają nadanego numeru; -naleŝy doprecyzować, Ŝe chodzi o informacje przekazane w Załączniku 3 nie w tabeli 1 (brak numeracji tabel) 40 UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu Załącznik 5. W wyjaśnieniu odwołano się do w tabeli 1 Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach DziałanianaleŜy doprecyzować, Ŝe chodzi o informacje przekazane w Załączniku 3 nie w tabeli 1 (brak numeracji tabel) 41 UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu Załącznik 6. W wyjaśnieniu odwołano się do w tabeli 1 Przepływ uczestników projektów realizowanych w ramach DziałanianaleŜy doprecyzować, Ŝe chodzi o informacje przekazane w Załączniku 3 nie w tabeli 1 (brak numeracji tabel) 42 UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu Załącznik 8. 1.W opisie podano W kolumnach nr 1-4 naleŝy uwzględnić podpisane umowy i/lub wydane decyzje o dofinansowanie w ramach Działania od początku jego realizacji : -naleŝy doprecyzować opis, Ŝe : w bieŝącym okresie sprawozdawczym ; -naleŝy doprecyzować opis dot. kolumny 3 i 4 naleŝy wpisać czy dotyczy to okresu sprawozdawczego czy narastająco. 43 UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu Załącznik 9. Informację na temat przekazanych zaliczek wpisuje się do KSI przy okazji rozliczania wniosku beneficjenta o płatność, czy chodzi tu o tę kwotę? MoŜe naleŝałoby doprecyzować instrukcję. Uwaga uwzględniona instrukcja zostanie doprecyzowana. 44 UMWP DEFS Sprawozdanie z Priorytetu Załącznik 10. W przypadku UWMP IP nie posiada informacji na temat odsetek narosłych od środków zgromadzonych na realizację PO KL w podziale na priorytety lecz na całość.informacje o odsetkach w priorytecie VII, VIII i IX będą takie same. Odp. Informacje o odsetkach naleŝy prezentować wg instytucji sprawozdającej, nie zaś wg Priorytetów, co zostało określone kształtem stosownej tabeli w 12

13 załączniku do sprawozdania. 45 KPRM Zasady systemu sprawozdawczości Rozdział 3 pkt 7) prosimy o doprecyzowanie, Ŝe chodzi nie o wszystkie projekty systemowe, a o projekty PUP 46 KPRM 47 KPRM Zasady systemu sprawozdawczości Formularz sprawozdania z realizacji Działania Rozdział 6, termin sporządzania sprawozdania rocznego dla IP2 proszę o uwzględnienie specyficznej sytuacji Instytucji Pośredniczących II stopnia w Priorytecie V, które w systemie sprawozdawczości realizują część zadań IP, (np. obowiązek wyliczania wskaźników rezultatu). Do tej pory, termin na przygotowanie przedmiotowego dokumentu wynosił 50 dni kalendarzowych. Ponadto, sprawozdanie składane przez IP2 w Priorytecie V, trafia bezpośrednio do Instytucji Zarządzającej. W związku z powyŝszym, wskazane jest przedłuŝenie terminu na przygotowanie sprawozdania rocznego, np. do 45 dni kalendarzowych. Część II pkt 1 A. Prosimy o przeformułowanie instrukcji w punkcie PROJEKTY SYSTEMOWE - stan zaawansowania w realizacji, w tym m.in. informacja o ogłoszonych przetargach, zamkniętych procedurach przetargowych, wyłonionych Wykonawcach, realizowanych przedsięwzięciach/inwestycjach, podstawowych wskaźnikach rzeczowych i stopniu wydatkowania (%). W przypadku realizacji przez daną instytucję kilkunastu projektów systemowych, a w ramach kaŝdego z nich kilku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, opracowanie przedmiotowego punktu będzie nadmiernie czasochłonne, a prezentowana informacja nieprzejrzysta. Proponujemy zastąpić go zapisem stan zaawansowania w realizacji w tym m. in. informacja o postępie rzeczowym w ramach projektów realizowanych przedsięwzięciach /inwestycjach, podstawowych wskaźnikach rzeczowych i stopniu wydatkowania (%). Uwaga odrzucona. Terminy sprawozdawcze uzaleŝnione są od roli instytucji w systemie realizacji PO KL. Uwaga częściowo uwzględniona. Zapisy instrukcji zostaną przeformułowane. 13

