INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM URZĘDU GMINY KAMIENNA GÓRA

Transkrypt

1 INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM URZĘDU GMINY KAMIENNA GÓRA Spis treści strona 1. Przedmiot instrukcji 3 2. Określenia użyte w instrukcji 3 3. Podział dokumentacji Materiały archiwalne Dokumentacja niearchiwalna Oznaczanie kategorii dokumentacji 3 4. Organizacja archiwum 4 5. Lokal archiwum i jego wyposażenie Pomieszczenia archiwum Wyposażenie i zabezpieczenie archiwum 4 6. Zakres działania archiwum 4 7. Personel archiwum Odpowiedzialność Przygotowanie zawodowe Obowiązki 5 8. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych 5 9. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum Przechowywanie akt Miejsce przechowywania Układ akt Nadawanie sygnatury Środki ewidencyjne Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum Udostępnianie akt Udostępnianie akt dla celów służbowych Udostępnianie akt dla celów naukowo-badawczych Miejsce udostępniania i korzystania z akt 7 1

2 Odpowiedzialność za udostępnione akta Odbiór udostępnionych akt Wypożyczanie akt poza lokal archiwum Postępowanie w razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt Wydzielanie dokumentacji Powoływanie i skład komisji wydzielającej dokumentację Zadania komisji Zmiana kwalifikacji akt przez komisję Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego Sposób przekazywania Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę Wydzielanie i przechowywanie akt przeznaczonych na makulaturę Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Dokonywanie adnotacji o wybrakowaniu akt Nadzór nad archiwum Prawo do kontroli archiwum Kontrola wewnętrzna Protokół z kontroli Postępowanie w przypadku utraty akt Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum 9 Załączniki

3 1. Przedmiot instrukcji. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy Kamienna Góra oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstającymi w związku z działalnością w/w jednostki oraz gminnych jednostek organizacyjnych. 2. Określenia użyte w instrukcji. Przez użyte w mniejszej instrukcji określenia rozumie się: 1) jednostka organizacyjna Urząd Gminy Kamienna Góra, 2) komórka organizacyjna referat lub samodzielne stanowisko, 3) akta - wszelkiego rodzaju dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, księgowa, statystyczna i inna dokumentacja utrwalona sposobem mechanicznym. 3. Podział dokumentacji. Dokumentacja powstająca w toku działalności jednostki organizacyjnej, z uwagi na wartość historyczną, naukową i praktyczną, dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną Materiały archiwalne. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, płyty cd oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne stanowią część składową narodowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone Dokumentacja niearchiwalna Dokumentacją niearchiwalną określa się dokumentację inną niż wymieniona w podpunkcie 3.1., nie stanowiącą materiałów archiwalnych Oznaczanie kategorii dokumentacji: Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji: 1) symbolem A" oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, 2) symbolem B" oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej, z tym że: a) symbolem B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od l stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych, b) symbolem Bc" oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę; c) symbolem BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. 3) W szczególnie uzasadnionych wypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w pkt. 2), lit. a), uznając za materiały archiwalne. 3

4 4. Organizacja archiwum. Urząd posiada jedno archiwum zakładowe, którego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Kamienna Góra. 5. Lokal archiwum i jego wyposażenie Pomieszczenia archiwum Lokal archiwum urzędu posiada: 1) pomieszczenie biurowe służące do pracy biurowej pracownika archiwum urzędu i do udostępniania materiałów archiwalnych, 2) magazyn, służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, 5.2. Wyposażenie i zabezpieczenie archiwum Lokal archiwum urzędu spełnia następujące wymogi. 1) lokal jest suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwymi wpływającymi na stan akt, jak i na stan zdrowia pracownika w nim zatrudnionego, 2) instalacja elektryczna posiada przewody zabezpieczone, a punkty oświetleniowe znajdują się w kloszach. Punkty oświetleniowe są usytuowane w przejściach między regałami, 3) lokal jest zaopatrzony w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego, 4) archiwum posiada centralne ogrzewanie, 5) w magazynie nie wolno palić tytoniu ani używać grzejników elektrycznych, 6) podłogi w pomieszczeniach przeznaczonych na magazyn posiadają gładką fakturę, 7) magazyn archiwalny jest zaopatrzony w regały metalowe, szafę na środki ewidencyjne, drabinę, niezbędne druki i materiały kancelaryjno-biurowe, 8) regały ustawione są prostopadle do okien Regały są ponumerowane cyframi rzymskimi, a poszczególne półki cyframi arabskimi, 9) w archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie. 6. Zakres działania archiwum. Archiwum urzędu gromadzi materiały archiwalne (kat. A") i dokumentację niearchiwalną (kat. B") wymienione w rozdz. 3. Do zakresu działania archiwum urzędu należy: 1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum urzędu, 2) przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych, 3) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji, 4) udostępnianie akt osobom upoważnionym, 5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, zgodnie z obowiązującymi terminami, 6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę. 4

