Świadectwa pracy po 21 marca 2013 r.

Transkrypt

1 Świadectwa pracy po 21 marca 2013 r. Praktyczny poradnik W publikacji m.in.: Jakie nowe obowiązki będzie miał pracodawca co do wypełniania świadectw pracy w marcu 2013 r. W jaki sposób wydawać świadectwo pracy, gdy po umowie terminowej (umowach terminowych) zawierana jest umowa na czas nieokreślony Czy jeśli pracownik zmienia nazwisko w związku z zawarciem związku małŝeńskiego w trakcie trwania stosunku pracy, naleŝy w świadectwie podać oba nazwiska dotychczasowe i nowe Kiedy w treści świadectwa trzeba rozpisywać poszczególne okresy zatrudnienia Co naleŝy odnotować w świadectwie w części dotyczącej trybu ustania stosunku pracy (ust. 3), gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób (podlega ustawie o zwolnieniach grupowych) i wypowiada umowę z przyczyn niedotyczących pracownika (w trybie indywidualnym lub grupowym) Czy w świadectwie pracy wskazuje się dni zaległego urlopu wypoczynkowego Czy pracodawca popełni błąd, jeśli w świadectwie zapisze: naleŝny (zamiast wypłacony) ekwiwalent pienięŝny za xx dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (xx godzin) Jaką datą naleŝy oznaczyć świadectwo pracy, jeśli dzień zakończenia umowy przypada na wolną sobotę Czy i w jaki sposób dokonać korekty świadectwa pracy, jeśli błędy wyjdą na jaw po latach Czy sporządzając odpis dawnego świadectwa pracy, naleŝy je skserować, czy przepisać na obecnym formularzu 1BC1

2 Rozdział I Wydawanie świadectw pracy po umowach terminowych (sytuacja po marcu 2013 roku) W dniu 21 marca 2013 r. mijają 2 lata od wejścia w Ŝycie nowych zasad dotyczących wydawania świadectw pracy po umowach terminowych. Tym samym pierwszym pracodawcom zacznie upływać dwuletni termin na wydanie świadectw pracy za te umowy. Wtedy teŝ mogą się pojawić mandaty inspekcji pracy za brak wydania świadectw na nowych zasadach. Zmienione regulacje dotyczą wydawania świadectwa pracy pracownikom zatrudnionym na wszelkie umowy terminowe, czyli: na czas określony, na czas wykonywania określonej pracy, na zastępstwo, na okres próbny. JeŜeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie kilku takich umów, pracodawca wydaje zbiorcze świadectwo pracy obejmujące wszystkie te zakończone umowy z okresu 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z nich. A zatem nie trzeba wydawać świadectw po kaŝdej kolejnej umowie terminowej. Dopiero po 24 miesiącach od zawarcia pierwszej z nich naleŝy wystawić świadectwo pracy. Chyba Ŝe pracownik zaŝąda 2

3 wydania świadectwa pracy wcześniej. Wtedy pracodawca nie ma wyjścia, musi zrealizować wniosek podwładnego. Gdy po 2 latach umowa terminowa trwa, naleŝy poczekać do jej zakończenia Jeśli jednak umowa terminowa miałaby się rozwiązać później niŝ z upływem 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z umów terminowych, świadectwo wydaje się dopiero z chwilą jej rozwiązania. Strony zawarły umowę na czas określony 1 roku, a po niej kolejną umowę na czas określony na 2 lata. Świadectwo pracy wydaje się po tej drugiej umowie, łącznie za umowę zawartą na rok i za umowę podpisaną na 2 lata. Świadectwo obejmie 3-letni okres zatrudnienia, niezaleŝnie od tego, czy strony będą kontynuowały zatrudnienie, czy teŝ nie. Jedynie w przypadku gdy pracownik po zakończeniu pierwszej umowy będzie Ŝądał świadectwa pracy wcześniej, naleŝy mu je wydać w dowolnym momencie, w którym tego zaŝąda. Jeśli strony rozstają się wcześniej, od razu trzeba dać świadectwo Jeśli umowy terminowe kończą się przed upływem 2 lat od zawarcia pierwszej z nich, a pracodawca nie zamierza juŝ zatrudniać dalej pracownika, nie moŝna czekać ze świadectwem do upływu tych 2 lat. Trzeba wydać świadectwo za obie umowy od razu po zakończeniu ostatniej umowy o pracę. Tak uwaŝa większość specjalistów, w tym takŝe z inspekcji pracy. 3