14 Departament WdraŜania EFS Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Kujawsko- Pomorskiego Kujawsko- Pomorskiego Kujawsko- Pomorskiego Kujawsko- Pomorskiego Kujawsko- Pomorskiego Sprawozdanie z Priorytetu, Załącznik nr 2 Osiągnięte wartości wskaźników, tabela nr 2.1 Wartości wskaźników rezultatu Rozdział 4, podrozdział 4.2 Rozdział 4, podrozdział 4.3 Zał. Nr 4 do sprawozdań z Działania oraz Priorytetu oraz tabela nr 2 zał. nr 2 do wniosku o płatność Zał. nr 2 do sprawozdań z Działania oraz Priorytetu oraz tabela nr 6 zał. nr 2 do wniosku o płatność Tab. 6 zał. nr 2 do wniosku o płatność W Priorytecie I w kolumnie Nazwa wskaźnika w pierwszym celu szczegółowym, naleŝy dodać trzeci wskaźnik rezultatu Wskaźnik oceny wpływu EFS na funkcjonowanie PSZ. PowyŜszy wskaźnik został uwzględniony w PO KL Przy uwadze dotyczącej KSI warto zaznaczyć, iŝ dotyczy to wniosków o płatność wprowadzonych w danym okresie sprawozdawczym. Przy uwadze dotyczącej KSI brak zapisu o sporządzaniu sprawozdań takŝe na podstawie wniosków o płatność. Jak naleŝy rozumieć zdanie: Jedna osoba moŝe być wykazana tylko w ramach jednej kategorii głównych (zaznaczone wytłuszczonym drukiem).? Ogółem jest równieŝ zaznaczone wyłuszczonym drukiem, a nie stanowi przecieŝ kategorii głównej, lecz jest podsumowaniem wszystkich kategorii. Nie uzupełniono wskaźników, co moŝe spowodować pominięcie któregoś z nich (szczególnie w przypadku tab. 6 załącznika 2 do wniosku o płatność). Nie uwzględniono Działania 9.5 Uwaga częściowo uwzględniona. Uwaga odrzucona. Przedmiotowe informacje zostały juŝ zapisane w Zasadach.. Uwaga niejasna. Wskaźniki określone w SzOP dla Działania 9.5 nie są monitorowane na poziomie projektu, lecz Działania (na podstawie zał. 2 sprawozdania z realizacji Działania). W ramach Działania 9.5, w tab. 6 zał. nr 2 do wniosku o płatność naleŝy monitorować wskaźniki określone przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie. 14

15 54 WUP Rzeszów Podręcznik wskaźników str. 63, dot. Poddziałanie Liczba pracowników instytucji pomocy i integracji społecznej bezpośrednio zajmujących się aktywną integracją, którzy w wyniku wsparcia EFS podnieśli swoje kwalifikacje w systemie pozaszkolnym (ogółem/kobiet/męŝczyzn), w tym: - pracownicy socjalni zatrudnieni w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej (OPS i PCPR) (ogółem/kobiet/męŝczyzn) Zmieniony wskaźnik zupełnie niespójny z przedstawioną metodologią pomiaru i w odniesieniu do tej metodologii pozbawiony sensu. Cyt. Metodologia i sposób pomiaru: Dla potrzeb monitorowania przyjęto, iŝ w ramach wskaźnika naleŝy wykazywać wyłącznie pracowników socjalnych. Zgodnie z przedstawionym cytatem jako pracowników bezpośrednio zajmujących się aktywną integracją rozumie się pracowników socjalnych. Więc zgodnie z wyjaśnieniem mierzy się liczbę pracowników socjalnych, którzy podnieśli swoje kwalifikacje w tym pracowników socjalnych. Zgodnie z Załącznikiem V do Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL za instytucje pomocy i integracji społecznej rozumie się jednostki organizacyjne pomocy społecznej określone w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z dnia 15 kwietnia 2004 r. z późn. zm.) oraz jednostki zatrudnienia socjalnego, organizacje pozarządowe działające w sferze pomocy i integracji społecznej, zakłady aktywności zawodowej, warsztaty terapii zajęciowej i inne podmioty prowadzące działalność w sferze pomocy i integracji społecznej. Pracownicy i wolontariusze tych instytucji kwalifikują się jako uczestnicy projektu, przy czym pracownicy socjalni zatrudniani są jedynie w PCPR-ach i OPS-ach. Jako uwagę do wersji podręcznika przekazaną do konsultacji przekazano propozycje przemodelowania wskaźnika dla Poddziałania w następującej formie: Liczba pracowników instytucji pomocy i integracji społecznej, którzy w wyniku wsparcia EFS podnieśli swoje kwalifikacje w systemie pozaszkolnym: w tym - Liczba pracowników instytucji pomocy i integracji społecznej bezpośrednio zajmujących się aktywną integracją (czyli pracowników socjalnych) 15