5 7. Personel archiwum Odpowiedzialność Za całokształt pracy archiwum urzędu odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki tj. Wójta Gminy 7.2. Przygotowanie zawodowe Pracownik prowadzący archiwum urzędu powinien posiadać średnie wykształcenie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych, odpowiednio udokumentowane Obowiązki Do podstawowych obowiązków pracownika odpowiedzialnego za archiwum urzędu należy: 1) prowadzenie prac wymienionych w rozdziale 6, 2) znajomość struktury organizacyjnej urzędu oraz instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum urzędu. 8. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania jej do archiwum urzędu określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieżących prac, komórka organizacyjna może korzystać na prawach wypożyczenia z archiwum urzędu Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych Archiwum urzędu przejmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych: 1) kompletnymi rocznikami osobno dla kategorii A i B i tylko w stanie uporządkowanym tj, a) ułożone chronologicznie i tematycznie z załączonym spisem spraw, b) bez zbędnych kopii i elementów metalowych. c) grubość tomu nie powinna przekraczać 15 cm. W razie konieczności należy rozdzielić akta na mniejsze części dodatkowo opisane jako tom I, tom II itd. d) pozycje w spisie zdawczo odbiorczym powinny być spisane narastająco zgodnie z numeracją symboli klasyfikacyjnych Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, a w obrębie tego samego symbolu chronologicznie. Ponadto w przypadku kategorii A akta powinny być : e) przesznurowane r) wszystkie zapisane strony powinny być ponumerowane ołówkiem w prawym dolnym rogu strony, a ilość stron w teczce powinna być wypisana w opisie teczki aktowej, 2) w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonych w trzech egzemplarzach przez komórkę zdającą, z czego dwa pozostają w archiwum zakładowym, a trzeci egzemplarz otrzymuje komórka zdająca akta. Spisy zdawczo odbiorcze sporządza się oddzielnie dla akt kategorii A" i kategorii B". W przypadku kategorii A należy dodatkowo sporządzić czwarty egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego, który należy przekazać do właściwego Archiwum Państwowego. Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne komórki organizacyjne opracowuje osoba prowadząca archiwum urzędu w uzgodnieniu z kierownikami tych komórek. 5

6 9. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum Przechowywanie akt Miejsce przechowywania Do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami oznaczonymi cyframi arabskimi Układ akt W archiwum urzędu materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną układa się według komórek organizacyjnych, bądź według kolejnych numerów spisów zdawczo-odbiorczych. Materiały archiwalne (kat. A") układa się na osobnym regale (półce) Nadawanie sygnatury Archiwum urzędu rejestruje swoje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje im kolejne numery z niego wynikające. Przyjęte teczki akt oznacza swoją sygnaturą, tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer pozycji danego spisu Środki ewidencyjne Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są: 1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych przez poszczególne komórki organizacyjne. Pierwszy egzemplarz spisu układa się według kolejności numerów wynikających z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, a drugi egzemplarz w oddzielnej teczce dla poszczególnych komórek organizacyjnych, 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych służący do ewidencjonowania kolejnych spisów zdawczo-odbiorczych, 3) karty udostępniania akt, 4) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt, 5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, 6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej łącznie ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę. 10. Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum Udostępnianie akt Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje dla celów służbowych, tj. dla potrzeb jednostki organizacyjnej, na żądanie organów kontrolnych oraz dla celów naukowo-badawczych. Udostępniane są całe teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek Udostępnianie akt dla celów służbowych Udostępnianie akt dla celów służbowych' 1 odbywa się na podstawie karty udostępniania akt wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce korzystać z akt i podpisaną przez kierownika tej komórki. Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres jednego roku od chwili zwrotu wypożyczonych akt Udostępnianie akt dla celów naukowo-badawczych Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach Miejsce udostępniania i korzystania z akt Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za archiwum urzędu Odpowiedzialność za udostępnione akta 6