4 Pracownik 1 stycznia 2013 r. został zatrudniony na czas określony na pół roku, a potem znowu na pół roku na czas określony. Teoretycznie, zgodnie z dosłowną interpretacją nowych przepisów, pracownikowi wydaje się świadectwo pracy obejmujące zatrudnienie na te dwie umowy dopiero 31 grudnia 2014 r., chyba Ŝe zaŝądałby świadectwa od razu po którejś z umów. Jeśli jednak pracodawca po tych dwu umowach (trwających łącznie rok) nie zamierza juŝ dalej zatrudniać tego pracownika, to według interpretacji np. inspekcji pracy naleŝy wydać zbiorcze świadectwo pracy obejmujące te dwie umowy juŝ po zakończeniu drugiej z nich, czyli na koniec 2013 roku. DuŜo czasu pomiędzy umowami lepiej nie ryzykować JeŜeli pracodawca zamierza dalej zatrudniać pracownika, niewielka, kilkudniowa przerwa między umowami terminowymi nie wymaga wydania świadectwa za poprzednią umowę (umowy), jeśli nie minął jeszcze 2-letni termin na jego wydanie. Gdy jednak: przerwa miałaby być dłuŝsza lub pracodawca nie byłby pewien, Ŝe po przerwie zatrudni pracownika, bezpieczniej jest od razu wydać świadectwo. Przepisy nie wskazują bowiem precyzyjnie, jak postąpić w takiej sytuacji. Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę terminową na 1 rok, następnie była kilkudniowa przerwa (np. weekendowa), po czym strony zawarły kolejną umowę terminową na 1,5 roku. Z wydaniem świadectwa pracy moŝna poczekać do zakończenia drugiej z tych umów. 4

5 Umowa została zawarta na okres marzec listopad 2013 r. Zaraz po niej, jeszcze w listopadzie 2013 r., strony mają zamiar podpisać umowę na kolejny sezon budowlany (marzec listopad 2014). Mimo Ŝe kolejne zatrudnienie jest juŝ praktycznie pewne, lepiej nie czekać do listopada 2014 r., tylko wydać świadectwo za pierwszą umowę od razu w listopadzie 2013 r. Zdaniem części inspektorów pracy pracownik będzie bowiem dłuŝszy czas pozostawał bez zatrudnienia i dlatego powinien otrzymać świadectwo. W praktyce pojawiła się teŝ wątpliwość, kiedy upłyną 24 miesiące od zawarcia pierwszej umowy, gdy strony zawarły ją z opóźnionym terminem rozpoczęcia pracy. Literalna wykładnia wskazuje, Ŝe termin ten naleŝy liczyć od dnia zawarcia umowy, a nie od dnia nawiązania stosunku pracy. Za umowę bezterminową będzie osobne świadectwo Wydawanie zbiorczych świadectw pracy dotyczy tylko umów terminowych. JeŜeli więc strony zawierają umowę na czas nieokreślony, to świadectwo pracy za nią wydaje się dopiero po jej zakończeniu, niezaleŝnie od tego, jak długo miałaby trwać. Powstaje jednak pytanie, kiedy wydać świadectwo pracy, jeśli np. po umowie na 3-miesięczny okres próbny (czy na czas określony) strony zawierają umowę na czas nieokreślony. Nowe przepisy tego nie rozstrzygają. Na pewno trzeba wydać oddzielne świadectwa pracy za oba zatrudnienia. Przepis nie precyzuje jednak, kiedy w takiej sytuacji wydać świadectwo za zakończoną 3-miesięczną umowę na okres próbny. MoŜna więc to zrobić juŝ po zakończeniu tej umowy albo 5