16 Podręcznik wskaźników, II część dla Instytucji str. 174, dot. Poddziałanie WUP Rzeszów Liczba pracowników instytucji pomocy i integracji społecznej bezpośrednio zajmujących się aktywną integracją, którzy w wyniku wsparcia EFS podnieśli swoje kwalifikacje w systemie pozaszkolnym (ogółem/kobiet/męŝczyzn) Przedstawiony wskaźnik nie ma odzwierciedlenia w zmodyfikowanym wskaźniku dla Poddziałania przedstawionego w części dla beneficjenta, opisanego powyŝej. Jw. 56 WUP Rzeszów 57 WUP Rzeszów Priorytetu II. Przebieg realizacji Priorytetu część IA Priorytetu II. Przebieg realizacji Priorytetu część IA Biorąc pod uwagę zapisy w Planie Działania zaakceptowanym przez IZ dot. opisu mechanizmów zapewniających komplementarność działań przewidzianych w priorytecie finansowanych ze środków EFS z działaniami współfinansowanymi przez inne środki wspólnotowe wszystkie projekty realizowane w ramach Priorytetu VII będą spełniały wymienione zasady komplementarności. Bezcelowe wydaje się więc opisywanie w sprawozdaniu projektu przykładów projektów realizujących ta zasadę z krótkim opisem projektów. Niezrozumiały zapis odnoszący się do opisu projektów systemowych informacje o ogłoszonych przetargach, zamkniętych procedurach przetargowych, wyłonionych Wykonawcach, realizowanych przedsięwzięciach/inwestycjach przedstawione wymagane opisy nie odnoszą się do projektów systemowych w ramach POKL. Zasadnym byłoby przedstawienie informacji o projektach systemowych w podobnej formie jak w projektach konkursowych. Niezrozumiałe jest załoŝenie, np. opisywania wskaźników rzeczowych tylko w odniesieniu do projektów Uwaga częściowo uwzględniona. Zapisy instrukcji zostaną przeformułowane. Uwaga odrzucona. 16

17 58 WUP Rzeszów 59 WUP Rzeszów 60 WUP Rzeszów Priorytetu II. Przebieg realizacji Priorytetu, pkt. 3.2 Zał. nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność, Tabela nr 6 Zasady systemu sprawozdawczości PO KL str. 6, pierwszy akapit 61 WUP Rzeszów IM PO KL cz. I 62 WUP Rzeszów IM PO KL cz. I systemowych. Niezrozumiały zapis dotyczący konieczności przedstawienia oceny efektywności realizowanych działań za pomocą analizy dotychczas poniesionych kosztów. Efektywność zaplanowanych działań oceniana jest na etapie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie. W trakcie realizacji na jakiej podstawie naleŝy ocenić czy poniesiona kwota jest efektywna? Ponadto jak naleŝy rozumieć poniesione koszty - czy w danym okresie sprawozdawczym? Beneficjent we wniosku o płatność nie przedstawia takich informacji, przedstawione jest rozliczenie w danym okresie sprawozdawczym kolejnych zadań. W jaki więc sposób naleŝy uzyskać koszt np. wskaźnika liczby osób objętych działaniami aktywnej integracji? Pominięty wskaźnik dla Działania 7.3. Czy oznacza to Ŝe beneficjenci realizujący projekty w ramach tego działania, skierowane do osób nie są zobowiązane wypełniać tabeli nr 6? W zdaniu: Dokumenty sprawozdawcze z realizacji komponentu regionalnego sporządzane są przez IP odpowiednio na formularzu Priorytetu lub na formularzu Informacji miesięcznej i prezentują dane odrębnie dla kaŝdego z