7 Korzystający z zasobu ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie Odbiór udostępnionych akt Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum na karcie udostępniania w obecności osoby zwracającej akta Wypożyczanie akt poza lokal archiwum W uzasadnionych przypadkach i za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum urzędu Postępowanie w razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt: 1) prowadzący archiwum urzędu sporządza protokół, który podpisuje również wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, drugi przechowuje archiwum urzędu w specjalnej teczce. 2) kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zagubiono akta przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności. 11. Wydzielanie dokumentacji W drugim półroczu każdego roku pracownik odpowiedzialny za archiwum urzędu dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć: 1) wyłączenie materiałów archiwalnych (kat. A"), podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego, 2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę, 3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem BE" przeznaczonej do ekspertyzy Powoływanie i skład komisji wydzielającej dokumentację O powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielania akt archiwista zawiadamia swego przełożonego, w celu powołania komisji i ustalenia terminu wydzielania akt. Skład komisji ustala kierownik jednostki organizacyjnej. W skład komisji wchodzą: bezpośredni zwierzchnik pracownika prowadzącego archiwum urzedu, przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu, pracownik odpowiedzialny za archiwum urzędu Zadania komisji Do zadań komisji należy: 1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwamej do zniszczenia, względnie ustalenie innego okresu jej przechowywania, 2) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwamej, której czasokres przechowywania upłynął oraz spisu tej dokumentacji w dwóch egzemplarzach Zmiana kwalifikacji akt przez komisję Komisja nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych (kat. A"), może natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (kat. B") do kat. A" oraz zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. 12. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Archiwum urzedu, po uzgodnieniu z właściwym terenowo archiwum państwowym, może przekazać własne materiały archiwalne na wieczyste przechowywanie właściwemu terenowo archiwum państwowemu na zasa- 7

8 dach przewidzianych w obowiązujących przepisach Sposób przekazywania Materiały archiwalne, o których mowa w rozdziale 12, przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, które sporządza się w trzech egzemplarzach. Spisy podpisuje pracownik archiwum urzędu, bezpośredni jego zwierzchnik oraz kierownik jednostki organizacyjnej. Dwa egzemplarze spisów przesyła się do archiwum państwowego na dwa tygodnie przed zamierzonym terminem przekazania akt. Jeżeli archiwum państwowe nie zgłosi zastrzeżeń w okresie dwóch tygodni, akta przekazuje się zgodnie z wysłanym uprzednio spisem. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego pokrywa w całości jednostka organizacyjna przekazująca akta. 13. Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę Wydzielanie i przechowywanie akt przeznaczonych na makulaturę Akta przeznaczone do zniszczenia należy wydzielić i przechowywać w kolejności wyszczególnienia w spisie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę do czasu uzyskania akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę, komisja przedkłada kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie przez niego upoważnionej w celu uzyskania akceptacji Dokonywanie adnotacji o wybrakowaniu akt Pracownik prowadzący archiwum urzędu po otrzymaniu akceptacji i przekazaniu akt do składnicy surowców wtórnych dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu akt. 14. Nadzór nad archiwum Prawo do kontroli archiwum Prawo kontroli archiwum urzędu mają osoby legitymujące się upoważnieniem do przeprowadzania kontroli oraz osoby upoważnione przez kierownika jednostki organizacyjnej Kontrola wewnętrzna Kontrola wewnętrzna ma na celu skonfrontowanie stanu zawartości archiwum urzędu z prowadzoną ewidencją i prawidłowości pracy osoby odpowiedzialnej za archiwum urzędu Protokół z kontroli Jeżeli z przeprowadzonej kontroli sporządzono protokół, podpisuje go przeprowadzający kontrolę, pracownik odpowiedzialny za archiwum urzędu i kierownik jednostki organizacyjnej. 15. Postępowanie w przypadku utraty akt. W przypadku utraty materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest powiadomić właściwy organ ścigania. 16. Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum. Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie archiwum urzędu przekazanie całej dokumentacji następcy powinno nastąpić protokolarnie. 8

9 Załączniki: 1. ZARZĄDZENIE NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH z dnia 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. 2. ZARZĄDZENIE NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH z dnia 20 maja 1988 r. w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej. 3. Karta udostępnienia akt. 4. Spis zdawczo odbiorczy. 5. Opis teczki aktowej. 9

10 Załącznik nr 1 ZARZĄDZENIE NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH z dnia 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (M.P.Nr 4,poz.31) Na podstawie 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 41, poz. 216) zarządza się, co następuje: 1.1. Państwowe jednostki organizacyjne, zwane dalej Jednostkami organizacyjnymi", w których zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 173), zwanej dalej ustawą", działają archiwa zakładowe, przekazują materiały archiwalne do archiwów państwowych w trybie określonym w niniejszym zarządzeniu''. 2. Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 25 ust. 2 ustawy. 3. Archiwa państwowe nie mające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania danego archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 2. Zasięg terytorialny archiwów państwowych nie mających charakteru centralnego określa załącznik nr l O zamiarze przekazania materiałów archiwalnych jednostka organizacyjna powiadamia właściwe archiwum państwowe, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej, sporządzonego według wzoru określonego w załączniku nr Przed przejęciem materiałów archiwalnych archiwum państwowe sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania. 3. Archiwum państwowe może, w razie nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w 4, odmówić ich przejęcia i zażądać dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. 2. Archiwum państwowe określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych. 3. Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi jednostka organizacyjna przekazująca te materiały Porządkowanie materiałów archiwalnych polega na prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu. 2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek zgodnie z obowiązującą w danej jednostce organizacyjnej instrukcją kancelaryjną, to jest w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie. Poszczególne strony powinny być opatrzone kolejną numeracją. 3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce: 1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której dane materiały powstały, 2) symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, 10