6 dopiero po 24 miesiącach od jej zawarcia, czyli w trakcie trwania umowy na czas nieokreślony. W tym przypadku czekając z wydaniem świadectwa, pracodawca ryzykuje. Jeśli bowiem po 24 miesiącach od zawarcia np. umowy na okres próbny pracownik nadal pozostaje w zatrudnieniu na czas nieokreślony, łatwo zapomnieć o obowiązku wydania świadectwa za dawno zakończoną umowę terminową. Tym bardziej Ŝe pracownik z pewnością nie zaŝąda za nią świadectwa pracy, gdyŝ nie ma w tym Ŝadnego interesu nadal pozostaje w zatrudnieniu. Radzimy więc przyjąć następującą zasadę: jeśli strony zawierają kolejno kilka umów terminowych, moŝna poczekać z wydaniem za nie świadectwa pracy do zakończenia ostatniej z nich (chyba Ŝe juŝ po którejś wcześniejszej upłynął juŝ 24-miesięczny termin albo pracownik zaŝąda świadectwa wcześniej), jeŝeli jednak strony przechodzą na umowę na czas nieokreślony, warto od razu wydać świadectwo za poprzednie umowy terminowe, bez czekania 24 miesięcy od dnia zawarcia pierwszej z nich. Dzięki temu nie trzeba pilnować terminów upływu 24 miesięcy przy poszczególnych umowach róŝnych pracowników i moŝna uniknąć mandatów inspekcji pracy za ich niedotrzymanie. Wcześniejsze wydanie dokumentu nie zaszkodzi pracodawcy Wobec wątpliwości co do stosowania nowych zasad niektórzy pracodawcy zastanawiali się, czy nie lepiej zawsze wydawać świadectwo pracy po zakończeniu kaŝdej umowy terminowej. Taka praktyka jest bezpieczna, poniewaŝ w Ŝaden sposób nie krzywdzi pracownika. Jej prawidłowość podkreśla wielu specjalistów oraz Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (stanowisko z 22 sierpnia 2011 r., sygn. DPR-I /BL/PP/11). MoŜe pomóc 6

7 uporządkować dokumentację, choć z drugiej strony niewątpliwie to dodatkowe obciąŝenie dla działu personalnego. Podwładny moŝe Ŝądać świadectwa, lecz tylko za zakończone umowy Pracownik ma prawo domagać się na piśmie wydania odrębnego świadectwa pracy za kaŝdą z zakończonych umów terminowych z osobna lub zbiorczego świadectwa po kilku umowach terminowych przed upływem 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z nich. Pracodawca ma wówczas obowiązek spełnić jego Ŝądanie. Nigdy jednak nie moŝe wydawać świadectwa pracy za umowę jeszcze trwającą, choćby pracownik tego Ŝądał. Pracownik miał umowę na 3-miesięczny okres próbny, potem miesiąc przerwy, następnie umowę na roczny czas określony. Nie domagał się świadectwa pracy. Dopiero po pół roku tej umowy namyślił się, Ŝe jednak chce świadectwo pracy za zakończoną umowę na okres próbny. Pracodawca ma obowiązek wydać mu to świadectwo w ciągu 7 dni od zgłoszenia Ŝądania. Umów terminowych sprzed 21 marca 2011 r. nowe zasady nie dotyczą Jeśli w chwili wejścia w Ŝycie nowych zasad, czyli 21 marca 2011 r., trwała juŝ kolejna umowa terminowa np. zawarto ją od 1 marca 2011 r. do 28 lutego 2013 r. (i następnie pracownik ma mieć kolejne umowy), to wówczas: jeŝeli bezpośrednio po niej, 1 marca 2013 r. została zawarta następna umowa terminowa, świadectwo (obejmujące takŝe tę kolejną umowę) wydaje się dopiero po 24 miesiącach, czyli 1 7