Priorytetów. nastąpiło przekłamanie o ile dane zebrane w sprawozdaniach faktycznie prezentują informacje odrębnie dla kaŝdego Priorytetu to juŝ w IM w cz. II Protesty dane przedstawiane są kumulatywnie dla wszystkich Priorytetów. Format daty podany jest w następujący sposób: dzień-miesiącrok natomiast przykład daty jest wpisany jako: np r. proszę ujednolicić zapis rozdzielnikami mają być pauzy czy kropki? W instrukcji dotyczącej kolumny 6... (w przypadku braku ogłoszonego naboru - planowanej daty pierwszego i kolejnych naborów )... daty kolejnych naborów mają być podane do końca danego roku? Czy jest sens podawania kolejnych dat Uwaga odrzucona Odp. Nie, tabelę 6 naleŝy wypełnić, przedstawiając inne wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie. Uwaga odrzucona. 17

18 63 DWUP Wałbrzych 64 DWUP Wałbrzych Departament EFS Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie Departament EFS Warmińsko- Mazurskiego w Załącznik nr 2 do wniosku o płatność. Osiągnięte wartości wskaźników. Podręcznik wskaźników POKL. Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich. Strona 55 Załącznik nr 2 do wniosku o płatność. Osiągnięte wartości wskaźników. formularz Sprawozdanie z realizacji Działania, s. 2; formularz Sprawozdanie z realizacji Priorytetu, s. 2 formularz Sprawozdanie z realizacji Działania, s. 4; formularz Sprawozdanie z realizacji Priorytetu, s. 4-5 naboru, czy nie wystarczy podanie daty pierwszego planowanego naboru? Jest zapis: Wartość docelowa jest określona we wniosku o dofinansowanie. Problem: W przypadku projektów realizowanych w ramach poddziałania zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie przy rezultatach naleŝy opisać twarde i miękkie rezultaty projektu systemowego w odniesieniu do działań planowanych na dany rok budŝetowy. W związku z powyŝszym wartość docelowa byłaby w oparciu o wskaźniki dotyczące danego roku budŝetowego a nie w ujęciu narastającym. Jest zapis: W ramach podwskaźnika dot. osób znajdujących się w szczególnej sytuacji na rynku pracy nie naleŝy uwzględniać osób z grup: w wieku lata oraz w wieku lata, które są wykazywane w ramach odrębnych podwskaźników. Powstaje sprzeczność, gdyŝ w powyŝej jest zapis Ŝe, jeden uczestnik projektu moŝe jednocześnie naleŝeć do kilku z ww. grup (podpunkt a-g), np. być w wieku lata oraz jednocześnie być osobą niepełnosprawną i długotrwale bezrobotną. Pytanie: Czy dla sprawozdania rocznego z realizacji działania, priorytetu przy rezygnacji ze sprawozdania za II półrocze za poprzedni okres sprawozdawczy nadal uwaŝamy okres wykazany w poprzednim sprawozdaniu rocznym, czy teŝ okres wskazany w sprawozdaniu za I półrocze? Nie wyjaśniono, w którym polu naleŝy umieszczać kontrole systemowe przeprowadzone przez IZ,(pole IV 1. czy IV 2.). Odp. Wartość docelową wskaźnika dla wieloletniego projektu systemowego PUP (równieŝ projektu OPS i PCPR w Priorytecie VII) naleŝy określić zgodnie z przyjętym sposobem monitorowania projektów systemowych. Przyjęte rozwiązanie w zakresie monitorowania przedmiotowego wskaźnika wynika z konstrukcji Programu Kapitał Ludzki, w którym dla grup uczestników w wieku lata i lata zaplanowano odrębne cele i wskaźniki. Odp. W odniesieniu do sprawozdania rocznego okresem sprawozdawczym jest rok. Odp. Kontrole systemowe realizowane przez IZ monitorowane są na poziomie PO KL. 18