11 3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, 4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu, 5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie, 6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów - kategoria A, 7) liczby stron w teczce. 4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt. 5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w 2 ust. l, wypełnionym pismem maszynowym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne. 2. Archiwum państwowe może polecić sporządzenie dodatkowej ewidencji, zwłaszcza w formie inwentarza kartkowego lub skorowidza. 3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne. 4. W razie przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć: 1) podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym, 2) spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres przechowywania, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje danej jednostki organizacyjnej. 6. Przekazywane materiały archiwalne należy: 1) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym, 2) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych, 3) spakować w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek. 7. Szczegółowe zasady porządkowania materiałów archiwalnych stanowiących dokumentację techniczną, statystyczną, geologiczną, kartograficzną i geodezyjną oraz fono- i fotograficzną określają odrębne przepisy. 8. Przepisy zarządzenia mają także zastosowanie przy przejmowaniu przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego na zasadach określonych w art. 44 ustawy. 9. Traci moc zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 13 sierpnia 1958 r. w sprawie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (M.P.?73, poz. 432). 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia. Załącznik nr 2 11

12 ZARZĄDZENIE NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH z dnia 20 maja 1988 r. w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173) oraz 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216) zarządza się, co następuje: 1. Państwowe jednostki organizacyjne, zwane dalej jednostkami organizacyjnymi, brakują i przekazują na makulaturę lub zniszczenie wszelką dokumentację niearchiwalną wyłącznie na podstawie zezwolenia Wnioski o wydanie zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kierownicy jednostek organizacyjnych składają do właściwego archiwum państwowego. 2. Przez właściwe archiwum państwowe, o którym mowa w ust. 1, rozumie się: 1) dla jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie - właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym, 2) dla pozostałych jednostek organizacyjnych - archiwum państwowe właściwe ze względu na ich siedzibę W razie ubiegania się o zezwolenie jednorazowe, do wniosku należy dołączyć: 1) protokół sporządzony na formularzu PU-A-34 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, 2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, sporządzony na formularzu PU-A-33a Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie bądź PU-A-33b Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, w zależności od rodzaju dokumentacji. 2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca bądź prowadząca archiwum zakładowe lub składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu. 3. W razie trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, kierownik jednostki organizacyjnej zwraca się do właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy Wniosek o wydanie zezwolenia generalnego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinien zawierać uzasadnienie potrzeby uzyskania takiego zezwolenia, w szczególności stwierdzenie prawidłowego uporządkowania materiałów archiwalnych i innej dokumentacji w danej jednostce organizacyjnej oraz określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlegać będzie brakowaniu. 2. Jednostki organizacyjne, które uzyskały zezwolenie generalne na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przeprowadzają czynności brakowania w trybie określonym w 3 ust Jednostki organizacyjne są zobowiązane do przechowywania w archiwum zakładowym lub w składnicy akt dokumentów brakowania wymienionych w 3 ust. 1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokołami jej zniszczenia. 6. Zarządzenie dotyczy również dokumentacji niearchiwalnej tajnej i poufnej, której zniszczenie następuje zgodnie z odrębnymi przepisami. 7. Zarządzenie wchodzi w życie (1) z dniem ogłoszenia. 12

13 wzór Załącznik nr 3. Karta udostępnienia akt. Karta udostępnienia akt nr...**).... Pieczątka komórki organizacyjnej Data r. Termin zwrotu akt Proszę o udostępnienie *) - wypożyczenie *) akt powstałych w komórce **) **) organizacyjnej... z lat... o znakach... i upoważniam do ich wykorzystania*) - odbioru *)... Ob.:... imię i nazwisko Zezwalam na udostępnienie *) - wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt. *) zbędne skreślić **) wypełnia składnica akt.... Data i podpis pieczątka komórki organizacyjnej miejscowość i data Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt tomów... kart... Data r.. Podpis... Adnotacja o zwrocie akt:

14 Załącznik nr 4. Spis zdawczo - odbiorczy akt. wzór Spis zdawczo - odbiorczy akt Nr... Referat Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej L.p. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od-do Kat. akt. Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania do archiwum Przekazujący akta Kierownik komórki Przyjmujący akta organizacyjnej imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko podpis podpis podpis Kamienna Góra dn. 27 marzec

15 wzór Załącznik nr 5. Opis teczki aktowej. Pieczęć wytwórcy dokumentacji B5 Kategoria archiwalna FN Symbol literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt Referat finansowy... jednostka i komórka organizacyjna Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu gminy Propozycje i życzenia do projektu budżetu na rok tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt (poniżej można umieścić dodatkowe uwagi dotyczące materiałów) (Roczne daty skrajne akt) (ilość stron kat A) 10/5 Sygnatura archiwum 15