19 Olsztynie Departament EFS Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie Departament EFS Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie Departament EFS Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie Zał. 2, 3, 4, 5, 6 oraz 7 Działania, Priorytetu Zał. nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność, zał. nr 4 Działania, Priorytetu Zał. nr. 7 Działania, Priorytetu Brak informacji o sposobie obliczania liczby osób które rozpoczęły, zakończyły, kontynuują udział w projekcie. Czy poprzez liczbę osób w przedmiotowych załącznikach naleŝy rozumieć sumę uczestników poszczególnych projektów (IP wskazuje na moŝliwość wystąpienia jednego uczestnika w kilku projektach w ramach tego samego działania- w takim wypadku liczba osób będzie wskazywała na frekwencję w projektach), czy teŝ liczbę róŝnych osób otrzymujących wsparcie w ramach określonego Działania/Priorytetu (wówczas liczba osób wskazywać będzie faktyczny wycinek populacji, który skorzystał ze wsparcia w ramach POKL). Uwagę naleŝy odnieść odpowiednio do sposobu wykazywania przedsiębiorstw w zał. 7. W zakresie danych osobowych BO komponentu regionalnego przetwarzanych na potrzeby POKL nie wyróŝniono takich kategorii jak: niepełnosprawność, przynaleŝność do mniejszości etnicznej lub status migranta. Tym samym posiadanie nin. informacji przez Beneficjentów jest niedopuszczalne. W związku z powyŝszym dla komponentu regionalnego przy wierszach: w tym członkowie mniejszości etnicznych i narodowych, w tym migranci, w tym osoby niepełnosprawne, naleŝy dodać dopisek nie dotyczy Priorytetów VI-IX. Opis zawarty pod załącznikiem sugeruje konieczność jego wypełniania przy sporządzaniu sprawozdań z realizacji działań w priorytetach II i VIII. Czy wobec powyŝszego dla innych działań/ priorytetów naleŝy dopisać w części opisowej sprawozdania nie dotyczy i nie wypełniać przedmiotowego załącznika? Definicja zawarta pod tabelą nie jest pełna- nie wskazano wyjątków przewidzianych w art. 3 Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Ponadto pojęcia przedsiębiorca i Uwaga niezasadna. Sposób pomiaru uczestników projektów, w tym definicje poszczególnych grup, zawarte zostały w instrukcjach formularzy sprawozdawczych. Uwaga niezasadna. NaleŜy zauwaŝyć, iŝ w ramach sprawozdawczości PO KL wskazane dane monitorowane są obowiązkowo tylko w odniesieniu do Poddziałań, w ramach których wspierane są ww. grupy, co zostało doprecyzowane w instrukcjach. Uwaga częściowo uwzględniona. 19

20 70 Departament EFS Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie Departament EFS Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie Zał. nr 11 Działania/Priorytetu Uwaga ogólna-podręcznik wskaźników-instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie. przedsiębiorstwo w krajowym porządku prawnym nie są toŝsame: Zgodnie z art. 551 k.c.: Przedsiębiorstwo jest zorganizowanym zespołem składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej. Obejmuje ono w szczególności: 1) oznaczenie indywidualizujące przedsiębiorstwo lub jego wyodrębnione części (nazwa przedsiębiorstwa); 2) własność nieruchomości lub ruchomości, w tym urządzeń, materiałów, towarów i wyrobów, oraz inne prawa rzeczowe do nieruchomości lub ruchomości; 3) prawa wynikające z umów najmu i dzierŝawy nieruchomości lub ruchomości oraz prawa do korzystania z nieruchomości lub ruchomości wynikające z innych stosunków prawnych; 4) wierzytelności, prawa z papierów wartościowych i środki pienięŝne; 5) koncesje, licencje i zezwolenia; 6) patenty i inne prawa własności przemysłowej; 7) majątkowe prawa autorskie i majątkowe prawa pokrewne; 8) tajemnice przedsiębiorstwa; 9) księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Opracowywanie prognozy finansowej wyłącznie w oparciu o zatwierdzone wnioski o płatność moŝe skutkować niedoszacowaniem prognozy w stosunku do projektów, w wypadku których pierwszy wniosek o płatność zostanie złoŝony w okresie objętym prognozą. W celu przekazywania wnioskodawcom jednolitych informacji na temat sposobu wypełniania pola 3.4 we wniosku o dofinansowanie instrukcja wypełniania wniosku powinna odsyłać nie do załącznika nr 2 wniosku o płatność lecz Podręcznika Wskaźników, który w sposób pełniejszy i dokładniejszy zapozna wnioskodawców z logiką przyjmowania i monitorowania wskaźników. Zapisy instrukcji w formularzach zostaną doprecyzowane w tym zakresie. Uwaga odrzucona. Nie dotyczy konsultowanego dokumentu. 20

21 Ponadto GWA powinien umoŝliwiać w pkt. 3.4 wybór wskaźników z rozwijanej listy wskaźników. 71 Wojewódzki Pracy w Zielonej Górze (IP 2) ZSS rozdział 3, punkt 2 str. 3 Wzory dokumentów (...) Formularze wraz z instrukcjami stanowią załączniki do niniejszego dokumentu oraz, w formie elektronicznej, dostępne są na stronie internetowej Proponuje się ustalić i zapisać w Zasadach systemu sprawozdawczości, Ŝe zmiany dokumentów o których mowa nie mogą obowiązywać szybciej niŝ 30 dni od dnia ogłoszenia na stronie MRR i poinformowania instytucji uczestniczących we wdraŝaniu PO KL o dokonanych zmianach (głównie w formularzach sprawozdawczych). Zapis taki ograniczy występowanie sytuacji, Ŝe zmiany we wzorach dokumentów będą wprowadzane na ostatnią chwilę, tuŝ przed terminem ich przekazania i potem dokumenty takie są odrzucane, poniewaŝ zostały złoŝone na nieodpowiednim formularzu. Informacja miesięczna z realizacji PO KL przedstawia aktualny stan realizacji Programu i umoŝliwia bieŝące monitorowanie postępów jego wdraŝania. Sporządzana jest w trybie miesięcznym na poziomie Działania, Priorytetu i Programu, zawiera dane za bieŝący miesiąc kalendarzowy oraz w ujęciu kumulatywnym; Uwaga niezasadna. NaleŜy zauwaŝyć, iŝ IZ PO KL na bieŝąco informuje instytucje zaangaŝowane w realizację PO KL o planowanych, a następnie dokonanych zmianach w Zasadach systemu sprawozdawczości PO KL. 72 Wojewódzki Pracy w Zielonej Górze (IP 2) ZSS rozdział 3, punkt 3a str. 3 IP 2 zwraca uwagę, Ŝe przy dzisiejszym, kształcie i zakresie informacji miesięcznej PO KL trudno mówić o tym, Ŝe przedstawia ona aktualny stan realizacji PO KL i umoŝliwia monitorowanie czegokolwiek poza ilością złoŝonych i rozpatrzonych protestów. Przy zatwierdzonych Instrukcjach wykonawczych i ogłoszonych w styczniu konkursach otwartych, tak naprawdę zakres tabeli 1 z Informacji miesięcznej nie ulega zmianie aŝ do grudnia br. Zdecydowanie lepszą wartość merytoryczną miała Informacja miesięczna, w której wykazywane był wnioski o 21

22 dofinansowanie i wnioski o płatność składane i zatwierdzane w instytucjach wdraŝających PO KL Wojewódzki Pracy w Zielonej Górze (IP 2) Wojewódzki Pracy w Zielonej Górze (IP 2) Wojewódzki Pracy w Zielonej Górze (IP 2) ZSS rozdział 3, punkt 3 str. 3 ZSS rozdział 3, punkt 5 str. 3 ZSS rozdział 3, punkt 7 str. 4 Z uwagi na konieczność składania przez PUP, realizujące projekty w trybie systemowym, tzw. bilansów rocznych, uzasadnionym wydaje się uwzględnienie w punkcie 3 Zasad, dokumentu w postaci Bilans roczny PUP, a w dalszej części Zasad określić funkcje tego dokumentu, termin jego składania, i zakres merytoryczny dokumentu. Proponuje się dodanie podpunktu c) wskazującego IP na moŝliwość dokonywania samodzielnie korekt w dokumentach sprawozdawczych, jeŝeli zauwaŝony błąd pozostaje bez znaczenia dla wartości merytorycznej sprawozdania, np. błędne wskazanie wartości docelowej wskaźnika na zasadzie czeskiego błędu ; jeŝeli IP nie ma wątpliwości co do zapisu jaki powinien znaleźć się w danym punkcie, to uzasadnionym jest moŝliwość dokonania poprawki na dokumencie, z jednoczesnym poinformowaniem IP 2 o dokonanych poprawkach. Monitorowanie projektów systemowych prowadzone jest w odniesieniu do rocznych wniosków o dofinansowanie przedkładanych w ramach aneksów do zawartych umów ramowych. NaleŜy określić zakres merytoryczny i funkcje bilansów rocznych PUP, oraz zasady postępowania przy monitorowaniu i rozliczaniu projektów systemowych PUP, realizowanych na podstawie umowy siedmioletniej ale w odniesieniu do projektów rocznych. w jakim terminie bilans roczny PUP powinien być złoŝony do IP 2? jakie dane powinien zawierać? NaleŜy tu wskazać na pewną sytuację komórka kontrolna podejmuje czynności Uwaga odrzucona. Obowiązki związane z koniecznością składania przez PUP bilansów rocznych uregulowane zostały w odrębnym dokumencie pt. Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy w ramach PO KL. Uwaga odrzucona. Szczegółowe procedury dot. weryfikacji dokumentów w instytucji regulowane są w ramach wewnętrznych procedur/instrukcji wykonawczych tejŝe instytucji. Obowiązki związane z koniecznością składania przez PUP bilansów rocznych uregulowane zostały w odrębnym dokumencie pt. Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy w ramach PO KL. 22

23 kontrolne jedynie w stosunku do zatwierdzonych WBOP; w przypadku zdefiniowania błędów występujących we WBOP za IV kwartał br., Beneficjent nie ma moŝliwości wprowadzenia zmian i korekt do załącznika 2 we WBOP za IV kwartał (do wartości Mp), poniewaŝ wniosek ten został juŝ zatwierdzony. Wydaje się uzasadnionym, aby takiego ostatecznego podsumowania danych wskaźnikowych dokonywać właśnie w bilansach rocznych, z zastrzeŝeniem jednak, Ŝe byłby one zatwierdzane dopiero po zakończeniu czynności kontrolnych odnoszących się do danego roku kalendarzowego oraz z zastrzeŝeniem, Ŝe bilans roczny PUP zawierałby równieŝ tabelę 1,2,3 i 4 z załącznika 2 nie ma bowiem moŝliwości skorygowania podziału BO ze względu na wykształcenie w tabeli 6 załącznika 2. czy wartości w kolejnych WBOP, w kol. Mp powinny uwzględniać dane ze wszystkich lat realizacji projektów systemowych? Doprowadzi to do sytuacji, Ŝe w roku kolejnym, dane dotyczące kol. Mp będą występowały w tysiącach, a przez to weryfikacja danych będzie w znacznym stopniu utrudniona i mało czytelna. IP 2 proponuje, aby we WBOP w danym roku kalendarzowym odnosić się do rocznych wniosków o dofinansowanie, natomiast sumować jedynie zatwierdzone bilanse roczne. czy BO uczestniczący w projektach systemowych PUP mogą kontynuować wsparcie w roku następnym, czy teŝ ich udział powinien zakończyć się do danego roku, w którym rozpoczęli udział? W przypadku wyraŝenia zgody na kontynuacje udziału w danej formie wsparcia w roku kolejnym w stosunku do roku rozpoczęcia udział w projekcie, naleŝy określić, w jaki sposób wykazywać taką osobę w bilansie (osoba taka ani nie zakończyła, ani nie przerwała udziału w projekcie). Czy z uwagi na to, Ŝe dane w nakładkach PEFS odnoszą się do osób, które zakończyły bądź przerwały udział w projekcie a tabela 2,3 i 4 zał. 2 WBOP odnosi się do osób, które rozpoczęły udział w projekcie, czy istnieje moŝliwość, aby PUP przekazywały dane BO raz, wraz z 23

24 WBOP za IV kwartał danego roku wówczas liczba osób, które rozpoczęły udział w projekcie była by równa sumie osób, które przetrwały i zakończyły udział w projekcie, a wszystkie dane z zał. 2 moŝnaby było za jednym krokiem porównać i potwierdzić ich zgodność z bazą PEFS. W Postępie rzeczowym realizacji projektu (pkt. 5 wniosku o płatność) naleŝy uwzględnić informacje, które bezpośrednio odnoszą się do wydatków przedstawionych w pkt. 4 wniosku o płatność w ramach postępu finansowego. W przypadku zadań, które nie zostały rozliczone w danym okresie rozliczeniowym, informacje dotyczące postępu finansowego i rzeczowego naleŝy przedstawić we wniosku o płatność za kolejny okres rozliczeniowy. Niemniej, do czasu rozliczenia danego zadania, beneficjent w pkt. 5 przedstawia informację, iŝ realizacja zadania jest w toku. W celu rzetelnego monitorowania projektu wskazane jest, by beneficjent dodatkowo zawarł informację o planowanym terminie rozliczenia kosztów związanych z realizacją danego zadania. 76 Wojewódzki Pracy w Zielonej Górze (IP 2) ZSS rozdział 4, punkt 4.1 str. 5 Monitorowanie to proces ciągłego gromadzenia informacji o stanie realizacji projektu i ich analiza. Wskazanie, Ŝe Beneficjent powinien opisywać postęp rzeczowy jedynie ten który rozlicza doprowadza do sytuacji, Ŝe np. dane szkolenie jest realizowane ale IP 2 o nim nie wiem, bo dowie się w momencie, kiedy pojawi się faktura za to szkolenie. W takiej sytuacji nie ma moŝliwości prowadzenia stałego nadzoru nad realizowanym szkoleniem. Ponadto, w punkcie 5 WBOP nie będzie informacji o realizacji szkolenia a w zał. 2 będą występowali BO, które rozpoczęli udział w projekcie. Ponadto, jeŝeli w punkcie 5 WBOP nie ma informacji o rozpoczętym szkoleniu, a zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, w danym okresie rozliczeniowym takie działanie powinno było być realizowane, to IP 2 wzywa Beneficjenta do złoŝenia wyjaśnień, a Beneficjent wyjaśnia, Ŝe i owszem jest realizowane ale nie pisze o tym, bo fakturę za szkolenie ma z terminem 60 dni zapłaty i napisze o szkoleniu za dwa miesiące. Uwaga częściowo uwzględniona zapisy instrukcji zostaną przeformułowane. 24

25 77 78 Wojewódzki Pracy w Zielonej Górze (IP 2) Wojewódzki Pracy w Zielonej Górze (IP 2) ZSS rozdział 4, punkt 4.2 str. 5 Załącznik do WnBoP uwaga ogólna IP 2 spotkała się równieŝ z taką sytuacją, Ŝe Beneficjent realizowała projekt przed podpisaniem umowy ale nie ponosił kosztów (wykładowcy i kadra zarządzająca nie otrzymywali wynagrodzeń). Po podpisaniu umowy, Beneficjent został wezwany do złoŝenia WBOP za okres realizacji projektu (ten przed podpisaniem umowy) i wniosek ten był zerowy nie poniesiono Ŝadnych kosztów. Zgodnie z zasadami nie powinien on równieŝ opisywać zrealizowany w tym okresie zadań informacja i promocja, opracowywanie dokumentów szkoleniowych, organizacja biura projektu itp. W kolejnym WBOP, Beneficjent odnosiłby się do przebiegu realizacji projektu w danym okresie rozliczeniowym (po podpisaniu umowy o dofinansowanie) i tym sposobem umyka nam informacja o realizacji projektu przed podpisaniem umowy informacje o realizacji projektu są niepełne. Zdaniem IP 2 opis postępu rzeczowego powinien odnosić się do faktycznej realizacji projektu w danym okresie rozliczeniowym a nie sztucznie do przedstawianych wydatków w zał.1. Sprawozdania z realizacji kilku Działań przekazywane do IP w ramach jednego dokumentu sprawozdawczego sporządzane są na formularzu Działania. IP 2 rozumie, Ŝe jest to alternatywa do wyboru i moŝna pozostać przy sporządzaniu trzech osobnych sprawozdań z realizacji Działań. Jak sama nazwa wskazuje, z załącznika tego powinniśmy dowiedzieć się jakie wsparcie i komu zostało udzielone w ramach projekt, natomiast tak naprawę dane, które są w tym załączniku gromadzone dotyczą tylko osób ich podziału i przynaleŝności do poszczególnych kategorii; tabele nie przewidują wskazania z jakich form wsparcia BO skorzystali. Odp. Jak wynika z zapisu w Zasadach.. jest to wymóg, nie opcja do wyboru. IP2, gdy odpowiada za wdraŝanie kilku Działań w ramach Priorytetu, sporządza sprawozdanie z realizacji Działań. Uwaga odrzucona. Treść uwagi wykracza poza zakres prowadzonych konsultacji. 25